EXCEL 2010 AVANZADO

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Somos una empresa 100% mexicana, con más de 20 años de experiencia siendo el Centro líder
de Capacitación en informática.

Hoy en día, tener las mejores herramientas es sólo una parte de lo que significa estar siempre
en permanente capacitación.

Grupo Eduit ha establecido un programa integrado capaz de identificar y personalizar las

necesidades de los diferentes niveles educativos del país manteniéndose en cada paso como
asesor y colaborador, generando un “programa conforme a sus necesidades”.

MISIÓN
Satisfacer las necesidades de capacitación en tecnologías de informática a través de programas
de entrenamiento de calidad, siendo siempre una empresa a la vanguardia.

VISIÓN
Ser líder de soluciones de capacitación a nivel internacional.

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Contenido
1 FUNCIONES AVANZADAS ............................................................................................................... 8
1.1 Funciones Matemáticas .............................................................................................................. 8
1.2 Funciones de estadística ........................................................................................................... 10
1.3 Funciones de búsqueda ............................................................................................................. 13
1.4 Funciones lógicas ...................................................................................................................... 18
1.5 Solver......................................................................................................................................... 19
1.5.1 Restricciones ......................................................................................................................... 20
1.5.2 Resolver ................................................................................................................................ 21
1.5.3 Responder............................................................................................................................. 21
1.5.4 Confidencialidad ................................................................................................................... 22
1.5.5 Límites .................................................................................................................................. 22
1.5.6 Opciones ............................................................................................................................... 23
1.6 Auditoria de fórmulas y corrección de errores .......................................................................... 24
1.7 Corregir problemas comunes en las fórmulas ........................................................................... 27
1.7.1 Activar o desactivar reglas de revisión de errores ................................................................ 27
1.8 Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno......................................................... 30
1.9 Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente ..... 31
1.10 Corregir un valor de error.......................................................................................................... 31
1.11 Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana Inspección ............................ 33
1.11.1 Agregar celdas a la ventana Inspección ........................................................................... 33
1.12 Quitar celdas de la ventana Inspección..................................................................................... 34
1.13 Evaluar una fórmula anidada paso a paso ............................................................................... 34
1.14 Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas .............................................................. 36

2 TABLAS DINÁMICAS..................................................................................................................... 40
2.1 Tablas dinámicas....................................................................................................................... 40
2.2 Diseñando una tabla dinámica ................................................................................................. 41
2.3 Personalizar los campos ............................................................................................................ 42
2.4 Filtros ........................................................................................................................................ 45
2.5 Creación de fórmulas ................................................................................................................ 46
2.6 Ordenar ..................................................................................................................................... 49
2.7 Opciones de tabla dinámica ...................................................................................................... 50
2.7.1 Grupo Acciones ..................................................................................................................... 51
2.7.2 Grupo Mostrar ...................................................................................................................... 51
2.7.3 Grupo Tabla dinámica ........................................................................................................... 52
2.7.4 Opciones ............................................................................................................................... 52
2.7.5 Separador totales y filtros .................................................................................................... 53
2.7.6 Separador Mostrar ............................................................................................................... 54
2.7.7 Separador de impresión ....................................................................................................... 55
2.7.8 Separador Datos ................................................................................................................... 55

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2.7.9 Grupo Campo activo ............................................................................................................. 56

2.8 Estilo de tabla dinámica ............................................................................................................ 56
2.8.1 Grupo Diseño ........................................................................................................................ 57
2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica ........................................................................ 58
2.8.3 Estilos de tabla dinámica ...................................................................................................... 58
2.9 Actualizando una tabla dinámica ............................................................................................. 58
2.9.1 Actualizar .............................................................................................................................. 58
2.9.2 Cambiar origen de datos ...................................................................................................... 59
2.10 Segmentación de datos ............................................................................................................. 59
2.11 Gráficas Dinámicas ................................................................................................................... 60
2.11.1 Herramientas del gráfico dinámico .................................................................................. 60
2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de gráfico ............................................................................... 60
2.11.3 Guardar como plantilla..................................................................................................... 61
2.11.4 Grupo Diseños de grafico ................................................................................................. 61
2.11.5 Estilos de diseño ............................................................................................................... 61
2.11.6 Mover gráfico ................................................................................................................... 61
2.11.7 Ficha Presentación ........................................................................................................... 61
2.12 Actualizando una gráfica dinámica........................................................................................... 63
2.12.1 Actualizar.......................................................................................................................... 63
2.12.2 Borrar ............................................................................................................................... 63
2.12.3 El complemento PowerPivot ............................................................................................ 63
2.13 Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico ............................ 67
2.14 Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar ................................................... 68

3 MANEJO DE DATOS ..................................................................................................................... 69

3.1 Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo ................................. 69
3.2 Consolidar datos por posición ................................................................................................... 69
3.3 Consolidar datos por categoría ................................................................................................. 71
3.4 Otras maneras de consolidar datos .......................................................................................... 72
3.5 Usar una fórmula para consolidar datos .................................................................................. 72
3.6 Análisis de hipótesis .................................................................................................................. 73
3.7 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes ......................................... 74
3.8 Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado ..................... 75
3.8.1 Preparar la hoja de cálculo ................................................................................................... 75
3.8.2 Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ..................................................... 76
3.9 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una fórmula ................... 77
3.10 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ....................................................... 78
3.11 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de
cálculo 78
3.11.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo ............................. 79
3.11.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML .................................................. 79
3.11.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) ..................................... 79
3.11.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ....................... 80

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3.12 Aplicar validación de datos a celdas ......................................................................................... 80

3.13 ¿Cuándo es útil la validación de datos? .................................................................................... 82
3.14 Mensajes de validación de datos .............................................................................................. 83
3.15 Manejar una alerta de validación de datos .............................................................................. 85
3.16 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable ........................................... 86
3.16.1 Mostrar un mensaje de entrada ...................................................................................... 87
3.16.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos ........................................................ 87
3.17 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites ...................................... 87
3.18 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites .................................... 88
3.19 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo ........................... 90
3.20 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo ............................ 91
3.21 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica ............................................ 92
3.22 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda ........................................................ 93
3.23 Usar una fórmula para calcular qué se permite ........................................................................ 94
3.24 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo.............................................................. 96
3.25 Crear un esquema de filas ......................................................................................................... 97
3.25.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen ....................................................... 97
3.26 Aplicar un esquema a los datos automáticamente ................................................................... 97
3.27 Aplicar un esquema a los datos manualmente ......................................................................... 98
3.28 Cómo aplicar un esquema al grupo externo ............................................................................. 98
3.29 Crear un esquema de columnas ................................................................................................ 99
3.30 Mostrar u ocultar datos de esquemas .................................................................................... 101
3.31 Personalizar un esquema con estilos ...................................................................................... 101
3.32 Copiar datos esquematizados ................................................................................................. 102
3.33 Ocultar o quitar un esquema .................................................................................................. 103
3.34 Quitar un esquema ................................................................................................................. 103
3.35 Crear un informe de resumen con un gráfico .......................................................................... 104

4 OBTENER DATOS EXTERNOS ...................................................................................................... 105

4.1 Importar datos ........................................................................................................................ 105
4.2 Texto en columnas .................................................................................................................. 108
4.3 Funcionalidad de tablas .......................................................................................................... 110
4.4 Creación de una tabla ............................................................................................................. 111
4.5 Agregar fila de total en una tabla ........................................................................................... 112
4.6 Convertir una tabla en rango .................................................................................................. 112
4.7 Subtotales ............................................................................................................................... 113

5 MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO .................................................................................... 115

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5.1 Crear o eliminar una macro .................................................................................................... 115

5.2 Grabar una macro ................................................................................................................... 115
5.3 Crear una macro mediante VBA .............................................................................................. 116
5.4 Copiar parte de una macro para crear otra ............................................................................ 117
5.5 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control .................................................................. 118
5.6 Eliminar una macro ................................................................................................................. 118
5.7 Ejecutar una macro ................................................................................................................. 118
5.8 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL
119
5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido
120
5.10 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones 120
5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico ........................................ 121
5.12 Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al abrirse un libro .................. 122
5.12.1 Crear una macro Auto_abrir .......................................................................................... 122
5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro........................................... 123
5.14 Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel ................................................... 124
5.15 Configuración de seguridad de macros y sus efectos .............................................................. 124
5.16 Cambiar la configuración de seguridad de las macros ........................................................... 125
5.17 Usar firmas digitales ............................................................................................................... 126
5.17.1 Obtener un certificado digital para firmar ..................................................................... 126
5.17.2 Crear su propio certificado digital para realizar firmas personales ............................... 126
5.18 Solucionar problemas.............................................................................................................. 127
5.18.1 No puedo cambiar la configuración de seguridad de macros ........................................ 127
5.18.2 ¿Qué ocurrió con la configuración de seguridad Muy alto, Alto, Medio y Bajo? ........... 127
5.19 Introducción a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de cálculo
128
5.20 ¿Qué es un formulario? ........................................................................................................... 128
5.21 Tipos de formularios de Excel.................................................................................................. 129
5.21.1 Formulario de datos ....................................................................................................... 129
5.21.2 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario .................................................. 130
5.22 Controles de formulario .......................................................................................................... 131
5.23 Resumen de controles de formulario ...................................................................................... 131
5.24 Controles ActiveX .................................................................................................................... 134
5.24.1 Resumen de controles ActiveX ....................................................................................... 135
5.25 Bases de datos ........................................................................................................................ 139
5.26 Filtros avanzados .................................................................................................................... 139
5.27 Objetos de herramientas de dibujo ......................................................................................... 141
5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo ................................. 141

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5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo ............................................................. 142

5.30 Formularios del usuario de VBA .............................................................................................. 142

6 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD ........................................................................................................ 144

6.1 Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro ....................................... 144
6.2 Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro ............. 144
6.3 Proteger elementos de la hoja de cálculo ............................................................................... 144
6.4 Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos ................................. 145
6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro ................................................................... 146
6.5.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo .......................................................................... 146
6.6 Proteger elementos del libro ................................................................................................... 149
6.7 Proteger elementos de un libro compartido ........................................................................... 150
6.8 Quitar la protección de una hoja de cálculo ........................................................................... 151
6.9 Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida ........................................... 152
6.10 Bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida ......................... 152
6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de cálculo protegida .. 155
6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones
159
6.13 Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 ................................................................................. 159
6.14 Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboración............................ 161
6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versión del libro ...... 161
6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos ............. 162
6.17 Guardar el libro en un servidor de administración de documentos ........................................ 163
6.18 Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas ................................... 164
6.18.1 Enviar libros por correo electrónico ............................................................................... 164
6.18.2 Enviar libros por fax........................................................................................................ 164
6.18.3 Imprimir libros ................................................................................................................ 164
6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel ................. 165
6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel....................................................................... 165
6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF
o XPS 166
6.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo ............................................................... 166
6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo ....................................... 167
6.22 Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia ....... 168
6.22.1 Distribuir libros y combinar los cambios de cada copia ................................................. 168
6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo .......................................... 169

7 OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES ........................................................................................ 171

7.1 Tipos de propiedades de documentos ..................................................................................... 171
7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo ......................................... 172

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7.3 Agregar o quitar complementos ............................................................................................. 173

7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel ............................................................................ 174
7.4.1 Agregar un complemento COM .......................................................................................... 176
7.4.2 Quitar un complemento COM ............................................................................................ 176
7.5 Agregar o quitar un complemento de automatización ........................................................... 177
7.6 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos ........................... 177
7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza ........................................................ 177
7.8 Quitar una ubicación de confianza ......................................................................................... 178
7.9 Modificar una ubicación de confianza .................................................................................... 178
7.10 ¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza? ............................................................... 178
7.11 ¿Qué ubicaciones de confianza son mejores? ......................................................................... 179
7.12 Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza ............................................. 179
7.13 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas ............................................................... 180
7.14 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que éstos no se muestren .... 181
7.15 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto ........................ 182
7.16 Mostrar un guión, #N/A o NOD en lugar del valor de error .................................................... 182
7.16.1 Detalles de la función ..................................................................................................... 183
7.17 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinámica ................................................ 183
7.18 Ocultar indicadores de error en las celdas .............................................................................. 183

8 VISUALIZACIÓN DE LA HOJA ...................................................................................................... 185

8.1 Vistas de la hoja ...................................................................................................................... 185
8.2 Trabajar con varios libros ........................................................................................................ 186
8.3 Dividir ventana ........................................................................................................................ 188
8.4 Inmovilizar paneles ................................................................................................................. 188
8.5 Comparar libros en paralelo.................................................................................................... 188
8.6 Vistas Personalizadas .............................................................................................................. 189
8.7 Uso compartido de archivos.................................................................................................... 190
8.8 Control de Cambios ................................................................................................................. 191
8.9 Aceptar o rechazar los cambios .............................................................................................. 193
8.10 Combinar libros compartidos .................................................................................................. 194

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1 FUNCIONES AVANZADAS

1.1 Funciones Matemáticas

 SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o más celdas
de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por
ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números,
desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la
siguiente fórmula:

Sintaxis:

SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])

La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los siguientes:

 rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios
especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices
o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen
en cuenta.
 criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina
las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().

Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los

símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el
criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias.

 rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya
especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel
agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas
a las que se aplica los criterios).

 No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el argumento

rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior
del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las
celdas que corresponden con el tamaño y la forma del argumento rango

Ejemplo:

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 Para alternar entre la visualización de los resultados y la visualización de las fórmulas

que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o, en el grupo
Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en el botón Mostrar
fórmulas.

A B C
1 Valor de propiedad Comisión Datos
2 100.000 7.000 250.000
3 200.000 14.000

4 300.000 21.000
400.000 28.000
5
Fórmula Descripción Resultado
6
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma las 63.000
comisiones de los
7
valores de
propiedad
superiores a
160.000

 SUMAR.SI.CONJUNTO Agrega las celdas de un que cumpla con varios

criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20
solo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que
cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores
que 10, puede usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10")

El orden de los argumentos es diferente entre las funciones

SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el
primer argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SUMAR.SI. Si está
copiando o editando estas funciones similares, asegúrese de poner los argumentos en el
orden correcto.

Sintaxis:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2;

criterios2]; ...)

La sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes :

 rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres,
rangos o que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto.

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 rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios

asociados.
 criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de
celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por
ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
 rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados.
Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

Ejemplo:

A B C
1 Cantidad vendida Producto Vendedor
2 5 Manzanas 1
3 4 Manzanas 2
4 15 Alcachofas 1
5 3 Alcachofas 2
6 22 Bananas 1
7 12 Bananas 2
8 10 Zanahorias 1
9 33 Zanahorias 2
10 Fórmula Descripción Resultado
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; Agrega la cantidad 20
B2:B9; "=A*"; C2:C9; 1) total de productos
vendidos que
11 comienzan con "A" y
fueron vendidos por el
vendedor 1.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; Agrega la cantidad
12 B2:B9; "<>Bananas"; C2:C9; 1) total de productos (sin
incluir bananas)
vendidos por el
vendedor 1.

1.2 Funciones de estadística

 CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis:

CONTAR.SI(rango;criterio)

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Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que

determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Ejemplo:

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

A B

1 Datos Datos

2 manzanas 32

3 naranjas 54

4 melocotones 75

5 manzanas 86

Fórmula Descripción (resultado)

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la

primera columna anterior (2)

 PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de

un rango que cumplen unos criterios determinados.
Sintaxis:

PROMEDIO.SI(rango; criterios; [rango_promedio])

La sintaxis de la función PROMEDIO.SI tiene los siguientes :

 Rango Obligatorio. Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan
números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
 Criterio Obligatorio. Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los
criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
 Rango_promedio Opcional. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular.
Si se omite, se utiliza un rango.

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Ejemplo:

SI RANGO ES Y RANGO_PROMEDIO ES LAS CELDAS REALES EVALUADAS SERÁN

A1:A5 B5:B15 B5:B15
A1:A5 B1:B3 B5:B15
A1:B4 C1:D4 C1:D4
A1:B4 C1:C2 C1:D4

La función PROMEDIO.SI mide la tendencia central, que es la ubicación del centro

de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes
de tendencia central son las siguientes:

 Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y

dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el
promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.
 Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los
números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores
menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
 Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por
ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia
central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas
pueden ser distintas.

Ejemplo:

A B
1 Valor de propiedad Comisión
2 100.000 7.000
3 200.000 14.000
4 300.000 21.000
5 400.000 28.000
6 Fórmula Descripción (resultado)
=PROMEDIO.SI(B2:B5;"<23000") Promedio de todas las
7 comisiones menores de 23.000
(14.000)
8 =PROMEDIO.SI(A2:A5;"<95000") Promedio de todos los valores
de propiedad menores de
9 95.000 (#¡DIV/0!)
=PROMEDIO.SI(A2:A5;">250000";B2:B5) Promedio de todas las
comisiones con un valor de
propiedad mayor que 250.000
(24.500)

12
 EXCEL 2010 AVANZADO

1.3 Funciones de búsqueda

 CONSULTAV Anteriormente CONSULTAV permite buscar la primera

columna de un de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda
de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados
contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados
se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente
ilustración.

Si conoce el número de
identificación del empleado,
puede usar la función
CONSULTAV para devolver el
departamento o el nombre de
dicho empleado. Para obtener el
nombre del empleado número
38, puede usar la fórmula =
CONSULTAV (38; A2:C10; 3;
FALSO). Esta fórmula busca el
valor 38 en la primera columna
del rango A2:C10 y, a
continuación, devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma
fila que el valor de búsqueda ("Juan Carlos Rivas").

La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los

valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos
que desea buscar.

Sintaxis:

CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas;

[ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes :

 valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla

o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor
que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de
error #N/A.
 matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar
una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de

13
 EXCEL 2010 AVANZADO

la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y
minúsculas del texto son equivalentes.
 indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna del argumento
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento
indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna
del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si el argumento indicador_columnas es:

 Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #¡VALOR!.

 Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el
valor de error #¡REF!.

 ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAV va a buscar una

coincidencia exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor
más alto inferior a valor_buscado.

Si ordenado se omite o es VERDADERO, los valores de la

primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un
criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que
CONSULTAV no devuelva el valor correcto.

Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera

columna de matriz_buscar_en.

 Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una coincidencia

exacta. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que
coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el primer valor encontrado.
Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Ejemplo:

En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades

atmosféricas los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura (los
valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmósfera).

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 EXCEL 2010 AVANZADO

A B C
1 Densidad Viscosidad Temperatura
2 0,457 3,55 500
3 0,525 3,25 400
4 0,606 2,93 300
5 0,675 2,75 250
6 0,746 2,57 200
7 0,835 2,38 150
8 0,946 2,17 100
9 1,09 1,95 50
10 1,29 1,71 0
11 Fórmula Descripción Resultado
=CONSULTAV(1;A2:C10;2) Usando una 2,17
coincidencia
aproximada,
busca el valor
1 en la
columna A,
12 busca el mayor
de los valores
que sea
inferior o igual
a 1 en la
columna A,
que es 0,946, y
después
devuelve el
13
valor de la
columna B en
la misma fila.
=CONSULTAV(1;A2:C10;3;VERDADERO) Usando una 100
coincidencia
14
aproximada,
busca el valor
1 en la
columna A,
busca el mayor
de los valores
que sea
inferior o igual
a 1 en la
columna A,
que es 0,946, y
después

15
 EXCEL 2010 AVANZADO

devuelve el
valor de la
columna C en
la misma fila.
=CONSULTAV(0,7;A2:C10;3;FALSO) Usando una #N/A
coincidencia
exacta, busca
el valor 0,7 en
la columna A.
Como en la
columna A no
hay ninguna
coincidencia
exacta,
devuelve un
error.

 CONSULTAH Antes CONSULTAH permite busca un valor en la fila

superior de una tabla o una de valores y, a continuación, devuelve un valor en
la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH
cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle
dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores
de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que
desee encontrar.

La H de CONSULTAH significa "Horizontal".

Sintaxis:

CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAH tiene los siguientes :

 Valor_buscado Obligatorio. El valor que se busca en la primera fila de la tabla.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
 Matriz_buscar_en Obligatorio. Una tabla de información en la que se buscan los
datos. Use una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto,
números o valores lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, CONSULTAH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no
es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

16
 EXCEL 2010 AVANZADO

Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener más
información, vea Ordenar datos en un rango o tabla.
 Indicador_filas Obligatorio. El número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera
fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH
devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas
en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡REF!.
 Ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá
el valor de error #N/A.

 Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor
que valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.
 Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los
caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y
el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un
signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Ejemplo:

A B C
1 Ejes Cojinetes Pernos
2 4 4 9
3 5 7 10
4 6 8 11
5 Fórmula Descripción (resultado)
=CONSULTAH("Ejes"; A1:C4; Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el
2; VERDADERO) valor de la fila 2 que está en la
6 misma columna (4)
=CONSULTAH("Cojinetes"; Busca Cojinetes en la fila 1 y
A1:C4; 3; FALSO) devuelve el valor de la fila 3 que
7 está en la misma columna (7)
=CONSULTAH("B"; A1:C4; 3; Busca B en la fila 1, y devuelve el
VERDADERO) valor de la fila 3 que está en la
misma columna. Debido a que B no
es una coincidencia exacta, se

17
 EXCEL 2010 AVANZADO

utiliza el siguiente valor menor que

8 B: Ejes. (5)

1.4 Funciones lógicas

 Función SI() Anidada Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Revise
el siguiente ejemplo.

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento

valor_si_falso de la primera instrucción SI.

De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda

instrucción SI.

Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se

devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la
segunda instrucción SI y así sucesivamente.

 Función Si, compuesta Cuando se requiere evaluar más de una condición, será
necesario auxiliarse de los operadores lógicos para completar la función.

Los operadores lógicos existentes son: “Y”, “O”.

Cuando se genera una función con varias condiciones utilizando el operador lógico “Y”
será Verdadera si y solo sí todos los criterios sean verdaderos; sin embargo cuando se
hace uso del operador “O” con que al menos un criterio sea correcto toda la función llega
a ser Verdadera.

Sintaxis:

=Si(Y(prueba_lógica1, prueba_lógica2, prueba_lógican),valor_si_verdadero,valor_si_falso)

18
 EXCEL 2010 AVANZADO

Ejemplo:

Suponga que desea verificar que empleados son aptos para un ascenso en su empresa
de acuerdo a los siguientes criterios:

Puntualidad debe ser >=90%

Productividad debe ser >= 90%

Disponibilidad debe ser >=95%

Aquellas personas que cumplan los 3 requisitos se les pondrá el Status “Apto” de lo
contrario “No apto”. La fórmula entonces quedaría de la siguiente manera:

=SI(Y(A2>=90%,B2>=90%,C2>=95%),"Apto para ascenso","No apto")

Y obtendríamos el siguiente resultado:

1.5 Solver

La búsqueda de objetivos es limitada, es por esto que para realizar tareas más complejas
se cuenta con la herramienta del Solver. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo
(mínimo o máximo) para una fórmula en
una celda, denominada la celda
objetivo, sujeta a restricciones o
limitaciones en los valores de otras
celdas de fórmula en una hoja de
cálculo. Solver trabaja con un grupo
de celdas llamadas celdas de
variables de decisión o simplemente
celdas de variables, que participan
en el cómputo de fórmulas en las
celdas objetivo y de restricción.
Solver ajusta los valores en las celdas
de variables de decisión para
cumplir con los límites en las celdas
de restricción y producir el resultado
deseado para la celda objetivo.

Para utilizar Solver seleccione la ficha Datos, en el grupo de Análisis encontrará el

comando Solver, aparece la siguiente caja de diálogo:

19
 EXCEL 2010 AVANZADO

1) Lo primero es definir la celda o celdas en la caja Establecer objetivo: cuyo valor se

desea maximizar, minimizar o fijar en un valor determinado. Esta celda se puede
seleccionar con un clic sobre la celda o escribiendo la referencia de la misma. Después
se especifica si el Valor del objetivo va a ser Maximizado, Minimizado o Valor de un valor
determinado.

2) En la caja Cambiando las celdas de variables se especifican las celdas cambiantes. Estas
celdas cambian hasta que se satisfagan las restricciones del problema y el Objetivo sea
alcanzado.

1.5.1 Restricciones

Sujeto a las restricciones, enumera las restricciones activas del problema. Una restricción
es una condición que la solución debe satisfacer, por ejemplo Ventas >= 0. Las
restricciones están listadas como una celda o como un rango de celdas que normalmente
contiene una fórmula dependiente de una o más celdas cambiantes y cuyo valor
debe caer dentro de ciertos límites, o satisfacer un objetivo. Inicialmente el problema
no contiene restricciones. Se pueden agregar restricciones dando clic sobre el botón
Agregar.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja se determina

la Referencia de celda
que se quiere restringir,
puede ser una sola celda
o un rango. También la
Restricción, que tiene dos
partes, la lista de
operadores que se pueden elegir: <=, =, >=, o “ent”. Si elige “ent” para indicar que la
variable debe ser un número entero, la palabra “entero” aparece en el cuadro de la
derecha. La segunda parte es la restricción en sí misma, que puede ser un número, una
referencia de celda, una referencia de rango o una fórmula. Si especifica un rango de
celdas, debe ser del mismo tamaño que el rango de celdas en el cuadro Referencia de la
celda.

Al presionar Agregar ya queda incluida la restricción para ser tomada en cuenta para la
solución del problema. Para regresar a la caja de diálogo de Parámetros de Solver se
debe presionar Cancelar.

Las restricciones también se pueden Cambiar con la misma mecánica o en dado caso
Eliminar.

20
 EXCEL 2010 AVANZADO

Con el botón Restablecer todo se borran las configuraciones actuales del problema de
Solver y restablece todas las opciones a las configuraciones predeterminadas.

1.5.2 Resolver

Al presionar Resolver se inicia el proceso de resolución del problema definido. Al terminar

el Solver muestra la siguiente caja de diálogo:

Aquí se muestran los resultados del último

cálculo utilizando los valores de las celdas
cambiantes que más se aproximan a la
solución deseada.

Cuando Solver termina el proceso de

resolución, muestra un mensaje de
conclusión en la parte superior del cuadro de diálogo Resultados de Solver, que puede
ser “Solver ha hallado una solución. Se han satisfecho todas las restricciones y
condiciones” o “Solver no ha encontrado una solución válida”.

Conservar solución de Solver acepta la solución que el Solver halló y coloca estos valores
en las celdas cambiantes. Restaurar valores originales restaura los valores originales en
las celdas cambiantes.

Guardar escenario permite guardar el problema para ser utilizado con el

Administrador de Escenarios de Excel 2010.

Informes crea el tipo de informe especificado. Cada informe se inserta en una hoja
distinta del libro de trabajo.

1.5.3 Responder
Muestra un informe de respuestas
como se muestra en la siguiente
imagen. Nótese que dicho informe
arroja los resultados que la función
Solver encontró si se cumplen las
condiciones o no, así como el
tiempo, iteraciones etc.

21
 EXCEL 2010 AVANZADO

1.5.4 Confidencialidad

Proporciona información sobre la

sensibilidad de una solución a pequeños
cambios en la fórmula del cuadro Celda
objetivo y en las restricciones. Para los
modelos no lineales, el informe
proporciona valores dobles (gradientes
reducidos y multiplicadores Lagrange).
Para los modelos lineales, el informe
incluye costos reducidos, precio sombra,
coeficiente objetivo (con aumento o
disminución permisible) y restricción lado
derecho.

1.5.5 Límites

Indica la celda nombrada en el cuadro

Celda objetivo y las celdas cambiantes con
sus respectivos valores, límites máximos y
mínimos y el valor objetivo. El límite
mínimo es el valor mínimo que puede
tolerar una celda cambiante manteniendo
fijas todas las otras celdas cambiantes y sin
dejar de satisfacer las restricciones. El
límite máximo es el valor máximo. El resultado
objetivo es el valor de la celda en el cuadro Celda objetivo cuando la celda cambiante
alcanza su límite mínimo o máximo.

Solver incluye un
nuevo
EvolutionarySolver,
basado en algoritmos
genéticos, que controla
los modelos con cualquier función de Excel, nuevas opciones de optimización global, una
programación lineal y métodos de optimización no lineal mejorados. Además, el
complemento Solver ahora está disponible en una versión de 64 bits.

22
 EXCEL 2010 AVANZADO

1.5.6 Opciones
Con el botón Opciones se muestra la siguiente caja de
diálogo:

Opciones, donde se pueden controlar las características

avanzadas del proceso de resolución y cargar o guardar las
especificaciones, tales como las selecciones y restricciones
de celda, para un problema en particular en la hoja de
cálculo.

En esta caja de diálogo pueden definirse parámetros para

problemas lineales y no lineales. Todas las opciones de
este cuadro de diálogo tienen una configuración
predeterminada que es adecuada para la mayoría de los
problemas.

Tiempo máximo (segundos) limita el tiempo que demora Solver en solucionar un

problema. El valor debe ser un número entero, el valor predeterminado de 100
(segundos) es adecuado para la mayoría de los problemas pequeños, pero se puede
especificar un valor de hasta 32767. Iteraciones limita el número de iteraciones que usará
el Solver en solucionar un problema restringiendo el número de cálculos internos. El valor
debe ser un número entero, el valor predeterminado de 100 es adecuado para la mayoría
de los problemas pequeños, pero se puede especificar un valor de hasta 32767.

Se puede controlar la Precisión de restricciones de las respuestas que Solver encuentra.

El número ingresado en el cuadro se utiliza para determinar si el valor de celda con
restricción satisface un objetivo, o un límite mínimo o máximo especificado. Este valor
debe ser una fracción entre (pero no incluyendo) 0 y 1, tiene un valor predeterminado
de 0.000001 e indica menor precisión si se ingresa con menos lugares decimales, por
ejemplo, 0.0001. Por lo general, cuanto mayor sea la precisión especificada (un número
más pequeño), más tiempo tardará Solver en dar con las soluciones. Si especifica un valor
tentativo que se aproxime a la solución, los métodos que el Solver utiliza pueden mejorar
la precisión más rápidamente.

Los problemas que involucran celdas cambiantes limitadas a valores de números enteros
pueden tardar mucho tiempo en resolverse debido a que requieren la solución de
muchos subproblemas, cada uno de los cuales es un problema sin restricciones de
números enteros. Se puede ajustar la cifra en el cuadro Optimalidad de entero (%), que
representa un porcentaje de error permitido en la solución óptima cuando una restricción
de enteros se utiliza en algún elemento del problema. Un nivel de tolerancia alto
(porcentaje de error permitido) tiende a acelerar el proceso de resolución. La
configuración del cuadro Optimalidad de entero (%) no funciona cuando no existen
restricciones de números enteros.

Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el número introducido
en el cuadro Convergencia para las últimas cinco iteraciones, Solver se detendrá. La
Convergencia se aplica únicamente a los problemas no lineales (Evolutionary) y debe

23
 EXCEL 2010 AVANZADO

indicarse mediante una fracción entre 0 (cero) y 1. Cuantos más decimales tenga el
número que se introduzca, menor será la Convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un
cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, más tiempo
se tardará en encontrar una solución.

Adoptar modelo lineal acelera el proceso de resolución, sólo se puede utilizar si todas
las relaciones en el modelo son lineales (GRG Nonlinear). Mostrar resultados de
iteraciones interrumpe Solver y muestra los resultados después de cada iteración. Usar
escala automática activa el uso de ésta, que es útil cuando los valores de entrada
(Cambiando la celda) y de salida (Celda objetivo y Restricciones) tienen gran
diferencia de magnitud.

Las opciones del cuadro Derivadas especifican diferenciaciones progresivas o centrales

para las estimaciones de derivadas parciales de las funciones de objetivo y restricción.

Las diferencias Centrales requieren la realización de más cálculos en la hoja pero pueden
ser útiles para problemas en los cuales se obtiene un mensaje indicando que Solver
no pudo mejorar la solución. Una diferencia entre estas dos opciones es el
comportamiento frente a las funciones cuyas representaciones gráficas no son uniformes
y continuas. Con estas funciones se debe utilizar la opción Centrales.

Las opciones del Solver, se pueden guardar con la opción Cargar/Guardar. Esta opción
muestra la siguiente caja de diálogo:

En esta caja de diálogo se especifica la referencia donde se desea guardar el modelo.

Elija esta opción sólo cuando desee guardar más de un modelo de Solver con la hoja de
cálculo. El primer modelo de Solver se guarda automáticamente con la hoja de cálculo.
Para utilizar un modelo está la opción Cargar modelo y de la misma forma que se guardó,
se indica la referencia.

1.6 Auditoria de fórmulas y corrección de errores

24
 EXCEL 2010 AVANZADO

En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores más comunes que un usuario
puede realizar al escribir una fórmula y se explica cómo corregir estos errores:

ASEGÚRESE DE… MÁS INFORMACIÓN

Iniciar cada función Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse
con el signo igual (=) como texto o como una fecha. Por ejemplo, si escribe
SUMA(A1:A10), Microsoft Excel mostrará la cadena de
texto SUMA(A1:A10) y no calculará la fórmula. Si escribe
2/11, Excel muestra una fecha como 2-nov o 02/11/09, en
lugar de dividir 2 entre 11.
Hace coincidir todos Asegúrese de que todos los pares de paréntesis coinciden
los paréntesis de en número. Cuando usa una función en una fórmula, es
apertura y de cierre importante que cada paréntesis esté en su posición
correcta para que la función funcione correctamente. Por
ejemplo, la fórmula =SI(B5<0),"No válido",B5*1.05) no
funcionará porque hay solo un paréntesis de apertura y dos
de cierre. La fórmula correcta debe tener este aspecto:
=SI(B5<0,"No válido",B5*1.05).
Usar dos puntos para Cuando hace referencia a un rango de celdas, use un signo
indicar un rango de dos puntos (: ) para separar la referencia a la primera
celda en el rango y la referencia a la última celda del rango.
Por ejemplo, A1:A5.
Escribir todos los Algunas funciones de hoja de cálculo necesitan , mientras
argumentos que otras (como PI) no los necesitan. De igual modo,
necesarios asegúrese de no haber introducido demasiados
argumentos. Por ejemplo, la función MAYUSC acepta solo
una cadena de texto como argumento.
Escribir el tipo Algunas funciones de la hoja de cálculo, como SUMA,
correcto de requieren argumentos numéricos. Otras funciones, como
argumentos REEMPLAZAR , requieren un valor de texto para, al menos,
uno de sus argumentos. Si usa el tipo incorrecto de datos
como un argumento, Excel puede devolver resultados
inesperados o mostrar un error.
Anidar como máximo Puede escribir o anidar no más de 64 niveles de funciones
64 funciones dentro de una función. Por ejemplo, la fórmula
=SI(RCUAD(PI())<2,"Menos que dos!","Más que dos!")
contiene tres funciones: la función PI está anidada dentro
de la función RCUAD, que a su vez está anidada dentro de
la función SI.
Escribir los nombres de Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras
otras hojas entre hojas de cálculo o libros y el nombre de la otra hoja de
comillas simples cálculo o libro contiene un carácter que no corresponde al
alfabeto, debe escribir su nombre entre comillas simples ('
).

25
 EXCEL 2010 AVANZADO

Colocar un signo de Por ejemplo, para obtener el valor de la celda D3 en una

exclamación (!) hoja de cálculo denominada Datos trimestrales en el mismo
después de un nombre libro, use esta fórmula: ='Datos trimestrales'!D3.
de hoja de cálculo al
hacer referencia a él en
una fórmula
Incluir la ruta de Asegúrese de que cada contenga un nombre de libro y la
acceso a los libros ruta de acceso al libro.
externos Una referencia a un libro incluye el nombre del libro y debe
incluirse entre corchetes ([]). La referencia también debe
contener el nombre de la hoja de cálculo del libro.
Por ejemplo, para incluir una referencia a las celdas A1 a A8
de la hoja de cálculo denominada Ventas del libro
Operaciones T2.xlsx (actualmente abierto en Excel), la
fórmula debe tener este aspecto: =[Operaciones
T2.xlsx]Ventas!A1:A8.
Si el libro al que desea hacer referencia no está abierto en
Excel, puede incluir una referencia a él en una fórmula
igualmente. Debe proporcionar la ruta de acceso completa
al archivo, como en el siguiente ejemplo: =FILAS('C:\Mis
documentos\[Operaciones T2.xlsx]Ventas'!A1:A8). Esta
fórmula devuelve el número de filas en el intervalo que
incluye las celdas A1 a A8 en el otro libro (8).
Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de
espacio, como sucede en el ejemplo anterior, debe escribir
la ruta de acceso entre comillas simples (al principio de la
ruta de acceso y después del nombre de la hoja de cálculo,
antes del signo de exclamación).
Escribir los números No dé formato a los números cuando los escriba en una
sin formato fórmula. Por ejemplo, si el valor que desea especificar es
1,000 $, escriba 1000 en la fórmula. Si escribe una coma
como parte de un número, Excel la interpreta como un
carácter separador. Si desea ver los números con
separadores de miles y millones, o con símbolo de moneda,
aplique el formato a la celda, después de escribirlos.
Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 y
escribe la fórmula =SUMA(3,100,A3), Excel suma los
números 3 y 100 y, a continuación, suma ese total al valor
de A3, en lugar de sumar 3100 a la celda A3. O bien, si
escribe la fórmula =ABS(-2,134), Excel muestra un error
porque la función ABS acepta un único argumento.
Evitar dividir por cero Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningún
valor puede generar un error # DIV/0!.

26
 EXCEL 2010 AVANZADO

1.7 Corregir problemas comunes en las fórmulas

Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en fórmulas. Estas reglas
actúan como un corrector ortográfico que comprueba si hay errores en los datos que
escribe en las celdas. Estas reglas no garantizan que su no contenga errores, pero
pueden facilitar la búsqueda de errores comunes. Puede activar o desactivar cualquiera
de estas reglas por separado.

Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un
corrector ortográfico) o en el momento en que ocurre el error en la hoja de cálculo a
medida que escribe los datos. De cualquier manera, aparecerá un triángulo en la esquina
superior derecha de la celda cuando se detecta un error.

Celda con un error de fórmula

Puede resolver un error mediante las opciones que Excel muestra, o puede pasar por alto
el error haciendo clic en Omitir error. Si omite un error en una celda determinada, el
error en esa celda no aparecerá en otras comprobaciones de errores. Sin embargo, puede
restablecer todos los errores anteriormente omitidos de modo tal que vuelvan a
aparecer.

1.7.1 Activar o desactivar reglas de revisión de errores

1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría
Fórmulas.
2. En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las
siguientes reglas:
 Las celdas contienen fórmulas que producen un error La fórmula no usa la sintaxis,
los argumentos o los tipos de datos esperados. Los valores de error son #¡DIV/0!,
#N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Cada uno de estos errores
tienen causas diferentes y se resuelven de distinta manera.

Si escribe un valor de error directamente en una celda, éste se

almacena como valor de error pero no estará marcado como error. Sin
embargo, si una fórmula de otra celda hace referencia a esa celda, la
fórmula devolverá el valor de error de esa celda.

 Fórmula de columna calculada incoherente en las tablas Una columna

calculada puede incluir fórmulas que son diferentes de la fórmula de columna que

27
 EXCEL 2010 AVANZADO

crea una excepción. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las
acciones siguientes:
Escribir datos que no son fórmulas en una celda de columna calculada.
Escribir una fórmula en una celda de columna calculada y, a continuación, hacer
clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
Escribir una nueva fórmula en una columna calculada que ya contiene una o varias
excepciones.
Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la fórmula de columna
calculada.

Si los datos copiados contienen una fórmula, esta fórmula

sobrescribe los datos en la columna calculada.

 Mover o eliminar una celda de otra área de hoja de cálculo a la que hace
referencia una de las filas de una columna calculada.

 Celdas que contienen años representados con 2 dígitos La celda contiene una
fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se usa en
fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 o
2031. Use esta regla para comprobar fechas de texto ambiguas.
 Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo La celda
contiene números guardados como texto. Esto suele ocurrir cuando se importan
datos de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar
resultados inesperados en la forma de ordenar; por ello es preferible convertirlos
a números.
 Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región La fórmula no coincide
con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas que
son adyacentes a otras fórmulas difieren solo en las referencias que se usan. En el
siguiente ejemplo de cuatro fórmulas adyacentes, Excel muestra un error junto a
la fórmula =SUMA(A10:F10) debido a que las fórmulas adyacentes incrementan
en una fila y la fórmula =SUMA(A10:F10) incrementa en 8 filas. Excel espera la
fórmula =SUMA(A3:F3).

A
1 Fórmulas
2 =SUMA(A1:F1)
3 =SUMA(A2:F2)
4 =SUMA(A10:F10
5 =SUMA(A4:F4)

 Si las referencias que se usan en una fórmula no son coherentes con las de las
fórmulas adyacentes, Excel muestra un error.
 Fórmulas que omiten celdas en una región Una fórmula puede no incluir
automáticamente referencias a los datos insertados entre el rango original de

28
 EXCEL 2010 AVANZADO

datos y la celda que contiene la fórmula. Esta regla compara la referencia en una
fórmula en el intervalo real de celdas que es adyacente a la celda que contiene la
fórmula. Si las celdas adyacentes contienen valores adicionales y no están en
blanco, Excel muestra un error junto a la fórmula.

Por ejemplo, Excel inserta un error junto a la fórmula =SUMA(A2:A4)

cuando se aplica esta regla, puesto que las celdas A5 A6 y A7 son
adyacentes a las celdas a las que se hace referencia en la fórmula y a la
celda que contiene la fórmula (A8), y dichas celdas contienen datos que
deberían haber sido referidos en la fórmula.

A
1 Factura
2 15.000
3 9.000
4 8.000
5 20.000
6 5.000
7 22.500
8 =SUMA(A2:A4)

 Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas La fórmula no está bloqueada

para protección, por ello, la configuración de la celda está determinada sin
protección. De manera predeterminada, las celdas están bloqueadas para
protección. Cuando una fórmula está protegida, no se puede modificar sin antes
desprotegerla. Asegúrese de que no desea que la celda esté protegida. La
protección de las celdas que contienen fórmulas impide que se modifiquen y
puede ayudar a evitar futuros errores.
 Fórmulas que se refieren a celdas vacías La fórmula contiene una referencia a
una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se
muestra en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea calcular el promedio de los números de la siguiente

columna de celdas. Si la tercera celda está en blanco, no se incluye en el
cálculo y el resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0, el resultado es
18,2.

A
1 Datos
2 24
3 12
4

29
 EXCEL 2010 AVANZADO

5 45
6 10
7 =PROMEDIO(A2:A6)

 Los datos incluidos en una tabla no son válidos Error de validación en una tabla.
Compruebe la configuración de validación de la celda haciendo clic en Validación
de datos en el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos.

1.8 Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno

Si previamente ha revisado si la hoja de cálculo contiene errores, los errores

omitidos no aparecerán hasta que se restablezcan los errores omitidos.

1. Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desea revisar.

2. Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla.
3. En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en el botón de
grupo Comprobación de errores.

El cuadro de diálogo Comprobación de errores se muestra cuando se

encuentran errores.

4. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo

lo siguiente:
1. Haga clic en Opciones.
2. En la sección Comprobación de errores, haga clic en Restablecer errores
omitidos.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Reanudar.

Al restablecer los errores omitidos se restablecerán todos los errores

en todas las hojas del libro activo.

5. Coloque el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la .

30
 EXCEL 2010 AVANZADO

6. Haga clic en uno de los botones de acción en la parte derecha del cuadro de diálogo.
Las acciones disponibles son diferentes para cada tipo de error.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las

revisiones subsiguientes.

7. Haga clic en Siguiente.

8. Continúe hasta finalizar la revisión de errores.

1.9 Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y

corregirlos directamente
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuación, elija la categoría Fórmulas.
3. En Comprobación de errores, asegúrese de que la casilla Habilitar comprobación
de errores en segundo plano está activada.
4. Para cambiar el color del triángulo que marca dónde se produce un error, en el cuadro
Indicar errores con el color, seleccione el color que desea. Haga clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
5. Para corregir un error en una hoja de cálculo, seleccione una celda que tenga un
triángulo en la esquina superior izquierda.

6. Junto a la celda, haga clic en el botón Comprobación de errores que aparece y, a

continuación, haga clic en la opción que desea. Los comandos disponibles varían para
cada tipo de error y la primera entrada describe el error.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones
subsiguientes.

7. Repita los dos pasos anteriores.

1.10 Corregir un valor de error

Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de

error, como #####, #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NÚM!, #¡REF! y #¡VALOR!.
Cada tipo de error tiene diversas causas y soluciones diferentes.

La siguiente tabla contiene vínculos a artículos que describen estos errores

detalladamente, así como una breve descripción para ayudarlo a comenzar.

31
 EXCEL 2010 AVANZADO

VÍNCULO A DESCRIPCIÓN
ARTÍCULO CON
INFORMACIÓN
DETALLADA
Corregir un error Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es
##### suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o
cuando una celda incluye valores negativos en la fecha o la hora.
Por ejemplo, una fórmula que resta a una fecha del pasado una
fecha del futuro, como =15/06/2008-01/07/2008. Esto genera
un valor negativo en la fecha.
Corregir un error Excel muestra este error cuando un número se divide por cero
#¡DIV/0! (0) o por una celda que no contiene ningún valor.
Corregir un error Excel muestra este error cuando un valor no está disponible para
#N/A una función o una fórmula.
Corregir un error Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una
#¿NOMBRE? fórmula. Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de una
función puede estar mal escrito.
Corregir un error Excel muestra este error cuando se especifica una intersección
#¡NULO! de dos áreas que no forman intersección (no se cruzan). El
operador de intersección es un carácter de espacio que separa
referencias en una fórmula.
Por ejemplo, las áreas A1:A2 y C3:C5 no forman intersección, de
modo que al escribir la fórmula =SUMA(A1:A2 C3:C5) se
devuelve el error #¡NULO!.

Corregir un error Excel muestra este error cuando una fórmula o función contiene
#¡NÚM! valores numéricos no válidos.
Corregir un error Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es
#¡REF! válida. Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que otras
fórmulas hacían referencia o se pegan celdas movidas sobre
otras a las cuales se hacía referencia en otras fórmulas.
Corregir un error Excel puede mostrar este error si la fórmula incluye celdas que
#¡VALOR! contienen tipos de datos diferentes. Si se habilita la
comprobación errores, la información en pantalla muestra el
mensaje "Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos
erróneo". Por lo general, para resolver este problema, se pueden
realizar pequeñas modificaciones en la fórmula.

32
 EXCEL 2010 AVANZADO

1.11 Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana

Inspección

Cuando las celdas no están visibles en una hoja de

cálculo, puede ver las celdas y sus en la ventana
Inspección. La ventana Inspección es útil para revisar,
controlar o confirmar el cálculo de fórmulas y los
resultados en hojas de cálculo grandes. Con el uso de la
ventana Inspección, no necesitará desplazarse
repetidamente ni ir a las distintas partes de su hoja de
cálculo.

Esta barra de herramientas se puede mover o como cualquier otra barra de herramientas.
Por ejemplo, puede acoplarla en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas
realiza un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre,
celda, valor y fórmula.

Sólo puede inspeccionar las celdas una vez.

1.11.1 Agregar celdas a la ventana Inspección

1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, en el
grupo Edición de la pestaña Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar, en Ir a
especial y, a continuación, en Fórmulas.

2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en Ventana

Inspección.

33
 EXCEL 2010 AVANZADO

3. Haga clic en Agregar inspección .

4. Haga clic en Agregar.
5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior, inferior,
izquierda o derecha de la ventana.
6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del encabezado de
la columna.
7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada.

Las celdas que tienen a otros libros solo se muestran en la barra de herramientas
ventana Inspección cuando el otro libro está abierto.

1.12 Quitar celdas de la ventana Inspección

1. Si la Ventana Inspección no se muestra, en el grupo Auditoría de fórmulas de la
pestaña Fórmulas, haga clic en Ventana Inspección.
2. Seleccione las celdas que desee quitar.

Para seleccionar varias celdas, presione CTRL y haga clic en las celdas.

3. Haga clic en Eliminar inspección .

1.13 Evaluar una fórmula anidada paso a paso

A veces resulta difícil comprender cómo se calcula el resultado final de una anidada
porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el
cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una fórmula
anidada evaluados en el orden en que la fórmula se calcula. Por ejemplo, la fórmula
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) es más fácil de comprender cuando
puede ver los siguientes resultados intermedios:

34
 EXCEL 2010 AVANZADO

PASOS QUE SE MUESTRAN EN EL CUADRO DE DESCRIPCIÓN

DIÁLOGO
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Se muestra inicialmente la fórmula
anidada. La función PROMEDIO y la
función SUMA están anidadas
dentro de la función SI.
=SI(40>50;SUMA(G2:G5);0) El rango de celdas F2:F5 contiene los
valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto,
el resultado de la función
PROMEDIO(F2:F5) es 40.
=SI(Falso;SUMA(G2:G5);0) Puesto que 40 no es mayor que 50,
la expresión en el primer argumento
de la función SI (el argumento de la
prueba lógica) es Falso.
0 La función SI devuelve el valor del
tercer argumento (el argumento
falso de valor de SI). La función
SUMA no se evalúa porque es el
segundo argumento de la función SI
(argumento verdadero de valor de
SI) y se devuelve sólo cuando la
expresión es Verdadera.
1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.
2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la opción
Evaluar fórmula.

3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de

la evaluación se muestra en cursiva.

Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en

Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación.
Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y fórmula anteriores.

El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia
la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a
una celda de un libro distinto.

35
 EXCEL 2010 AVANZADO

4. Continúe hasta que se hayan evaluado todas las partes de la fórmula.

5. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar.

Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

 Algunas partes de fórmulas que usan las funciones SI y ELEGIR no se evalúan. En estos
casos, se muestra #N/A en el cuadro Evaluación.
 Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluación.
 Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de
cálculo y puede provocar que el cuadro de diálogo Evaluar fórmula presente
resultados distintos de los que aparecen en la celda: ALEATORIO, ÁREAS, ÍNDICE,
DESPLAZAMIENTO, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY,
ALEATORIO ENTRE.

1.14 Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas

A veces, la comprobación de las para la precisión o para encontrar

el origen de un error puede dificultarse cuando la fórmula usa celdas
precedentes o dependientes:

 Celdas precedentes Celdas a las que se hace referencia mediante

una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene
la fórmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10.
 Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen
referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula = B5, la celda
D10 es dependiente de la celda B5.

Para facilitar la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos Seguimiento
de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma gráfica o seguir
paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con .

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones y, a continuación, elija la categoría Avanzadas.
3. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego
asegúrese de seleccionar Todos o Nada (ocultar objetos) en Para objetos, mostrar:.
4. Si las fórmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede
ir a una celda de un libro que no está abierto.
5. Realice uno de los procedimientos siguientes:
 Para rastrear las celdas que proporcionan datos a una fórmula (celdas precedentes),
realice lo siguiente:

36
 EXCEL 2010 AVANZADO

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula para la que desea buscar celdas
precedentes.
2. Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona directamente
datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes, en el grupo
Auditoría de fórmula de la pestaña Fórmulas .

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas
muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda
seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una
flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una
hoja de cálculo . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel
pueda rastrear estas dependencias.

3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la

celda activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .
4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por
la celda precedente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de
fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra
junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de precedentes . Para
quitar otro nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el
botón.

 Para rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda determinada

(dependientes), realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

2. Para mostrar una flecha de seguimiento para cada celda que es dependiente
de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña
Fórmulas, haga clic en Seguimiento de dependientes .

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas
muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda
seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una
flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una
hoja de cálculo . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel
pueda rastrear estas dependencias.

3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda

activa, haga clic nuevamente en Rastrear dependientes .
4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por
la celda dependiente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría
de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra
junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de dependientes .

37
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el

botón.
5. Para quitar todas las en la hoja de cálculo, en el grupo Auditoría de
fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en Quitar flechas .

 Para ver todas las relaciones en una hoja de cálculo, realice lo siguiente:

1. En una celda vacía, escriba = (signo igual).

2. Haga clic en el botón Seleccionar todo.

3. Seleccione la celda y en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña

Fórmulas, haga doble clic en Seguimiento de precedentes .

 Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Rastrear dependientes o en

Rastrear precedentes , Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los
niveles de la fórmula o se está intentando realizar un seguimiento de un elemento
que no se puede rastrear. Los siguientes elementos en las hojas de cálculo a los
que se puede hacer referencia mediante fórmulas no se pueden rastrear con las
herramientas de auditoría:

 Referencias a los cuadros de texto, o imágenes en las hojas de cálculo


 Referencias a con nombre
 Fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el
otro libro se cierra

 Para ver las celdas precedentes codificadas con colores de los argumentos en una
fórmula, seleccione una celda y presione F2.
 Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha.
Si la celda está en otra hoja de cálculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra
para mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que
desee en la lista Ir a.
 Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la fórmula a la que apuntan
las flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar
las flechas de seguimiento después de realizar cualquiera de estos cambios, debe

38
 EXCEL 2010 AVANZADO

volver a usar los comandos de auditoría en la hoja de cálculo. Para realizar un

seguimiento de las flechas de seguimiento originales, imprima la hoja de cálculo con
las flechas de seguimiento visibles antes de aplicar los cambios.

39
 EXCEL 2010 AVANZADO

2 TABLAS DINÁMICAS

2.1 Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla interactiva creada a
partir de un conjunto de datos de una hoja de cálculo en
la mayoría de los casos, que tiene la capacidad de
resumirlos utilizando un formato y un método de cálculo
determinado. El potencial de las tablas dinámicas es muy
grande y se puede utilizar de diferentes formas.

Para la creación de las tablas dinámicas, seleccione

la ficha de Insertar, en el grupo Tablas encontrará dos
opciones Insertar tabla dinámica y Tablas dinámicas,
donde podemos seleccionar entre crear una tabla
dinámica o un gráfico dinámico

Al utilizar el comando Insertar tabla dinámica, se desplegará la siguiente caja de dialogo:

En esta caja de dialogo se determinan los datos a partir de los cuales se va a crear la tabla
dinámica. Disponemos de dos opciones para seleccionar estos datos: Tabla o rango
(cualquiera de estas opciones se emplea seleccionando el rango en la hoja de cálculo,
del libro actual o cualquier otro libro) o bien utilizar una fuente de datos externa, es
decir se puede crear usando datos creados en una aplicación, un sistema de base de
datos o cualquier otra Fuente de datos externa a Excel. Esta opción inicia el MS
Query para permitir consultar la fuente de datos.

También se define dónde se desea colocar el informe de tabla dinámica, se dispone de

dos opciones: Nueva hoja de cálculo o en una Hoja de cálculo existente (la cual puede

40
 EXCEL 2010 AVANZADO

ser de un libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la
ubicación de la tabla dinámica, presione el botón Aceptar.

En la hoja de cálculo se mostrará el diseño de la tabla dinámica. En la parte derecha de

la pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, dentro de
este panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos
seleccionado previamente.

También se define dónde se desea colocar el informe de tabla dinámica, se dispone de

dos opciones: Nueva hoja de cálculo o en una Hoja de cálculo existente (la cual puede
ser de un libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la
ubicación de la tabla dinámica, presione el botón Aceptar.

En la hoja de cálculo se mostrará el diseño de la tabla dinámica. En la parte derecha de

la pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, dentro de
este panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos
seleccionado previamente.

2.2 Diseñando una tabla dinámica

Para diseñar una tabla dinámica se emplea la parte inferior

del panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica,
en ella se encuentran definidos distintos espacios:

Como se indica, pude seleccionar el campo de la lista y

arrastrarlo hasta el espacio donde se desea: Filtro de
informe (Campos de página), Rótulos de columna (Campos
de columna), Rótulos de fila (Campos de fila) y Valores
(Datos).

Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrástrelo a la nueva posición. Para

eliminarlo arrástrelo fuera del área.

41
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrástrelo a la nueva posición. Para

eliminarlo arrástrelo fuera del área.

Si desea diseñar la tabla dinámica directamente en la hoja de cálculo realice lo siguiente:

1) En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Opciones, grupo Tabla dinámica,

seleccione el comando Opciones.

2) Dentro de la caja de dialogo Opciones de tabla dinámica, separador Mostrar, active

la casilla de selección Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar los campos
en la cuadrícula).

3) En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, seleccione el campo. Con

un clic sostenido arrástrelo al área deseada (Campos de fila, Campos de columna,
Campos de página, Datos). Debe de existir por lo menos un campo de datos.

4) El resultado obtenido será el mismo que en la forma anterior.

2.3 Personalizar los campos

Todas las opciones de personalización de un campo de la tabla dinámica, se pueden
modificar aun cuando la tabla ya haya sido creada o terminada.

Para personalizar un campo, siga cualquiera de estas opciones:

Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo, del menú contextual
seleccione la opción Configuración de campos…

Seleccione el resumen, dentro de la tabla dinámica que desee personalizar. En la ficha

Herramientas de tabla dinámica – Opciones, grupo Campo activo, seleccione el comando
Configuración de campo.

En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, haga clic en el campo, del
menú seleccione la opción Configuración de campo de valor...

42
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cualquiera de las acciones anteriores,

abre la caja de diálogo configuración
de campos de datos

En esta caja de diálogo, dentro del

separador Resumir valores por se
definen las funciones de resumen usadas
para calcular los valores en el campo de
datos seleccionado. También puede
crear un cálculo personalizado o cambiar
el nombre del campo de datos (Nombre
personalizado).

En Nombre del origen se muestra el nombre del campo tal como aparece en los datos
fuente. Nombre personalizado muestra el nombre del campo de datos tal como
aparece en la tabla dinámica, para dar un nuevo nombre al campo, escriba sobre este.
Resumir campo de valor por son las posibles funciones que Excel 2010 puede usar para
resumir los valores en el campo de datos.

Formato de Número asigna un formato a los valores en el campo de datos utilizando

uno de los formatos numéricos incorporados o utiliza un formato personalizado que
usted crea, el formato que se aplica se mantiene aun cuando se mueven los datos a la
tabla dinámica.

43
 EXCEL 2010 AVANZADO

El separador de Mostrar valores como,

crea un cálculo personalizado para el
campo de datos.

Los cálculos personalizados comparan,

típicamente, un conjunto de datos con
otro conjunto de datos relacionados en
la tabla dinámica. El resultado puede
expresarse como una diferencia, un
porcentaje o algún otro tipo de función.

Mostrar valores como contiene una

lista de funciones disponibles para
cálculos personalizados. Algunas de las funciones se muestran a continuación:

Función Resultado

Diferencia de Muestra los datos como una diferencia entre un campo base y un
elemento base especificado.

% de Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje de un campo

base y un elemento base especificado.

% de la Muestra los datos en el área de datos utilizando el mismo método de la

Diferencia de función Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de
los
datos base.

Total en Muestra los datos de elementos sucesivos como un total

actual. Debe seleccionar el campo cuyos elementos se mostrarán
en un total actual.

% de la fila Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.

% de la col. Muestra los datos de cada columna como un porcentaje del total de la
columna.

% del total Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje del total
general de todos los datos en la tabla dinámica.

Índice Muestra los datos usando el siguiente algoritmo:

((valor en la celda) x (Total general)) / ((Total general de la fila) x (Total
general de la columna))

44
 EXCEL 2010 AVANZADO

Campo base muestra los campos que aparecen en la tabla dinámica. Después de
seleccionar uno de los cálculos personalizados, seleccione un campo base que sirva como
los datos base para el cálculo personalizado, si fuera necesario. De la misma forma el
Elemento base muestra los elementos dentro del campo base seleccionado. Después
de elegir un cálculo personalizado y un campo base, seleccione un elemento que
sirva de elemento base del cálculo personalizado, también si fuera necesario. Cuando
seleccione elementos para un
campo base, pueden incluirse
los elementos anteriores y
siguientes.

La opción (anterior) se utiliza

cuando se desea que cada
cálculo use el valor que precede
el elemento actual en el campo
base. La opción (siguiente) se
utiliza cuando desea que cada
cálculo use el valor que sigue del elemento actual en el campo base.

2.4 Filtros
Los datos filtrados sólo muestran el subconjunto de datos que cumplen los criterios
especificados y ocultan los datos que no se desea
mostrar.

En el informe de tabla o de gráfico dinámicos, haga

clic en la flecha del área de columnas (campo
de serie) o del área de filas (campo de categoría).

En la lista de valores de texto, active o desactive uno

o más valores de texto por los que filtrar. Si la lista
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte
superior y a continuación, seleccione los valores de
texto concretos por los que desea filtrar.

Para quitar todos los filtros, en la ficha Opciones, en

el grupo Acciones (informe de tabla dinámica), o en
la ficha Analizar, en el grupo Datos (informe de
gráfico dinámico), haga clic en Borrar y, a
continuación, en Borrar filtros.

Para quitar los filtros de un campo específico, haga clic en la flecha del rótulo de fila o
de columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <Nombre de campo>.

45
 EXCEL 2010 AVANZADO

2.5 Creación de fórmulas

Si las funciones de resumen y los cálculos
personalizados no proporcionan los
resultados que desea, puede crear sus
propias fórmulas en campos
calculados y elementos calculados.

Campo calculado. Utilice un campo

calculado si piensa utilizar los datos de
otro campo en la fórmula.

En la ficha Herramientas de tabla

dinámica - Opciones, en el grupo
Cálculos, haga clic en Campos,
Elementos y Conjuntos y a continuación,
haga clic en Campo calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. En el cuadro Fórmula, escriba

la fórmula para el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic
en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo.
Finalmente de un clic en el botón
de Aceptar.

Elemento calculado. Utilice un

elemento calculado si desea que
la fórmula emplee datos de uno
o más elementos específicos
dentro de un campo. Si los
elementos del campo están
agrupados, en la ficha
Herramientas de tabla
dinámica - Opciones, en el
grupo Agrupar, haga clic en
Desagrupar. Haga clic en el
campo donde desee agregar el elemento calculado.

En la ficha Herramientas de tabla dinámica

- Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a

continuación, haga clic en Elemento calculado.

46
 EXCEL 2010 AVANZADO

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro

Fórmula, escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de
la fórmula, haga clic en el elemento en la lista
Elementos y a continuación, en Insertar
elemento (el elemento debe ser del mismo
campo que el elemento calculado).

Orden de resolución. Presentará dentro de la

caja de dialogo el orden en que se resuelven
las distintas fórmulas de los campos y
elementos calculados. Es posible cambiar
el orden de resolución, empleando los
botones de Subir y bajar, con la
fórmula seleccionada. Otra opción es
eliminar la fórmula que se tiene
seleccionada.

Crear lista de fórmulas. Al

utilizar este comando
Microsoft Excel inserta
una hoja de cálculo más
donde genera el resumen
con las fórmulas que se
han creado.

Agrupar

Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Opciones,

dentro del grupo Agrupar.

Agrupar selección, es posible agrupar los elementos de un campo de forma

personalizada con el fin de aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar
y que no puede agrupar de otro modo.

Es posible agrupar elementos numéricos, de fecha y hora o elementos seleccionados.

47
 EXCEL 2010 AVANZADO

Agrupar elementos numéricos. Debe seleccionar el

campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar.
En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla
dinámica, utilice el comando Agrupar selección, mostrará
la siguiente caja de dialogo donde se deberá de establecer
en el cuadro Comenzar en, el primer elemento que desee
agrupar. En el cuadro Terminar en, el último elemento que
desee agrupar. En el cuadro Por, escriba un número que
represente el intervalo incluido en cada grupo.

Agrupar elementos de fecha y hora. Debe seleccionar el

campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar. En
la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica,
utilice el comando Agrupar selección, mostrará la siguiente
caja de dialogo donde se deberá de escribir la primera hora
o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la
última en el cuadro Terminar en.

En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo

para los grupos. Para agrupar los elementos por semanas,
haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días es
el único período de tiempo seleccionado y, después, haga
clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación, puede
hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes.

Agrupar elementos seleccionados. Seleccione los elementos del informe de tabla

dinámica que desea agrupar; haga clic en los elementos y arrástrelos o presione la tecla
CTRL o MAYÚS mientras hace clic en los elementos. En la ficha Opciones de las
Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar selección. En ese momento
se creará la agrupación correspondiente.

Desagrupar elementos. Para desagrupar seleccione los elementos que desea

desagrupar.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, en el grupo Agrupar, haga

clic en

Desagrupar.

En una selección de grupo, sólo se desagrupan los elementos seleccionados. En un

campo numérico o de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo.

Agrupar campos. Nos ayudará a crear las agrupaciones que requiramos en campos de
tipo numérico o de fecha y hora como se ha explicado anteriormente.

2.6 Ordenar
Estas opciones se encuentran en la ficha de
Herramientas de tabla dinámica – Opciones,
dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A),

números (de menor a mayor o de mayor a menor)
y fechas y horas (de más antiguos más recientes
y de más recientes a más antiguos).

Seleccione un campo de columna o de fila de un informe de tabla dinámica o de gráfico

dinámico o seleccione un rótulo de fila o columna de un informe de tabla dinámica.

El comando ordena en forma ascendente: texto de la A a la Z, números de menor al

mayor o fechas y horas de más antiguos a los más recientes.

El comando ordena en forma descendente: texto de la Z a la Z, número del mayor al

menor, fechas y horas de los más recientes a los más antiguos.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Si desea personalizar la operación de ordenación, en la ficha Opciones, en el

grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Ordenar.

En el cuadro de diálogo Ordenar <nombre

de campo>, seleccione el tipo de
ordenación que desea siguiendo uno de
estos procedimientos:

Para devolver a los elementos su orden

original, haga clic en Orden del origen de
datos. Esta opción sólo está disponible
para los datos de origen OLAP.

Para arrastrar y arreglar elementos del

modo que desee, haga clic en Manual.
Para seleccionar un campo para ordenar
en orden ascendente, seleccione
Ascendente (A a Z) y, a continuación, seleccione el campo en la lista desplegable.

Para seleccionar un campo para ordenar en orden descendente, seleccione Descendente

(A a Z) y, a continuación, seleccione el campo en la lista desplegable.

Para seguir personalizando la operación de ordenación, haga clic en Más opciones. En el

cuadro de diálogo Más opciones de ordenación, siga uno o varios de estos
procedimientos:

 Para habilitar o deshabilitar la operación de ordenación cada vez que el informe

de tabla dinámica se actualiza, dentro de la sección Autoordenar, active o
desactive la casilla de verificación Ordenar automáticamente cada vez que se
actualice el informe.
 Para ordenar según un criterio de ordenación definido por el usuario mediante
una lista personalizada, en la parte inferior de la sección Primer criterio de
ordenación, seleccione la lista personalizada en la lista desplegable. Esta opción
sólo está disponible si no se ha seleccionado la casilla de verificación de la parte
inferior de la sección Autoordenar.

Microsoft Office Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de

meses del año, y puede además crear sus propias listas.

2.7 Opciones de tabla dinámica

Las opciones de tabla dinámica, nos ofrecen diversos comandos para modificar,
actualizar o cambiar la disposición de los datos y el formato de presentación de la misma.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Todos los comandos que se revisaran a continuación se encuentran ubicados dentro de

la ficha Herramientas de tabla dinámica – Opciones.

2.7.1 Grupo Acciones

Comando Descripción
Borrar Con este comando podemos borrar toda la tabla dinámica, de
modo que podemos iniciar el diseño de una nueva tabla o gráfico
con el mismo origen de datos.

También nos da la posibilidad de borrar los filtros que se

hubieran aplicado a la tabla o gráfico dinámico.
Seleccionar Nos ofrece distintas opciones para seleccionar dentro de la
tabla dinámica, como pueden ser los valores, etiquetas, rótulo o
todo.

Mover tabla Abre la caja de dialogo siguiente, donde podemos cambiar la

dinámica ubicación de la tabla dinámica actual.

2.7.2 Grupo Mostrar

Comando Descripción
Lista de campo Muestra u oculta el panel de tareas de Lista de campos de tabla
dinámica.
Botones +/- Muestra u oculta los botones para Expandir o Contraer el campo

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Mostrar Muestra u oculta los encabezados de los campos de fila y columna

encabezados de de la tabla dinámica
campo

2.7.3 Grupo Tabla dinámica

Nombre de la tabla dinámica

Microsoft Excel asigna a cada tabla dinámica un nombre, por definición es Tabla dinámica
y un número consecutivo. Con este comando podemos cambiar este nombre y de esta
manera identificar el informe de una manera precisa.

2.7.4 Opciones
Este comando nos ayudará a cambiar distintas opciones de la tabla dinámica, en distintas
maneras, aun cuando la tabla se encuentre concluida.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Comando Descripción
Combinar y Active esta casilla de verificación para combinar celdas de
centrar elementos de columna y fila externos de manera que
celdas con pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente.
etiquetas.
Sangría de Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el
etiquetas de filas informe de tabla dinámica tiene un formato compacto,
en forma seleccione un nivel de sangría de 0 a 127.
compacta.
Mostrar campos Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar
en primero los campos del área del filtro del informe de arriba a
área de filtro de abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra
informe. columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para
mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de
izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes
de continuar con otra fila.
Para valores Active esta casilla de verificación y escriba el texto
erróneos, que desea que aparezca en la celda en lugar de un
mostrar. mensaje de error, como por ejemplo "No válido".
Para celdas Active esta casilla de verificación y a continuación, escriba
vacías, mostrar. un texto que desea que aparezca en la celda en lugar de la
celda en blanco, como por ejemplo, "Vacía"
Autoajustar Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas
anchos de de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto
columnas al o valor de número más extenso.
actualizar.
Mantener el Active esta casilla de verificación para guardar el formato y
formato el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se
de la celda al utilice cada vez que realice una operación.
actualizar.

2.7.5 Separador totales y filtros

Comando Descripción
Mostrar totales Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u

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 EXCEL 2010 AVANZADO

generales ocultar la
de las filas columna Total general situada junto a la última columna.
Mostrar totales Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u
generales ocultar la
de las columnas fila Total general situada en la parte inferior del informe de
la tabla dinámica.
Subtotales de Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o
elementos excluir
filtrados de elementos filtrados de informes en subtotales.
página
Permitir varios Active esta casilla de verificación para insertar todos los
filtros por valores,
campo incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando
Microsoft Office
Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para
incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcula los
subtotales y el total general.
Usar listas Active o desactive esta casilla de verificación para
personalizadas al habilitar o
ordenar deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel
ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará
el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos.

2.7.6 Separador Mostrar

En este separador podemos establecer qué es lo

que se desea mostrar o no, de las distintas
herramientas de la tabla dinámica, como pueden
ser: Mostrar botones para expandir y contraer,
Información contextual sobre herramientas, Títulos
de campo y filtrar listas desplegables, Diseño de
tabla dinámica clásica, Elementos sin datos en las
filas y las columnas, Etiquetas de los elementos.
Además de definir cómo se desea establecer el
orden, de A a Z ó según el origen de datos.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

2.7.7 Separador de impresión

Comando Descripción
Imprimir botones Active o desactive esta casilla de verificación para
para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer
expandir o contraer al imprimir un informe de tabla dinámica.
al mostrarlos en
una tabla dinámica
Repetir etiquetas de Active o desactive esta casilla de verificación para repetir
fila los rótulos del elemento actual del área de rótulos de
en cada página fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica
impresa impreso.
Imprimir títulos Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar
o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de
filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en
todas las páginas impresas de un informe de tabla
dinámica.

2.7.8 Separador Datos

Comando Descripción
Guardar datos de Active o desactive esta casilla de verificación para guardar
origen con el los datos del origen de datos externo con el libro.
archivo
Habilitar mostrar Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar
detalles la información detallada del origen de datos y a

55
 EXCEL 2010 AVANZADO

continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de

cálculo.
Actualizar al abrir Active o desactive esta casilla de verificación para
el actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene
archivo este informe de tabla dinámica.
Número de Para especificar el número de elementos de cada
elementos que se campo que se almacenarán temporalmente con el libro
van a recuperar en la caché, seleccione una de estas opciones:
por campo
 Automático. El número predeterminado de
elementos únicos para cada campo.
 Ninguno. Ningún elemento único para cada
campo.
 Máx. El número máximo de elementos únicos
para cada campo. Puede especificar hasta un
máximo de 1.048.576 elementos.

Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.

2.7.9 Grupo Campo activo

En este grupo encontraremos opciones para expandir o contraer todo el campo,
así como la Configuración del campo, tema que se explicó con anterioridad.

Comando Descripción
Gráfico Inserta una gráfica dinámica basada en los datos de la tabla
dinámico dinámica que
se tiene seleccionada.
Herramientas En caso de haber una fuente de datos de cubo de procesamiento
OLAP analítico
en línea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro
a través de una conexión de datos, que es un conjunto de
información que describe cómo localizar, iniciar una sesión y
tener acceso al origen de datos externo.
Análisis de Mediante el uso de herramientas de análisis de hipótesis, puede
hipótesis probar
con varios conjuntos de valores diferentes en una o más fórmulas
y así explorar los diversos resultados. Estas herramientas de
análisis se encontrarán disponibles, si el origen de datos de la
tabla dinámica es de cubo de procesamiento analítico en línea
(OLAP)

2.8 Estilo de tabla dinámica

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 EXCEL 2010 AVANZADO

El estilo de tabla dinámica incluye distintos elementos para la presentación del informe,
entre otros: subtotales y totales generares, distintos diseños de informe y una amplia
galería de estilos. Todos los comandos que se revisarán a continuación se encuentran en
la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Diseño.

2.8.1 Grupo Diseño

Comando Descripción
Subtotales Nos ofrece tres maneras de presentar los subtotales: En la parte
inferior
del grupo. En la parte superior del grupo. No mostrar subtotales
para los grupos.
Totales Nos ofrece tres opciones para los totales generales de la tabla
generales dinámica:
Desactivados para filas y columnas. Activados para filas y
columnas. Activado sólo para filas. Activado sólo para columnas.
Diseño de Cambia la forma de presentar el informe de tabla dinámica de
informe tres
formas:

Mostrar de forma compacta.- Se usa para evitar que los

datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y
minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los campos del
lado están en una columna y tienen aplicada sangría para mostrar la
relación de la columna anidada.

Mostrar en formulario esquemático.- Se usa para esquematizar los

datos al estilo clásico de tabla dinámica.

Mostrar en formulario tabular.- Se usa para ver todos los datos en un

formato de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de
cálculo con facilidad.
Filas en Podemos incluir o excluir dentro de la tabla dinámica, las filas en
blanco blanco que se encuentren en el origen de datos

57
 EXCEL 2010 AVANZADO

2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica

En este grupo se definirán las opciones
que servirán para el estilo de la tabla.
Podemos definir si deseamos destacar
los encabezados de fila o columna y si
aplicar un tono distinto de color a las
filas o a las columnas.

2.8.3 Estilos de tabla dinámica

Nos ofrece la galería de estilos que
podemos aplicar al informe de tabla
dinámica, basta con seleccionar
cualquiera de ellos. Si deseamos
cambiar el estilo, se selecciona
cualquier otro.

En esta opción también podremos

borrar el estilo que se ha aplicado o
guardar un estilo personalizado.

2.9 Actualizando una tabla dinámica

Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas
de tabla dinámica – Opciones, en el grupo Datos.

2.9.1 Actualizar
Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico
dinámico sufre alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para
que la tabla o gráfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

2.9.2 Cambiar origen de datos

Al utilizar este comando, podemos
cambiar el origen de los datos en
que se ha basado la tabla o gráfico
dinámico. Abrirá una caja de
dialogo similar a la empleada al
momento de crear la tabla o gráfico,
donde podemos seleccionar un
rango o tabla distinto o cambiar la
fuente de datos externa, según sea
el caso.

2.10 Segmentación de datos

Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar
rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se
aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver
cuáles son los filtros que se aplican a los datos, se muestra justo en la pantalla. Es posible
aplicar formato a la segmentación de datos para que coincida con el formato del libro y
usarla de nuevo fácilmente en otras tablas dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de
cubo.

Para crear una segmentación de datos, realice lo

siguiente:

1) Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla

dinámica para el cual desea crear una segmentación
de datos.

2) De esta forma, se mostrarán las Herramientas de

tabla dinámica y se agregarán las fichas Opciones y
Diseño.

3) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Opciones,

haga clic en Insertar Segmentación de datos.

4) En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de

datos, active la casilla de verificación de los campos de
la tabla dinámica para los cuales desea crear una
segmentación de datos.

5) Haga clic en Aceptar.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

2.11 Gráficas Dinámicas

Una vez terminada la

Tabla Dinámica se
puede dar paso a la
realización del gráfico
dinámico, esto se hace
por medio del comando
Gráfico dinámico del
grupo Herramientas de
la ficha Opciones de las
Herramientas de tabla
dinámica.

Un gráfico dinámico
también puede ser
creado por medio del
comando Gráfico dinámico, del grupo Tablas de la ficha Insertar, aun cuando se solicite
la creación de un gráfico dinámica, se creará la tabla dinámica correspondiente.

2.11.1 Herramientas del gráfico dinámico

Las herramientas de gráfica dinámica proporcionan los comandos necesarios para
modificar y personalizar el gráfico que se tenga seleccionado en el momento. A
continuación se revisan los comandos de la ficha Diseño.

2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de gráfico

Permite seleccionar otro tipo de gráfico distinto al establecido. También se dispone del
comando

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 EXCEL 2010 AVANZADO

2.11.3 Guardar como plantilla

Con el cual es posible guardar un estilo de gráfico de forma que pueda ser empleado en
un gráfico nuevo.

2.11.4 Grupo Diseños de grafico

Presenta la galería de diseños disponibles, que nos ayudaran a establecer el diseño que
deseamos aplicar al gráfico, incluye mostrar ejes, líneas de división, posición de
leyenda, títulos, tabla de valores, entre otros.

2.11.5 Estilos de diseño

Presenta la galería de estilos disponibles para aplicar al gráfico. Incluye distintas
combinaciones de colores para las series, los ejes y los distintos elementos del gráfico.

2.11.6 Mover gráfico

Este comando tiene la función de cambiar la ubicación del gráfico seleccionado, ya sea
en cualquier hoja de cálculo, inclusive en un libro distinto o colocarlo en una hoja de
gráfico nueva. La siguiente imagen muestra la caja de dialogo donde se establece la
posición del gráfico.

2.11.7 Ficha Presentación

En esta ficha se encuentran los comandos necesarios para personalizar los distintos
elementos del gráfico.

61
 EXCEL 2010 AVANZADO

Selecciona el elemento del gráfico que desea

personalizarse.

Abre la caja de dialogo con las opciones correspondientes

al elemento que se encuentra seleccionado.

Eliminar el formato que se haya establecido al

elemento seleccionado, para hacerlo coincidir con el estilo predeterminado.

Permite insertar formas, cuadros de texto e imágenes.

Presenta tres formas distintas de mostrar el título del gráfico: Ninguno, Encima
del gráfico o superpuesto.

Presenta distintas opciones para los rótulos de los distintos ejes, dependiendo
del tipo de gráfico que se tenga seleccionado.

Presenta distintas opciones para ubicar la leyenda

Presenta distintas opciones para las etiquetas de datos, estas

dependen del tipo de gráfico que se tenga seleccionado

Muestra u oculta las líneas de división, principales y secundarias.

Muestra u oculta el cuadro del gráfico.

Muestra u oculta el plano inferior del gráfico.

Abre la caja de dialogo con las opciones de giro 3D.

El comando de análisis agrega líneas de tendencia, líneas, barras ascendentes

o descendentes o barras de error.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Muestra u oculta la tabla de datos dentro del mismo espacio del

gráfico.

Presenta opciones para los distintos ejes, dependiendo del tipo de gráfico que
se tenga
Seleccionado.

Muestra el nombre del gráfico, donde es posible cambiarlo.

2.12 Actualizando una gráfica dinámica

Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas del

gráfico dinámico – Analizar, en el grupo Datos

2.12.1 Actualizar
Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico dinámico sufre
alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o gráfico se
modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

2.12.2 Borrar
Puede emplearse de dos maneras distintas, para borrar la gráfica dinámica que se tenga
seleccionada o para borrar los filtros aplicados al gráfico.

2.12.3 El complemento PowerPivot

Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de
Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel y trabajar con datos dentro de los libros de
Excel, donde puede explorar y realizar cálculos en los datos. Cuando se trabaja con datos,
el tiempo de respuesta es ligeramente más rápido, tanto si trabaja con cientos de filas
como con cientos de millones de filas.

Mediante PowerPivot para Excel, puede recopilar y combinar datos de varios orígenes

63
 EXCEL 2010 AVANZADO

con rapidez, incluidas bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y fuentes
de datos. Una vez que tiene los datos en Excel, puede explorarlos, calcularlos y
resumirlos de manera interactiva mediante tablas dinámicas, segmentación de datos y
otras características típicas de Excel.

64
 EXCEL 2010 AVANZADO

Realice los siguientes pasos para acceder a un

origen de datos y visualizar las tablas dentro de
la ventana de PowerPivot.

Puede conectar a diferentes orígenes de datos:

SQL

Server,
Access, Analysis Services.

Otros tipos de orígenes de datos son:

Oracle, Teradata, Sybase, Informix, IBM DB2,
Archivos de texto, hojas de cálculo de Excel.

Seleccione el origen de datos del cual desea

obtener las tablas. Dependiendo del origen
de datos que haya seleccionado, la caja de
dialogo muestra distintas opciones.

Presione el botón Siguiente para continuar

con los siguientes pasos del Asistente para
importación de tablas.

Seleccionar en lista de tablas y vistas para

elegir datos para importar.- Otra opción es
emplear el modo gráfico de PowerPivot,
mediante el cual seleccionaremos de una lista
de tablas y consultas (en su caso), disponibles
en el origen de datos. En este manual se revisará
el modo gráfico de PowerPivot

Escribir una consulta para especificar los datos que

de importarán.- Las consultas para obtener las
tablas que requiere, puede realizarlas por medio de
una secuencia de comandos, el cuál contendrá las
sentencias necesarias.

65
 EXCEL 2010 AVANZADO

Seleccione la opción que requiera y

presione el botón Siguiente.

Seleccione las tablas y consultas que requiere

para generar el resumen de tabla dinámica.

Basta con activar la casilla de verificación que se

localiza al lado izquierdo del nombre de cada
tabla o consulta, puede seleccionar todas las tablas
que requiera.

Una vez que ha seleccionado las tablas y consultas que desea importar, utilice
el botón Vista previa y Filtrar para quitar los campos que no se requieran de cada tabla
y si lo requiere filtrar los registros contenidos.

Presione el botón Aceptar.

Realice la misma operación para el resto de las

tablas que desea importar.
Presione el botón Finalizar en la caja del
Asistente para la importación de tablas.

Si ya hemos filtrado las tablas y consultas

seleccionadas, lo siguiente es esperar a que se
realice el proceso de importación.

De ser necesario, establezca las relaciones entre

las distintas tablas. Emplee el comando Crear
relación, del grupo Relaciones, en la ficha
Diseño, de la ventana de PowerPivot o visualice
las relaciones ya creadas de origen, con el
comando Administrar relaciones.

66
 EXCEL 2010 AVANZADO

Finalmente, cree el informe de tabla dinámica, empleando

cualquiera de las distintas opciones disponibles dentro del
comando PivotTable, de la ficha Página principal de la
ventana de PowerPivot.

2.13 Comparar un informe de tabla dinámica y un

informe de gráfico dinámico

Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el

diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está
determinada inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si se crea primero
el informe de gráfico dinámico, se determina el diseño del gráfico arrastrando campos
de la Lista de campos de tabla dinámica hasta áreas específicas de la .

Los siguientes informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la

relación entre los dos.

Un rótulo de fila corresponde a una categoría

Una etiqueta de columna corresponde a una serie de

datos

67
 EXCEL 2010 AVANZADO

2.14 Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar

Orientación de fila y columna A diferencia de un gráfico estándar, no se puede

modificar la orientación de filas y columnas de un informe de gráfico dinámico con el
cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Sin embargo, se pueden dinamizar las
etiquetas Fila y Columna del informe de tabla dinámica asociado y lograr el mismo efecto.

Tipos de gráfico Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de
gráfico, salvo un gráfico xy (dispersión), de cotizaciones y de burbuja.

Datos de origen Los gráficos normales están vinculados directamente a las celdas de la
hoja de cálculo. Los informes de gráficos dinámicos se basan en el origen de datos del .
A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar el rango de datos del gráfico
en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos de un informe de gráfico dinámico.

Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos de gráfico que agregue, el
diseño y el estilo, se guarda cuando se un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no
se guardan las , las , las u otros cambios realizados en los conjuntos de datos. Los gráficos
normales no pierden estos cambios de formato cuando se les aplican.

68
 EXCEL 2010 AVANZADO

3 MANEJO DE DATOS

3.1 Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo

Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de cálculo e informar de ellos,
puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo independiente en una hoja de cálculo
(u hoja de cálculo maestra). Las hojas de cálculo que se consolidan pueden estar en el
mismo libro como una hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en
una hoja de cálculo, puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o
puntual.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo
de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas
y promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la
organización.

Hay dos formas principales de consolidar datos:

 Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se
organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la misma
plantilla).
 Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen
se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna.
Por ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de
cada mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos
elementos o un número diferente de elementos.

Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaña Datos, grupo

Herramientas de datos). También puede consolidar los datos con una fórmula o un
informe de tabla dinámica.

3.2 Consolidar datos por posición

1. En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos
del siguiente modo:
 Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en
blanco.

69
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en
la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
 Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde
desea que aparezcan los datos consolidados.
3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la que desea que use Microsoft Excel para consolidar
los datos.
5. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga
clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar
el cuadro de diálogo Examinar.
6. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual,
haga lo siguiente:
1. En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los
datos de la hoja de cálculo.
2. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar,
seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo.
1. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.
2. Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones:

 Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente

cuando cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificación
Crear vínculos con los datos de origen.

Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo

que contiene los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla
de verificación, ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir
en la consolidación.

 Para configurar la consolidación de modo que pueda actualizarla manualmente

cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vínculos con
los datos de origen.

70
 EXCEL 2010 AVANZADO

3.3 Consolidar datos por categoría

1. En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos
del siguiente modo:
 Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en
blanco.
 Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en
la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
 Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde
desea que aparezcan los datos consolidados.
3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la que desea que use Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el
archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Examinar.
6. Si la hoja de cálculo está en el libro actual, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir
el cuadro de diálogo Consolidar - Referencia.
2. Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los
datos y haga clic en el botón a la derecha del cuadro.
1. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.
2. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos
siguientes:

 Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente

cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos
con los datos de origen.

71
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente

cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear
vínculos con los datos de origen.

3. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran
los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna
izquierda o ambas.

3.4 Otras maneras de consolidar datos

Además de consolidar datos por posición o por categoría, también puede hacerlo
mediante fórmulas o informes de tabla dinámica.

3.5 Usar una fórmula para consolidar datos

1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee
para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada
hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En
cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas
de cálculo

 Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por
cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de
cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la
celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo
siguiente:

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas
de cálculo

 Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de
nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas

72
 EXCEL 2010 AVANZADO

A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente
en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra:

Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una

consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los
datos de las hojas de cálculo independientes.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

Puede crear un para varios rangos de consolidación. Este método es similar a la

consolidación por categoría, pero ofrece más flexibilidad para reorganizar las categorías.

3.6 Análisis de hipótesis

Mediante el uso de herramientas de análisis de hipótesis en Microsoft Excel, puede

probar con varios conjuntos de valores diferentes en una o más fórmulas y así explorar
los diversos resultados.

Por ejemplo, puede ejecutar análisis de hipótesis para crear dos presupuestos donde en
cada uno de ellos se supone un cierto grado de ingresos. O bien, puede especificar un
resultado que desea que genere una fórmula y luego determinar qué conjuntos de
valores generarán dicho resultado. Excel proporciona varias herramientas diferentes para
ayudar a realizar el tipo de análisis que se ajuste a sus necesidades.

El análisis de hipótesis es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas
para ver cómo los cambios afectan al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo.

En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis de hipótesis: escenarios, tablas

de datos y búsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos
de valores de entrada y determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona
únicamente con una o dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para
estas variables. Un escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta
32 valores. La búsqueda de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las

73
 EXCEL 2010 AVANZADO

tablas de datos ya que toma un resultado y determina los valores de entrada posibles
que producen ese resultado.

Además de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarán a

realizar análisis de hipótesis, como el complemento Solver. El complemento Solver es
similar a la búsqueda de objetivo, pero puede adecuarse a más variables. También puede
crear previsiones mediante varios comandos y el controlador de relleno que están
integrados en Excel. Para modelos más avanzados, puede usar el complemento
Herramientas para análisis.

3.7 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes

Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma

automática en las celdas de una hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores en una hoja de cálculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver los diferentes resultados.

Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro
malo. Puede usar la característica Administrador de escenarios para crear dos escenarios
en la misma hoja de cálculo y luego cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe
especificar las celdas que cambian y los valores que va a usar para dicho escenario. Al
cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes
valores de las celdas cambiantes.

Escenario Peor opción

Celdas cambiantes

Celda de resultado

Escenario Mejor opción

Celdas cambiantes

Celda de resultado

Si varias personas tienen información específica en libros independientes que desea usar
en escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe
resumen del escenario que incluya la información de estos escenarios. Un informe de
escenario muestra toda la información del escenario en una tabla en una nueva hoja de
cálculo.

Informe Resumen de escenario

3.8 Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado

deseado

Si sabe el resultado que desea de una fórmula, pero no está seguro de cuáles son los
datos que requiere la fórmula para obtener dicho resultado, puede usar la función
Búsqueda de objetivo. Por ejemplo, suponga que tiene que pedir prestado dinero.
Conoce la cantidad de dinero que desea, el período en el cual devolverá el préstamo y
cuánto puede pagar cada mes. Puede usar la Búsqueda de objetivo para determinar qué
tipo de interés debe obtener para cumplir su objetivo de préstamo.

3.8.1 Preparar la hoja de cálculo

1. Abra una nueva hoja de cálculo en blanco.
2. Primero agregue algunas etiquetas en la primera columna para que sea más fácil leer
la hoja de cálculo.

1. En la celda A1, escriba Importe del préstamo.

2. En la celda A2, escriba Período en meses.
3. En la celda A3, escriba Tipo de interés.
4. En la celda A4, escriba Pago.

3. A continuación, agregue los valores que conoce.

1. En la celda B1, escriba 100.000. Éste es el importe del préstamo que desea.

75
 EXCEL 2010 AVANZADO

2. En la celda B2, escriba 180. Ésta es la cantidad de meses que desea para saldar el
préstamo.

Si bien sabe cuál es el importe del préstamo que desea, no lo

especifica como un valor porque el importe del pago es un resultado de la
fórmula. En su lugar, debe agregar la fórmula a la hoja de cálculo y
especificar el valor del pago más adelante al usar Buscar objetivo.

1. A continuación, agregue la fórmula para la cual tiene un objetivo. Para este ejemplo,
use la función PAGO:

 En la celda B4, escriba =PAGO(B3/12;B2;B1). Esta fórmula calcula el importe del

pago. En este ejemplo desea pagar €900 cada mes. No especifica ese importe aquí
ya que desea usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés y esta
característica requiere que se empiece con una fórmula.

La fórmula hace referencia a las celdas B1 y B2, que contienen los valores
especificados en los pasos anteriores. La fórmula también hace referencia
a la celda B3 que es el lugar que especificará para que Buscar objetivo
coloque el tipo de interés. La fórmula divide el valor de B3 por 12 porque
ha especificado un pago mensual y la función PAGO da por supuesto un
tipo de interés anual.

Como no hay ningún valor en la celda B3, Excel da por supuesto un tipo de
interés del 0% y, con los valores del ejemplo, devuelve un pago de 555,56
€. Puede ignorar ese valor por ahora.

Para obtener más información acerca de la función PAGO, vea la sección

Vea también.

3.8.2 Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis de
hipótesis y, a continuación, en Buscar objetivo.
2. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contiene la que
desea resolver. En el ejemplo es la celda B4.
3. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado de la fórmula que desee. En el
ejemplo es -900. Observe que este número es negativo porque representa un pago.

1. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contiene el

valor que desea ajustar. En el ejemplo es la celda B3.

Haga clic en Aceptar.

76
 EXCEL 2010 AVANZADO

Buscar objetivo se ejecuta y produce un resultado como el que se muestra en la

siguiente ilustración.

Por último, dé formato a la celda objetivo (B3) de manera que muestre el resultado
como un porcentaje.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la opción Porcentaje.

2. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimales para establecer la
cantidad de posiciones decimales.

3.9 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en
una fórmula

Si tiene una fórmula que usa una o dos variables, o varias fórmulas que usan una variable
común, puede usar una tabla de datos para ver todos los resultados en un solo lugar.
Con el uso de las tablas de datos podrá examinar más fácilmente una variedad de
posibilidades de un vistazo. Puesto que se centra en solo una o dos variables, los
resultados son fáciles de leer y compartir en formato tabular. Si se habilita un nuevo
cálculo automático para el libro, los datos de las tablas de datos se actualizarán
inmediatamente; por ello, siempre tendrá datos nuevos.

Una tabla de datos de una variable

77
 EXCEL 2010 AVANZADO

Una tabla de datos no puede acomodar más de dos variables. Si desea analizar más de
dos variables, puede usar los escenarios. Aunque su límite es de una o dos variables, una
tabla de datos puede usar tantos valores de variables diferentes como desee. Un
escenario puede tener un máximo de 32 valores diferentes, pero puede crear tantos
escenarios como desee.

3.10 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados

Si desea preparar previsiones, puede usar Excel para generar automáticamente futuros
valores que se basan en datos existentes, o para generar automáticamente valores
extrapolados con tendencia lineal o con cálculos de tendencias de crecimiento.

Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o
con una tendencia geométrica exponencial mediante el controlador de relleno o el
comando Serie. Para ampliar los datos complejos y no lineales, puede usar las funciones
de la hoja de cálculo o la herramienta de análisis de regresión en el complemento
Herramientas para análisis. Para obtener más información, siga los vínculos de la sección
Vea también.

Aunque la Búsqueda de objetivo puede alojar solo una variable, puede proyectar hacia
atrás para obtener más variables usando el complemento Solver. Con Solver, puede
encontrar un valor óptimo para la fórmula en una celda, llamada celda objetivo, en una
hoja de cálculo.

Solver trabaja con un grupo de celdas que están relacionadas con la fórmula en la celda
objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes especificadas, denominadas
celdas de variables, para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda de
destino. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podrá usar Solver en el
modelo; asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican
la fórmula de la celda objetivo.

3.11 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir

de datos de la hoja de cálculo

Si desea crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de un

rango de celdas de una hoja de cálculo, puede usar la versión 1.1 del complemento de
herramientas XML de Excel 2003 para mejorar las características XML existentes en
Microsoft Excel 2010.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

3.11.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo

1. Para descargar el complemento, haga clic en este vínculo, Complemento de
herramientas XML de Excel 2003 y, a continuación, siga las instrucciones en la página
de descarga.
2. Inicie Excel.
3. Haga clic en la pestaña Archivo.
4. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos.
5. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en
Ir.
6. En el cuadro de diálogo Complementos, haga clic en Examinar, busque el archivo
XmlTools.xla, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta del

disco duro:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.

7. Compruebe que la casilla de verificación XmlTools esté seleccionada en la lista

Complementos disponibles y, a continuación, haga clic en Aceptar para cargar el
complemento.
8. Para comprobar que el complemento está activo, en la ficha Complementos, en la
categoría Comandos del menú asegúrese de que aparezca el comando del menú
XML Tools.

3.11.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML

1. Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de
esquema XML. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas
(denominados también datos sin formato).
2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú , haga clic en la flecha
que aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic en Convert a Range to
an XML List.
3. Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia
absoluta en el cuadro de texto.
4. En Use first row as column names, seleccione No si la primera fila contiene datos o
Yes si la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

3.11.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml)

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y luego haga clic en la categoría Personalizar cinta.

79
 EXCEL 2010 AVANZADO

3. En Fichas principales, active la casilla de verificación Programador y luego haga

clic en Aceptar.
2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Exportar.

3. En el cuadro de diálogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo,

escriba un nombre para el archivo de datos XML.
4. Haga clic en Exportar.

3.11.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd)

1. Seleccione cualquier celda de una tabla de Excel asignada.
2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú, haga clic en la flecha
que aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic en Create XSD files for
the XML Schema at the active cell.

Excel copia el esquema XML y lo pega en el Bloc de notas.

3. En el Bloc de Notas, haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar

como.
4. Escriba un nombre de archivo y un tipo de archivo, por ejemplo ProdOrders.xsd y, a
continuación, haga clic en Guardar.

3.12 Aplicar validación de datos a celdas

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios
pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de
datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o
asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las

diferentes técnicas de validación de datos existentes. No analiza la protección de celdas
que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de
cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de

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 EXCEL 2010 AVANZADO

datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo
prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar
qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la
celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje

y escriben datos no válidos en la celda, como un
número de dos o de cinco dígitos, puede
mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría

usar la validación de datos para calcular el valor
máximo permitido en una celda según un valor
que se encuentra en otra parte del libro. En el
siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000
dólares en la celda E7, lo cual supera el límite
máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7

también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo

Herramientas de datos.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

3.13 ¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que
los datos que se escriban en él sean
exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo

siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos

predefinidos de una lista Por ejemplo,
puede limitar los tipos de departamentos
a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista
de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo,
puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en
una celda específica.

82
 EXCEL 2010 AVANZADO

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días
siguientes.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora
en que abre el restaurante y cinco horas después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido
en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud
específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de
nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la
validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones
de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben
un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

3.14 Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en
una celda depende de cómo se haya configurado la
validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de
entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los
mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los
usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe
especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece
cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje
y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o
presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario
escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Se usa para

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda.
Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o
Cancelar.
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic
en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en
Cancelar para quitarla.
Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de
error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no
hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las
macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.)
especifica datos no válidos en la celda.

Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No
obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen
datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel
que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los
datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida,
el círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a

continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo
Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha
Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en
Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de
datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha
Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene
la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo
que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está
diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios
escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan
celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen
celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación
Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría
Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando
Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, vea Proteger
los elementos de un libro u hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las

celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para
desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en
Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático.

Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas
no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos
hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la
que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada
calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

3.15 Manejar una alerta de validación de datos

Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo (hoja de cálculo:
documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta
de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre
en un libro.), se muestra un mensaje de error de validación de datos. Este mensaje de
error significa que el propietario del libro aplicó la validación de datos (validación de
datos: función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos
que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios
a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas.) a la celda para
impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error
para indicarle que los datos que escribió no son válidos.

Solo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada.
Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto
con el propietario del libro.

85
 EXCEL 2010 AVANZADO

Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja
de cálculo esté protegida con una contraseña que no conoce. Si es posible, puede
ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a desproteger la hoja
de cálculo. También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación,
quitar la validación de datos.

3.16 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede
agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de
SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o
convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos en este momento. El comando Validación de datos
no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda.
Para terminar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados
por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma
predeterminada).

Por ejemplo:

Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí,
No.

Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba

Baja, Media, Alta.

86
 EXCEL 2010 AVANZADO

También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas
ubicadas en otra parte del libro.

Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

3.16.1 Mostrar un mensaje de entrada

Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la

celda está activada.

Rellene el título y el texto del mensaje.

Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen
datos no válidos.

3.16.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos

Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que la casilla de verificación
Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos esté activada.

Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccione Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no

válidos, seleccione Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la
configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como
espera.

3.17 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no

se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para
finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir
los límites superior e inferior, seleccione entre.

Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir
una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de
hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la
fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.18 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

Seleccione las celdas que desea validar.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir
los límites superior e inferior, seleccione entre.

Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir
una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del
sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos
y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.

Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione

Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro
Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y a
continuación muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la
celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Número de la ficha Inicio.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

89
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.19 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de

tiempo
Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir
las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.

Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la
fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y
escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.

90
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.20 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de

tiempo
Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir
horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.

Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva una hora.

91
 EXCEL 2010 AVANZADO

Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en
la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de abierto,
seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Hora de inicio y a
continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalización.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.21 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica

Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir
un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.

92
 EXCEL 2010 AVANZADO

Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo
(C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más
10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba
=SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.22 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

93
 EXCEL 2010 AVANZADO

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.

En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que
desee usar para especificar qué se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará
el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para
Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.23 Usar una fórmula para calcular qué se permite

Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint.
Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la
tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no

está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para
dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.
Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los
vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

94
 EXCEL 2010 AVANZADO

En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para
las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

Para asegurarse de que Escriba esta fórmula

La celda para la cuenta del =Y(D1=0;D2<40000)
picnic (B1) solo se puede
actualizar si no se
presupuesta nada para la
cuenta discrecional (D1) y el
presupuesto total (D2) es
menor que los 40.000 dólares
asignados.
La celda que contiene una =ESTEXTO(B2)
descripción de producto (B2)
sólo contiene texto.
Para la celda que contiene un =Y(E1<=800;E2<=97000)
presupuesto de publicidad
proyectado (B3), el subtotal
para subcontratistas y
servicios (E1) debe ser menor
que o igual a 800 dólares y el
importe del presupuesto total
(E2) debe ser menor que o
igual a 97.000 dólares.
La celda que contiene una =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
antigüedad de empleado (B4)
es siempre mayor que el
número de años completos de
empleo (F1) más 18 (la
antigüedad mínima de
empleo).
Todos los datos del rango de =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
celdas A1:A20 contienenDebe escribir la fórmula en la validación de datos
valores únicos. para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas
A2 a A20 de manera que la validación de datos para
cada celda del rango tenga una fórmula similar,
pero el segundo argumento para la función
CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.
La celda que contiene un =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)
nombre de código de
producto (B5) comienza
siempre con el prefijo
estándar de ID- y tiene al
menos 10 caracteres de
longitud.

95
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó
anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de

error como se indicó anteriormente.

3.24 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de
hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un
número superior de , muestra del nivel externo anterior, representado por un número
inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o
columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede
crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de
columnas o un esquema de filas y columnas.

Para mostrar filas para un

nivel, haga clic en los
símbolos de esquema
adecuados.

El nivel 1 contiene las

ventas totales de todas las
filas de detalle.

El nivel 2 contiene las

ventas totales para cada mes
en cada región.
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por
regiones geográficas y meses con varias filas de El nivel 3 contiene las filas
resumen y detalles. de detalle (sólo las filas de
detalle 11 a 13 están
actualmente visibles).

Para expandir o contraer

datos en el esquema, haga
clic en los símbolos de
esquema y .

96
 EXCEL 2010 AVANZADO

3.25 Crear un esquema de filas

Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene
un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene
filas ni columnas en blanco.

 Seleccione una celda del rango.

Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha
columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z
o en Ordenar de Z a A.

 Inserte las filas de resumen.

Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan
fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal

Use el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o

encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para
obtener más información, vea el artículo sobre cómo insertar subtotales en una lista de
datos de una hoja de cálculo.

 Insertar sus propias filas de resumen

Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o
posterior a cada grupo de filas de detalle.

Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de

detalle.

3.25.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Para especificar una fila de resumen encima de la fila de

detalles, desactive la casilla de verificación Filas resumen
debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen
debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación
Filas resumen debajo del detalle.

Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los

procedimientos siguientes:

3.26 Aplicar un esquema a los datos automáticamente

En caso necesario, seleccione una celda del rango.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a

continuación, haga clic en Autoesquema.

97
 EXCEL 2010 AVANZADO

3.27 Aplicar un esquema a los datos manualmente

Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los
datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.

Aplique un esquema al grupo externo.

3.28 Cómo aplicar un esquema al grupo externo

Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.

En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10
contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para
agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

A B C
1 Región Mes Ventas
2 Este Marzo 9.647 $
3 Este Marzo 4.101 $
4 Este Marzo 7.115 $
5 Este Marzo 2.957 $
6 Este Total de marzo 23.820 $
7 Este Abril 4.257 $
8 Este Abril 1.829 $
9 Este Abril 6.550 $
10 Este Total de abril 12.636 $
11 Total del este 36.456 $

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado

Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que
contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6,
seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10,
seleccione las filas 7 a 9.

A B C
1 Región Mes Ventas
2 Este Marzo 9.647 $
3 Este Marzo 4.101 $
4 Este Marzo 7.115 $

98
 EXCEL 2010 AVANZADO

5 Este Marzo 2.957 $

6 Este Total de marzo 23.820 $
7 Este Abril 4.257 $
8 Este Abril 1.829 $
9 Este Abril 6.550 $
10 Este Total de abril 12.636 $
11 Total del este 36.456 $
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.

Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la

pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

3.29 Crear un esquema de columnas

Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un
rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene
filas ni columnas en blanco.

Seleccione una celda del rango.

Ordene las filas que forman los grupos.

Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a

la izquierda de cada grupo de columnas de detalle.

Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda

de las columnas de detalle.

Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles,

desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para
especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la
casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.

Haga clic en Aceptar.

Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:

Aplicar un esquema a los datos automáticamente

En caso necesario, seleccione una celda del rango.

99
 EXCEL 2010 AVANZADO

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a

continuación, haga clic en Autoesquema.

Aplicar un esquema a los datos manualmente

Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los

datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

Aplique un esquema al grupo externo.

Cómo aplicar un esquema al grupo externo

Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.

En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y

la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los
totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione
las columnas B a I.

A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado

Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna
que contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna
resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una
fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

100
 EXCEL 2010 AVANZADO

Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los
niveles que desee en el esquema.

Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de

la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en
el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las

columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las
letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la
pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic
en Mostrar columnas.

3.30 Mostrar u ocultar datos de esquemas

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones,
haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de
esquema si se aplica un esquema.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo

Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.

Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado

En los símbolos de esquema , haga clic en el número del nivel que desee. Los datos
de detalle de los niveles inferiores se ocultan.

Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los
restantes haciendo clic en .

Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema

Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos
de esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .

Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .

3.31 Personalizar un esquema con estilos

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación
de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra
y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de

101
 EXCEL 2010 AVANZADO

formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con
respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2.
Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las
filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos
estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el
aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o
después de crearlo.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente

Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Haga clic en Aplicar estilos.

Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección

incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que
puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del
rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos
esquematizados.

3.32 Copiar datos esquematizados

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones,
haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de
esquema si se aplica un esquema.

Utilice los símbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no
desee copiar.

Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

Seleccione el rango de filas de resumen.

En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación,

en Ir a.

102
 EXCEL 2010 AVANZADO

Haga clic en Ir a Especial.

Haga clic en Sólo celdas visibles.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

3.33 Ocultar o quitar un esquema

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones,
haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de
esquema si se aplica un esquema.

Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema
.

Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a

continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo
y desactive la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un
esquema.

3.34 Quitar un esquema

Haga clic en la hoja de cálculo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar
y, a continuación, en Borrar esquema.

Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles
a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando
Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación,
haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las

columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por
los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas.
En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a
continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

103
 EXCEL 2010 AVANZADO

3.35 Crear un informe de resumen con un gráfico

Aplicar un esquema a los datos.

Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo
los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

Representar en un gráfico el informe de resumen

Seleccione los datos de resumen que desea representar.

Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales
generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.

Cree el gráfico.

Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al
del siguiente ejemplo.

Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico

también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

104
 EXCEL 2010 AVANZADO

4 OBTENER DATOS EXTERNOS

4.1 Importar datos

Microsoft Excel 2010 cuenta con una serie de herramientas que facilitan importar datos
de diversas fuentes.

Para importar datos basta con utilizar los comandos del grupo Obtener datos externos
de la ficha Datos.

Excel 2010 cuenta con la facilidad de obtener datos externos de diferentes fuentes,
ya sea importando datos, de consultas en el Web o consultando Bases de Datos. En lo
referente a bases de datos las fuentes de las cuales podemos obtener información,
pueden ser desde MS Access Database, web, hasta XML, entre otras.

Utilice este comando para importar datos de una base de datos de Microsoft
Access. Al dar clic en el comando abrirá una caja de dialogo similar a Abrir, para poder
seleccionar el archivo.

105
 EXCEL 2010 AVANZADO

Utilice este comando para importar datos desde una página WEB. Abrirá la caja
de dialogo de Nueva consulta Web, donde deberá de escribir la dirección de la página
web que desea importar.

Para importar la información se seleccionan las tablas dando clic sobre el icono. Al
hacerlo cambia de color indicando que ha sido seleccionada esa tabla. Al dar clic sobre
<Importar>la información seleccionada se importa a la hoja de cálculo.

Si desea importar datos desde un archivo de texto, este es el comando que debe
de utilizar, al dar clic en él, mostrará la caja de dialogo similar a Abrir, para poder
seleccionar el archivo desde el cual se desea realizar la importación de los datos. Una vez
seleccionado el archivo, se mostrará la siguiente caja de dialogo, donde se muestran los
datos contenidos en el archivo de texto.

106
 EXCEL 2010 AVANZADO

La caja del Asistente para importar archivos de texto, tiene la opción Comenzar a
importar en la fila que sólo va a tomar el archivo original a partir de la fila que se
especifica. El rango que se ha de convertir puede tener cualquier cantidad de filas de
alto, pero sólo una columna de ancho. Origen del archivo determina el tipo de archivo
de texto del que se está importando. Los pasos subsecuentes se describen en el siguiente
tema.

Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar

datos de los siguientes orígenes de datos:

 Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)

 Microsoft Office Excel
 Oracle
 SQL Server
 Datos XML

También pueden utilizarse

controladores ODBC o controladores
de origen de datos de otros fabricantes
para recuperar información de orígenes
de datos que no figuran en esta lista,
incluidos otros tipos de bases de datos OLAP.

Puede utilizar el Asistente para la conexión de datos para conectar con un origen de
datos externos que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de
datos, en la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes
y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos.

107
 EXCEL 2010 AVANZADO

La ventaja principal de
conectarse con datos externos
consiste en que puede analizar
periódicamente estos datos en
Microsoft Office Excel sin tener que
copiar repetidamente los datos. Tras
conectarse con los datos externos,
también puede actualizar
automáticamente los libros de Excel
desde el origen de datos original
siempre que el origen de datos se
actualice con información nueva.

En la caja de dialogo de Conexiones

existentes, se muestran las conexiones disponibles, nos es posible agregar más
conexiones.

4.2 Texto en columnas

Si en el Paso 1 se eligió De ancho fijo, la caja de diálogo muestra la colocación sugerida
para las separaciones de las columnas. En
esta muestra es posible volver a ajustarlas
arrastrando con un clic sostenido las líneas
de separación.

Si en el Paso 1 se elige Delimitado

aparecerá la siguiente caja de diálogo:

108
 EXCEL 2010 AVANZADO

Con estas opciones se pueden cambiar los caracteres considerados como Separadores.
Es posible seleccionar más de un separador (Tabulación, Punto y coma, Coma o Espacio)
y/o escribir un separador personalizado en Otro.

Con la opción Considerar separadores consecutivos como uno solo dos separadores sin
contenido alguno entre ellos serán interpretados como una sola separación de columna.
Por ejemplo, si esa opción es seleccionada y el separador especificado es una coma(,),
"Jiménez,,Tomás" tendrá dos columnas, una con "Jiménez" y la otra con "Tomás". Si la
misma opción es desactivada, significa que "Jiménez,,Tomás" tendrá tres columnas:
"Jiménez", una columna en blanco y "Tomás."

En algunos datos se utilizan comillas sencillas o dobles para indicar que todos los
caracteres entre comillas deben ser tratados como texto, incluso los caracteres que
normalmente serían tratados como separadores. Las comillas que se vayan a utilizar se
determinan en Calificador de texto. Por ejemplo, si selecciona la coma como separador
y las comillas dobles como calificadores de texto, el ejemplo siguiente tendrá dos
columnas. Si selecciona "{ninguno}" como calificador de texto, los datos en el ejemplo
siguiente tendrán tres columnas.

Jiménez,"Gerente, Ventas" Jiménez

Gerente, Ventas

Jiménez Gerente Ventas

En el siguiente paso es posible cambiar la forma en que el Asistente interpreta los datos
de cada columna. Para seleccionar una columna basta con dar un clic sobre la columna
deseada para que se sombree.

En Formato de los datos en columnas es posible seleccionar General, Texto o Fecha.

La opción No importar columna (saltar) impide que los datos de la columna
seleccionada sean incluidos en la hoja de cálculo.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

Dando clic en el botón de Avanzadas

nos aparece la siguiente pantalla.

Es aquí donde podemos definir

un formato para aquellas columnas
que serán de tipo numéricos, tales
como el Separador decimal y el
Separador de miles; con el botón de
Restablecer los separadores
regresan a la configuración
establecida en la Configuración
Regional del Panel de Control.

Los datos convertidos comienzan en la columna que está convirtiendo y luego

llena las celdas ubicadas a la derecha. Si utiliza la opción Texto en columnas, es posible
introducir una referencia en una parte diferente de la hoja, en el lugar donde desea
colocar los datos convertidos.

Si está importando un archivo Excel 2010 automáticamente nos crea un nuevo libro, de
una sola hoja, que recibe el nombre del archivo que se está importando.

4.3 Funcionalidad de tablas

Excel 2010 permite crear tablas en las hojas de cálculo para agrupar datos relacionados
y actuar sobre ellos. Puede crear una tabla a partir de datos existentes o crear una tabla
en un rango vacío. Al especificar un rango como una tabla, puede administrar y analizar
fácilmente los datos, con independencia de los datos externos a la tabla. Además, puede
compartir la información contenida en una tabla con otras personas mediante
integración con Microsoft Windows SharePoint Services.

Las tablas tienen las siguientes características:

110
 EXCEL 2010 AVANZADO

A: Cada tabla de la columna tiene habilitado el Filtro de manera predeterminada

en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

B: Puede agregar una fila Total a la tabla. Si hace clic en una celda de la fila Total podrá
elegir una de las funciones agregadas de la tabla desplegable.

C: Puede modificar el tamaño de la tabla arrastrando el controlador de tamaño de la

esquina inferior derecha del borde de la tabla.

4.4 Creación de una tabla

Para crear una tabla se siguen los pasos a
continuación descritos:

1) Selecciones el rango de datos que

desea convertir en una tabla.

2) En la ficha Insertar, grupo Tablas, elija

el comando Tabla.

También puede seleccionar el rango de celdas

que desea especificar como una tabla en el
cuadro de diálogo Crear tabla.

Si los datos seleccionados tienen

encabezados, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados y haga clic en
Aceptar.

3) Cuando la tabla es creada de adiciona una banda de opciones más Herramientas

de tabla –

Diseño con las funcionalidades más comunes para tablas.

111
 EXCEL 2010 AVANZADO

4.5 Agregar fila de total en una tabla

En la ficha Herramientas de tabla – Diseño,
grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione
la casilla de verificación Fila de totales. Esta fila
siempre se insertará debajo de la última fila,
por lo que al agregar más datos a la tabla los
totales se actualizarán automáticamente.

Otra forma de hacerlo es utilizando Fila de

totales del comando Tabla del menú
contextual.

Una vez que se ha agregado la fila total, es

posible seleccionar el tipo de función que
deseamos utilizar, la cual puede ser: Suma, Promedio, Cuenta, Max, Min, Desvest, Var.,
en cualquiera de las columnas integrantes de la tabla.

4.6 Convertir una tabla en rango

Puede quitar la funcionalidad de tablas a una tabla de la hoja de cálculo; para ello,
convierta la tabla en un rango estándar de Excel.

112
 EXCEL 2010 AVANZADO

La manera de hacerlo es la siguiente: en el comando Convertir en rango del grupo

Herramientas de la ficha Herramientas de tabla – Diseño.

Excel confirmará esta acción por medio de un mensaje, en el cual se selecciona

el botón de Si.

Si la tabla está vinculada a una tabla de SharePoint, se quitará el vínculo y no se

reflejarán los cambios pendientes en la tabla de SharePoint.

4.7 Subtotales
Este comando se utiliza cuando se trabaja
con listas y sirve para realizar precisamente
lo que su nombre indica: añadir líneas de
subtotal a cada grupo de datos de acuerdo
a una operación indicada, por ejemplo:
generar la suma de todos los valores
numéricos incluidos en cada grupo de filas
de una lista.

El comando Subtotales permite también

generar otros cálculos complementarios a
cada nivel del grupo. Por ejemplo: se puede
usar el comando Subtotales para calcular el
promedio de los valores de una columna
para cada grupo de filas.

El comando Subtotales también crea totales

generales, es decir, aplica la función que se
indique, al total de la lista, así como a
subgrupos dentro de la lista.

El primer paso para la creación de subtotales es la ordenación de la lista. Es necesario

que se ordene una columna que muestre varias categorías diferentes de datos, para esto
es necesario tener bien organizada la información de la lista y posteriormente realice los
siguientes pasos:

113
 EXCEL 2010 AVANZADO

1. Una vez ordenados los datos accese a la ficha ‘Datos’ y diríjase al grupo
‘Esquema’. De clic en el comando “Subtotal”.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada cambio en: muestra cada una de las columnas de la tabla disponibles.
Se debe seleccionar aquella columna sobre la cual se desee conocer el subtotal.
Entonces se aplicará un subtotal para cada cambio de datos en esa columna.

Hay que tener cuidado al seleccionar la columna, ya que por ejemplo, si se selecciona la
columna de fecha produciría demasiados subtotales.

Se ofrecen 11 funciones que están diseñadas para trabajar con listas como Suma, Cuenta,
Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvestp, Var, Varp.

El cuadro de lista Agregar subtotal a muestra todas las columnas de la lista en donde se
puede aplicar la función seleccionada. Es importante verificar el tipo de datos que maneja
la columna donde se va a agregar el subtotal. Se pueden agregar subtotales a varias
columnas al mismo tiempo.

Al activar la casilla Reemplazar subtotales actuales se borrarán los subtotales generados

anteriores y se crearán nuevos subtotales.

Si se selecciona Salto de página entre grupos se generan saltos de página que permiten
imprimir los subtotales de cada categoría en hojas separadas.

Resumen debajo de los datos muestra el total general debajo de la hoja. De otra forma si
no se selecciona esta opción sale el total general al inicio de la hoja.

Quitar todos: Borra todos los subtotales existentes en la lista si se hace clic en este
botón.

2. Seleccione los datos requeridos y presione el botón <Aceptar>

114
 EXCEL 2010 AVANZADO

5 MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO

5.1 Crear o eliminar una macro

Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una en Microsoft Excel.
También puede crear una macro mediante el en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro
en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un
botón de la barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla
haciendo clic en ese objeto. Si ya no usa una macro, puede eliminarla.

5.2 Grabar una macro

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se
incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de
opciones.
3. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo
Código, haga clic en Seguridad de
macros.

2. En Configuración de macros, haga

clic en Habilitar todas las macros
(no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
3. Para asignar una combinación de con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla
de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee
usar.

115
 EXCEL 2010 AVANZADO

4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel,

seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros
personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso
de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows
Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el
libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la
carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si
desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal
en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma
que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

5. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
7. Realice las acciones que desee grabar.

8. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .

5.3 Crear una macro mediante VBA

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de
opciones.
3. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

116
 EXCEL 2010 AVANZADO

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no

recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic.
2. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.
3. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea
utilizar.
4. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.
5. En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a
Microsoft Excel cuando termine de escribir la macro.

5.4 Copiar parte de una macro para crear otra

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a
continuación, haga clic en
Personalizar cinta de opciones.
3. En la categoría Personalizar cinta, en
la lista Fichas principales, active la
casilla Programador y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no

recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
1. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.
2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee
copiar.
4. Haga clic en Modificar.
5. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro
que desee copiar.
6. En el menú Edición, elija Copiar.

117
 EXCEL 2010 AVANZADO

7. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que

desea colocar el código.
8. En el menú Edición, elija Pegar.

5.5 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control
al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar
macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

5.6 Eliminar una macro

1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.
2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en.
Por ejemplo, haga clic en Este libro.
4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee
eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.

5.7 Ejecutar una macro

Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Una macro es una
acción o un conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las macros se graban
en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones. Para ejecutar una
macro, se hace clic en el comando Macros de la cinta de opciones (ficha Programador,
grupo Código). En función de cómo se haya asignado la ejecución de una macro, para
ejecutar la macro también se podrá usar un de combinación con la tecla CTRL, o se
podrá hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo
personalizado de la cinta de opciones, o en una área de un objeto, gráfico o control.
Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro.

1. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de

macros.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

2. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de macros, haga

clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

1. Abra el libro que contiene la macro.

2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.

4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

 Para ejecutar una macro desde un módulo de , haga clic en Editar y, en el menú
Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm , o presiones F5.

5.8 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de

método abreviado con CTRL
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una
combinación de teclas con CTRL.

119
 EXCEL 2010 AVANZADO

3. Haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la macro.

5. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra minúscula o

mayúscula que desee usar.
6. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.
7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuación, en Cancelar para
cerrar el cuadro de diálogo Macro.

5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de

herramientas de acceso rápido

Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido para que ejecute una
macro, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y haga clic en Barra de herramientas
de acceso rápido.
2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
3. En la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar.
4. Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que
la agregó y haga clic en Modificar.
5. En Símbolo, haga clic en la imagen de botón que desea.
6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botón,
escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.
7. Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas
de acceso rápido.
8. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón de la macro que
acaba de agregar.

5.10 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de

la cinta de opciones

Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones en Excel 2010,

puede crear un grupo personalizado que aparezca en una ficha de la cinta de opciones
y, a continuación, asignar una macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede
agregar un grupo personalizado denominado "Mis macros" a la ficha Programador, y
agregar una macro (que aparece como un botón) al nuevo grupo.

120
 EXCEL 2010 AVANZADO

5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico

Puede crear una zona activa en un gráfico donde los usuarios pueden hacer clic para
ejecutar una macro.

1. En la hoja de cálculo, inserte un objeto gráfico, como una imagen, una imagen
prediseñada, una forma o un gráfico SmartArt.
2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestaña Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y, a
continuación, dibuje dicha forma en el objeto existente.

3. Haga clic con el botón secundario en la zona activa que ha creado y, a continuación,
elija Asignar Macro.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, haga doble clic en la macro o escriba
el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
 Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, haga clic en
Grabar, escriba un nombre para la macro en el cuadro de diálogo Grabar macro y
haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. Cuando termine de grabarla,
haga clic en Detener grabación en la ficha Programador del grupo Código.

 Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el

cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.

5. Haga clic en Aceptar.

6. En la hoja de cálculo, seleccione la zona activa. Se mostrarán las herramientas de
Dibujo y se agregará una ficha Formato.
7. En el grupo Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha junto a
Relleno de forma y elija Sin relleno.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

8. Haga clic en la flecha situada junto a Contorno de forma y, a continuación, haga clic
en Sin contorno.

5.12 Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al abrirse

un libro

Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutará cada
vez que se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente
una macro al abrir un libro es escribir un procedimiento de VBA en el evento Open del
libro usando el . El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su código
de macro cada vez que se abre el libro.

5.12.1 Crear una macro Auto_abrir

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.
2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales, active la casilla
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga

clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
1. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro.
2. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.

122
 EXCEL 2010 AVANZADO

4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

Si desea que la macro esté disponible siempre que use Excel,

seleccione Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros
personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si aún
no existe, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, este libro se guarda
en la carpeta C:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Si no lo encuentra aquí, es
posible que se haya guardado en la subcarpeta Roaming, en lugar de en Local.
En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and
Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los
libros almacenados en la carpeta XLStart se abren automáticamente al iniciar
Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros
personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de
forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

5. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.

6. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación

.

5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro

El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro.

1. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente

todas las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

123
 EXCEL 2010 AVANZADO

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga

clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
1. Guarde y cierre todos los libros abiertos.
2. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro.
3. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.
4. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botón secundario en el objeto
ThisWorkbook y, a continuación, haga clic en Ver código.
5. En la lista Objeto situada encima de la ventana Código, seleccione Libro.

De esta manera se crea un procedimiento vacío para el evento Open, como el

siguiente:

Private Sub Workbook_Open()

End Sub
6. Agregue al procedimiento las líneas de código siguientes:
Private Sub Workbook_Open()
MsgBox Date
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
End Sub
7. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).
8. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento
Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje.
9. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje.

Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado

de ejecutar el procedimiento Private Sub Workbook_Open.

5.14 Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel

En Microsoft Excel, se puede cambiar la configuración de seguridad de las macros para

especificar qué macros se ejecutarán, y en qué circunstancias, al abrir un libro. Por
ejemplo, se puede permitir la ejecución de macros si están firmadas digitalmente por un
desarrollador de confianza (una persona que escribe código de programación).

5.15 Configuración de seguridad de macros y sus efectos

En la siguiente lista se resumen las distintas configuraciones de seguridad de las macros.

En todas las configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con
Microsoft Office 2010 y si el libro contiene macros, se examina el libro para detectar virus
conocidos antes de abrirlo.

124
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los documentos y todas las alertas
de seguridad relacionadas con las macros. Si hay documentos que contienen macros
sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una
ubicación de confianza. Los documentos que se encuentran en ubicaciones de
confianza pueden ejecutarse sin que los compruebe el sistema de seguridad del Centro
de confianza.
 Deshabilitar todas las macros con notificación Ésta es la configuración
predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea
recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir
cuándo habilitar las macros en cada caso.
 Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta
configuración es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con
notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un
editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de
confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las
macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificación.
 Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
potencialmente peligroso) Haga clic en esta opción para permitir la ejecución de
todas las macros. No se recomienda usar esta opción, ya que con esta configuración
el equipo es vulnerable a código posiblemente malintencionado.
 Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente
de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código escrito
para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación el
entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se
trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de forma
predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin autorización
generen código de "replicación automática" que pueda dañar los sistemas del usuario
final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener acceso al modelo de
objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute el código debe
conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la casilla.

5.16 Cambiar la configuración de seguridad de las macros

La configuración de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza a

menos que un administrador del sistema de la organización haya cambiado la
configuración predeterminada para impedir que se modifique la configuración.

125
 EXCEL 2010 AVANZADO

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de macros, haga clic en

la opción que desee. Para obtener información detallada acerca de esta configuración,
vea la sección Configuración de seguridad de macros y sus efectos, incluida antes en
este artículo.
3. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y, a continuación, en la
categoría Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuración del centro de confianza y después en la categoría
Configuración de macros.

5.17 Usar firmas digitales

Microsoft Office 2010 usa la tecnología Authenticode de Microsoft para permitir a los
creadores de macros un archivo o un . El certificado usado para crear esta firma confirma
que la macro o el documento proceden del firmante y la firma certifica que la macro o el
documento no se han alterado posteriormente.

Después de instalar su , puede firmar archivos y proyectos de macro.

5.17.1 Obtener un certificado digital para firmar

Puede obtener un certificado digital de una comercial o del administrador de seguridad

o de un profesional de TI de su organización.

5.17.2 Crear su propio certificado digital para realizar firmas personales

También puede crear su propio certificado para emitir firmas digitales usando la
herramienta Selfcert.exe.

126
 EXCEL 2010 AVANZADO

5.18 Solucionar problemas

5.18.1 No puedo cambiar la configuración de seguridad de macros

Es posible que algunos usuarios no puedan cambiar la configuración del Centro de

confianza debido a directivas de seguridad de grupo en sus organizaciones. En estos
casos, deben ponerse en contacto con el administrador de TI de su organización.

5.18.2 ¿Qué ocurrió con la configuración de seguridad Muy alto, Alto, Medio y
Bajo?

El modelo de seguridad de Microsoft Office ha sufrido cambios importantes en las

últimas versiones. En la siguiente lista se compara la configuración de seguridad de
macros de Excel 2003 con la configuración de seguridad de macros de Excel 2010:

CONFIGURACIÓN EQUIVALENTE EN INFORMACIÓN ADICIONAL

DE EXCEL 2003 EXCEL 2010
Muy alto Deshabilitar todas En Excel 2003, las macros de VBA solo se
las macros sin pueden ejecutar si se selecciona la
notificación opción Confiar en todas las plantillas y
complementos instalados (en Excel
2003, la ficha Editores de confianza en
el cuadro de diálogo Seguridad) y las
macros (firmadas o no) se almacenan en
una carpeta de confianza específica en el
disco duro del usuario.
Si no se cumplen todas estas
condiciones, las macros de VBA no se
pueden ejecutar con la configuración de
seguridad Muy alto en Excel 2003.
Alto Deshabilitar todas En Excel 2003, los archivos ejecutables
las macros excepto (como .exe o .com) deben estar firmados
las firmadas por una fuente de confianza reconocida
digitalmente (es decir, deben tener un certificado de
confianza) para poder ejecutarse. De lo
contrario, todos los archivos ejecutables
asociados a los documentos, o
insertados en ellos, se deshabilitarán
automáticamente al abrir dichos
documentos, sin advertir al usuario.
De forma predeterminada, todos los
programas de Office 2003 se instalan
con la configuración de seguridad de
macros en la opción Alto.

127
 EXCEL 2010 AVANZADO

Medio Deshabilitar todas En Excel 2003, se pregunta a los usuarios

las macros con si desean habilitar o deshabilitar
notificación archivos ejecutables al abrir un
documento. Este nivel requiere la
aceptación de un certificado de
confianza para cada archivo ejecutable,
que se acepta agregando el certificado a
un segmento del Registro de Windows
del equipo.
Las solicitudes posteriores para ejecutar
una macro desde una fuente de
confianza se aceptan automáticamente
(el archivo ejecutable se ejecuta sin
preguntar al usuario).
Bajo Habilitar todas las En Excel 2003, todas las macros se
macros (no se ejecutan sin restricciones. Este nivel de
recomienda; puede seguridad no protege frente a
ejecutarse código programas malintencionados, no
posiblemente permite la aceptación de certificados de
peligroso) confianza y no se considera seguro en
general. No se recomienda usar este
nivel.

5.19 Introducción a formularios, controles de formulario y controles

ActiveX en una hoja de cálculo

Sí, es verdad. Puede crear excelentes formularios con

poco o ningún código de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) o en Microsoft Excel. Mediante el
uso de formularios y de los numerosos controles y
objetos que es posible agregarles, puede mejorar de
manera notable la entrada de datos en las hojas de
cálculo y el modo en que dichas hojas se muestran.

5.20 ¿Qué es un formulario?

Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y

estructura estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información.

128
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Los formularios impresos contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en

blanco para escribir datos. Puede usar Excel y plantillas de Excel para crear formularios
impresos.

Para obtener más información acerca de las plantillas de Excel, vea la sección
Vea también.

 Los formularios en línea tienen las mismas características que los formularios impresos.
Además, contienen controles, que son objetos que muestran datos o hacen que sea
más fácil para los usuarios entrar o editar los datos, realizar una acción o seleccionar
una opción. En general, los controles facilitan el uso de los formularios. Algunos
ejemplos de controles comunes son los cuadros de lista, los botones de opción y los
botones de comando. Los controles también pueden ejecutar asignadas y responder
a eventos, tales como clics del mouse, mediante la ejecución de código de .

Puede usar Excel de diversas maneras para crear formularios impresos y en línea.

5.21 Tipos de formularios de Excel

Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos,
hojas de cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del
usuario de VBA. Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos
de diferentes maneras para crear una solución que sea apropiada para su caso particular.

5.21.1 Formulario de datos

Un brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa de información
en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Verá que la entrada de datos
será más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendrá que
desplazarse de columna en columna en caso de que tenga más columnas de datos que
las que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un
formulario simple de cuadros de texto que enumeren los encabezados de columna como

129
 EXCEL 2010 AVANZADO

etiquetas y no necesite
características de
formulario personalizadas
ni sofisticadas, como un
control de número o
cuadro de lista.

Excel puede generar

automáticamente un
formulario de datos
integrado para el o la . El
formulario de datos
muestra todos los
encabezados de columna
como etiquetas en un
único cuadro de diálogo.
Cada etiqueta tiene un
cuadro de texto en blanco
adyacente en el que el usuario puede escribir los datos para cada columna, hasta un
máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, puede agregar nuevas filas, buscar
nuevas filas mediante navegación o, según el contenido de la celda, actualizar o eliminar
filas. Si una celda contiene una , su resultado se muestra en el formulario de datos, pero
no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario.

5.21.2 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario

Una hoja de cálculo es un tipo de formulario que permite que el usuario escriba datos y
los vea en una cuadrícula; existen diversas características similares a los controles ya
integradas en las hojas de cálculo de Excel, como validación de datos y comentarios. Las
celdas se asemejan a cuadros de texto dado que el usuario puede escribir texto y
aplicarles formato de diversas maneras. Las celdas con frecuencia se usan como etiquetas
y, ajustando su alto y ancho, así como combinándolas, puede hacer que una hoja de
cálculo se comporte como un simple formulario de entrada de datos. Otras
características similares a los controles, como los comentarios de celda, los hipervínculos,
las imágenes de fondo, la validación de datos, el formato condicional, los gráficos
incrustados y el Filtro automático, pueden hacer que una hoja de cálculo se comporte
como un formulario avanzado.

Para incrementar la flexibilidad, puede agregar controles y otros objetos de dibujo al de

una hoja de cálculo, y combinarlos y coordinarlos con las celdas de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, puede usar un control de cuadro de lista para facilitar la selección por parte
del usuario de un elemento de una lista, o bien puede usar un control de control de
número para facilitar la escritura de un número por parte de un usuario.

Dado que los controles y objetos se almacenan en el lienzo de dibujo, puede mostrarlos
o verlos a lo largo de texto asociado que es independiente de los límites de fila y columna

130
 EXCEL 2010 AVANZADO

sin cambiar el diseño de una cuadrícula o tabla de datos en la hoja de cálculo. La mayor
parte del tiempo, muchos de estos controles también pueden vincularse con celdas de
la hoja de cálculo y no requieren código de VBA para hacer que funcionen. Puede
establecer propiedades que determinan si un control flota libremente o se mueve y
cambia de tamaño junto con una celda. Por ejemplo, probablemente tenga una casilla
de verificación que desee mover junto con su celda subyacente cuando se ordene el
intervalo. No obstante, si tiene un cuadro de lista que desee mantener en una ubicación
específica en todo momento, probablemente no desee que se mueva junto con dicha
celda.

Excel tiene dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Además
de estos conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas
de dibujo, como , , elementos gráficos SmartArt o cuadros de texto.

5.22 Controles de formulario

Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones
anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también
están diseñados para usarse en hojas de macros XLM.

Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar

fácilmente con datos de celda sin usar código de VBA y cuando se desea agregar
controles a . Por ejemplo, después de agregar un control de cuadro de lista a una hoja
de cálculo y vincularlo con una celda, puede devolver un valor numérico para la posición
actual del elemento seleccionado en el control. Después, puede usar dicho valor
numérico junto con la función INDICE para seleccionar elementos diferentes de la lista.

También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una
macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un
usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.

No obstante, estos controles no se pueden agregar a formularios del usuario, usarse para
controlar eventos, ni modificarse para que ejecuten scripts web en páginas web.

5.23 Resumen de controles de formulario

NOMBRE EJEMPLO DESCRIPCIÓN
DEL
BOTÓN
Etiqueta Identifica el propósito de una
celda o un cuadro de texto, o
muestra texto descriptivo (como
títulos, leyendas, imágenes) o
breves instrucciones.

131
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cuadro de Agrupa controles relacionados

grupo en una unidad visual en un
rectángulo con una etiqueta
opcional. Generalmente, se
agrupan botones de opción,
casillas de verificación o
contenido estrechamente
relacionado.
Botón Ejecuta una macro que realiza
una acción cuando un usuario
hace clic en él. Los botones
también se conocen como
botones de comando.
Casilla de Activa o desactiva un valor que
verificación representa una selección
inequívoca entre opuestos.
Puede seleccionar más de una
casilla de verificación en una
hoja de cálculo o en un cuadro
de grupo. Una casilla de
verificación puede tener uno de
tres estados: activada,
desactivada y mixta, lo que
significa una combinación de los
estados activada y desactivada
(como en una selección
múltiple).
Botón de Permite una única elección
opción dentro de un conjunto limitado
de opciones que se excluyen
mutuamente; un botón de
opción generalmente está
contenido en un cuadro de
grupo o un marco. Un botón de
opción puede tener uno de tres
estados: activado, desactivado y
mixto, lo que significa una
combinación de los estados
activado y desactivado (como en
una selección múltiple). Los
botones de opción también se
conocen como botones de
radio.

132
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cuadro de lista Muestra una lista de uno o más

elementos de texto de entre los
cuales puede elegir el usuario.
Use un cuadro de lista para
mostrar grandes cantidades de
opciones que varían en número
o contenido. Existen tres tipos
de cuadros de lista:

 Un cuadro de lista de selección

única permite solamente una
elección. En este caso, un cuadro
de lista se asemeja a un grupo
de botones de opción, a
excepción de que un cuadro de
lista puede controlar un gran
número de elementos de
manera más eficiente.
 Un cuadro de lista de selección
múltiple permite una elección o
elecciones contiguas
(adyacentes).
 Un cuadro de lista de selección
extendida permite una elección,
elecciones y no contiguas, o
inconexas.

Cuadro Combina un cuadro de texto con

combinado un cuadro de lista para crear un
cuadro de lista desplegable. Un
cuadro combinado es más
compacto que un cuadro de lista
pero requiere que el usuario
haga clic en la flecha abajo para
mostrar una lista de elementos.
Use un cuadro combinado para
permitir que un usuario escriba
una entrada o elija solamente un
elemento de la lista. El control
muestra el valor actual en el
cuadro de texto, sin importar el
modo en que dicho valor se
haya proporcionado.

133
 EXCEL 2010 AVANZADO

Barra de Se desplaza por un intervalo de

desplazamiento valores cuando el usuario hace
clic en las flechas de
desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento.
Además, se puede mover por
una página (en un intervalo
preestablecido) de valores
haciendo clic en el área entre el
cuadro de desplazamiento y
cualquiera de las flechas de
desplazamiento. Generalmente,
el usuario también puede
escribir un valor de texto
directamente en un cuadro de
texto o una celda asociados.
Control de Aumenta o disminuye un valor,
número como un incremento numérico,
una hora o una fecha. Para
incrementar el valor, es
necesario hacer clic en la flecha
arriba; para disminuirlo, se debe
hacer clic en la flecha abajo.
Generalmente, el usuario
también puede escribir un valor
de texto directamente en un
cuadro de texto o una celda
asociados.

NOMBRE DEL BOTÓN

Campo de texto
Cuadro combinado de lista - Editar
Cuadro combinado desplegable - Editar
Ejecutar cuadro de diálogo

5.24 Controles ActiveX

Los pueden usarse en formularios de hoja de cálculo, con o sin el uso de código VBA, y
en formularios del usuario de VBA. En general, use controles ActiveX cuando necesite
requisitos de diseño más flexibles que los proporcionados por los controles de

134
 EXCEL 2010 AVANZADO

formulario. Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para
personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y demás características.

También puede controlar los diversos eventos que se producen cuando se interactúa con
un control ActiveX. Por ejemplo, puede realizar diferentes acciones, según qué opción
seleccione el usuario en un control de cuadro de lista, o puede consultar una base de
datos para rellenar un cuadro combinado con elementos cuando el usuario hace clic en
un botón. También puede escribir macros que respondan a eventos asociados con
controles ActiveX. Cuando un usuario del formulario interactúa con el control, el código
de VBA se ejecuta para procesar cualquier evento que se produzca para dicho control.

El equipo también contiene muchos controles ActiveX instalados por Excel y otros
programas, como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media.

No se pueden usar todos los controles ActiveX directamente en hojas de

cálculo. Algunos solamente pueden usarse en formularios del usuario de . Si intenta
agregar alguno de estos controles ActiveX en particular a una hoja de cálculo, Excel
muestra el mensaje "No se puede insertar el objeto".

No obstante, los controles ActiveX no se pueden agregar a hojas de gráfico desde la

interfaz de usuario ni a hojas de macros XLM. Tampoco se puede asignar una macro para
ejecutarla directamente desde un control ActiveX del mismo modo en que puede hacerlo
desde un control de formulario.

5.24.1 Resumen de controles ActiveX

NOMBRE EJEMPLO DESCRIPCIÓN
DEL
BOTÓN
Casilla de Activa o desactiva un valor
verificación que representa una selección
inequívoca entre opuestos.
Puede seleccionar más de
una casilla de verificación a la
vez en una hoja de cálculo o
en un cuadro de grupo. Una
casilla de verificación puede
tener uno de tres estados:
activada, desactivada y mixta,
lo que significa una
combinación de los estados
activada y desactivada (como
en una selección múltiple).

135
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cuadro de texto Permite al usuario ver,

escribir o editar texto o datos
enlazados a una celda, en un
cuadro rectangular. Un
cuadro de texto también
puede ser un campo de texto
estático que presenta
información de solo lectura.
Botón de Ejecuta una macro que
comando realiza una acción cuando un
usuario hace clic en él.

Botón de Permite una única elección

opción dentro de un conjunto
limitado de opciones que se
excluyen mutuamente;
generalmente está contenido
en un marco o cuadro de
grupo. Un botón de opción
puede tener uno de tres
estados: activado,
desactivado y mixto, lo que
significa una combinación de
los estados activado y
desactivado (como en una
selección múltiple). Los
botones de opción también
se conocen como botones de
radio.
Cuadro de lista Muestra una lista de uno o
más elementos de texto de
entre los cuales puede elegir
el usuario. Use un cuadro de
lista para mostrar grandes
cantidades de opciones que
varían en número o
contenido. Existen tres tipos
de cuadros de lista:

 Un cuadro de lista de
selección única permite
solamente una elección. En
este caso, un cuadro de lista
se asemeja a un grupo de
botones de opción, a

136
 EXCEL 2010 AVANZADO

excepción de que un cuadro

de lista puede controlar un
gran número de elementos
de manera más eficiente.
 Un cuadro de lista de
selección múltiple permite
una elección o elecciones
contiguas (adyacentes).
 Un cuadro de lista de
selección extendida permite
una elección, elecciones y no
contiguas, o inconexas.

Cuadro Combina un cuadro de texto

combinado con un cuadro de lista para
crear un cuadro de lista
desplegable. Un cuadro
combinado es más compacto
que un cuadro de lista pero
requiere que el usuario haga
clic en la flecha abajo para
mostrar una lista de
elementos. Úselo para
permitir que un usuario
escriba una entrada o elija
solamente un elemento de la
lista. El control muestra el
valor actual en el cuadro de
texto, sin importar el modo
en que dicho valor se haya
proporcionado.
Botón de Indica un estado, como
alternancia Sí/No, o un modo, como
Activado/Desactivado. El
botón alterna entre un
estado habilitado o
deshabilitado cuando se
hace clic en él.
Control de Aumenta o disminuye un
número valor, como un incremento
numérico, una hora o una
fecha. Para incrementar el
valor, es necesario hacer clic
en la flecha arriba; para
disminuirlo, se debe hacer
clic en la flecha abajo.

137
 EXCEL 2010 AVANZADO

Generalmente, el usuario
también puede escribir un
valor de texto en un cuadro
de texto o una celda
asociados.
Barra de Se desplaza por un intervalo
desplazamiento de valores cuando el usuario
hace clic en las flechas de
desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento.
Además, se puede mover por
una página (en un intervalo
preestablecido) de valores
haciendo clic en el área entre
el cuadro de desplazamiento
y cualquiera de las flechas de
desplazamiento.
Generalmente, el usuario
también puede escribir un
valor de texto directamente
en un cuadro de texto o una
celda asociados.
Etiqueta Identifica el propósito de una
celda o un cuadro de texto, o
muestra texto descriptivo
(como títulos, leyendas,
imágenes) o breves
instrucciones.

Imagen Inserta una imagen, como , o

.

Control de Un objeto rectangular con

marco una etiqueta opcional que
agrupa controles
relacionados en una única
unidad visual. Generalmente,
se agrupan en un control de
marco los botones de
opción, las casillas de
verificación o contenido
estrechamente relacionado.
NOTA El control de marco
ActiveX no está disponible en

138
 EXCEL 2010 AVANZADO

la sección Controles ActiveX

del comando Insertar. No
obstante, puede agregarlo
desde el cuadro de diálogo
Más controles
seleccionando Microsoft
Forms 2.0 Frame.
Más controles Muestra una lista de
controles ActiveX adicionales
disponibles en el equipo que
puede agregar a un
formulario personalizado,
como el Control de
calendario 12.0 y el
Reproductor de Windows
Media. También puede
registrar un control
personalizado en este cuadro
de diálogo.

5.25 Bases de datos

Una base de datos en Excel es un conjunto de filas y columnas organizadas para un

propósito en particular. A partir de la versión 5 de Excel se le conoce como LISTA.

Una columna de una lista es un campo. Este tiene como objetivo agrupar información
del mismo tipo; por ejemplo el nombre, los apellidos o el salario de un empleado.
información que tiene que ver con un individuo, evento o cosa.

Para trabajar de forma efectiva con una lista, ésta debe contener las siguientes
características:

 Cada columna debe contener la misma clase de información.

 La primera o dos primeros filas de la lista deben ser rótulos, describiendo cada
unos de ellos el contenido de la columna que hay por debajo del mismo.
 Debe evitarse la aparición de filas y columnas en blanco dentro de la lista.
 Sería ideal que una lista ocupara una hoja de un libro de trabajo solo para ella.

5.26 Filtros avanzados

El proceso de filtrar una lista consiste en ocultar todas las filas, excepto aquellas que
cumplan con ciertos criterios establecidos de forma específica.

139
 EXCEL 2010 AVANZADO

A diferencia de los filtros automáticos, los filtros avanzados permiten:

 Especificar criterios que involucren a dos o más columnas utilizando la conjunción

“O”. Por ejemplo: se pueden filtrar de una lista a todos los empleados que son
mayores de 50 años o que ganan más de 300 pesos.
 Especificar 3 o más criterios para una columna en particular donde está
involucrada al menos una conjunción “O”.
 Especificar criterios calculados. Por ejemplo: se podría listar sólo aquellos
empelados cuyos salarios están por encima del 25 por 100 del salario medio.

A diferencia del comando Autofiltro, el comando Filtro avanzado requiere que se le

especifiquen los criterios de filtrado dentro de un rango de la hoja separado de la lista.
Es conveniente que estos criterios se especifiquen por encima de la lista ya que en caso
de que la lista crezca se evitará mover los criterios de filtrado especificados.

Para aplicar un filtro avanzado

realice los siguientes pasos:

1. Para introducir los

criterios es importante dejar
espacio para poderlos
escribir y por lo menos debe
existir una línea vacía entre
la lista y los criterios.

2. Una vez establecidos los criterios,

seleccione la información y accese a la
ficha Datos y diríjase al grupo ‘Ordenar
y Filtrar’. De clic sobre el comando
“Avanzadas”
3. Se mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar:

Esta opción especifica que se desea el
resultado del filtro en el mismo lugar
en donde está la lista.
2. Copiar a otro lugar: Si se activa esta
opción, será necesario indicar un lugar
dentro de la hoja de trabajo para que
Excel copie ahí las filas que cumplan con
los criterios de filtrado. Es necesario tener una fila con los encabezados de

140
 EXCEL 2010 AVANZADO

columnas que se vayan a necesitar. Esta opción es muy útil dado que se puede
seleccionar únicamente los campos que se vayan a necesitar.

4. Seleccione los rangos requeridos. Presione el botón <Aceptar>

5.27 Objetos de herramientas de dibujo

Probablemente también desee incluir elementos gráficos SmartArt, formas, WordArt y

cuadros de texto en el formulario. Puede cambiar el tamaño, girar, voltear, colorear y
combinar estos
objetos para crear
formas aún más
complejas. Cuando
escribe texto
directamente en un
objeto de cuadro de
texto o una forma, el
texto se convierte en
parte del objeto, si
gira o voltea el
objeto, el texto gira o se voltea junto con él. A diferencia de los controles ActiveX, puede
asignar diferentes atributos, como tamaño de fuente o estilo de fuente, a caracteres o
palabras individuales en el objeto. También puede asignar macros y agregar
hipervínculos a estos objetos. Incluso puede vincular texto en un objeto de cuadro de
texto o una forma con una celda de una hoja de cálculo y mostrar dinámicamente valores
actualizados en dichos objetos.

5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo

Después de agregar controles ActiveX y de formulario a un formulario de una hoja de

cálculo, generalmente el usuario desea ajustar y reorganizar los controles de diversas
maneras para crear un formulario fácil de usar y correctamente diseñado. Las tareas
comunes son, entre otras, las siguientes:

 Controlar la visualización de las líneas de la cuadrícula mientras se trabaja con los

controles y decidir si se muestran las líneas de la cuadrícula a los usuarios en el
formulario de la hoja de cálculo final.
 Seleccionar y anular la selección de los controles para que el usuario pueda especificar
propiedades o realizar ajustes adicionales.
 Editar texto en un control, como la leyenda o la etiqueta.
 Agrupar, copiar, mover y alinear controles para organizar el diseño del formulario de
la hoja de cálculo.
 Cambiar el tamaño y aplicar formato a los controles para obtener la apariencia que
desea.

141
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Posicionar o cambiar el tamaño de un control con una celda.

 Proteger controles y celdas vinculadas de acuerdo con sus necesidades de protección
de datos específicas.
 Habilitar o deshabilitar la impresión de controles cuando se imprime el formulario de
la hoja de cálculo.
 Eliminar controles no usados.

Puede diseñar un formulario de hoja de cálculo con o sin líneas de la cuadrícula de celda
en el fondo. Por ejemplo, probablemente desee desactivar las líneas de la cuadrícula de
celdas y luego aplicar formato a todas las celdas con el mismo color o trama, o incluso
usar una imagen como fondo de una hoja. Para ocultar o mostrar las líneas de la
cuadrícula, en la ficha Ver, en el grupo Mostrar u ocultar, active o desactive la casilla de
verificación Líneas de la cuadrícula.

5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo

Debido a que hay tres tipos diferentes de controles y objetos que puede modificar de
forma única, probablemente no tenga certeza de qué tipo de control es con tan solo
mirarlo. Para determinar el tipo de control (formulario o ActiveX), seleccione el control,
haga clic con el botón secundario en él y luego muestre el menú contextual:

 Si el menú contextual contiene el comando Propiedades, el control es un control

ActiveX y se encuentra en el modo de diseño.
 Si el menú contextual contiene el comando Asignar macro, el control es un control
de formulario.

 Si el menú contextual contiene el comando Editar texto, el objeto es un objeto de

dibujo.

5.30 Formularios del usuario de VBA

Para obtener una máxima flexibilidad, puede crear formularios del usuario, que son
cuadros de diálogo personalizados que generalmente incluyen uno o más controles
ActiveX. La disponibilidad de los formularios del usuario se establece mediante código
de VBA creado en el . A continuación, se ofrece un esquema de los pasos para crear un
formulario del usuario:

1. Inserte un formulario del usuario en el proyecto de VBA del libro. Para obtener acceso
al proyecto de VBA de un libro, primero abra el Editor de Visual Basic (presione
ALT+F11) y, a continuación, haga clic en Formulario del usuario en el menú Insertar
del Editor de Visual Basic.
2. Escriba un procedimiento para mostrar el formulario del usuario.

142
 EXCEL 2010 AVANZADO

3. Agregue controles ActiveX.

4. Modifique las propiedades para los controles ActiveX.
5. Escriba procedimientos del controlador de eventos para los controles ActiveX.

Mediante los formularios del usuario, también puede usar la funcionalidad de

formularios avanzados. Por ejemplo, puede agregar mediante programación un botón
de opción diferente para cada letra del alfabeto o puede agregar una casilla de
verificación para cada elemento en una gran lista de fechas y números.

Antes de crear un formulario del usuario, considere usar cuadros de diálogo integrados
disponibles desde Excel que puedan adaptarse a sus necesidades. Estos cuadros de
diálogo integrados incluyen las funciones de VBA CuadroEntr y CuadroMsj, el método
de Excel InputBox, el método GetOpenFilename, el método GetSaveAsFilename y el
objeto Dialogs del objeto Application, que contiene todos los cuadros de diálogo de
Excel integrados.

143
 EXCEL 2010 AVANZADO

6 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

6.1 Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o

premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger
determinados elementos de la o del libro, con o sin una . Puede quitar la protección de
una hoja de cálculo según sea necesario.

La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe

confundirse con la seguridad mediante contraseña en el nivel de libro. La protección de
elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor
seguridad, debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma,
solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.

6.2 Información general sobre protección de elementos de la hoja de

cálculo o el libro

Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger
los datos en elementos específicos de la hoja de cálculo o libro para evitar que sean
modificados. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán
ingresar para modificar elementos específicos de la hoja de cálculo o libro protegidos.
Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.

6.3 Proteger elementos de la hoja de cálculo

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se

bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por
ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una
celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los
usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de
cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida
en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían
confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

144
 EXCEL 2010 AVANZADO

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la
modificación de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que
contienen esta información almacenándolos en ubicaciones que solo estén accesibles a
usuarios autorizados.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea
que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos
los usuarios o para usuarios específicos.

Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja de
cálculo protegida, vea el tema sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de
cálculo protegida.

6.4 Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos

Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo bloqueando sus elementos, no es

obligatorio agregar una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados.
En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios
e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección mediante contraseña no
garantiza que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una
mayor seguridad, debería proteger el libro en sí con una contraseña para impedir los
accesos no autorizados.

Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es
muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger
el libro o la hoja de cálculo.

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y

símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña
segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una
longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más
caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo
proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla.

Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan
a proteger.

145
 EXCEL 2010 AVANZADO

6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o
eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede
impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha
configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro
se aplican a todo el libro.

6.5.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos,
haga lo siguiente:
1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en
Formato y, a continuación, en Formato de celdas.

3. En la pestaña Protección, desactive la casilla de

verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea
ocultar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de
celdas.
3. En la pestaña Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o
gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto
gráfico que desee desbloquear.
Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo y se
agregará la ficha Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el selector de cuadro de

diálogo situado junto a Tamaño.
2. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los

146
 EXCEL 2010 AVANZADO

usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos

incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con las herramientas de dibujo
que desee que los usuarios puedan modificar.

5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos
que desee que los usuarios puedan cambiar.

DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS

CASILLA DE
VERIFICACIÓN
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de
bloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de
desbloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y pueden
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo
Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos
condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato
seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga
una condición diferente.
Aplicar formato a Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas,
columnas incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u
ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón
Formato).
Aplicar formato a Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas,
filas incluidos los que permiten cambiar el alto de fila u ocultar las
filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Inserten columnas.
Insertar filas Inserten filas.

147
 EXCEL 2010 AVANZADO

Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

hipervínculos
Eliminar columnas Eliminen columnas.
Si Eliminar columnas está protegida e Insertar
columnas no está también protegida, un usuario podría insertar
columnas que no pueda eliminar.
Eliminar filas Eliminen filas.
Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está
también protegida, un usuario podría insertar filas que no pueda
eliminar.
Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos,
grupo Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen
celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de
esta configuración.
Usar el filtro Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos
automático cuando se hayan aplicado filtros automáticos.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar filtros
automáticos en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.
Usar informes de Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen
tabla dinámica de algún otro modo informes de tabla dinámica o creen nuevos
informes.
Modificar objetos Realicen alguno de estos procedimientos:
1. Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,
gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles,
que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que
ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para
ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
2. Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico
incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian
sus datos de origen.
3. Agreguen o editen comentarios.
Modificar Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios
escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios.
Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas
modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos
escenarios.

148
 EXCEL 2010 AVANZADO

ACTIVE ESTA CASILLA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS

DE VERIFICACIÓN
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico,
como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa
reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de
origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas,
cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los
objetos antes de proteger la hoja de gráfico.
7. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la
hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para
confirmarla.

6.6 Proteger elementos del libro

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

1. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:

 Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
 Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez
que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.
ACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS
CASILLA DE
VERIFICACIÓN
Estructura  Vean hojas de cálculo que haya ocultado.
 Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las
hojas de cálculo.
 Inserten nuevas hojas de cálculo u .

Nota Los usuarios podrán insertar un en una hoja de

cálculo existente.

 Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro.

 En informes de tabla dinámica, muestren los datos de
origen de una celda en el área de datos o muestren

149
 EXCEL 2010 AVANZADO

páginas de campos de página en hojas de cálculo

independientes.
 En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
 En el complemento Herramientas para análisis, usen las
herramientas de análisis que colocan los resultados en
una nueva hoja de cálculo.

Ventanas  Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro

cuando éste se abre.
 Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.

Nota Los usuarios podrán ocultar y mostrar las

ventanas.
2. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro
Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a
escribir la contraseña para confirmarla.

6.7 Proteger elementos de un libro compartido

Si el libro ya está y desea asignar una contraseña para protegerlo, primero debe dejar
de compartir el libro mediante el procedimiento siguiente:

1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar
que pierdan su trabajo.
2. Abra el libro.
3. Para conservar una copia de la información del que se pierde al dejar de compartir
un libro, haga lo siguiente:
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a
continuación, en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todo. Desactive las casillas de verificación Quién

y Dónde.
3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga
clic en Aceptar.
4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:

 Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .

150
 EXCEL 2010 AVANZADO

4. Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic
en Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a
otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último,
haga clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en

Proteger y compartir libro.
5. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los
siguientes usuarios tienen abierto este libro.
6. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a
la vez. Esto también permite combinar libros.

Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger el

libro antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento:

1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro
compartido.
3. Si se le pide, escriba la y haga clic en Aceptar.
4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
5. En la ficha Modificación, desactive la casilla de verificación Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar
libros. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en
los demás usuarios, haga clic en Sí.

Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de

cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Haga lo
siguiente:

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

2. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios.
3. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial
de cambios o para anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña
(opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para
confirmarla. Si se le solicita, guarde el libro.

6.8 Quitar la protección de una hoja de cálculo

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.

151
 EXCEL 2010 AVANZADO

La opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja cuando se protege una

hoja de cálculo.

2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

6.9 Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Cuando se protege una hoja de cálculo, todas las celdas están bloqueadas de forma
predeterminada, lo que significa que no se pueden editar. Para que se puedan editar
algunas celdas mientras otras están bloqueadas, puede desbloquear todas las celdas y,
después, bloquear únicamente celdas o rangos específicos antes de proteger la hoja de
cálculo. Puede permitir también que determinados usuarios editen rangos específicos en
una hoja de cálculo protegida.

6.10 Bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo

protegida
1. Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.

Cuando la hoja de cálculo está protegida, el comando Proteger hoja cambia

a Desproteger hoja.
2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

2. Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.

152
 EXCEL 2010 AVANZADO

3. En la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo

Formato de fuente de celda.

4. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la

hoja.

5. En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

6. En la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo
Formato de fuente de celda.

7. En la pestaña Protección, active la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en

Aceptar.
8. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

153
 EXCEL 2010 AVANZADO

9. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
permite cambiar a los usuarios.

DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS

CASILLA DE
VERIFICACIÓN
Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de
bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se
permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de
no bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y
pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
no bloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo
Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos
condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato
sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que
satisface una condición diferente.
Formato de Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna,
columnas incluidos los que cambian el ancho de columna u ocultan las
columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila,
incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha
Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar columnas Eliminar columnas.
Si Eliminar columnas está protegido e Insertar
columnas no lo está, los usuarios pueden insertar columnas
que no podrán eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas.
Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo
está, los usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar.
Ordenar Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos,
grupo Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan
celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.

154
 EXCEL 2010 AVANZADO

ACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS

CASILLA
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como
series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los
cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de
texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de
proteger la hoja de gráfico.
Utilizar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango
cuando se aplican autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en
una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Utilizar informes Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes
de tabla dinámica de tabla dinámica o crear nuevos informes.
Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones:
10. Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no
desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo,
si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una
macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro,
pero no puede eliminar el botón.
11. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a
un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando
cuando se cambian sus datos de origen.
12. Agregar o editar comentarios.
Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios
en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos
escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las
celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos
escenarios.

10. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja,
haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja

de cálculo protegida
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.
2. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.

155
 EXCEL 2010 AVANZADO

Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está

protegida.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
 Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a
continuación, haga clic en Modificar.
 Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos desbloqueados
mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga clic en
Eliminar.
4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo de igual (=) y, a continuación,
escriba la referencia del rango que desea desbloquear.

También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar

el rango de la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic de nuevo en el botón
Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.

6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rango escriba una
contraseña que permita tener acceso al rango.
7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisos y, a continuación, en Agregar.
8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba
los nombres de los usuarios a los que permite editar los rangos.
9. Haga clic en Aceptar.
10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el cuadro
Permisos, active o desactive las casillas Permitir o Denegar y, a continuación, haga clic
en Aplicar.
11. Haga clic dos veces en Aceptar.

Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña que ha

especificado.

156
 EXCEL 2010 AVANZADO

12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic en
Proteger hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
permite cambiar a los usuarios.

DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS

CASILLA DE
VERIFICACIÓN
Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de
bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se
permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de
no bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y
pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
no bloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo
Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos
condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato
sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que
satisface una condición diferente.
Formato de Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna,
columnas incluidos los que cambian el ancho de columna u ocultan las
columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila,
incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha
Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar columnas Eliminar columnas.
Si Eliminar columnas está protegido e Insertar
columnas no lo está, los usuarios pueden insertar columnas
que no podrán eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas.
Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo
está, los usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar.
Ordenar Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos,
grupo Ordenar y filtrar).

157
 EXCEL 2010 AVANZADO

Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan

celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.
Utilizar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango
cuando se aplican autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en
una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Utilizar informes Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes
de tabla dinámica de tabla dinámica o crear nuevos informes.
Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones:
13. Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no
desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo,
si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una
macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro,
pero no puede eliminar el botón.
14. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a
un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando
cuando se cambian sus datos de origen.
15. Agregar o editar comentarios.
Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios
en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos
escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las
celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos
escenarios.
ACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS
CASILLA
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como
series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los
cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de
texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de
proteger la hoja de gráfico.
14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga clic en
Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

158
 EXCEL 2010 AVANZADO

6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas,

permisos y otras restricciones

En Microsoft Office 2010, puede usar contraseñas para impedir que otras personas abran
o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no
recuerda su contraseña Microsoft no puede recuperar sus contraseñas olvidadas.

6.13 Proteger hojas de cálculo de Excel 2010

Para proteger las hojas de cálculo de Excel 2010, use las siguientes opciones.

1. En una hoja de cálculo abierta, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista
Backstage.
2. En la vista Backstage, haga clic en Información.
3. En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones:

La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.

 Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura.

Cuando una hoja de cálculo está marcada como final, los comandos de edición y escritura
y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y la hoja de cálculo es de
solo lectura. El comando Marcar comentario como final ayuda a transmitir que está
compartiendo una versión finalizada de una hoja de cálculo. También impide que los
lectores o revisores modifiquen la hoja de cálculo sin darse cuenta.

159
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento.

Cuando seleccione Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo Cifrar documento.
En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña. Importante: Microsoft no puede
recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las
contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

 Proteger hoja actual Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas.

Mediante la característica Proteger hoja actual, puede seleccionar la protección con

contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato,
inserten, eliminen, ordenen o modifiquen áreas de la hoja de cálculo.

 Proteger estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de cálculo.

Mediante la característica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar protección

con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar,
mover o eliminar datos importantes.

 Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para

restringir permisos.

Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir
los permisos. Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización, o
puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener más
información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information
Rights Management en Office 2010.

 Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible.

Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de

correo electrónico y macros usando criptografía informática. Las firmas digitales se crean
escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la
autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. Consulte el vínculo al final de este tema
para obtener más información acerca de las firmas digitales.

160
 EXCEL 2010 AVANZADO

6.14 Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en

colaboración

Existen muchas maneras de

compartir, analizar y comunicar la
información y los datos
empresariales en Microsoft Excel. El
modo en que decida compartir los
datos dependerá de muchos
factores, como la forma en que desee
que otros usuarios vean los datos o
trabajen con ellos. Por ejemplo, ¿desea impedir que se modifique la información
confidencial o importante o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos?
Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Excel o que tienen
diferentes versiones de Excel en sus equipos. Quizás solo desee compartir una versión
fija de un libro que se pueda enviar por correo electrónico e imprimir fácilmente.

6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una
versión del libro

Si tiene acceso a una instalación de SharePoint Services que puede ejecutar Excel
Calculation Services (también se hace referencia a un servidor como éste como servidor
con Servicios de Excel habilitados), puede guardar un libro en ese servidor para que los
demás usuarios puedan obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde
un explorador web.

En un explorador web, los usuarios pueden ver los libros en una cuadrícula e interactuar
con ellos, y además calcular, crear instantáneas, actualizar datos y extraer valores de los
libros. Los libros también se pueden usar en informes de paneles. (De forma similar a un
panel de automóvil, un informe de panel presenta visualmente datos críticos en forma
resumida para que los usuarios puedan obtener la información que necesitan de un
vistazo). Además, para que los usuarios puedan ver datos de libros en el explorador, no
es necesario que tengan instalado Excel en sus equipos locales.

En la siguiente ilustración se muestra el uso de datos de un libro publicado en un informe

de panel.

161
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cuando se publica un libro, se

guarda todo el libro en el servidor
aunque es posible especificar solo
las partes del libro (por ejemplo,
hojas de cálculo, rangos con
nombre o gráficos individuales)
que desea mostrar en el
explorador web. También puede
establecer parámetros para
permitir la interacción mediante
la especificación de las únicas
celdas que se puedan modificar
en la hoja de cálculo que se puede ver en el explorador. Por ejemplo, puede especificar
las celdas en las cuales los usuarios pueden introducir valores usados por fórmulas en
otras celdas y, a continuación, los usuarios pueden ver los resultados calculados.

Comparta datos al publicar un libro en un sitio de SharePoint cuando:

 Su organización tiene habilitados los Servicios de Excel, es decir, un servidor de

SharePoint que es capaz de ejecutar Excel Calculation Services. Excel Calculation
Services es el mismo "motor" que usa el programa de escritorio Excel para calcular
datos, crear y mostrar gráficos, y realizar muchas otras acciones.
 Desea mantener solamente una copia de un libro u hoja de cálculo en una ubicación
central y segura.
 Los usuarios necesitan analizar, representar en forma de gráfico, cambiar e interactuar
con los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel esté instalado en los
equipos de los usuarios.
 Desea ayudar a proteger los modelos de hoja de cálculo y los datos que componen
los modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de solo lectura para que puedan
ver la hoja de cálculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja
mediante Excel u otro programa cliente (de escritorio). Asimismo, puede controlar las
partes de la hoja de cálculo que los usuarios pueden ver en el explorador.
 Desea usar un libro en un informe de panel en una página web para poder ver y
analizar rápidamente la información importante del proyecto.
 Desea usar características de generación de informes para avisar a los usuarios de que
existen informes actualizados.

6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de

documentos

Cuando desee que uno o varios libros estén disponibles para colaboración en una
ubicación central, puede guardar estos libros en un servidor de administración de

162
 EXCEL 2010 AVANZADO

documentos. Un servidor de administración de documentos permite utilizar

características de administración de documentos, como flujos de trabajo automatizados
y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos.
Asimismo, si cuenta con SharePoint Services, puede guardar el documento en un área de
trabajo compartida para que sea aún más fácil para los usuarios colaborar en el
documento y mantener la copia local del libro sincronizada con los cambios desde el
servidor.

6.17 Guardar el libro en un servidor de administración de documentos

Puede guardar los libros en un servidor de administración de documentos, como

SharePoint Services, para proporcionar a los usuarios una ubicación central donde
puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas características de
administración de documentos que ofrecen los sistemas de servidor de administración
de documentos.

Colabore en los documentos a través de un servidor de administración de documentos

si:

 Tiene acceso a un servidor de administración de documentos.

 Los usuarios tienen Excel instalado en sus equipos para abrir y usar los libros desde el
servidor de administración de documentos.

 Desea aprovechar las características del servidor de administración de documentos,

como:
Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento
sean informados y sepan en qué fase del trabajo participan (revisión, comentarios,
aprobación, etc.), y para que puedan proporcionar información y aportar
conocimientos según sea necesario.
Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros.
Protección, desprotección y control de versiones de los libros.
Características de administración y generación de informes.
Características de colaboración, como sitios de áreas de documentos.

Para publicar un libro que se encuentra en una biblioteca de documentos en un sitio de

SharePoint, asegúrese de que el sitio esté disponible y haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación,

seleccione Guardar en SharePoint.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, elija una ubicación de servidor y el nombre
del libro; a continuación, haga clic en Guardar.
Antes de hacer clic en Guardar, puede hacer clic en Opciones de publicación para
elegir hojas de cálculo individuales o elementos del libro (como rangos con nombre,
gráficos o tablas dinámicas) para publicar, y también puede crear parámetros.

163
 EXCEL 2010 AVANZADO

Independientemente de que elija hojas de cálculo, elementos o crear parámetros,

siempre se guarda el libro completo en la biblioteca de documentos. No obstante, las
opciones de publicación que elija pueden afectar a lo que se muestra o no a los usuarios
en la vista de explorador.

6.18 Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas

Probablemente, los métodos más comunes de compartir datos de Excel sean enviar los
libros por correo electrónico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros.
Use el correo electrónico, el fax o las copias impresas para distribuir libros si:

 Tiene un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook.

 Tiene una máquina o un software de fax y una conexión a Internet.
 Tiene una impresora y desea utilizar o distribuir copias impresas de los datos como
referencia.

6.18.1 Enviar libros por correo electrónico

Puede enviar un libro desde Excel o desde su programa de correo electrónico. Para enviar
un libro desde Excel, abra el libro que desea enviar, haga clic en la pestaña Archivo, haga
clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar mediante correo
electrónico.

6.18.2 Enviar libros por fax

Puede enviar un libro por fax desde Excel si se ha suscrito a un proveedor de servicios de
fax o si dispone de un software de fax y una conexión a Internet o un fax módem.
También puede imprimir el libro y enviarlo por fax a través de una máquina de fax.

Para enviar un libro por fax desde Excel, asegúrese de que tiene una conexión a Internet
y de que se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax. Abra el libro que contiene la
información que desea enviar por fax, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en
Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar como fax de Internet.

6.18.3 Imprimir libros

Puede imprimir fácilmente un libro desde Excel. Antes de imprimir un libro que contiene
una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarlo rápidamente en la vista Diseño
de página para obtener como resultado una apariencia profesional. En esta vista, puede
cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal solo
que además puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la

164
 EXCEL 2010 AVANZADO

orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer

los márgenes de impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Para obtener más información sobre cómo imprimir desde Excel, vea el tema sobre cómo
imprimir una hoja de cálculo o un libro.

6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones

anteriores de Excel

Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones
anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar
de hacerlo en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) y trabajar en el documento en el
modo de compatibilidad. Este modo se habilita automáticamente al abrir un libro de
Excel 97-2003. La referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de título
del programa cuando trabaja con un formato de archivo de una versión anterior.

El modo de compatibilidad exige la compatibilidad entre libros de Excel 2010 y de Excel

2003, Excel 2002, Excel 2000 y Excel 2007 suprimiendo características de Excel 2010 que
podrían agregar contenido incompatible con las versiones anteriores de Office.

Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta

automáticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles
problemas de compatibilidad. Si no está usando este modo, igualmente puede usar el
Comprobador de compatibilidad para que le sirva de ayuda al guardar un libro que está
en formato de archivo .xlsx o .xlsb, en un formato de archivo de una versión anterior de
Excel ; por ejemplo, al convertir .xlsx (formato XML de Excel) a .xls (libro de Excel 97–
2003). El Comprobador de compatibilidad le advierte sobre cualquier contenido que
pueda ser incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar
afectado por la conversión de un formato de archivo.

Use el modo de compatibilidad si:

 Desea distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores
de Excel.
 Prevé que otros usuarios van a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya.
 Desea que los destinatarios del libro sean capaces de usar las características familiares
de Excel para trabajar con los datos.

6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel

Servicios de Excel es una excelente manera de permitir que los usuarios que no tienen
Excel puedan ver e interactuar con datos de Excel. Sin embargo, si no tiene acceso a
Servicios de Excel, puede instalar un complemento para guardar un libro en formato PDF
o XPS o bien puede guardar un libro en otros formatos de archivo y enviarlo a

165
 EXCEL 2010 AVANZADO

continuación a sus destinatarios mediante correo electrónico o fax, o puede guardarlo

en un recurso compartido de red o de web al cual los usuarios tengan acceso.

6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el
formato PDF o XPS

Puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento portátil) o XPS
(especificación de documentos XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por
correo electrónico. El almacenamiento de una hoja de cálculo en un archivo PDF o XPS
permite capturar la información en un formato de fácil distribución que conserva todas
las características de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder
revisar o imprimir el archivo.

Guarde la hoja de cálculo en formato PDF o XPS si:

 Desea distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrónico o en una red o
servidor web.
 Existe la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel.
 Desea que los usuarios puedan imprimir fácilmente la información.
 No desea que ninguna persona modifique los datos de origen.
 No prevé actualizaciones frecuentes de los datos.

6.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo

Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aquéllos
que no dispongan de Excel puedan abrirlos en otros programas o sistemas de datos.

Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto o páginas web
(archivos HTML), entre otros. Para ver una lista de formatos que puede usar para guardar
archivos, vea el tema sobre formatos de archivo que admite Excel.

Al guardar un libro en otros formatos de archivo, no todas las características

de Excel se conservan. Normalmente, el formato no se conserva y a veces las fórmulas
tampoco se conservan, según el formato de archivo. Además, en algunos formatos, solo
se guarda la hoja activa. Por lo tanto, si un libro contiene varias hojas de cálculo y desea
guardar todas las hojas en un formato específico, tendrá que guardarlas por separado.

Guarde los libros en otros formatos de archivo si:

 Desea compartir los datos pero no necesariamente el formato o las características

específicas de Excel.
 Tiene un sistema basado en XML y desea transferir datos mediante XML.
 Necesita archivos de texto simples que se puedan usar en otros sistemas.
 Desea publicar información en Web, así como guardar los datos de Excel como una
página web para integrarla en un sitio web.

166
 EXCEL 2010 AVANZADO

Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en la pestaña Archivo y, a

continuación, haga clic en Guardar como. Haga clic en la flecha situada junto a la lista
Guardar como tipo y, después, en un tipo de archivo de la lista.

6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo

Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al
mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a
disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor web).

Use la característica Compartir libro si:

 Desea que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y
no le importa que los datos originales del libro se modifiquen, incluyendo ediciones,
eliminaciones o incorporaciones de nuevos datos.
 Tiene un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios
tienen acceso.

No es posible que varios usuarios realicen cambios en un libro

compartido almacenado en un sitio de SharePoint Services al mismo tiempo. Si
desea guardar el libro en un sitio de SharePoint Services, debe hacerlo una vez
que hayan finalizado las tareas de colaboración mediante el uso compartido.

 Desea conservar un registro de los cambios efectuados en el libro.

 No prevé que se vayan a modificar las siguientes características, que no se pueden
cambiar después de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales,
validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo),
hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinámica, protección de libros y de hojas de cálculo, y macros.

Al guardar un libro compartido de Excel en un formato de archivo de una

versión anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de
revisiones que documenta los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en

167
 EXCEL 2010 AVANZADO

un formato de una versión anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia
del historial de revisiones.

Como autor original del libro, puede prepararlo para compartir escribiendo los datos que
deben estar presentes y aplicándoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir
libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione las opciones que desee y, a
continuación, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor web)
que esté disponible para los usuarios a quienes va dirigido. También puede hacer clic en
Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar para impedir que
otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los
demás usuarios desde la última vez que lo guardó. Si desea dejar abierto el libro
compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel
actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si
guarda el libro personalmente como si no.

Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté
modificando el libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el
caso, los cambios entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución
de conflictos, en el que podrá elegir qué cambios desea conservar.

6.22 Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los

datos de cada copia
6.22.1 Distribuir libros y combinar los cambios de cada copia

Para distribuir copias de un libro y luego combinar los cambios de varias de las copias,
debe configurar un libro como un libro compartido.

La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicación para que
puedan modificarlo varios usuarios, puede distribuir copias del libro, y permitir que los
usuarios realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados. Debe almacenar
los libros en una sola ubicación y después hacer clic en Compartir y combinar libros.
Puede revisar los cambios y aceptar aquéllos que desee conservar y utilizar en un solo
libro maestro. Para agregar el comando Comparar y combinar libros a la barra de
herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:

168
 EXCEL 2010 AVANZADO

1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione

la categoría Barra de herramientas de acceso rápido.
2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
3. Seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego haga clic en
Aceptar.

Use la característica Compartir y combinar si:

 Desea recopilar información de varios usuarios clave, pero desea tener mayor control
sobre los cambios efectuados y aceptados en la versión original.
 En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan
acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).
 Desea conservar registros de los cambios aceptados.
 Puede aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la sección Permitir que
varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo

Si configura las hojas de cálculo para que tengan un diseño similar o idéntico y envía
copias de esas hojas a otros usuarios para que trabajen en ellas, puede crear un resumen
e informar los resultados de todos los usuarios en una hoja de cálculo maestra. Por
ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos en libros para cada una de las
oficinas regionales, puede resumir esas cifras
en una hoja de cálculo maestra de gastos
corporativos.

Use la consolidación de datos si:

 Desea recopilar información de varios

usuarios clave y resumirla en una sola hoja de
cálculo maestra.
 En lugar de almacenar el libro en una
ubicación central a la que varios usuarios
tengan acceso, desea distribuir copias del
libro (por ejemplo, por correo electrónico).
 Tiene o está dispuesto a crear hojas de cálculo similares o idénticas cuyos datos desea
consolidar.

Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga
clic en Consolidar y, a continuación, escriba o seleccione las referencias a los datos que
desea consolidar.

169
 EXCEL 2010 AVANZADO

Hay varias opciones para consolidar los datos.

Puede consolidarlos por:

Ubicación Elija esta opción cuando los datos

de todas las hojas de cálculo tengan el mismo
orden y la misma ubicación.

Categoría Elija esta opción cuando cada hoja de cálculo organice los datos de un modo
diferente pero tenga las mismas etiquetas de filas y columnas que puede usar para hacer
coincidir los datos.

Fórmulas 3D Elija esta opción cuando las hojas de cálculo no tengan el mismo patrón.
Puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a
combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se
denominan fórmulas 3D.

170
 EXCEL 2010 AVANZADO

7 OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES

Las propiedades del documento, conocidas también como , son detalles acerca de un
archivo que lo describen o identifican. Las propiedades del documento incluyen
información detallada como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que
identifican el tema o el contenido del documento.

Si se incluyen las propiedades del documento para los archivos, más adelante se podrán
organizar e identificar con facilidad. Además se podrán realizar búsquedas de
documentos en función de sus propiedades.

7.1 Tipos de propiedades de documentos

Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

 Propiedades estándar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office

están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título
y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el
fin de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en
Word, puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a
los archivos de ventas. Después podrá buscar todos los archivos de ventas con esa
palabra clave.
 Propiedades de actualización automática Estas propiedades incluyen tanto
propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas
cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de
Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de
un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización
automática.

Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o

buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados
después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer
por última vez.

 Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales

para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a
las propiedades personalizadas y también asignarles los valores sí o no. Puede elegir
en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios.
 Propiedades para la organización Si la organización personalizó el Panel de
información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento
pueden ser específicas de la organización.

171
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas

con los documentos de una de un sitio web o de una carpeta pública. Cuando cree
una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la
biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue
documentos a la biblioteca de documentos, se le pedirá que incluya los valores para
cualquier propiedad requerida o para actualizar cualquier propiedad que sea
incorrecta. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre
productos se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha,
Categoría y Descripción. Cuando abra un documento de una biblioteca de
documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, puede
editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el panel de
información del documento.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información para ver las propiedades del libro.
3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que
desea actualizar y escriba la información.
4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro. Los cambios
realizados se guardarán automáticamente.

 Para ver más propiedades, haga clic en Mostrar todas las propiedades. Para ver
menos propiedades, haga clic en Mostrar menos propiedades.
 Para ver las propiedades de un panel dentro de un libro, haga clic en Propiedades y
seleccione Mostrar el panel de documentos.
 Para ver propiedades personalizadas, haga clic en Propiedades y seleccione
Propiedades avanzadas. Para obtener más información sobre las propiedades
avanzadas, vea el tema sobre cómo ver o crear propiedades personalizadas para un
archivo.
 Si la organización personalizó el panel de información del documento o si el
documento cuyas propiedades desea ver está guardado en una o en un servidor de
administración de documentos, es posible que haya disponibles vistas adicionales de
las propiedades del documento.

7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo

Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir o

en el cuadro de diálogo Guardar como.

1. En el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el

documento cuyas propiedades desee ver.
2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuación, siga el procedimiento siguiente:

172
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Para ver propiedades tales como el tamaño del archivo y la fecha de la última
modificación, haga clic en Detalles.
 Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

7.3 Agregar o quitar complementos

Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel.

De forma predeterminada, los complementos no están inmediatamente disponibles en
Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos
complementos para poder usarlos.

Algunos complementos están integrados a Excel, como por ejemplo Solver y

Herramientas para análisis. Sin embargo, otros están disponibles en el Centro de
descarga de Office.com, y primero debe descargarlos e instalarlos. También existen
complementos creados por terceros, como por ejemplo, un programador de la
organización o un proveedor de soluciones de software. Puede tratarse de ,
complementos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y complementos DLL, y también
deben instalarse para poder usarlos.

La mayoría de los complementos se pueden clasificar en tres tipos:

 Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel

(.xlam), de complemento de Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien
son complementos de automatización. Es posible que algunos complementos de
Excel, como Solver y Herramientas para análisis, estén disponibles después de instalar
Excel o Microsoft Office. Normalmente, para usar estos complementos sólo será
necesario activarlos.
 Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar
complementos adicionales para Excel desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se
puede descargar e instalar la ficha Introducción para Excel. Esta ficha contiene
vínculos para enseñanza, demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel.
Después de instalar este complemento y reiniciar Excel, la ficha estará disponible en la
cinta de opciones. Para quitar esta ficha y sus comandos de la cinta de opciones de
Excel, debe desinstalar el programa mediante el Panel de control.
 Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones
generalmente diseñan complementos , de automatización, VBA y XLL personalizados.
Es necesario instalar estos componentes para poder usarlos.

Después de instalar o activar un complemento, es posible que éste y sus comandos estén
disponibles en una de las siguientes ubicaciones:

173
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Pestaña Datos. Después de instalar y activar los complementos

Herramientas para análisis y Solver, los comandos de Análisis
de datos y Solver estarán disponibles en el grupo Análisis.

 Pestaña Fórmulas. Después instalar y activar las herramientas

para el euro, los comandos Conversión para euro y Formato
para el euro se muestran en el grupo Soluciones.

 Ficha Complementos. Es posible agregar otros complementos a la ficha

Complementos. Esta ficha se agrega a la cinta de opciones cuando se instala y activa
el primer complemento que se muestra en la ficha Complementos. Si no puede ver la
ficha Complementos, salga de Excel y reinicie el programa.

Otros complementos, como la ficha Introducción, se encuentran disponibles en otras

ubicaciones de Excel, como una ficha en la cinta de opciones, o a través de macros o
menús personalizados.

7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel

Para activar un complemento de Excel

1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y, a continuación, haga clic en

la categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en
Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto
al complemento que desea activar y luego haga clic en Aceptar.

Si no puede encontrar el complemento que desea activar en el cuadro Complementos

disponibles, es posible que deba instalarlo.

Para instalar un complemento de Excel

174
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Para instalar un complemento que normalmente se instala con Excel, como por
ejemplo Solver o Herramientas para análisis, ejecute el programa de instalación de
Excel o Microsoft Office y elija la opción "Cambiar" para instalar el complemento.
Después de reiniciar Excel, el complemento deberá aparecer en el cuadro
Complementos disponibles.
 Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar
si se hace clic en Examinar (en el cuadro de diálogo Complementos) para ubicar el
complemento, y luego en Aceptar.
 Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalación. Deberá
descargar o copiar el paquete de instalación en el equipo (normalmente, un paquete
de instalación es un archivo con extensión de nombre .msi) y, a continuación,
ejecutarlo.
 Otros complementos que no están disponibles en el equipo pueden descargarse e
instalarse a través de un explorador web desde Descargas en Office.com, desde otros
sitios de Internet o desde un servidor de su organización. Siga las instrucciones de
instalación de la descarga según sea necesario.

Para desactivar un complemento de Excel

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la

categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en
Ir.
3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificación situada
junto al complemento que desee desactivar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para quitar un complemento de Excel

Si instaló el complemento de Excel inicialmente desde un servidor de

archivos de red o una carpeta compartida, es posible que deba quitarlo desde esa
ubicación. Si lo instaló desde un CD-ROM y después de hacerlo asignó a la unidad de
CD-ROM una nueva letra de unidad, tendrá que volver a instalar el complemento desde
el CD-ROM. Si está ejecutando algún complemento de Excel desde el CD-ROM, deberá
desinstalar el complemento e instalarlo de nuevo desde el CD-ROM.

1. Salga de Excel. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Salir.

2. En Windows Vista, haga clic en el botón Inicio , haga clic en Panel de control,
haga clic en Programas y, a continuación, en Programas y características.

En Microsoft Windows XP, haga clic en el botón Inicio, haga clic en Panel de
control y, a continuación, haga doble clic en Agregar o quitar programas.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

175
 EXCEL 2010 AVANZADO

 Si instaló Excel como parte de Microsoft Office, haga clic en Microsoft Office en la
lista de programas instalados y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar.
 Si instaló Excel de forma individual, haga clic en el nombre del programa en la lista de
programas instalados y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar.
 Si instaló el complemento desde el Centro de descarga de Office.com, haga clic en el
nombre del programa en la lista de programas instalados y, a continuación, haga clic
en el botón Desinstalar.
4. Siga las instrucciones del programa de instalación.

7.4.1 Agregar un complemento COM

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la
categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuación, en Ir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos COM.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto
al complemento que desea instalar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del

cuadro Complementos disponibles, haga clic en Agregar y, a continuación,
busque el complemento.

7.4.2 Quitar un complemento COM

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la
categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuación, en Ir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos COM.
3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificación situada
junto al complemento que desee quitar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se quitará el complemento de la memoria, pero su nombre seguirá

apareciendo en la lista de complementos disponibles. No se eliminará el
complemento del equipo.

4. Para quitar un complemento COM de la lista de complementos disponibles y

eliminarlo del equipo, haga clic en su nombre en el cuadro Complementos
disponibles y, a continuación, en Quitar.

176
 EXCEL 2010 AVANZADO

7.5 Agregar o quitar un complemento de automatización

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la
categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en
Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos.
3. Para instalar un complemento de automatización, en el cuadro Servidores de
automatización disponibles, elija Automatización, y haga clic en el complemento
que desee.

Si el complemento que desea no figura en la lista, haga clic en

Examinar, búsquelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Para quitar un complemento de automatización, debe quitarlo del Registro. Póngase

en contacto con el administrador del sistema para obtener más información.

7.6 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus

archivos

Una ubicación de confianza es una carpeta del disco duro o una carpeta de red. Cualquier
archivo que coloque en una ubicación de confianza puede abrirse sin que el Centro de
confianza lo compruebe ni lo abra en la Vista protegida. En este artículo, obtendrá más
información acerca de las ubicaciones de confianza y cómo y dónde se pueden crear.
También se detallan las precauciones que se deben adoptar antes de usar una ubicación
de confianza.

7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza

1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office.
2. En Ayuda,
haga clic en
Opciones.
Aparecerá el cuadro
de diálogo
Opciones.
3. Haga clic en
Centro de
confianza.
4. Haga clic en
Configuración del
Centro de
confianza.
5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.

177
 EXCEL 2010 AVANZADO

6. Haga clic en el botón Agregar nueva ubicación. Aparecerá el cuadro de diálogo

Ubicaciones de confianza.
7. Haga clic en Examinar para encontrar la carpeta; seleccione una carpeta y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

La imagen siguiente es el área Ubicaciones de confianza del Centro de confianza:

7.8 Quitar una ubicación de confianza

1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.
5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.
6. Seleccione la ubicación que desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
7. Haga clic en Aceptar.

7.9 Modificar una ubicación de confianza

Use las siguientes instrucciones para modificar una ubicación de confianza.

1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office.

2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.
5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.
6. En la lista Ubicaciones de confianza, seleccione una ubicación y, luego, haga clic en
Modificar.
7. Realice las modificaciones que desee.
8. Haga clic en Aceptar.

7.10 ¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza?

Debe utilizar una ubicación de confianza para almacenar un archivo cuando no desee
que ese archivo sea comprobado por el Centro de confianza, o si no desea abrirlo en la
Vista protegida. Esto se aplica especialmente a los archivos con contenido activo, como
macros, conexiones de datos, controles ActiveX, etc. Si piensa que la macro en un archivo
procede de un origen confiable, es mejor mover el documento a una ubicación de

178
 EXCEL 2010 AVANZADO

confianza, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de confianza

a configuración de seguridad de macros menos segura.

7.11 ¿Qué ubicaciones de confianza son mejores?

Si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya creado
ubicaciones de confianza. Para obtener más información, consulte al administrador del
sistema, si lo hubiera. Para una mayor seguridad, le recomendamos usar una subcarpeta
en la carpeta Documentos en Windows Vista, o la carpeta Mis documentos en Windows
XP, si usa una contraseña de inicio de sesión para Microsoft Windows para proteger su
equipo.

Una contraseña segura tiene al menos 14 caracteres y debe incluir al menos tres de las
siguientes:

 Letras mayúsculas (A-Z)

 Letras minúsculas (a-z)
 Números (0-9)
 Caracteres no alfabéticos (como # $ % @ +, etc.)
 No debe incluir su nombre de usuario

Se recomienda no designar la carpeta Documentos o Mis documentos

completa como ubicación de confianza. Si lo hace, se crea un objetivo que los hackers
pueden aprovechar y aumentan los riesgos de seguridad.

7.12 Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza

El Centro de confianza es
donde puede encontrar la
configuración de
seguridad y privacidad de
los programas de
Microsoft Office 2010.
Dado que la apariencia de
la cinta de opciones es la
misma en todos
programas de Office, los
pasos para buscar el
Centro de confianza son
también los mismos.

179
 EXCEL 2010 AVANZADO

1. En un programa de Office, haga clic en la pestaña Archivo. Aparece la vista Backstage

de Microsoft Office.
2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del Centro de
confianza.
4. Aparece la siguiente lista de opciones (algunas opciones pueden variar):
 Editores de confianza Cree una lista de editores de proyectos de código de confianza.
 Ubicaciones de confianza Designe las carpetas del equipo en las cuales colocar los
archivos de confianza provenientes de orígenes confiables. Los archivos de una carpeta
de ubicación de confianza no pasan por la validación de archivos.
 Documentos confiable Administre cómo interactúan los programas de Office con
contenido activo.
 Complementos Seleccione si los complementos requieren firmas digitales, o si los
complementos se deshabilitan.
 Configuración de ActiveX Administre mensajes de seguridad para los controles ActiveX
en programas de Office.
 Configuración de macro Habilite o deshabilite macros en programas de Office.
 Barra de mensajes Muestre u oculte la barra de mensajes.
 Configuración de bloqueo de archivos Determine si se abrirán versiones anteriores de
archivos de programas de Office.
 Opciones de privacidad Realice las selecciones que determinan su nivel de privacidad
con programas de Office.
5. Haga clic en el área que desee y realice las selecciones que necesite.

Cambiar la configuración del Centro de confianza puede reducir o

aumentar enormemente la seguridad de su equipo, sus datos, datos en la red de su
organización y otros equipos de esa red. Se recomienda que consulte con el
administrador del sistema o, considere cuidadosamente los riesgos, antes de realizar
cambios en la configuración del Centro de confianza.

7.13 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas

Supongamos que las fórmulas de su hoja de cálculo tienen errores que puede prever
pero que no necesitan corregirse, aunque le gustaría mejorar la presentación de los
resultados. Existen diversas maneras de ocultar valores de error e indicadores de error
en las celdas.

Hay muchas razones por las que las fórmulas pueden devolver errores. Por ejemplo, la
división por 0 no está permitida y, si escribe la fórmula =1/0, Excel devolverá #¡DIV/0!
Los valores de error son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y
#¡VALOR!

180
 EXCEL 2010 AVANZADO

7.14 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que
éstos no se muestren

El siguiente procedimiento muestra cómo convertir valores de error en un número, por

ejemplo, 0, y cómo aplicar a continuación un formato condicional que oculte el valor.
Para realizar el procedimiento siguiente, debe “anidar” la fórmula de una celda en la
función SI.ERROR para que devuelva un valor cero (0) y, a continuación, aplicar un
formato de número personalizado que impida mostrar números en la celda.

Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fórmula =B1/C1 y el valor de C1 es 0, la fórmula

de A1 devuelve el error #¡DIV/0!.

1. Escriba 0 en la celda C1, 3 en B1 y la fórmula =B1/C1 en A1.

Aparecerá el error #¡DIV/0! en la celda A1.
2. Seleccione A1 y presione F2 para editar la fórmula.
3. Después del signo igual (=), escriba SI.ERROR seguido por un paréntesis de apertura.
SI.ERROR(
4. Mueva el cursor hasta el final de la fórmula.
5. Escriba ,0), es decir, una coma seguida por un cero y un paréntesis de cierre.
La fórmula =B1/C1 se vuelve =SI.ERROR(B1/C1,0).
6. Presione ENTRAR para completar la fórmula.
El contenido de la celda debería mostrar ahora un 0 en vez del error #¡DIV!
7. Seleccione la celda que contiene el error y haga clic en Formato condicional en la
cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Estilos).
8. Haga clic en Nueva regla.
9. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haga clic en Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan.
10. En Dar formato únicamente a las celdas con, seleccione Valor de la celda en el
primer cuadro de lista, igual a en el segundo cuadro de lista y, a continuación, escriba
0 en el cuadro de texto a la derecha.
11. Haga clic en el botón Formato.
12. Haga clic en la pestaña Número y, a continuación, en Categoría, haga clic en
Personalizado.
13. En el cuadro Tipo, escriba ;;; (tres puntos y coma) y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Haga clic en Aceptar otra vez.
El 0 de la celda desaparece. Esto se debe a que el formato personalizado ;;; hace que
no se muestren los números en la celda. No obstante, el valor (0) permanece en la
celda.

181
 EXCEL 2010 AVANZADO

7.15 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al

texto

Siga este procedimiento para dar formato a las celdas que contienen errores para que el
texto de dichas celdas se muestre con una fuente de color blanco. Esto hace que el texto
de error de dichas celdas sea prácticamente invisible.

1. Seleccione el rango de celdas que contenga el valor de error.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.
Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Haga clic en Nueva regla.
Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las
celdas que contengan.
5. En Editar una descripción de regla, en la lista Dar formato únicamente a las celdas
con, seleccione Errores.
6. Haga clic en Formato y, a continuación, en la pestaña Fuente.
7. En el cuadro Color, en Colores del tema, active la casilla de verificación que contiene
el color blanco.

7.16 Mostrar un guión, #N/A o NOD en lugar del valor de error

En algunos casos, es posible que prefiera que los valores de error no aparezcan en las
celdas y que aparezca una cadena de texto como “#N/A”, un guión o la cadena “NOD”.
Para ello, puede usar las funciones SI.ERROR y NOD, como se muestra en el siguiente
ejemplo.

Ejemplo:

Puede resultar más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en
blanco. En el siguiente ejemplo, seleccione la celda que contiene el texto “Datos” y, a
continuación, arrastre el cursor para seleccionar hasta la última celda de la columna
“Descripción (resultado)”. Después, copie la selección y péguela en una nueva hoja de
cálculo, comenzando por la celda A1.

A
1 Datos
2 10
3 0
Fórmula Descripción (resultado)

182
 EXCEL 2010 AVANZADO

=A2/A3 Da un error (#¡DIV/0!).

=SI.ERROR(A2/A3,"NOD") Devuelve NOD cuando el valor es un error.
=SI.ERROR(A2/A3,"-") Devuelve un guión cuando el valor es un error.
=SI.ERROR(A2/A3,NOD()) Devuelve #N/A cuando el valor es un error.

7.16.1 Detalles de la función

SI.ERROR Use esta función para determinar si una celda contiene un error o si los
resultados de una fórmula devolverán un error.

NOD Use esta función para devolver la cadena #N/A en una celda. El nombre de la
función va seguido por un par de paréntesis vacíos, de esta forma: =NOD().

7.17 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinámica

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
Aparece Herramientas de tabla dinámica.
1. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en la flecha situada junto
a Opciones y, a continuación, en Opciones.
2. Haga clic en la pestaña Diseño y formato y siga uno o varios de los procedimientos
siguientes:

 Cambiar el modo en que se muestran errores Active la casilla de verificación

Para valores erróneos, mostrar de Formato. En el cuadro, escriba el valor que
desee mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en
blanco, elimine los caracteres del cuadro.

 Cambiar el modo en que se muestran celdas vacías Active la casilla de

verificación Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee
mostrar en las celdas vacías. Para mostrar celdas en blanco, elimine todos los
caracteres del cuadro. Para mostrar ceros, desactive la casilla de verificación.

7.18 Ocultar indicadores de error en las celdas

Si una celda contiene una fórmula que da como resultado un error,

aparecerá un triángulo (indicador de error) en la esquina superior
izquierda de la celda. Para evitar que aparezcan estos indicadores, siga
el procedimiento indicado a continuación.

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 EXCEL 2010 AVANZADO

1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría
Fórmulas.
2. En Comprobación de errores, desactive la casilla de verificación Habilitar
comprobación de errores en segundo plano.

184
 EXCEL 2010 AVANZADO

8 VISUALIZACIÓN DE LA HOJA

8.1 Vistas de la hoja

Dentro de la ficha Vista están los comandos de visualización de la hoja.

Grupo Vistas del libro

El comando de Vista normal, presenta la hoja de cálculo en forma tradicional,

igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel.

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Excel que contenga una gran
cantidad de datos y gráficos, puede ajustarla rápidamente en la nueva vista
Diseño de página.

Puede utilizar también reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la
orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer
los márgenes para la impresión y
mostrar u ocultar los encabezados de
las filas y columnas.

El comando Ver salt. Pág., presenta únicamente el espacio que ha sido

utilizado dentro de la hoja de cálculo, el resto de la hoja se encuentra en color gris, con
la posibilidad de ser utilizada. En esta vista es posible cambiar los saltos de página, ancho
de columnas y alto de filas de manera que se pueda ajustar las páginas para su impresión.

El comando de Pantalla completa oculta la barra de herramientas de

acceso rápido, las fichas y cinta de opción, la barra de estado, barra de fórmulas entre
otros, a fin de brindarnos un mayor espacio para los datos dentro de la hoja de cálculo.

El grupo Mostrar u ocultar, presenta las opciones correspondientes para mostrar u

ocultar distintos elementos de la pantalla, como son: Líneas de cuadrícula, Barra de
fórmulas, Barra de mensajes, títulos, en caso de utilizar la Vista de diseño, la Regla.

185
 EXCEL 2010 AVANZADO

Grupo Zoom

Abre la caja de dialogo siguiente, en ella es

posible cambiar el porcentaje del zoom, para un
mayor acercamiento o en su caso, alejar la vista actual.

Sin importar el porcentaje de zoom en que se encuentre la vista, este comando

los establecerá a 100%, que puede considerarse el tamaño más apropiado para la
visualización de los datos.

Dependiendo del rango de celdas que se tenga seleccionado, el porcentaje de

zoom aumentará al máximo posible, siendo el porcentaje más alto 400%.

8.2 Trabajar con varios libros

Visualizar diversas hojas.- En ocasiones es necesario trabajar con varios libros a la vez
o con distintas hojas del mismo libro. Para facilitarnos este tipo de trabajo, Excel nos
permite visualizar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, a continuación se describe la
manera de realizarlo.

1) Para ver múltiples hojas dentro del mismo libro, es necesario crear las ventanas donde
se mostrarán las distintas hojas de cálculo.

a) Haga clic en el comando Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista

186
 EXCEL 2010 AVANZADO

b) Cambie a la nueva ventana

c) A continuación, haga clic en la hoja que desee ver.
d) Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver.

2) Utilice el comando Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista.

a) En la caja de dialogo Organizar ventanas, seleccione la forma que desee para

organizar.
b) Para ver las hojas sólo en el libro activo, active la casilla de verificación Ventanas del
libro activo.

Si lo que se desea es organizar las ventanas de distintos libros:

1) Abra los libros que desee ver.
2) En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Organizar todo.
3) Bajo Organizar, haga clic en la opción que desee.

187
 EXCEL 2010 AVANZADO

8.3 Dividir ventana

En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de
la barra
horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de
división.

Cuando el puntero adopte la forma de puntero de

división ÷, arrastre el cuadro de división hacia
abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida.

También es posible dividir la ventana utilizando el

comando Dividir, del grupo Ventana de la ficha Vista.

8.4 Inmovilizar paneles

La inmovilización de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al
desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y
las columnas mientras se desplaza.

Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

 Panel horizontal superior: Seleccione la fila situada debajo de donde desee que
parezca la división.
 Panel vertical izquierdo: Seleccione la columna situada a la derecha de donde
desee que aparezca la división.
 Paneles superior e izquierdo: Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha
de donde desee que aparezca la división.
 En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Inmovilizar paneles.
Presentará tres opciones a escoger:

8.5 Comparar libros en paralelo

Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difícil,
pero ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: Comparar libros en paralelo. La

188
 EXCEL 2010 AVANZADO

comparación de libros en paralelo permite ver de forma más clara las diferencias entre
dos libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por
los dos libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos.

Abra los libros que desee comparar en paralelo, en el grupo Ventana de la ficha Vista,
haga clic en el comando Ver en paralelo.

 Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento
sincrónico.
 Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de
la comparación, haga clic en Restablecer posición de la ventana.
 Haga clic en Ver en paralelo para detener la comparación de libros.

8.6 Vistas Personalizadas

Una vista provee una manera fácil de ver los datos con diferentes opciones de
presentación. Puede presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas
como hojas separadas. Al crear una vista, se le da un nombre y puede guardar las
configuraciones de impresión actuales con la vista. También puede guardar filas y
columnas ocultas con la misma. El comando que se utiliza es Vistas Personalizadas del
grupo Vistas de libro de la ficha Vista

La vista que se crea siempre incluye tamaño y posición de la ventana, secciones

o títulos inmovilizados, esquemas,
porcentaje de ampliación o
reducción, celda activa, área de
impresión entre otras.

Al seleccionar el comando Vistas

Personalizadas aparece la siguiente
caja de diálogo:

En el área Vistas: se presenta una

lista de todas las vistas definidas
para el libro de trabajo activo.

189
 EXCEL 2010 AVANZADO

Con el botón Mostrar se muestra la

vista seleccionada. Agregar presenta la
siguiente caja de diálogo:

En esta se especifica un Nombre único

para crear una nueva vista. En el área
Incluir en la vista se especifican las
opciones que se desean guardar como
parte de la vista, se pueden incluir la
Configuración de impresora y las Configuración de Filas, columnas y filtros ocultos.

Cualquier área de impresión definida previamente siempre se guarda con la vista.

Si no define ninguna área de impresión, se imprimirá toda la hoja de cálculo.

8.7 Uso compartido de archivos

MS Excel 2010 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando
se encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para activar esta función
seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Compartir libro.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de Compartir libro diálogo:

En el primer separador muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto
con su hora y fecha de apertura. Para eliminar
un usuario, selecciónelo y presione Quitar
usuario. Si deseamos que otros usuarios
puedan modificar el libro, seleccionamos
Permitir la modificación por varios usuarios a
la vez.

Para controlar la forma en la que los usuarios

podrán hacer modificaciones seleccionamos
el separador Uso avanzado que muestra la
siguiente caja de diálogo:

190
 EXCEL 2010 AVANZADO

En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. Al seleccionar que

guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los
cambios podrán actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada x
minutos. Podremos definir que nos muestre Solo los cambios de otros usuarios o mis
cambios y los de otros usuarios.
También se puede activar la
búsqueda de conflictos, indicando
que debe Preguntar cuáles
prevalecen o que Prevalecen los
cambios guardados. La vista
personal nos permite almacenar en
nuestra copia del libro compartido,
la Configuración de impresora y la
Configuración de filtro.

Al compartir libros, algunas

funciones de MS Excel 2010 no
están disponibles. Entre las no
disponibles se encuentran:
formatos condicionales, validación
de datos, eliminar hojas de cálculo,
insertar, etc. Por esto, es recomendable
completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su
revisión.

Al compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2010 no están disponibles. Entre las
no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas
de cálculo, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible
la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión.
8.8 Control de Cambios

Una vez que hemos compartido un

libro es necesario conocer los cambios
que se van realizado en el mismo. Para
poder llevar control de los cambios es
necesario haber habilitado el Historial
de cambios al compartir el libro. Para
poder revisar los cambios
seleccionamos del grupo Cambios de
la ficha Revisar, el comando Control
de Cambios.

Al hacerlo aparecen dos opciones donde podremos seleccionar Resaltar cambios o

Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder aceptar o rechazar un cambio es necesario

191
 EXCEL 2010 AVANZADO

ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra la caja de
diálogo.

En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver:

Comando Descripción
Cuándo: Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la última vez que se
guardó o
los cambios Sin revisar.
Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por
usuarios
específicos.
Dónde: En qué lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta
opción

tenemos el icono , que permite reducir la caja de diálogo

para que aparezca de la siguiente forma:

Pudiendo señalar las celdas dónde queremos ver los cambios

para regresar a la caja de diálogo completa damos un clic sobre el
icono .

Una vez definidos el cuándo quién y

dónde, podemos Resaltar los cambios en
pantalla o Mostrar los cambios en una
hoja nueva.

Si seleccionamos la opción Resaltar los

cambios en pantalla, cada una de las
celdas modificadas tomará el
siguiente aspecto:
Para poder ver el cambio, cuándo y
quién lo realizó, basta con acercar el
cursor a la celda. Al hacerlo aparece
un globo con la información, como se
muestra a continuación:

192
 EXCEL 2010 AVANZADO

Si seleccionamos Mostrar los

cambios en una hoja nueva,
aparecerá una nueva hoja
similar a la que se muestra a
continuación:

En esta hoja que se llama

Historial, muestra por
columnas la información
referente a los cambios y la fecha
a la que está actualizado.
Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja
de cálculo.

8.9 Aceptar o rechazar los cambios

Una vez que revisamos los
cambios podemos rechazarlos o
aceptarlos. Para realizar estas
operaciones seleccione del grupo
Cambios de la ficha Revisar el
comando Control de cambios, de
las opciones que aparecen
seleccione Aceptar o rechazar
cambios. Esta opción muestra la
siguiente caja de diálogo:

Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al dar clic en Aceptar aparecerá
la siguiente caja de diálogo:

193
 EXCEL 2010 AVANZADO

Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de
cambios. Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de
revisar los cambios podemos Cerrar la caja de diálogo.

8.10 Combinar libros compartidos

Es común que las

correcciones a las hojas se
realicen en diferentes copias
del mismo archivo. Excel
2010 tiene la capacidad de
combinar estos libros y
obtener uno consolidado
con todos los cambios. Para
utilizar está característica es
necesario que los archivos
sean previamente preparados con los siguientes pasos:

1) En el archivo origen, comparta el libro y asigne Control de cambios.

2) Genere copias del archivo, con diferentes nombres.

Después de que los revisores hayan hechos los cambios es posible llevar a cabo la
combinación de libros. El comando Compara y combinar libros, no se encuentra
disponible en ninguna de las cintas, por lo que se tiene que incluir el comando dentro
de la barra de herramientas de acceso rápido o algún grupo personalizado dentro de las
fichas, para poder utilizarlo.

3) Abra el archivo original y haga clic en el comando Comparar y combinar libros.

4) Se muestra la caja de diálogo de Abrir, donde seleccionamos el archivo a combinar.

5) Al presionar Aceptar, Excel 2010 combinará los libros. La hoja de cálculo resultante
contendrá celdas marcadas con cambios.

6) Estos cambios podrán ser aceptados o rechazados.

194
 EXCEL 2010 AVANZADO

195
 EXCEL 2010 AVANZADO

01 222 237 94 92

01 800 808 62 40

www.grupoeduit.com

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