TUGAS PRIBADI

( MATA KULIAH – PENGANTAR MANAJEMEN – GANJIL 2013)

MANAJEMEN PENGENDALIAN
ORGANISASI YANG EFEKTIF
( DOSEN : Ir. Jatmiko, MM., MBA )

Di Buat Oleh :

Nama : Nuan Anggreyani

NIM : 201311217
Anggota : Kelompok IV

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
2013
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas izin, rahmat

dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah dengan judul

“Pengendalian Organisasi Yang Efektif” ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi tugas

individu pertama di semester pertama saya untuk mata kuliah Pengantar Manajemen.

Saya mengucakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya dalam

proses penyusunan makalah ini, khususnya kepada dosen Pengantar Manajemen Ir. Jatmiko,

MM., MBA, yang bersedia membimbing dan mengarahkan saya dalam penyusunan makalah

ini.

Saya berharap agar makalah ini dapat memberikan wawasan dan inspirasi bagi

pembaca dan penulis yang lain dan menjadi acuan yang baik dan berkualitas.

2
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

DAFTAR ISI

1. Kata Pengantar ..................................................................................................................... 2

2. Daftar Isi ............................................................................................................................... 3

3. BAB I : PENDAHULUAN

I. Latar Belakang .......................................................................................................... 4

4. BAB II : PEMBAHASAN

II. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen ........................................................... 8

III. Definisi Pengendalian Manajemen Menurut Beberapa Ahli .................................... 9

IV. Persyarat Sistem Pengendalian Manajemen ............................................................. 11

V. Langkah – Langkah Pengendalian Manajemen ...................................................... 13

VI. Fungsi Pengendalian Manajemen ........................................................................... 14

VII. Unsur - Unsur Pengendalian Manajemen ............................................................... 15

VIII. ProsesPengendalian yang Efektif ........................................................................... 16

IX. Jenis – Jenis Pengendalian Manajemen ................................................................... 17

X. Ciri – Ciri Sistem Pengendalian Yang Efektif ......................................................... 19

XI. Anggaran dan Pengendalian Keuangan ................................................................... 21

5. BAB III : KESIMPULAN .................................................................................................. 24

6. BAB IV : DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 25

3
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

BAB I

Pendahuluan

I. Latar Belakang

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan

manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern organisasi. Efektivitas

unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan

lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan

tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian

intern organisasi.

Sebagai contoh, dalam suatu organisasi yang pimpinan puncaknya menganggap

anggaran hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan stakeholder organisasi,

bukan sebagai alat pimpinan untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasi,

lingkungan ini akan mengakibatkan pimpinan menengah dan karyawan tidak serius

dalam melaksanakan anggaran organisasi. Lingkungan pengendalian harus diberi

tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini

yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang

diterapkan di dalam organisasi.

Metode pengendalian pimpinan merupakan metode perencanaan dan

pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai dilakukan empat

tahap, yaitu:

 penyusunan program (rencana jangka panjang),

 penyusunan anggaran (rencana jangka pendek),

4
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

 pelaksanaan dan pengukuran,

 pelaporan dan analisis.

Proses pengolahan organisasi dimulai dengan perencanaan strategik (strategic

planning) uang didalamnya terjadi proses penetapan tujuan organisasi dan penentuan

strategi untuk mencapai tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai

tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai

tujuan tersebut dipilih, proses pengelolaan organisasi kemudian diikuti dengan

penyusunan program-program untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan

dalam perencanaan strategi.

Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai

program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran sumber yang

dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan rencana jangka

panjang untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan

strategi.

Rencana jangka panjang yang dituangkan dalam program memberikan arah ke

mana kegiatan organisasi ditujukan dalam jangka panjang. Anggaran merinci

pelaksanaan program, sehingga anggaran yang disusun setiap tahun memiliki arah

seperti yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang.

Jika tidak disusun berdasarkan program, pada dasarnya organisasi seperti berjalan

tanpa tujuan yang jelas. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan

proses penerapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam

melaksanakan sebagai kegiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula

5
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

sumber ekonomi yang disediakan bagi pemegang peran tersebut, untuk

memungkinkan ia melaksanakan perannya. Sumber ekonomi yang disediakan untuk

memungkinkan pimpinan berperan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tersebut

diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi.

Oleh karena itu, penyusunan anggaran hanya mungkin dilakukan jika tersedia

informasi akuntansi pertanggungjawaban, yang mengukur berbagai sumber ekonomi

yang disediakan bagi setiap manajer yang berperan dalam usaha pencapaian tujuan

yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran. Dengan demikian, anggaran berisi

informasi akuntansi pertanggungjawaban yang mengukur sumber ekonomi yang

disediakan selama tahun anggaran bagi manajer yang diberi peran untuk mencapai

tujuan organisasi. Dalam sebagai alat pengirim peran (role sending device) kepada

pimpinan yang diberi peran dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses penyusunan

anggaran merupakan proses penetapan peran yang menggunakan informasi akuntansi

pertanggungjawaban untuk menyiapkan nilai sumber ekonomi yang disediakan bagi

setiap pimpinan pusat pertanggungjawaban guna melaksanakan perannya masing-

masing.

Partisipasi para pimpinan dalam penyusunan anggaran merupakan faktor yang

menimbulkan “self control” dalam pelaksanaan anggaran. Partisipasi adalah suatu

proses pengambilan keputusan bersama oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai

dampak masa depan bagi pembuat keputusan tersebut. Partisipasi dalam penyusunan

anggaran berarti keikutsertaan pimpinan kegiatan dalam memutuskan bersama dengan

komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan di masa yang akan datang, yang akan

ditempuh oleh pimpinan kegiatan tersebut dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Tingkat partisipasi pimpinan kegiatan dalam penyusunan anggaran akan mendorong

6
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

moral kerja yang tinggi dan inisiatiaf para pimpinan. Moral kerja yang tinggi

merupakan kepuasan seseorang terdapat pekerjaan, atasan, dan rekan sekerjanya.

Moral kerja ditentukan oleh seberapa besar seseorang mengidentifikasi dirinya

sebagai bagian dari organisasi. Agar proses penyusunan anggaran dapat menghasilkan

anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, proses penyusunan

anggaran harus menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya.

Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menanamkan “sense of

commitment” dalam diri penyusunannya berakibat anggaran yang disusun tidak lebih

hanya sekedar sebagai alat perencanaan; yang jika terjadi penyimpanan antara

realisasi dari anggarannya, tidak satu pun pimpinan yang merasa bertanggung jawab.

Di samping program dan anggaran sebagai periode pengendalian, pelaksanaan

rencana yang tertuang dalam program dan anggaran memerlukan sistem informasi

akuntansi untuk mengukur konsumsi sumber daya dalam pencapaian tujuan

organisasi. Sistem informasi akuntansi digunakan untuk dasar pelaksanaan tahap

ketiga dan keempat pengendalian, pelaksanaan dan pengukuran, dan pelaporan dan

analisis.

7
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

BAB II

Pembahasan

II. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah proses untuk memastikan bahwa aktifitas

yang dilakukan sesuai dengan aktifitas yang direncanakan. Sistem pengendalian

manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied

behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara

menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik”

berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu

mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :

a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara

efisien, efektif, dan produktif.

b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian

manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah

ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi

sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab

hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

8
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

a. W = Work (Pekerjaan)

Sebuah organisasi pasti mempunyai sebuah tujuan dan tujuan itu yang diperlukan

untuk adanya suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tersubut.

b. E = Employe (Tenaga Kerja)

Sebuah organisasi pasti membutuhkan tenaga kerja untuk mengerjakan pekerjaan

yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

c. R = Relationship (Hubungan)

Terbentuknya sebuah organisasi itu terdiri lebih dari dua orang. Maka dari itu

diantara setiap anggotanya harus memiliki hubungan yang baik agar dapat

mejalankan tugasnya.

d. E = Environment (Lingkungan)

Lingkungan pengendalian akan efektif bila suatu lingkungan dengan orang-orang

yang berkompeten memahami tanggung jawabnya, batasan kewenangannya,

memiliki pengetahuan yang memadai, memiliki kesadaran yang penuh dan

komitmen untuk melakukan apa yang benar dan yang seharusnya.

III. Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen menurut para ahli.

 Edy Sukarno : “Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem

terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi,

pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam

menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”

 Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System

mengungkapkan :“Management control is the process by which managers

influence other members of the organization to implement the organization’s

strategies.”

9
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

 Robert J. Mokler menerangkan arti pengendalian manajemen yaitu :

“Pengendalian manajemen adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar

prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untukk mendesain sistem umpan balik

informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar

yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada devasi dan

untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk

memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara

seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.”

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh

organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources)

yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang

diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat

berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang

berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam

mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian

manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi

organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-

pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat

diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen

adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Efektif berarti

10
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti

bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan

jadwal.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer

harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk

mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan

strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun

program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-

keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk

memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

IV. Persyaratan suatu System Pengendalian Manajemen

INTOSAI, melalui Komite Standar Pengendalian Internnya menerbitkan Pedoman

Standar Pengendalian Intern yang menguraikan persyaratan suatu sistem pengendalian

manajemen ke dalam 2 (dua) bagian yaitu Standar Umum dan Standar Rinci sebagai

berikut.

1. Standar Umum

a. Keyakinan yang Memadai

Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa

tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai.

b. Dukungan Perilaku

Manajemen dan personil suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku

yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen.

11
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

c. Integritas dan Kompetensi

Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen

harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta

kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya

tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.

d. Tujuan pengendalian

Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus

diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi.

e. Pengendalian Monitoring

Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem

pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau

deviasi.

2. Standar Rinci

a. Pendokumentasian

Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan

didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat

diperlukan.

b. Pencatatan Suatu Transaksi Dilakukan Tepat Waktu dan Benar

Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan

diklasifikasikan dengan benar.

c. Otorisasi dan Pelaksanaan Transaksi

Transaksi-transaksi harus diotorisasikan dan dilaksanakan dengan benar oleh

personil yang bertanggung jawab.

12
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

d. Pemisahan Tugas

Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan review harus

dilaksanakan oleh personil yang berbeda (tidak sama).

e. Supervisi

Supervisi harus dilakukan oleh personil yang kompeten dan dilaksanakan

secara bersinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian

manajemen.

f. Akses pada Sumber Daya/Catatan dan Akuntabilitasnya

Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personil yang

memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas

pengelolaan sumber daya dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus

diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat

dengan fisiknya.

V. Langkah-langkah pengendalian yang efektif

Langkah-langkah pengendalian yang efektif menurut Robert J. Mockler membagi

pengendalian menjadi empat langkah yaitu :

a. Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja

Penetapan standar dan metode untuk pengukuran kenerja bisa mencakup standar

dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target penjualan dan produksi sampai

pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja.

b. Mengukur prestasi kerja

Seperti semua aspek pengendalian, pengukuran adalah proses yang berulang-

ulang dan terus menerus. Frekuensi pengukuran tergantung pada tipe aktifitas

yang diukur.

13
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

c. Membandingkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar

Membandingkan prestasi kerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur

dengan target atau standar yang telah ditentukan. Apabila kinerja sesuai dengan

standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara

terkendali.

d. Mengambil tindakan korektif atau perbaikan

Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah di bawah standar dan analisis

menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan dapat berupa

mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktifitas dalam operasi

organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

VI. Fungsi Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan

untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana

dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

Diantara beberapa fungsi manajemen adalah pengendalian. Pengendalian berusaha

untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dapat dicapai

dicari faktor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan.

Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi

penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan

tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh.

Penggorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu

suatu perusahaan dapat mencapai sasarannya dan menggunakan sumberdaya yang ada

secara efisien. Pengendalian yang efektif juga dapat diterapkan agar perusahaan tetap

14
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

dapat bertahan didalam pasar global yang sifatnya musiman dan tak menentu.

Pengendalian juga untuk memastikan aktivitas yang sebenarnya sesuai atau tidak

dengan aktivitas yang direncanakan.

VII. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur :

a) Detektor

b) Selektor

c) Efektor

d) Komunikator

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses

kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas.

Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang

menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu

aktivitas.

Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan

dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya

dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.

Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga penyimpanan-penyimpanan

diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah

proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

15
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

VIII. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat

pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal

merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1) Pemprograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan

dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang

telah ditentukan.

2) Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan

dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini

berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang

digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya

tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat

tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar

untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang

sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para

manajer.

16
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian

manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat

dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

a. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

b. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan

program di tahun yang akan datang.

c. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan

anggaran, apabila sudah tidak realistis.

d. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-

perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

IX. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen

1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu

kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan

sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila

fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan

meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas

dan pengendalian ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik

mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian

pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau

korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan

memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya

perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin

17
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan

pengendalian lain untuk melengkapinya.

2. Pengendalian deteksi (detective controls)

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi

suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada

buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian

deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada

pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama,

pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua,

beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem

pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi

ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan

pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja,

rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik

persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya.

3. Pengendalian koreksi (corrective controls)

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi

oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah

terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh

manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi

oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk

pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.

18
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

4. Pengendalian pengarahan (directive controls)

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat

kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatandilaksanakan sesuai

dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini

adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan

atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian

karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik

usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya

pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

X. Ciri-ciri sistem pengendalian yang efektif.

Sistem pengendalian yang dapat diandalkan dan efektif mempunyai karakteristik

tertentu yang sifatnya relatif. Akan tetapi, sebagian besar dari sistem pengendalian

diperkuat oleh ciri-ciri seperti berikut ini.

1. Akurat

Informasi tentang hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan

informasi yang diterima merupakam salah satu tugas pengendalian paling penting

yang dihadapi manajer.

2. Tepat waktu

Informasi hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang

tepat terhadap suatu masalah agar menghasilkan perbaikan.

19
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

3. Objektif dan komprehensif

Informasi yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat dipahami dan

dianggap objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan mengakibatkan

kesalahan yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

4. Dipusatkan pada titik pengendalian strategis

Pengendalian hendaknya dipusatkan pada area di mana kemungkinan terjadinya

penyimpangan relatif banyak, juga pada area di mana tindakan koreksi

dilaksanakan dalam waktu serta tempat yang tepat hingga efektif.

5. Ekonomis

Biaya pengendalian hendaknya lebih sedikit atau paling banyak sama dengan

keuntungan yang diperoleh dalam sistem itu. Caranya ialah bahwa pengeluaran

hendaknya minimal dengan hasil yang hendaknya optimal.

6. Realistis dari organisasi

Sistem pengendalian harus dapat di gabungkan dengan realitas organisasi.

7. Fleksibel

Dewasa ini hampir semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil

sehingga perubahan-perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi

ini perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi tetap sesuai

dengan harapan.

8. Perspektif dan operasional

20
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

Sistem pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasikan tindakan

korektif apakah yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang

biasa di tangan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan

yang diperlukan itu.

9. Diterima oleh anggota organisasi

Yang ideal ialah bahwa sistem pengendalian dapat menghasilkan perstasi kerja

yang tinggi di kalangan para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan

bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab, dan kesempatan untuk

mencapai kemajuan. Terlalu banyak pengendalian yang ketat kerap kali

mengakibatkan berkurangnya kepuasaan maupun motivasi para karyawan. Efek

negatif semacam ini harus diperhatikan jika efisiensi dalam sistem pengendalian

telah tercapai.

10. Tindakan koreksi

Sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan terjadi

penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan

apa yang harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.

XI. Anggaran dan Pengendalian Keuangan

Anggaran dan kontrol keuangan tidak hanya memberitahukan apakah

organisasi berada pada pijakan keuangan yang sehat, tetapi juga bisa menjadi

indikator kinerja lainnya. Contoh, penurunan penjualan mungkin mengisyaratkan

masalah pada produk, pelayanan konsumen atau efektifitas tenaga penjual. Begitu

juga jika beban pemeliharaan terus melampaui anggaran, organisasi harus

21
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

mengivestigasi apakah peralatan yang bersangkutan telah terlalu tua, atau apakah

karyawan paham bagaimana menggunakan peralatan secara benar. Anggaran

merupakan perangkat yang digunakan untuk merencanakan pengeluaran

perusahaan.

 Analisis keuangan

Melalui analisis laporan keuangan manake dapat mengetahui bagaimana kondisi

keuangan yang ada, bagai mana kemampuan besaing dari bisnis yang dijalan.

Ada beberapa ratio keuangan yang dapat digunakan manajerial :

1. Rasio Likuiditas

Mengukur kemampuan perusahaan dalam mengukur kewajiban lancarnya.

Rumus : Hutang Lancar / Harta Lancar

2. Rasio Aktivitas

Mengukur kinerja internal yang berhubungan dengan aktifitas kunci yang

didefinisikan oleh manajemen.

Rumus : Perputaran persediaan = Penjualan total / persediaan rata-

rata.

3. Ratio Profitabilitas

Mengukur laba perusahaan relatif terhadap sumber laba. Seperti penjualan atau

aktiva. Salah satu ratio profitabilitas yang penting adalah margin laba dari

penjualan. Yang dihitung sebagai laba bersih dibagi penjualan total. Begitu

juga margin kotor adalah laba kotor dibagi dengan total penjualan. Ukuran

profitabilitas yang lain adalah pengembalian atas aktiva total ( return on total

22
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

asset - ROA), yaitu persentase yang mengidentifikasikan berapa banyak yang

dihasilkan perusahaan dari total aktivanya.

Rumus : ROA = laba bersih / aktiva total

4. Ratio Leverage

Mengacu pada pembiayaan aktiva memakai dana pinjaman yaitu rasio yang

digunakan untuk mengukur seberapa besar aktiva yang dimiliki yang berasal

dari hutang dan modal.

23
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

BAB III

KESIMPULAN

Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila

tidak dapat dicapai dicari faktor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan

perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk

mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan

tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh. Memastikan bahwa aktifitas yang

sebenarnya sesuai dengan rencana, dengan tujuan agar manajer dapat mengevaluasi

efektifitas kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan memimpin.

Penggorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu

suatu perusahaan dapat mencapai sasarannya dan menggunakan sumberdaya yang ada secara

efisien dan efektif.

24
 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif

BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

 Manajemen Jilid 2, James A.F. Stoner

 www.google.com

 Sumber: Materi Diklat BPKP – 2009 dan Materi Pengantar Manajemen.

 Marquardt, Michael. 1996. “Building The Learning Organization”.

 Jawwad, Ahmad Abdul.Manajemen Team work. 2006.Bandung : PT. Syaamil Cipta

Media.

25