UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10) Fecha: Octubre de 2017
OFICINA PRODUCTORA: DEFENSORIA REGIONAL DE NARIÑO (6023) Hoja: 1 de 15xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
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OFICINA PRODUCTORA: DEFENSORIA REGIONAL DE NARIÑO (6023) Hoja: 2 de 15xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
6023.01.04 c Acciones Populares 1 19 X Documentos producidos y recibidos como resultado de las Acciones
i Solicitud Populares (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas con
Coadyuvancias el objeto de proteger los derechos e intereses colectivos de una
i
comunidad en caso de que una autoridad pública o un particular
i Formato de recepción de peticiones
ocasionen un daño o amenace con causarlo. Se conservan 1 año en
i Respuesta de interposición acción popular el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y
i Demanda de acción de grupo 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el
i Notificación fallo 1ª instancia Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por
i Impugnación cada año de producción para conservación permanente.
i Comunicaciones Devueltas (si aplica)
i Comunicaciones oficiales
i Notificación fallo 2ª instancia
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6023.01.08 c Acciones de Nulidad 1 4 X Documentos producidos y recibidos como resultado de las Acciones
i Demanda de Nulidad (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas
como mecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano
i Comunicaciones oficiales
con el fin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1
i Fallo año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la
ejecutoria y 19 años en el Archivo Central, al cumplir el tiempo de
retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
muestra del 5% por cada año de producción para conservación
permanente y las relacionadas con DDHH y DIH.
Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52).
Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el
proceso.
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6023.02.08 c Actas de Mesa Departamental de Participación de 1 19 X X Estos documentos respaldan la iniciativa que promueve el ejercicio del
Víctimas derecho a la participación de las Organizaciones de Víctimas y
i Circular Organizaciones Defensoras de los Derechos de las Víctimas a nivel
i Formularios nacional (Ley 1448 de 2011, Dec.4800 de 2011, Art.287-288). Se
i Comunicaciones Oficiales conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo
i Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
Solicitudes
conservación permanente en ambos soportes como evidencia de la
i Convocatoria
gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a la promoción,
i Acta divulgación, defensa y ejercicio del derecho de las víctimas a la
i Anexos participación.(Artículo 57. Ley 975 de 2005)
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Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en Estos documentos reflejan la planificación, organización y
6023.02.25 c 1 9 X X direccionamiento del recurso humano, material y económico de las
el Trabajo - COPASST
actividades antes, durante y despúes de una emergencia (Res.761 de
i Convocatoria
2015, Art.9). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en
i Acta
el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para
i Anexos su conservación permanente en ambos soportes por formar parte de
i Comunicaciones Oficiales la memoria institucional y como evidencia de las políticas de la entidad
con relación a la formación y el desarrollo de los funcionarios. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
6023.02.27 c Actas del Subcomité Interno de Archivo 1 9 X X Estos documentos evidencian las actuaciones del subcomité
i Convocatoria encargado de programar, socializar y verificar el desarrollo del
cronograma de Gestión Documental en la Regional y de presentar los
i Actas
informes correspondientes al Comité de Interno de Archivo (Res. 1875
i Anexos
de 2016). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
i Comunicaciones Oficiales Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para la conservación
permanente de ambos soportes como testimonio de la gestión de la
Regional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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6023.17 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Estos documentos reflejan el envío de comunicaciones o actuaciones
administrativas de competencia de la Defensoría del Pueblo y
i Consecutivo permiten verificar su trámite y atención oportuna (Res.062 de 2014,
Art.19, Num.9). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión..
Posteriormente se transfieren al Archivo Central, en donde se
conservan durante 5 años. Al cumplir el tiempo de retención en el
Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por
cada año de producción para conservación permanente.
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6023.26 g INVESTIGACIONES
6023.26.05 c Investigaciones Defensoriales 1 9 X Estos documentos reflejan la búsqueda, identificación, recolección,
i Solicitudes análisis y conservación de la información legalmente obtenida, las
i Misión evidencias físicas y los elementos materiales probatorios que se
requieran por los operadores del Sistema Nacional de Defensoría
i Informe
Pública (Res.060 de 2014, Art.11, Num.2). Se conservan 1 año en el
i Anexos
Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo
i Formularios de retención en Archivo Central se selecciona los expedientes
i Comunicaciones Oficiales relacionados con DDHH y DIH.
6023.29 g INFORMES
6023.29.01 c Informes a Entidades del Estado 1 9 X X Estos documentos reflejan la gestión del Defensor del Pueblo y con
i Solicitud los distintos gobiernos y agencias internacionales, para el desarrollo
de programas, proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estos
i Informe
documentos se producen en respuesta a la función relacionada con la
i Comunicaciones Oficiales realización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1
año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al
transferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservación
permanente en ambos soportes por formar parte de la memoria
institucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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6023.29.04 c Informes a Organizaciones No Gubernamentales 1 9 X X Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte de
i Solicitud organismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a la
Informe promoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población. Se
i
conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo
i Comunicaciones Oficiales
Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
conservación permanente en ambos soportes por formar parte de la
memoria institucional y como testimonio de la gestión de la entidad en
materia de derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de
2015. AGN)
6023.29.07 c Informes de Asistencia y Participación en Comités 1 7 X X Estos documentos reflejan la participación de la Dirección en Comités
Externos y Comisiones externos relacionados con la defensa de los derechos
i Solicitud humanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y la
i Informe atención a sujetos de especial protección. (Dec. 025 de 2014, Art 15
i Comunicaciones Oficiales Num 5). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años en
Archivo Central. Al cabo de los 8 años se digitalizan como testimonio
de la participación de y como evidencia de los compromisos adquiridos
por la entidad.
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6023.29.14 c Informes de Gestión 1 9 X X Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadas
i Solicitud al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central
i Informe
se digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las
i Comunicaciones Oficiales actividades misionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en
ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN
6023.29.19 c Informes de Riesgo de Violación de DDHH y DIH 1 9 X X Estos documentos contienen información relacionada con las
i Solicitud dinámicas del conflicto armado y sus consecuencias sobre la
Registro de Información población civil, para identificar los escenarios de riesgo de violaciones
i
a los derechos humanos, a través de los instrumentos, metodologías y
i Fichas
protocolos adoptados por la Delegada para la Prevención de Riesgos
i Informe de riesgo de Violaciones de Derechos Humanos y Derecho internacional
i Comunicaciones Oficiales Humanitario (Res.061 de 2014, Art.17, Num.1, 3-5, 7). Se conservan 1
i Nota de seguimiento año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en
ambos soportes como testimonio de la gestión de la Defensoría del
Pueblo en prevención de riesgos de violación de derechos humanos y
Derecho Internacional Humanitario DIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)
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6023.29.24 c Informes Sobre Situación de DDHH y DIH 1 9 X X Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo
i Solicitud Central. Posteriormente se digitalizan para conservación permanente
en ambos soportes como evidencia de las actividades soporte en
i Informe
cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley 975 de
i Comunicaciones Oficiales 2005)
i Estudios
i Investigaciones
6023.30 g INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Registro de Solicitudes de Servicio de Defensoría Documentos en en los cuales se recolecta información de los usuarios
6023.30.04 c 1 4 X
Pública potenciales para facilitar la verificación de la imposibilidad económica,
i Solicitud del Servicio de Defensoría Pública - Asesoría social o de la necesidad en el proceso. Se conservan 1 año en Archivo
i Solicitud del Servicio Área Penal y No Penal de Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de
retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
muestra del 5% por cada año de producción para conservación
permanente.
6023.30.09 c Registro de Reparto 1 4 X Documentos que registran las actividades designadas a los diferentes
i Acta de Reparto servidores públicos de la entidad. Se conservan 1 año en Archivo de
i Anexos Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del
i Comunicación oficial
5% por cada año de producción para conservación permanente.
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6023.30.12 c Registro Público Centralizado de Acciones 1 9 X X Estos documentos respaldan la administración del Registro Público
Populares y Acciones de Grupo Centralizado de las Acciones Populares y de las Acciones de Grupo
i Registro interpuestas en el país (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.8). Su objetivo
es dar a conocer los derechos e intereses colectivos, las acciones
presentadas en todo el Territorio Nacional y la tendencia
jurisprudencial para su protección. Se conservan 1 año en Archivo de
Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retrención
en Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente por
la importancia de la información que contienen y como parte de la
memoria institucional de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004
de 2015. AGN)
Registro Único de Predios y Territorios Estos documentos respaldan los predios y territorios que
6023.30.15 c 1 4 X X
Abandonados-RUPTA eventualmente sirven para reparación integral de víctimas del conflicto.
i Formulario Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo
i Comunicaciones Oficiales Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
conservación permanente en ambos soportes como evidencia de la
gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a las decisiones
tomadas dentro de la misión de la entidad. (Circular 03 de 2015.
Acuerdo 004 de 2015. AGN).
Código: GD-P02-F10
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6023.30.17 c Registro y Control de Comunicaciones Oficiales 1 4 X Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.
i Formularios (Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año en
Archivo de Gestión y se transfieren a Archivo Central en donde
permanecen 4 años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valor
administrativo.
Registro y Control de Consulta y Préstamo de Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo de
6023.30.18 c 1 4 X
Documentos documentos. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y se
i Formulario transfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.
Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.
6023.38 g PLANES
6023.38.04 c Plan de Acción Anual PAA 1 9 X X Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionales con
i Plan de Accion Anual-PAA las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para el
cumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de la
i Reportes
planeación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se
i Comunicaciones Oficiales
conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en
ambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
Código: GD-P02-F10
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Versión: 01
Vigente desde: 12/06/2017
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OFICINA PRODUCTORA: DEFENSORIA REGIONAL DE NARIÑO (6023) Hoja: 13 de 15xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
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6023.45.07 c Procesos de investigación en DDHH-DIH 1 19 X X Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a la
i Petición víctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos o
Comunicaciones oficiales infracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales el
i
Defensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa las
i Audiencias
pruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de
i Declaraciones 2014, Art, 13, Num 1,5,7) Dada la naturaleza de los mismos y según lo
i Informe establecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,
i Solicitudes se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en
i Actas efecto el contenido de su información será de interés para la
investigación, la ciencia y la cultura. Con el fin de garantizar sus
derechos y defender de manera prioritaria su vulneración . Se
conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo
Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
conservación permanente en ambos soportes por formar parte de la
memoria institucional y como evidencia de las actividades misionales
de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)
Código: GD-P02-F10
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Versión: 01
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10) Fecha: Octubre de 2017
OFICINA PRODUCTORA: DEFENSORIA REGIONAL DE NARIÑO (6023) Hoja: 15 de 15xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
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