BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Balanced Scorecard

Menurut Mulyadi (2001, p1) Balanced scorecard terdiri dari dua kata

yaitu kartu skor (scorecard) dan berimbang (balanced). Kartu skor adalah kartu

yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang. Kartu skor dapat

digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh personil di

masa depan. Kata berimbang dimaksud untuk menunjukkan bahwa kinerja

personil diukur secara berimbang dari dua aspek yaitu keuangan dan non

keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, internal dan eksternal.

Sedangkan menurut Yuwono (2002, p8) Balanced scorecard merupakan

suatu sistem manajemen, pengukuran, dan pengendalian yang secara cepat, tepat,

dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang kinerja

bisnis.

Tujuan dan ukuran scorecard diturunkan dari visi dan strategi. Tujuan dan

ukuran memandang kinerja perusahaan dari empat perspektif yaitu finansial,

pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Empat

perspektif ini memberi kerangka kerja bagi Balanced Scorecard yang dapat

dilihat pada gambar 2.1

9
 10

Gambar 2.1 Kerangka Kerja Balanced Scorecard

2.1.1. Perspektif Finansial

Balanced scorecard tetap menggunakan perspektif finansial karena

ukuran finansial sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekuensi

tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran kinerja finansial

memberikan petunjuk apakah strategi perusahaan, implementasi dan

pelaksanaannya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba

perusahaan.

2.1.2. Perspektif Pelanggan

Para manajer mengidentifikasi pelanggan dan segmen pasar dimana

unit bisnis tersebut akan bersaing. Ukurannya terdiri atas kepuasan

pelanggan, akuisisi pelanggan baru, profitabilitas pelanggan dan pangsa

pasar di segmen sasaran.

 11

2.1.3. Perspektif Proses Bisnis Internal

Dalam perspektif ini, para eksekutif mengidentifikasikan berbagai

proses bisnis internal yang harus dikuasai dengan baik oleh perusahaan.

Proses ini memungkinkan unit bisnis untuk :

• Memberikan proporsi nilai yang akan menarik perhatian dan

mempertahankan pelanggan dalam segmen pasar sasaran.

• Memenuhi harapan keuntungan finansial yang tinggi bagi para

pemegang saham.

2.1.4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Perspektif ini mengidentifikasikan infrastruktur yang harus

dibangun perusahaan dalam menciptakan pertumbuhan dan peningkatan

kinerja jangka panjang.

Proses pembelajaran dan pertumbuhan ini bersumber dari faktor

sumber daya manusia, sistem, dan prosedur organisasi. Termasuk dalam

perspektif ini adalah pelatihan pegawai dan budaya perusahaan yang

berhubungan dengan perbaikan individu dan organisasi.

Hasil pengukuran ketiga perspektif sebelumnya biasanya akan

menunjukkan kesenjangan yang besar antara kemampuan orang, sistem,

dan prosedur yang ada saat ini dengan yang dibutuhkan untuk mencapai

kinerja yang diinginkan. Untuk menutup kesenjangan ini, perusahaan harus

melakukan investasi dengan melatih ulang para pekerja, meningkatkan

teknologi dan sistem informasi, serta menyelaraskan berbagai prosedur dan

kegiatan sehari-hari perusahaan.

 12

2.2. IT Balanced Scorecard

Van Grambergen menyesuaikan Balanced Scorecard tradisional untuk

digunakan dalam teknologi informasi. pada tahun 1997. Mereka mencatat bahwa

departemen TI merupakan penyedia pelayanan internal, sehingga keempat

perspektif tersebut disesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Pengenalan

terhadap pengguna internal adalah pelanggan itu sendiri dan kontribusinya yang

akan dipertimbangkan dari pandangan manajernya.

BSC Tradisional IT BSC

• Keuangan • Kontribusi Perusahaan

• Pelanggan • Orientasi Pengguna

• Proses Bisnis Internal • Penyempurnaan

• Pembelajaran Operasional

dan Pertumbuhan • Orientasi Masa Depan

Gambar 2.2 Penyesuaian Balanced scorecard Tradisional dengan IT

Balanced scorecard

Tabel berikut ini merupakan misi dan objektif IT balanced scorecard,

antara lain:
 13

Tabel 2.1 Balanced scorecard untuk Fungsi TI

Orientasi Pengguna Kontribusi Perusahaan

Bagaimana pengguna memandang divisi Bagaimana manajemen memandang

TI? divisi TI?

Misi Misi

Menjadi penyedia aplikasi pilihan dan Untuk mencapai kontribusi bisnis

menggali peluang bisnis secara maksimal terhadap investasi TI.

melalui TI.

Objektif Objektif

• Penyedia aplikasi TI • Pengendalian biaya TI

• Kerjasama dengan pengguna • Penjualan pada pihak ketiga

• Kepuasan pengguna • Nilai bisnis proyek baru

• Nilai bisnis fungsi TI

Penyempurnaan Operasional Orientasi Masa Depan

Seberapa efektif dan efisien proses TI? Apakah TI diposisikan untuk

memenuhi tantangan di masa depan?

Misi Misi

Secara efisien memberikan produk dan Mengembangkan kesempatan untuk

layanan TI. menjawab tantangan masa depan.

Objektif Objektif

• Efisiensi pengembangan aplikasi • Pelatihan staf TI secara tetap

• Efisiensi operasi komputer • Keahlian staf TI

 14

• Akuisisi PC dan perangkat lunak PC • Umur dari Portofolio Aplikasi

• Manajemen Masalah • Penelitian untuk meningkatkan

• Pelatihan pengguna teknologi

• Manajemen staf TI

• Penggunaan perangkat lunak

komunikasi

2.2.1. Perspektif IT Balanced Scorecard

2.2.1.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Perspektif ini mengevaluasi performance TI dari pandangan

manajer eksekutif, dewan direksi, dan pemegang saham. Hal yang

dibahas dalam kontribusi perusahaan ini yaitu kontribusi strategis,

perfomance yang sinergis, nilai bisnis dari proyek TI dan manajemen

dari investasi TI-nya. Tolak ukur yang digunakan berdasarkan standar

objektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua

kasus berasal dari sumber eksternal.

Berikur ini ukuran-ukuran yang digunakan dalam mengukur

perspektif kontribusi perusahaan.

 15

Tabel 2.2 Pengukuran perspektif kontribusi perusahaan

Mengendalikan Biaya TI

• Persentase di atas atau di bawah anggaran TI

• Pengalokasian dari anggaran yang lain

• Anggaran TI sebagai persentase penyajian pengembalian

• Beban TI per anggota karyawan

Penjualan pada pihak ketiga

• Keuntungan finansial dari penjualan produk atau layanan

Nilai bisnis dari proyek TI yang baru

• Evaluasi keuangan berdasarkan ROI, NPV, IRR.

• Evaluasi bisnis berdasarkan informasi ekonomi

Nilai bisnis dari fungsi TI

• Persentase pengembangan kemampuan yang disatukan dalam

proyek yang strategik

• Hubungan antara pengembangan yang baru atau investasi

infrastruktur atau penempatan investasi

2.2.1.2. Perspektif Orientasi Pengguna

Perspektif orientasi pengguna mengevaluasi performance TI

dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis. Divisi TI

merupakan bagian dari sebuah organisasi, maka yang dimaksud

pengguna divisi adalah pengguna internal. Ada tiga fokus yang

diperhatikan disini yaitu menjadi penyedia aplikasi TI, kerjasama

 16

dengan pengguna dan menjamin kepuasan perngguna. Hal ini bertujuan

untuk memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan

pengimplementasian organisasi TI yang baru dan proses TI-nya.

Tabel 2.3 Pengukuran perspektif orientasi pengguna

Menjadi penyedia aplikasi TI

• Persentase aplikasi yang diatur oleh TI

• Persentase aplikasi yang dihasilkan oleh TI

• Persentase aplikasi yang masih dalam proses pembuatan

Kerjasama dengan pengguna

• Indeks keterlibatan pengguna dalam menghasilkan aplikasi

• Indeks keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

• Frekuensi pertemuan di antara karyawan TI

Kepuasan pengguna

• Indeks kemudahan penggunaan aplikasi (user friendliness)

• Indeks kepuasan pengguna

• Indeks ketersedian aplikasi dan sistem

• Indeks fungsionalitas aplikasi

2.2.1.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Perspektif penyempurnaan operasional mengevaluasi

keberhasilan TI dari pandangan manajemen TI dan badan audit serta

pokok-pokok pengaturannya. Hal yang dibahas dalam penyempurnaan

 17

operasional yaitu proses keunggulan, proses yang cepat tanggap,

pengelolaan jaminan, dan perlindungan serta keamanan.

Penyempurnaan operasional memiliki kontribusi yang penting karena

berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya TI.

Tabel 2.4 Pengukuran perspektif penyempurnaan operasional

Pengembangan aplikasi yang efisien

• Rata-rata hari keterlambatan dalam pengiriman software

• Rata-rata kenaikan anggaran yang tidak diharapkan

• Persentase kegiatan pemeliharaan

• Persentase perubahan dan penyesuaian yang terjadi di seluruh

bagian pengembangan yang berbeda

• Jumlah kerusakan yang terjadi per function point pada tahun

pertama produksi

• Jumlah function point per orang per bulan

Pengoperasian komputer yang efisien

• Persentase dari ketidaktersediaan mainframe

• Persentase dari ketidaktersediaan jaringan

• Waktu respon dari tiap jenis pengguna

• Persentase ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan

• Persentase dalam menjalankan program kembali

• Waktu rata-rata diantara kegagalan sistem

 18

Akuisisi PC dan PC’s Software

• Waktu rata-rata dalam proses pengiriman

Pengolahan Masalah

• Rata-rata waktu respon dari helpdesk

• Persentase pertanyaan yang dapat dijawab pada saat itu juga

Pelatihan pengguna

• Presentase pengguna yang siap menerima pendidikan

• Indeks kualitas dari pelatihan

Pengelolaan staf TI

• Indeks kepuasan staf TI

• Jumlah waktu kerja yang dapat dibayar secara eksternal dan

internal

• Persentase perubahan waktu kerja saat mengerjakan suatu project

Penggunaan perangkat lunak komunikasi

• Presentase staf TI yang dapat mengakses fasilitas pada groupware

• Presentase staf TI yang dapat menggunakan fasilitas pada

groupware secara efektif

2.2.1.4. Perspektif Orientasi Masa Depan

Perspektif orientasi masa depan mengevaluasi keberhasilan TI

dari pandangan perusahaan khususnya divisi TI itu sendiri yaitu proses

kepemilikan, pelaksanaan dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas

 19

dalam orientasi masa depan yaitu peningkatan kemampuan perusahaan,

keefektifan manajemen karyawan, perkembangan arsitektur perusahaan,

dan penelitian terhadap teknologi-teknologi baru yang muncul.

Perspektif ini bertanggung jawab untuk menyiapkan personil TI dalam

menghadapi tantangan masa depan.

Tabel 2.5 Pengukuran perspektif orientasi masa depan

Pelatihan staf TI secara tetap

• Jumlah hari pendidikan per orang

• Anggaran pendidikan sebagai persentase total anggaran TI

Keahlian dari staf TI

• Jumlah tahun pengalaman TI per anggota karyawan

• Umur piramid dari karyawan TI

Umur dari Portofolio Aplikasi

• Jumlah aplikasi yang umurnya di atas 5 tahun

• Jumlah aplikasi yang umurnya di bawah 5 tahun

Penelitian untuk meningkatkan teknologi

• Persentase budget yang diberikan untuk penelitian TI

2.3. Pengertian Kuesioner

Menurut Hague (1995, p1) Kuesioner merupakan alat untuk mewawancarai

orang. Sebuah kuesioner memberikan suatu kerangka dimana pewawancara dapat

mencatat jawaban, tanpa kuesioner wawancara tidak akan teratur. Jadi kuesioner
 20

tidak berdiri sendiri, kuesioner merupakan alat bantu untuk mengumpulkan data

dalam wawancara.

Kuesioner mempunyai empat tujuan, antara lain :

• Untuk memperoleh informasi akurat dari responden. Dimana informasi yang

akurat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan yang tepat kepada orang yang

tepat pula.

• Kuesioner memberikan struktur pada wawancara sehingga wawancara dapat

berjalan lancar dan urut. Hal yang penting dalam suatu survei adalah bahwa

semua responden diberi pertanyaan yang sama dengan cara yang sama, tanpa

struktur ini akan ada kekacauan dan tidak mungkin membangun gambaran

keseluruhan.

• Memberikan format standar pencatatan fakta, komentar dan sikap. Catatan

wawancara sangat diperlukan, kalau tidak ada catatan pokok persoalan dapat

terlupakan atau melenceng.

• Memudahkan pengolahan data. Semua jawaban disimpan di suatu tempat

sehingga tim pengolahan data dapat menemukannya secara mudah.

2.4. Teknik Pengukuran Skala Likert

Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi

seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dalam penelitian,

fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang selanjutnya

disebut sebagai variabel penelitian.

Dengan skala ini, responden diminta untuk memberi respon terhadap setiap

pernyataan dengan memilih salah satu dari lima pilihan setuju (kadang-kadang
 21

juga dipakai skala tiga titik dan tujuh titik) dimana 1 menunjukkan tingkat yang

paling rendah dan 5 menunjukkan tingkat yang paling tinggi. Setiap respon diberi

suatu skor bilangan untuk mencerminkan tingkat kesetujuan, dan skornya

dijumlahkan untuk mengukur sikap responden. Skala yang dijumlahkan juga

sangat berguna untuk mengukur sikap sebelum dan sesudah eksperimen, atau

untuk menilai apakah usaha-usaha yang kita lakukan mempunyai dampak

sebagaimana diharapkan. Contoh pemberian bobot dalam skala likert:

Sangat Setuju Setuju Netral Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju

5 4 3 2 1

2.5. Analytic Hierarchy Process (AHP)

Analytic Hierarchy Process (AHP) adalah suatu alat analisa yang didukung

oleh perhitungan matematika yang sederhana dalam melakukan proses

pengambilan keputusan yang fleksibel dan kuat guna membantu dalam

perencanaan, menentukan prioritas, pengalokasian sumber daya dan membuat

keputusan yang terbaik di antara sejumlah alternatif. Dengan mengurangi

keputusan kompleks menjadi satu rangkaian perbandingan one-on-one, kemudian

menyatukan hasilnya, AHP tidak hanya membantu pembuat keputusan mencapai

keputusan yang terbaik, tetapi juga menyediakan suatu dasar pemikiran yang jelas

bahwa itulah yang terbaik.

Proses ini meliputi penstrukturan masalah dari tujuan utama (primer)

menjadi tujuan sekunder yang lebih rinci. Setelah hirarki ini dibentuk, matriks

perbandingan berpasangan dari setiap elemen dalam tiap tujuan atau tingkatan
 22

dibentuk untuk menunjukkan tingkat kepentingan relatif atau intensitas dampak-

dampak dari elemen-elemen tersebut didalam suatu urutan.

Metode AHP menggunakan metode skala dari 1-9 seperti ditunjukkan pada

Tabel 2.6

Tabel 2.6 Skala Fundamental AHP

Tingkat
Bobot Penjelasan
Kepentingan

Dua keputusan memberikan kontribusi yang sama

1 Sama
terhadap tujuan.

Satu elemen keputusan agak berpengaruh dari

3 Sedang
elemen keputusan lainnya.

Satu elemen keputusan mempunyai pengaruh yang

5 Kuat
lebih kuat dari yang lainnya.

Satu elemen keputusan secara signifikan

mempunyai pengaruh yang sangat kuat dari yang

7 Sangat Kuat
lainnya.

Perbedaan pengaruh di antara dua elemen

9 Ekstrim
keputusan sangat jauh (ekstrim).

2,4,6,8 Nilai Tengah Nilai rata-rata antara nilai disebelahnya.

 23

Berikut adalah langkah-langkah yang ditempuh dalam proses perhitungan AHP.

1. Membuat matriks perbandingan

Membuat matriks perbandingan menurut tingkat kepentingan relatif dari setiap

faktor.

2. Langkah-langkah penghitungan weight dan λmaks

Jabarkan penilaian yang diperoleh dari kuesioner dalam bentuk matriks yang

disusun menurut kriteria yang ada, kemudian mencari weight atau priority

vectornya. Langkah-langkah penghitungan weight dan λmaks adalah sebagai

berikut.

• Hitung vi untuk setiap baris dengan rumus :

n
vi = n
∏a
i =1
ij = n
ai1.ai2...a in

Lakukan untuk setiap baris i

• Normalisasi nilai vi untuk mendapatkan weight ( wi )

Vi
Wi =
V1 + V2 + ... + Vn

Lakukan untuk setiap baris i

• Selesaikan persamaan berikut untuk λ i untuk setiap baris

Ai w = λi w (dimana Ai adalah baris ke-i dari matriks A)

Atau ai1 w1 + ai2 w2 + … + ain wn = λi wi

aiw
Atau λi =
wi

• Setelah didapatkan λ i untuk setiap baris, maka rata-ratakan nilai λ i pada

setiap baris untuk mendapatkan λmaks, dengan rumus :

 24

λ1 + λ 2 + ... + λn
λmaks =
n

• Melakukan uji konsistensi atau keseragaman dari matriks perbandingan.

Untuk melakukan hal ini, harus dilakukan perhitungan terhadap CI dan CR

dari matriks tersebut, yaitu :

C
I

= λmaks
n -1
-n

Dimana :

λmaks = Nilai maksimum dari nilai eigen matriks yang bersangkutan

n = Jumlah elemen dalam matriks

Rumus dari CR adalah :

C
IC
C
R
R

Dimana:

CI = Consistency Index

RC = Random Consistency

RC didapat dari table dibawah ini menurut nilai n.

Tabel 2.7 Tabel Random Consistency

n 1 2 3 4 5 6 7 8 9

RC 0,00 0,00 0,58 0,90 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45

Ketika CR < 0,10, maka matriks perbandingan dapat dilihat

memiliki keseragaman yang memuaskan. Hal ini berarti vector weight

 25

dapat diterima atau diandalkan. Jika tidak, maka matriks perbandingan

harus dibuat ulang.

2.6. Fit / Gap Analysis

Fit/Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna

terhadap sistem dan mengidentifikasikan apakah Fit atau Gap antara kebutuhan

pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan / requirement terpenuhi oleh sistem.

Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem.

Requirements harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya.

Adapun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai berikut:

• High Critical Requirements : merupakan requirements yang sangat penting

untuk kegiatan operasi dan tanpa requirements tersebut perusahaan tidak dapat

berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan

eksternal yang penting.

• Medium Critical Requirements : merupakan requirements dimana ketika

dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.

• Low Critical Requirements : merupakan requirements yang hanya menambah

nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila

requirements tersebut dipenuhi.

Adapun requirements tersebut akan dikelompokkan berdasarkan kategori,

yaitu:

• Operasional : requirements pada kategori operasional merupakan requirements

yang bersifat sebagai peningkatan produktivitas karyawan seperti efesiensi

waktu, dan penyempurnaan operasional.

 26

• Strategis : requirements pada kategori strategis merupakan requirements yang

bersifat sebagai alat pendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.

2.7. Benefit (Manfaat)

Menurut Remenyi (2001, p5) benefit adalah suatu istilah untuk

menunjukkan kelebihan atau kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun

organisasi. Untuk mencapai keberhasilan sebuah project, benefit harus

diidentifikasi seawal mungkin didalam siklus pengembangan sistem. Idealnya,

benefit harus diidentifikasi dan dihitung sebelum project pengembangan sistem

dimulai.

Menurut Remenyi (2001, p7) benefit dibagi menjadi dua jenis yaitu:

• Tangible Benefits

Tangible Benefits disebut juga sebagai Hard Benefits, adalah manfaat yang

dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara langsung

dari segi finansial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

Contohnya adalah pengurangan biaya, peningkatan laba, pengembalian modal.

Tangible Benefits mudah untuk diidentifikasi dan diukur. Seperti jumlah

pendapatan.

• Intangible Benefits

Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits, adalah manfaat yang

dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau

diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan

sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Umumnya Intangible

 27

Benefits sulit untuk diukur, namun dapat memberikan kontribusi yang penting

terhadap keberhasilan perusahaan.

Penelitian dan penilaian aspek manfaat dan biaya sangat penting guna

memperoleh gambaran atas manfaat yang akan diperoleh dari investasi dibidang

IT, yaitu apakah ada manfaat finansialnya atau tidak.

2.8. Cost (Biaya)

Menurut Keown (2000, p444) Cost adalah penggunaan dana untuk

diinvestasikan dalam project baru.

Dalam analisa biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam jenis

biaya yaitu:

• Tangible Cost

Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan diukur

dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya peralatan, biaya software,

biaya maintenance, dan lain - lain.

• Intangible Cost

Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan sulit untuk

dikalkulasi dan diukur. Contohnya adalah biaya kehilangan pelanggan, biaya

untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain - lain.

2.9. Analisa Biaya Manfaat

Menurut Remenyi (2001, p112) Analisa Biaya Manfaat adalah proses

membandingkan berbagai jenis biaya akuisisi dan implementasi sebuah sistem

informasi dengan manfaat-manfaat (benefits) yang diperoleh oleh perusahaan dari

penggunaan sistem tersebut.

 28

Analisa biaya manfaat adalah sebuah metode untuk memudahkan membuat

keputusan dalam perusahaan atau institusi untuk mengevaluasi potensial hasil /

outcomes dan memilih teknologi untuk mencapai hasil tersebut.

Tujuan utama analisa biaya manfaat adalah untuk membantu manajemen

mengambil keputusan yang terbaik apakah sumber daya dan dana yang ada telah

digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai misi organisasi. Analisa biaya

manfaat digunakan untuk mengambil keputusan apakah proyeksi biaya dan

manfaat mendukung keberlanjutan organisasi.

Menurut Keown (2000, p308) terdapat 4 cara yang dapat digunakan dalam

melakukan analisa biaya manfaat, yaitu:

1. Payback Period (Periode Pembayaran Kembali)

Payback Period adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk menutupi

pengeluaran awal. Dimana hal ini mengukur seberapa cepat sebuah proyek

akan mengembalikan investasi awalnya. Oleh karena kriteria mengukur ini

mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi awal, maka

metode ini menghitung arus kas yang dihasilkan dan bukan besarnya

keuntungan akuntansi.

Rumus Payback Period adalah sebagai berikut:

Investasi yang disyaratkan

Payback Period = + Jumlah tahun payback min us
Aliran kas masuk bersih tahunan

Kriteria dalam menerima atau menolak melibatkan apakah Payback

Period sebuah proyek kurang atau sama dengan periode pembayaran

maksimum yang diinginkan oleh perusahaan.

 29

2. NPV - Net Present Value (Nilai Bersih Sekarang)

Net Present Value adalah nilai bersih sekarang arus kas tahunan setelah

pajak dikurangi dengan pengeluaran awal investasi.

Rumus Net Present Value adalah sebagai berikut:

n
ACFt
NPV = ∑ ± IO
t =1 (1 + k ) t

Dimana:

• ACFt = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya bisa positif

maupun negative)

• k = Tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian yang

disyaratkan atau biaya modal.

• IO = Pengeluaran kas awal

• n = Usia proyek yang diharapkan

Net Present Value memberikan ukuran nilai bersih proposal investasi

dalam nilai uang pada saat sekarang. Oleh karena semua arus kas

didiskontokan kembali ke masa sekarang, membandingkan selisih antara nilai

sekarang arus kas tahunan dan pengeluaran investasi menjadi tepat. Perbedaan

antara nilai sekarang arus kas tahunan dan pengeluaran awal menentukan nilai

bersih atas penerimaan proposal investasi dalam nilai uang pada saat sekarang.

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut:

Jika NPV ≥ 0.0 Æ Terima

Jika NPV < 0.0 Æ Tolak

 30

Jika NPV = 0 Æ Terima karena proyek memberikan pengembalian yang

sama dengan tingkat pengembalian yang disyaratkan.

3. PI - Profitability index (Indeks Keuntungan atau Rasio Keuntungan/Biaya)

Profitability index adalah rasio nilai sekarang dari arus kas bersih pada

masa depan terhadap pengeluaran awalnya. Profitability index memberikan

ukuran relatif dari keuntungan bersih masa depannya terhadap biaya awal.

Rumus Profitability index adalah sebagai berikut:

n
ACFt
∑ (1 + k )t
t =1
PI =
IO

Dimana:

• ACFt = Arus kas setelah pajak tahunan dalam periode t (nilainya bisa

positif atau negatif)

• k = Tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian disyaratkan

atau biaya modal

• IO = Pengeluaran kas awal

• n = Usia proyek yang diharapkan

Kriteria dalam menerima atau menolak Profitability index dapat

dinyatakan sebagai berikut:

Jika NPV arus kas proyek lebih besar daripada pengeluaran kas awalnya,

maka NPV proyek akan positif. Maka PI juga akan lebih besar dari 1, karena

NPV arus kas (pembilang dalam PI) lebih besar daripada pengeluaran awal

(penyebut dalam PI)

 31

Jika NPV arus kas proyek lebih kecil daripada pengeluaran kas awalnya,

maka NPV proyek akan negatif. Maka PI juga akan lebih kecil dari 1, karena

NPV arus kas (pembilang dalam PI) lebih kecil daripada pengeluaran awal

(penyebut dalam PI)

PI ≥ 1.0 Æ Terima

PI < 1.0 Æ Tolak

4. IRR - Internal Rate of Return (Tingkat Pengembalian Internal)

Internal Rate of Return adalah tingkat diskonto yang menyamakan

nilai sekarang arus kas masa depan proyek dengan pengeluaran awal proyek.

Rumus Internal Rate of Return adalah sebagai berikut:

n
ACFt
IO = ∑
t =1 (1 + IRR ) t

Dimana:

• ACFt = Arus kas setelah pajak tahunan dalam periode t (nilainya bisa

positif atau negative)

• IO = Pengeluaran kas awal

• n = Usia proyek yang diharapkan

• IRR = Tingkat pengembalian internal proyek.

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut:

Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan Æ Terima

Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan Æ Tolak

 32

Adapun sebagai pelengkap dari analisa biaya manfaat, metode lain yang

akan digunakan adalah Return On Investement (ROI)

Return On Investement merupakan rasio perbandingan antar rata-rata

pendapatan bersih proyek dibagi dengan investasi proyek tersebut. Semakin tinggi

Return On Investement maka proyek tersebut dapat dijalankan.

Menurut Garrison dan Noreen (2000, p520) Return On Investement

didefinisikan sebagai pendapatan operasi netto dibagi dengan rata-rata operasional:

Laba Netto Operasi

ROI =
Rata - rata Aktiva Operasional

Dimana:

Menurut Ray (2000, p523) Laba netto operasi adalah pendapatan sebelum

bunga dan pajak dan kadang-kadang disebut sebagai Earning Before Interest and

Taxes (EBIT)

Sedangkan aktiva operasional mencakup kas, piutang, inventaris, pabrik

dan peralatan, dan aktiva-aktiva lain yang dipertahankan untuk penggunaan

produktif didalam organisasi.

2.10. Historical Basis of ERP

Pada awal tahun 1950an dan 1960 organisasi mulai menggunakan

teknologi TI dan komputer untuk operasi bisnis rutinnya. Pengenalan computer

kedalam lingkungan bisnis memerlukan sebuah sistem baru yang menggabungkan

TI dan proses bisnis. Pada mulanya, sistem yang paling penting untuk organisasi

manufacturing adalah MRP (Material Requirements Planning). Setelah dua dekade,

sistem MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning).

 33

Sistem tersebut terus berevolusi sehingga muncullah ERP (Enterprise Resource

Planning)

2.11. MRP (Material Requirements Planning)

Tujuan utama dari MRP (Material Requirements Planning) adalah untuk

mengatur persediaan. Penggunaan MRP membantu organisasi untuk

mengendalikan persediaan berdasarkan permintaan. Untuk melakukan hal tersebut,

MRP menggunakan teknik dengan menghitung account bills of material data, data

persediaan, dan jadwal produksi untuk memprediksi kebutuhan materials dimasa

mendatang.

2.12. MRP II (Manufacturing Resource Planning)

Dengan berkembangnya system informasi, MRP (Material Requirements

Planning) tidak mampu untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Pada tahun 1980an,

organisasi berpindah ke MRP II (Manufacturing Resource Planning). Sistem ini

memungkinkan para produksi (manufacturers) untuk mengoptimasi materials,

pembelian, proses produksi, dan menyediakan laporan perencanaan dan keuangan.

Tujuan utama dari MRP II adalah untuk mengintegrasi MRP dengan fungsi

produksi dan bisnis unit lainnya. MRP II dirancang untuk membantu perencanaan

yang efektif dari semua sumber daya yang tersedia, termasuk perencanaan

operasional, perencanaan keuangan, perencanaan bisnis, perencanaan penjualan,

perencanaan jadwal produksi dan kebutuhan material, serta capacitiy requirement

planning.
 34

2.13. ERP (Enterprise Resource Planning)

Menurut O’Brien (2004, p194) ERP merupakan tulang punggung

organisasi yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi semua proses bisnis

internal dan sistem informasi pada fungsi Sales and Distribution, Production,

Logistics, Accounting, dan Human Resource.

Menurut Tuteja (2005) tujuan umum dari ERP adalah untuk

mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang terpisah. Konsep ERP

diimplementasikan pada akhir tahun 1980an dengan pengembangkan teknologi

client/server.

ERP tidak hanya mengkoordinasi beberapa fungsi tetapi memungkinkan

organisasi untuk memasukkan data hanya sekali dan informasi tersebut akan

terdistribusi ke semua bisnsi fungsi yang terintegrasi. Pada gambar dibawah ini

menunjukkan bagaimana beberapa divisi yang berbeda dapat terkoordinasi dan

terintegrasi dengan system ERP.

Gambar 2.3 Before and After ERP

 35

2.14. SAP

SAP merupakan singkatan dari Systems, Application, and Products in data

processing. SAP merupakan sistem informasi yang terintegrasi, yang menyediakan

informasi yang terintegrasi dari bagian Akuntasi sampai bagian Manufaktur, dan

dari Penjualan ke Pelayanan. Sistem SAP mendukung dan mengintegrasikan ribuan

proses bisnis dengan menggunakan database tunggal. Data yang dihasilkan SAP

bersifat real-time karena menyediakan akses terhadap semua informasi secara real-

time. SAP mengikuti arsitektur client-server, yang terdiri dari tiga jenis yaitu

Centralized, Two – Tier dan Three – Tier.

Pada Centralized, semua tugas dilakukan oleh satu komputer. Pada

Distributed transaksi akan diproses disebuah komputer (Presentation layer),

Database dan Application layer berjalan pada komputer yang sama. Pada Two-

Tier Configuration biasanya diimplementasi dengan menggunakan servers yang

bertanggung jawab untuk graphic interface (Presentation layer) dan Applicatin

Layer, sedangkan Database Layer yang akan menyimpan data secara terpusat.

Pada Three-Tier Configuration, masing-masing layar bekerja pada tempat yang

berbeda-beda.

SAP terdiri dari modul-modul antara lain Logistics, Accounting, dan

Human Resources.

Modul Logistics terdiri dari Material Management, Sales and Distribution,

Logistic Execution, Production Plannng, Plant Maintenance, Customer Service,

Quality Management, Logistics Controlling, Project System, Environ-ment, Health

and Safety.
 36

Modul Accounting mempunyai sub modul seperti Financial Accounting,

Treasury, Controlling, Enterprise Controlling, Investment Management, Project

System, Real Estate Management.

Modul Human Resource terdiri dari Organisation Management, Applicant

Data, Personnel Management, Personnel Development, Training and Event

Management, Time Management, Appraisals, Payroll, Personnel Cost Planning,

dan Travel Management.

2.15. SAP R/3

SAP R/3 telah mempunyai sejumlah siklus pengeluaran baru (Release).

Setiap Release, fungsi-fungsi dari SAP ditambah, aplikasi dioptimisasi dan

interface ke software lain ditingkatkan. SAP R/3 dikembangkan menggunakan

ABAP (Advance Business Application Programming Language)

SAP ECC Central Component (SAP ECC) merupakan keberhasilan dari

SAP R/3 dan merupakan komponen utama dari mySAP ERP solution.

Modul-modul penting dari SAP R/3 adalah Financial Accounting (FI),

Controlling (CO), Materials Management (MM), Sales and Distribution (SD),

Human Resource (HR) / Human Capital Management (HCM) dan modul lainnya

sesuai dengan kebutuhan organisasi yang akan mengimplementasi sistem SAP.

2.15.1. Financial Accouting (FI)

Modul FI fokus pada legal, laporan keuangan organisasi dari sudut

pandang eksternal. Modul utama dari FI adalah Account Payable, Account

Receivable, General Ledger, Asset Acconuting.

 37

General Ledger

Pemindahan ke general ledger dapat merupakan hasil dari:

• Transaksi operasional (seperti goods issue melibatkan posting material)

• Posting transaksi ke jurnal tambahan (seperti akuisisi asset ke asset

tetap)

Accounts Receivable

Financial Account Receivable merupakan komponen yang

bertanggungjawab untuk monitoring dan mengontrol account pelanggan.

Accounts Receivable adalah hak tagih perusahaan kepada debitor

atas penjualan barang / jasa hasil produksi, saham, aktiva tetap, dan

sebagainya. Selain dari penjualan, piutang juga timbul dari berbagai

tagihan lain, seperti piutang kepada pegawai, uang muka pembelian, dan

sebagainya

Accounts Payable

Account Payable merupakan komponen yang mengatur data

akuntansi untuk semua supplier. Account Payable juga merupakan

komponen yang terintegrasi dengan proses akuisisi / pembelian, dimana

berperan sebagai sumber informasi yang penting untuk departemen

pembelian. Pembayaran dilakukan sehingga keuntungan maksimum dapat

diperoleh seperti diskon.

 38

Asset Accounting

Asset Accounting meningkatkan automatisasi dalam membuat

perencanaan, monitoring dari asset tetap untuk tujuan akuntansi internal

dan eksternal.

2.15.2. Treasury

Modul Treasury terdiri dari dua yaitu Cash Management dan Cash

Budget Management.

Cash Management

Cash Management digunakan untuk memonitoring aliran

pembayaran sehingga memenuhi komitmen pembayaran.

Cash Budget Management

Cash Budget Management bertujuan untuk mengidentifikasikan

pengendalian aliran pembayaran dengan pertimbangan pencarian kas.

2.15.3. Controlling (CO)

Modul CO fokus pada perpindahan biaya dan pendapatan didalam

organisasi, dan digunakan oleh managemen sebagai alat dalam membuat

keputusan (decision making), serta mendukung Cost-Center Accounting,

Internal Orders, Activity-Based Costing, Product Costing Analysis, dan

Profitability Analysis.

Cost Center Accounting

Cost Center Accounting dapat digunakan untuk tujuan

pengontrolan didalam organisasi dan membantu organisasi dalam

 39

menganalisis tempat dimana terjadinya overhead cost - biaya yang tidak

dapat langsung dibebankan pada pembuatan suatu produk / servis.

Internal order

Internal Order digunakan untuk merencanakan, mengumpulkan,

dan menetapkan biaya untuk sebuah pekerjaan dan tugas internal.

Organisasi dapat menetapkan budget untuk sebuah tugas yang dapat

dimonitor oleh sistem, untuk memastikan bahwa tugas tersebut tidak

melebihi budget.

Activity-Based Costing

Activity-Based Costing menganalisis proses bisnis keseluruhan

organisasi. Activity-Based Costing merupakan metode yang digunakan

untuk memonitor biaya dari sebuah proses bisnis.

Product cost controlling

Product cost controlling menghitung biaya yang muncul ketika

memproduksi sebuah produk, atau biaya menyediakan sebuah layanan.

Product cost controlling mampu menghitung harga minimum sebuah

produk..

Profitability Analysis

Profitability Analysis digunakan untuk menganalisis profit / loss

dari organisasi berdasarkan segmen pasar masing-masing. Profitability

Analysis menyediakan dasar untuk membuat keputusan seperti penentuan

harga, pemilihan pelanggan, dan lain sebagainya.

 40

2.15.4. Enterprise Controlling

Enterprise Controlling mendukung Profit Center Accounting dan

Consolidation

Profit Center Accounting

Profit Center Accounting digunakan untuk menganalisis dimana

tempat terjadinya revenue dan cost

Consolidation

Enterprise Controlling Consolidation menyediakan kemampuan

untuk mengkonsolidasi data keuangan dari perspektif eksternal (legal)

dan internal (profit center)

2.15.5. Investment Management

Investment Management menyediakan fungsi untuk mendukung

perencanaan, investasi dan proses keuangan untuk :

• Capital Investments, seperti akuisisi asset tetap.

• Investasi pada penelitian dan pengembangan

• Proyek-proyek seperti edukasi kepada karyawan atau menciptakan

pasar baru.

• Maintenance program.

2.15.6. Project System

Semua proyek, baik proyek besar maupun kecil membutuhkan

perencanaan yang melibatkan aktivitas yang detail. Project Manager

mempunyai tugas untuk memastikan bahwa proyek dilaksanakan dengan

efisien, efisien terhadap waktu dan budget. Supaya dapat mengendalikan

 41

semua tugas pada saat eksekusi proyek, maka organisasi membutuhkan

bentuk organisasi yang khusus untuk proyek. Project System mendukung

perencanaan dan pengendalian untuk proyek R&D, Construction, dan

Marketing. Project System memungkinkan biaya dikumpulkan untuk

sebuah proyek, dan biasanya digunakan untuk mengatur implementasi

dari sistem SAP R/3.

2.15.7. Material Management (MM)

Modul MM mendukung fungsi-fungsi yang berhubungan dengan

pembelian dan management persediaan dari bahan mentah, bahan

setengah jadi, dan barang jadi. Modul MM mendukung aktivitas seperti

Materials Procurement, Reorder Processing, Inventory Management,

Materials Valuation, dan Invoice Verification.

Siklus dari Material Management adalah sebagai berikut

1. Determination of Requirements, Determination of Requirements

terjadi ketika terjadi permintaan barang / jasa dari departemen

organisasi. Output dari tahap ini adalah Purchase Requisitions.

2. Source Determination, Pada tahap ini sistem dapat membantu

perusahaan mengidentifikasikan source of supply berdasarkan

pesanan dulu atau perjanjian yang ada. Output dari tahap ini adalah

Request for Quotations (RFQ) yang akan dikirimkan kepada supplier.

3. Vendor Selection and Comparison of Quotations, SAP

memungkinkan perusahaan untuk membandingkan quotations yang

masuk, seperti perbandingan harga, jadwal pengiriman, dsb. Pada

 42

tahap ini, perusahaan akan memilih supplier yang sesuai dengan

quotationnya.

4. Purchase Order Processing, sistem akan membantu perusahaan

membuat Purchase Order (PO) berdasarkan referensi dari PR,

Quotation, PO yang lain ataupun tanpa reference.

5. Order Monitoring, sistem akan memonitoring PO, mengecek periode

reminder yang telah dibuat untuk sebuah PO. Sistem akan

memberikan reminder kepada supplier untuk mengingatkan bahwa

PO akan jatuh tempo. Sistem juga menyediakan status dari semua PR,

Quotations, dan PO yang terbaru.

6. Good Receipt, ketika terjadi good receipt, maka sistem akan

mengupdate data stock barang, status PO, dan Account Payable(utang)

7. Invoice Verification, sistem memungkinkan perusahaan untuk

mengecek dan mencocokkan invoice yang diterima berdasarkan PO.

8. Payment Processing, Bagian finance akan melakukan pembayaran ke

supplier ketika menerima invoice. dan akan mengupdate Account

Payable (utang).

2.15.8. Sales and Distribution (SD)

Modul SD mendukung semua tugas dan aktivitas yang

berhubungan dengan penjualan produk, pengiriman produk, dan

penagihan kepada pelanggan. Modul SD mendukung aktivitas seperti

Quotation Processing, Sales Order Processing, Delivery Processing,

Billing, dan Reporting.

 43

Siklus dari Sales and Distribution adalah sebagai berikut

2. Presales Activities, Pada tahap ini, pelanggan bisa memperoleh data

mengenai produk perusahaan. Informasi ini dapat disediakan dalam

dua cara, yaitu Inquiry (permintaan) dan Quotation (penawaran).

Selain menyediakan informasi mengenai produk, pre-sales activities

juga meliputi kegiatan pemasaran seperti pelacakan pelanggan,

menelpon pelanggan, mailing, dan lain sebagainya.

3. Sales Order processing, sistem akan membantu perusahaan membuat

Sales Order (SO) berdasarkan perjanjian / kontrak, Inquiry ataupun

Quotation. Biasanya Sales Order Processing mencatat data seperti

produk apa yang dibeli, harga produk, jumlah yang di pesan, tanggal

pengiriman, dan informasi pelanggan. Sales Order Processing

memungkinkan perusahaan untuk mengecek limit kredit pelanggan.

4. Availability Check, pada tahap ini, sistem akan mengecek data

persediaan dan perencanaan produksi untuk memastikan apakah dapat

memenuhi pesanan, dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan.

5. Outbound Delivery, delivery bukan berarti memindahkan barang dari

gudang ke sebuah truk, tapi lebih menekankan ke pembuatan

dokumen yang akan digunakan oleh gudang untuk melakukan

aktivitas picking, packing, dan shipping.

6. Good Issue, ketika terjadi good issue maka sistem akan mengupdate

data stock barang, status SO, dan Account Receivable (piutang)

 44

7. Billing, sistem akan menggunakan data Sales Order untuk membuat

sebuah invoice yang akan dikirimkan kepada pelanggan.

8. Payment. Bagian finance akan mengupdate Account Account

Receivable (piutang) ketika menerima pembayaran dari pelanggan.

2.15.9. Production Planning

Production Planning berfungsi untuk memaintenance informasi

produksi. Pada modul ini, produksi direncanakan dan dijadwalkan, serta

mencatat aktivitas produksi.

2.15.10. Plant Maintenane

Plant Maintenane mendukung perencanaan untuk mencegah

pemeliharaan mesin-mesin, mengatur dan melaporkan pemeliharaan

sumber daya dan peralatan.

2.15.11. Customer Service

Customer Service mendukung organisasi untuk mengatur dan

memproses semua Services yang disediakan untuk pelanggan. Contoh:

Organisasi dapat membuat permintaan service, merencanakan dan

mengeksekusi permintaan service, dan lain sebagainya.

2.15.12. Quality Management

Quality Management berfungsi untuk mendukung perencanaan dan

pencatatan aktivitas pengendalian kualitas seperti inspeksi produk dan

sertifikasi material.
 45

2.15.13. Environment, Health, and Safety

Environment, Health, and Safety mendukung semua aktivitas pada

area Environment, Health, and Safety yang bertujuan untuk

meningkatkan layanan kepada pelanggan, meningkatkan kesejahteraan

karyawan, dan mengurangi biaya operasi dan meningkatkan efisiensi.

2.15.14. Human Resource (HR) / Human Capital Management (HCM)

Modul HR mendukung fungsi-fungsi seperti perekrutan,

penggajian, pelatihan, penentuan kompensai, dan lain sebagainya.

HR terdiri dari modul antara lain:

1. Organizational Management (OM), OM mendeskripsikan bermacam-

macam unit bisnis di dalam organisasi, hubungan diantara unit bisnis

dan membuat struktur organisasi. OM dapat dibagi berdasarkan

fungsional atau kriteria, sebagai contoh:

• Jobs, merupakan deskripsi umum atau template yang diterapkan

untuk beberapa posisi dengan persyaratan tertentu.

• Positions, merupakan unit organisasi terkecil. Position

menggambarkan tugas-tugas para individu didalam organisasi.

• Persons, merupakan orang yang kita tugaskan untuk pekerjaan

tertentu.

• Task, merupakan deskripsi dari Job.

2. Applicant Data, Applicant Data terdiri dari data-data para pelamar.

Pada tahap ini, sistem akan membandingkan data para pelamar

dengan persyaratan yang telah ditentukan.

 46

3. Personnel Management, integrasi antara perekrutan dan Personnel

administration memungkinkan data pelamar dapat ditransfer sebagai

data karyawan. Ketika data pelamar yang telah dibandingkan sesuai

dengan persyaratan, maka sistem akan mentransfer data pelamar

tersebut ke dalam master karyawan.

4. Personnel Development, Didalam Personnel Development,

perusahaan dapat merencanakan dan membuat pengembangan

personnel dan pendidikan lebih lanjut serta pelatihan karyawan,

dengan mengintegrasikan dengan Training and Event Management.

Personnel Development Requirement merupakan hasil dari

perbandingan kebutuhan / persyaratan dari sebuah pekerjaan dengan

qualifikasi dari karyawan. Qualifying Actions (seperti program

pelatihan atau kursus) dapat diberikan kepada karyawan

menggunakan Development Plans.

5. Training and Event Management, Traning and Event Management

merupakan komponen yang terintegrasi yang memungkinkan

perusahaan untuk merencanakan, mengeksekusi, memanage kursus

pelatihan, dan kegiatan bisnis.

6. Time Management, Time Management mendukung semua proses

yang berhubungan dengan perencanaan, pencatatan, evaluasi

kehadiran dan absen karyawan.

7. Appraisals, fungsi Appraisals pada Personnel Development

mendukung organisasi untuk melakukan penilaian.

 47

8. Payroll, Payrol berhubungan dengan kalkulasi masing-masing gaji

karyawan untuk pekerjaannya yang telah dihasilkan. Payroll terdiri

dari beberapa proses yatiu pembuatan hasil penggajian, laporan gaji,

transfer bank, dan pembayaran gaji.

9. Personnel Cost Planning, Personnel Cost Planning mendukung

proses bisnis yang melewati batas dari departemen dan aplikasi.

Informasi mengenai pembayaran dapat diperoleh dari berbagai

sumber untuk menghasilkan Personnel Cost Planning Sebagai

contoh : hasil dari perhitungan gaji dapat digunakan sebagai sumber

data untuk Personnel Cost Planning.

10. Travel Management, Travel Management memberikan organisasi

fleksibilitas yang tinggi untuk merencanakan, memverifikasi, dan

menyetujui perjalanan, memesan layanan perjalanan (seperti

penerbangan, hotel, dan lain sebagainya), mencatat data perjalanan,

dan semua biaya-biaya yang dikeluarkan oleh seorang karyawan

untuk sebuah perjalanan.

2.16. System Wide Concepts

Konsep-konsep seperti Organizational Elements, Master Data, dan

Transactions merupakan elemen dasar yang dirancang untuk mewakili struktur

organisasi proses bisnis didalam system SAP.

2.16.1. Organizational Elements

Struktur organisasi sebuah perusahaan akan dimapped ke dalam

aplikasi SAP dengan menggunakan Organizational Elements.

 48

Organizational Elements terdiri dari:

• Clients

Clients merupakan elemen tertinggi dari semua Organizational

Elements yang mewakili sebuah perusahaan / headquarters group.

• Company Code

Company Code merupakan unit akuntansi legal yang berdiri sendiri

yang mewakili pusat dari Organizational Elements. Company Code

juga mewakili pajak perusahaan, kalender fiskal, mata uang lokal, dan

kebutuhan pelaporan pajak.

• Plant

Plant merupakan pusat Organizational Unit pada produksi. Plant dapat

memproduksi produk, mendistribusikan produk, atau menyediakan

sebuah layanan.

• Storage Location

Storage Location merupakan tempat untuk membedakan Material

Stocks di dalam Inventory Management pada sebuah Plant.

• Sales Organization

Sales Organization merupakan pusat Organizational Unit pada Sales

Order Management yang mengendalikan penjualan kepada pelangan.

• Distribution Channel

Distribution Channel dapat digunakan untuk mendefinisikan bagaimana

produk-produk yang berbeda disampaikan kepada pelanggan. Sebagai

contoh : wholesale, directsale.

 49

• Organizational Unit

Organizational Unit mengambarkan bisnis unit yang terdapat disebuah

organisasi. Biasanya unit digambarkan sebagai fungsional atau

departemen.

• Position

Position merupakan tugas-tugas para individu didalam organisasi.

2.16.2. Master Data

Master Data didalam SAP dibuat secara terpusat dan tersedia untuk

semua aplikasi dan semua pengguna yang berhak. Master Data tersimpan

secara terpusat artinya penyimpanan data selalu konsisten, up-to-date, dan

bebas dari redundansi. Secara umum, Master Data terdiri dari tiga, antara

lain:

• Customer Master

Customer Master berisi informasi yang menggambarkan

hubungan bisnis antara organisasi dengan pelanggannya. Customer

Master terdiri dari tiga bagian yaitu:

- General Data

Data ini bersifat umum dan relevan untuk semua Company Code

dan Sales Organization didalam organisasi.

- Data for Company Codes

Data ini berhubungan dengan perjanjian khusus antara organisasi

dengan pelanggan. Data for Company Codes mengontrol prosedur

posting dan proses-proses seperti pembayaran dan penagihan.

 50

- Data for Sales

Data ini mempunyai karakterisitik yang berbeda untuk masing-

masing Sales Organizations dan channels. Data for Sales

menyediakan informasi pelangan untuk mendukung eksekusi proses

bisnis seperti Shipping Billing, Sales Order, dan lain sebagainya.

• Material Master

Material Master berisi informasi yang dibutuhkan oleh

organisasi untuk mengatur materials didalam organisasi. Material

Master menggambarkan bagaimana produk dijual, diproduksi, dibeli,

diinventori, dihitung, dan dibiayai. Material Material Master terdiri

dari tiga tingkatan, antara lain:

- Data at Client Level

Data at Client Level Merupakan General Material Data yang

berlaku untuk keseluruhan organisasi.

- Data at Plant Level

Data at Plant Level merupakan data yang berlaku untuk sebuah

Plant dan semua Storage Locations yang dimilikinya pada Plant

Level

- Data at Storage Location Level

Data at Storage Location Level merupakan data yang berlaku untuk

Storage Location tertentu.

 51

• Vendor Master

Vendor Master berisi informasi yang menggambarkan hubungan

bisnis antara organisasi dengan pemasoknya. Vendor Master terdiri dari

tiga bagian yaitu:

- General Data

Data ini bersifat umum dan relevan untuk keseluruhan organisasi.

Contohnya seperti: alamat dan nama vendor.

- Company Code Data

Company Code Data dimaintain pada Company Code Level.

Company Code Data terdiri dari data seperti nomor reconciliation

account, metode pembayaran, dan lain sebagainya.

- Purchasing Organization Data

Purchasing Organization Data dimaintain pada Purchasing

Organization. Purchasing Organization Data terdiri dari data

seperti Purchase Order Currency, Incoterms, dan control data

lainnya.

2.16.3. Transactions

Transactions merupakan program aplikasi yang mengeksekusi

proses bisnis didalam sistem SAP. Contohnya seperti membuat Sales Order,

mengubah Customer Master, dan lain sebagainya. Master Data akan

dicopy ketika pemrosesan transaksi, sehingga menghindari pengentrian

ulang data.
 52

2.17. SAP R/3 ECC 4.7

Adapun beberapa kelebihan SAP R/3 ECC 4.7, antara lain:

1. Sales and Distribution

• Purchase Requisitions yang digenerate dari Sales Order akan mengupdate

Fund Management.

• Document Flow Evaluations of Resource-Related Billing.

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat mengevaluasi document flow dari

sumber / beban yang ditagih untuk pesanan pelanggan, pesanan servis,

kontrak, atau proyek. Document flow tersebut akan menampilkan beban-

beban yang ditagih dan yang masih belum diproses.

• Billing Requests untuk Sales Order item.

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat membuat billing request untuk

beberapa sales order pada proses bisnis billing order items with service

products.

2. Material Management

• Copying Rules for Conditions in Purchasing

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat melakukan pengkopian conditions,

yang mendukung aktivitas membuat condition yang baru dengan referensi

ke condition yang sudah ada sehingga meminimalkan kesalahan dan waktu

yang diperlukan.

• Enjoy Purchase Requisition – Assign and Process

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat melakukan proses pembuatan

Requisition melalui user-friendly single-screen transaction dengan tiga

 53

area yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan perubahan pada

sebuah atau beberapa Requisitions, mengassign source of supply untuk

Requisition, dan memilih target dari Requisition yang akan dikonversi

menjadi Request for Quotation atau Purchase Order.

• Different Delivery Types in a Single Stock Transfer Document

Pada SAP R/3 ECC 4.7 memungkinkan perusahaan untuk melakukan cross-

company-code dan intra-company-code stock transfer items hanya pada

sebuah dokumen. Pada SAP R/3 ECC 4.6 sebuah dokumen hanya dapat

berisi salah satu dari cross-company-code dan intra-company-code stock

transfer items.

3. Finance

• Document Overview in the ALV List for Document Entry

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat menampilkan semua dokumen

pada area overview sebagai ALV List ketika mengentri sebuah dokumen.

• Closing/Opening Postings

Pada SAP R/3 ECC 4.7 perusahaan dapat memposting laporan rugi laba

untuk penutupan akhir tahun dan pembukaan akun neraca saldo untuk

tahun fiscal baru.

• Document Display: Invoice Status

Pada SAP R/3 ECC 4.7, fungsi status invoice terintegrasi pada document

display. Perusahaan dapat menggunakannya untuk menampilkan dokumen

yang masih belum selesai diproses.

 54

• Customer-Specific Fields in Business Partner Master Data

Pada SAP R/3 ECC 4.7, perusahaan dapat menentukan data tambahan yang

diperlukan pada customer atau vendor master data.

• Amount Split in the FI Enjoy Document Transaction

Pada SAP R/3 ECC 4.7, perusahaan dapat memisahkan jumlah tagihan atau

jumlah pembayaran untuk sebuah invoice atau credit memo.

4. Human Capital Management

• Objective Setting and Appraisals

SAP R/3 ECC 4.7 menyediakan sistem yang mendukung Management by

Objectives. Metode manajemen ini berkolaborasi dengan Strategic

Personnel Management. Fungsi-fungsi yang dihubungan dengan Objective

Setting and Appraisals mendukung perusahaan untuk mengkonversi tujuan

organisasi menjadi tujuan karyawan yang konkrit dan dapat diukur. Hal ini

membuat perusahaan dapat secara konsisten mengontrol strategi organisasi

dari setiap tingkatan, membuatnya transparan untuk karyawan dan

menggunakan Performance Management Process untuk melibatkan

karyawan dalam implementasi tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang

mendukung Performance Management Process adalah menentukan tujuan

karyawan dari tujuan organisasi, menyetujui tujuan dari karyawan

berdasarkan template penilaian, melakukan peninjauan ulang, melakukan

penilaian karyawan, mentransfer hasil penilaian ke dalam sistem Personnel

Development and Compensation.

 55

• Expert Finder

SAP R/3 ECC 4.7 menyediakan fungsi Expert Finder untuk mendukung

perusahaan mencari orang-orang yang cocok (para ahli) dan

memungkinkan pengguna untuk menghubungi orang-orang tersebut secara

langsung dari hasil pencarian. Expert Finder juga memungkinkan

perusahaan untuk menciptakan sebuah Expert Communitiy untuk para

karyawan yang mempunyai ketertarikan / interest yang sama. Aplikasi ini

menawarkan fitur-fitur seperti :

- Membuat expert profile, dimana pada expert profile karyawan dapat

menyimpan pengetahuan dan kemampuan spesifiknya

- Mengeksekusi pencarian expert.

- Menampilkan data dari hasil pencarian dan memungkinkan data tersebut

untuk dibreakdown lebih detail.

- Menghubungi experts dengan menggunakan bentuk komunikasi yang

berbeda-beda, seperti email, telepon, dan sebagainya.

- Sebagai solusi Human Resoure.

• New Business Add-In for Additional Checks When Booking Attendees

SAP R/3 ECC 4.7 menawarkan pilihan untuk melakukan pengecekan

terhadap working hours dan data kegiatan bisnis sebelum membooking

daftar kehadiran karyawan yang akan mengikuti pelatihan.

2.18. SAP R/3 ECC 6.0

2.18.1 Overview of SAP R/3 ECC 6.0

Adapun beberapa alasan mengapa organisasi memilih SAP ECC 6.0,

antara lain:
 56

• Operational Excellence

Tantangan bisnis dan permintaan pengguna terhadap fungsi baru unuk

meningkatkan operational excellence, memungkinkan inovasi, dan

mendukung model bisnis baru.

- SAP ECC 6.0 menyediakan lebih dari 300 penambahan fungsi yang

dapat meningkatkan efisiensi proses

- SAP ECC 6.0 mengintegrasikan fungsi-fungsi dari SAP industry

solutions sehingga solusi-solusi tersebut tidak perlu diinstall dan

disetup secara terpisah.

• Business Strategy

Fleksibel untuk inovasi dimasa mendatang.

- SAP ECC 6.0 menggunakan enhancement packages sebagai

metodologi baru untuk mempercepat dan memudahkan

penyampaian fungsi tambahan, fungsi spesifik bisnis dan industry,

serta end-to-end process improvements.

- Dengan aplikasi SAP ECC 6.0 organisasi mempunyai persyaratan

dasar untuk menggunakan enterprise SOA (Service Oriented

Architecture) dan inovasi bisnis. SAP ECC 6.0 memungkinkan

enterprise services organisasi bekerja seketika untuk menyelesaikan

masalah-masalah. Dengan Enterprise SOA, organisasi dapat

mengimplementasi inovasi bisnis lebih cepat dan dengan usaha

yang minimal, karena Enterprise SOA membawa keserdehanaan

dan transparansi untuk ERP Software.

 57

• Sustainability

Tetap dalam peraturan dan memastikan kestabilan bisnis dan sistem.

- SAP ECC 6.0 menyediakan perubahan hukum yang terbaru.

- Dengan SAP ECC 6.0, organisasi dapat tetap up-to-date dengan

teknologi terbaru dan memastikan kelangsungan bisnis serta

kestabilan sistem.

Ketika organisasi menggunakan sistem yang lebih baru, maka organisasi

akan membutuhkan training kepada para pengguna sehingga pemakaian

sistem baru menjadi efektif. Adapun kebutuhan training tambahan dengan

menggunakan SAP ECC 6.0 tergantung pada ruang lingkup proyek dan

SAP R/3 source release

SAP menyediakan e-learning tools yang memungkinkan pengguna

untuk meningkatkan kemampuan mereka. Perusahaan dapat menentukan

apa, dimana, dan kapan untuk belajar dan para pengguna dapat mengulangi

unit pembelajarannya sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.18.2 Kelebihan SAP ECC 6.0

Adapun beberapa kelebihan SAP ECC 6.0, antara lain:

1. SAP ECC 6.0 menyajikan Informasi Analitik Online

Dengan mengklik sistem Enterprise Resource Planning (ERP),

seorang pimpinan bisa langsung mengetahui dinamika fungsi yang

dipimpinnya dan seluruh aktivitas perusahaan hari demi hari.

Kesulitan yang sering kali dihadapi seorang pimpinan adalah

mendapatkan data dan informasi yang tidak secara real time,

 58

Perusahaan sulit untuk bergerak cepat karena tidak didukung oleh

sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online dan

terintegrasi. Menjadi perusahaan kelas dunia, perusahaan tidak cukup

meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Bahkan tidak cukup

dengan kecepatan normal. Harus dengan kecepatan tinggi. Ketersediaan

data dan informasi pun selain cepat dan siap dipakai, juga harus tepat

dan bisa dipertanggungjawabkan. Solusinya, menggunakan teknologi

informasi berbasis jaringan komputer terintegrasi yang disebut

enterprise services architecture/ ESA. ESA merupakan versi

pengembangan dari Serviced Oriented Architecture/ SOA, IT

architecture untuk solusi bisnis berbasis servis (services-based) dan

berskala multinasional (enterprise-scale)

Program yang dijalankan untuk fungsi teknis ini disebut SAP

NetWeaver, yaitu arsitektur IT berbasis web, menjadikan sifatnya lebih

informatif, user friendly dan adaptif. Yang paling penting, perusahaan

dapat memperoleh data yang bersifat real time.

2. Akuntabilitas Keuangan Perusahaan dengan SAP ECC 6.0

Salah satu syarat untuk menjadi perusahaan kelas dunia adalah

memiliki keuangan yang transparan dan akuntabel. SAP ERP

Financials mendukung perusahaan untuk mampu mengantisipasi

tuntutan global, terkait dengan sustainable change/perubahan yang

terus menerus, peningkatan efisiensi, manajemen resiko, dan

transparansi.
 59

• Perubahan terus menerus

Lebih fokus pada retrukturisasi akuntansi di SAP untuk

keperluan Internal dan Eksternal. SAP ECC 6.0 dengan New G/L

Accounting memiliki tambahan fungsi salah satunya adalah

Integrasi FICO secara real time, hal ini menjamin digunakannya

“single data source” untuk keperluan penyusunan Legal Reporting,

Segment Reporting dan Management Reporting.

New G/L Accounting berfungsi untuk menyediakan

gambaran yang komprehensif dari external accounting dan

accounts. Mencatat semua transaksi bisnis ke dalam sistem yang

terintegrasi dengan semua area operasional bisnis untuk

memastikan bahwa data akuntansi selalu lengkap dan akurat.

• Peningkatan Efisiensi

SAP ECC 6.0 memberikan fitur melalui sub modul baru di

FICO yang dikenal dengan Financial Supply Chain Management

(FSCM). Merupakan pendekatan terintegrasi untuk meningkatkan

transparansi, control dan monitoring semua kegiatan terkait dengan

pergerakan modal.

• Manajemen Resiko

SAP ECC 6.0 memberikan solusi kebutuhan perusahaan

untuk mengelola resiko bisnis, dalam konteks Governance, resiko

dan Complience.
 60

• Transparansi

SAP ECC 6.0 memiliki kemampuan untuk menyajikan

laporan konsolidasi, dimana akuntabilitas dan “traceability” dari

data planning dan transaksi dapat diakses dengan mudah.

Legal Reporting yang dimaksud adalah Laporan Keuangan

sesuai standar GAAP Lokal atau PSAK dan Bapepam untuk

perusahaan public baik listed maupun non listed company. Segment

Reporting dihasilkan melalui akun standar di SAP dalam bentuk

assignment object yang mampu menghasilkan laporan detil pada

level bisnis berdasarkan segmentasi produk atau pasar.

Management Reporting untuk memenuhi kebutuhan

informasi manajemen salah satunya adalah pengendalian biaya yang

dihasilkan melalui cost center report.

3. SAP ECC 6.0 menyederhanakan tugas bisnis harian melalui konsep

user interface yang lebih menarik dan terintegrasi sehingga

meningkatkan produktivitas dan kepuasan pengguna.

4. Dengan menggunakan SAP ECC 6.0, perusahaan dapat melakukan

penambahan fungsi aplikasi tanpa melakukan upgrade karena teknologi

baru – SAP Enhancement Packages for SAP ERP. Enhancement

Packages memungkinkan perusahaan untuk mengambil keuntungan

dari inovasi software terbaru.

 61

5. Perusahaan dapat mengimplementasi komponen yang dipilih dan

kemudian mengaktifkan fungsi bisnis yang dipilih dan penambahan

sesuai permintaan untuk memenuhi persyaratan bisnis.

2.19 SAP Enhancemaent Package for SAP ERP

Adapun penambahan-penambahan yang ada pada SAP ECC 6.0 adalah

sebagai berikut:

1. Sales and Distribution

• Penyederhanaan proses pada Sales and Distribution dengan peningkatan

Internal Order Representative untuk meningkatkan produktivitas

pengguna, mengoptimalisasi Sales Order Management dan meningkatkan

Down Payments.

Internal Order Representative seperti:

- Work-center baru untuk permintaan pelanggan yang masuk, sales,

pemenuhan pesanan, billing/complaints, dan harga.

- Work lists untuk memproses pelacakan status order, harga, dan

informasi-informasi lainnya.

Meningkatkan Down Payments seperti:

- Down Payment untuk pelanggan tersedia pada Sales Order selama

proses sales. (dulu hanya tersedia pada perencanaan billing dan order-

related billing)

• Penambahan pada Sales Order Management

- Search Engine untuk pencarian materials dengan pembuatan dan

 62

integrasi supplier catalog search pada sales order.

- Mengoptimalisasi pencarian untuk dokumen sales dan billing dengan

search engine SAP.

- Bentuk pencetakan dokumen berbasis PDF

- Down Payments berdasarkan pada kondisi dokumen

• Enhancements of Complaints Handling

Pemrosesan complain berdasarkan billing document dimana complain

dibuat. Organisasi dapat membuat complain berdasarkan beberapa invoice

documents.

2. Financial

• Improvement to Biller Direct of Financial Supply Chain Management in

Financials.

Meningkatkan proses penagihan dan pembayaran pelanggan dan vendor

dengan menggunakan user interface berbasis java dan meningkatkan

deployment option berdasarkan pada bisnis atau techinal environment.

• Improvements to Credit Management and Accounts Receivable related

Dispute Management.,

Meningkatkan flexibillity dalam membuat dispute cases, integrasi dispute

cases ke financial accounts receiveable yang lebih baik dan

penyederhanaan portal berdasarkan user interface untuk dispute manager

dan credit managers.

 63

• Collection Management in Contract Accounts Receivables and Payables.

Menawarkan proses Collection Management, meningkatkan kemampuan

analisis, dan meningkatkan integrasi terhadap CRM

• New Application SAP Bank Relationship Management and SAP

Integration Package for SWIFT

Menyediakan transparansi aliran pembayaran penuh dan memberikan

pengendalian yang tinggi atas transaksi pembayaran. Memungkinkan

komunikasi antara transasksi keuangan perusahaan dengan partner bank

melalui jaringan SWIFT.

• Streamlined Group Close Processes

Web User Interface yang baru, fungsi-fungsi baru untuk Multiperiod

Consolidation dukungan prosedur Restatement yang lebih baik seperti pada

workflow untuk persetujuan perubahan status dokumen dan tugas

(Document and Task Approvals)

Multiperiod Consolidation bertujuan untuk mengeksekusi kumpulan tugas

pada interval waktu tertentu yang terdiri dari beberapa periode.

Restatement bertujuan untuk menyesuaikan data-data pada periode

sebelumnya tanpa mengubah data asli dan memonitoring status.

3. Human Capital Management

• SAP Learning Solution

- Support for common e-learning standards.

Sharable Content Object Reference Model (SCORM) merupakan

 64

kumpulan spesifikasi teknikal dan standard untuk mendefinisikan

bagaimana membuat isi Web Based Learning dan menyediakannya

untuk para pelajar.

- Web Based Access for instructors

Instructors worklists terdiri dari semua courses dari tanggung jawab

instructor, dan menyediakan gambaran tugas-tugas yang harus

diselesaikan untuk course management yang lebih bagus.

- Course Program

Bertujuan untuk membuat penawaran course kepada para pelajar /

learners.

- Partner integration of Adobe Connect for integrated virtual learning

rooms

Course Administrators dapat membuat tanggal courses dengan virtual

learning rooms dengan mengassign instructor sebagai sumber daya

course. Para learners dapat mengakses virtual learning rooms di

learning portal untuk memulai courses yang dipimpin oleh seorang

instructor.