Herramienta analítica para la planificación y gestión de proyectos orientada por objetivos. Constituye un
método con distintos pasos que van desde la identificación hasta la formulación y su resultado final debe
ser la elaboración de una matriz de planificación del proyecto. Agencia Española de Cooperación
Internacional para el Desarrollo (AECID), 1999.
Definición personal:
Colusa Inc es una empresa que presta servicios de alojamiento web (hosting). De un tiempo
para acá (6 meses para ser más exactos) ha venido presentando mayor número de quejas y
reclamos por parte de sus clientes. Esta situación ha impactado sobre las finanzas de la empresa y
amenaza con reducir aún más su base de clientes.
Además, Colusa Inc se ha quedado con una infraestructura tecnológica obsoleta, mientras que sus
competidores (que no son pocos) han modernizado sus servicios o se encuentran haciéndolo.
En otras palabras, Colusa se ha percatado de que no está siguiendo las tendencias del mercado y
eso está impactando en la prestación del servicio. Y por si no fuera poco, la empresa ha venido
presentando renuncias masivas de sus empleados.
Con esto claro, se proponen tratar esta situación problemática con un proyecto bajo la
metodología de marco lógico.
Para tener claridad de la situación problemática, usaremos el árbol de problemas. Con ésta
herramienta, conseguiremos representar la situación problemática ubicando sus causas en las
raíces, el conflicto central en el tronco y los efectos en las hojas.
Lo hacemos con este análisis. En él, identificamos las alternativas o conjunto de medios que pueden
significar estrategias para dar solución a la situación problemática.
Lo que hacemos en este análisis es tomar los medios del árbol de objetivos y definir acciones que me
permitan llegar a ese medio. Posteriormente definimos y aplicamos los criterios que creamos pertinentes
según la naturaleza del problema (por ejemplo costo vs beneficio o impacto social) para filtrar y dejar solo
aquellas alternativas óptimas.
Las estrategias son las siguientes y la forma como se hizo está aquí
Negociación con proveedores de CMS para otorgar al cliente instalación rápida y simple: Se
negociaran con WordPress y Joomla.
Implementación del Zapp: Se hará adquisición del libro para entregarlo a los directivos de la compañía.
ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO – EAP
La EAP suele ser definida como la esquematización del proyecto. Un esquema de la relación de la
alternativa óptima con los objetivos y las acciones. Esta relación se presenta en forma de árbol a través de
niveles jerárquicos organizados de forma vertical.
Con el fin o los fines del proyecto describes como a través de tu intervención (toda la parte inferior de la
estructura analítica) vas a generar una solución del problema central.
Otra forma de definir el fin es: ¿por qué es importante el proyecto? La respuesta debería coincidir con lo
que pensaríamos que es el impacto a largo plazo de la contribución del proyecto; y decimos contribución
porque no necesariamente el fin se genera una vez terminado el proyecto. De hecho, lo más normal
es que el fin se genere como un impacto a largo plazo.
Por ejemplo: Conseguir la disminución de las quejas y reclamos hechas por los clientes no conseguirá:
Aumentar la participación del mercado, utilidad y motivación de los trabajadores por sí mismo.
Contribuirá a lograrlo, por supuesto que si. Pero no de forma aislada, pues depende de otros
factores mucho más complejos.
Cómo se hace: Toma los fines o el fin que se encuentran en la parte superior (las hojas) del árbol de
objetivos. Ésta será la parte superior de la EAP.
Cómo se hace: Es el mismo objetivo central del árbol de objetivos. Está conectado con el fin o fines del
proyecto.
Los componentes son los bienes o servicios (productos tangibles) resultado del proyecto para cumplir con
el propósito.
En consecuencia, los debemos redactar como resultado de una acción, lo que requiere agregar la
terminación –ado o –ido referentes al participio pasado. De hecho y adelantándonos a la matriz de marco
lógico, los componentes se definen como resultados.
Cómo se hace: En los componentes colocas el resultado de tener ejecutadas las estrategias (acciones) del
análisis de alternativas.
En las actividades defines lo que harás para cumplir las estrategias y entregar los componentes.
Personalmente me gusta llamarlas macroactividades, pues en este paso definimos solo las más
relevantes por componente.
Por supuesto habrá momentos para definirlas al detalle, pero esto se hará en otras instancias de la
planificación del proyecto, por ejemplo cuando se elabora la estructura desagregada de trabajo (EDT) o la
matriz de asignación de responsabilidades.
¿Cómo se hace? Define las actividades necesarias por cada componente en orden cronológico.
Teniendo todos los pasos hechos, no queda más que dibujar la estructura analítica de proyecto.
Continuaremos con el ejemplo de Colusa Inc que hemos venido desarrollando en el árbol de problemas,
objetivos y análisis de alternativas.
El árbol de objetivos:
Incremento de la utilidad
Paso 3: Los componentes del proyecto se generan a partir de las estrategias definidas del análisis de
alternativas.
Con esto, tenemos finalizada la estructura analítica de proyecto. Da click en la imagen para agrandar.
Paso 4: ¿Qué actividades se necesitan para llevar a cabo las estrategias? Ahora, definimos las actividades
a partir de los componentes:
Paso 5: Los pasos anteriores se ven consolidados en la estructura analítica de proyecto, como sigue:
El resumen narrativo es una columna de la matriz de marco lógico en la que detallas el fin, actividades,
productos y resultados del proyecto.
Para hacerlo requerimos tener conocimiento del proyecto, pero a estas alturas no debería ser problema,
pues con los pasos anteriores deberíamos tener claro la relación entre estos 4 aspectos.
Es la contribución que se logra al tener el proyecto finalizado. El impacto no se alcanza con solo tener
finalizado el proyecto, se consigue al entregar, implementar y utilizar los componentes.
Por ejemplo, no conseguiremos mejorar la calidad de vida de los jóvenes del sector de barrio verde con un
proyecto que contemple construir un centro para jóvenes en situación vulnerable.
Lo conseguiremos cuando además de construido, implementemos un programa educativo para ese centro
que logre cambiar la vida de los jóvenes que allí se encuentran.
¿Con tan solo implementar un programa educativo en el centro construido conseguiremos mejorar la
calidad de vida de los jóvenes? Definitivamente no. Pero contribuiremos a disminuir la delincuencia, lo que
posteriormente, permitirá mejorar su calidad de vida.
Es por eso que el fin del proyecto no es un efecto, es un impacto. El efecto sería la consecuencia inmediata
o a corto plazo de una acción. En este caso al darse a mediano o largo plazo es un impacto.
Es el resultado de tener el proyecto ejecutado, y eso es lo que nos permite tener el fin (fines) del proyecto.
En la matriz de marco lógico, sólo ubicamos un propósito; y en teoría, este debería lograrse al tener
entregados y utilizados los componentes del proyecto.
Continuando con el ejemplo de delincuencia juvenil, el propósito sería “construir un centro para jóvenes en
situación vulnerable”.
Pero también puede ser “disminuir la delincuencia juvenil en el sector del barrio verde”, lo que implicaría
que la construcción del centro para jóvenes sería un componente.
Son los bienes, productos o servicios que entrega el proyecto para lograr el propósito.
Si nuestro propósito es construir un centro para jóvenes en situación vulnerable, algunos componentes
pueden ser:
Diagnosticar la situación de vulnerabilidad de la población del barrio Verde que está entre los 13 y
18 años de edad.
Es lo que tenemos que hacer para entregar un componente o producto del proyecto.
Determinar la perspectiva que tiene la población juvenil objeto de estudio sobre la educación y el
trabajo.
Cómo hacer el resumen narrativo de proyecto
Como lo mencioné antes, el resumen narrativo se construye con base en lo hecho en pasos anteriores.
Cada nivel de la estructura analítica de proyecto comparte una celda en el resumen narrativo.
¿Tener todas las actividades finalizadas te permitirá entregar los componentes del proyecto? ¿Te
queda faltando algo?
¿Cada componente es necesario para lograr el propósito? ¿Si no estuviera alguno, se cumpliría el
propósito?
¿El propósito está relacionado con el logro del fin? ¿Tener el proyecto finalizado, aporta al logro del
fin?
Tener una respuesta positiva en todas las preguntas indica congruencia en el resumen narrativo del
proyecto y te eleva al siguiente paso de la metodología de marco lógico: Los indicadores del proyecto.
EJEMPLO DE RESUMEN NARRATIVO
Siguiendo con el ejemplo de quejas y reclamos en Colusa INC, este es el resumen narrativo. Nos
preparamos para elaborar los indicadores del proyecto.
LOS INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES EN EL MARCO LÓGICO
Los indicadores o indicadores objetivamente verificables (IOV) es una medida de referencia que nos indica
el progreso actual o final del proyecto.
Así lo defino yo. Otra definición muy pertinente es la del manual Metodología de marco lógico, que dice
que:
Y para terminar de definir qué es un indicador en el marco lógico y continuar con su formulación, quiero
mencionarte tres cosas importantes:
Los indicadores se definen con base en los ítems del resumen narrativo. Esto nos indica que
puede haber múltiples indicadores para los componentes, propósito y fin del proyecto; no
obstante, es recomendable usar un número mínimo de indicadores con tal de que con esta
cantidad logres concluir si se alcanzó o no el ítem evaluado.
Es importante concertar los indicadores y su forma de medición frente a todos los actores del
proyecto. Así, cada actor podrá conocer la situación actual en el logro del indicador o en qué
medida se ha conseguido el objetivo.
Define indicadores prácticos, independientes y focalizados. Con práctico me refiero a aquello que
es importante y realista. Con independiente te digo que evites caer en medir los medios utilizados
para alcanzar los objetivos, más bien determina en qué medida esos medios te permitieron
alcanzar los objetivos. Con focalizados quiero decir que tengan población objetivo, lugar, tiempo,
cantidad y calidad definida.
Lo es. Son importantes para saber cómo marcha el proyecto. Dicho de otra forma, cumplen una función de
evaluación para los diferentes momentos del proyecto, bien sea en términos de gestión o monitoreo, lo
que es útil para tomar las acciones necesarias hacia el logro de los objetivos.
Con esto claro, veamos cómo definir los indicadores en el marco lógico.
Define los indicadores por cada objetivo (ítems del resumen narrativo). Para eso, ten en cuenta lo
siguiente:
Indicadores de fin: Con ellos identificamos el cambio o impacto generado por el proyecto (su
contribución). También evidencian la necesidad de tener componentes o productos adicionales.
Indicadores de propósito: Al igual que con los de fin, con los indicadores de propósito se evidencia
la repercusión del proyecto. Pero estos se diferencian en que son un efecto directo sobre la
situación o población del proyecto.
Indicadores de componentes: Son descripciones de los bienes o servicios (resultados del proyecto)
en términos de calidad, cantidad y tiempo.
El lugar: Dónde?
La cantidad: Cuánto?
El tiempo: Cuándo?
Vamos a ver un ejemplo. Queremos aumentar el índice de empleo en los jóvenes en la ciudad de Bogotá
Colombia.
¿Cuánto? 300 Jóvenes entre 18 y 25 años de la ciudad de Bogotá obtienen su primer empleo
¿Cómo? 300 jóvenes entre 18 y 25 años de Bogotá obtienen su primer empleo con un contrato de
al menos un año de duración
¿Cuándo? Entre el año 2015 y 2017, 300 jóvenes entre 18 y 25 años de Bogotá obtienen su primer
empleo con un contrato de al menos un año de duración
Probablemente en el paso 1 se te ocurrieron muchos indicadores. Ahora vamos a aplicarles una serie de
criterios para seleccionar los mejores.
La oficina de evaluación del programa de desarrollo (UNDP) de las naciones unidas nos propone ésta tabla
para filtrar y seleccionar los indicadores más apropiados.
Las letras corresponden a los criterios para filtrar y seleccionar los indicadores. La UNDP nos menciona:
Recolectar los datos del indicador está al alcance del equipo del proyecto y no se requiere personas
expertas.
Los criterios los decides tú. Probablemente abarques algunos de los criterios de ejemplo que menciona la
UNDP, sin embargo la definición de los criterios van en función de la naturaleza del proyecto.
Con los criterios definidos, evalúa cada indicador colocando 1 si cumple con el criterio o 0 si no lo hace. Al
final, los indicadores con mayor puntuación serán los escogidos.
Ya tienes los indicadores por cada objetivo. Si el resultado no te satisface, plantea nuevos indicadores y
evalúalos nuevamente sobre los criterios. Este es un ejercicio de ensayo y ajuste
Con esto quedamos listos para el siguiente paso en la metodología de marco lógico.
Paso 1. Comenzaremos definiendo los indicadores por cada ítem del resumen narrativo.
También vamos a aclarar cada indicador en términos de quién, dónde, cuánto, cómo y cuándo. Esto lo
hacemos para ir más seguros en el proceso y evitar equivocaciones en este primer paso. Este paso se debe
hacer en equipo con los actores e involucrados del proyecto, y aquellos que por algún motivo no estén
deberán estar enterados de lo que en este paso se defina.
Los indicadores de actividades he decidido colocarlos al final, pues se expresan en términos de
presupuesto, recursos, tiempo o cumplimiento, por lo que no nos sirve la tabla anterior.
Paso 2. Continuamos con los criterios. Al igual que en el paso 1, este paso se hace en equipo entre la
gerencia del proyecto y los involucrados. Todos deberían conocer los criterios que aquí se definan.
Es medible: La información para medir el indicador es fácil de recopilar. Además, existen fórmulas
para obtener el indicador.
Es independiente: El indicador no es una medida del medio utilizado para alcanzar un objetivo, sino
una medida del objetivo alcanzado. Además, el indicador no está relacionado con ningún otro.
Este análisis se hace en grupo y se define la permanencia, eliminación o creación de indicadores por
consenso.
¿Por qué obtuvieron puntuación de 0 algunos indicadores?
En fin (finalidad):
El indicador 3 Satisfacción laboral y 4 Rotación del personal obtuvieron 0 en relevancia porque no se estima
sea la mejor forma de medir el objetivo del crecimiento de la motivación del personal. De hecho, podemos
decir que la rotación del personal guarda relación con su satisfacción.
No obstante, su relación no es directa, pues la rotación del personal puede estar influida por otros factores
que van más allá de la satisfacción del personal en la empresa. Aun así, en este ejemplo la gerencia del
proyecto elije conservar los indicadores, pues aun cuando consideren que puede no ser la forma definitiva
para medir la motivación, si es suficiente para evidenciar cambios a largo plazo.
El indicador 5 Referenciamiento por clientes obtiene 0 porque las recomendaciones de clientes sobre el
servicio de Colusa son factores difíciles de controlar. En relevante tiene 0 porque a la empresa no le
interesa tener buenas referencias. Lo que si le interesa es aumentar su participación de mercado, aspecto
que se mide con el indicador número 2. Por eso queda ELIMINADO.
En componentes:
El indicador C.3.1 Revisiones del guion de cliente misterioso tiene 0 en relevante porque tener revisiones de
un guion no va a asegurar que un programa de sesiones de cliente misterioso sea creado e implementado.
Además, en independiente obtiene 0 porque las revisiones son un medio para alcanzar el objetivo, es decir
que este indicador no mide si se alcanzó o no el objetivo. Definitivamente queda ELIMINADO.
El indicador C.4.1 Número de pruebas realizadas para el mecanismo de calificación telefónico obtiene 0 en
los mismos puntos que el C.3.1. Básicamente por las mismas razones. Hacer más o menos pruebas no va
asegurarme que tendré las opciones de calificación de servicio implementadas, además las pruebas son un
medio para conseguir un objetivo y no el objetivo en sí. Por lo tanto, ELIMINADO.
Por último, el C.5.1 Pruebas de creación con Wp y Joomla tiene 0 en relevante. Obtener 100% de resultado
en las pruebas no es una forma de evidenciar la implementación de la opción de crear un sitio web con Wp
y Joomla, sin embargo si es importante para asegurar que se alcance el objetivo.
Fíjate que este indicador es parecido al C.4.1, sin embargo está midiendo que el resultado sea del 100% y
no el número de pruebas hechas; en vista de que obtener 100% en las pruebas es vital para asegurar la
calidad en la creación de sitios web para los clientes, en el criterio de independencia este indicador obtiene
1 y no 0.
Paso 4. Con los indicadores listos, este es el resultado parcial en la metodología de marco lógico.