PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA

Perencanaan dapat diartikan sebagai inti manajemen, karena perencanaan membantu untuk
mengurangi ketidakpastian waktu yang akan datang, dan oleh karena itu memungkinkan para
pengambil keputusan untuk menggunakan sumber daya manusia (human resources planning) adalah
esensial bagi penarikan, seleksi, latihan dan pengembangan, dan kegiatan-kegiatan personalia
lainnya dalam organisasi . perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang
dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi
diwaktu yanga akan datang dan untuk memenuhi tenaga kerja yang ditimbulkan dalam kondisi-
kondisi tersebut. Pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada empat kegiatan yang saling
berhubungan, yang membentuk sistem perencanaan sumber daya manusia yang terpadu
(integrated): persediaan sumberdaya manusia sekarang, peramalan (forecast) suplai dan
permintaansumber daya manusia, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah individu-individu
yang “qualified”, dan berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan balik
kepada sistem.

Secara sempit, perencanaan sumberdaya manusia berarti mengestimasi secara sistematik

permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan datang. Rencana –
rencana jangka pendek menunjukkan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus dipenuhi selama
satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi
sumberdaya manusia untuk dua, lima, atau kadang-kadang sepuluh tahunyang akan datang.
Perencanaan sumber daya manusia ini memungkinkan organisasi untuk:

1. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia .

2. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi diwaktu yang akan
datang secara efisien.
3. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis
4. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia dan unit-unit organisasi lainnya.
5. Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
6. Mengkoordinasi program-program manajemen personalia yang berbeda-beda, seperti
rencana-rencana penarikan dan seleksi.

PERMINTAAN SUMBERDAYA MANUSIA

Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang
adalah “pusat” kegiatan perencanaan kepegawaian. Peramalan kebutuhan karyawan merupakan
bagian yang terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai
tantangan yang mempengaruhi permintaan. Kedua, organisasi melakukan forecast kebutuhan
karyawan dalam suatu periode diwaktu yang akan datang.

Berbagai Penyebab Timbulnya Permintaan

Lingkungan eksternal. Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalamjangka pendek

dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang. Perkembangan ekonomi
mempunyai pengaruh besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, penganguran dan
tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
 kondisi Sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia
melalui berbagai peraturan dibidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
Sedangkan perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramalkan tetapi juga sulit dinilai.
Perkembangan komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi
menimbulkan “gejolak” sumberdaya manusia.

Keputusan-keputusan organisasi. Berbagai keputusan pokok organisasi mempengaruhi

permintaan sumber daya manusia. Rencana strategik perusahaan adalah keputusan yang paling
berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran,
seperti tingkat pertumbuhan, produk baru atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut
menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan diwaktu yang akan datang.

Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan
perubahan kebutuhan personalia jangka pendek. Sedangkan perluasan usaha berarti kebutuhan
sumberdaya manusia baru. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan
secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari
para karyawan dimasa mendatang.

Faktor-faktor persediaan karyawan . permintaan sumber daya manusia dimodifikasi oleh

kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya
menikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend
perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

Teknik-Teknik Forecasting

Forecast ahli, Expert forecasters tergantung pada orang-orang yang ahli untuk mengestimasi
kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia. Pada bentuk paling sederhana, manajer percaya
bahwa beban kerja mengharuskan tambahan karyawan.

Teknik Delphi juga mendapatkan estimasidari sekelompok ahli,biasanya para manajer. Para
perencana departemen personalia berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat,
dan melaporkan kesimpilan-kesimpulan kembali kepada para ahli. Kemudian para ahli melakukan
survei lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut.

Analisis Trend. Dua metode forecasting paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi.
Ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan dimasa lalu untuk membuat proyeksi diwaktu
yang akan datang.

Indeksasi adalah metode estimasi kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang dengan
menanfai tingkat perkembangan karyawan dengan indeks.

SUPLAI SUMBER DAYA MANUSIA

Ada 2 sumber suplai :internal dan eksternal. Suplai internal berasal dari para karyawan yang
ada sekarang (persediaan), yang dapat dipromosikan, dipindahkan atau didemosikan untuk
memenuhi kebutuhan yang diantisipasi. Sedangkan sumber suplai eksternal terdiri dari orang-orang
dalam pasar tenaga kerja. ini mencakup orang-orang yang belum bekerja dan para karyawan
organisasi-organisasi lain.

Estimasi Suplai Internal

Estimasi suplai internal adalah lebih sekedar menghitung jumlah karywan yang ada, tetapi
juga mengaudit untuk mengevaluasikan kemampuan-kemampuan mereka. Informai ini
memungkinkan para perencana untuk menugaskan para karyawan tertentu untuk mengisi
lowongan-lowongan pekerjaan diwaktu yang akan datang. Tiga teknik forecasting yeng tersedia
adalah inventarisasi sumber daya manusia, bagan penempatan dan analisi markov.

Inventarisasi sumberdaya manusia. Estimasi suplai internal diwaktu yang akan datang
memerlukan informasi tentang keadaan karyawan yang ada sekarang (persediaan).

Bagan penempatan . bagan penempatan (replacement charts) adalah suatu pengajian visual
siapa suatu pengajian visual siapa yang akan menggantikan siapa dalam peristiwa pengisian
lowongan jabatan.

Analisis markov. Pola-pola perpindahan atau aliran-aliran personalia semakin menjadi

perhatian para perencana sumberdaya manusia. Bila kita berpikir bahwa hanya ada lima “shifts”
yang mungkin terjadi dalam suatu sistem personalia : karyawan bisa pindah, naik pangkat, turun
pangkat, keluar, atau merubah perilaku dan potensi individual mereka, maka kita dapat menganalisa
pola itu dengan suatu model yang disebut analisi markov. Untuk menginplementasikan model
markov, data biasanya dikumpulkan selama periode waktu (tahunan) dan rata-rata untuk
menentuka probabilitas yang bisa diterapkkan untuk menforecast aliran-aliran personalia pada
beberapa periode waktu dimasa mendatang.

Estimasi Suplai Eksternal

Kebutuhan tenaga kerja yang harus dipenuhi dari sumber suplai eksternal dapat diperoleh
dengan menganalisa pasar tenaga kerja (labor markets). Analisis sumber suplai eksternal disasarkan
pada informasi baik dari berbagai publikasi maupun dari hasil kerjasama dengan pihak-pihak
penyedia.

SISTEM PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA

1. Inventarisasi persediaan sumber daya manusia

Untuk menilai sumber daya yang ada sekarang (keterampilan, kemampuan /kecakapan dan
potensi pengembangannya) dan menganalisa penggunaan personalia sekarang.
2. Forecst sumber daya manusia
untuk memprediksi permintaan dan penawaran karyawan diwaktu yang akan datang (baik
kuantitas/jumlah maupun kualitas)
3. Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia
Untuk memadukan permintaan dan penawaran personalia dalam perolehan tenaga kerja
yang “qualified” melalui penarikan, seleksi,latihan,penempatan,transfer,promosi dan
pengembangan.
 4. Pengawasan dan evaluasi
Untuk memberikan umpan balik kepada sistem dan memonitor derajat pencapaian tujuan-
tujuan dan sasaran-sasaran perencanaan sumberdaya manusia.

Perencanaan sumber daya manusia hanya merupakan satu bagian dari keseluruhan jaringan
kegiatan manajemen sumber daya mnusia yang saling berhubungan.