Anda di halaman 1dari 21

RIF’AL MUZAKKI, S.T.

NIP. 19920122 201802 1 002


CPNS FORMASI TAHUN 2017
TEKNIK PENYEHATAN LINGKUNGAN AHLI PERTAMA
Outline
3. TAHAPAN KEGIATAN
2. PENETAPAN ISU (Kegiatan, Tahapan Kegiatan,
1. PENDAHULUAN (Identifikasi Isu, Gagasan, Output/Hasil, Nilai Dasar,
Tujuan & Manfaat, Ruang Kontribusi terhadap Visi-Misi
Lingkup) Organisasi, Penguatan Nilai
Organisasi)

4. ANALISIS DAMPAK
(Identifikasi Potensi Masalah, 5. PENUTUP
Mitigasi)
Pendahuluan
 Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan
masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan
 Sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas (KBBI)
 Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi dari bidang tertentu atau pengumpulan
bukti dan keterangan dari bidang tertentu
Resiko Kerusakan atau Kehilangan Kesulitan untuk mengakses notulen
rapat yang telah dibuat pada
Notulen Rapat keadaan tertentu

Akibat

Isu:

Ketidakjelasan Sistem Dokumentasi Notulen Rapat di Subdit SPAM Perdesaan


Sebab

Belum baiknya sistem dokumentasi notulen


rapat yang sudah ada
Gagasan Rancangan Aktualisasi

“Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi Notulen


Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas
Subdit SPAM Perdesaan”
Tujuan & Manfaat
 Tujuan
 Mendapatkan sistem dokumentasi notulen rapat
yang lebih baik

 Manfaat
 Meningkatkan kualitas sistem dokumentasi
notulen rapat di Subdit SPAM Perdesaan
Ruang Lingkup

“Kegiatan dilaksanakan di Subdit SPAM Perdesaan”


Identifikasi Stakeholder

Mentor/Kasubdit
Coach
SPAM Perdesaan

Staf Subdit SPAM Desa


Mentee/CPNS Penanggungjawab
Dokumentasi Notulen
Rapat
Rencana Kegiatan

2. 4. 5.
1. 3. 6.
Pengontrolan
Persiapan Pelaksanaan Tahap Akhir
Tahap Awal Sistem Evaluasi
Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi
Rencana Notulen Kegiatan
Notulen Notulen Notulen
Aktualisasi Rapat Aktualisasi
Rapat Rapat Rapat
Kegiatan
• Tahap Awal Rencana Aktualisasi
No. 1

• Melakukan diskusi dengan penanggungjawab


Tahapan dokumentasi notulen rapat
Kegiatan • Meminta berkas notulen rapat yang sudah
didokumentasikan oleh penanggungjawab

• Adanya gambaran mengenai sistem yang


Output/Hasil sudah ada dalam kegiatan dokumentasi
notulen rapat
Kegiatan
• Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat
No. 2

Tahapan • Melakukan pengumpulan notulen rapat


• Melakukan pengelompokan notulen
Kegiatan rapat

• Adanya kejelasan mengenai sistem


Output/Hasil pengelompokan notulen rapat
Kegiatan
• Pelaksanaan Dokumentasi Notulen Rapat
No. 3

• Melakukan proses digitalisasi notulen rapat


Tahapan dengan sistem scan
Kegiatan • Membuat sistem folder di dalam komputer
untuk pengumpulan hasil scan notulen rapat

• Menghasilkan berkas notulen rapat dalam


Output/Hasil bentuk softcopy agar bisa disimpan di dalam
sistem folder komputer
Kegiatan
• Tahap Akhir Dokumentasi Notulen Rapat
No. 4

• Penyimpanan berkas fisik (hardcopy) notulen rapat


Tahapan di dalam map yang sudah ditentukan
pengelompokannya
Kegiatan • Penyimpanan berkas non-fisik (softcopy) notulen
rapat ke dalam sistem folder yang ada di komputer

• Menghasilkan sistem dokumentasi notulen rapat


Output/Hasil yang jelas dan mudah diakses setiap pegawai Subdit
SPAM Perdesaan
Kegiatan • Pengontrolan Sistem Dokumentasi
Notulen Rapat
No. 5

• Sosialisasi kepada penanggungjawab


Tahapan dokumentasi notulen rapat untuk
Kegiatan melakukan pengecekan sistem secara
berkala

• Terjaganya sistem dokumentasi notulen


rapat yang baik, aman dan bisa diakses
Output/Hasil oleh seluruh pegawai Subdit SPAM
Perdesaan
Kegiatan
• Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
No. 6

Tahapan • Melakukan diskusi dengan penanggungjawab


tentang pelaksanaan sistem dokumentasi notulen
Kegiatan rapat yang telah dibuat

• Adanya gambaran pelaksanaan sistem dokumentasi


notulen rapat sehingga dapat ditentukan metode
Output/Hasil yang lebih efektif dan efisien dalam penerapan
selanjutnya dalam lingkungan kerja Subdit SPAM
Perdesaan
Nilai Dasar Terkait
Agenda II dan Agenda III

Akuntabilitas Etika Publik

Komitmen Manajemen
Mutu ASN
KONTRIBUSI TERHADAP
VISI-MISI ORGANISASI

"Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi


bidang PUPR yang meliputi Sumber Daya
Manusia, Pengawasan dan Pengendalian,
kesekertariatan, dan Penelitan Pengembangan"
PENGUATAN NILAI ORGANISASI

 Integritas

 Profesional

 Orientasi Misi

 Visioner

 Etika Akhlakul Karimah


Identifikasi Potensi Masalah dan
Mitigasi
Identifikasi Potensi Masalah Mitigasi

• Penanggungjawab lupa • Sosialisasi kepada


dalam melakukan penanggungjawab untuk
pengecekan sistem melakukan pengecekan rutin
dokumentasi notulen rapat terhadap sistem
dokumentasi notulen rapat
• Kegagalan melakukan sistem
scan terhadap notulen rapat • Menemukan solusi lain agar
tetap bisa memperoleh
softcopy dari notulen rapat
PENUTUP
 Perlunya kejelasan sistem dokumentasi notulen rapat

 Sistem dokumentasi yang jelas akan memudahkan


semua pegawai Subdit SPAM Perdesaan untuk
mengakses notulen rapat jika dibutuhkan
SELESAI