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FÁBRICA OCÉANO, S.A.

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La decisión de aceptar un nuevo cliente

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Luego de completar y discutir este caso, serán capaces de:

1. Entender la información relevante para evaluar un cliente potencial de auditoría.


2. Enumerar los pasos que un auditor debe seguir para decidir si acepta, o no, a un cliente potencial.
3. Identificar y evaluar factores importantes para la toma de decisión sobre la aceptación del cliente
4. Entender el proceso para preparar y justificar una recomendación de aceptación de un cliente

INTRODUCCIÓN

La firma contable Barnes & Fischer, LLP, es una firma mediana de contadores públicos y auditores, con
cobertura a nivel nacional. La compañía, formada en 1954, cuenta con más de 6 mil profesionales en su
planilla. Principalmente provee servicios de auditoría y asuntos fiscales, pero últimamente ha tenido éxito
con la consultoría para la estructuración de sistemas de información de sus clientes que no son de auditoría
externa, o que siéndolo, no cotizan en bolsa.

A mediados de enero del 2006, usted es promovido a gerente de auditoría de la oficina de Barnes & Fisher
localizada en la costa Este de Estados Unidos. Lleva 3 años como auditor senior y ha estado en la firma
durante cinco. Su primer asignación como gerente es ayudar al socio con la aceptación de un cliente.

El socio le explica que el posible cliente, Fábrica Océano, Inc., es una mediana empresa fabricante de
aparatos electrodomésticos, cuyo presidente acaba de conocer en una reunión de la Cámara de Comercio.

El presidente de la compañía le comentaba que luego de unos incidentes difíciles, decidieron terminar
relaciones con su auditor actual, aunque la razón principal por la cual se decidió el cambio, es que desean
contratar una firma de CPA mejor establecida a nivel nacional, debido a que quieren lanzar sus acciones al
mercado en los próximos años. Los estados financieros anuales de Océano se han auditado durante los
últimos 12 años con el objetivo de cumplir con los requisitos para transacciones de deuda, a manera de
obtener tasas de interés favorables para las líneas de crédito que posee la compañía. Debido a que acaban
de pasar el cierre anual, al 31 de diciembre, creen que están justo a tiempo para contratar una nueva firma
e iniciar cuanto antes la auditoría.

Al socio le inquieta la idea de tener un cliente de la industria manufacturera de electrodomésticos,


especialmente uno con la posición favorable en el mercado y el crecimiento potencial de Fábrica Océano, ya
que aunque hay varias de estas fábricas en el área, la firma nunca ha tenido un cliente de esta industria.
La mayoría de clientes de la firma son de la industria para el cuidado de la salud. A pesar que él cree que
este encargo representa una oportunidad excelente para incursionar en un nuevo mercado, la otra socia,
Jane Hunter, cree que los riesgos involucrados deben ser cuidadosamente analizados.

ANTECEDENTES DE FÁBRICA OCÉANO, S.A.

La Fábrica Océano, Inc. en Estados Unidos, fabrica electrodomésticos pequeños y medianos. Aunque no
cotiza en bolsa sus acciones u otros valores, tiene entre sus planes lanzarlos al mercado en los próximos
años, con la esperanza de poder negociarlos en la NASDAQ. A usted se le asigna la tarea de reunir
información que permita hacer una recomendación sobre si aceptar, o no, a Fábrica Océano, Inc. como
cliente de la firma.

Océano quiere contratar a la firma para que audite los estados financieros al 31 de diciembre del 2005, a la
vez expresó que le interesa le ayuden con el sistema de TI que recientemente instalaron. También quiere
servicios de consultoría para poner todo en orden para el lanzamiento a oferta pública. Durante la primer
reunión con la gerencia de Océano, usted obtuvo la siguiente información sobre la compañía y la industria.

La industria de los electrodomésticos. Durante los últimos años, ha crecido a un ritmo regular y
estable. Está integrada por una amplia variedad de fabricantes (nacionales y extranjeros) que venden a un
gran número de tiendas mayoristas y minoristas. A pesar de las mejoras tecnológicas, el mercadeo del
producto sigue ligado al crecimiento del mercado doméstico. Las tiendas de minoristas son proveídas tanto
por mayoristas como representantes directos de otras fábricas.

Fábrica Océano, Inc. Los estados financieros de Océano al 31 de diciembre del 2005 que no han sido
auditados, reportan un total de activos por $76 millones, ingresos por ventas de $145 millones y una
1
Beasley, Buckless, et. al. Audit Cases, fictitious company.
utilidad neta de $3.4 millones. Nunca antes la compañía intentó expandirse agresivamente o desarrollar
nuevas líneas de productos. Ha preferido concentrarse en mantener una tasa de crecimiento constante al
proveer productos confiables dentro de un rango de precios moderado a bajo. Sin embargo, Océano
espera usar el capital que recabe en el mercado público para expandirse del mercado local al nacional.
Vende sus productos en pocas cantidades, principalmente a tiendas pequeñas de electrodomésticos, pero
en los últimos años ha suplido mayores cantidades a tres cadenas nacionales de ventas al por menor. Dos
de esos clientes empezaron a comprarle hace un par de años y para poder cubrir el incremento de sus
ventas, la empresa expandió su capacidad productiva. Ofrece artículos como tostadores, licuadoras,
trituradores de basura.

Aunque la empresa se ha visto convulsionada por recientes reemplazos en la gerencia y las dificultades
causadas por el nuevo sistema contable, la administración considera que tiene grandes posibilidades de
crecimiento debido a que sus ganancias se han incrementado sustancialmente durante los últimos tres años
y los productos de Océano han recibido una mayor aceptación en el mercado de aparatos pequeños. Hace
tres años, la compañía recibió una opinión calificada por los ingresos y las cuentas por pagar. Ha cambiado
auditores en tres ocasiones a lo largo de 12 años.

Administración. En octubre del 2005, la compañía tuvo reemplazos significativos a nivel gerencial cuando
el vicepresidente de operaciones y el gerente renunciaron, pues consiguieron trabajo en otras ciudades. La
administración reveló que el motivo de su retiro fue por “asuntos personales”. Se contrató una nueva
vicepresidente en noviembre 2005, Jessica Wood, una administradora con maestría que tiene 12 años de
experiencia en la industria. El nuevo gerente, Theodore Jones, quien ingresó apenas hace un mes, tiene
poca experiencia y se muestra frustrado con el nuevo sistema de TI.
El presidente de la compañía, Andrew Cole, tiene una licenciatura en negocios, y como fundador, ha
trabajado en todos los niveles de la misma. El señor Zachery, encargado de proveeduría y procesos de
fabricación, se reúne semanalmente con el señor Cole y Frank Stevens, quien ha sido el vicepresidente
financiero por los últimos ocho años.

Sistemas de contabilidad y control interno. En el 2005, la compañía implementó un nuevo sistema


contable integral y centralizado, cuyo software está compuesto por los módulos de inventario, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, planilla y mayor. La transición al nuevo sistema lo manejó principalmente el
anterior gerente. Desafortunadamente, la misma no fue bien ejecutada y aún se encuentran trabajando en
modificaciones para adecuarlo a las necesidades de la empresa, capacitando al personal de contabilidad y
adaptando los controles para complementar el sistema.

Todavía tienen problemas en el seguimiento del inventario y la acumulación de costos, facturación y


antigüedad de saldos, deducciones de la planilla, cuentas por pagar y clasificación de las cuentas en el
balance de saldos. La compañía detuvo el proceso paralelo con el sistema antiguo en abril del 2005. En
repetidas ocasiones durante ese año, las pruebas de auditoría ejecutadas no fueron razonables debido a las
continuas fallas y errores cometidos por la falta de capacitación del personal.

El personal de contabilidad y administración se sienten frustrados por la situación, ya que entre otros
problemas, los reportes de manejo interno de presupuesto, facturación, inventario y cuentas por cobrar se
demoran y no son exactos. Varias fechas límite para despachos se han perdido.

La firma nunca ha auditado a una compañía con el sistema de TI que tiene Océano, sin embargo, el equipo
de auditoría de sistemas creen que será sencillo detectar las debilidades de control y ayudarlos a superar
las dificultades actuales.

Cuentas por cobrar, Disponibilidades e Inventarios. El sistema de ventas/cuentas por cobrar maneja
un volumen que va de 2,900 a 3,400 transacciones mensuales, lo que incluye ventas y pagos a cuenta de
aproximadamente 1,200 clientes activos. El 15% del saldo de cuentas por cobrar está integrado por los
seis clientes más grandes de la empresa, mientras que el resto contiene cuentas desde $1,500 a $32 mil,
con un promedio de $8 mil.

El inventario de producto terminado está bien organizado y protegido, pero el de productos en proceso
parece estar desorganizado. La compañía utiliza un complejo método combinado de costos por procesos
para la acumulación de costo de inventario y para valuar el costo que se transfiere en los procesos entre
departamentos de las cuatro mayores líneas de productos.

Auditor predecesor. Cuando le solicitó a Frank Stevens, el V.P de Océano, que le permitiera hablar con el
auditor predecesor, él pareció renuente a discutir acerca de la firma predecesora. Dijo que, en su opinión,
ellos no entendían el ambiente de negocios de la empresa y no estaban técnicamente preparados para
ayudar a la compañía con su nuevo sistema de TI. Después indicó que el auditor predecesor y la
administración de Océano habían tenido diferencias en pequeños asuntos contables durante la auditoría del
año anterior. En la opinión de Sr. Stevens, el desacuerdo se debió, principalmente, a la falta de
conocimiento del auditor, tanto de la empresa como del ambiente en el que se desenvuelve, por lo que no
quería dar una opinión calificada sobre los estados financieros. Que si querían una opinión limpia, debía
correr ciertos ajustes a los ingresos y las cuentas por cobrar. El señor Stevens enfatizó que la
administración de Océano cree que el personal de Barnes & Fischer posee un mejor juicio respecto a las
estrategias de negocios, así como mayor conocimiento y capacidad de entender y ayudar a mejorar el
sistema de tecnología de la información de la empresa. Además creen que es el mejor momento para
cambiar auditores, pues necesitan una firma más fuerte previo a prepararse para la próxima incursión en el
mercado de acciones. Fueron recomendados por un amigo del señor Stevens, que es administrador de un
cliente de la firma. Después de que los señores Stevens y Cole discutieran el asunto, le fue concedida la
autorización para comunicarse con los auditores predecesores.

Durante su visita con el auditor previo, le indica que los problemas que su firma tuvo con Océano se
debieron principalmente a:
1. Lo complicado y problemático del nuevo sistema de TI
2. La tendencia de la gerencia a querer reflejar a toda costa, grandes acumulados e ingresos al final
del año a modo de cumplir con los requisitos de los financistas.
También indicó que la disolución de su relación comercial fue de mutuo acuerdo entre las partes y que la
misma fue dificultosa desde el inicio. Aparentemente, la gota que derramó el vaso fue que no estuvieron
de acuerdo con la tarifa que la firma cobraría por la siguiente auditoría.

Revisión del historial del cliente. Una revisión en el historial de la administración de Océano reveló que
hace cinco años, el vicepresidente financiero tuvo cargos por un delito menor cometido por apuestas en
juegos de fútbol locales. Según el reporte de las noticias, los cargos fueron retirados luego que el señor
Stevens aceptó pagar una multa de $500 y cumplir con 100 horas de servicio comunitario. No se
encontraron más problemas de orden legal o ético con el resto de los ejecutivos de la empresa

Revisión del nivel de independencia. Como parte del programa de control de calidad de la firma, a
cada tres meses todo empleado de Barnes & Fischer debe presentar una declaración actualizada de las
inversiones en acciones que posea. Usted le pide a un auditor del equipo que revise las manifestaciones,
como parte del proceso de aceptación del cliente, y éste le reporta que aparentemente no hay ningún
propietario directo de valores emitidos por el cliente potencial, excepto por un socio de Barnes & Fischer de
la oficina de otro estado, que adquirió participación en un fondo de inversión, que a su vez posee acciones
comunes de Océano. Este fondo posee 50,000 acciones de Océano valoradas en $18 dólares cada una, que
no se negocian en el mercado, así que su valor es estimado y esta inversión representa casi el uno por
ciento de lo registrado en la cuenta de valores inmobiliarios del mismo. La inversión total del socio de la
firma en dicho fondo asciende a $56 mil.

Estados financieros. Le fueron entregados los estados financieros de los últimos tres años, incluyendo
los del último año que no han sido auditados (31 diciembre 2005). Esa información la tiene a continuación.
El socio que se encargaría de Océano quiere que usted los analice y vea qué información extrae, poniendo
énfasis en los asuntos que sean más útiles para determinar si se acepta o no, a esta empresa como cliente
nuevo.

SE LE REQUIERE

1. El proceso de aceptación de un cliente puede ser muy complejo. Identifique 5 procedimientos que
un auditor debe realizar para determinar si lo acepta. Cuales de esos 5 se requieren por las NIA?

2. Usando la información financiera de Océano, realice los procedimientos analíticos preliminares que
se requiere realizar para obtener un mejor entendimiento del posible cliente y para determinar el
desempeño financiero del mismo. Compare los índices de Océano con los de la industria (se le
proveyeron en los documentos adjuntos). Analice las mayores diferencias.

3. ¿Cuáles aspectos no financieros deberán considerarse previo a aceptar al cliente? ¿Qué importancia
tienen estos asuntos en el proceso de aceptación? ¿Por qué?

4. Océano quiere que Barnes & Fischer lo ayuden en el desarrollo y mejora de su sistema de TI.
Cuales son las ventajas y desventajas de tener la misma firma de auditores proveyendo tanto el
servicio de consultoría como de auditoría externa? De acuerdo al código de ética vigente, podría
B&F ayudar al cliente con su sistema de TI y a la vez proveer el servicio de auditoría externa?
Respalde su respuesta con vocabulario técnico basado en las normas.
5. Como se indica en el caso, uno de los socios de la firma invirtió en un fondo de inversión que a su
vez, posee acciones de Océano. Podría esto constituir una violación al principio de independencia,
según el código de ética? Si o no? Por qué?

6. Prepare un informe al socio donde le recomiende si conviene aceptar o no a Fábrica Océano, Inc.
como cliente de auditoría. Justifique cuidadosamente su opinión a la luz de toda la información que
posee del caso. Incluya las razones en pro y en contra de aceptar al cliente y asegúrese que
adjunta datos financieros y no financieros que respalden su recomendación.

7. También prepare un listado de los cinco o seis riesgos más relevantes que la firma correría si acepta
al cliente y qué efecto tendría para la auditoría. Asegúrese de exponer cómo deberá la firma
abordar los riesgos basándose en los aspectos que usted identificó.