PEMERINTAH KABUPATEN DELI SERDANG

DINAS KESEHATAN
UPT. PUSKESMAS SIBOLANGIT
Jl. Letjend Jamin Ginting Sibolangit Kode Pos – 20357
Em@il : puskesmassibolangits@gmail.com

NOTULEN
LOKAKARYA MINI PUSKESMAS BULANAN APRIL 2018

1. Hari Pelaksanaan :
2. Tanggal Pelaksanaan :
3. Jam Pelaksanaan Dimulai:
4. Jam Selesai Pelaksanaan :
5. Lokasi : Aula UPT. Puskesmas Sibolangit
6. Jumlah Yang Diundang : orang
7. Jumlah Yang Hadir : orang
8. Yang Tidak Hadir : a. Sakit : ...... orang
: b. Izin : ...... orang
: c. Absen : ...... orang
9. Protokol : drg. Erika Aritonang
10. Moderator : drg. Erika Aritonang
11. Pembaca Doa : drg. Erika Aritonang
12. Pembicara : a. Kepala Puskesmas
: b. Ketua Pokja Admen
c. Ketua Pokja UKP
d. Ketua Pokja UKM
e. Ketua Tim Manajemen Mutu
13. Materi Yang Dibicarakan :
a. Penyampaian Program Kerja Admen, UKM dan UKP
b. Penyusunan RTL Perbaikan kinerja TW II Bekerja Sesuai Visi, Misi,
Tupoksi dan RPK
14. Pembahasan : Acara Lokakarya Mini Bulanan di bulan
April dilaksanakan pada hari....., tanggal..... ..di Aula
Puskesmas. Acara ini dihadiri oleh seluruh staf Puskesmas dari berbagai
staf, ada dari Puskesmas, Pustu dan Bidan Desa, dengan jumlah yang
hadir sebanyak ..... orang. Kegiatan ini dimulai dengan pembacaan
tertib acara oleh Protokol yang sekaligus merangkap sebagai moderator.
Acara dilanjutkan dengan pembacaan doa. Doa dipanjatkan untuk
mengucapkan pujian serta rasa syukur atas nikmat sudah diterima, yang
diberikan Tuhan pada tahaun 2018, dan meminta kepada Tuhan YME
akan seluruh staf Puskesmas tetap fokus menjalankan visi, misi, tujuan
dan tata nilai Puskesmas sesuai tupoksi dan stadart layanan dengan
tetap menggalang kerja sama antar tim, Lintas Program dan Lintas
Sektor.
Acara dilanjutkan dengan arahan dan bimbingan Kepala
Puskesmas. Dalam arahan dan bimbingannya Kepala Puskesmas
mengatakan bahwa April ini merupakan awal atau start nya seluruh
kegiatan yang ada di Puskesmas. Kegiatan ini dimulai dengan melihat
hasil kinerja yang ada TW I sebelumnya. Hasil yang dicapai pada TW I
merupakan pembelajaran yang harus diambil untuk memperbaiki kinerja-
kinerja yang belum berhasil pada tahun 2018 dan merupakan dasar
untuk perencanaan TW II.
Kegiatan pada TW II ini dimulai dengan perencanaan yang baik
berdasarkan data yang Valid pada TW I. Data untuk perencanaan dapat
diambil berdasarkan data capaian pada TW I, data identifikasi kebutuhan
masyarakat, dan data saran-saran yang diberikan oleh masyarakat baik
secara langsung maupun melalui media yang disediakan seperti kotak
saran, dll.
Kepala Puskesmas mengatakan bahwa Perencanaan pada TW
II merupakan fungsi pertama dan bahkan yang utama dalam setiap
aktivitas-aktivitas yang ada di puskesmas baik aktivitas layanan
kesehatan perorangan, masyarakat bahkan aktivitas layanan
administrasi. Perencanaan yang akan dikerjakan oleh Pokja-Pokja yang
ada di Admen, UKM dan UKP merupakan suatu proses penetapan
tujuan yang ingin dicapai di Admen, UKM dan UKP.
Kepala Puskesmas dalam arahan dan bimbingannya
mengingatkan bahwa Perencanaan di TW II yang akan disusun harus
berdasarkan data, penetapan tujuan yang ingin dicapai, memutuskan
strategi dan teknik yang dipakai untuk mencapai tujuan tersebut serta
penetapan kegiatan-kegiatan yang akan dipakai dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Kepala Puskesmas menegaskan semua kegiatan yang ada di
Pokja Admen, UKM dan UKP pada TW II ini harus berdasarkan
perencanaan yang dibuat dalam RTL TW I Tahun 2018. RTL yang
disusun menentukan ke arah mana Puskesmas dan kegiatan-kegiatan
akan di arahkan. Tiap kegiatan yang ada di RTL TW I Tahun 2018 harus
memuat jadwal, petugas yang melaksanakannya yang dituangkan dalam
Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) dan dituangkan dalam prosedur serta
SOP yang memastikan semua kegiatan dilaksanakan berdasarkan
standart layanan yang bermutu.
Kepala Puskesmas meminta untuk seluruh Penanggungjawab
dan Kepala Manajemen Mutu meningkatkan koordinasi antar pokja.
Setiap tujuan yang ada di Pokja Admen, UKM dan UKP memiliki tujuan
yang saling membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Puskesmas. Koordinasi juga melibatkan Posyandu dan Lintas Sektor.
Kepala Puskesmas juga meminta untuk terus melakukan peningkatan
pelayanan serta peningkatan upaya promotif, preventif serta monitoring
dan evaluasi di setiap monitoring yang dilakukan.
Setelah arahan dan bimbingan Kepala Puskesmas, acara
dilanjutkan dengan Paparan hasil kinerja Puskesmas TW I yang
disampaikan oleh Kepala Menejemen Mutu. Dalam paparan hasil
kinerja Puskesmas TW I Kepala Menejemen Mutu menyampaiakan
mutu layanan yang ada di Puskesmas baiik Admen, UKM maupun UKP.
Selanjutnya Kepala Manejemen Mutu juga memaparkan
capaian anggaran dana JKN, menurut beliau JKN telah memberikan
banyak manfaat kepada masyarakat hal tersebut dapat dilihat dari tren
jumlah kunjungan yang datang ke Puskesmas untuk berobat. Total
pemanfaatan JKN/KIS yang terus meningkat dari waktu ke waktu
dengan jumlah kunjungan JKN/KIS terus mengalami peningkatan dari
jumlah.
Selanjutnya Kepala Menejemen Mutu juga mengatakan bahwa
Pemanfaatan dana jampersal belum lha maksimal. Dari jumlah
anggaran dana jampersal Puskesmas diperlukan upaya-upaya yang
lebih maksimal dalam memanfaatkan dana jampersal tersebut.
Kepala Manajemen Mutu juga menanyakan kepada bidan
kordinator dan bidan desa apa hambatan dan kendala yang dihadapi
dalam pemanfaatan dana Jampersal tersebut. Setiap hamabatan dan
kendala yang disampaikan ditulis di kertas Flipchart untuk dipecahkan
bersama.
Setelah membahas masalah dana jampersal selanjutnya
Penanggungjawab UKM memaparkan hasil capaian program yang ada
di UKM. Menurut Penanggungjawab UKM berdasarkan hasil capaian
UKM yang dipaparkan kinerja Kesehatan Ibu dan Anak belum
memberikan hasil yang maksimal. Masih banyak ibu hamil yang di tri
semester I atau K1 dan tri semester 3 atau K4 belum datang untuk
memeriksakhan kehamilannya pada petugas kesehatan, hal tersebut
dapat menyebabkan kematian ibu dan bayi karena tidak terdeteksinya
kesehatan ibu dan bayi pada saat kehamilan. Pada saat kehamilan
hampir keseluruhan ibu hamil juga tidak diperiksa kehamilannya secara
terpadu melalui kegiatan ANC terpadu hal tersebut terlihat dari capaian
kinerja program Malaria, IMS, HIV/AIDS dan gizi pada ibu hamil.
Rendahnya persalinan di Fasyankes juga berpengaruh terhadap
pemanfaatan dana jampersal yang ada di Puskesmas.
Kunjungan pada ibu nifas dan neonatus juga belum tercapai.
Pencatatan hasil pengukuran pada bayi baru lahir seperti BB, PB, LK
belum dijadikan sebagai data untuk perencanaan peningkatan
kesehatan pada anak.
Untuk program gizi banyak pencapaian kinerja program yang
sangat rendah, kegiatan penimbangan untuk pemantauan pertumbuhan,
IMD, ASI eksklusif, BBLR juga masih ditemukan.
Dalam program pengembangan, Penanggungjawab UKM
memaparkan bahwa Pelayanan Kesehatan tradisional alternatif dan
komplementer belum dilaksanakan secara terpadu dengan melibatkan
peran serta lintas program dan sektor, institusi pendidikan, organisasi
profesi, dan dunia usaha yang peduli kesehatan tradisional alternatif
komplementer yang ada di wilayah kerja Puskesmas. Diperlukan
pembinaan dan pengawasan dari pengelola program terhadap
pelayanan kesehatan tradisional alternatif komplementer agar dapat
dilaksanakan secara aman, bermanfaat, terjangkau serta dapat
dipertanggungjawabkan, diperlukan dukungan dari berbagai pihak.
Berbagai kegiatan perlu dilaksanakan secara berkala dan
berkesinambungan sehingga dukungan yang diharapkan dapat
dikoordinasikan dengan pihak-pihak terkait.
Selanjutnya penggungjawab UKP memaparkan penyakit 10
terbesar yang ada di Puskesmas. Menurut beliau tren penyakit 10
terbesar yang terbanyak TW I pada tahun 2018 adalah ISPA
Setelah Penanggungjawab UKP selesai memaparkan hasil kinerja
UKP pada TW I pada tahun 2018, acara dilanjutkan dengan paparan
dari pokja Admen. Kepala Pokja Admen memaparkan tentang
Pengelolaan surat.
Pengelolaan surat yang disampaiakan Kapokja Admen dimulai
dengan pengelolaan surat masuk, yang dilakukan melalui petugas
penerima wajib menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan,
diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke
ruangan/petugas.
Selanjutnya untuk pengelolaan surat keluar dilakukan melalui
tahapan konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan
terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh
tata usaha dalam rangka pengendalian.
Kemudian Kepala Pokja Admen juga menyampaikan tentang
pengelolaan dokumen internal dengan tahapan dokumen disusun dan
ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh
Puskesmas selanjutnya dokumen eksternal merupakan dokumen yang
bukan ditetapkan oleh puskesmas dokumen disusun berdasarkan Pokja
Untuk pengelolaan dokumen induk yang disampaikan Kapokja
Admen dilakukan dengan tahapan dokumen disusun berdasarkan jenis
dokumen, sedangkan untuk pengelolaan dokumen terkendali dilakukan
dengan tahapan dokumen diparaf oleh kepala menejemen mutu dan
tata usaha sesuai tugas dan kewenangannya dan distempel oleh tata
usaha dengan stempel terkendali.
 Kepala Pokja Admen juga memaparkan tentang pengelolaan
dokumen tidak terkendali yang dilakukan dengan tahapan dokumen
diparaf oleh kepala manajemen mutu dan tata usaha sesuai tugas dan
kewenangannya dan distempel oleh tata usaha dengan stempel tidak
terkendali sedangkan pengelolaan dokumen kedaluwarsa dilakukan
dengan dokumen diparaf oleh kepala manajemen mutu dan kepala tata
usaha sesuai tugas dan kewenangannya.
Kepala Pokja Admen juga menegaskan untuk pengelolaan
laporan kegiatan semua kolom yang ada di laporan kegiatan harus
terisi, laporan kegiatan harus memuat nama puskesmas, bulan dan
tahun dan nama kegiatan, laporan ditandatangani oleh pembuat laporan
di pojok kanan bawah laporan, laporan di ketahui dan ditandatangani
oleh kepala puskesmas di pojok kiri bawah.
Acara ditutup dengan beberapa kesepakatan dalam meningkatkan
capaian kinerja Puskesmas.
15. Rekomendasi : Seluruh penangggungjawab meningkatkan capaian
kinerja pada TWII
16. Kesimpulan : Pelaksananan Lokakarya Mini Puskesmas TW II yang
pertama berjalan sesuai dengan rencana.

Mengetahui, Sibolangit,
Kepala Puskesmas Sibolangit Notulis

dr. TOMO EDY ATE MALEM, SE

NIP. 19790722 201001 1 012 NIP. 19621231 198312 2 016