UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 1
Competența Pag |1
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
CUPRINS
CAPITOLUL I – INTRODUCERE .......................................... 3
I.1. Scop.................................................................... 3
I.2. Necesitate ............................................................ 4
I.3. Cadrul legislativ...................................................... 5
I.4. Definiții................................................................ 6
CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A
PROCEDURILOR DOCUMENTATE....................................... 9
II.1. Stabilirea activităților procedurale .............................. 9
II.2. Codificarea procedurilor......................................... 10
II.3. Definirea formatului procedurii ................................ 12
II.4. Elaborarea procedurilor.......................................... 16
II.4.1. Pagina de gardă................................................. 17
II.4.2. Pagina de cuprins............................................... 18
II.4.3. Scopul procedurii ............................................... 19
II.4.4. Domeniul de aplicare .......................................... 19
II.4.5. Documente de referință ....................................... 20
II.4.6. Definiții și abrevieri ............................................ 21
II.4.7. Descrierea procedurii .......................................... 21
II.4.8. Responsabilități................................................. 32
II.4.9. Formular evidenţă modificări procedură ................... 37
II.4.10. Formular analiză procedură ................................. 37
II.4.11. Formular distribuire procedură ............................. 39
II.4.12. Anexe ........................................................... 41
II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor . 42
II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor ............. 43
II.6. Evidența procedurilor ............................................ 44
II.7. Distribuirea procedurilor ........................................ 45
II.8. Actualizarea procedurilor ....................................... 45
II.9. Arhivarea procedurilor ........................................... 46
CAPITOLUL III - CONCLUZII ........................................... 47
MACHETE PROCEDURI ................................................. 48
BIBLIOGRAFIE ........................................................... 63
Pag 2
Pag |2 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
CAPITOLUL I – INTRODUCERE
I.1. Scop
Scopul acestui ghid constă în asigurarea unui cadru coerent și unitar
pentru elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,
actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem și a procedurilor
operaţionale, în cadrul entităţilor din administrația publică centrală
şi locală.
Structura acestui ghid nu este una atotcuprinzătoare, ci conţine
elementele minimale și orientative ale unei proceduri, în
conformitate cu prevederile legislative în vigoare. Așadar, acolo unde
se consideră necesar, pot fi adăugate componente suplimentare, se
pot opera modificări și completări, cu amendamentul că trebuie
avute în vedere cerințele generale ale Standardului 9 – Proceduri din
Codul controlului intern managerial, conform Ordinului Secretarului
General al Guvernului nr. 600/2018.
Ghidul conţine de asemenea două machete pentru elaborarea unitară
a procedurilor documentate aplicabile entităţilor publice de la nivel
central și local, respectiv una pentru procedurile de sistem şi cealaltă
pentru procedurile operaţionale.
Punctul de plecare al metodologiei îl reprezintă Analiza stadiului
implementării standardelor de control intern managerial,
efectuată pe baza misiunilor de evaluare, desfășurate la nivelul
entităților publice centrale, selectate în funcție de gradul de
implementare a sistemului de control intern managerial.
În cadrul proiectului „Consolidarea implementării standardelor de
control intern managerial la nivel central și local – cod SIPOCA 34”,
forma finală a Ghidului pentru realizarea procedurilor documentate
a fost definitivată după organizarea unei sesiuni de consultare publică
cu entitățile publice centrale și locale.
Pag 3
Competența Pag |3
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
I.2. Necesitate
Codul controlului intern managerial al entităților publice, prin
Standardul 9 – Proceduri, precizează importanța elaborării
procedurilor documentate la nivelul entităților publice. Mai mult,
încă din anul 2000, Cartea albă – partea I, definește controlul intern
ca totalitatea ”politicilor și procedurilor implementate de instituții,
pentru asigurarea realizării obiectivelor, într-un mod economic,
eficient și eficace”.
Astfel, în consens atât cu legislația română cât și cu recomandările
europene, conducerea entităţilor publice trebuie să asigure
elaborarea procedurilor documentate pentru procesele și/sau
activităţile derulate în cadrul entităţilor publice şi să le aducă la
cunoştinţă personalului implicat.
Pentru o abordare unitară de elaborare a procedurilor documentate
la nivelul tuturor entităților publice centrale și locale, prezentul Ghid
își propune un cadru detaliat pentru elaborarea procedurilor de
sistem și operaționale.
Necesitatea elaborării Ghidului este susținută în aceeași măsură și de
Analiza stadiului implementării legislației referitoare la dezvoltarea
și implementarea sistemului de control intern managerial,
menționată anterior, unde au fost constatate o serie de dificultăți
întâmpinate în procesul de elaborare a procedurilor de sistem și
operaționale la nivelul entităților publice evaluate, precum:
existența unei confuzii privind identificarea domeniului de
aplicare a procedurilor elaborate;
inexistența unui cadru procedural intern privind elaborarea,
avizarea, verificarea și aprobarea procedurilor, care să
cuprindă și modalitatea de codificare a acestora;
procedurile nu sunt actualizate, când este cazul, ca urmare a
modificărilor organizatorice și legislative intervenite în
derularea activității procedurale;
Pag 4
Pag |4 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
1”Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector”, INTOSAI GOV
9100
Pag 5
Competența Pag |5
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
I.4. Definiții
Pag 6
Pag |6 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 7
Competența Pag |7
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 8
Pag |8 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 9
Competența Pag |9
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 10
Pag |10 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 11
Competența Pag |11
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Cartușul procedurii
Pag 12
Pag |12 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 13
Competența Pag |13
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Exemplu : PO - 07 – 01
b) dacă compartimentul are o codificare prin abrevierea
compartimentului
PO – XX… - YY
Este format din grupul PO, ce reprezintă tipul procedurii, prin
abrevierea de la procedură operațională, XX... - reprezintă
codul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii
operaționale stabilit în cadrul Comisiei de Monitorizare, prin
abrevierea compartimentului, iar YY - numărul de ordine al
procedurii operaționale alocat de compartimentul care a
realizat procedura.
Exemplu : PO - DRU - 01
Edițiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul
acestora, cu cifre arabe.
Pag 14
Pag |14 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
3
http://publications.europa.eu/code/ro/ro-000100.htm
Pag 15
Competența Pag |15
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 16
Pag |16 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 17
Competența Pag |17
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
• ”Verificat”
Funcția conducătorului compartimentului, numele și
prenumele conducătorului compartimentului care a verificat
procedura documentată și semnătura.
• ”Elaborat”
Numele și prenumele celui/celor care a/au întocmit
procedura și semnătura/semnăturile.
• Paginare procedură
Număr curent pagină / număr total pagini.
Pag 18
Pag |18 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 19
Competența Pag |19
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 20
Pag |20 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 21
Competența Pag |21
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Etapa I
• Conducătorii fiecărui compartiment stabilesc activitățile
procedurale ce vor face obiectul procedurilor de sistem.
Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie)
Această activitate presupune o muncă de echipă și consultare
cu toți factorii implicați din cadrul compartimentului.
Pag 22
Pag |22 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
5Prin ”evidență” se înțelege elaborarea unei situații, liste sau unui alt document
de management care include activitățile procedurale.
Pag 23
Competența Pag |23
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 24
Pag |24 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Etapa III
• Conducătorul compartimentului verifică conținutul
procedurii, transmisă de responsabilul cu elaborarea
procedurii.
Termen 2 zile lucrătoare
• Dacă are completări, conducătorul compartimentului
retransmite procedura către persoana responsabilă cu
elaborarea acesteia.
Termen 1 zi lucrătoare
• În cazul în care conducătorul compartimentului nu are
observații la procedură, o transmite spre consultare
compartimentelor și ulterior după realizarea tuturor
observațiilor primite o semnează și dispune trimiterea
acesteia la Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare;
acesta o înregistrează în Registrul procedurilor de sistem și
verifică respectarea formatului și structurii procedurii.
Termen 5 zile lucrătoare
• În cazul în care există modificări sau completări, Secretariatul
tehnic al Comisiei de Monitorizare retransmite procedura
conducătorului compartimentului pentru inserarea acestora,
după caz, iar în caz contrar o transmite Comisiei de
Monitorizare.
Termen 5 zile lucrătoare
• Comisia de monitorizare analizează procedura și în cazul în
care sunt modificări sau completări, procedura se retransmite
Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare pentru
inserarea observațiilor.
Termen 10 zile lucrătoare
• În cazul în care nu sunt modificări, Președintele Comisiei de
Monitorizare analizează și avizează procedura și dispune
Pag 25
Competența Pag |25
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 26
Pag |26 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Etapa I
• Conducătorul compartimentului stabilește, la începutul
anului, Obiectivele specifice și activitățile compartimentului.
Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie)
Pag 27
Competența Pag |27
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
6Prin ”evidență” se înțelege elaborarea unei situații, liste sau unui alt document
de management care include activitățile procedurale.
Pag 28
Pag |28 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 29
Competența Pag |29
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 30
Pag |30 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 31
Competența Pag |31
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
II.4.8. Responsabilități
Pag 32
Pag |32 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 33
Competența Pag |33
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 34
Pag |34 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 35
Competența Pag |35
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 36
Pag |36 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
compartiment
Data reviziei
Data ediţiei
conducător
Semnătură
modificare
modificată
Nr. pagină
Descriere
Nr. crt.
Revizie
Edițíe
1 2 3 4 5 6 7 8
Pag 37
Competența Pag |37
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
nefavorabil
favorabil
Înlocuitor de drept
Nume și prenume
Aviz
Aviz
Compartiment
compartiment
sau delegat
conducător
Nr. crt.
Semnătură
Semnătură
Observații
Data
Data
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pag 38
Pag |38 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Data primirii
Data intrării
Semnătură
Semnătură
procedurii
prenume
înlocuite
în vigoare
Nume şi
1 2 3 4 5 6 7 8
Exemplarul nr. 1 (originalul) se păstrează la Comisia de Monitorizare,
1 în cazul procedurilor de sistem și la compartimentul inițiator, în cazul
procedurilor operaționale
Compartiment 1
2 (Exemplar nr.2 – copie)
Compartiment 2
3
(Exemplar nr.3 – copie)
...
Pag 39
Competența Pag |39
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 40
Pag |40 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
II.4.12. Anexe
Pag 41
Competența Pag |41
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
RECOMANDARE
1. Diagrama de proces se stabilește la începutul conceperii
procedurii documentate, exprimând esența procesului sau
activității procedurale.
2. Diagramele de proces utilizează simboluri comune ce
exprimă imaginea de: document, compartiment,
responsabil, bucle „Ce se întâmplă dacă !” etc.
Pag 42
Pag |42 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 43
Competența Pag |43
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Data înregistrării
Compartimentul
care a elaborat
pentru analiză
Data aprobării
responsabilă
procedură
procedura
Denumire
Persoana
Revizie
Nr. crt.
sistem
Ediție
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pag 44
Pag |44 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 45
Competența Pag |45
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 46
Pag |46 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag 47
Competența Pag |47
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
MACHETE PROCEDURI
Macheta nr. 1
Procedură de sistem
Aprob
[Funcția conducătorului entității publice]
[Nume, Prenume conducător entitate publică]
[Semnătură]
Avizat
Președinte Comisia de Monitorizare
[Nume, Prenume Președinte Comisie de Monitorizare]
[Semnătură]
Verificat Elaborat
Pag 48
Pag |48 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii de sistem]
publice] Exemplar nr. [...]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registru
evidență PS]
Cuprins .........................................................................
1. Scop .......................................................................
6. Responsabilități ..........................................................
Pag 49
Competența Pag |49
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii de sistem]
publice] Exemplar nr. [...]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registru
evidență PS]
1. Scop
[Se va completa conform Ghidului]
2. Domeniu de aplicare
[Se va completa conform Ghidului]
3. Documente de referinţă
[Se va completa conform Ghidului]
4. Definiţii şi abrevieri
4.1. Definiţii
Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică,
companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care
statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar
majoritar, cu personalitate juridică, care
utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu
public.
Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Departament,
Serviciu, Birou, Comisii, inclusiv instituție fără personalitate
juridică aflată în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea
entității;
Conducător compartiment - Director General, Director, Şef
Departament, Şef Serviciu, Şef Birou;
Procedură documentată – modul specific de realizare a unei
activități sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în
format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de
sistem şi proceduri operaţionale;
Pag 50
Pag |50 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii de sistem]
publice] Exemplar nr. [...]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registru
evidență PS]
4.2. Abrevieri
EP – Entitate publică;
PS - Procedură de sistem
[Se va completa după caz]
5. Descrierea procedurii
[Se va completa conform Ghidului, după caz]
6. Responsabilităţi
[Se va completa conform Ghidului, după caz]
conducător
Semnătură
modificare
modificată
Nr. pagină
Descriere
Nr. crt.
Revizie
Edițíe
1 2 3 4 5 6 7 8
Pag 51
Competența Pag |51
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii de sistem]
publice] Exemplar nr. [...]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registru
evidență PS]
nefavorabil
favorabil
Înlocuitor de drept
Nume și prenume
Aviz
Aviz
Compartiment
compartiment
sau delegat
conducător
Nr. crt.
Semnătură
Semnătură
Observații
Data
Data
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Data primirii
Data intrării
Semnătură
Semnătură
procedurii
prenume
înlocuite
în vigoare
Nume şi
1 2 3 4 5 6 7 8
10. Anexe
Pag 52
Pag |52 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Anexa A
Conducători
Stabilirea activităților procedurale și a responsabililor
compartimente
Evidență activități procedurale pe
compartiment
Secretariat tehnic
Comisia de
ETAPA I
Monitorizare
Centralizează
activitățile procedurale la nivelul
entității
Conducători
compartimente
Stabilesc persoanele
responsabile cu elaborarea PS
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PS
Elaborarea propriu-zisă a procedurii de sistem
Elaborează
Diagrama de proces
Conducător
ETAPA II
compartiment
Verifică
Diagrama de proces
Da Nu
Persoana
Modificări sau
responsabilă cu A
completări
elaborarea PS
Pag |53
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
A
Elaborarea propriu-zisă
a procedurii de sistem
ETAPA II
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PS
Elaborează PS
Conducător
compartiment
Verifică PS
Da Nu PS semnată de
Modificări sau conducator
Semnează PS compartiment
completări
Secretariat tehnic
Comisia de
Verificare, avizare, aprobare
Monitorizare
Verifică PS dacă
ETAPA III
Înregistrează
respectă structura și
procedura
formatul
Da Nu
Modificări sau
completări
Comisia de
Monitorizare
Analizează PS
Nu Da
Modificări sau
B
completări
Pag |54
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Președinte
Comisia de
Monitorizare
Verificare, avizare, aprobare
Procedură de sistem
ETAPA III
Avizează PS avizată
Conducător
entitate
Procedură de sistem
Aprobă PS aprobată
Secretariat tehnic
Comisia de
Distribuire / difuzare
Monitorizare
ETAPA IV
Conducător
Actualizare și arhivare
compartiment
ETAPA V
Secretariat tehnic
Arhivează originalul procedurii actualizate conform
Comisia de
legislației în domeniu
Monitorizare
Entitatea publică își poate adapta diagrama de proces în funcție de mărimea entității, politica adoptată cu privire
la sistemul de control intern managerial, tipurile de activități și complexitatea acestora.
Pag |55
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Macheta nr. 2
Procedură operațională
Aprob
[Funcția conducătorului entității publice]
[Nume, Prenume conducător entitate publică]
[Semnătură]
Avizat
Președinte Comisia de Monitorizare
[Nume, Prenume Președinte Comisie de Monitorizare]
[Semnătură]
Verificat Elaborat
Pag 56
Pag |56 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii operaționale]
publice] Cod: PO-[Nr. procedură din Exemplar nr. [...]
Registrul evidență PO]
Cuprins .........................................................................
1. Scop .........................................................................
6. Responsabilități ............................................................
Pag 57
Competența Pag |57
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii operaționale]
publice] Cod: PO-[Nr. procedură din Exemplar nr. [...]
Registrul evidență PO]
1. Scop
[Se va completa conform Ghidului]
2. Domeniu de aplicare
[Se va completa conform Ghidului]
3. Documente de referinţă
[Se va completa conform Ghidului]
4. Definiţii şi abrevieri
4.1. Definiţii
Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică,
companie, societate naţională, regie autonomă, societate la care
statul sau o unitate administrativ teritorială este acţionar
majoritar, cu personalitate juridică, care administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public.
Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Departament,
Serviciu, Birou, Comisii, inclusiv instituție/structură fără
personalitate juridică aflată în subordinea, coordonarea sau sub
autoritatea entității;
Conducător compartiment - Director General, Director,
Şef Departament, Şef Serviciu, Şef Birou;
Procedură documentată - modul specific de realizare a unei
activități sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în
format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de
sistem şi proceduri operaţionale;
Pag 58
Pag |58 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii operaționale]
publice] Cod: PO-[Nr. procedură din Exemplar nr. [...]
Registrul evidență PO]
4.2. Abrevieri
EP – Entitate publică;
PO - Procedura operaţională
[Se va completa după caz]
5. Descrierea procedurii
[Se va completa conform Ghidului, după caz]
6. Responsabilităţi
[Se va completa conform Ghidului, după caz]
conducător
Semnătură
modificare
modificată
Nr. pagină
Descriere
Nr. crt.
Revizie
Edițíe
1 2 3 4 5 6 7 8
Pag 59
Competența Pag |59
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Ediția [...]
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Revizia [...]
[Denumirea
entității [Denumirea procedurii operaționale]
publice] Cod: PO-[Nr. procedură din Exemplar nr. [...]
Registrul evidență PO]
nefavorabil
favorabil
Înlocuitor de drept
Nume și prenume
Aviz
Aviz
Compartiment
compartiment
sau delegat
conducător
Nr. crt.
Semnătură
Semnătură
Observații
Data
Data
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Data primirii
Data intrării
Semnătură
Semnătură
procedurii
prenume
înlocuite
în vigoare
Nume şi
1 2 3 4 5 6 7 8
10. Anexe
10.1. Diagrama de proces – Anexa A
Pag 60
Pag |60 Competența
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Anexa A
Acte normative : legi, hotărâri de guvern, ordine, etc.
Standarde de control intern managerial
INTRĂRI
Stabilirea activităților procedurale și a responsabililor
Conducător
compartiment
ETAPA I
Stabilește obiectivele
specifice și activitățile
compartimentului
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PO
Elaborarea propriu-zisă a procedurii operaționale
Elaborează
Diagrama de proces
Conducător
compartiment
ETAPA II
Verifică
Diagrama de proces
Da Nu
Modificări Persoana
sau responsabilă cu
completări elaborarea PO
Elaborează
PO
Conducător
Verificare,
ETAPA III
aprobare
A B
avizare,
compartiment
Pag |61
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Conducător B
A
compartiment
Verifică PO
PO semnată de Nu Da
conducator Modificări sau
compartiment completări
Secretariat tehnic
Comisia de
Monitorizare
Verificare, avizare, aprobare
Înregistrează procedura în
ETAPA III
Registrul de proceduri
operaționale
Nu Da
Verifică dacă Președinte
respectă structura Comisia de
și formatul Monitorizare
Procedură operațională
Avizează PO avizată
Conducător
entitate
Procedură operațională
Aprobă PO aprobată
Persoana
responsabilă cu
Distribuire/
ETAPA IV
elaborarea PO
difuzare
1. Actualizează PO
2. Arhivează originalul PO conform legii
Entitatea publică își poate adapta diagrama de proces în funcție de mărimea entității, politica adoptată cu privire
la sistemul de control intern managerial, tipurile de activități și complexitatea acestora.
Pag |62
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
BIBLIOGRAFIE
Pag 63
Competența Pag |63
Competența face diferența!
face diferența!
Proiect selectat
Proiect în în
selectat cadrul
cadrulProgramului
Programului Operațional Capacitate
Operațional Capacitate Administrativă
Administrativă
cofinanțat
cofinanțat dede UniuneaEuropeană,
Uniunea Europeană, din
dinFondul
FondulSocial European.
Social European.
P CA
UNIUNEA EUROPEANĂ
Pag |64
Competența face diferența!
Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.