AKUNTANSI HOTEL

Penyusunan Budget Operasional Pada Usaha Perhotelan

Kelompok : 10

Ni Made Dwi Candra Sawitri 1406305131

Kadek Nandya puspitayani 1406305164

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana
2017

1
 PENDAHULUAN

Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua

sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba-rugi dan
laporan pendukung lainnya. budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melakukan
dua fungsinya, yaitu fungsi perencanaan dan pengendalian.
Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisor
dan manajemen perusahaan. setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen
atau suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Departemen
akuntansi akan menyediakan data untuk para manajer tentang informasi statistic dari kinerja
sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan data penting lainnya
untuk proses penyiapan budget.
Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada
dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. perusahaan
yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal. serentetan
aktivitas yang dilakukan dipertemuan perencanaan budget adalah Review operasi tahun lalu,
Menganalisa kondisi bisnis secara umum, Menganalisa situasi kompetitif saat ini, Menganalisa
harga-harga, Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor.
Budget perdepartemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam
proses penyiapan budget dan dicatat di lembar jerja dan lembar ringkasan. dokumen-dokumen
ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi
pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen.

2
 PEMBAHASAN

A. Penyiapan Budget Operasi

Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua
sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba-rugi dan
laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama 12 bulan.
Perencanaan bulanan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk mengevaluasi
hasil actual dari operasinya. Oleh karena itu, budget operasi akan mempermudah manajemen
untuk melakukan dua fungsinya, yaitu fungsi perencanaan dan pengendalian.
Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisor
dan manajemen perusahaan. setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen
atau suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Ketika mendapat
masukan nyata dalam proses budget, mereka sering menjadi termotivasi untuk
mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak melakukan kinerja di
luar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis.
Departemen akuntansi akan menyediakan data untuk para manajer tentang informasi
statistic dari kinerja sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan
data penting lainnya untuk proses penyiapan budget. financial controller bertanggung jawab
untuk mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manajer departemen.
departemen akuntansi menggabungkan semua peencanaan menjadi sebuah budget operasi yang
menyeluruh, termasuk biaya tetap dan biaya lainnya, untuk diperiksa dan disetujui oleh general
manager. general manager dan controller meriview perencanaan budget departemen dan
menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. apabila
budget kurang memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan adanya perubahan akan
dikembalikan kepada manajer departemen yang bersangkutan untuk diriview dan direvisi.
Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada
dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. perusahaan
yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai
berikut:

3
SIAPA (WHO) APA (WHAT) KAPAN(WHEN)

General manager Pertemuan perencanaan Oktober tgl 1-31

Controller & dep. head
Accounting
General manager&controller
Owners
budget
Penyiapan perencanaan budget November tgl 1-9
departemen
Konsolidari perencanaan November tgl 10-19
budget departemen
Penyiapan laporan budget Desember
general manager
Mereview dan menyetujui Desember
laporan budget dari general
manager

B. Proses Perencanaan Budget

Pada saat pertemuan perencanaan budget, pengarahan diberikan kepada kepala
departemen agar menyiapkan budget perdepartemen secara rinci. Rencana keseluruhan untuk
pertemuan dan agenda khusus untuk setiap pertemuan budget memastikan bahwa penggunaan
waktu setiap departemen secara efisien dan efektif dalam perencanaan budget. serentetan
aktivitas yang dilakukan dipertemuan perencanaan budget adalah:
1. Review operasi tahun lalu
review operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukan hal-hal penting yang masih
berlangsung. Hal ini menyangkut perubahan harga, tambahan fasilitas atau pengurangan fasilitas
yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar, perbaikan untuk langkah efisiensi
selama tahun tersebut, dan hal – hal sejenisnya. dampak potensial dari hal-hal tersebut terhadap
operasi perusahaan untuk tahun mendatang juga diproyeksikan sehingga budget yang sedang
disiapkan didasarkan pada statistic pendapatan dan beban yang benar.
2. Menganalisa kondisi bisnis secara umum
analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan lokal pada saat berjalan menunjukan item-
item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Analisa politik dapat berupa

4
agenda politik dari legislative baru dan atau perubahan legislative yang telah direncanakan,
misalnya tingkat gaji atau upah dan kebijakan perpajakan. Dampak potensial dari item-item
tersebut terhadap operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan kemudian
direfleksikan di budget yang sedang disiapkan.
3. Menganalisa situasi kompetitif saat ini
analisa situasi kompetitif saat ini menunjukan item-item yang sangat mempengaruhi operasi
tahun mendatang. Contoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun, motel, dan
restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar – besaran. Dampak potensial dari item
semacam itu pada operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan direfleksikan
dibudget yang sedang disiapkan.
4. Menganalisa harga-harga
analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan
memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang menarik volume bisnis dan akan
berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal.
5. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor
Proyeksi tingkat hunian untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan pada
setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan departemen
kamar. Sumber – sumber itu meliputi transient-regular, transiet-group, permanent residents, atau
sumber – sumber pasar lainnya. Proyeksi penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis regular
dari fasilitas makanan dan minuman. proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor akan
mempermudah general manager mengestimasikan total pendapatan kotor untuk tahun yang akan
datang.

C. Penyusunan Budget Departemen

Budget perdepartemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam
proses penyiapan budget dan dicatat di lembar jerja dan lembar ringkasan. dokumen-dokumen
ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi
pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen. catatan ini akan dapat menjawab
pertanyaan yang muncul pada saat review budget dilakukan. dokumen ini juga berguna untuk
penyiapan budget di tahun-tahun yang akan datang.

5
1. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen front office
Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis
besar dapat dibedakan menjadi 2 hal yaitu informasi yang bersifat makro dan mikro. informasi
yang bersifat mikro:
1. kondisi perekonomian baik regional, nasional, maupun internasional
2. tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional
3. kondisi para pesaing
4. jumlah kunjungan wisatawan
5. musim
6. event yang memerlukan akomodasi dan jumlah yang tinggi
7. dan sebagainya
Sedangkan untuk informasi yang bersifat makro meliputi:
1. jumlah kamar hotel
2. promosi individu
3. kebijakan hotel
4. harga
Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah
kamar yang diperkirakan akan mampu dijual. langkah berikutnya adalah memastikan jumlah
kamar yang siap untuk dijual. berdasarkan informasi tersebut kemudian ditentukan jumlah kamar
yang mampu untuk dijual. setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah orang yang menginap,
barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan
penjualan kamar. rencana penjualan kamar secara kuantitatif ini yang disebarkan ke semua
departemen untuk dijadikan dasar penentuan rencana/anggaran di masing-masing departemen.
disamping rencana penjualan kamar, departemen FO juga membuat perencanaan biaya tentang
promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya.

2. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen food & beverage

Departemen F&B berdasarkan informasi isian kamar akan merencanakan penjualan F&B.
informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan F&B
yang bersumber dari tamu hotel. dalam hal ini departemen F&B juga memerlukan informasi

6
tentang asal dari tamu yang menginap di hotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus
disiapkan.

3. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen house keeping

Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan
untuk mendukung penjualan tersebut. segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian
kamar tersebut.

4. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen energy dan pemeliharaan

Berdasarkan tingkat hunian kamar, departemen ME akan membuat perencanaan yang
berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan
dilaksanakn di hotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta
peremajaan yang diperlukan.

5. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen personalia

Departemen personalia sangat membutuhkan informasi isian kamar untuk menentukan jumlah
karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. karena operasional hotel sangat dapat
didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan
karyawan training.

6. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen akuntansi

Departemen akuntansi disamping menyusun anggaran di departemennya juga menjadi
coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. semua departemen yang telah
menyusun anggarannya secara individu akan mengumpulkannya di departemen akuntansi untuk
selanjutnya dilakukan penggabungan.

D. Konsolidasi Budget Per Departemen

Budget per department yang lengkap diberikan ke departemen accounting yang kemudian
akan diriview untuk melihat keakuratan dan kelengkapannya. departemen accounting juga
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan jadwal-jadwal yang menyertai
budget per departemen sudah lengkap. setelah menyelesaikan review budget per departemen,

7
departemen accounting menyiapkan proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang.
laporan ini, bersama dengan departemental schedules dan data pendukung, menjadi satu kesatuan
paket budget awal untuk di review oleh general manager dan controller perusahaan. preliminary
budget packed ini harus mencakup informasi seperlunya yang ditenukan oleh departemen
accounting ketika melakukan konsolidasi budget per departemen.

E. Penyiapan Laporan Budget Oleh General Manager

General manager dan controller mereviue laporan laba rugi, departemental schedule, dan
data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan
beban realistis. reviue ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan
bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam
perencanaan-perencanaan departemen lainnya. pendapatan yang ditunjukan oleh laporan laba
rugi diukur dengan proyeksi general manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. jika
tambahan penyesuaian diperlukan, general manager dan controller mengadakan rapat dengan
manager terkait untuk menentukan bagaimana pembuatannya. jika penyesuaian dalam jumlah
besar dibuat, maka dampak dari perubahan-perubahan tersebut pada budget per departemen dan
atau kesatuan budget awal harus dianalisis secara seksama. budget report general manager juga
meliputi informasi yang muncul selama rapat perncanaan budget. report ini mencakup review
dari item-item berikut:
1. kompetisi
2. kondisi politik dan ekonomi
3. perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan
4. item-item luar biasa
5. tenaga kerja
6. fasilitas
7. rates
8. capital improvement
9. cash flow
Setelah mereview final budget-report dengan para kepala departemen, general manager
dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. jika budget tidak
memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen

8
terkait untuk di review dan di revisi. proses ini dapat berulang beberapa kali sampai budget yang
memuaskan dapat diselesaikan.

F. Kontrol Budget
Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan
antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. analisis variance dapat menunjukan
bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari
variance yang signifikan tersebut. setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi,
manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya. agar budget dapat dipergunakan
secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat secara bulanan. laporan ini akan
bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan. laporan yang relevan meliputi pendapatan
dan beban per departemen di mana masing-masing biaya dipertanggung jawabkan.

G. Re forecasting
Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan
merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. reforcasting perlu jika hasil actual
mulai menunjukan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya perubahan-
perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.

9
 KESIMPULAN

Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada
dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. perusahaan
yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai
berikut:
SIAPA (WHO) APA (WHAT) KAPAN(WHEN)

General manager Pertemuan perencanaan Oktober tgl 1-31

Controller & dep. head
Accounting
General manager&controller
Owners
budget
Penyiapan perencanaan budget November tgl 1-9
departemen
Konsolidari perencanaan November tgl 10-19
budget departemen
Penyiapan laporan budget Desember
general manager
Mereview dan menyetujui Desember
laporan budget dari general
manager

Agar budget dapat dipergunakan secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat
secara bulanan. laporan ini akan bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan. laporan
yang relevan meliputi pendapatan dan beban per departemen di mana masing-masing biaya
dipertanggung jawabkan. Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang
diharapkan dan merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. reforcasting perlu
jika hasil actual mulai menunjukan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya
perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra,A.A G.P, Suprasto, Herkulanus Bambang, Aryanyo, Dodik, Sari, MM.

Ratna.2009. AKUNTANSI PERHOTELAN (Pendekatan Sistem Informasi). Denpasar : Graha
Mulia.

11