Oleh:
FITRA NURFITRIANI
NPM : 12.001.043
BANDUNG
2015
LEMBAR PERSETUJUAN
Disetujui oleh,
Pembimbing I Pembimbing II
Disetujui oleh,
Penguji I Penguji II
Penguji III
Sesungguhnya bersama kesukaran itu ada keringanan. Karena itu bila kau sudah
selesai (mengerjakan yang lain). Dan berharaplah kepada Tuhanmu.
Puji syukur kepada Allah SWT atas segala rakhmat dan hidayahnya yang telah
sayang kepada Orang tua, kakak, dan sahabat yang telah menjadi motivasi dan
PERNYATAAN
Saya bertanda tangan di bawah ini, menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah
hasil karya saya sendiri. Didalamnya tidak terdapat penjiplakan dan pengutipan
dari karya orang lain seutuhnya yang dilakukan dengan cara-cara yang tidak
penulisan Karya Tulis Ilmiah, saya bersedia dikenakan sanksi sesuai dengan
Fitra Nurfitriani
ABSTRAK
FITRA NURFITRIANI
12.001.043
Tinjauan Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Guna
Menunjang Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi
70 Halaman, 4 Tabel, 10 Lampiran
Tujuan dari karya tulis ilmiah ini adalah 1) Mengidentifikasi mengenai prosedur
retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi, 2) Mengidentifikasi pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari Cimahi, 3) Mengidentifikasi faktor apa saja yang mempengaruhi dalam
pelaksanaan retensi rekam medis rawat jalan guna menunjang proses pemusnahan
di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi, 4) Mengidentifikasi upaya apa
saja yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi untuk
mengatasi permasalahan terhadap pelaksanaan retensi rekam medis rawat jalan
guna menunjang pemusnahan.
Adapun ruang lingkup penelitian Karya Tulis Ilmiah ini penulis mengambil
tempat di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi
dengan melihat berkas rekam medis yang menumpuk dan penelitian ini dilakukan
pada bulan Mei s.d Juli 2015.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus, dengan menggunakan metode deskriptif
yaitu yaitu hanya memaparkan peristiwa dimana tempat penelitian dilakukan.
Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,
observasi, dokumentasi dan studi pustaka yang memiliki relevansi erat dengan
pokok permasalahan penelitian ini.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan bahwa retensi berkas rekam medis
dan pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan dari tahun 2006-2012 sebanyak
240.718 berkas rekam medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL)
Cimahi belum dapat dilaksanakan dengan baik. Faktor penyebabnya adalah tidak
adanya petugas khusus retensi di instalasi rekam medis. Hal ini menyebabkan
terhambatnya proses pemusnahan. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah
prosedur retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi belum berjalan sesuai dengan SPO yang ada, tidak ada
petugas khusus retensi untuk menjalankan proses pelaksanaan retensi guna
menunjang pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan, Penumpukan berkas
rekam medis in aktif di ruangan penyimpanan yang seharusnya sudah
dimusnahkan sehingga menyebabkan proses penyimpanan menjadi terhambat
karena ruangan yang terbatas.
Jumlah acuan: 8 Buku 6 Dokumen 2 Internet
Kisaran Tahun Acuan: 2000 - 2015
ABSTRACT
FITRA NURFITRIANI
12.001.043
The scope of research Scientific Writing, the writer took place in the Medical
Record Mitra Anugrah Lestari Hospital Cimahi to view the file as medical
records that had accumulated and the study was conducted in May till July
2015.
The research is a case study, using the descriptive method that is explained only
event where a study was conducted. While data collection techniques used were
interviews, observation, documentation and literature that have a close
relevance to the subject matter of this study.
Based on the results of research conducted that the medical record file
retention and destruction of outpatient medical record file of the years 2006-
2012 as many as 240 718 medical record file at the Hospital Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi can not be executed properly. Contributing factor is the
lack of specialized staff retention in the medical record installation. This led to
delays in the process of extermination. The conclusion of this study is the
retention procedure outpatient medical record file at the Hospital Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi not been run in accordance with the existing
SPO, no special personnel retention to run the implementation process in order
to support the retention of the extermination of outpatient medical record file,
buildup in active medical record file in the storage room that should have been
destroyed, causing the storage process becomes blocked because the room of
limited.
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah
Penulisan studi kasus ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak yang telah memberikan bantuannya dengan ikhlas.
1. Bapak DR. H. Dedi Suhardi, M.Si selaku Direktur Akademi Perekam Medis
Lestari (MAL) Cimahi yang telah memberikan izin kepada penulis untuk
melakukan penelitian
3. Bapak Drs. Muchlis Rasjid, MARS selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh rasa perhatian dan
memberikan bantuan dan dukungan dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Bapak Miqdad Gazwan, A. Md. Perkes selaku kepala Rekam Medis Rumah
Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi yang telah memberikan data dan
persatu.
Dalam penulisan karya tulis ilmiah ini penulis menyadari masih banyak
kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, baik ditinjau dari segi materi maupun
bermanfaat bagi pihak Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari dan seluruh
Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERSEMBAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK.........................................................................................................................i
ABSTRACT.....................................................................................................................ii
KATA PENGANTAR.....................................................................................................iii
DAFTAR ISI.....................................................................................................................v
DAFTAR TABEL............................................................................................................ix
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................x
DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................................xi
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang....................................................................................1
B. Rumusan Masalah...............................................................................3
C. Tujuan Penelitian................................................................................4
1. Tujuan Umum...............................................................................4
2. Tujuan Khusus..............................................................................4
D. Manfaat Penelitian..............................................................................5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
A. Kerangka Teori....................................................................................7
1. Rekam Medis................................................................................7
2. Retensi........................................................................................14
3. Rawat Jalan.................................................................................26
4. Pemusnahan................................................................................26
5. Rumah Sakit...............................................................................34
B. Kerangka Konsep..............................................................................36
C. Variabel Penelitian............................................................................36
D. Definisi Operasional.........................................................................37
A. Ruang Lingkup.................................................................................38
B. Pengukuran dan Pengamatan Variabel Penelitian.............................38
1. Populasi......................................................................................38
............................................................................................................
2. Sampel........................................................................................39
C. Pengumpulan Data............................................................................39
1. Studi Kepustakaan......................................................................40
2. Studi Lapangan...........................................................................40
D. Teknik dan Analisa Data Yang Dipakai............................................41
A. Kesimpulan.......................................................................................66
B. Saran.................................................................................................77
DAFTAR PUSTAKA
RIWAYAT HIDUP
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 4.3 Kapasitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tiap Satu
Sub Rak..........................................................................................................60
DAFTAR GAMBAR
Lestari Cimahi.
Lampiran 4 Tugas Instalasi Rekam Medis RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.
Lampiran 10 Formulir Tanda Bukti Sebagai Penyaji dan Peserta Pada Seminar
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan sosial yang
kesehatan pribadi dan orang lain. Maka salah satu sarana pelayanan kesehatan
yang baik agar tujuan pelayanan kesehatan dapat terwujud dan peningkatan
derajat kesehatan pun dapat terealisasi dengan baik. Suatu organisasi multi
fungsi yang bergerak dibidang kesehatan. Fungsi rumah sakit lebih luas dan
berperan memberikan pelayanan kesehatan tingkat selanjutnya setelah
kesehatan lainnya. Rumah sakit juga merupakan salah satu instansi yang di
lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat
rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan, maupun rekam medis rawat
medis. Untuk dapat melaksanakan fungsi rekam medis yang baik, maka perlu
adanya penataan tempat penyimpanan rekam medis yang baik dan nyaman.
berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan berkas
rekam medis aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah pada rak
kembali pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah disimpan dalam jangka
waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka
penyimpanan rawat jalan sebanyak 37.458 berkas rekam medis pada tahun
2007 yang belum diretensi dan yang seharusnya sudah dimusnahkan. Hal ini
jumlah berkas rekam medis akan terus bertambah dan tidak mencukupi untuk
(MAL) Cimahi ”
B. Perumusan Masalah
Setelah mempertimbangkan latar belakang permasalahan sebagaimana
permasalahan yang ada untuk menunjang kegiatan penyusunan tugas akhir ini
medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi?
2. Bagaimana pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah
Lestari Cimahi?
4. Upaya apa saja yang dilakukan oleh pihak instalasi rekam medis untuk
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran umum tentang proses retensi berkas rekam medis
Lestari Cimahi.
b. Mengidentifikasi pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan
mahasiswa.
b. Untuk menambah ke perpustakaan di Akademi Perekam Medis dan
Bandung.
d. Untuk menambah pembendaharaan ilmu yang telah ada serta dapat
TINJAUAN PUSTAKA
A. Kerangka Teori
Berdasarkan permasalahan yang akan dianalisis oleh penulis, maka
untuk penelitian ini adalah mengenai teori rekam medis, pelaksanaan retensi
pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi
di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
pulang rawat jalan, rawat inap atau rawat darurat. Dalam peraturan
2) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan
kepada pasien.
3) Aspek Hukum (Legal)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai legal, karena isinya
bidang kesehatan.
6) Aspek Pendidikan ( Education)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
rumah sakit.
Menkes/ SK/ IV/ 78 tentang susunan dan tata kerja rumah sakit
rahasia kedokteran.
6) Peraturan Menteri Kesehatan Rebuplik Indonesia Nomor 269/
sakit, sedangkan isi dari rekam medis itu sendiri milik pasien.
dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis
2. Retensi
a. Pengertian Retensi
1) Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
Retensi adalah penyimpanan atau pemahaman, biasanya untuk
cara:
a) Memindahkan berkas rekam aktif ke rak file inaktif dengan
kunjungan.
b) Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai dengan
penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang baru.
Sulitnya menemukan rekam medis pasien bahkan tidak ditemukan
rekam medis.
Penyusutan, pemusnahan dan jadwal masa penyimpanan rekam medis
merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit
ruangan.
yaitu;
1) Retensi berkas rekam medis
a) Petugas penyimpanan berkas rekam medis mengadakan
UPF/bagian.
2) Retensi formulir rekam medis
a) Petugas penyimpanan memisahkan berkas rekam medis yang
guna seperti:
(1) Lembaran keluar dan masuk
(2) Ikhtisar waktu pulang
(3) Laporan operasi
(4) Pernyataan persetujuan atau penolakan
(5) Identifikasi bayi lahir hidup
(6) Surat keterangan kematian
(7) Lembaran tertentu/ lembaran khusus lainnya yang
sakit.
c) Mencatat kedalam buku daftar pertelaan nilai guna rekam
medis
d) Melakukan scanner formulir-formulir yang bernilai guna,
e. Jadwal Retensi
Jadwal retensi rekam medis merupakan daftar yang berisikan daftar
rekam medis.
Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan
atas dasar nilai kegunaan setiap berkas rekam medis. Dalam menjaga
rekam medis disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur
sebagai berikut:
2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 2 th 2 th
4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6 Ketergantungan obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th
1) Arsip Aktif
Adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
kunjungan terakhir.
tahun inaktif.
2) Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif
a) Seringnya digunakan untuk pendidikan dan penelitian
b) Nilai guna (administrasi, hukum, keuangan, IPTEK,
pembuktian, sejarah)
3) Penilaian lembar rekam medis:
a) Ringkasan masuk dan keluar.
b) Resume.
c) Lembar persetujuan dan lembar operasi.
d) Lembar identifikasi bayi lahir hidup.
e) Lembar kematian.
4) Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam
medis inaktif.
5) Lembar rekam medis sisa dan rekam medis rusak atau tidak terbaca
kunjungan pasien.
b) Penjajaran menggunakan sistem terminal digit pada jarak
inaktif.
c) Penyusutan rekam medis dilaksanakan satu tahun sekali.
d) Hanya berkas rekam medis dari pasien yang tidak pernah
lama.
Gambar 2.1
3. Rawat Jalan
dibawa pulang.
4. Pemusnahan
a. Pengertian Pemusnahan
Menurut Dirjen Yanmed (2006: 100) Pemusnahan adalah waktu
b. Keuntungan Pemusnahan
Ada beberapa keuntungan dalam proses pemusnahan berkas rekam
dengan berkas.
unit pelayanan rawat jalan dan rawat inap dan komite medik.
2) Formulir rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak
dimaksud;
d) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-
saksi-saksi.
dimaksud ayat (1) dan ayat (3), dilaksanakan oleh petugas yang
Keterangan :
diagnosa.
3) Pelaksanaan Pemusnahan
a) Dibakar menggunakan incionerator atau dibakar biasa.
b) Dicacah dibuat bubur kertas.
c) Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah.
4) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
rumah sakit.
5) Berita acara pemusnahan yang sah disimpan di rumah sakit, lembar
a) Pelayanan
b) Sumber Daya Manusia
c) Peralatan
d) Sarana dan Prasarana, dan
e) Administrasi dan Manajemen.
2) Rumah Sakit Khusus
Jenis Rumah Sakit Khusus antara lain:
a) Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak
b) Rumah Sakit Jiwa
c) Rumah Sakit Bersalin
d) Rumah Sakit Kusta
e) Rumah sakit khusus lainnya.
Klasifikasi Rumah Sakit Khusus ditetapkan berdasarkan:
a) Pelayanan
b) Sumber Daya Manusia
c) Peralatan
d) Sarana dan Prasarana, dan
e) Administrasi dan Manajemen.
3) Berdasarkan pengelolaannya atau kepemilikannya rumah sakit
Gambar 2.4
C. Variabel Penelitian
Variabel mengandung pengertian ukuran atau ciri yang dimiliki oleh
kelompok yang lain. Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau
aspek dari orang maupun obyek atau kegiatan yang mempunyai variasi
tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulan.
jalan yang terdiri dari, prosedur, berkas rekam medis, tenaga kesehatan
D. Definisi Operasional
Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian, penulis menyimpulkan
Lestari (MAL).
2. Berkas Rekam Medis Inaktif adalah berkas rekam medis yang sudah tidak
retensi berkas rekam medis yaitu petugas rekam medis di Rumah Sakit
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Ruang Lingkup
Setelah melakukan penelitian di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit
Cimahi.
Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan melihat
berkas rekam medis in aktif yang menumpuk dan penelitian ini dilakukan
terhadap sampel dari populasi retensi berkas rekam medis di Rumah Sakit
Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi. Untuk itu penulis akan memberikan
dari semua anggota kumpulan yang lengkap dan jelas yang ingin dipelajari
terdiri dari objek dan subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik
ditarik kesimpulan.
Dalam melaksanakan penelitian ini yang menjadi populasi yaitu berkas
rekam medis rawat jalan yang belum di retensi dari tahun 2006-2012
sampel bila semua anggota populasi di gunakan sebagai sampel. Hal ini
sering dilakukan bila jumlah populasi relative kecil kurang dari 30 orang
sangat kecil. Istilah lain sampling jenuh adalah sensus di mana semua
C. Pengumpulan Data
Pada penelitian ini penulis menggunakan beberapa cara untuk
1. Studi Kepustakaan
Penulis melakukan penelitian dengan menggunakan beberapa buku
diteliti.
2. Studi Lapangan
Dalam penelitian ini penulis melakukan pengamatan di lapangan dengan
cara:
a. Wawancara
Dengan melakukan tanya jawab dengan mengajukan beberapa
prosedur tetap yang diperoleh dari Unit Rekam Medis Rumah Sakit
membuat kesimpulan.
Metode ini merumuskan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan
fakta, keadaan, variabel dan fenomena yang terjadi pada saat penelitian yang
dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskriptif
yang tersedia.
BAB IV
pengobatan (BP) dan pada tahun 1993 berubah menjadi Rumah Sakit
kepada masyarkat. Pada saat ini Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah
Lestari mampu bersaing dengan Rumah Sakit lainnya dalam hal kualitas
pelayanan yang diberikan dengan sesama Rumah Sakit lain yang ada di
Cimahi maupun yang ada di kota Bandung. Selain didukung dengan staf
Rumah Sakit, medis dan non medis yang profesional, alat-alat yang
nyaman.
Jumlah ruangan dan tempat tidur tersebut dengan rincian sebagai berikut:
a. Ruang Flamboyan : 61 tempat tidur
b. Ruang Melati : 32 tempat tidur
c. Ruang Nusa Indah : 15 tempat tidur
d. Ruang Perinatologi : 15 tempat tidur, Indikat 5 tempat tidur
Jenis pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
Cimahi
Dalam melaksanakan tujuan organisasi, diperlukan visi dan misi Rumah
Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi telah merumuskan visi, misi, nilai
kesehatan pasien.
3) Tanggung jawab dalam bekerja dan mampu bekerjasama.
4) Berkomitmen menjaga dan meningkatkan serta citra Rumah Sakit
waktu.
2) Mendukung program pemerintah dalam bidang kesehatan.
3) Menyelenggarakan fungsi sosial dalam pelayanan kesehatan.
4) Meningkatkan kesejahteraan tim medis dan non medis Rumah
Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari yang berada langsung dibawah Kepala
Sakit.
Dalam upaya mencapai visi Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah
Lestari perlu ditunjang oleh unit Rekam Medis yang mengelola pencatatan,
Anugrah Lestari.
1. Visi, Misi, Falsafah, Moto dan Tujuan Unit Rekam Medis Rumah
dipertanggungjawabkan.
c. Falsafah
1) Kecepatan dan ketepatan dalam pelayanan
2) Kepuasan pasien menjadi prioritas utama
3) Karyawan rumah sakit adalah modal utama
d. Motto
“Kepuasan Anda Prioritas Kami”
e. Tujuan
Dengan adanya buku pedoman penyelenggaraan rekam medis Rumah
dan sistem rekam medis menjadi lebih tepat dan akurat serta sebagai
rekam medis.
Ada penyusunan buku pedoman rekam medis tersebut adalah:
1) Mendapatkan hasil pengisian yang benar, seragam singkat dan
lengkap.
2) Memberikan gambaran yang jelas tentang alur rekam medis.
3) Menigkatkan mutu rekam medis untuk menghasilkan data yang
Cimahi
a. Unit Rekam Medis
1) Tugas
Instalasi Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan
gawat darurat.
b) Mengkoordinir rekapitulasi laporan-laporan yang masuk dari
medis.
b. Petugas di Unit Rekam Medis
1) Staff dan Pimpinan
Instalasi Rekam Medis dikepalai oleh seorang kepala instalasi
inap.
2) Pengelolan Data dan Laporan
Mempunyai tugas mengkoodinir laporan-laporan yang masuk baik
tenaga.
5. Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis
a. Pedoman Pengisian Rekam Medis
1) Penanggung jawab Pengisian Rekam Medis
Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang
adalah:
a) Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, yang bekerja di
Cimahi.
2) Ketentuan Pengisian Rekam Medis
Ketentuan batas waktu penyelesaian rekam medis Rumah Sakit
medis sebisa mungkin tulisan harus jelas dan dapat mudah terbaca
oleh orang lain berikut dibubuhi nama dan tandatangan serta cap
baik untuk rekam medis rawat jalan maupun rekam medis pasien
memuat:
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Anamnesa
3) Pemeriksaan fisik
4) Catatan grafik dan suhu
5) Catatan harian dokter
6) Lembar hasil pemeriksaan penunjang medis
7) Resume akhir
8) Laporan operasi
9) Pengkajian keperawatan
10) Rencana keperawatan
11) Catatan keperawatan
12) Catatan perawat/bidan
13) Catatan pemakaian obat
14) Formulir pemeriksaan laboratorium
15) Persetujuan tindakan medis
16) Persetujuan tindakan operasi
17) Persetujuan dirawat di unit khusus
18) Persetujuan rawat inap
19) Penolakan tindakan medis
20) Penolakan rawat inap (pulang paksa)
c. Kebijakan Dibagian Pelayanan dan Pengolahan Rekam Medis
1) Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Rekam medis rawat inap harus dikembalikan oleh petugas perawat
dilengkapi.
2) Analisa Kelemngkapan dan Assembling Rekam Medis Rawat Inap
a) Setiap berkas rekam medis harus dianalisa kelengkapan
penyimpanan.
3) Status rekam medis diserahkan kepada poliklinik tujuan pasien
kembali dengan catatan rekam medis yang keluar hari itu yang ada
medis.
e. Prosedur penyimpanan berkas rekam medis rawat inap
1) Petugas pengelolaan data pada ruangan rekam medis menerima
status/ berkas rekam medis pasien rawat inap dari petugas ruangan
lengkap.
3) Mengirimkan status/berkas rekam medis pasien rawat inap yang
berlaku.
C. Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian penulis di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi pada bulan Juni-Juli 2015 tentang pelaksanaan retensi
a. Pengertian
Retensi adalah suatu rangkaian pengurangan berkas rekam medis
non aktif yang ada pada rak berkas rekam medis aktif ke rak non
aktif.
b. Tujuan
Sebagai acuan dalam melakukan kegiatan pemilahan berkas rekam
waktu 10 tahun.
d. Rincian prosedur
1) Petugas memilah berkas rekam medis non aktif dengan melihat
berobat.
2) Berkas rekam medis dikeluarkan dari rak penyimpanan dan
non aktif
4) Bila datang kembali berkas rekam medis yang non aktif bisa
e. Unit terkait
1) Unit Rekam Medis
2) Komite Rekam Medis
3) Komite Medik dan
4) Bidang Perawatan.
a. Pengertian
Rangkaian kegiatan pemusnahan berkas rekam medis yang
dihancurkan.
d. Rincian prosedur
1) Petugas mengeluarkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan
aktif
6) Tim pemusnah melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis
memeriksa berkas rekam medis yang akan diretensi sesuai dengan kasus
apakah sudah habis masa inaktif atau belum, yaitu dengan cara melihat
tahun terakhir pasien berobat sesuai kasus dan di catat dalam buku
register.
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas instalasi rekam medis
bahwa rekam medis yang belum di retensi dari tahun 2006-2010 adalah
dimusnahkan, dapat dilihat di tabel 4.1 dan berkas rekam medis yang
belum dapat di simpan di rak penyimpanan dari tahun 2011-2014 adalah
Tabel 4.1
Berkas Rekam Medis Yang Belum Diretensi
2011 33511
2012 32521
2013 20808
2014 20250
Jumlah 107.090
Tabel 4.3
Kapasitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tiap Satu
Subrak
Rak Sub Rak Ideal Isi Rata-
Penyimpanan Penyimpanann Penyimpanan Rata/Sub Rak
Jumlah 18799
Menunjang Pemusnahan
Berdasarkan hasil wawancara setelah ditemukan beberapa masalah yang
dan pemusnahan.
D. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian di atas maka penulis dapat
Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi yang tertuang dalam buku
Ansyori, dimana tercantum berkas rekam medis non aktif dipilah oleh
Rekam Medis bahwa berkas rekam medis dipilah oleh petugas dengan
sehingga sampai saat ini belum dapat terealisasikan. Hal tersebut dapat
penyimpanan berkas rekam medis dari tahun 2011 sampai dengan 2014
yang belum tersimpan dengan baik karena pada rak penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan masih terdapat berkas rekam medis dari tahun
Terlihat dari setiap sub rak penyimpanan isinya terdapat 1500 berkas
rekam medis dengan ukuran rekam medis 15 x 21 cm, jadi jika berkas
rekam medis di rentensi dari tahun 2006 sampai dengan 2010 yang
sub rak sebanyak 112 sub rak, sedangkan berkas rekam medis yang
belum masuk belum disimpan pada rak penyimpanan dari tahun 2011 –
pada rak penyimpanan sebanyak 71 sub rak dan sisanya yang belum di isi
ini disebabkan karena tidak ada petugas khusus untuk retensi sehingga
yang seharusnya kegiatan retensi dilakukan setiap hari agar tidak terjadi
aktif karena tidak dilakukan proses retensi dan alat scanning sudah ada
BAB V
A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan masalah mengenai tinjauan pelaksanaan retensi
berkas rekam medis dari tahun 2011 - 2014 yang belum tersimpan dengan
baik karena pada rak penyimpanan masih terdapat berkas rekam medis
dari tahun 2006 – 2010 sebanyak 174.686 yang seharusnya sudah dapat
dimusnahkan.
3. Faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan retensi berkas rekam
berkas rekam medis in aktif dan alat scanning sudah ada tetapi petugas
manusia di unit rekam medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi.
4. Upaya yang dilakukan oleh unit rekam medis terhadap pelaksanaan
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis mengajukan beberapa
retensi berkas rekam medis agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur
rutin agar tetap menjaga ruang penyimpanan berkas rekam medis dari
penumpukan berkas rekam medis yang masih aktif dengan berkas rekam
medis inaktif.
3. Harus adanya petugas retensi di bagian rekam medis rawat jalan di
Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi agar proses retensi
kerja lembur atau sumber daya manusia yang ada di unit rekam medis
penumpukan berkas rekam medis yang berantakan antara aktif dan inaktif
A. Buku
Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara,
Jakarta.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.
Jakarta.
Green, A Michelle, Bowie, Jo Mary. 2005. Essentials Of Health Information
Bandung: Alfabeta.
Sulistyo – Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
B. Dokumen
Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk.
Rekam Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan No.340/MENKES/PER/III/2010, Tentang
10 Mei 2015
RIWAYAT HIDUP PENULIS
I DATA PRIBADI
NAMA : FITRA NURFITRIANI
TEMPAT TANGGAL LAHIR : BANDUNG, 11 MARET 1994
ALAMAT : KOMP. MARGAHAYU KENCANA
BLOK D13 NO 13
AGAMA : ISLAM
II PENDIDIKAN FORMAL
1999-2000 TK RESTUNA
2000-2006 SDN ANGKASA V
2006-2009 SMPN II MARGAHAYU
2009-2012 SMAN 18 BANDUNG
2012-2015 AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA
KESEHATAN (APIKES) BANDUNG