TINJAUAN PENGGUNAAN DOKUMEN REKAM MEDIS

DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT JIWA DAERAH

SURAKARTA TAHUN 2008

Umi Werdikesni1, Antik Pujihastuti2, Rohmadi2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Rekam medis merupakan salah satu faktor penting dalam penyediaan informasi yang akurat, cepat
dan berkesinambungan antar unit pelayanan. Untuk itu peminjaman dokumen rekam medis harus
diatur sedemikian rupa berdasarkan nomor rekam medis dan dilengkapi dengan prosedur
peminjaman serta prosedur pengembalian dokumen rekam medis. Dengan adanya kegiatan
peminjaman yang dilakukan oleh berbagai pihak, pihak Rumah Sakit dapat mengetahui tingkat
penggunaan dokumen rekam medis pada setiap periode. Perhitungan tingkat penggunaan dokumen
rekam medis tersebut dapat membantu petugas rekam medis untuk mengetahui tingkat penggunaan
dokumen selama periode tertentu.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Pendekatan yang digunakan adalah secara retrospektif.
Metode yang digunakan adalah metode observasi. Populasi penelitian ini adalah dokumen rekam
medis. Sampel yang diambil adalah buku peminjaman dokumen rekam medis dan buku
pengembalian dokumen rekam medis (buku ekspedisi).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan dokumen rekam medis pada tahun 2008 yang
paling tinggi yaitu untuk pelayanan medis adalah 99, 74 %. Karena pasien yang melakukan
kunjungan ulang secara rutin cukup banyak.
Untuk kepentingan Visum et Repertum adalah 0, 12 %. Untuk kepentingan administrasi kantor
adalah 0, 1 %. Penggunaan dokumen rekam medis yang paling rendah tingkat penggunaannya
adalah Untuk kepentingan Penelitian dan pendidikan adalah 0, 04 % Karena kasus yang
dibutuhkan oleh peneliti lebih terbatas.
Berdasarkan penulisan KTI ini sebaiknya prosedur tetap rumah sakit khusus pengembalian
dokumen rekam medis, minimal dijelaskan lebih rinci lagi tentang batas-batas pengembalian serta
pihak pengguna dokumen rekam medis.
Serta petugas filing Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta minimal secara periodik melakukan
pelaporan berdasarkan tingkat penggunaan dokumen dengan tujuan mengetahui nilai guna dari
dokumen rekam medis.

Kata Kunci : Penggunaan dokumen rekam medis, Peminjaman dan Pengembalian

Kepustakaan : 9 (1987-2008)

PENDAHULUAN sebagai alat komunikasi antar petugas

Rekam medis merupakan salah satu pemberi pelayanan.

faktor penting dalam penyediaan informasi Oleh karena itu peminjaman dokumen

yang akurat, cepat dan berkesinambungan rekam medis harus diatur penggunaannya

antar unit pelayanan. Dalam menjalankan dan berdasarkan nomor rekam medis selain

aktivitas pelayanan antar unit tersebut itu dilengkapi dengan prosedur peminjaman

dibutuhkan suatu catatan dari hasil dan prosedur pengembalian dokumen rekam

pelayanan kepada pasien yang berguna medis untuk mengantisipasi terjadinya hal-

dalam penentuan tindakan medis serta hal yang tidak diinginkan, seperti adanya

18 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
penyalahgunaan dokumen rekam medis oleh TINJAUAN PUSTAKA
pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab 1. Pengertian Rekam Medis
atau kehilangan dokumen rekam medis Sesuai dengan Peraturan Menteri
maupun kesulitan dalam pengembalian, Kesehatan Republik Indonesia No.
penyimpanan serta pengaturan dokumen 269/MENKES/PER/III/2008, Rekam Medis
rekam medis pada rak penyimpanan. Dengan adalah berkas yang berisikan catatan dan
adanya kegiatan peminjaman yang dilakukan dokumen tentang identitas pasien,
oleh berbagai pihak, diantaranya dokter guna pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan medis pasien, dokter yang pelayanan lain yang telah diberikan kepada
melakukan riset, mahasiswa yang pasien (PerMenKes, RI. 2008).
melakukan penelitian dan pendidikan, Rekam medis menurut Huffman EK,
pengadilan untuk pengajuan Visum et 1994 adalah rekaman atau catatan mengenai
Repertum, atau dari pihak pasien itu sendiri siapa, apa, mengapa, bilamana dan
serta guna pengajuan klaim asuransi oleh bagaimana pelayanan kepada pasien selama
pihak Rumah Sakit. masa perawatan yang memuat pengetahuan
Hal ini dapat digunakan dalam mengenai pasien maupun pelayanan bagi
mengetahui tingkat penggunaan dokumen pasien serta memuat informasi untuk
rekam medis pada setiap periode. Baik memudahkan dalam mengidentifikasi
tidaknya suatu pemanfaatan atau pasien, menegakkan diagnosis maupun
penggunaan dokumen rekam medis dapat pengobatan serta merekam hasilnya
dilihat dari perhitungan tingkat pengunaan. (Huffman, EK. 1994)
Perhitungan tingkat penggunaan dokumen Definisi Rekam Medis menurut Dirjen
rekam medis tersebut dapat membantu YanMed No 78 Th 1991, rekam medis adalah
petugas rekam medis untuk membandingkan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tingkat penggunaan dokumen selama tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan,
periode tertentu serta dapat digunakan untuk diagnosis, pengobatan, tindakan dan
pemberdayaan rekam medis di bidang pelayanan lain yang diberikan kepada
penelitian dan pendidikan. seseorang pasien selama dirawat di rumah
Oleh karena itu peneliti tertarik untuk sakit yang dilakukan di Unit Rawat Jalan
mengetahui tingkat penggunaan dokumen termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit
rekam medis pasien di bagian filing Rumah Rawat Inap (DirjenYanMed, 1991).
Sakit Jiwa Daerah Surakarta pada tahun 2. Bagian Penyimpanan (Filing)
2008. a. Kewajiban bagian Penyimpanan (Filing)
Salah satu kewajiban sarana pelayanan
kesehatan adalah menyimpan dokumen
rekam medis dan menjaga kerahasiaan isi
dokumen rekam medis. Kewajiban tersebut

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 19

dilakukan oleh fungsi penyimpanan / filing ketentuan yang ditetapkan sarana
di Unit Rekam Medis antara lain : pelayanan kesehatan.
1) Menerima dokumen rekam medis 4) Memisahkan penyimpanan dokumen
yang sudah lengkap. rekam medis in aktif dari dokumen
2) Menyimpan dokumen rekam medis rekam medis aktif.
Rawat Inap, Rawat Jalan, dan Gawat 5) Membantu dalam penilaian nilai guna
Darurat. rekam medis.
3) Menyediakan dokumen rekam medis 6) Menyimpan dokumen rekam medis
untuk keperluan pelayanan. yang dilestarikan (diabadikan).
4) Mencatat setiap penggunaan 7) Membantu dalam pelaksanaan
dokumen rekam medis. pemusnahan dokumen rekam medis.
5) Melacak dokumen rekam medis c. Peran dan Fungsi Bagian Penyimpanan
yang tidak ditemukan pada tempat (Filing)
penyimpanan Sementara untuk peran dan fungsi unit
6) Melakukan retensi dan penyortiran filing dalam pelayanan rekam medis yaitu
dokumen rekam medis yang aktif sebgai berikut :
dan inaktif. 1) Menyimpan dokumen rekam medis
7) Tim pemusnah melakukan Rawat Inap, Rawat Jalan, dan Gawat
pemusnahan dokumen rekam medis Darurat.
yang tidak diabadikan. 2) Penyedia dokumen rekam medis
8) Bersama Kepala Unit Rekam Medis untuk berbagai keperluan.
(URM) membuat abstrak dokumen 3) Melindungi dokumen rekam medis
rekam medis yang dari kehilangan dan kerusakan
diabadikan.(Shofari, B.1999). terhadap penggunaan dokumen
b. Tugas Pokok Bagian Penyimpanan rekam medis oleh pihak yang tidak
(Filing) berwenang atas kerahsiaan isi dari
Tugas pokok dari unit filing rekam medis data dokumen rekam medis.
antara lain adalah : 4) Melindungi dokumen rekam medis
1) Menyimpan dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik,
dengan metode tertentu sesuai kimiawi dan biologi.
dengan kebijakan penyimpanan d. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam
dokumen rekam medis. Medis
2) Mengambil kembali (retriev) Ditinjau dari pemusatan penyatuan
dokumen rekam medis untuk dokumen rekam medis maka cara
berbagai keperluan penyimpanan berkas rekam medis terbagi
3) Menyusutkan (meretensi) dokumen menjadi 3 yaitu :
rekam medis sesuai dengan

20 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
1) Penyimpanan Secara Sentralisasi folder.
Sistem penyimpanan dokumen (6) Mudah menerapkan sistem
Rekam Medis secara sentral atau unit record.
terpusat yaitu suatu sistem b) Kerugian sistem penyimpanan
penyimpanan dengan cara secara sentralisasi:
menyatukan formulir – formulir (1) Petugas menjadi lebih sibuk
rekam medis milik seorang pasien karena harus menangani
kedalam satu kesatuan map (folder) dokumen rekam medis Rawat
sesuai kedatangan pasien. Sebagai Jalan dan dokumen rekam
dokumen rekam medis rawat jalan, medis Rawat Inap, serta
rawat inap maupun gawat darurat dokumen rekam medis Gawat
yang terkumpul dalam satu folder. Darurat.
a) Keuntungan sistem penyimpanan (2) Tempat penyimpanan (filing)
secara sentralisasi : dokumen rekam medis harus
(1) Data dan informasi hasil- hasil buka selama 24 jam
pelayanan dapat dikarenakan sewaktu-waktu
berkesinambungan kafolder diperlukan untuk pelayanan
sehingga riwayat penyakit pasien gawat darurat di UGD
pasien dapat terbaca secara mudah ditemukan.
keseleluruhan. (3) Petugas Tempat Pendaftaran
(2) Mengurangi terjadinya Pasien Rawat Iruang
duplikasi dalam pemeliharaan penyimpanan harus bertugas
dan penyimpanan dokumen selama 24 jam.
rekam medis. 2) Penyimpanan Secara Desentralisasi
(3) Efisiensi biaya yang akan Sistem penyimpanan
dipergunakan dalam Dokumen rekam medis secara
pengadaan peralatan maupun desentralisasi yaitu suatu
ruang penyimpanan. penyimpanan dengan cara
(4) Tata kerja dan peraturan memisahkan dokumen rekam medis
mengenai kegiatan milik seorang pasien antara
pencatatan medis mudah dokumen rawat jalan, dokumen
dilakukan standarisasi. rawat inap, dokumen gawat darurat
(5) Memungkinkan peningkatan dalam folder tersendiri atau ruang
efisiensi kerja bagi petugas atau tempat tersendiri. Biasanya
penyimpanana karena berkas dokumen rekam medis rawat jalan
rekam medis milik seorang disimpan disuatu tempat penyimpan
pasien berada dalam satu atau di poliklinik masing- masing,

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 21

 sedangkan dokumen rekam medis adalah:
gawat darurat dan rawat inap (1) Mudah dalam pengambilan
disimpan di bagian filing Unit dokumen rekam medis pasien
Rekam Medis. saat dirawat inap.
Adapun kelebihan dan kekurangan (2) Efisiensi waktu sehingga
dari sistem penyimpanan secara pasien mendapatkan
Desentralisasi antara lain : pelayanan lebih cepat
a) Keuntungan sistem penyimpanan (Shofari,B. 2002).
secara desentralisasi : e. Sistem penjajaran Dokumen Rekam
(1) Efisiensi waktu, sehingga Medis
pasien mendapat pelayanan Dokumen Rekam Medis baik pasien
lebih cepat rawat inap, rawat jalan, maupun gawat
(2) Beban kerja yang darurat disimpan dengan cara
dilaksanakan oleh petugas mensejajarkan dokumen rekam medis ke
lebih ringan. dalam rak penyimpanan. Sistem penjajaran
b) Kerugian sistem penyimpanan berkas rekam medis dapat yang
secara desentralisasi : dikelompokan berdasarkan 3 cara antara
(1) Mudah terjadi duplikasi dalam lain:
pembuatan rekam medis, 1) Sistem penjajaran berdasarkan
karena data dan informasi Straight Numerical Filing (SNF)
hasil pelayanan pada seorang Sistem penjajaran berdasarkan
pasien dapat tersimpan lebih nomor langsung (Straight Numerical
dari satu folder. Filing) yaitu suatu sistem
(2) Biaya yang diperlukan untuk penyimpanan dokumen rekam medis
pengadaan peralatan dengan cara menata (folder)
daenyimpanan lebih banyak. dokumen rekam medis berdasarkan
3) Penyimpanan secara Satelit Sistem urutan nomor rekam medis secara
penyimpanan dokumen rekam medis langsung pada rak penyimpanan.
secara satelit yaitu suatu sistem a) Kelebihan sistem penjajaran
penyimpanan dimana dokumen secara Straight Numerical Filing
rekam medis rawat jalan, rawat inap, (SNF):
dan gawat darurat disimpan pada (1) Memudahkan dalam
unit tertentu yang digunakan oleh pengambilan dokumen dengan
pasien guna mendapatkan pelayanan jumlah yang banyak sesuai
yang berkelanjutan. urutan nomor rekam medis
a) Kelebihan dari sistem dari rak penyimpanan untuk
penyimpanan secara satelit keperluan pelayanan pasien,

22 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
 pendidikan, penelitian atau saling berhimpitan antar
dokumen rekam medis yang in petugas dalam pengambilan
aktif. dokumen rekam medis
(2) Mudah melatih petugas dalam tersebut.
pelaksanaan penyimpanan (4) Pengawasan kerapian pada rak
tersebut penyimpanan sulit dilakuka
b) Kekurangan sistem penjajaran dalam penerapan sistem
secara Straight Numerical Filing nomor langsung karena
(SNF): dalam pembagian tugas
(1) Apabila petugas penyimpanan kepada petugas penyimpanan
mengambil dokumen rekam untuk bertanggung jawab
medis dengan nomor rekam pada masing- masing rak
medis yang berada di tengah penyimpanan/ section tertentu
pada rak penyimpanan maka tidak dapat terbagi secara
petugas harus memperhatikan merata.
seluruh angka dari nomor 2) Sistem penjajaran berdasarkan
rekam medis tersebut, hal ini Middle Digit Filing (MDF)
dapat terjadi kekeliruan Sistem penjajaran dokumen rekam
dalam pengambilan medis dengan sistem 2 angka
dokumen, maka sulit untuk kelompok tengah atau MDF yaitu
menghindari kejadian salah suatu sistem penyimpanan dokumen
simpan / misfile dari urutan rekam medis dengan cara
berkas rekam medis mensejajarkan folder / dokumen
berdasarkan urutan nomor rekam medis berdasarkan 2 angka
rekam medis pada dokumen kelompok tengah.
rekam medis. a) Kelebihan sistem penjajaran
(2) Kesibukan terkonsentrasi pada berdasarkan Middle Digit
rak penyimpanan dengan Filing (MDF):
kelompok nomor rekam (1) Penambahan jumlah dokumen
medis terbesar yaitu dokumen rekam medis selalu tersebar
rekam medis dengan nomor secara merata ke 100 sub rak
rekam medis terbaru. (section) pada rak
(3) Beberapa orang petugas penyimpanan.
penyimpanan yang bekerja (2) Petugas-petugas yang
dalam waktu bersamaan pada melakukan penyimpanan
suatu rak penyimpanan tidak akan berdesak-desakan
tertentu kemungkinan akan pada satu tempat dimana

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 23

 dokumen rekam medis penyimpanan hanya
tersebut disimpan. memperhatikan 2 angka
(3) Petugas-petugas dapat diserahi kelompok tengah pada saat
tanggung jawab untuk melakukan penyimpanan
sejumlah section tertentu. dokumen rekam medis ke
(4) Pekerjaan akan terbagi secara dalam rak penyimpanan,
merata mengingat setiap b) Kekurangan sistem penjajaran
petugas rata-rata mengerjakan berdasarkan Middle Digit Filing
sejumlah dokumen rekam (MDF) :
medis yang hampir sama (1) Latihan dan bimbingan bagi
setiap harinya pada setiap petugas penyimpanan
section sehingga mudah denganmenggunakan 2 angka
mengetahui kejadian misfile / kelompok tengah,
dokumen rekam medis yamg membutuhkan waktu lebih
salah letak. lama dikarenakan
(5) Rekam medis yang tidak aktif memerlukan latihan
dapat diambil pada setiap khususdibandingkan
section dari rak penyimpanan menggunakan sistem nomor
dan penambahan rekam medis secara langsung.
baru dapat tersebar pada (2) Membutuhkan biaya awal
masing- masing section. yang lebih besar karena harus
(6) Jumlah dokumen rekam menyiapkan rak penyimpanan
medis untuk setiap section terlebih dahulu.
terbagi secara merata dan 3) Sistem penjajaran berdasarkan
mudah terkontrol sehingga Terminal Digit Filing (TDF)
dapat dihindari timbulnya rak Sistem penjajaran dengan
penyimpanan yang kosong. menggunakan sistem 2 angka
(7) Dengan terkontrolnya jumlah kelompok akhir atau Terminal Digit
dokumen rekam Filing (TDF) yaitu suatu sistem
medis,membantu penjajaran dokumen rekam medis
memudahkan dalam dengan mensejajarkan folder
perencanaan atau pengadaan /dokumen rekam medis berdasarkan
peralatan penyimpanan urutan 2 angka kelompok akhir dari
(jumlah rak penyimpanan). nomor rekam medis. Kekurangan
(8) Kekeliruan menyimpan dan kelebihan dari pelaksanaan
(misfile) dapat dicegah, penjajaran dokumen rekam medis
karena petugas dalam tersebut, sama dengan sistem Middle

24 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
 Digit Filing. (Shofari, B. 2002)
3. Ketentuan dan Prosedur
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Ketentuan dasar yang membantu
mempelancar pekerjaan pengelolaan rekam
medis :
a. Pada saat rekam medis dikembalikan ke
bagian rekam medis, harus disortir
menurut nomor rekam medis atau
sistem penjajaran, sebelum disimpan.
Hal ini membantu menemukan rekam
medis yang diperlukan apabila terdapat
dalam ruang penyimpanan dan
memudahkan pekerjaan penyimpanan.
b. Hanya petugas - petugas rekam medis
yang dibenarkan menangani rekam
medis, sedangkan dokter-dokter, staf
rumah sakit, pegawai-pegawai dariagian
lain tidak diperkenankan mengambil
rekam medis dari tempat
penyimpanannya.
c. Petugas penyimpanan harus melakukan
pengawasan terhadap rekam medis yang
rusak atau lepas, harus segera diperbaiki,
untuk mencegah hilangnya dokumen
rekam medis yang diperlukan.
d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus
dilakukan secara periodik untuk
menemukan salah simpan dan melihat
pada kartu pinjaman untuk mengetahui
rekam medis yang belum dikembalikan.
e. Dokumen Rekam Medis milik dari
pegawai-pegawai bagian rekam medis
itu sendiri atau rekam medis yang
berkenaan dengan proses hukum, harus
disimpan ditempat khusus di ruangan
pimpinan bagian rekam medis, tetapi
Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk)
apabila disimpan ditempat penyimpanan
biasa harus diberi diberi petunjuk.
f. Petugas penyimpanan bertanggung jawab
dalam memelihara kerapian dan
keteraturan pada rak penyimpanan.
g. Dokumen Rekam Medis yang sedang
diproses/dipakai oleh petugas bagian
rekam medis harus diletakkan diatas
meja/rak tertentu dengan maksud
bahwa rekam medis tersebut setiap saat
dapat digunakan.
h. Dokumen Rekam medis yang sangat
tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid
/folder.
i. Kepala penyimpanan bertugas membuat
laporan rutin kegiatan yang meliputi :
1) Jumlah dokumen rekam medis yang
dikeluarkan setiap hari dari dari rak
penyimpanan berdasarkan permintaan
2) Jumlah permintaan darurat
3) Jumlah kejadian dokumen rekam
medis yan salah simpan / misfile
4) Jumlah rekam medis yang tidak dapat
ditemukan
Data tersebut berguna untuk rencana
pengelolaan dan pengawasan penyimpanan
dokumen rekam medis.(DepKes, RI. 1997)
4. Penggunaan Dokumen Rekam Medis
a. Penggolongan arsip
Penggolongan arsip dibedakan menjadi
2, yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip yang secara langsung masih
diperlukan dan digunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan /
25
 digunakan langsung dalam di ruang filing (Amsyah, Z.
penyelenggaraan administrasi negara. 2003)
2. Arsip Statis
Perencanaan, pelaksanaan,
METODE PENELITIAN
penyelenggaraan kehidupan
A. Rancangan Penelitian
kebangsaan dan administrasi sehari-
Jenis penelitian ini adalah deskriptif,
hari secara tidak langsung.
yaitu penelitian yang menggambarkan
b. Tingkat kegunaan dokumen rekam medis
keadaan dari objek penelitian tanpa
Pemanfaatan atau penggunaan dokumen
memberikan kesimpulan yang berlaku
rekam medis dapat dilihat berdasarkan
umum. Sedangkan metode yang digunakan
tingkat penggunaan dokumen rekam
dalam penelitian ini adalah metode observasi
medis di suatu ruang penyimpanan.
yaitu metode penelitian pengumpulan data
Perhitungan tingkat penggunaan
dilakukan dengan cara pengamatan secara
dokumen rekam medis dapat membantu
langsung terhadap objek penelitian.
petugas rekam medis untuk mengetahui
Pendekatan yang digunakan adalah secara
tingkat penggunaan dokumen setiap
retrospektif yaitu penelitian pada
periode yang digunakan untuk keperluan
penggunaan dokumen rekam medis pada
dokter guna pelayanan medis pasien,
tahun 2008 (berdasarkan data masa lampau).
dokter yang melakukan riset, mahasiswa
(Arief, M. 2003)
yang melakukan penelitian pendidikan,
B. Variabel Penelitian dan Definisi
pengadilan untuk pengajuan Visum et
Operasional
Repertum, atau dari pihak pasien itu
Tabel 1. Definisi Operasional dan
sendiri guna pengajuan klaim asuransi. Variabel Penelitian
N Variabel
Untuk mengetahui tingkat penggunaan Definisi Operaasional
o Penelitian
dokumen rekam medis, dapat
1. Peminjaman Kegiatan yang ditetapkan
menggunakan rumus sebagai berikut :
dokumen untuk menjamin
Prosentase penggunaan dokumen =
rekam medis penggunaan secara seragam
Penggunaan dokumen x 100%
Total dokumen yang digunakan terhadap setiap kegiatan
peminjaman dokumen
Gambar 1. Rumus Penggunaan Dokumen
rekam medis untuk
Rekam Medis
berbagai keperluan

Keterangan : 2. Pengembalian Urutan yang ditetapkan

dokumen tehadap setiap kegiatan
Penggunaan : Jumlah penggunaan dokumen
rekam medis pengembalian dokumen
rekam medis untuk periode
rekam medis
tertentu
3. Tingkat Mengetahui tingkat
Total Dokumen :Keseluruhan dokumen
penggunaan penggunaan dokumen
rekam medis yang di simpan dokumen rekam medis sebagai alat

26 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
 rekam medis membantu dalam yang digunakan dalam penelitian ini
pengawasan peminjaman adalah :
dan pengembalian a. Collecting
Dilakukan pengumpulan data
C. Populasi dan Sampel mengenai dokumen rekam medis
Populasi adalah merupakan suatu yang dipinjam.
keseluruhan kelompok subjek yang ciri- b. Editing
cirinya akan diteliti. Sampel merupakan Setelah data dikumpulkan kemudian
hasil pemilihan subjek dari populasi untuk data tersebut dikoreksi sesuai dengan
memperoleh karakteristik populasi (Arief, M. tujuan penelitian
2003). Populasi dari penelitian ini adalah c. Tabulating
dokumen rekam medis di bagian filing Dari hasil pengumpulan data
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta. Sampel dikelompokkan dan data dimasukkan
yang diambil adalah buku peminjaman kedalam tabel.
dokumen rekam medis dan buku d. Klasifikasi
pengembalian dokumen rekam medis (buku Setelah memulai proses editing maka
ekspedisi). data dikelompokkan berdasarkan
D. Instrumen dan Cara Pengumpulan tingkat penggunaan dalam satu tahun.
Data e. Penyajian Data
1. Observasi Setelah data dimasukan kedalam
Pengumpulan data dengan cara tabel penyajian kemudian dilakuka
mengamati objek yang diteliti secara interprestasi data.
langsung, yaitu tingkat penggunaan 2. Analisis Data
dokumen rekam medis di bagian filing Analisis data dalam penelitian ini adalah
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta secara deskriptif yaitu dengan cara
berdasarkan buku peminjaman dan buku menguraikan atau melaporkan hasil-hasil
ekspedisi (Arief, M. 2003). penelitian. Hasilnya akan dibandingkan
2. Wawancara dengan teori yang ada, selanjutnya
Proses memperoleh keterangan dengan diambil suatu kesimpulan (Arief, M.
cara tanya jawab secara lisan kepada 2003).
petugas filing guna mendapatkan data
tentang tingkat penggunaan dokumen
HASIL PENELITIAN
rekam medis (Singarimbun, I. 1991).
Unit Rekam Medis yang bertanggung
E. Teknik dan Analisis Data
jawab terhadap penyimpanan dokumen
1. Teknik Pengolahan Data
rekam medis pasien dilakukan oleh 3 orang
Teknik adalah suatu cara yang digunakan
petugas penyimpanan dalam hal ini
dalam melakukan penelitian. Teknik
dilaksanakan di bagian filing yang berfungsi

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 27

sebagai tempat penyimpanan dokumen petugas mencatat tanggal peminjaman, unit
rekam medis baik Rawat Inap dan Rawat peminjam, nama pasien dan nomor rekam
Jalan. Proses penggunaan atau peminjaman medis pasien pada formulir tracer dan
dokumen rekam medis diatur pada prosedur dicatat di buku peminjaman dokumen rekam
tetap rumah sakit Nomor 05. 05. 00. 020 medis dengan mencatat nomor registrasi,
tahun 2008 tentang peminjaman dokumen jenis kelamin, serta jenis pasien yaitu
rekam medis untuk pelayanan pasien serta sebagai pasien baru atau pasien lama pada
menggunakan beberapa catatan dan buku peminjaman rekam medis sesuai
dokumen rekam medis. dengan bulan berjalan saat peminjaman.
Penyimpanan dokumen rekam medis Petugas filing mengambil berkas rekam
yang dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Daerah medis dari tempat penyimpanan dan
Surakarta menggunakan sistem meletakkan tracer di depan dokumen rekam
penyimpanan secara Sentralisasi dengan medis yang akan diambil dari rak
sistem penjajaran secara sistem Terminal penyimpanan.
Digit Filing. Sistem penomoran yang Peminjaman dokumen rekam medis
diterapkan adalah sistem Unit Numbering untuk keperluan administrasi kantor terlebih
System. dahulu mengisi bon pinjam dari yang
Dalam melayani peminjaman dan bersangkutan dengan diberi tanda tangan
pengembalian dokumen rekam medis pasien, dan nama jelas oleh kepala bagian atau
petugas filing melayani peminjaman atasan yang bersangkutan.
dokumen rekam medis untuk berbagai b. Cara peminjaman dokumen rekam medis
keperluan diantaranya peminjaman dokumen untuk pihak Eksternal
untuk keperluan pelayanan medis, penelitian Untuk peminjaman pihak eksternal atau
dan pendidikan, Visum et Repertum serta pihak luar Rumah Sakit Jiwa Daerah
keperluan pengadilan dan kepolisian. Surakarta untuk keperluan penelitian dan
1. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian pendidikan, Visum et Repertum, serta
Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit pengadilan dan kepolisian harus membawa
Jiwa Daerah Surakarta: surat permohonan peminjaman yang telah
a. Cara peminjaman dokumen rekam medis disetujui oleh Direktur Rumah Sakit Jiwa
untuk pihak Internal Daerah Surakarta.
Dalam pelayanan peminjaman dokumen 2. Cara pengembalian dokumen rekam
rekam medis di ruang filing untuk keperluan medis:
pelayanan medis, petugas filing menerima a. Pengembalian dokumen oleh pihak
Kartu Identitas Berobat pasien dari Tempat Internal
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan atau Tempat Setelah menerima dokumen rekam medis
Pendaftaran Rawat Inap. Untuk peminjaman untuk pelayanan pasien rawat jalan dari
dokumen rekam medis pasien Rawat Inap bagian loket pendaftaran, petugas filing

28 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
mencatatnya dalam buku pengembalian Setiap peminjaman atau pengambilan
dokumen rekam medis. Kemudian dokumen dokumen rekam medis guna pelayanan
rekam medis tersebut disimpan dalam rak pasien rawat jalan maupun rawat inap,
penyimpanan. Sedangkan dokumen rekam petugas filing mencatatnya dalam buku
medis yang telah selesai digunakan untuk peminjaman. Buku peminjaman tersebut
pelayanan pasien rawat inap, dikembalikan berisi tanggal peminjaman, nomor rekam
ke filing oleh bagian assembling dengan medis dan nama pasien. Dari buku
buku ekspedisi, kemudian petugas filing peminjaman tersebut dapat diketahui jumlah
menyimpan dokumen rekam medis tersebut dokumen rekam medis yang digunakan pada
dalam rak penyimpanan sesuai dengan hari itu. Buku pengembalian dokumen
sistem penjajarannya. Selain itu untuk rekam medis
Prosedur Tetap Rumah Sakit Jiwa Daerah b. Buku pengembalian dokumen rekam
Surakarta tidak dijelaskan tetang cara medis di filing Rumah
pengembalian dokumen rekam medis secara Sakit Jiwa Daerah Surakarta berisi
terperinci. Karena pada prosedur tersebut tanggal pengembalian dan nomor rekam
hanya mencantumkan cara peminjaman medis, yang harus diisi oleh petugas filing
dokumen rekam medis. Apabila tidak pada saat dokumen rekam medis untuk
terdapat prosedur pengembalian maka pelayanan pasien telah selesai atau
petugas akan mengalami kesulitan dalam dikembalikan.
pengawasan terhadap dokumen rekam c. Kartu petunjuk keluar (Tracer)
medis. Dalam peminjaman dokumen rekam
Pengembalian dokumen rekam medis medis guna pelayanan pasien, petugas filing
yang dipinjam untuk keperluan administrasi menggunakan tracer. Tracer berfungsi
kantor langsung dikembalikan kepada sebagai pengganti dokumen rekam medis
petugas filing dengan dengan mengisi buku yang tidak berada di rak penyimpanan
pengembalian. sehingga memudahkan dalam melacak
b. Pengembalian dokumen oleh pihak keberadaan dokumen rekam medis. Isi tracer
Eksternal Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta
Untuk pengembalian dokumen rekam meliputi tanggal, peminjamn, nama pasien,
medis yang dipinjam atau digunakan oleh serta nomor rekam medis.
pihak eksternal rumah sakit yaitu langsung Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
diserahkan ke petugas filing rumah sakit Medis pada tahun 2008.
tanpa mengisi buku pengembalian dokumen
rekam medis.
3. Dokumen dan catatan yang digunakan
a. Buku peminjaman dokumen rekam
medis

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 29

Tabel 2. Penggunaan Dokumen Rekam medis untuk keperluan administrasi kantor
Medis pada Tahun 2008
pada tahun 2008 adalah 0, 096 %.
No. Penggunaan Jumlah
Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
Dokumen Rekam Dokumen yang
Medis oleh pihak Eksternal
Medis Dipinjam
a. Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
1 Pelayanan medis 22732
Medis untuk Visum et Repertum
2 Administrasi 22
Tingkat penggunaan dokumen =
kantor
10 x 100%
3 Visum et 28
22792
Repertum
= 0,21%
4 Penelitian dan 10
Dari perhitungan di atas dapat diketahui
Pendidikan
prosentase penggunaan dokumen rekam
Sumber : Buku peminjaman dokumen rekam
medis medis untuk Visum et Repertum pada tahun
2008 adalah 0, 12 %.
Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
b. Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
Medis untuk pelayanan medis oleh pihak
Medis untuk Kepentingan Penelitian dan
Internal
Pendidikan
a. Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
Tingkat penggunaan dokumen =
Medis untuk pelayanan medis
10 x 100%
Tingkat penggunaan dokumen =
22792
22732 x 100%
= 0,04 %
22792
Dari perhitungan di atas dapat diketahui
= 99, 74 %
prosentase penggunaan dokumen rekam
Dari perhitungan di atas dapat diketahui
medis untuk kepentingan penelitian dan
prosentase penggunaan dokumen rekam
pendidikan pada tahun 2008 adalah 0, 04 %.
medis untuk pelayanan medis pada tahun
2008 adalah 99, 74 %.
PEMBAHASAN
b. Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
1. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian
Medis untuk Keperluan Administrasi
Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit
Kantor
Jiwa Daerah Surakarta
Tingkat penggunaan dokumen =
a. Cara peminjaman dokumen rekam
22 x 100%
medis untuk pihak Internal.
22792
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta
= 0,1 %
dalam penyelenggaraan rekam medis
Dari perhitungan di atas dapat diketahui
khususnya dalam kegiatan
prosentase penggunaan dokumen rekam
peminjaman dokumen rekam medis
belum sesuai dengan prosedur tetap

30 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
 yang berlaku. Karena menurut Daerah. Pemberian informasi yang
Prosedur Tetap Peminjaman Berkas diberikan berupa salinan dari resume
Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa akhir pelayanan saja. Dokumen
Daerah bahwa peminjaman dokumen rekam medis tidak boleh di bawa
rekam medis petugas filing menerima keluar dari lingkungan Instalasi
Kartu Identitas Berobat pasien dari Rekam Medis.
petugas pendaftaran terlebih dahulu. Peminjaman dokumen rekam medis
Kemudian petugas filing mencarikan untuk penelitian dan pendidikan tidak
dokumen rekam medis yang akan dizinkan untuk dibawa keluar dari
dipinjam pada rak penyimpanan Unit Rekam Medis, selama ini
berdasarkan nomor register pasien kegiatan pengambilan data atau
yang tercantum pada Kartu Identitas penelitian untuk keperluan riset dan
Berobat, dan menuliskan nomor pendidikan dilaksanakan di ruang
register, jenis kelamin, jenis pasien filing atau di ruang Unit Rekam
baru atau lama dengan sebutan Buku Medis. Hal ini sudah sesuai bahwa
Tracer. Berdasarkan teori, dimana peminjaman dokumen rekam medis
pada prosedur peminjaman dokumen yang digunakan untuk penelitian,
rekam medis petugas seharusnya makalah dan lain-lain harus
menerima tracer dari unit peminjam. dilakukan di ruang Unit Rekam
Peminjaman dokumen rekam medis Medis. Hal tersebut guna menjaga
untuk keperluan administrasi kantor kerahasiaan dokumen rekam medis
sudah sesuai dengan prosedur tetap karena Berkas rekam medis milik
yang berlaku. Pihak peminjam harus sarana pelayanan kesehatan
menyerahkan bon peminjaman yang sedangkan isi rekam medis
telah ditanda tangani oleh kepala merupakan milik pasien.
bagian atau atasan yang 2. Prosedur Pengembalian Dokumen
bersangkutan. Rekam Medis di Bagian Filing Rumah
b. Cara peminjaman dokumen rekam Sakit Jiwa Daerah Surakarta
medis untuk pihak Eksternal. a. Pengembalian dokumen oleh pihak
Cara peminjaman dokumen rekam Internal
medis untuk pihak eksternal di Prosedur pengembalian dokumen
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta rekam medis ke filing Rumah Sakit
sudah sesuai dengan prosedur tetap Jiwa Daerah Surakarta sesuai dengan
yang berlaku dimana pihak aturan yang telah ditetapkan. Yaitu
peminjamn harus menyerahkan surat petugas filing menerima dokumen
permohonan ijin yang telah disetujui rekam medis dari bagian assembling
oleh Direktur Rumah Sakit Jiwa yang sebelumnya telah diteliti

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 31

 kelengkapan dokumen rekam medis 3. Dokumen dan catatan yang digunakan
tersebut oleh petugas assembling. a. Buku peminjaman dokumen rekam
Proses pengembalian dokumen rekam medis
medis tersebut dicatat pada Buku Buku peminjaman dokumen rekam
Pengembalian Dokumen Rekam medis digunakan oleh filing Rumah
Medis. Kemudin petugas filing Sakit Jiwa Daerah Surakarta dalam
menyortir dokumen-dokumen rekam setiap kegiatan peminjaman dokumen
medis menurut sistem Terminal Digit rekam medis, baik peminjaman
Filing pada rak penyimpanan. Hal ini dokumen rekam medis untuk
telah sesuai dengan Prosedur Tetap keperluan pelayanan medis atau
Rumah Sakit Jiwa Daerah surakarta. peminjaman dokumen rekam
Pengembalian dokumen rekam medis medis untuk keperluan pihak luar
yang digunakan untuk keperluan rumah sakit. Dari bukupeminjaman
administrasi kantor langsung tersebut dapat diketahui jumlah
diserahkan kepada petugas filing. Hal dokumen rekam medis yang
ini tidak dijelaskan pada prosedur digunakan pada hari itu.
tetap Rumah Sakit Jiwa Daerah b. Buku pengembalian dokumen rekam
Surakarta. medis
b. Pengembalian dokumen oleh pihak Buku pengembalian dokumen rekam
Eksternal. medis digunakan pada saat terjadi
Pengembalian dokumen rekam medis transaksi pengembalian dokumen
untuk pihak eksternal langsung rekam medis yang telah selesai
diserahkan kepada petugas filing digunakan oleh unit pengguna
tanpa mengisi buku pengembalian dokumen rekam medis. Petugas filing
dokumen rekam medis. Hal ini tidak yang bertugas selalu mencatat setiap
dijelaskan pada prosedur tetap pengembalian dokumen secara rutin.
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta Penggunaan buku pengembalian
dan berakibat tidak adanya pedoman dokumen rekam medis dapat
dalam proses pelaksanaan membantu petugas filing untuk
pengembalian dokumen rekam medis. meneliti dokumen-dokumen yang
Apabila tidak terdapat prosedur belum dikembalikan dengan tujuan
pengembalian maka petugas akan dapat mengontrol setiap peminjaman
mengalami kesulitan dalam dan pengembalian dokumen rekam
pengawasan terhadap dokumen medis yang dipinjam.
rekam medis. c. Kartu petunjuk keluar (Tracer).
Setiap peminjaman dokumen rekam
medis di filing Rumah Sakit Jiwa

32 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
 Daerah Surakarta, selalu 74 %. Hal ini sudah menunjukkan
menggunakan tracer. Formulir tracer bahwa tingkat penggunaan
diletakkan di depan dokumen rekam dokumen rekam medis untuk
medis yang akan diambil. Sehingga pelayanan medis tinggi, karena
bila nanti petugas filing akan pasien yang melakukan
mengembalikan lagi dokumen rekam kunjungan ulang secara rutin
medis ke rak penyimpanan akan lebih cukup banyak.
mudah. Ini dikarenakan keberadaan 2) Tingkat penggunaan dokumen
tracer sangat membantu petugas rekam medis untuk keperluan
dalam meletakkan kembali dokumen administrasi kantor pada tahun
rekam medis yang dipinjam. Tracer 2008 prosentasenya yaitu 0, 1 %.
di Rumah Sakit Jiwa Daerah Hal ini menunjukkan bahwa
Surakarta berwarna putih dengan tingkat penggunaan dokumen
ukuran panjang 33 cm dan ukuran rekam medis untuk keperluan
lebar 21,5 cm berwarna putih. Bahan administrasi rendah sekali
kertas adalah karton manila. prosentasenya. Karena dokumen
Penggunaan petunjuk keluar yang rekam medis jarang sekali
menggunakan warna sangat digunakan untuk keperluan
membantu petugas, dengan tujuan perkantoran.
untuk mempercepat petugas mudah b.Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam
dalam melihat dokumen rekam medis Medis oleh pihak Eksternal
yang bersangkutan pada tempat 1)Tingkat Penggunaan Dokumen
penyimpanan. Oleh karena itu Rekam Medis untuk Visum et
petunjuk keluar ini haruslah dibuat Repertum
dari bahan (kertas) yang tebal dan Penggunaan dokumen rekam
kuat (Hufman, EK. 1994). medis untuk Visum et Repertum
4. Tingkat Penggunaan Dokumen Rekam pada tahun 2008 adalah 0, 12 %.
Medis pada tahun 2008 Hal ini menunjukkan bahwa
a. Tingkat Penggunaan Dokumen tingkat penggunaan dokumen
Rekam Medis oleh pihak Internal rekam medis untuk kepentingan
1) Tingkat penggunaan dokumen Visum et Repertum sangat rendah.
rekam medis pada tahun 2008 Ini dikarenakan jarang terjainya
paling tinggi prosentasenya yaitu pasien dengan kasus kepolisian
pada tingkat penggunaan atau pengadilan yang
dokumen rekam medis untuk membutuhkan Visum et
kepentingan pasien dengan Repertum.
jumlah prosentasenya adalah 99,

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 33

 2) Tingkat Penggunaan Dokumen dikembalikan kepada petugas filling;
Rekam Medis untuk Kepentingan Prosedur pengembalian dokumen rekam
Penelitian dan Pendidikan medis oleh pihak eksternal tidak tercantum
Prosentase penggunaan dokumen pada prosedur tetap rumah sakit. Dalam
rekam medis untuk kepentingan pelaksanaannya, pengembalian dokumen
penelitian dan pendidikan pada dikembalikan langsung ke petugas filing.
tahun 2008 adalah 0, 04 % dan Tingkat penggunaan dokumen rekam medis
menunjukkan tingkat penggunaan pada tahun 2008: Untuk kepentingan
dokumen rekam medis untuk pelayanan medis adalah 99, 74 %, untuk
kepentingan penelitian dan kepentingan administrasi kantor adalah 0, 1
pendidikan sangat rendah. Karena %, untuk kepentingan Visum et Repertum
kasus yang dibutuhkan oleh adalah 0, 12 %, untuk kepentingan
peneliti lebih terbatas, sehingga Penelitian dan pendidikan adalah 0, 04 %.
penggunaanya lebih sedikit
dibandingkan dengan tingkat SARAN
penggunaan untuk kepentingan Untuk prosedur tetap rumah sakit khusus
pelayanan medis. dengan kasus pengembalian dokumen rekam medis,
kepolisian atau pengadilan yang minimal dijelaskan lebih rinci lagi tentang
membutuhkan Visum et batas-batas pengembalian serta pihak
Repertum. pengguna dokumen rekam medis seperti
yang telah dilampirkan pada contoh
KESIMPULAN Prosedur Tetap Pengembalian Dokumen

Prosedur peminjaman dokumen rekam Rekam Medis; Tingkat penggunaan

medis : Prosedur tetap rumah sakit dalam dokumen rekam medis dari masing-masing

peminjaman dokumen rekam medis untuk penggunaan, minimal secara periodik

pelayanan medis, petugas menerima Kartu dilakukan pelaporan berdasarkan tingkat

Identitas Berobat milik pasien; Prosedur penggunaan dokumen dengan tujuan

peminjaman dokumen rekam medis oleh mengetahui nilai guna dari dokumen rekam

pihak eksternal rumah sakit harus ada surat medis tersebut. Serta mengetahui lebih jelas

permohonan ijin yang telah disetujui oleh oleh siapa dokumen rekam medis digunakan

direktur rumah sakit. Prosedur pengembalian dan untuk apa dokumen rekam medis

dokumen rekam medis oleh untuk pelayanan tersebut digunakan.

medis yaitu petugas filing menerima

dokumen rekam medis dari bagian
assembling. Pengembalian dokumen rekam
medis untuk keperluan administrasi kantor
yaitu dokumen rekam medis langsung

34 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 18-35
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan. Singarimbun, M. 1987. Metode Penelitian
Jakarta : PT Gramedia Pustaka Survai. Jakarta. PT Pustaka LP3ES
Utama. Indonesia.

Arief TQ, M. 2003. Metodologi Penelitian

Kedokteran dan Kesehatan. Wijono, D. 1999. Manajemen Mutu
Klaten Selatan : The Community Pelayanan Kesehatan Vol.2,
of Self Help Group Forum Airlangga University Press,
(CSGF). Surabaya.

Dahlan, S. 1999. Hukum Kesehatan.

Semarang : Cetakan 1 Badan
Penerbit Undip

Depkes RI, Direktorat Jendral Pelayanan

Medis, 1997. Pedoman
Pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia. Jakarta

Huffman, E.K. 1994. Health Information

Management. Ed. C. Jenifer.
Illinois : Physicians Record
Company.

PerMenKes, RI. 2008. Rekam Medis. Jakarta

Shofari, B. 2002a. Pengelolaan Rekam

Medis dan Dokumen Rekam Medis
Buku 1. Semarang : Perhimpunan
Profesional Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan Indonesia
(PORMIKI).

_____________2002b. Sistem dan Prosedur

Pelayanan Rekam Medis Buku 2.

Semarang : Perhimpunan Profesional

Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan Indonesia (PORMIKI).

Tinjauan Penggunaan Dokumen Rekam Medis... (Umi Werdikesni,dkk) 35