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Fecha: 25/08/2014
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Aprobó: Director
Administrativo y financiero
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PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios

SUBPROCESO: Compras
PROCEDIMIENTO.: Compras

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la adecuada aplicación del manual de

contratación para lograr tener un óptimo control de las actividades que se deben
desarrollar para adquirir oportunamente bienes y servicios que cumplan con las
especificaciones requeridas.

2. ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios que participan directa o indirectamente en el
proceso de compras de bienes y servicios, desde la solicitud hasta la recepción de la
mercancía o el servicio.

3. DEFINICIONES:

• Bienes: Todos aquellos elementos físicamente apreciables, es decir que se pueden tocar y
ocupan un espacio.
• Servicios: Actividades identificables, intangibles y perecederas que producen un hecho, un
desempeño o un esfuerzo que implican generalmente la participación del cliente y que no es
posible poseer físicamente.
• Solicitud de Adquisición y Suministros: Formato ubicado en el software ERP – JPS7 para la
compra de bienes, en el que se deben detallar todas las especificaciones técnicas necesarias
de los artículos a comprar, además se deben detallar las fechas en las que se requiere el bien,
el uso que se le dará a los mismos y el centro de costos. Con esta información se generara la
orden de compra.
• Solicitud de Servicio: Formato ubicada en el software ERP- JPS7, en el que se deben detallar el
servicio solicitado, especificando la fecha en la cual se prestara el mismo, tiempo de
prestación del servicio, nombre del proveedor, Nit, valor a pagar y razones por las cuales se
requiere el servicio y el centro de costos.
• Órdenes de Compra: Documento mediante el cual se solicita al proveedor el suministro de los
artículos requeridos por la Cámara de Comercio de Cartagena y este se compromete con la
entidad, en la entrega de los mismos en el tiempo establecido y a presentar una factura por su
venta.
• Órdenes de Servicios: Documento mediante el cual se contrata a un proveedor para la
prestación de un servicio requerido por la Cámara de Comercio de Cartagena y este se
compromete con la entidad, en la entrega y/o prestación de los servicios que en ella se detalla
en el tiempo establecido y a presentar una factura y/o cuenta de cobro por su venta.

4. GENERALIDADES

El Coordinador de Compras podrá proceder a realizar el proceso de compras para un bien o

servicio una vez llegue la solicitud firmada por el Jefe o Director de Área solicitante a través del
Software ERP – JSP7.
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Las solicitudes deberán ser firmadas a través de software ERP – JSP7 por el Jefe o Director de Área
solicitante con mínimo 48 horas hábiles (5.65 días) previas a la necesidad del bien o servicio,
teniendo en cuenta la especificidad del bien o el servicio. (Ver tabla de tiempos de firmas por
instancias).

La selección de proveedores para la adquisición de bienes, incluidos artículos para artes gráficas
y/o impresos son seleccionados por el Coordinador de Compras, quien deberá tener en cuenta los
criterios citados en el manual de contratación de la entidad para el desarrollo de sus actividades.

o Excepción: Para las compras de refrigerios, almuerzos y cenas los funcionarios de las otras
áreas estarán facultados para seleccionar el proveedor siempre y cuando estén
registrados en la base de datos de proveedores o que cumplan con los requisitos si es un
proveedor nuevo, y negociar lo correspondiente a dicha solicitud, por lo cual en la
solicitud deberán colocar el nombre del proveedor, Nit, valor a pagar y evento al que
corresponden el suministro. No se realizara orden de compra para las compras que son
hasta 1 SMLV, estas deberán diligenciar el formato para Suministro de Refrigerios
firmado por el Jefe o Dirección de Área.

Las órdenes de compra no tienen límite de montos.

Para las órdenes de servicios, la selección de proveedores es realizada por el área solicitante, la
cual debe tener en cuenta los criterios citados en la manual de contratación de la entidad para el
desarrollo de sus actividades , para el caso de Personas Naturales de igual forma verificar previo a
la realización de la solicitud que el proveedor seleccionado cumpla con los requisitos legales para
la prestación de sus servicios (pago de Planilla Integral De Liquidación de Aportes EPS, FPS y ARL)
estos soportes podrán ser solicitados por el Coordinador De Compras para dar trámite a la
solicitud y continuar con la elaboración de la orden de servicio.

Las órdenes de servicio se podrán realizar por montos hasta 25 SMLV, para sumas superiores a
este deberán solicitar contratos.

No está permitida la utilización de órdenes de servicios para la contratación de personal que

laborara por un periodo determinado al interior de la entidad.

MONTOS PARA FIRMAS DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIOS

Cargo Monto
Director Administrativo y Financiero * 0 a 10 SMLV
Presidente Ejecutivo 10 a 150 SMLV
Junta Directiva 150 a ∞ SMLV
*La Dirección Administrativa y Financiera fue delgada por la Presidencia Ejecutiva para aprobar y
firmar órdenes de compras y de servicios hasta por 10 SMLV a través del memorando del 12 de
Octubre de 2012.
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Para las compras que superen los 100 SMLV pasaran a Comité de Compras tal y como lo estipula el
manual de contratación.

TIEMPO PROMEDIO DE FIRMAS POR INSTANCIAS

Días
Orden de Servicio Usuario Autorizador
Hábiles
Solicitud Jefe o Director de Área 1
Requisición Jefe Financiero 1
Orden de Trabajo < 10 SMLV Dir. Administrativa 2
Dir. Administrativa 2
Orden de Trabajo > 10 SMLV
Presidencia Ejecutiva 3

Días
Orden de Compra < 3 SMLV Usuario Autorizador
Hábiles
Solicitud Jefe o Director de Área 1
Cotización Coordinador de Compras 1
Requisiciones Jefe Financiero 1
Orden de Compra < 10 SMLV Dir. Administrativa 3

Días
Orden de Compra > 3 SMLV Usuario Autorizador
Hábiles
Solicitud Jefe o Director de Área 1
Cotización Coordinador de Compras 2
Cuadro Comparativo Director Administrativo 1
Requisición Jefe Financiero 1
Orden de Compra < 10 SMLV Dir. Administrativa 2
Dir. Administrativa 2
Orden de Compra > 10 SMLV
Presidencia Ejecutiva 3

Una vez firmadas las órdenes de compras se pactaran tiempos de entrega con los proveedores de
acuerdo a la especificidad de los artículos

Tipo de Adquisición Días hábiles de entrega

Adquisición y Suministro 3
Artes Graficas 5
Activos Fijos 4

5. FLUJOGRAMA

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Compra de Adquisiciones y Suministros

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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

Se realiza la solicitud de compras por
ERP- JSP7 detallando las
Elaboración de
especificaciones técnicas de los Usuario Solicitud de
1. solicitud de
artículos a comprar, cantidades, fechas Solicitante compra
compra
en que se necesita el producto, centro
de costos, etc.
Se realiza la aprobación por parte del
Solicitud Firmada Solicitud de
usuario autorizador del gasto, de la Jefe o Director
2. por autorizador compra
solicitud de compra realizada en el de Área
del gasto firmada
aplicativo ERP – JSP7
Se procede a verificar toda la
Verificación de información detallada en la solicitud, Coordinador de Solicitud
3.
solicitud firmada necesaria para iniciar el proceso de Compras Firmada
compra.
Se procede a invitar a cotizar uno o
varios proveedores, dependiendo de los
Invitación a Coordinador de
4. montos de la compra, cumpliendo con Cotizaciones
Cotizar Compras
lo estipulado en el manual de
contratación.
Se reciben las cotizaciones físicas o vía
Recepción de correo electrónico, las cuales se radican Coordinador de
5. Cotizaciones
cotización para luego anexarlas al flujo de gestión Compras
en ERP- JPS7
Se procesa la información en el sistema,
después de tener los precios en los
artículos cotizados, se realiza cuadro
comparativo si la cotización supera los 3
Elaboración de la Coordinador de
6. SMLV. Requisición
Requisición Compras
Si no hay necesidad de cuadro
comparativo, se genera la requisición
para firma del Jefe Financiero y se pasa
a la actividad 10
Se ingresa al sistema los datos de las
cotizaciones realizadas para generar un
cuadro comparativo, donde se detalla el
precio, la forma de pago, el tiempo de
Elaboración de
entrega y otras observaciones, el Coordinador de Cuadro
7. cuadro
cuadro es enviado por el sistema a la Compras Comparativo
comparativo
Dirección Administrativa para la
aprobación, sugiriendo la mejor
cotización.
Se adjuntan las cotizaciones recibidas al
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

flujo de gestión y que soportan el
cuadro comparativo realizado.
Revisión del cuadro comparativo
Revisión de enviado por el sistema, con la opción Cuadro
Directora
8. Cuadro de aprobarlo o rechazarlo, también se Comparativo
Administrativa
Comparativo puede revisar las cotizaciones recibidas Firmado
que se adjuntaron en el paso 7
Una vez firmado el cuadro comparativo,
se procede a enviar la requisición con la
cotización seleccionada al jefe
Requisición de
financiero para la asignación de Coordinador de Requisición
9. Cuadro
cuentas. Compras Generada
Comparativo
Este paso se realiza exista o no cuadro
comparativo para que el proceso siga su
curso
Se revisan las requisiciones y se asigna
el rubro presupuestal, puede cambiar
Asignación de
según el criterio del Jefe Financiero el
10. cuenta Jefe Financiero Requisición
centro de costos detallado en las
presupuestal
solicitudes, el cual es colocado por el
usuario solicitante.
Se recibe la notificación de asignación
Asociación de de rubro, se procede a ingresar a la Coordinador de
11. Requisición
cuentas requisición y se asocia la cuenta que le Compras
fue estipulada por el área financiera
Aprobación de Se aprueban las requisiciones una a una Coordinador de Requisición
12.
Requisición en el sistema ERP – JSP7 Compras Aprobada
Se genera la orden de compra en el
Generación de sistema, ingresando los datos ya
Coordinador de Orden
13. Orden de acordados con el proveedor en la
Compras Generada
Compras cotización, fecha de entrega, forma de
pago, pólizas, etc.
Se firma la orden a través del aplicativo
si la orden es hasta 10 SMLV, si supera Orden
Dirección
14. Firma de Ordenes este monto coloca un visto bueno para Firmada y/o
Administrativa
que pase a firma de Presidencia Generada
Ejecutiva
Se firma la orden a través del aplicativo
Firma de Ordenes si esta supera los 10 SMLV, si la orden Presidencia Orden
15.
> 10 SMLV supera los 150 SMLV pasa a otras firmas Ejecutiva Firmada
de Presidencia
Envío de la Orden Una vez se recibe la notificación de la Coordinador de Orden de
16.
de Compra firma de la orden, se procede a enviar Compras Compra
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

por correo electrónico la orden al enviada por
proveedor para poder despachar los correo
artículos solicitados.
Se chequean la mercancía y/o artículos
Recibo de
Recibo de enviado por el proveedor, que cumplan Coordinador de
17. Mercancía –
Mercancía con lo acordado en la orden de compra Compras
RM
y se realiza el RM en el sistema
Se realizan las evaluaciones de
Evaluación
Evaluación de proveedores en el formato establecido Coordinador de
18. de
Proveedores para esta actividad, a los proveedores Compras
Proveedores
críticos de la entidad.

Servicios y Trabajo
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
En el software ERP – JPS7, el área
solicitante define el proveedor de
servicios de acuerdo a las necesidades
del área, deben especificar nombre del
proveedor, NIT, valor a pagar, fecha en
que se prestaran los servicios. Estos
proveedores deben estar previamente
registrados en el sistema, si las
Elaboración de
cotizaciones se pasan de los (3) SMMLV Usuario Solicitud de
1. solicitud de
deberán realizar cuadro comparativo Solicitante compra
servicio
y/o colocar anotación en la solicitud
explicando por qué el servicio se debe
realizar con un determinado
proveedor, este cuadro debe ser
enviado al coordinador de compras para
anexarlo al flujo de gestión. Se podrán
solicitar al área cambios en caso de no
cumplir con los requisitos del manual.
Se realiza la aprobación por parte del
Solicitud Firmada Solicitud de
usuario autorizador del gasto, de la Jefe o Director
2. por autorizador servicio
solicitud de servicio realizada en el de Área
del gasto firmada
aplicativo ERP – JSP7
Se procede a verificar toda la
Verificación de información detallada en la solicitud, Coordinador de Solicitud
3.
solicitud firmada necesaria para iniciar el proceso de Compras Firmada
compras.
Procesa la información en el sistema
Elaboración de la Coordinador de
4. realiza Requisición
Requisición Compras
Ingresa el cuadro comparativo al
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

sistema enviado por el arrea solicitante.
Se genera requisición para firma de jefe
financiero.
Se revisan las requisiciones y se asigna
el rubro presupuestal, puede cambiar
Asignación de
según el criterio del Jefe Financiero el
5. cuenta Jefe Financiero Requisición
centro de costos detallado en las
presupuestal
solicitudes , el cual es colocado por el
usuario solicitante.
Se recibe la notificación de asignación
Asociación de de rubro, se procede a ingresar a la Coordinador de
6. A Requisición
cuentas requisición y se asocia la cuenta que le Compras
fue estipulada por el área financiera
Aprobación de Se aprueban las requisiciones una a una Coordinador de Requisición
7.
Requisición en el sistema ERP – JSP7 Compras Aprobada
Se genera la orden de compra en el
Generación de sistema, ingresando los datos ya
Coordinador de Orden
8. Orden de acordados con el proveedor en la
Compras Generada
Compras cotización, fecha de entrega, forma de
pago, pólizas, etc.
Se firma la orden a través del aplicativo
si la orden es hasta 10 SMLV, si supera Orden
Dirección
9. F Firma de Ordenes este monto coloca un visto bueno para Firmada y/o
Administrativa
que pase a firma de Presidencia Generada
Ejecutiva
Se firma la orden a través del aplicativo
Firma de Ordenes si esta supera los 10 SMLV, si la orden Presidencia Orden
10.
> 10 SMLV supera los 150 SMLV pasa a otras firmas Ejecutiva Firmada
de Presidencia
Una vez se recibe la notificación de la
Coordinador de
firma de la orden, se procede a enviar
Envío de la Orden Compras y/o Orden de
11. por correo electrónico la orden al
de Servicio Usuario Servicio
proveedor para la prestación del
Solicitante
servicio
Se verifica que los servicios pactados se Usuario
Recibo a Recibo a
hayan llevado a cabo y se realiza el RS Solicitante o
12. Satisfacción del Satisfacción
en el sistema una vez el proveedor Usuario que
Servicio – RS
facture. Aprueba
Se realizan las evaluaciones de
Evaluación
Evaluación de proveedores en el formato establecido Usuario
13. R de
Proveedores para esta actividad, a los proveedores Solicitante
Proveedores
críticos de la entidad.
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7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Del Cambio

01 25/08/2014 Creación del Procedimiento