ANALISIS PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS PADA SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN DI PUSKESMAS WENANG KOTA MANADO

Fauzia Tuwongkesong*, Chreisye K. F. Mandagi*, Paul. A. T. Kawatu*
*
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi

ABSTRAK
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan kegiatan dan pelaporan data
umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di masyarakat. Pelaksanaan Sistem
Informasi Kesehatan telah mengalami kemunduran seperti menurunnya kelengkapan dan
ketepatan waktu penyampaian data SP2TP/SIMPUS, akurasi dan validitas data diragukan dan
lambatnya pengiriman data baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementrian Kesehatan.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis variabel yang berkaitan dengan Pencatataan dan
Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang. Metode penelitian yang digunakan merupakan
penelitian kualitatif, Informan dalam penelitian ini berjumlah 6 orang yang terlibat langsung
dalam pencatatan dan pelaporan. alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman
wawancara mendalam, alat perekam/Telepon Genggam (voice recorder). Hasil penelitian,
Simpus di Puskesmas Wenang masih menggunakan cara manual, Pencatatan di Puskesmas
mencatat kegiatan harian di dalam maupun di luar gedung puskesmas, namun tidak tersedia
panduan dan formulir pencatatan, pelaporan di Puskesmas belum akurat serta beberapa arsip
laporan yang tidak tersedia, pengolahan data di Puskesmas menggunakan cara manual yang
disajikan dalam bentuk tabel, Puskesmas tidak mengolah data menjadi pemantauan wilayah
setempat, dalam proses pemanfaatan Puskesmas tidak memanfaatkan data SP2TP sebagai
pengambilan keputusan. Kesimpulan dari penelitian tentang Pencatatan dan Pelaporan pada
SIMPUS di Puskesmas Wenang belum optimal, disebabkan masih ada beberapa faktor yang
belum diterapkan serta tidak sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk membangun
Puskesmas agar menjadi lebih baik diperlukan perhatian dari pihak-pihak yang terlibat,
khususnya dalam sistem informasi manajemen puskesmas agar mengevaluasi kekurangan-
kekurangan yang ada untuk tindakan perbaikan bagi puskesmas untuk menjadi lebih optimal.

Kata Kunci: Pencatatan, Pelaporan, SIMPUS

ABSTRACT
A system of recording and reporting public health center is integrated activities and reporting
public records, facilities, exertion and effort of health services in the community. The
implementation of health information system has been declining as a fall in the completeness and
timeliness of the delivery of data SP2TP/SIMPUS, accuracy and validity of the data would be
questionable and slowness data is sent either to department of health and the ministry of health.
This study attempts to analyze variables relating to pencatataan and reporting on SIMPUS at
public health center wenang. Research methodology used are the qualitative study, informants in
this research were 6 people who were directly involved in recording and reporting. An instrument
used in this research was guidelines deep interviews, the tape recorder / mobile phone (voice of a
recorder). The results of the study, SIMPUS at public health center wenang still use manual way,
recording in public health center record daily activities on and off health center buildings, but not
available a guide and form recording, reports in public health center not accurate and some
archives reports that were not available, data processing in public health center use manual way
presented in the form of table, public health center do not process data to monitoring the local
area, in the process usage of public health center not utilise data SP2TP as decision-making.
Conclusions from research on recording and reporting on SIMPUS at public health center
wenang not yet optimal, caused still there are several factors that yet to and not in accordance
with the directive set. To build public health center to be better required attention of parties
involved, especially in information system management a public health center in evaluate
deficiencies there is for the act of repairing for public health center to be more optimal.

Keywords: Recording , Reporting , SIMPUS

1
PENDAHULUAN kebijakan kesehatan tidak berdasarkan
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu data yang akurat (Kemenkes RI, 2011).
puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan Puskesmas merupakan ujung
dan pelaporan data umum, sarana, tombak sumber data kesehatan
tenaga dan upaya pelayanan Kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan
di masyarakat (SK Menkes No sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
63/Menkes/SK/11/1981). Departemen puskesmas juga merupakan fondasi dari
Kesehatan telah mengembangkan Sistem data kesehatan. Sehingga diharapkan
Informasi Puskesmas (SP2TP), namun terciptanya sebuah informasi yang
sistem tersebut belum terintegrasi akurat, representatif dan reliable yang
dengan baik dan sempurna. Pelaksanaan dapat dijadikan pedoman dalam
Sistem Informasi Kesehatan telah penyusunan perencanaan kesehatan,
mengalami kemunduran secara nasional setiap program akan menghasilkan data.
seperti menurunnya kelengkapan dan Data yang dihasilkan perlu dicatat,
ketepatan waktu penyampaian data dianalisis dan dibuat laporan. Data yang
SP2TP /SIMPUS, belum adanya disajikan adalah informasi tentang
kebijakan tentang standar pelayanan pelaksanaan program dan perkembangan
bidang kesehatan termasuk mengenai masalah kesehatan masyarakat.
data dan informasi mengakibatkan Informasi yang ada perlu dibahas
persepsi masing-masing pemerintah dikoordinasikan, diintegrasikan agar
daerah berbeda-beda hal ini menjadi pengetahuan bagi semua staf
menyebabkan Sistem Informasi puskesmas.
Kesehatan yang dibangun tidak standar Berdasarkan hasil observasi awal,
juga, variabel maupun format Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas
input/output yang berbeda, sistem dan Wenang menggunakan pencatatan yang
aplikasi yang dibangun tidak dapat manual dengan format yang diberikan
saling berkomunikasi, akibatnya data langsung dari Dinas Kesehatan,
yang dihasilkan dari masing-masing Pelaporan dari pustu dan tiap pemegang
daerah tidak seragam, akurasi dan program seringkali mengalami
validitas data diragukan ditambah keterlambatan pengumpulan laporan..
dengan lambatnya pengiriman data baik Pengolahan dan pemanfaatan data dari
ke Dinas Kesehatan maupun ke pencatatan dan pelaporan belum
Kementrian Kesehatan, pada akhirnya maksimal karena masih menggunakan
para pengambil keputusan/pemangku cara manual serta tidak memanfaatkan
kepentingan mengambil keputusan dan data dengan baik. SIMPUS di

2
Puskesmas wenang belum optimal, perekam/Telepon Genggam (voice
masih terdapat beberapa faktor yang recorder). Data primer diperoleh melalui
tidak dilaksanakan oleh Puskesmas. proses wawancara mendalam (indeph
Dari uraian di atas maka penelitian interview) dan Observasi terhadap
ini akan menganalisis beberapa variabel informan dengan menggunakan alat
yang berkaitan dengan Pencatataan dan perekam/Telepon Genggam (voice
Pelaporan pada Sistem Informasi recorder) dan pedoman wawancara yang
Manajemen di Puskesmas Wenang yang sudah disiapkan. Data sekunder
meliputi Pencatatan, Pelaporan, diperoleh melalui pengamatan dokumen
pengolahan data pemanfaatan. SP2TP di Puskesmas Wenang yang
digunakan sebagai data pendukung dan
METODE pelengkap dari data primer untuk
Jenis penelitian yang digunakan keperluan penelitian. Data primer yang
merupakan penelitian kualitatif dengan diperoleh dari hasil wawancara
tujuan untuk memperoleh informasi mendalam diolah secara manual dengan
yang mendalam mengenai pelaksanaan mengelompokkan hasil sesuai dengan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan di tujuan penelitian. Kemudian, disajikan
Puskesmas Wenang Kota Manado. dalam bentuk naskah beserta penjelasan
Penelitian akan dilaksanakan di sesuai dengan pelaksanaan yang ada,
PuskesmasWenang Kecamatan Wenang kemudian dibuatkan matriks yang
Kota Manado pada bulan September diredukasi dari transkrip wawancara
tahun 2016. Informan yang dipilih mendalam.
adalah yang terlibat dalam pelaksanaan
SP2TP di Puskesmas, dapat dipercaya HASIL DAN PEMBAHASAN
untuk menjadi sumber informasi yang SIMPUS
baik serta mampu mengemukakan Berdasarkan hasil wawancara Simpus di
pendapat dengan baik dan benar. Puskesmas Wenang masih
Informan dalam penelitian ini adalah menggunakan cara manual yaitu masih
Kepala Tata Usaha ,Koordinator SP2TP, menulis dengan ATK, serta petugas
Pemegang program KIA, Pemegang yang mengikuti pelatihan Simpus hanya
program KB, Pemegang program 1 orang sebanyak 1 kali, berdasarkan
Imunisasi, Pemegang program Gizi. hasil observasi Simpus di Puskesmas
Instrument atau alat yang digunakan tidak tersedia layanan internet, komputer
dalam penelitian ini adalah pedoman yang ada hanya berjumlah 2 buah dan
wawancara mendalam, alat tidak tersedia komputer khusus SIK, di

3
Puskesmas sudah ada pelatihan SIMPUS seharusnya sudah menggunakan
namun belum diterapkan oleh petugas. koputerisasi.
SIMPUS akronim dari Sistem
Informasi Manajemen Puskesmas. PENCATATAN
Menurut Kemenkes No. Dari hasil wawancara Puskesmas dalam
128/Menkes/SK/II/2004 mengenai proses pencatatan mencatat kegiatan
kebijakan Dasar Pusat Kesehatan harian di dalam maupun di luar gedung
Masyarakat, SIMPUS adalah suatu puskesmas dengan menggunakan buku
tatanan yang menyediakan informasi register atau buku harian yang dibuat
untuk membantu proses pengambilan sendiri, dalam proses pencatatan hanya
keputusan dalam melaksanakan beberapa yang menggunakan formulir
manajemen puskesmas dalam mencapai pencatatan, dalam pelaksanaannya tidak
sasaran kegiatannya. SIMPUS juga menggunakan buku pedoman karena
merupakan suatu program aplikasi yang sudah tidak tersedia. berdasarkan hasil
memberikan informasi baik untuk observasi pencatatan di Puskesmas
administrasi dan pengelolaan sebuah Wenang hanya menggunakan formulir
Puskesmas demi meningkatkan kinerja family folder serta tidak tersedia buku
dan menangani keseluruhan proses pedoman I, II, dan III.
manajemen di Puskesmas. (Barsasella, Pencatatan adalah proses mencatat
2012) kegiatan yang dilakukan di dalam
Puskesmas dalam pelaksanaan maupun diluar gedung Puskesmas
SIMPUS masih menggunakan cara dengan tujuan agar setiap kegiatan dapat
manual, dan belum tersedianya diketahui dan dimanfaatkan menjadi
pelayanan internet, petugas khusus sebuah informasi, dalam pencatatan
pencatatan dan pelaporan sudah pernah harus diperhatikan, dalam beberapa hal
mengikuti pelatihan sebanyak satu kali, penting seperti formulir pencatatan yang
belum diterapkannya SIMPUS secara terdiri dari Rekam Kesehatan Keluarga
komputer disebabkan petugas belum (RKK), Kartu rawat jalan, Kartu Indeks
sepenuhnya menguasai sistem komputer Penyakit, Kartu Ibu, Kartu Anak, KMS
ditambah belum adanya komputer balita, anak sekolah, KMS ibu hamil,
khusus SIK di Puskesmas, serta KMS usia lanjut, Register (Barsasella,
kurangnya SDM yang menyebabkan 2012).
SIMPUS belum diterapkan. ini belum Puskesmas Wenang dalam proses
sesuai dengan program SIMPUS yang Pencatatan melakukan pencatatan harian
di dalam maupun di luar gedung yang

4
terdiri dari data-data pemegang program 2. Laporan bulanan sentinel LB1S dan
dan pustu, kemudian di salin dibuku LB2S setiap tanggal 10 bulan
harian masing-masing kemudian di berikutnya dikirimkan ke Dinas
rekap, dalam proses pencatatan formulir Kesehatan Kota/Kabupaten, propinsi
yang tersedia hanya family folder dan dan pusat
untuk formulir lainnya tidak tersedia, 3. Laporan tahunan (LT-1, LT-2, dan lt-
kegiatan pencatatan di Puskesmas belum 3) dikirimkan selambat-lambatnya
sesuai dengan pedoman yang ada yang tanggal 31 januari tahun berikutnya
harus menggunakan formulir pencatatan khusus untuk laporan LT-2 (data
dengan lengkap, Puskesmas dalam kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai
pencatatan tidak ada buku panduan, yang baru/belum pernah mengisi
dalam hal ini puskesmas belum sesuai formulir Data Kepegawaian. Puskesmas
dengan pedoman yang harus Wenang dalam proses pelaporan
menggunakan buku pedoman I,II, dan melakukan pelaporan yang datanya di
III dalam proses pencatatan. ambil dari pustu, pemegang program,
dan kegiatan yang dilakukan serta
PELAPORAN administrasi puskesmas, koordinator
Dari hasil wawancara Puskesmas bertugas mengumpulkan laporan dari
Wenang dalam proses pelaporan masing-masing pemegang program,
terkadang mengalami keterlambatan dalam pengumpulan laporan kadang
pengumpulan dari setiap pemegang terjadi hambatan seperti lamanya
program, laporan yang dihasilkan tidak mengumpul laporan maka koordinator
akurat, serta arsip laporan yang tidak SP2TP harus segera mengirim laporan
lengkap. Berdasarkan hasil observasi sebelum lewat tanggal 5 meskipun
laporan di kirimkan pada tanggal 6 pelaporan tersebut belum lengkap, data
september 2016 dan arsip laporan tidak dari pemegang program yang harus
tersedia laporan tahunan. dilaporkan nantinya akan dibawa
Frekuensi laporan dalam buku masing-masing pemegang program itu
Anonim, (2015) sendiri langsung ke dinas kesehatan.
1. Laporan dari puskesmas ke Puskesmas dalam proses pelaporan
Kota/Kabupaten, laporan bulanan belum sesuai dengan pedoman yang
LB1,LB2,LB3, dan LB4, dilakukan harus mengirimkan laporan setiap
setiap bulan dan paling lambat tanggal tanggal 5 untuk setiap bulannya.
10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Pelaporan di puskesmas wenang masih
Kesehaatan Kota/Kabupaten. belum akurat karena laporan sedikit

5
ditambah-tambahkan untuk kecenderungannya, serta stratifikasi
menyesuaikan target yang telah Puskesmas (Ditjen Binkesmas,1997).
ditentukan, dalam hal kualitas data Tujuan pengolahan data adalah untuk
pelaporan di Puskesmas tidak sesuai mengubah data yang telah dikumpulkan
pedoman karena menghasilkan data menjadi informasi yang dibutuhkan
yang tidak akurat, adapun arsip dari untuk tujuan tertentu. (Anonim, 2015).
pelaporan yang masih belum lengkap Puskesmas Wenang dalam
karena tidak semua laporan disimpan hal pengolahan masih manual karena tidak
tersebut dapat mempengaruhi tersedia komputer khusus SIK serta
manajemen puskesmas dalam petugas yang belum sepenuhnya
pengambilan sebuah keputusan karena menguasai komputer, data yang diolah
semua laporan bulanan harus tersedia yaitu 10 penyakit kecenderungan dan
sebagai evaluasi peningkatan stratifikasi puskesmas tidak ada data
puskesmas. tentang pemanfaatan wilayah setempat.
Pengolahan data di Puskesmas wenang
PENGOLAHAN DATA sebagian belum sesuai dengan pedoman
Dari hasil wawancara Puskesmas karena tidak tersedia dan tidak mengolah
Wenang dalam proses pengolahan data data menjadi pemantauan wilayah
mengolah kegiatan kunjungan pasien setempat.
dan diolah secara manual kemudian
disajikan dalam bentuk tabel. PEMANFAATAN DATA
Berdasarkan hasil observasi pengolahan Dari hasil wawancara Puskesmas
data di menggunakan cara manual, dan Wenang dalam proses Pemanfaatan
disajikan dalam bentuk tabel dengan tidak memanfaatkan data SP2TP namun
format langsung dari Dinas, Puskesmas sudah ada rencana untuk membicarakan
tidak mengolah data manjadi tetntang pemanfaatan data dalam setiap
Pemantauan Wilayah Setempat. 6 bulan. Berdasarkan hasil observasi
Puskesmas dalam pengolahan Puskesmas Wenang tidak memanfaatkan
pencatatan berdasarkan keputusan data SP2TP dengan maksimal dilihat
Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan dari keadaan Puskesmas masih seperti
Masyarakat nomor : biasanya dan tidak ada kemajuan.
590/BM/DJ/INFO/V/96 tentang Pemanfaatan data dari SP2TP dapat
penyederhanaan sistem pencatatan dan digunakan sebagai pemantauan untuk
pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) tindakan perbaikan segera dan yang
menjadi PWS, distribusi penyakit dan paling penting untuk dilakukan di

6
tingkat puskesmas, adapun perencanaan 2. Proses Pencatatan di Puskesmas
pelaksanaan kegiatan (POA) sebagai Wenang belum optimal masih
penyusunan hasil kegiatan pokok terdapat pencatatan yang tidak
Puskesmas dan kondisi tenaga serta menggunakan formulir serta tidak
wilayah kerjanya, serta lokakarya mini menggunakan buku pedoman yang
bulanan yang membahas hasil kegiatan menyebabkan proses pencatatan tidak
bulan lalu, baik yang merupakan sesuai dengan pedoman yang ada.
keberhasilan maupun merupakan 3. Proses Pelaporan di Puskesmas
masalah/hambatan dengan maksud Wenang belum optimal masih
mencari penyebab hambatan dan terdapat data yang tidak akurat serta
rencana tindakan yang akan dilakukan beberapa arsip pelaporan yang tidak
(Anonim, 2015). tersedia, dalam hal ini proses
Puskesmas wenang dalam pelaporan tidak sesuai dengan
pemanfaatan data belum maksimal pedoman yang ada karena dapat
karena tidak memanfaatkan data dengan mempengaruhi pengambilan
baik, sampai saat ini Puskesmas masih keputusan
seperti biasanya dan belum ada 4. Pengolahan data di Puskesmas
perkembangan. Puskesmas tidak Wenang masih manual belum
memanfaatkan data sebagai POA dan optimal, tidak diolahnya data
telaah lokakarya mini, Puskesmas tidak Pemantauan Wilayah Setempat
melakukan evaluasi kegiatan SP2TP membuat proses pengolahan tidak
dalam pertemuan 3 bulan dalam hal ini sesuaai dengan pedoman yang ada
puskesmas tidak optimal dalam 5. Pemanfaatan data di Puskesmas
memanfaatkan data. Wenang belum optimal karena tidak
memanfaatkan data yang dapat
KESIMPULAN menjadi bahan pertimbangan dalam
1. Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas proses pembangunan Puskesmas.
Wenang belum optimal, pelatihan
SIMPUS yang sudah dilaksanakan SARAN
tidak diterapkan di Puskesmas serta 1. Bagi Puskesmas
kurangnya fasilitas yang mendukung a. Kepala Puskesmas : Agar segera
membuat pelaksanaan SIMPUS menerapkan aplikasi SIMPUS untuk
belum berjalan sebagaimana mendapat kemudahan dalam proses
mestinya pencatatan dan pelaporan serta dapat

7
 menjamin keamanan dalam DAFTAR PUSTAKA
penyimpanan data. Anonim, 2015. “ Konsep Dasar dan
Agar menggunakan tenaga kader atau Penerapan Sistem Informasi
bidan desa untuk lebih memudahkan Kesehatan”.
pencatatan di luar gedung agar sesuai Diana Barsasella. 2012. Sistem
dengan pedoman pencatatan. Informasi Kesehatan. Jakarta:
Agar memanfaatkan data sebaik Mitra Wacana Medika
mungkin dengan keputusan yang Kemenkes RI 2011 . Data dan Sistem
tepat dan bijak. Informasi Kesehatan. (Online)
b. Pemegang Program : Agar (www.depkes.go.id) diakses pada
memaksimalkan lagi waktu 08 Agustus 2016
pengumpulan laporan serta mebuat Nurul Dwi Suryani. Solikhah, 2013.
laporan dengan akurat agar dinas Sistem Pencatatan dan Pelaporan
kesehatan dapat mengetahui Terpadu Puskesmas (SP2TP) di
kekurangan yang terjadi di lapangan wilayah Dinas Kesehatan
sehingga dapat menjadi informasi Kabupaten Dompu Provinsi NTB.
penting guna untuk pengambilan (Online) Universitas Ahmad
keputusan. Dahlan Yogyakarta.
c. Koordinator SP2TP : Agar Siska Jufia Puspita, 2013. Kajian Sistem
menyesuaikan pengolahan data Pencatatan dan Pelaporan
dengan pedoman yang ada agar Terpadu wilayah kerja Puskesmas
Puskesmas dapat berkembang Umbulsari, (Online)
menjadi lebih maksimal. (Repository.unej.ac.id) diakses
2. Bagi Dinas Kesehatan pada 08 Agustus 2016
Agar mengoreksi terlebih dahulu data
yang ada dengan sebaik-baiknya agar
dapat memberikan keputusan yang
tepat serta menyediakan segera
kebutuhan yang diperlukan
Puskesmas agar Puskesmas bisa
berkembang menjadi lebih baik.
Agar menetapkan standar yang tepat
sesuai dengan keadaan yang ada di
lapangan.