● CULTURA DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA: Es una dirección general o
equivalente a la que se le confieren atribuciones
específicas en el reglamento interno. Puede ser
también un órgano que tiene funciones propias
que lo distinguen de los demás en la institución.
Elemento de la clave que identifica y clasifica el
gasto público por entidades, según la
organización interna de cada institución.
● EFICACIA: Nivel de
consecución de metas y objetivos, esta
hace referencia a nuestra capacidad para
lograr lo que nos proponemos, al igual, la
eficacia mide los resultados alcanzados en
función de los objetivos que se han
propuesto, presuponiendo que estos se
mantienen alineados con la visión que se ha
definido. Entonces, por lo tanto, la eficacia
tiene que ver con resultados para lograr el objetivo.
● ACTIVIDAD ECONÓMICA Y
RECURSOS: Proceso en el que se
genera o distribuye un producto o
servicio.
Al generar un producto o servicio,
nuestra entidad está generando valor.
Generalmente, la creación de valor
lleva a la obtención de una renta, y es
ahí donde la actividad económica
adquiere relevancia fiscal.
Mientras que, en el recurso administrativo nos hablan sobre la petición que realiza
el ciudadano ante una administración pública solicitando la modificación o la
anulación de un acto administrativo o una disposición de carácter general.
TEORIAS ADMINISTRATIVAS Y EVOLUCIÓN
Administración Científica
CARACTERÍSTICAS
HENRI FAYOL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Fayol decía: “toda organización debe tener un proceso administrativo”, y por lo tanto
elaboró lo siguiente:
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
Características de un administrador
Si, a través del conocimiento y la practica funcional del trabajo del gerente, también
debido a la presencia de los 14 principios como marco de referencia de conceptos
gerenciales actuales.
LAS TEORÍAS X e Y DE DOUGLAS McGREGOR
También, son conocidas numerosas revueltas llevadas a cabo para mejorar las
condiciones de los trabajadores, que finalmente llevarían a la creación de sindicatos.
El desempeño y productividad de los empleados siempre fue algo a tener en cuenta
para los directivos, aplicando diferentes estrategias y siendo la mayoritaria el uso del
control, la sanción y la coacción para fomentar la productividad, y el dinero como
recompensa. Pero salvo en aquellas personas cuyas necesidades básicas no
estaban cubiertas, la productividad no mejoraba en exceso.
Uno de estos autores, en este caso del siglo XX, fue Douglas McGregor. Este autor
se basa en la teoría de la motivación de Maslow y su jerarquía de las necesidades
humanas para proponer que la falta de motivación y productividad laboral se debe a
que una vez suplidas las necesidades básicas, los estímulos necesarios para
satisfacerlas dejan de ser motivantes. Se generan nuevas necesidades como las de
estima y autorrealización, viéndose esto afectado debido a la falta de interés que
tienen gran cantidad de empresas por suplir estas necesidades. Por ello propone un
nuevo modo de funcionamiento empresarial frente a las limitaciones del tradicional:
la teoría Y, que contrapone como al modelo tradicional o teoría X, siendo ambos
modelos mutuamente excluyentes.
LA TEORÍA X
La llamada teoría X es una elaboración de McGregor a partir de la cual intenta
explicar el modo de entender a la empresa y al trabajador, la cual había sido
mayoritaria hasta el momento.
LA TEORÍA Y
TEORIA BUROCRÁTICA
Tipos de sociedad
A. Desarrollo de la economía
monetaria: La moneda no sólo facilita, sino
que racionaliza las transacciones
económicas. En la burocracia, la moneda
asume el lugar de la remuneración en
especie para los empleados, y permite la
centralización de la autoridad y el
fortalecimiento de la administración burocrática.
B. Crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del
Estado moderno: Es únicamente un tipo burocrático de organización la cual
podría soportar la enorme complejidad y tamaño de dichas tareas.
C. La superioridad técnica del modelo burocrático: Sirvió como la fuerza
autónoma interna para imponer su prevalencia, “La razón decisiva de la
superioridad de la organización burocrática fue su superioridad técnica sobre
cualquier forma de organización”.
Características de la burocracia
Ventajas de la burocracia
Disfunciones de la burocracia
CONCLUSIÓN
Esta pretendió desarrollar una nueva filosofía empresarial, una civilización industrial,
en la cual la tecnología y el método de trabajo constituyen las más importantes
preocupaciones del administrador.
BASES
VENTAJAS
NECESIDADES
● Generar despilfarro.
● Añadir valor al ● Admitir errores y no
cliente. corregirlos.
● Hacer bien las cosas. ● Calidad de
● Calidad en todos y productos o
cada uno de los proceso.
aspectos del negocio. ● Prioridad a la
CLIENTE
● Prioridad a la calidad, producción.
plazo y coste. ● Calidad definida por
● La calidad la definen la propia empresa.
los clientes. ● Relación estricta
● La mejora de calidad comercial con el
necesita al cliente. cliente.
● Cultura de la
● Cultura del
colaboración.
cumplimiento.
● Gestionar la
● Ni utilizar la
creatividad e
imaginación de las
innovación.
personas.
● Una forma de
● Organización
organización firme,
jerarquizada con
permeable y
niveles de mando
participativa.
muy diferenciados.
● La mejora procede
● La mejora procede
del trabajo en equipo
del trabajo
multidisciplinar.
individual.
● Ser crítico consigo
● La crítica procede
mismo.
del exterior: clientes
PERSONAS ● La gestión de calidad
y proveedores.
DE LA prospera cuando hay
● Formación de las
EMPRESA autocontrol y no
personas puntual y
cuando el control es
técnica.
externo.
● La calidad como
● Cultura corporativa
técnica para la
de aprendizaje y
mejora de productos
educación continua.
o procesos.
● La gestión de calidad
● Producción de
hace uso de las
desechos, ruido,
técnicas, pero no es
materiales no
en sí una técnica.
biodegradables, etc.
● Respeto al medio
● Condiciones del
ambiente.
puesto de trabajo
● Seguridad y
deficientes.
ergonomía en el
puesto de trabajo
● La no calidad cuesta
● Evitar gastos
dinero.
innecesarios.
ACCIONISTAS ● Beneficios
● Ser rentable a largo
espectaculares a
plazo.
corto plazo.
La mejora de la empresa
Cumplir los mínimos
SOCIEDAD mejora a la sociedad y
requisitos legales.
viceversa.
CUÁNDO Siempre
Una vez conocidas las ventajas, resulta más fácil la puesta en marcha de medidas
que, aunque al principio tengan, pongan en evidencia los costes, aún mayores, de la
no calidad existente en su empresa derivados de una inadecuada utilización de los
recursos.
ASPECTOS CLAVES
Si hemos dicho que calidad total es satisfacer las necesidades de los clientes esto
quiere decir:
● Satisfacer: Complacer o realizar completamente un deseo. Es más que
cumplir algo contractual, algo estándar.
● Las necesidades: Pueden ser explícitas o implícitas, fijas o cambiantes,
personales o funcionales, etc. Para poderlas satisfacer es necesario
conocerlas bien (escuchar) y traducirlas al lenguaje técnico de la empresa.
● Del cliente: En general, habrá diferencias, nuevos clientes potenciales, etc. Y
será necesario satisfacer individualmente a cada uno. Si lo queremos seguir
manteniendo como cliente, el cliente demandará calidad de producto, precio,
plazo de entrega, etc.; todo ello entra a formar parte del concepto
“satisfacción”.
TEORIA Z
Ouchi denominó a su teoría “la teoría Z, porque va más allá de ciertas teorías
actuales como es el caso de la Teoría X o la Teoría Y, de Douglas McGregor. La
teoría Z se basa, entre otros, en los siguientes valores:
● SUTILEZA: El trato de los jefes con los empleados debe adecuarse a cada
empleado en particular. Todas las personas se diferencian entre sí y por lo
tanto cada individuo necesita un trato específico.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Para que una organización sea eficiente habrá que tener en cuenta una serie de
factores contingentes:
● Poder.
● Tecnología.
● Entorno.
ORÍGENES
A lo largo de la evolución de la
administración nos hemos dado cuenta como
se ha ido enriqueciendo esta, ello nos ha
permitido tener más herramientas para
administrar de mejor forma la empresa y
determinar qué enfoque queremos seguir, lo
recomendable ahora en las organizaciones
es que evalúen si el enfoque que se
encuentran manejando es el correcto o vale la pena hacer cambios, claro está, todo
con el fin de mantener la supervivencia de la misma sin importar los tiempos
cambiantes.
ACTIVIDAD 2: CONCEPTO DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Tomado de : http://www.ebooks7-24.com.bdigital.sena.edu.co/onlinepdfjs/view.aspx
ÁREAS FUNCIONALES
○ Producto
○ Plaza
○ Promoción
○ Precio
○ Localización de la empresa.
○ Tamaño de la empresa.
○ Materias primas.
○ Maquinarias y equipos.
○ Proceso de producción.
○ Almacenamiento.
● Establecer cuales son las actividades que se deben realizar en cada una de
la etapa de la función administrativa (Planeación, organización, Dirección y
Control).
Planeación:
Planificar implica que los gerentes piensan con antelación en sus metas y acciones,
y que basan sus actos en algún método, plan o lógica y no encorazonadas. Los
planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos
idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que la organización obtenga y
comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
Organización:
Proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas
de la organización.
Dirección:
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales.
Control:
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades
planificadas. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la
organización que la conducen hacia las metas establecidas.
ACTIVIDAD 6:
OBJETIVOS
Objetivo general:
Objetivos específicos:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
Gerente General:
Secretaria de Gerencia:
Directo de Producción:
Analista de Calidad:
Este verifica los procesos de calidad del producto, este cargo se crea por ser una
compañía en acreditación de estándares de calidad con el fin de verificar el
cumplimiento de los procesos y políticas establecidas para la certificación.
Coordinador de Producción:
Operarios Producción:
Coordinador de Empaque:
Operarios de Empaque:
Director Comercial:
Jefe del departamento comercial, establece los lineamientos del departamento, las
estrategias de venta, identificar clientes potenciales, elabora presupuestos de
ventas, y vela para que se cumplan, presenta informes de venta, oportunidades
laborales y clientes potenciales, esto se lo brinda al gerente.
Transportadores:
Transportan los grandes pedidos del producto, velan por una correcta entrega, a
tiempo y en buen estado.
Psicóloga:
Fisioterapeuta:
MANUAL DE FUNCIONES
Funciones esenciales:
Funciones esenciales:
Funciones esenciales:
Funciones esenciales:
Funciones esenciales:
Funciones Esenciales:
Funciones esenciales:
Funciones esenciales:
1. Jefe de Ventas:
2. Jefe de logistica:
4. Vendedor:
6. Operario de Logística:
7. Ayudante de Ventas:
9. Auxiliar De Cartera:
POLÍTICAS:
Actividad 7:
● Estándares de calidad:
Una observación que no debe olvidarse es que los estándares no deben ser nunca
del 100% en razón de que siempre sucederán imprevistos que impedirán tal
cumplimiento. Además, cualquier auditor de calidad sospechara de que un estándar
se logre al 100% una y otra vez, o que se supere año tras año. Esto normalmente
sólo indica que no estaban adecuadamente definidos.
Debemos contribuirle a este concepto las normas ISO 9000, ya que estas son un
conjunto de normas dirigidas a la calidad y a la gestión de esta misma, establecidas
por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en
cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o
servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y
herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría.
Características:
Como plan, una estrategia es aquella que comprende una serie de pasos
para alcanzar una meta predeterminada. Es un camino para ir de un punto
dado a otro deseado.
Por ende, se tiene que identificar la misión actual, objetivos y estrategias; realizar
auditoría externa, realizar auditoría interna, fijar misión de la empresa, identificar
amenazas, identificar fortalezas, identificar debilidades, identificar oportunidades,
fijar objetivos, fijar estrategias, fijar metas:
A continuación para que podamos entender esto un poco mejor podemos visualizar
la siguiente estructura
COMPONENTES DE LA GERENCIA ESTRATÉGICA: Misión y metas, análisis
interno, oportunidades y amenazas, análisis interno, fortalezas y debilidades,
Selección estratégica FODA, estrategia a nivel funcional, estrategia global,
estrategia a nivel de negocios, estrategia a nivel corporativo, diseño de la estructura
organizacional, conflicto, política y cambio, diseño de sistemas de control,
adecuación de la estrategia, la estructura y los controles Implantación de la
estrategia Retroalimentación.
Debemos recordar que “Misión expresa el propósito y razón de ser, por la cual la
empresa se diferencia del resto de las compañías del sector; precisar cuál es el
producto o servicio, quienes más se encuentran compitiendo con estos productos o
servicios, quienes son los clientes o beneficiarios, cuáles son sus expectativas y
actitudes respecto a los bienes y servicios de la empresa”
La visión determina los objetivos a medio y largo plazo planteado por la empesa, ¿a
dónde quiere llegar?, Posicionamiento de los resultados ¿cómo quiere verse?,
empleados accionistas ¿Cómo quiere que la vean los demás?, clientes sociedad de
competidores ¿cuando quiere llegar?
Los objetivos son resultados específicos a largo plazo que una empresa espera
lograr mediante su misión, permanecen estables un largo tiempo, por ser básicos
para la empresa. Suministran dirección, ayudan en la evaluación crean sinergia,
apoyan el control y planificación efectiva. Deben ser medibles, razonables,
coherentes. Deben fijarse tanto para la empresa en general como para cada
división. La mayoría de las organizaciones con ánimo de lucro operan con el
objetivo de la maximización de la ganancia del accionista.
Las metas son más específicas en cuanto a tiempo y factibles de ser cuantificadas,
son blancos a alcanzar anualmente.
La planificación estratégica utiliza el clásico análisis del entorno externo y del ámbito
interno “DAFO”, para la definición de los Objetivos Estratégicos y tácticos. Dicho
análisis se basa en la identificación de las brechas institucionales que deben ser
intervenidas a partir de acciones eficaces. En esa medida, esta técnica evidencia las
variables y factores que impactan de manera positiva y negativa la realidad
empresarial en un momento determinado y que pueden ser producto de debilidades
y fortalezas organizacionales o de eventuales brechas y oportunidades.
Para que el análisis interno sea eficaz y de lugar a la toma de decisiones oportunas
en la empresa, se requiere de la capacidad de autocrítica y autoevaluación. Así
mismo, se hace necesario revisar cada una de las capacidades de la empresa que
son imprescindibles para alcanzar las metas y los objetivos. El análisis interno
permite definir las fortalezas, debilidades y carencias de la empresa al identificar
aquellas destrezas, ventajas y factores claves de éxito, así como los principales
factores desfavorables y críticos.
1.1 Fortalezas
Son los aspectos positivos internos de la organización ya que están bajo su control
e influencia. Son los conocimientos, activos, tecnología, capital financiero y humano,
procesos, experiencia, sensibilidades y actitudes que le brindan diferencias
favorables a la compañía con respecto a sus competidores. Las fortalezas se
alcanzan, se mantienen y acrecientan desde el interior de la empresa.
1.2 Debilidades
Son los factores negativos de la empresa que en algún momento la pueden llevar a
una crisis o la debilitan ante sus competidores; su solución está en manos de la
propia organización. Son deficiencias inherentes a la empresa que pueden existir
desde la creación misma del modelo de negocio o creadas en las diferentes etapas
del desarrollo empresarial. Las debilidades surgen desde el interior de la
organización y afectan su posición competitiva.
2.1 Oportunidades
Cada cuadrante de la matriz DAFO, puede dar indicios preliminares del enfoque
para la formulación de estrategias en el plan de acción.
● Expansión y crecimiento
● Intervención del entorno o estabilidad
● Fortalecimiento
● Supervivencia
La matriz también expone un nivel de criticidad que puede definir la base para la
priorización de temas. Este se interpreta en el siguiente orden:
Para establecer los temas en orden de prioridad, se debe tener en cuenta el análisis
interno, así como la capacidad que tiene la empresa para dar solución en el corto o
mediano plazo. En esa medida, se debe ser consciente de la realidad de la
empresa, los recursos y el conocimiento con que cuenta y a los que puede acceder,
la complejidad de la solución y la conveniencia de la misma.
Planes y programas:
Modelo de operación:
“No nos falta valor para emprender ciertas cosas porque son difíciles, sino que son
difíciles porque nos falta valor para emprenderlas”. Seneca.
El mundo de los negocios cambia a velocidad acelerada, los directivos deben tomar
decisiones en un entorno difícil donde se enfrentan aparentes contradicciones, se
han producido cambios vertiginosos en campos como el de la tecnología y la
electrónica, las ventas a escala mundial se incrementa, la globalización se
incrementa, y es dentro este mundo en el que nuestro país debe desarrollarse y
crecer en una situación muy diferente al resto, caracterizada por una sociedad en
función del hombre, para el hombre y por el hombre.
Cuántas veces la empresa prepara las reuniones que han de tener con el auditor
externo que debe certificarse, mediante directrices a los empleados como la
siguiente: “contesten las preguntas del auditor y no comenten nada más”.
Procedimientos
Al iniciar una auditoría de gestión, el auditor prepara datos importantes que le sirven
como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades
históricas, recuperación sobre inversión, clases de productos usuales de
distribución, características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el
volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la
orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales.
Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de
evaluar las condiciones físicas, y localizar indicios de posibles áreas de problemas.
Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, éste se encuentra en
posición de determinar y poner en evidencia las fallas y métodos defectuosos
operacionales en el desempeño. Respecto de las necesidades específicas de la
dirección en cuanto a la planeación, y realización de los objetivos de la
organización.
Por otra parte como en las áreas de examen entre otras, podrían comprender un
estudio y evaluación de los métodos para pronosticar: programación del producto,
costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones,
equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.
○ Capital de trabajo
○ Inversiones
○ Financiación a largo plazo
○ Planificación Financiera
○ Área internacional
○ Productividad
○ Clima laboral
○ Políticas de promoción e incentivos
○ Políticas de selección y formación
○ Diseño de tareas y puestos de trabajo
La base para la realización de las auditorías es el control interno. Existe una relación
directamente proporcional entre la eficiencia del sistema de control interno y la
profundidad de las pruebas de auditoría y la responsabilidad que puede asumir un
auditor en la realización de estas. Es por eso que la existencia de un adecuado y
eficiente sistema de control interno contable y administrativo es la garantía
fundamental para obtener buenos resultados en las auditorías.
Se caracteriza por ser un proceso que llevan a cabo las personas de la entidad en
todos los niveles, donde cada persona que dirige en su nivel es responsable por el
control interno ante su jefe inmediato y en su cumplimiento participan todos los
trabajadores sin excepción y su función es facilitar el cumplimiento de los objetivos,
aportando a su vez un determinado grado de seguridad razonable y propender al
logro del autocontrol, el liderazgo y el fortalecimiento de la autoridad y
responsabilidad de los colectivos laborales.
Es muy importante que cada colectivo identifique sus valores y que estos sean
compartidos, es necesario que en ese ejercicio constante, relacionando conducta y
valores, se fijen los positivos y se cree rechazo a los negativos, se debe sistematizar
el estudio del código de ética en los colectivos laborales.
Cuando se está ante este problema una de las soluciones más efectivas es
planificar y aplicar cambios, lo que hoy se llama “reingeniería”. Para realizarla no
solo hay que conocer la empresa, sino también el mercado, el mundo, la economía,
la tecnología, los competidores y la política del país.
Es por ello que las consultoras son las más indicadas para realizar este complejo
estudio.
Hace unas décadas, los dueños de las empresas se tomaban el trabajo y realizaban
un ajuste, un cambio -a veces traumático- y todo volvía a funcionar. Hoy, al estar
globalizados y con los cambios tecnológicos acelerados, ya no es posible hacerlo
“uno solo”, se necesita de profesionales.
Por lo tanto, se hace necesario trabajar para lograr un control interno que garantice
la economía, eficiencia y eficacia empresariales, de manera que los resultados de
las auditorías de gestión sean satisfactorios, lo que significa que la planificación,
control y uso de los recursos de que disponemos es efectiva.
Conclusiones
Los funcionarios públicos tienen la responsabilidad de utilizar todos los recursos con
eficiencia, economía y eficacia a fin de lograr los propósitos para los cuales se
suministraron estos recursos, siendo responsables ante el público y ante otros
niveles y ramas de gobierno por los recursos suministrados para financiar
programas y servicios gubernamentales a su cargo.
Por ello deben establecer y mantener un sistema eficaz de control interno para
garantizar que se alcancen metas y objetivos apropiados, que salvaguarden los
recursos, que se cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se obtenga,
conserve y revele razonablemente información confiable.