PCM Microsoft Excel 2007 PDF
PCM Microsoft Excel 2007 PDF
Alexander P. H. Jularso
Microsoft Writer
Alexander P. H. Jularso
Publishing
PT Dian Digital Media, Jakarta
Printing
PT Dian Rakyat, Jakarta
Merk Dagang
Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku Editorial Address
ini merupakan hak cipta dari pemegang merk Gedung Warta Lt.4
dagang masing-masing. Jl. Kramat IV/11
Jakarta Pusat-10430
Telp. (021) 315-3731
Peringatan dan Pernyataan Fax. (021) 315-3732
Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini
dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau Circulation Address
begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai Jl. Rawagirang No. 8
kebenaran maupun kecocokannya. Segala Kawasan Industri Pulogadung
informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa Jakarta Timur-13930,
adanya. Penulis dan penerbit dengan segala Telp. (021) 4682-6816,
7079-6499
hormat tidak bertanggung jawab pun tidak
Fax. (021) 4682-8919
memiliki pertanggungjawaban kepada apapun
atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau
kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari
informasi yang dikandung dalam buku ini.
Pendahuluan.................................................................. 7
Kuis....................................................................................... 82
Pendahuluan
Office 2007 Begin
Anda tentu tidak asing lagi dengan produk office
yang satu ini. Apa saja kelebihan yang dimilikinya
dibandingkan versi sebelumnya?
Bab 1
Instalasi
Microsoft Office
2007
Kami akan menjelaskan instalasi Office 2007
secara detail langkah per langkah pada bab ini.
Instalasi Software
Bagi sebagian orang, melakukan instalasi pada PC milik
mereka adalah suatu pekerjaan yang biasa dilakukan atau
malah mereka mensyaratkan bahwa pemilik sebuah PC atau
sebuah laptop setidaknya mengetahui cara melakukan
instalasi sebuah software pada perangkat miliknya tersebut.
Namun, tidak bisa dipungkiri bahwa tidak semua orang
berpikiran seperti itu. Ada juga beberapa user (atau
kebanyakan) malah tidak mengetahui sama sekali cara
instalasi. Mereka hanya menyerahkan pekerjaan tersebut
kepada teknisi di kantornya atau cukup membayar sejumlah
uang dan terima beres dari sebuah toko komputer. Apakah
Anda termasuk orang seperti itu? Kami harap tidak.
Dengan adanya buku ini, kami berharap Anda yang belum
bisa melakukan instalasi akan menjadi fasih dalam melakukan
instal menginstal software pada perangkat milik Anda.
LANGKAH 1
Masukkan CD atau DVD Microsoft Office 2007 ke dalam
optical disk pada PC atau laptop Anda. Biasanya dalam
keadaan standar CD atau DVD tersebut akan dijalankan
secara autorun. Jika tidak bisa berjalan secara autorun, Anda
bisa memilih Start > Run > D:\setup.exe.
LANGKAH 2
Setelah langkah 1, kemudian tidak lama akan muncul sebuah
menu di mana Anda harus mengisikan product key yang
tertera pada cover atau packaging dari CD-DVD Microsoft
Office 2007 tersebut. Simpan baik-baik kode tersebut, karena
itu sebagai bukti bahwa Anda telah membeli sebuah produk
yang asli. Setelah selesai mengisikan product key dengan
benar, kemudian pilih tombol Continue.
LANGKAH 3
Kemudian akan muncul sebuah window yang menampilkan
banyak tulisan yang disebut dengan Software License Terms.
Beri tanda centang () pada tulisan ″I accept the terms of this
aggrement″, kemudian klik tombol Continue untuk
meneruskan ke langkah selanjutnya.
LANGKAH 4
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada dua pilihan
untuk melakukan instalasi Office 2007. Yaitu, dengan cara
Upgrade dan Customize.
Cara Upgrade digunakan jika Anda ingin meng-upgrade
versi Office lama Anda (Office 2003) ke dalam Office 2007 dan
secara otomatis akan menghilangkan Office lama Anda.
Cara Customize bisa dilakukan jika Anda ingin
mempertahankan Office lama Anda, sehingga Anda memiliki
dua aplikasi Office pada PC atau laptop Anda.
Jika Anda ingin melakukan Upgrade langsung, ikuti langkah
ke 5. Untuk melakukan Customize, ikuti langkah 4A dan
seterusnya.
LANGKAH 4A
Pada Command Upgrade, pilih ″Keep all previous versions″,
kemudian setelah itu pilih command Installation Options.
Akan muncul drop down box. Lalu arahkan kursor mouse ke
pilihan Microsoft Office, klik kanan pada mouse kemudian
pilih ″Run all from My Computer″. Setelah itu, pilih tombol
Install Now.
LANGKAH 5
Proses instalasi akan berjalan kurang lebih 15−30 menit ter-
gantung pada spesifikasi hardware dari PC atau laptop Anda.
LANGKAH 6
Setelah proses instalasi selesai, akan muncul window bahwa
Microsoft Office 2007 telah selesai diinstal dalam PC Anda.
Klik pilihan Close untuk mengakhiri proses instalasi.
LANGKAH 7
Pada saat kali pertama Anda menjalankan aplikasi Office
2007, entah Word, Excel, atau PowerPoint, Anda akan
diarahkan untuk melakukan aktivasi produk tersebut. Jika
Anda memiliki koneksi Internet, pilihan default tidak perlu
diubah. Cukup klik Next pada pilihan tombolnya.
LANGKAH 8
Tunggu beberapa saat, kemudian akan muncul window yang
memberitahukan bahwa Office 2007 Anda telah teraktivasi.
Kemudian pilih tombol Close.
LANGKAH 9
Setelah itu, akan muncul window ″selamat datang″. Dengan
munculnya window ini, berarti Anda sudah berhasil
menginstal Office 2007 sekaligus mengaktivasinya. Pilih OK
untuk mulai menggunakan Office 2007.
Bab 2
Office 2007 User
Interface
Interface terbaru dari Office 2007 menjadi
perubahan yang paling terasa pada aplikasi
tersebut. Apa saja fitur terbarunya?
Commands Tabs
Biasanya terdapat beberapa pilihan, yaitu Home, Insert, Page
Layout, References, Mailings, Review, dan View pada Word
2007. Letaknya adalah di bawah window title bar,
memanjang dari kiri ke kanan.
Command Tabs.
Command Sets
Adalah perintah yang terdapat pada setiap tab yang Anda
pilih dan yang ingin gunakan. Nama dari command set
terdapat di bawah perintah tersebut, contohnya Clipboard,
Font, Paragraph, Styles, dan Editing dalam Word 2007.
Command Sets.
Contextual Command
Fitur ini sama fungsinya dengan help, di mana hanya akan
muncul jika kursor dari mouse Anda menyorot salah satu
objek yang akan Anda gunakan atau pilih.
Contextual Command.
COMMAND SETS
Bermacam-macam command sets akan muncul di dalam
ribbon tergantung pada berapa tab atau perintah yang akan
Anda pilih. Kita ambil contoh pada PowerPoint 2007, ketika
Anda memilih command tabs Home misalkan, akan muncul
beberapa set perintah yang di bawah dari masing-masing
perintah tersebut memiliki nama grup tersendiri. Ini yang
dinamakan command sets, di mana perintah-perintah yang
ada sudah diatur per grup sesuai dengan fungsi dan
kegunaannya.
CONTEXTUAL TOOLS
Berbeda dengan command sets, contextual tools hanya akan
muncul jika Anda memilih sebuah objek tertentu pada
dokumen pekerjaan Anda. Kita ambil saja contoh pada Word.
Jika Anda membuat tabel pada Word, contextual tools akan
muncul secara otomatis pada ribbon, tepatnya ada di atasnya.
Pada kasus ini, tools set hanya akan menunjukkan dua buah
tab yang lebih spesifik terhadap objek tabel, yaitu Design dan
Layout. Tab Design bisa Anda gunakan untuk mengatur
tampilan tabel tersebut sesuka Anda. Dan tab Layout bisa
digunakan untuk mengatur posisi data pada tabel dan
pengaturan cells dari tabel tersebut.
Contextual Tools.
DIALOG LAUNCHERS
Beberapa command sets pada ribbon juga bisa ditampilkan
dalam bentuk dialog box tradisional. Adanya sebuah icon
panah pada sebelah kanan bawah di setiap command sets
mengindikasikan bahwa Anda bisa memilih ″launcher″
tersebut untuk menampilkan perintah-perintah tersebut
dalam bentuk dialog box konvensional. Contohnya, jika Anda
memilih command Font pada excel 2007, kemudian Anda
mengklik tombol launcher-nya, maka akan muncul dialog box
format cells secara lengkap, sama dengan versi Office
sebelumnya.
Dialog Launchers.
GALLERIES
Fitur galleries adalah salah satu fitur terbaru dari Office 2007,
di mana Anda bisa menentukan tampilan dokumen sesuka
hati Anda hanya dengan cara point and click saja. Sangat
mudah dilakukan.
Galleries.
ketika sedang bekerja. Fungsi ini tidak ada pada Office versi
sebelumnya.
Bab 3
Mulai dengan
Excel 2007
Selain membahas proses instalasi dan fitur terbaru
dari Office 2007, buku ini juga akan membahas
sedikit tentang Excel 2007.
CELL STYLE
Salah satu fitur yang menarik dari Excel 2007 dibanding versi
yang lain adalah Cell Style. Pada fitur ini, Anda bisa
menciptakan kolom pada workbook Anda dengan cukup
menarik. Fitur ini hanya bisa digunakan untuk kolom tertentu
saja, apakah Anda ingin membuat heading atau membuat
kolom dengan warna-warni yang menarik.
Caranya cukup mudah. Pilih terlebih dahulu kolom yang
ingin Anda percantik, kemudian pilih command Cell Styles.
Akan muncul menu drop down, di mana Anda bisa langsung
memilih bentuk style yang Anda inginkan, tentunya akan
ditampilkan secara Live Preview terlebih dahulu sebelum
Anda memilih style yang tepat bagi kolom Anda tersebut.
TABLE STYLE
Fitur selanjutnya yang cukup membantu adalah table style. Di
sini Anda bisa membuat bentuk tabel secara cepat yang
tentunya sesuai dengan kebutuhan.
Sebelum menggunakan fitur ini, Anda harus menentukan
seberapa besar tabel yang akan dibuat terlebih dahulu.
Setelah sudah ditentukan, baru pilihlah command format as
table dan kemudian akan muncul menu drop down. Di sini
Anda bisa memilih table style sesuai dengan keinginan mulai
dari type light, medium, dan dark. Sesuaikan dengan selera
Anda.
SHAPES
Fitur yang satu ini sangat menarik dan berguna. Bukan hanya
pada di aplikasi Excel 2007, namun pada setiap aplikasi yang
ada di Office 2007 semua dilengkapi dengan fitur ini.
Dengan fitur ini, Anda akan dokumen atau pekerjaan yang
Anda buat, khususnya di workbook pada Excel 2007 akan
semakin terlihat menarik untuk dilihat. Dengan fitur shape,
Anda bisa membuat berbagai tanda simbol pada woorkbook
Anda, baik berbentuk dua dimensi atau malah dua dimensi.
Dijamin workbook milik Anda akan semakin indah dilihat.
Caranya, cukup mudah saja, pilih command insert, kemudian
pilih shape, lalu akan muncul menu drop down yang cukup
panjang. Di sini Anda bisa memilih shape apa yang ingin
ditampilkan pada woorkbook Anda tersebut.
SMARTART
Fitur ini merupakan salah satu fitur andalan dari Office 2007.
Bukan hanya di aplikasi Excel 2007 saja, namun di semua
aplikasi yang ada di Office 2007 terdapat juga fitur SmartArt.
SmartArt adalah sebuah wizard yang berbentuk graphics, di
mana Anda bisa memilih berbagai macam bentuk mulai dari
bentuk List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix,
dan Pyramid. Dari berbagai bentuk tersebut, Anda bisa
menentukan lagi mana graphics yang benar-benar tepat
untuk pekerjaan Anda tersebut. Anda akan dipandu
sepenuhnya dengan SmartArt ini, dengan demikian meskipun
Anda seorang yang awam sekalipun, Anda pasti bisa
memukau atasan Anda dengan laporan bulanan yang sudah
susah payah dikerjakan. Tentunya dengan bantuan dari
SmartArt.
Caranya cukup mudah, pilih command insert, kemudian
pilih SmartArt. Di sini akan muncul pilihan menu yang
WORDART
Fitur ini sebenarnya sudah ada pada versi Office terdahulu, di
mana dengan fitur ini Anda bisa membentuk huruf atau biasa
digunakan untuk membentuk judul dengan ukuran yang lain
dari biasa dan juga bentuk juga lain dari biasanya.
Pada Office 2007, fitur WordArt terdapat pada semua
aplikasi di dalam Office 2007 tanpa terkecuali. Pada versi
terbaru ini, WordArt menampilkan bentuk yang lebih
sempurna. Mulai dari bentuk yang biasa digunakan, bentuk
timbul, sampai dengan berbentuk tiga dimensi semua ada di
sini sehingga Anda lebih bebas menentukan bentuk dari text
WordArt Anda.
Bab 4
Conditional
Formatting
Apa saja kelebihan Conditional Formatting dan
bagaimana cara menggunakannya? Simak pada
bab ini!
Greater Than
Fungsi ini digunakan untuk mengatur data yang ingin Anda
tandai dengan rule bahwa data yang diberi warna atau
ornamen berbeda adalah lebih besar dari data yang lain.
Biasanya dalam hal ini adalah data yang mengandung angka.
Less Than
Fungsi ini adalah kebalikan dari fungsi di atas, rule yang
diterapkan adalah seluruh data yang diberi warna atau
ornamen tertentu adalah data yang lebih kecil dari data
lainnya. Masih data yang dimaksud pasti berbentuk angka.
Between
Jika Anda ingin menandai data mana saja di antara data yang
lain secara mudah, gunakan fungsi ini. Contohnya, Anda ingin
menandai angka antara 33 sampai 78, mana saja yang terma-
suk di dalamnya secara otomatis akan tertandai. Cukup
mudah, bukan?
Fungsi Between.
Equal To
Jika Anda memiliki banyak data dan kemudian ingin secara
mudah menemukan data yang diinginkan, maka gunakan
fungsi ini. Dengan fungsi ini, seluruh angka atau data yang
anda ketikkan pada dialog box yang muncul akan ditandai
secara otomatis. Sehingga Anda akan lebih mudah
menemukan data yang diinginkan.
Duplicate Values
Di setiap Data, pasti ada kemiripan satu sama lain atau yang
biasa disebut dengan duplikat. Untuk bisa menemukan dan
menandai duplikat tersebut jika diperlukan, Anda bisa
menggunakan fungsi yang satu ini. Dengan begitu, Anda
tidak perlu mencari lagi satu persatu secara manual.
Selain duplikat, pada fungsi ini juga ada pilihan unique, di
mana jika ada satu angka atau huruf/kalimat yang unik akan
ditandai secara otomatis.
TOP/BOTTOM RULES
Perintah ini digunakan untuk melakukan short terhadap data
pada workbook Anda, khususnya digunakan terhadap data
yang berbentuk angka. Secara garis besar, perintah ini akan
mencari angka tertinggi, terendah, dan rata-rata dari data yang
ingin Anda short. Seperti halnya pada perintah Highlight Cell
Rules, pada perintah ini juga terdapat beberapa macam fungsi.
Top 10 Items
Fungsi ini digunakan untuk melakukan shorting angka-angka
pada data Anda untuk mencari nilai yang terbesar. Dalam
contoh, kami mencari 10 nilai terbesar dari data yang ada.
Top 10%
Fungsi ini hampir sama dengan fungsi sebelumnya, perbeda-
annya data yang di-sorting adalah data yang memiliki angka
terbesar di dalam data yang dimaksud. Seperti contoh, kami
mencoba men-sorting data sebanyak 10% dari total data yang
ada.
Bottom 10 Items
Kebalikan dari Top 10 Items, kali ini fungsi tersebut
digunakan untuk men-sorting data yang terendah dari data
yang disediakan. Pada contoh, kami men-sorting 10 angka
terendah dari data yang sudah disiapkan.
Bottom 10%
Kebalikan juga dari fungsi Top 10%. Fungsi ini bisa digunakan
untuk melakukan sorting data terendah dari beberapa persen
data yang kita inginkan. Dalam contoh kami melakukan
sorting sebanyak 10% dari data yang ada.
Above Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkan
nilai di atas rata-rata dari data yang sudah Anda tentukan
sebelumnya.
Below Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkan
nilai di bawah rata-rata dari data workbook yang sudah ada.
Biasanya data ini berbentuk angka. Kebalikan dari fungsi
above average.
DATA BARS
Conditional Formatting jenis ini digunakan untuk lebih
memperjelas berapa perbedaan angka tersebut dengan angka
terbesar dari suatu data dalam workbook. Perbedaan tersebut
ditandai dengan adanya bar yang dilengkapi dengan gradasi
warna yang cukup bagus, sehingga secara langsung Anda
akan bisa melihat perbedaan dari satu angka dengan angka
yang lainnya.
Anda bisa memilih berbagai format data baris yang sudah
disediakan di Excel 2007, namun perbedaan format tersebut
didasarkan pada perbedaan warna saja.
COLOR SCALES
Perintah ini bisa digunakan untuk membuat data Anda lebih
berwarna. Color scales akan membuat data Anda memiliki
perbedaan antara satu data dengan yang lain. Perbedaan
didasarkan dari besar kecilnya suatu angka atau bilangan.
Anda bisa memilih beberapa macam format, apakah Anda
ingin menggunakan dua warna atau tiga warna bergradasi.
Sebagai contoh, kami menggunakan data dari beberapa
bilangan yang kami buat secara acak. Kami menggunakan
tiga warna bergradasi dan hasilnya warna solid terdapat pada
bilangan yang terbesar, bilangan yang dianggap bernilai
ditengah dibedakan lagi warnanya, begitu juga dengan
bilangan yang nilainya paling rendah.
ICON SETS
Command Icon Sets ini yang paling kami suka dari fungsi yang
lain. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat data Anda terlihat
lebih menarik. Icon-icon yang akan Anda tampilkan akan
sesuai dengan bilangan yang sudah ditentukan. Misalkan
Anda ingin membuat sebuah report dengan menampilkan
bilangan dari 10-100, maka icon sets akan menerjemahkan
bilangan itu ke dalam bentuk icon. Sehingga report Anda
tidak hanya berupa bilangan saja, namun juga ada icon di
samping bilangan tersebut.
Bab 5
Let’s Fun with
Data
Bermain main dengan data di Excel 2007?
Mengapa tidak? Simak cara-cara berikut supaya
Anda tidak bosan.
Dalam Microsoft Excel 2007, Anda bisa memvisualisasikan
data atau informasi yang sedang dikerjaan saat ini dengan
menggunakan bantuan charts, graphics, dan formatting.
Namun, yang terpenting dalam workbook Anda tersebut
tentunya adalah data. Dengan belajar meng-input data secara
efektif, tentunya Anda akan mendapatkan hasil yang lebih
sempurna, kesalahan yang minim, dan waktu Anda untuk
menganalisis data yang sudah di-input tersebut menjadi
banyak sehingga Anda bisa lebih teliti dalam memutuskan
sesuatu.
Excel 2007 menyediakan berbagai macam tool yang bisa
digunakan untuk mengatur data yang di-input secara lebih
efektif. Contohnya pada Excel 2007, Anda bisa mengatur data
Anda langsung ke dalam bentuk tabel supaya Anda bisa
menganalisis dan kemudian menyimpan data tersebut secara
cepat dan mudah.
Juga Anda bisa meng-input data berbentuk series secara
cepat, mengulang satu atau lebih data value, atau Anda bisa
juga mengontrol Excel 2007 dalam melakukan format cell,
colums, atau rows antara satu worksheet dengan worksheet
Meng-input Data
Setelah Anda membuka workbook untuk mulai bekerja, tentu
hal yang berikutnya akan Anda lakukan adalah memasukkan
data pada workbook tersebut. Cara yang paling mudah
adalah langsung memilih salah satu cell kemudian Anda
mengetikkan data. Hal ini sangat efektif jika data yang ingin
Anda input tidak terlalu banyak dan rumit, namun jadi
bermasalah dan tidak ideal jika cara ini digunakan untuk
meng-input banyak data dengan tingkat kesulitan cukup
rumit.
Sebagai contoh, kami akan membuat layout workbook
dengan isian data yang cukup banyak. Jika Anda ingin
membuat suatu urutan bulan, misalnya, tanpa ingin
mengetikkan data tersebut, maka Anda bisa melakukan copy
paste terhadap data tersebut. Namun, ada cara yang lebih
mudah lagi, yaitu dengan menggunakan fungsi AutoFill.
Dengan fungsi ini, Anda cuma harus mengetikkan data
pertama, misalkan saja Anda mengetikkan bulan January dan
Anda ingin membuat data bulan sampai September, cukup
arahkan cell pada teks January kemudian pada sisi kanan
bawah kursor mouse Anda drag ke bawah atau ke samping
sesuai kebutuhan. Secara otomatis, teks akan bertambah
menjadi January, February, March, April, dan seterusnya.
Custom Sorting
Satu lagi yang bisa Anda dapatkan pada fungsi sorting
tersebut adalah custom sorting, di mana Anda bisa melakukan
sorting data tidak hanya secara ascending atau descending,
namun sesuai dengan keinginan.
Andalah yang harus menentukan aturan atau rule yang
ingin dilakukan dalam melakukan sorting data. Ketika
memilih custom sorting, Anda akan dihadapkan pada sebuah
dialog box, di mana di dalamnya Anda harus mengisi field-
field yang sudah tersedia. Jika Anda sudah mengisi field
tersebut sesuai dengan keinginan, maka hasil sorting juga
akan muncul sesuai dengan apa yang Anda isikan dalam
dialog box tersebut.
Bab 6
Saving Files!
Anda bisa menyimpan data pada Excel 2007
dengan berbagai macam format. Apa saja fitur
saving yang dimiliki oleh Excel 2007? Simak
selengkapnya pada bab ini.
Hasil saving dari salah satu file bisa Anda lihat pada gambar
berikut. Kapasitas file-nya lebih besar dan file yang disimpan
memiliki ekstensi Office seperti biasa, yaitu .xls.
MIC UGM pernah melakukan suatu penelitian kecil-kecilan
dimana hasil saving dari dokumen di Office 2007 akan jauh
lebih kecil sekitar 64% dibandingkan dengan saving dokumen
di Office 2003. Anda bisa melihat langsung pada link berikut
http://micresearch.net/post/Office-2007-New-File-Format-
Analysis.aspx.
PERTANYAAN:
Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat
dalam ekstra buku PC Media berikutnya?
A. Programming
B. Sekuriti & Virus Komputer
C. Step-by-step Excel 2007
D. Server
E. Step-by-step Windows Vista (Vista Advanced)
CARA MENJAWAB:
Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As);
XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; Mobile-8 (Fr en); atau Esia kirim SMS ke 7 66 9:
Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>05 <spasi>EXCE L<spasi>[Jawaban A/B/C/ D/E]<spasi>N AMA
Contoh: PC MEDIA 05 EXCEL C BUDI