EJERCICIO EN CLASE

CONCEPTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FONDO: Es el conjunto documental producido y recibido por una entidad productora, la cual puede ser una entidad
jurídica o una persona natural.

SECCIÓN: Órganos de mayor jerarquía en los cuales se dividen las instituciones.

SECCIÓN DOCUMENTAL: Grupos documentales producidos por las dependencias en las cuales se dividen los órganos
de mayor jerarquía.

SUBSECCIÓN:Grupos documentales producidos por las dependencias en las cuales se dividen los órganos de mayor
jerarquía.

Ejemplo:

FONDO: GOBERNACIÓN DEL DPTO DE SANTANDER

SECCIÓN: SECRETARIA DE EDUCACIÓN
SUBSECCIÓN: ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL

SERIES DOCUMENTALES: Son el testimonio documental de actividades desarrolladas por una entidad en cumplimiento
de una función determinada.
Cada sección, subsección y oficina está constituida por documentos agrupados en series.

Ejemplo:
FONDO: ALCALDIA
SECCIÓN: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SERIES: Actas de levantamientos
Denuncias por pérdida de documento
Diligencia de audiencias públicas
Boletas de retención
Notificaciones de Autos
Certificaciones de antecedentes judiciales
Correspondencia (enviada y recibida)

TIPOS DOCUMENTALES: Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un
soporte, los cuales determinan su contenido. (Actas, cartas, cheques, contratos etc).

COLECCIONES: Documentos bibliográficos que se identifican bajo una misma serie.

Ejemplo: COLECCIÓN EMPRESA Y EMPRESARIOSÓN

LA REVOLUCIÓN DEL SERVICIO
GERENCIA DEL SERVICIO
CLAVES PARA LA CREATIVIDAD

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Los principios de la organización archivística de los fondos

documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dos por la oficina
productora de los mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Está dado por el autor del documento, una persona natural o jurídica. Cada documento
debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo.
Ejemplo:

ARCHIVO MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

PROCEDENCIA FONDO
Alcaldía Alcaldía Municipal de Barrancabermeja
Juzgado Juzgado Municipal de Barrancabermeja
Concejo Municipal Concejo Municipal de Barrancabermeja

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de
acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos. En consecuencia
debe respetarse el orden natural de los documentos, ya que son producidos en una relación causa-efecto.

Ejemplo: Una cuenta de cobro por obras realizadas ilustra el orden original que deben conservar los documentos
dentro del expediente.

Formatos de cuenta de cobro, autorización de pago, contrato, recibos, facturas, póliza de cumplimiento, anticipo y
calidad, actas de entrega y recibo de obra.

PLANTEAMIENTO DEL EJERCICIO:

Basados en la experiencia que está desarrollando con el “Diagnóstico” de la empresa escogida, lo invito a desarrollar
la siguiente actividad.

1. A partir del Fondo, Sección y Sub-sección Documental de la empresa (en caso de no tenerlo definido, propóngalo),
realizar el ejercicio sobre Agrupaciones documentales.

 Analice las agrupaciones documentales del Fondo o Fondos Documentales e investigue dónde fueron
conformadas.
 Indague, sobre la metodología, que emplean para clasificar la documentación actualmente.

2. Establezca si el Fondo o los Fondos Documentales son abiertos, cerrados y/o acumulados y determine el tratamiento
que se le(s) debe dar si son varios.

3. Elija una División Administrativa, analice sus funciones y establezca las series, subseries, unidades documentales
(especifique si son simples o complejas) y tipos documentales que las conforman. Para una mejor comprensión puede
emplear el siguiente cuadro.

FONDO DOCUMENTAL:
SECCION: SUBSECCIÓN:
SERIE: SUBSERIE:
Unidad Documental:
Tipos Documentales:

4. Ahora para que conozca aún más sobre archivística, investigue los siguientes temas y elabore un Glosario, lo digita
en un documento Word, y lo envía a su carpeta o portafolio de evidencias, LMS. Fecha entrega: 07 de septiembre de
2017
 Paleografía, Diplomática, Sigilografía,
 Heráldica, Historia,
 Genealogía, Cronología, Onomástica,
 Metrología, Informática
 Biblioteconomía, y Documentación
 Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental: concepto y aplicación.
 Ciclo vital de los documentos