I.

QUICK WINS : Pengembangan Unit Layanan Administrasi dan Akademik

Berbasis ICT
Keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi di instansi pemerintah, termasuk di
lingkup Universitas Nusa Cendana tidak lepas dari peran seluruh komponen yang terkait di
dalamnya. Dalam hubungan dengan upaya meningkatkan kinerja pelayanan yang diberikan,
maka peran birokrat sebagai ujung tombak pelayanan seyogianya mengedepankan aspek
kinerja yang baik, yang ditunjukan dengan komitmen yang kuat dalam mewujudkan
efektifitas dan efisiensi pelayanannya. Kondisi ini mengemuka karena hingga saat ini
sejumlah fakta memperlihatkan bahwa hampir di semua instansi pemerintah, persoalan
birokrasi masih merupakan momok yang dihadapi oleh stakeholder yang membutuhkan
pelayanan.

Universitas Nusa Cendana sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam

menyelenggarakan pendidikan tinggi di NTT juga tidak lepas dari sorotan, baik dari
mahasiswa sebagai stakeholder utama maupun masyarakat lain yang berkepentingan untuk
memperoleh layanan. Untuk mencapai hal tersebut, maka peningkatan efektifitas layanan
yang diberikan harus menjadi prioritas dengan ditunjang dengan sistem yang memadai serta
komitmen SDM yang kuat dalam memberikan pelayanan yang baik pula. Terkait komitmen
SDM dalam percepatan capaian pelayanan yang efektif dan efisien, tidak lepas dari penerapan
manajemen yang baik yang disertai juga dengan budaya kerja yang berubah sesuai tuntutan
perubahan yang dihadapi saat ini. Dengan demikian peran SDM yang ditunjang dengan
dukungan prasarana dan sarana penunjang yang memadai merupakan prasyarat penting dalam
mencapai sistem pelayanan birokrasi yang baik pula.

Untuk menopang keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi yang cepat, akurat dan
akuntabel demi pencapaian efektifitas dan efisiensi pelayanan yang diberikan, maka tidak bisa
dipungkiri bahwa peran teknologi informasi merupakan kebutuhan mutlak yang harus
dikembangkan secara lebih baik. Hal ini sangat disadari bahwa dengan mengembangkan
sistem pelayanan yang berbasis ICT akan sangat membantu kecepatan dan kecermatan
layanan yang akan diterima oleh stakeholder yang membutuhkannya. Berkenaan dengan
pelayanan berbasis ICT khususnya di lingkup Universitas yang menyelenggarakan aspek Tri
Dharma yakni pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta ditunjang
dengan dukungan infrastruktur dan manajemen yang baik, maka peran implementasi Sistem
Informasi berbasis ICT kepada seluruh stakeholder baik mahasiswa maupun stakeholder
lainnya merupakan prasyarat penting yang perlu didorong pengembangannya kedepan.
 Untuk mempercepat capaian perubahan reformasi birokrasi di lingkup Undana,
khususnya berkenaan dengan penerapan sistem layanan berbasis ICT, tentunya juga harus
disesuaikan dengan kondisi faktual di mana tidak saja berkaitan langsung dengan kondisi
kesiapan internal di lingkup Undana, akan tetapi juga berhubungan langsung dengan peran
eksternal dalam menunjang kelancaran pelaksanaan dan implementasi sistem pada tataran
internal Undana yang dipilih. Dengan demikian pemilihan dan penetapan sistem layanan
berbasis ICT sebagai suatu bentuk Quick Wins merupakan langkah penting dan strategis
dalam mempercepat capaian Reformasi Birokrasi di lingkup Undana. Demikian juga bahwa
penerapan sistem pelayanan yang baik yang ditunjang dengan dukungan sistem sarana dan
prasarana yang memadai, diharapkan dapat memberikan dampak yang cukup signifikan bagi
peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan. Pengembangan unit pelayanan yang berbasis
ICT adalah demi terwujudnya penyederhanaan sistem birokrasi pelayanan, mempercepat
waktu pelayanan, mengurangi tahapan pelayanan yang kurang penting, menghilangkan biaya
yang tidak dapat dipertanggung jawabkan, dan prosedur yang semakin transparan.

1. Capaian

Dalam rangka percepatan pengembangan unit layanan yang berbasis ICT, secara
bertahap di lingkup Universitas Nusa Cendana telah disepakati di tingkat pimpinan yaitu
berupa :

a. Tertuang di dalam Rencana strategis Undana tahun 2016-2020 yang mana salah satu
programnya adalah pembangunan dan pengembangan unit layanan yang berbasis ICT.
b. Telah diterapkannya secara efektif Sistem Informasi Perencanaan Keuangan
(SIMPERKEU) dalam perencanaan penganggaran.
c. Penerapan sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang walaupun belum optimal,
akan tetapi nantinya akan terus dikembangkan sampai pada level pelayanan yang lebih
luas.
d. Tersedianya UPT Komputer.

2. Rencana

Dalam rangka pengembangan unit layanan berbasis ICT di Undana, maka akan
dilakukan kegiatan perencanaan, pembangunan dan pengembangan, sosialisasi, implementasi,
evaluasi dan pengukuran kinerjanya. Untuk itu rincian kegiatan yang akan menyertai pada
masing-masing tahapan dimaksud adalah sebagai berikut :
 a. Perencanaan
 Identifikasi jenis layanan di lingkup Undana;
 Pemilihan alternatif jenis layanan yang berbasis ICT;
 Penyusunan struktur organisasi Unit Layanan yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan yang berbasis ICT;
 Identifikasi SDM pengelola layanan berbasis ICT;
 Penyusunan SOP Unit pengelola layanan berbasis ICT.
b. Pengembangan

 Peningkatan sistem pada Unit Layanan berbasisi ICT;

 Pengadaan sarana dan prasarana penunjang Unit Layanan berbasis ICT;
 Penyediaan jaringan dan software.
c. Sosialisasi

 Revisi petunjuk teknis/prosedur layanan;

 Training pegawai unit layanan berbasis ICT.
e. Implementasi
 Operasionalisasi fungsi unit layanan berbasis ICT.
f. Evaluasi
 Monitoring dan evaluasi pelaksanaan unit layanan berbasis ICT.

3. Kriteria Keberhasilan

Kriteria keberhasilan dari quick wins pengembangan unit layanan berbasis ICT di
lingkup Undana, adalah terbentuknya unit layanan yang menyediakan pelayanan yang lebih
nyaman, cepat, efektif dan efisien bagi stakeholder, baik mahasiswa maupun masyarakat dan
lembaga terkait yang membutuhkannya.

4. Agenda Prioritas

Program quick wins pengembangan unit layanan berbasis ICT memprioritaskan dua
kegiatan besar, yaitu perencanaan dan pengembangan. Kegiatan perencanaan akan
diprioritaskan pada identifikasi jenis layanan di lingkup Undana Kementerian Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi; pemilihan alternatif lokasi; dan perancangan layout ruang
Unit Layanan Terpadu. Sedangkan kegiatan pembangunan akan diprioritaskan pada
kontruksi ruang; pengadaan sarana dan prasarana; dan penyediaan jaringan dan software.
5. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja

Sesuai dengan rencana kegiatan yang ada, maka waktu pelaksanaan dan tahapan kerja
program quick wins pengembangan unit layanan berbasis ICT adalah sebagai berikut:

Waktu
Tahapan Kerja
2017 2018 2019
Perancanaan :
 Identifikasi jenis layanan yang wajib berbasis ICT
Deember
di lingkup Undana;
 Pemilihan alternatif jenis layanan yang berbasis
Desember
ICT;
 Penyusunan struktur organisasi Unit Layanan
yang bertanggung jawab dalam pengelolaan yang Februari
berbasis ICT;
 Identifikasi SDM pengelola layanan berbasis ICT; Februari
 Penyusunan SOP Unit pengelola layanan berbasis Maret-
ICT. April
Pengembangan :
 Peningkatan sistem pada Unit Layanan berbasisi
Maret-Juli
ICT;
 Pengadaan sarana dan prasarana penunjang Unit
Agustus
Layanan berbasis ICT;
 Penyediaan jaringan dan software. Agustus-
September
Sosialisasi :
 Revisi petunjuk teknis/prosedur layanan; Oktober
 Training pegawai unit layanan berbasis ICT. Oktober-
Desember
Implementasi
 Operasionalisasi fungsi unit layanan berbasis ICT. Oktober-
Desember
Evaluasi :
 Monitoring dan evaluasi pelaksanaan unit layanan Januari-
berbasis ICT. Desember

6. Penanggung Jawab

Penanggung jawab pelaksanaan program dan rencana aksi quick wins pengembangan
unit layanan berbasis ICT adalah sebagai berikut:

Pengarah : Rektor Undana

Koordinator : Kepala BAUK Undana

Penanggung Jawab : Kepala UPT Komputer

7. Rencana Anggaran

Untuk mendukung kegiatan tersebut maka diperlukan total anggaran sebesar

Rp.2.950.000.000,- (Dua milyar sembilan ratus lima puluh juta rupiah), dengan rincian
sebagai berikut :

Anggaran (x Rp.1000)
No Kegiatan
2017 2018 2019
1. Perencanaan 50.000 150.000
2. Pengembangan 2.000.000
3. Sosialisasi 250.000
4. Implementasi 250.000
5. Evaluasi 250.000
Total Anggaran 50.000 400.000 2.500.000
 Lampiran : QUICK WINS : Pengembangan Unit Layanan Berbasis ICT

Indikator Tahun Penanggung

Tahapan Kerja Target
Output 2017 2018 2019 Jawab
Perancanaan :
 Identifikasi jenis layanan wajib Dokumen 1 dokumen Desember Kepala BAUK
berbasis ICT di lingkup Undana; Identifikasi dan Undana
 Pemilihan alternatif jenis layanan alternatif jenis Desember
yang berbasis ICT; layanan terpilih
 Penyusunan struktur organisasi Unit Keputusan rektor 1 SK Februari Kepala BAUK
Layanan yang bertanggung jawab tentang unit Undana
dalam pengelolaan yang berbasis layanan
ICT;
 Identifikasi SDM pengelola layanan Dokumen SDM 1 dokumen Februari Kepala BAUK
berbasis ICT; dan SOP unit Undana
 Penyusunan SOP Unit pengelola pengelola layanan Maret-April Kepala BAUK
layanan berbasis ICT. berbasis ICT Undana
Pengembangan :
 Peningkatan sistem pada Unit Terbangunnya 100% Maret-Juli Kepala ULP
Layanan berbasisi ICT; ruang unit Undana
layanan
 Pengadaan sarana dan prasarana Tersedia dan 100% Agustus Kepala BAUK
penunjang Unit Layanan berbasis terpasangnya Undana dan UPT
ICT; sarana dan Komputer
prasarana unit
layanan
 Penyediaan jaringan dan software. Tersedianya 100% Agustus- Kepala BAUK
jaringan dan September Undana dan UPT
software Komputer

Sosialisasi :
 Indikator Tahun Penanggung
Tahapan Kerja Target
Output 2017 2018 2019 Jawab
 Revisi petunjuk teknis/prosedur Tersedianya 1 dokumen Oktober Kepala BAUK
layanan; dokumen Undana dan UPT
juknis/prosedur Komputer
layanan
 Training pegawai unit layanan Meningkatnya 100% Oktober- Kepala BAUK
berbasis ICT. prosen pegawai Desember Undana dan UPT
yangterampil Komputer
pada unit layanan.
Implementasi
 Operasionalisasi fungsi unit layanan Indeks kepuasan 75% Oktober- Kepala BAUK
berbasis ICT. pengguna Desember Undana dan UPT
Komputer
Evaluasi :
 Monitoring dan evaluasi Laporan hasil 1 dokumen Januari- Kepala BAUK
pelaksanaan unit layanan berbasis monev Desember Undana
ICT.