Unidad 1

1. Definición de sistema de contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como
formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar
decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.

Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la

representación adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma. Nos
podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables:
 SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo
orden en que se producen los hechos contables.
 SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones según las
expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después de que se produzcan (ex-
post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
 SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos anteriores no puede ir,
por lo tanto, solo.

2. Concepto de información contable.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados

por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para
la toma de decisiones.

El propósito básico del sistema de información contable de una organización es

proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de
sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las
mismas autoridades gubernamentales.
La información contable tiene como base un conjunto de datos a los que se les proporciona una
interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos
para que sea útil, confiable y oportuna.

3. Cuales elementos componen un sistema de contabilidad.

Documentos de soporte:
Son documentos que dan evidencia de la realización de transacciones u operaciones comerciales,
estos tienen carácter de legalidad delante de la empresa y terceros.
· Dan constancia de operaciones realizadas
· Informan las operaciones efectuadas
· Sirven como base de datos para registros contables
· Facilitan tareas de fiscalización y control fiscal
Los documentos son: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de servicios
públicos y privados, consignaciones bancarias

Comprobante de contabilidad:
Son de carácter interno en las empresas y permiten el registro de las transacciones en los libros de
contabilidad
· Deben elaborarse con base en los soportes de orden interno o externo
· Debe tener numeración consecutiva, dejando constancia de personas que lo elaboraron y
aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de operaciones, cuentas afectadas con código y
nombre en el PUC
Plan de cuentas:
Conjunto de cuentas con un código y nombre, que describen categorías en las que se registran las
operaciones. Las NIIF no consideran un plan de cuentas.

Libros de contabilidad:
Cada país determinará que libros deben inscribirse en la Cámara Comercio, en Colombia no se
inscriben pero se conservan como práctica contable debido a que no están reconocidos en los
Códigos de Comercio. Los libros elaborados manualmente que se llevan en la práctica comercial se
clasifican como

· Libro diario
· Libro mayor
· Balances
· Libro de inventarios

Estados financieros:
Son informes financieros clasificados como:
Generales: balance general, estado de resultado, estado de flujos de efectivo, estado de cambios
en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio
Bajo las NIIF se consideran cuatro estados de propósito general: estado de situación financiera,
estado integral de resultados, estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio.
Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión llevada a cabo por la
gerencia, dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma.

4. En qué consiste la estructura de un sistema contable.

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien

diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable
que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable
involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático

de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresas e llevan a cabo todo
tipo de transacciones que se pueden expresaren términos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una
posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y
describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o
paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de
venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier personas e dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas
resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de
Ventas resumidas por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la
información de ventas resumida por almacén.

5. En qué consiste la implementación de un sistema de contabilidad.

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que

esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de
satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos.

Es cambiar o aumentar un sistema de contabilidad es una excelente manera de automatizar la

información financiera y crear una infraestructura más eficiente, especialmente si te desplazas de
un estilo de libro de contabilidad a un sistema de contabilidad basado en software. La
implementación exitosa del software o sistemas de contabilidad debe ser dirigida por un gerente
de proyecto que pueda dedicar tiempo, un presupuesto y planificación para el proceso

6. En qué consiste el análisis transaccional de las actividades de una empresa.

El Análisis Transaccional Empresarial es un modo de estudiar y tratar de comprender el proceso de

toma de decisiones y el empleo del tiempo en las organizaciones, comerciales, industriales y /o de
servicios.
Procura explicar el comportamiento de las personas que intervienen en los negocios, desde la
producción, distribución, venta y compra de materias primas o de otros bienes o servicios, ya sean
ellos empresarios, gerentes, técnicos, empleados administrativos, vendedores, proveedores o
clientes, entre otros.

El Análisis Transaccional es un método racional y diagramable que sirve para analizar y

comprender comportamientos, y tomar decisiones de cambio, tanto en el ámbito profesional
cómo en el personal.
Esta ciencia de la conducta que es el A.T., se caracteriza por separar el comportamiento en
unidades fácilmente observables y poner énfasis en las transacciones, es decir, la comunicación
entre personas.

Objetivos de la formación con A.T:

 Aumentar la rentabilidad de la empresa, optimizando los recursos disponibles.
 Propuestas para modernizar/actualizar áreas de relación y comunicación interpersonal de
todas las secciones implicadas en el proyecto formativo.
 Formar al personal en el desarrollo de sus capacidades e introducirles en el campo de la
psicología aplicada al desarrollo personal y profesional.
 Identificación de las actividades repetitivas improductiva (juegos sicológicos) más
habituales en su organizaciones o empresa.
 Estrategias para el logro de la excelencia en el mejoramiento del clima interno.
 Estrategias de dinámica grupal para la dirección empresarial.
  Dar seguridad a los participantes para que utilicen la mayor parte de su potencial, a través
de conseguir un estado O.K. de su personalidad, que les motive a realizar sus funciones
con entusiasmo y eficacia

Análisis Transaccional permite:

 Conocerse así mismo más y mejor.

 Conocer a los demás más y mejor.
 Capacidad para analizar los comportamientos propios.
 Capacidad para analizar los comportamientos de sus colaboradores.
 Conocer las claves psicológicas de la comunicación.
 Descubrir las más importantes fuentes de improductividad.
 Conocer las fuentes de la motivación humana.
 Conocer cómo funciona y se maneja el sistema emocional.
 Capacitación para aumentar su productividad y la de sus colaboradores, evitando las
simbiosis negativas

7. Defina el tratamiento contable de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingreso, costos y
gastos.

Cuentas reales o valores

Son aquellas de naturaleza tangible o palpable están representadas por los activos, pasivo y
capital. Estas cuentas se registran en el balance general.

• Clasificación

Activos; Bienes o derechos de la empresa. Estos aumentan por el debe.

Cuentas del activo: son aquellas que representan todos los bienes de una y derechos de distinta
naturaleza que posee una empresa, y su valoración es en términos monetarios. La clasificación de
los valores que integran el activo son las siguientes:

a) Circulante: está formado por todos los bienes y derechos de la empresa que están en rotación
constante y son de fácil conversión en dinero. Se divide en:

 Disponible: son valores que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna
conversión.
 Exigible: son valores de fácil recuperación dado el corto plazo que la empresa establece a
sus clientes para pagar.
 Realizable: son valores de fácil conversión en dinero debido a su constante realización.
 Prepagado: son aquellos valores que representan derechos de recibir un servicio.

b) Fijo: son los bienes o derechos que posee la empresa y tienen un carácter permanente. Se
adquieren con el propósito de utilizarlos en las operaciones normales de la empresa.

Se divide en:
  Tangible: lo representan aquellos bienes que tienen presencia física, es decir tienen
materialidad.
 Intangible: lo representan aquellos derechos de orden legal o económico. Carecen de
materialidad.
 Cargos diferidos: son gastos pagados por anticipado que dan derecho a recibir un
beneficio.

Otros activos: son bienes o derechos diferentes entre sí de acuerdo a su naturaleza.

• Cuentas que pertenecen a los activos.

 Caja chica (activo circulante disponible): representa el dinero efectivo que mantiene la
empresa para efectuar sus pagos a menudo.
 Caja (activo circulante disponible): en esta cuenta se registran las entradas y salidas de
dinero.
 Banco (activo circulante disponible): comprende el valor de los depósitos a favor de la
empresa hechos en instituciones bancarias, siempre y cuando esté disponible.
 Efectos por cobrar (activo circulante exigible): se originan por ventas a crédito y están
representados por letras de cambio y pagarés.
 Cuentas por cobrar (activo circulante exigible): se originan cuando se realiza una venta a
crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las
actividades operativas propias de la empresa; están representadas por las facturas.
 Inventario de mercancía (activo circulante realizable): representa la existencia de las
mercancías de la empresa destinadas a la venta.
 Inversiones temporales (activo circulante realizable): se refiere a las cantidades que la
empresa tiene invertidas en valores (acciones, obligaciones, bonos, etc.) de fácil
conversión en dinero.
 Seguros pagados por anticipado (activo circulante prepagado): representa el valor de las
primas pagadas por anticipado de las pólizas de seguros de los vehículos, de incendios,
robos, etc.
 Alquileres pagados por anticipado (activo circulante prepagado): es el valor de una o varias
rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa la empresa
las cuales han sido pagadas por anticipado.
 Impuesto pagado por anticipad (activo circulante prepagado): son impuestos que ha
establecido un ente gubernamental y que han sido pagados por anticipado.
 Terreno (activo fijo tangible): corresponde al valor del costo del lote de tierra sobre el cual
está construida la empresa. No está sujeto a depreciación.
 Edificio (activo fijo tangible): es el valor de construcción de la edificación, plantas
comerciales o industriales, como también las edificaciones para futuras expansiones que
sean usadas por la empresa.
 Maquinaria (activo fijo tangible): representa el valor del conjunto de maquinas y equipos
de producción, tales como: envasadoras, selladoras, equipos industriales, etiquetadoras,
etc.
 Mobiliario (activo fijo tangible): es el valor de los muebles adquiridos por la empresa para
su uso ejemplo: estantes, archivadores, sillas, escritorios, etc.
  Vehículo (activo fijo tangible): corresponde al valor de la adquisición de camiones,
camionetas y automóviles que están al servicio de la empresa.
 Equipo de oficina (activo fijo tangible): en esta cuenta se incluyen las computadoras,
maquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, etc.
 Derechos de autor (activo fijo intangible): representa el derecho exclusivo que otorgan las
leyes a los autores para la reproducción y venta de de materiales impresos, un diseño, una
formula, etc.
 Patente (activo fijo intangible): representa un derecho de carácter permanente con valor
jurídico o económico para la realización de las operaciones normales de la empresa.
 Marcas de fábrica (activo fijo intangible): su valor consiste en el derecho a usar la
identificación distintiva de un producto fabricado o de un servicio prestado.
 Gastos de organización (cargo diferido): su valor comprende todos los gastos requeridos
para poner a la empresa en funcionamiento.
 Gastos de instalación (cargo diferido): representa las erogaciones que la empresa paga
para instalar y adaptar las oficinas de instalaciones, de acuerdo con el uso que se estima se
le va a dar.
 Campaña publicitaria (cargo diferido): representa el valor de la publicidad que es
propiedad de la empresa.
 Cartera de valores (otros activos): representan los diversos valores mobiliarios de la
empresa, obligaciones y fondos públicos.
 Prestamos a cobrar a largo plazo (otros activos): son los créditos concedidos a funcionarios
y empleados de la empresa, ejemplo: los préstamos para adquisición de viviendas.

 Depreciación acumulada (valoración o evaluación de activos): representa el valor del uso,

desgaste, consumo y antigüedad de los activos fijos.
 Mercancías en consignación (cuenta de orden): constituyen mercancías recibidas para
ventas futuras o con otros propósitos sin ser propiedad de la empresa.
 Giros al cobro (cuenta de orden): constituyen los giros propiedad de la empresa que son
entregados a una entidad bancaria para que se encargue de cobrarlos.

Pasivos: Obligaciones de la empresa, estos aumentan por el haber.

Cuentas del pasivo: Son cuentas que representan las deudas u obligaciones de distinta naturaleza
que ha contraído la empresa con terceras personas, así como también aquellos servicios que está
obligada a prestar por cobros recibidos. La clasificación de los valores que integran al pasivo es la
siguiente:

a) Pasivo circulante: está formado por todas las deudas u obligaciones que la empresa debe
cancelar en un plazo menor o igual a un año.
b) Pasivo a largo plazo: son toda clase de obligaciones pagaderas en un plazo mayor de un año, en
el último año de su vencimiento pasa a ser pasivo circulante.
c) Apartado: este grupo incluye las cuentas que representan obligaciones de carácter social
contraídas por la empresa, así como también las que representan apartados para obligaciones
eventuales o contingentes.
d) Crédito diferido: está formado por todas aquellas cantidades de dinero que la empresa ha
cobrado anticipadamente a cuentas de futuros ingresos que van a ocurrir, por lo que se genera la
obligación de prestar un servicio.
e) Otros pasivos: son pasivos que son disímiles entre si y no tienen las características de los grupos
anteriores.

Cuentas que pertenecen a los pasivos

 Cuentas por pagar (pasivo circulante): son generalmente facturas de los proveedores de
mercancías, equipos o de servicios recibidos.
 Efectos por pagar (pasivo circulante): se originan cuando las empresa acepta documentos
de crédito a los proveedores.
 Sueldos y salarios por pagar (pasivo circulante): son los sueldos devengados por el
personal para la fecha de del balance general, y sin embargo no son exigibles por no
coincidir el período contable con la fecha de pago.
 Prestamos por pagar (pasivo circulante): son por lo general préstamos bancarios
pagaderos en un plazo no mayor de un año.
 Impuestos e intereses por pagar (pasivo circulante): son los acumulados hasta la fecha del
balance general y que aun no han sido pagados.
 Bonos por pagar (pasivo a largo plazo): son obligaciones que emiten las grandes empresas
para obtener financiamiento a largo plazo.
 Apartado para las prestaciones sociales (apartado): representa la cuenta destinada a
reflejar las obligaciones de carácter social adquiridas por la empresa.
 Alquileres cobrados por anticipado (crédito diferido): es el importe de las rentas que, sin
aun estar vencidas, se han cobrado anticipadamente.
 Prima sobre bonos emitidos (cargo diferido): representa el valor del cobro anticipado que
se realiza por encima del valor nominal de los bonos emitidos por la empresa.

Otros pasivos: todas aquellas obligaciones cuyas características no permiten incluirlas dentro de
los grupos de pasivos anteriores. Ejemplo: utilidades no reclamadas y depositas recibidos en
garantía.

Capital: Es el valor neto.

Cuentas de capital: está representado por los aportes del propietario de la empresa así como
también por las donaciones mas las ganancias no distribuidas menos las perdidas no restituidas.

Cuentas que pertenecen al capital.

 Capital inicial: representa el monto al cual asciende al patrimonio que tenga la empresa al
comenzar el período contable.
 Cuenta personal: refleja la suma total de los retiros de dinero realizados por el propietario
o socios de la empresa, cuyo uso es particular.
 Utilidad o pérdida: representa la ganancia o la pérdida obtenida durante el ejercicio
económico, este resultado afectara a la cuenta capital en forma diminutiva si es una
pérdida y en forma aumentativa si es una ganancia o utilidad.
 Reservas: se refiere a las cantidades ganadas por la empresa que los dueños han dejado
invertidas en el negocio ya sea por razones estatuarias, legales o voluntarias.
Cuentas nominales
Son aquellas que explican las fuentes o causas de los ingresos y egresos de, ya que se originan en
las operaciones de la empresa.

Estas cuentas reflejan las modificaciones del patrimonio, debido a la utilidad o perdida durante el
ejercicio económico.

Son denominadas temporales o transitorias porque su duración está limitada hasta la

terminación de cada ciclo contable, donde deben cancelarse o saldarse.

Clasificación

Ingresos; Cuentas del ingreso: son aquellas que se generan por las operaciones que realiza la
empresa y traen como consecuencia aumentos en el capital. Se clasifican en:

a) Ingresos principales: lo constituyen las ventas en las empresa mercantiles e industriales; los
ingresos en las empresas de servicio y sin fines de lucro y los intereses ganados en las empresas
financieras.
b) Ingresos eventuales: se originan por operaciones distintas a los ordinarias o comunes de la
empresa (ventas de activos, ventas de desperdicios, intereses devengados).

Cuentas que pertenecen a los ingresos.

 Ventas: representa el valor de las mercancías entregadas a los clientes durante el periodo
contable, ya sea al contado o a crédito.
 Devoluciones en compras: es el importe de las mercancías devueltas a los proveedores
debido al mal estado de estas o por no ser igual a las mercancías pedidas.
 Descuentos en compras: representa una disminución del monto a pagar por la compra de
mercancías debido a la prontitud del pago.

Otros ingresos: son utilidades obtenidas en la venta d activos fijos y por operaciones ajenas a la
actividad normal de la empresa.

Egresos

Cuentas de egresos: son erogaciones en las cuales incurre la empresa para cumplir el proceso de
operaciones en un periodo o ejercicio económico. Se clasifican en:

a) Costo de los ingresos principales: lo constituye el costo de venta en las empresas mercantiles e
industriales y el costo de los servicios prestados en las empresas de servicios.

b) Gastos de operación: son aquellas erogaciones necesarias en el funcionamiento y desarrollo de

las actividades normales de la empresa, que no son posibles de ser recuperadas, pero quedan
cubiertas por las utilidades que se obtenga.
Se clasifica en:

 Gastos de ventas: son todos los imputables a las ventas (sueldos de vendedores,
comisiones a vendedores, etc.)
  Gastos administrativos: son todos aquellos ocasionados por las gestiones y actividades
generales de las oficinas.

c) Otros egresos: se originan por operaciones distintas a las ordinarias o comunes de la empresa.

d) Egresos extraordinarios: son gastos ocasionales que no guardan estrecha relación con el
proceso normal de las operaciones que realiza la empresa.

Cuentas que pertenecen a los egresos

 Compras: representa el valor total de la mercancía comprada durante el ejercicio

económico.
 Devoluciones en ventas: representa el valor de las mercancías devueltas por los clientes.
 Descuentos en ventas: representa una disminución del monto a cobrara los clientes
debido al pronto pago de la mercancía adquirida por ellos.
 Fletes en compras: es la cantidad de dinero que la empresa paga a la compañía de
transporte por el traslado de la mercancía que compra.
 Sueldos y salarios: está integrada por las remuneraciones periódicas que paga la empresa
a sus trabajadores por los servicios prestados a la misma.
 Gastos generales: son todos los gastos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Ejemplo: luz, agua, aseo, teléfono, energía eléctrica, etc.

8. Que procedimientos son utilizados para utilizar un sistema de contabilidad.

1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeo.
3- Elaborar informes.
4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5- Diseñar formularios para todas las operaciones.
6- Diseñar reportes
7- Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón
social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital,
datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1- El Balance General
2- Estado de G y P
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1- Estado de Costo Estimado
2- Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.
Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

9. En qué consiste el control interno, y defina control interno administrativo y contable.

Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de:
 Proteger los activos
 Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
 Promover la eficiencia de las operaciones.
 El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

10. Defina en qué consiste el control interno del área de efectico, cuentas por cobrar,
inventarios, inversiones, área de activos fijos, área de ventas y área de compras.

Control Interno del Efectivo

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito
en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
 Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
 Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.
 La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas
de control podemos citar:
1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos
ingresos.
2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos
los cobradores de manera que:

1) Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2) Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3) Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente
por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y
prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
 Caja chica.
 Caja genera
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
 Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
 Que estos volantes estén numerados
 Manejados por una sola persona
 La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue
creada la caja chica.
 Depositar el dinero de la caja general
 Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante
en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las
políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el
cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la
mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
 Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago – al contado
o crédito).
 Nota de despacho o conduce
 Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes
departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de

divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de
precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente

autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada
por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al
de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y
solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito
para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

 Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente
 Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada
 Que los comprobantes sean revisados y contabilizados

Clasificación y Control de los Activos Fijo

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente,
que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a
depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el
propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo
adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado
de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos: Línea recta, Unidades producidas, Horas
trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.

 Poseer una relación detallada y actualizada.

 Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
 Hacer chequeo periódico de los mismos.
 Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta.
Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el
proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
 PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
 UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera
mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar
son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:

 Hacer conteos físicos periódicamente.

 Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
 Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.
 Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
 Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
 Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

INVERSIONES.
Representan colocaciones de dinero sobre las cuales una empresa espera obtener algún
rendimiento a futuro, ya sea, por la realización de un interés, dividendo o mediante la venta a un
mayor valor a su costo de adquisición.

el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo

de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal,
diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la
efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y
por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

En el caso del área o de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión
y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del léxico
administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra Control así como
la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para
que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.

11. Defina el concepto catalogo de cuentas y cuáles son los objetivos del mismo.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de
instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando
las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

 Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la

implementación de un catalogo de cuenta similar.
 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
 Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o
entidad.
12. Defina manual de procedimientos contables.

Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el catalogo. Nos indica
cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

13. Defina el concepto de formulario, requisitos de los mismos y enumere los principales.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las
diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado
(firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional
del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos,
etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:

1) Numeración
2) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3) Redacción clara, sin errores.
4) Además del original, emitir las copias necesarias
5) Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

 Facturas
 Recibo
 Conduce
 Órdenes de compra
 Otros, etc.

14. Defina el concepto: factura, recibo, conduce, orden de compra, nota de debito, nota de
crédito, cheque, desembolso de caja chica, requisición de materiales, nomina de pago.

La factura: es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En

él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones
de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El
original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada
suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes.
Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el
pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El conduce: es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es
enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este
formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de
despacho que recibió el departamento de ventas.
La orden de compras: es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que
desea comprar una compañía.

La nota de débito: se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un
acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que
debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para
sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito: es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se
orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa
en el Diario de Compras.

El cheque: es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el
que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga
saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja: es un formulario que se llena cuando hay un agredo de dinero para realizar
pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina: es un formulario que la empresa envía a una

compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el
departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

La nomina: es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

15. Defina el concepto de estados financieros, y defina los cuatros estados financieros básicos y
los dos secundarios.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El
Balance General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos
líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del
activo.
Los estados financieros básicos pueden clasificarse:

Atendiendo a la Importancia

Básicos: También llamados Principales son aquellos que muestran la capacidad financiera de una
empresa, ejemplo: Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados, Balance General,
Estado de Ganancias Acumuladas Retenidas y Estado de Flujo de Efectivo.

1. Balance general: también denominado balance de situación, o estado de situación patrimonial,

es el estado financiero en el que muestra la situación de la empresa en un momento concreto. Es
el más importante para comprender de forma exacta cómo está la empresa. Es como una
fotografía del momento actual de la empresa, económicamente hablando.
2. Estado de resultados: llamado igualmente estado o cuenta de pérdidas y ganancias. Aquí se
muestran todos los ingresos y gastos que ha tenido la empresa durante el tiempo que se está
examinando. Ayuda a comprender la situación financiera de la empresa y la liquidez de la dispone.

3. Estado de cambios en el patrimonio neto: en este estado financiero se engloban todos los
movimientos que haya realizado a la empresa y que afectan a su patrimonio.

4. Estado de flujos de efectivo: aquí se muestran todas las variaciones de efectivo que se han
realizado en la empresa. Se pueden ver las fuentes del efectivo y la forma en que se ha aplicado en
la organización.

Secundarios: También llamados Anexos, son aquellos que analizan un renglón determinado de un
Estado Financiero Básico, ejemplo: Estado detallado de Cuentas por Cobrar, Estado del Costo de
Ventas Netas, Estado Detallado del Movimiento de Cuentas de Déficit, Actividades de Inversión.

16. Defina el concepto de libros de contabilidad, diario general, mayor general y mayor
auxiliares.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las
informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa
con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o
los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados
demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro
diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es
conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de
información para conformar los estados financieros.

Mayor Auxiliar o Sub Mayor: Libro de cuentas que proporciona detalles que respaldan los saldos
individuales, el total de los cuales aparece en una cuenta en el Mayor general. El total de las
cuentas de un mayor auxiliar es igual al saldo de la cuenta de control respectiva del mayor general
o Libro Mayor. Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera
para referirse al grupo de cuentas distintas a las que aparecen en el libro mayor general, que sirve
para detallar el saldo de la cuenta control que aparece en el mayor general.