TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

PRESENTADO POR:
CARLOS ANDRES PERDOMO LOZADA

PRESENTAR A:
GERMAN RODRIGUEZ PULIDO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA

2018
 TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: CYS COMPANY
Dirección: NEIVA-HUILA
Representante: CARLOS PERDOMO
Tel: 3125450098
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: cyscompany@gmail.com
De: Área de Calidad
Para: Gerencia Yolanda Palencia
Fecha: Marzo 20/2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con

el programa de Sistema de Gestión de Calidad de la procesadora CYS
COMPANY s.a.s. en los procedimientos de prestación de servicios.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
CYS COMPANY s.a.s

Criterios de Auditoria

• SGC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos
• Políticas Corporativa

• Norma ISO 9001:2008

• Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión junio de

2017

• Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

• Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de

Ensayos M-DR-005

• Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión junio

de 2017

• Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de junio 15 de 2017

Reunión de Apertura:
25 de marzo de 2018
Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
25 de marzo 2018
Hora 4:00 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor
de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al
proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El
objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de
Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El
Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de
Calidad y Fisicoquímico, el día 25 de marzo del presente año, con una
duración de 8 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y
Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla
al líder del grupo auditor, antes del 27 de febrero de 2018. Por favor indique
en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de
la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será
auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a
su área, además de disponer de los equipos de protección personal
 necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta
auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

 Cumplimiento en compras y ventas.

 Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

 Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

 Gerencia General

 Secretaria de Gerencia

 Superintendencia de Logística

 Supervisor de Logística

 Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
ADRIAN FAJARDO Experto Técnico SGC firma
 DANIEL CLAVIJO Ingeniero procesos firma

CARLOS PERDOMO Gerencia firma

AUDITADOS
Harold Ruiz Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma

Diana Suarez Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Paula Perdomo Analista Instrumental firma

Juan Díaz Analista Fisicoquímico firma

Jorge Gonzales Analista Fisicoquímico firma

Lorena Ortiz Auxiliar Laboratorios firma

Procesos Y Actividades A Auditar

Fecha Marzo 25 -2018
Proceso/Actividad/Requisito Por Auditoria
Actividad Auditor Cargo Hora
Reunión De Apertura Adrian Fajardo Representante Legal 07:45am
Dirección Del Sistema Lorena Ortiz Secretaria General 8:00am
4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5
Tramites 7.1,7.5,8.1,8.1.2 Diana Suarez Coordinadora De 12:00 P. M.
Plantas
Almuerzo
Administración Del Recursos Humano Juan Díaz Director Gdrh 1:37pm
6.2,8.2
Medicion,Analisis Y Mejora-Auditoria Juan Castaño Ingeniero En 3pm
Interna Procesos
Reunión De Cierre Paula Perdomo Representante 04:00 P. M.
Experto Técnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al email cyscompany@gmail.com
Cualquier duda comunicarse al celular 3124950012 Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y Última actualización 18 de
1 Servicio al Cliente julio 2015
 Última actualización 5 de
Política de Gestión enero 2015
Financiera I-EL-002
2 Instructivos de desarrollo de Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio Instructivos

Manual de
3 Procedimientos. Cap. Última actualización 9 de febrero
Compras y Logística. 2016

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2017
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2018

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista De Chequeo
Lista De Verificación Cumplimiento Evidencias Y
Observaciones
Manual De Calidad Si Copias Controladas Del
Manual De Calidad
Se Encuentran Documentadas Las Si Claramente Señalada En
Respuestas El Manual De Calidad
Se Encuentra Comunicada Las Respuestas Si No Hay Evidencia De La
Comunicación
Procedimientos Operativos(Documentación
Nivel I)
Existen Manuales Instructivos Si
Existe Evidencia Documentada Del No Se da por entendido que
Compromiso cada uno conoce sus
funciones pero no se
documenta
Instrucciones De Trabajo Paso A Paso Si
No Táctilmente se entiende
que las solicitudes de
trabajo de laboratorio
Están Identificados Los Planes De Trabajo están ordenadas por los
formatos solicitud de
análisis de producción
Existen Registros De Las Acciones Si
Formatos Y Registros Si
Se Lleva Una Bitácora De Análisis Si
Existe Una Metodología Definida Para El Si
Análisis
Documentación Completa Si
Son Los Protocolos Manuales Instructivos Si La Información Esta En
Desorden
Está Debidamente No Hay riesgo de perder
Alamcenada,Computarizada información debido al
desorden
Respeto Del Servicio
Existen Registros De Las Verificaciones No
Existen Definidas Las Pautas De Actualización No
Exhibición Del Procesos De Auditar En Lugar
Visible
Existen Definidos Los Procesos Para La Si Verbalmente conocen el
Realización De Los Procedimientos procedimiento pero no
está documentado.
Se Emplean Técnicas Estadísticas No
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en política de de procedimiento
1 materiales en gestión para costos en X
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. único de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logística recibo de
procedimientos
mercancía en el
procedimiento
Falta
actualización de
la política de
logística, cuya
última
Cambios Política de
actualización fue
organizacionale logística y X
3 el 18 de julio
s servicio al
2017 y no se han
cliente
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2018
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2018.

Conclusiones de la Auditoria:
- Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
 uno solo.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.
Fue muy enriquecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la
realización de las mismas así como también la verificación de los mismos, la
planeación de cada proceso documentado pienso que estos tipos de aprendizaje
ayudan a muchas compañías a tener un panorama más en cada proceso para un
óptimo funcionamiento en un ciclo de mejora continua.