Formulir 1

Identifikasi Kegiatan

A. Data Kegiatan
1 Nama SKPD/Instansi
2 Nama Unit Kerja
3 Nama SOP
4 Jenis Kegiatan
5 Penanggung Jawab Kegiatan
6 Penanggung Jawab Produk
: Kecamatan "B"
: Kecamatan "B"
: Pelaksanaan Surat Masuk
: Rutin
: Sekretaris Kecamatan
: Kasubag Umum

B. Identifikasi Langkah Mutu Baku

Keterangan
No. Jenis Langkah Langkah Kelengkapan Waktu Output
1 Langkah Awal 1 Agendaris menerima dan mencatat surat masuk pada buku agenda - Berkas/Surat, 5 Menit Berkas/S
surat masuk dan melengkapi surat masuk tersebut dengan lembar Buku Agenda urat yang
disposisi Surat Masuk, siap di
Lembar disposisi
Disposisi dan
ATK

2 Langkah Utama 2 Sekretaris mengklasifikasi surat masuk dan membubuhkan disposisi - Berkas/Surat, 10 Menit Berkas/S
dan atau diteruskan kepada camat Lembar urat
Disposisi masuk
3 Camat menerima surat yang telah dilengkapi dengan lembar - Berkas/Surat, 10 Menit Surat
disposisi, kemudian memberikan sedikit catatan/mendisposisikan Lembar Masuk
pada lembar disposisi tersebut Disposisi yang telah
siap
didisposis
i
4 Sekretaris menerima surat masuk yang telah didisposisikan oleh - Buku 5 Menit Surat
camat dan memerintah kasubag umum untuk mendokumentasikan Agenda Surat Masuk
dan mendistribusikan Masuk, Buku yang telah
Ekpedisi Surat di
disposisi
dan sudah
tercatat
 3 Langkah Akhir 5 Kasubag Umum menerima penugasan dari Sekretaris untuk - Dokumen 5 Menit
mendokumentasikan dan mendistribusikan surat masuk

Keterangan:
1 Nama SKPD/Instansi : diisi dengan nama SKPD/Instansi
2 Nama Jabatan : diisi dengan nama nama jabatan
3 Nama SOP : diisi dengan judul SOP yang akan dituliskan
4 Jenis Kegiatan : diisi dengan pilihan antara kegiatan rutin atau pelayanan atau
5 Penanggung Jawab : penugasan
diisi dengan nama jabatan yang melaksanakan tugas dalam SOP atau
Kegiatan substansi kegiatan
6 Penanggung Jawab Produk : diisi dengan nama jabatan yang menjadi atasan Penanggung Jawab
Kegiatan
7 Langkah Awal : merupakan kegiatan pertama dalam SOP. Umumnya mengacu pada
jenis kegiatan yang di-SOP-kan.
8 Langkah Utama : merupakan inti kegiatan dalam SOP. Kemudian di-breakdown
menjadi beberapa langkah/kegiatan yang dirangkai menjadi 'cerita'
yang berkesinambungan
9 Langkah Akhir : merupakan kegiatan terakhir/penutup dalam SOP. Umumnya
mengacu pada jenis kegiatan yang di-SOP-kan. Tidak bisa di-
breakdown
10 Kolom Kelengkapan : diisi dengan kelengkapan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan
11 Kolom Waktu : diisi dengan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan
12 Kolom Output : diisi dengan output kegiatan
13 Kolom Keterangan : diisi dengan keterangan yang berkaitan dengan kegiatan
 Formulir 2
Identitas SOP

Nomor SOP : 01/SOP-KEC/VII/2015

Tanggal : 27 Juli 2015
Pembuatan
Tanggal Revisi : 31 Agustus 2015
Tanggal Efektif : 01 Agustus 2015
Disahkan oleh : CAMAT "B"

PEMERINTAH KABUPATEN LEBAK

KECAMATAN "B"
Nama SOP : Pelaksanaan Surat Masuk

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemda 1. Memiliki kewenangan dalam pengurusan Adm. Surat menyurat
2. PP No. 28 Tahun 2012 perubahan dari UU No. 43 Tahun 2009 2. memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan Adm. Perkantoran
3. Peremendagri No. 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas Pemda
4. Permen PANRB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
SOP Adm. Pemerintahan
5. Perda Kab. Lebak No. 15 Tahun 2007 tentang SOTK Kec.
Dilingkungan Pemda
Keterkaitan SOP Peralatan/ Perlengkapan
1. Buku Agenda Surat Masuk
2. Lembar Disposisi
3. Buku Ekpedisi Surat
4. ATK
Peringatan Pencatatan & Pendataan
Jika SOP ini dilaksanakan maka pelaksanaan tidak akan berjalan dengan
baik dan akan berkibat kurangnya informasi serta tidak adanya
dokumen yang jelas
Petunjuk Pengisian
1. Nama SKPD : tuliskan nama SKPD tempat SOP dibuat
2. Unit kerja : tuliskan nama unit kerja tempat SOP di buat
3. Nomor SOP: tuliskan nomor prosedur yang di SOP kan
4. Tanggal Pembuatan : tuliskan tanggal pertama kali SOP dibuat
5. Tanggal revisi: tuliskan tanggal SOP direvisi
6. Tanggal efektif : tanggal mulai diberlakukan SOP
7. Disahkan oleh : pengesahan oleh pejabat yang berkompeten, dicantumkan Nama, NIP, tanda tangan, & stempel
8. Nama SOP : tuliskan nama SOP yang akan diidentifikasi
9. Dasar Hukum : tuliskan peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur
10. Keterkaitan : tuliskan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan
11. Peringatan : tuliskan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan, permasalahan yang mungkin muncul
dan bagaimana cara mengatasinya
12. Kualifikasi personel : tuliskan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan
13. Peralatan dan perlengkapan : tuliskan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam melaksanakan kegiatan
14. Pencatan dan Pendataan : memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pejabat dan/atau pegawai yang berperan dalam pelaksanaan
prosedur yang telah distandarkan
 Formulir 3
Flowchart
Pelaksanaan Surat Masuk

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan
Kasub
Agendaris Sekretaris Camat Kelengkapan Waktu Output
ag

- Berkas/Surat,
mulai
Agendaris menerima dan mencatat surat Buku Agenda
Berkas/Surat
masuk pada buku agenda surat masuk dan Surat Masuk,
1 5 Menit yang siap di 0
melengkapi surat masuk tersebut dengan Lembar
disposisi
lembar disposisi Disposisi dan
ATK

Sekretaris mengklasifikasi surat masuk dan - Berkas/Surat,

Berkas/Surat
2 membubuhkan disposisi dan atau diteruskan Lembar 10 Menit 0
masuk
kepada camat Disposisi

Camat menerima surat yang telah dilengkapi

dengan lembar disposisi, kemudian - Berkas/Surat, Surat Masuk
3 memberikan sedikit Lembar 10 Menit yang telah siap 0
catatan/mendisposisikan pada lembar Disposisi didisposisi
disposisi tersebut
Sekretaris menerima surat masuk yang telah - Buku Agenda Surat Masuk
didisposisikan oleh camat dan memerintah Surat Masuk, yang telah di
4 5 Menit 0
kasubag umum untuk mendokumentasikan Buku Ekpedisi disposisi dan
dan mendistribusikan Surat sudah tercatat

Kasubag Umum menerima penugasan dari

5 Sekretaris untuk mendokumentasikan dan selesai - Dokumen 5 Menit 0 0
mendistribusikan surat masuk
 Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Keterangan
Kasub
Agendaris Sekretaris Camat Kelengkapan Waktu Output
ag
Catatan:
1. Isi kolom Kegiatan berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang ditulis pada Form 1 - Identifikasi Kegiatan.
Jadi, kalimat yang ditulis pada butir B. Identifikasi Kegiatan pada Form 1 - Identifikasi Kegiatan, secara otomatis akan muncul pada kolom ini.
2. Pada kolom Kegiatan, aktor/pelaku tidak boleh ditulis karena sudah diwakili/tertulis pada kolom Pelaksana.
Karena kolom Kegiatan ini terisi secara otomatis, maka perlu dilakukan editing terhadap isi kolom kegiatan ini.
Caranya adalah sebagai berikut:
- Blok isi kolom kegiatan dari kegiatan nomor urut 1 s.d. nomor urut terakhir.
- Copy
- Paste Special
- Hapus subyek/pelaku/pelaksana dalam kalimat tersebut, sehingga yang tersisa hanya kalimat kerja saja.
3. Isi kolom Pelaksana dengan nama jabatan yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Pada lembar kerja ini hanya disediakan 8 kolom untuk pelaksana.
Jika pelaksana dalam kegiatan lebih dari 8, silakan tambahkan/sisikan kolom baru.
Jika pelaksana kurang dari 8, silakan delete/hapus kelebihan kolomnya.
4. Isi kolom Kelengkapan dengan persyaratan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang ada pada kolom Kegiatan.
5. Isi kolom Waktu dengan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan yang ada pada kolom Kegiatan.
6. Isi kolom Output dengan keluaran yang dihasilkan sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan yang ada pada kolom Kegiatan.
Output suatu pelaksanaan kegiatan bisa lebih dari satu.
7. Isi kolom Keterangan dengan informasi yang diperlukan dalam kaitannya dengan pelaksanaan kegiatan yang ada pada kolom Kegiatan.
8. Jika flowchart melewati batas halaman, gunakan simbol Off-Page Connector.

Simbol-simbol yang digunakan dalam menyusun Flowchart SOP:

Kapsul/Terminator digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.

Kotak/Process digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan proses atau eksekusi.

Belah Ketupat/Decision digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.

Anak Panah/Panah/Arrow digunakan untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan).

Segilima/Off-Page Connector digunakan untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.