Anda di halaman 1dari 1

TUGAS POKOK AJUDAN

No TUGAS RUTIN No KUNJUNGAN KERJA


1 Memeriksa jadwal kegiatan pimpinan sesuai 1 Berkoordinasi dengan intens terhadap instansi
prosedur yang berlaku untuk kelancaran instansi lain yang terkait dan disesuaikan
pelaksanaan tugas. jadwal serta agenda kerja pimpinan yang telah
tersusun.
2 Koordinasi dengan patwal mengenai rute 2 Mengkoordinasikan kegiatan dengan instansi
perjalanan sesuai agenda dinas. yang terkait dengan pengamanan, patwal,
kendaraan, penginapan dan agenda kegiatan
lainnya sesuai prosedur yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
3 Mengatur jadwal sesuai agenda dan koordinasi 3 Mengkoordinasikan kegiatan dengan staff
dengan staff yang terkait sesuai jadwal kerja internal mengenai perjalanan dinas pada
pimpinan. dukungan akomodasi dan dukungan operasional
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
4 Berkoordinasi dengan instansi instansi lain yang 4 Menyiapkan dan menyimpan data atau bahan-
terkait sesuai jadwal kerja pimpinan. bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh
pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih
dan teratur agar mudah menemukan kembali
apabila diperlukan.
5 Mengatur ulang jadwal kerja pimpinan jika ada 5 Mengkoordinasikan agenda kegiatan dengan
perubahan mendadak dari agenda yang telah instansi atau staff yang terkait secara teknis dan
direncanakan. berkesinambungan baik itu acara formal dan
non formal untuk kelancaran pelaksanaan
kegiatan.
6 Menerima dan mencatat pesan baik telepon 6 Mengecek ke lokasi yang akan di gunakan
maupun surat dan bahan lain yang ditujukan kegiatan kerja pimpinan dalam hal persiapan
kepada pimpinan sebagai bahan informasi awal kunjungan kerja pimpinan.
untuk disampaikan kepada pimpinan.
7 Menerima tamu dengan menanyakan maksud 7 Menyiapkan bahan dan gladi bahan presentasi
kedatangannya dan menyampaikan perihalnya pada operator presentasi.
kepada pimpinan untuk mendapatkan
persetujuan serta mengatur tamu yang akan
menghadap pimpinan sesuai dengan
kepentingannya.
8 Menyiapkan dan menyimpan data atau bahan- 8 Mencari data jumlah peserta dan tamu
bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh undangan yang hadir guna mendukung sebuah
pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih informasi yang akan diberikan pimpinan
dan teratur agar mudah menemukan kembali
apabila diperlukan.
9 Menyusun konsep surat balasan dan data 9 Membuat dan menyiapakan sambutan
konfirmasi dari instansi lain yang berkaitan berdasarkan peserta yang akan hadir
dengan acara atau jadwal kegiatan pimpinan berdasarkan dari undangan panitia
dalam rangka koordinasi kegiatan pimpinan
10 Mengagendakan surat masuk dan keluar 10 Koordinasi lokasi tempat ruang tunggu VVIP
serta mendistribusikan ke instansi yang
bersangkutan.
11 mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara 11 Mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara
dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau
dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan
rencana dan jadwal yang telah disusun. rencana dan jadwal yang telah disusun.
12 Menyiapkan produk presentasi dan pendukung 12 Menyiapkan produk presentasi dan pendukung
lainnya untuk presentasi dan rapat lainnya untuk presentasi dan rapat
13 Membuat notulen atau risalah rapat 13 Membuat notulen atau risalah rapat
14 Mendokumentasikan kegiatan pimpinan 14 Mendokumentasikan kegiatan pimpinan
15 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas 15 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas
sesuai yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan sesuai yang berlaku sebagai bahan evaluasi
pertanggungjawaban dan pertanggungjawaban
16 Melaksanakan tugas kedinasan lain atas 16 Melaksanakan tugas kedinasan lain atas
perintah pimpinan baik secara tertulis atau lisan perintah pimpinan baik secara tertulis atau lisan