Anda di halaman 1dari 91

`

LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS
NOMOR: 001/PER/DIR/I/2012
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN
REGULASI RUMAH SAKIT

PEDOMAN PENYUSUNAN REGULASI RUMAH SAKIT

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Nurani
Ikhlas. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum
meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan
tata ruang perkantoran.
Pedoman penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas
sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang Tata
Naskah yaitu jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo,
stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah serta
pengelolaan regulasi (kebijakan dan prosedur internal RS).
Keterpaduan penyusunan regulasi di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas
sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Nurani Ikhlas secara berdaya guna dan
berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Penyusunan Regulasi di
lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas sebagai acuan dalam melaksanakan tata
naskah dan pengendalian di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas.

Pedoman Penyusunan Regulasi 1


B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas
dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan, pembuatan dan pengendalian
naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas.
2. Tujuan
Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas
bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan
berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di
Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas.

C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas yang efisien dan efektif;

D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah regulasi secara berdaya guna dan berhasil guna
dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan
lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara
penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi
isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.

Pedoman Penyusunan Regulasi 2


4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan
tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan
prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
kearsipan dan distribusi.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas meliputi :
 pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta
kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta
kewenangan penandatanganan naskah.
 Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan,
pengesahan, pengidentifikasian, penertiban, penggandaan, pendistribusian,
pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen.
 Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian,
pemeliharaan dan pendistribusian dokumen.

F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media
pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll).
3. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 3


4. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi
tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
5. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi
yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas,
secara vertikal dan horisontal.
6. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang
dilakukan oleh Rumah Sakit Nurani Ikhlas dengan pihak lain di luar
lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas.
7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan
stempel.
8. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang
ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab pada jabatannya.
9. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
10. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.
11. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki Rumah Sakit Nurani
Ikhlas.
12. Dokumen EKSTERNAL merupakan dokumen yang berasal dari luar Rumah
Sakit Nurani Ikhlas sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar,
pedoman dan peraturan.
13. Dokumen DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut diperbaharui
secara berkala sesuai perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan
apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka
SEKRETARIAT berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan
memastikan dokumen yang lama telah ditarik.
14. Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN, adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai
acuan kerja. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah

Pedoman Penyusunan Regulasi 4


ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen tersebut,
maka SEKRETARIAT tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang
terbaru dan juga untuk menarik dokumen yang lama.
15. Tanggal Efektif sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang
bersangkutan.
16. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi.
17. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen.
18. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

Pedoman Penyusunan Regulasi 5


BAB II
TATA NASKAH

A. JENIS
Naskah di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas terdiri dari dua jenis, yaitu
:
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk
hukum berupa regulasi.
a. Peraturan Direktur Rumah sakit;
Peraturan Direktur Rumah Sakit Nurani Ikhlas adalah naskah yang
berbentuk peraturan, yang mengatur urusan Rumah Sakit Nurani
Ikhlas untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru,
melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan
menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b. Keputusan Direktur Rumah sakit;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit
Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Instruksi Direktur Rumah sakit;
Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang
pelaksanaan kebijakan.
d. Surat Edaran Direktur Rumah sakit;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang
dianggap penting dan mendesak.

Pedoman Penyusunan Regulasi 6


e. Standar Prosedur Operasional;
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu
pejabat atau unit kerja. Berdasarkan UU No 29 tahun 2009 tentang
Praktik Kedokteran dan UU No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit,
SPO adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang
dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
f. Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat.
a. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.
b. Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
c. Surat Perintah;
Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
dan memuat perintah yang harus dilakukan.
d. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.
e. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

Pedoman Penyusunan Regulasi 7


f. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.
g. Surat Panggilan;
Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil
pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna
diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
h. Memorandum;
Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain.
Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas
yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum
dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
i. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
j. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas.
k. Surat Pengantar;
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau
informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk
mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.
l. Lembar Disposisi;
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi
dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio.

Pedoman Penyusunan Regulasi 8


m. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
n. Telaahan Staf;
Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang
memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-
saran tentang sesuatu masalah.
o. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
p. Daftar Hadir;
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang.
q. Sertifikat Pelatihan;
Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti
kegiatan.
r. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

s. Data Pribadi pada Surat Elektronik


B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk
hukum berupa regulasi.
a. Peraturan Direktur Rumah sakit
Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur Rumah sakit adalah
sebagai berikut:

Pedoman Penyusunan Regulasi 9


1) Direktur
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit
Santa Elisabeth Medan.
b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,
ditulis simetris ditengah halaman (center) dengan menggunakan
huruf kapital (bold).
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata
Peraturan. Penomoran Naskah Peraturan Direktur Rumah sakit :
XXX/PER/DIR/RSRP/I/2012
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSRP
Singkatan unit yang
bertanggung jawab
terhadap dokumen
Kode jenis dokumen
Nomor urut dokumen

d) Kata penghubung tentang ditulis ditengah margin (center)


dengan menggunakan huruf kapital (bold).
e) Judul peraturan ditengah margin (center) dengan menggunakan
huruf kapital (bold).
f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis ditengah
margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold).

2) Pembukaan
1. Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan pembuatan peraturan.

Pedoman Penyusunan Regulasi 10


Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di
bagian kiri;
(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan
dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan
pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang -
undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan
yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans
Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan
kata menimbang.
2. Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya
dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca titik dua;
(3) nama peraturan sesuai dengan judul (Direktur) tanpa RI,
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan
pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan peraturan.
4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang
memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan

Pedoman Penyusunan Regulasi 11


peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama
jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang
menandatangani. Ditulis disebelah kanan margin.
5) Penandatanganan.
Peraturan Direktur Rumah sakit ditandatangani oleh Direktur
Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas dan keabsahan salinan
dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis dosebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi 12


Format Naskah Peraturan Direktur Rumah sakit

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI


IKHLAS
NOMOR…………………
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;

2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
3. dst.
MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Pertama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Kedua : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ketiga : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Ditetapkan di…………...
Pada tanggal ……………
Direktur Rumah sakit,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 13


Peraturan Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas berupa :
1. Pedoman atau Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan
hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau
melaksanakan kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa
pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
meliputi 1 (satu) kegiatan. Walaupun format baku sistematika
pedoman / panduan tidak ditetapkan, namun ada sistematika yang
lazim digunakan sekurang – kurangnya memuat sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum RS
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nila dan Tujuan RS
BAB IV Struktur Organisasi RS
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan / rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja :
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Ruang Lingkup Pelayanan
C. Batasan Operasional
D. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi sumber daya manusia
B. Distribusi ketenagaan
C. Pengaturan jaga

Pedoman Penyusunan Regulasi 14


BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah ruang
B. Standar fasilitas
BAB IV KEBIJAKAN
BAB V TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB VI LOGISTIK
BAB VII KESELAMATAN PASIEN
A. Pengertian
B. Tujuan
C. Tata laksana keselamatan pasien
BAB VIII KESELAMATAN KERJA
BAB IX PENGENDALIAN MUTU
BAB X PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan RS :
BAB I Definisi
BAB II Ruang Lingkup
BAB III Kebijakan
BAB IV Tata Laksana
BAB V Dokumentasi

2. Kebijakan
Kebijakan RS adalah penetapan Direktur Rumah sakit RS pada
tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena
kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan
tersebut perlu disusun Pedoman/Panduan dan prosedur sehingga
ada kejelasan langkah – langkah untuk melaksanakan kebijakan
tersebut.
Kebijakan ditetapkan dengan Peraturan Direktur Rumah sakit RS.
Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal-pasal di dalam Peraturan
tersebut, atau merupakan lampiran dari Peraturan.

b. Keputusan Direktur Rumah sakit


Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur Rumah sakit adalah
sebagai berikut:
1) Direktur

Pedoman Penyusunan Regulasi 15


a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit
Nurani Ikhlas
b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold).
c) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center)
dengan menggunakan huruf kapital (bold). Penomoran Surat
Keputusan Direktur Rumah sakit :
XXX/SK/DIR/RSRP/I/2012
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSRP
Singkatan unit yang
bertanggung jawab
terhadap dokumen
Kode jenis dokumen
Nomor urut dokumen
d) Kata penghubung tentang ditengah margin (center) dengan
menggunakan huruf kapital (bold).
e) Judul keputusan ditulis ditengah margin (center) dengan
menggunakan huruf kapital (bold).
f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis
simetris di tengah dengan huruf kapital (bold).

2) Pembukaan
a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang
ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua,
dan diletakkan di bagian kiri.
(2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan
keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan
tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah
keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 16


b) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di
tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata
Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua.
(3) Nama keputusun sesuai dengan judul (Direktur) keputusan
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan
pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan keputusan.
4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama
jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap
pembuat keputusan. Ditulis disebelah kanan margin.
5) Penandatanganan.
Surat Keputusan Direktur Rumah sakit ditandatangani oleh
Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas dan keabsahan
salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan
margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi 17


Format Naskah Surat Keputusan

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS


NOMOR…………………
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
3. dst.
MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Pertama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Kedua : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ketiga : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Ditetapkan di…………...
Pada tanggal ……………
Direktur Rumah sakit,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 18


c. Instruksi
Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut :
1) Direktur
a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit
Nurani Ikhlas
b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold).
c) Nomor instruksi ditulis simetris di tengah margin dengan huruf
kapital (bold). Penomoran naskah instruksi :
XXX/I/DIR/RSRP/I/2012
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSRP
Singkatan unit yang
bertanggungjawab
terhadap dokumen

Kode jenis dokumen


Nomor urut dokumen
d) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis
simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf
kapital (bold).
2) Pembukaan
a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan pembuatan peraturan.
(2) Konsiderans Mengingat yang memuat dasar kewenangan
dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan
pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang
undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan
yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 19


b) Diktum
(1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan
diletakan sesudah kata Menginstruksikan yang
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan
mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa
instruksi ditujukan
(4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dan
diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kata
Kepada.
(5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa
yang harus dilaksanakan.
3) Batang Tubuh
Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi
dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya.
Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis
dengan huruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak
lurus dengan letak kata Untuk.
4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama
jabatan, tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi
instruksi. Ditulis disebelah kanan margin.
6) Penandatanganan.
Instruksi Direktur Rumah sakit ditandatangani oleh Direktur
Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas dan keabsahan salinan
dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi 20


Format Naskah Instruksi

INSTRUKSI DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI


IKHLAS
NOMOR…………………
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
2. dst.
MENGINSTRUKSIKAN

Kepada : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmm;
2. dst.
Untuk :

PERTAMA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;

KEDUA : dst.

Ditetapkan di…………...
Pada tanggal ……………
Direktur Rumah sakit,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 21


d. Surat Edaran Direktur Rumah sakit
Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai
berikut.
1) Direktur
a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah
Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit
Nurani Ikhlas , ditulis simetris di tengah margin dengan huruf
kapital (bold).
c) Nomor surat edaran ditulis simetris di tengah margin dengan
huruf kapital (bold) dibawah surat edaran.
Penomoran surat edaran
XXX/SE/DIR/RSRP/I/2012
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSRP
Singkatan unit yang
bertanggungjawab
terhadap dokumen
Kode jenis dokumen

Nomor urut dokumen

d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis dengan


huruf kapital.
e) Rumusan judul (Direktur) SURAT EDARAN ditulis dengan
huruf kapital simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu yang dianggap mendesak;

Pedoman Penyusunan Regulasi 22


3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapital;
e) Stempel Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
4) Penandatanganan.
Surat Edaran Direktur Rumah sakit ditandatangani oleh Direktur
Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas dan keabsahan salinan
dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 23


Format Naskah Surat Edaran

SURAT EDARAN
Nomor

TENTANG

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Dikeluarkan di.…………
Pada tanggal…………….
Direktur Rumah sakit,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 24


e. Standar Prosedur operasional (SPO)
- Tujuan penyusunan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
- Manfaat SPO
1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS/Akreditasi RS.
2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan.
3. Memastikan staf RS memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannnya.
- Tanggung Jawab
1. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung
jawab dalam mengawasi penyusunan dan atau perubahan SPO
Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
2. Direktur Unit Kerja terkait bertanggung jawab untuk membuat
rancangan awal prosedur berdasarkan analisa kebutuhan.
3. Perubahan dan pembuatan SPO harus diajukan oleh Direktur Unit
Kerja yang terkait dan ditujukan kepada Panitia Peningkatan Mutu
dan Keselamatan Pasien untuk melakukan pengecekan keterkaitan
SPO yang diajukan tersebut dengan SPO sudah ada.
- Syarat Penyusunan SPO :
1. Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan
yang dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada
agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak.
2. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan
identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan
menggambarkan proses bisnis di Unit Kerja tersebut atau alur
kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan
untuk SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan
mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di Unit Kerja
tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu Unit Kerja
dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus
dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO
dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian
pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja

Pedoman Penyusunan Regulasi 25


yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian
adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan
identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses
bisnis di Unit Kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus
ada di Unit Kerja tersebut
3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana
atau Unit Kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat
alurnya kemudian Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien diminta memberikan tanggapan.
4. Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan
apa, dimana, kapan dan mengapa.
5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan
obyek harus jelas, SPO tidak diperbolehkan menggunakan kata :
atau, mungkin, dan kata lain yang menimbulkan makna ganda.
6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa
yang dikenal pemakai.
7. SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO
pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus
mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan
pasien.
8. Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan
maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek,
penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari
kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram
kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari
seluruh proses.
Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di
RS.

Pedoman Penyusunan Regulasi 26


PEMILIHAN
PEMASOK

MENGKOMUNIKASIKAN
PERSYARATAN

PENERIMAAN BARANG

PERIKSA
BARANG

MENEMPATKAN DI
GUDANG

Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-


masing kotak dan dibuat alurnya.
- Yang Mempengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO
1. Ada komitmen dari pimpinan RS yang terlihat dengan adanya
dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya
2. Ada fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan
untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek
psikologis.
3. Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan
disepakati
4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO
5. Ada sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit
maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
- Proses Penyusunan SPO
1. Rancangan awal SPO disusun oleh Direktur Unit Kerja, bila
melibatkan Unit Kerja lain, harus melibatkan Direktur Unit Kerja
terkait tersebut.
2. Direktur Unit Kerja mengisi Formulir Permintaan Pengajuan atau
Perubahan Dokumen (01/F/PMKP/RSRP/05/2013) dan
disampaikan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien dengan melampirkan rancangan awal SPO.

Pedoman Penyusunan Regulasi 27


3. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien melakukan
analisa SPO yang diajukan untuk mencegah terjadinya duplikasi
atau bertentangan dengan regulasi RS yang telah ditetapkan
sebelumnya.
4. Setelah dilakukan analisis, bila terjadi duplikasi atau bertentangan
dengan regulasi yang telah ada, dilakukan koordinasi dengan Unit
Kerja yang mengajukan untuk dilakukan revisi atau pembatalan
usulan SPO.
5. Bila rancangan SPO sudah dinilai memenuhi syarat Panitia
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien mengajukannya kepada
Direktur Rumah sakit RS melalui Direksi terkait.
6. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien menyampaikan
duplikat SPO yang telah disahkan kepada Unit Kerja terkait.
- Pengesahan
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diajukan dinyatakan
mulai berlaku setelah ditanda-tangani oleh Direktur Rumah sakit
Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
2. Apabila SPO yang sudah ditanda-tangani Direktur Rumah sakit
Rumah Sakit Nurani Ikhlas , dikemudian hari ada duplikasi atau
bertentangan dengan SPO yang sudah ada sebelumnya, maka
Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien segera
melakukan kajian dan mengajukan ketetapan terhadap SPO
tersebut kepada Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas
.
- Tata Cara Penyimpanan SPO
1. Dokumen asli SPO yang telah disahkan Direktur Rumah sakit
Rumah Sakit Nurani Ikhlas disimpan dan didokumentasikan di
Sekretariat RS.
2. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan
dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
3. Duplikat SPO disimpan di masing-masing Unit Kerja dimana SPO
tersebut dipergunakan. Yang berwenang menggandakan SPO
adalah Sekretariat Rumah Sakit dengan membubuhkan cap
”Duplikat” disertai tanggal pembuatan duplikat dan paraf staf

Pedoman Penyusunan Regulasi 28


Sekretariat yang melakukan penggandaan disesuaikan dengan
panduan pengendalian dokumen.
4. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan
lagi karena di revisi atau hal lainnya, maka Unit Kerja wajib
mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke
Sekretariat RS melalui Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien, sehingga di Unit Kerja hanya ada duplikat SPO yang masih
berlaku .
5. Duplikat SPO di Unit Kerja harus disimpan dengan baik sehingga
hanya bisa dibaca oleh staf RS yang berwenang.
6. Duplikat SPO yang diberikan kepada pihak luar Rumah sakit,
harus dengan persetujuan Direktur Rumah sakit Rumah Sakit
Nurani Ikhlas .
- Tata Cara Evaluasi
1. Evaluasi SPO dilaksanakan oleh Unit Kerja sesuai kebutuhan
minimal 3 tahun sekali.
2. Perbaikan/revisi dilakukan:
a. Atas instruksi direksi
b. Terjadi perubahan organisasi RS
c. Usulan Unit Kerja
d. Berdasarkan hasil temuan/evaluasi audit internal atau eksternal
e. Perubahan regulasi pemerintah
f. Berdasarkan rekomendasi dari hasil evaluasi
3. Bila terjadi pergantian Direktur Rumah sakit/pimpinan RS, bila
SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di
revisi.
- Bentuk dan susunan naskah Standar Prosedur Operasional
adalah sebagai berikut :
1) Direktur
a) Direktur sebelah kiri memuat
(1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar
logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas serta alamat Rumah
Sakit Nurani Ikhlas di bawahnya.
(2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di
bawah logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .

Pedoman Penyusunan Regulasi 29


b) Direktur sebelah kanan memuat
(1) Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan
huruf kapital.
(2) Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman
dicantumkan secara simetris dibawah judul. Nomor SPO
diperoleh dari Sekretariat Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
Penomoran dokumen
XXX/SPO/LAB/RSRP/I/2012
Tahun dikeluarkan
Bulan dikeluarkan
Identitas RS : RSRP
Singkatan unit yang
bertanggung jawab
terhadap dokumen
Kode nama dokumen

Nomor urut dokumen

(3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen.


(4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan
standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor
revisi dan halaman.
2) Batang Tubuh/Isi SPO
Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas :
a) Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah
yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian.
Contoh: Pengertian SPO Pemasangan Gelang Identifikasi
Pasien Rawat Inap adalah proses kegiatan identifikasi dengan
memasang gelang identitas pasien rawat inap pada pergelangan

Pedoman Penyusunan Regulasi 30


tangan kiri yang tercantum nama, tanggal lahir dan nomor
Rekam Medis.
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata
kunci : ” Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
...................................”
Contoh: Tujuan SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien
Rawat Inap adalah memastikan identitas pasien dengan benar,
selama pasien di rawat di Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
c) Kebijakan: berisi kebijakan Direktur Rumah sakit/Pimpinan
RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan
kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti
dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
Contoh : Setiap pasien yang masuk rawat inap dipasangkan
gelang identitas pasien (Peraturan Direktur Rumah sakit Nomor
006/PER/DIR/II/2012) tentang Kebijakan Pelayanan Rumah
Sakit).
d) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan
proses kerja tertentu dan harus berupa kalimat
perintah/instruksi.
Contoh: SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat
Inap
A. Persiapan Alat:
- Gelang identitas pasien(Gelang Biru/Pink)
- Berkas Rekam Medis pasien
- Alat Tulis

B. Pelaksanaan
 Siapkan gelang identitas pasien sesuai dengan jenis
kelamin

Pedoman Penyusunan Regulasi 31


 Isi label gelang dengan identitas pasien (nama, umur dan
nomor Rekam Medis)sesuai berkas Rekam Medis pasien.
 Ucapkan salam “selamat pagi/siang/malam,Bapak/Ibu”
 Dst.....

e) Instalasi terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau


prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
Contoh:
Instalasi terkait: Intalasi rawat inap, instalasi gawat darurat,
Intensif Care Unit, High Unit Dependency (HND)

Pedoman Penyusunan Regulasi 32


Format Naskah Standar Prosedur Operasional

MMMMMMMM

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Standar Prosedur
Tanggal Terbit Ditetapkan
Operasional
Direktur Rumah sakit

NAMA JELAS

Pengertian Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Tujuan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Kebijakan Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Prosedur 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
4. dst

Instalasi terkait Mmmmmmmmmmmmmmmm

Pedoman Penyusunan Regulasi 33


f. Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut
1) Direktur naskah perjanjian
a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar
naskah dinas;
b) Nomor dan tahun;
c) Tulisan “Tentang”;
d) Judul Surat Perjanjian.
2) Isi naskah perjanjian
a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan;
b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-
pihak yang terlibat dalam perjanjian;
c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan
dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan
dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari
masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
d) Sanksi – sanksi Hukum;
e) Penyelesaian-penyelesaian.
3) Bagian akhir naskah perjanjian
a) Tulisan “Pihak ke ……..”;
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
d) Materai;
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan;
f) Pangkat dan NIP bagi PNS;
g) Stempel Jabatan/Instansi;
h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).

Pedoman Penyusunan Regulasi 34


Format Naskah Perjanjian

SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./………./………/……..
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm dan
Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda tangan dibawah ini
:
1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmm
__________________________
Pasal Umum
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmm
PIHAK KE II PIHAK KE I
MATERAI

NAMA JELAS NAMA JELAS

SAKSI-SAKSI :
1. …………….. : (tandatangan).
2. ……………… : (tanda tangan).

Pedoman Penyusunan Regulasi 35


2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat.
a. Surat Biasa
Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas ;
b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas;
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri;
Penomoran naskah surat biasa
001/RSRP/DIR/III/2011

Tahun penerbitan surat

Bulan penerbitan surat


Singkatan Direktur
Rumah sakit
Singkatan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas
Nomor urut penerbitan
surat berdasarkan jenis

d) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.


2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan;
b) tanda tangan;
c) nama lengkap;
d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan;
e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.

Pedoman Penyusunan Regulasi 36


Format Naskah Surat Biasa

b. Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di
tengah margin.
Penomoran surat keterangan
013/KET/DIR/2011

Tahun pembuatan surat


Singkatan Direktur
Rumah sakit
Singkatan untuk jenis
surat
Nomor urut surat
berdasarkan jenis
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan
keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan
keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, tahun;
b) nama jabatan;
c) tanda tangan;
d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
e) stempel jabatan/instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian
kanan bawah.

Pedoman Penyusunan Regulasi 37


Pedoman Penyusunan Regulasi 38
Format Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN
NOMOR

Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas
menerangkan bahwa :
Nama : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Maksud
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mmmmmmm, ………………
Jabatan

NAMA JELAS

c. Surat Perintah
1) Direktur

Pedoman Penyusunan Regulasi 39


a) Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah
margin.
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah.
2) Batang Tubuh
Diktum dimulai dengan kata Memerintahkan ditulis dengan huruf kapital
diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk
disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas.
a) tempat dan tanggal surat perintah;
b) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma;
c) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah
kiri nama jabatan penanda tangan;
d) tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat;
f) stempel.
Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.
1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang
diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom
nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan.
2) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa
berlakunya berakhir.

Pedoman Penyusunan Regulasi 40


Format Naskah Surat Perintah

SURAT PERINTAH
NOMOR. …………

Nama (yang memberikan perintah) : Mmmmmmmmmmmmmmmmm


Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmm

MEMERINTAHKAN :

Kepada :
a. Nama : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
b. Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Untuk :
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Ditetapkan di ………………
pada tanggal ……………….
Jabatan,

NAMA JELAS

Tembusan :

d. Surat Cuti / Izin


Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut.

Pedoman Penyusunan Regulasi 41


1) Direktur
a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi
frasa Permohonan Cuti/Izin.
b) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti
/ izin ditujukan..
2) Batang Tubuh
Batang tubuh berisi hal-hal berikut.
a) Identitas yang diberi izin, meliputi:
(1) Nama;
(2) NIK;
(3) Unit kerja.
b) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannya
surat izin ditulis dalam bentuk uraian.
c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin.
d) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang
masih ada.

3) Kaki
a) Sebelah kanan bawah berisi :
(1) Tanda tangan pemohon;
(2) Tanda tangan atasan langsung yang menyetujui permohonan cuti.

Pedoman Penyusunan Regulasi 42


Format Naskah Surat Cuti/Izin

PERMOHONAN CUTI/IZIN
Ketentuan :
- Sebelum mengajukan cuti wajib melakukan pengecekan jumlah cuti ke Unit HRD
- Pengajuan permohonan cuti tahunan maksimal 1 minggu sebelumnya (berdasar KKB)
- Permohonan cuti besar maksimal 1 bulan sebelumnya (berdasar KKB)
- Selama menjalani masa cuti karyawan yang bersangkutan harus mendelegasikan tugasnya dengan persetujuan
atasan langsung
I. Data yang mengajukan cuti / ijin :
Nama :…………………………. NIK :………………………..
Unit :…………………………. Jabatan :………………………..
Tanggal cuti :………s/d...…………….
Jenis cuti/izin yang diambil adalah :
No. Jenis Cuti/Izin ∑Cuti* Masih ada* Diambil* Sisa Cuti* Ket
1. Cuti tahunan
2. Cuti besar
3. Cuti hamil
4. Izin **
Ket : * (harus diisi), jika tidak terisi maka cuti tidak akan diproses oleh HRD
** berikan alas an izin untuk apa
Selama cuti/izin saya mendelegasikan tugas dan tanggung jawab saya kepada :
Nama :……………………………… NIK :………………………….
Unit :……………………………… Jabatan :………………………….
Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke :
Alamat :…………………………………………………………………………………..
Telpon:…………………………………………

Pemohon :

(Nama………………………)
Mengetahui dan menyetujui,

(Kasi/Ass. Manager………………) (Manajer/Direktur Rumah


sakit………………..)

Lanjutan Halaman ke-2 Surat Cuti/Izin

Pedoman Penyusunan Regulasi 43


II. PENDELEGASIAN TUGAS :
a. Tugas yang harus dikerjakan (kondisi pada saat pengajuan cuti/izin) :
1.................................................................
2.................................................................. dst,
b. Data - data
I. Hardcopy (delegasi ke............................................)
Dokumen/peralatan kantor ACC penerima delegasi
1. Daftar hard copy *
2. Kunci
3. Peralatan kantor (bolpen, steples, gunting, dll)
4. .......................................................................
III. Softcopy (delegasi ke............................................)
Lampirkan daftar softcopy dengan template berikut :
Nama file Di folder ACC penerima
delegasi
1. ................................................. ...................................................
2. ................................................. ...................................................

e. Surat Kuasa
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi
kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa;
c) materai.
Hal-hal berikut perlu diperhatikan.
1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak
disebelah kiri.
2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.

Pedoman Penyusunan Regulasi 44


Format Naskah Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah ini,


Nama : ...........................
Alamat : ...........................
Jabatan : ...........................
No. KTP : ...........................

Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa,

Dengan ini memberi kuasa penuh kepada :


Nama : ............................
Alamat : ............................
Jabatan : ............................
No. KTP : ............................

Selanjutnya disebut Penerima Kuasa

KHUSUS

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mmmmm,.................

Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa,


Materai

Nama Jelas Nama Jelas

Direktur Rumah sakit Umum dan Keuangan Manajer SDM

f. Surat Undangan

Pedoman Penyusunan Regulasi 45


Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan.
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan.
d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal.
2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka;
b) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta
kalimat Penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan;
b) tanda tangan;
c) stempel jabatan/instansi, dan
d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah.

Pedoman Penyusunan Regulasi 46


Format Naskah Surat Undangan

Mmmmmm, ….………………

Nomor : mmmmmmmmmmmm
Lampiran : mmmmmmmmmmmm
Perihal : mmmmmmmmmmmm

Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Hari / tanggal :……………………….
Pukul :……………………….
Tempat : ………………………
Acara : ………………………

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Nama Jabatan,

Nama Jelas

Tembusan :

g. Surat Panggilan

Pedoman Penyusunan Regulasi 47


Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut
1) Direktur Surat Panggilan terdiri atas
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama Perorangan yang dipanggil;
c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal.
2) Isi Surat Panggilan terdiri atas :
a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil;
b) Maksud Surat Panggilan tersebut.
3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas :
a) Nama Jabatan;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama pejabat.
d) Stempel jabatan/instansi;
e) Tembusan apabila diperlukan.

format Surat Panggilan

Pedoman Penyusunan Regulasi 48


Pedoman Penyusunan Regulasi 49
h. Memorandum
Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas ;
b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital;
c) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanan;
d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri;
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan,
b) tanda tangan pejabat,
c) nama lengkap,
d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.

Pedoman Penyusunan Regulasi 50


Format Naskah Memorandum

MEMORANDUM

Mmmmmm,……………

Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmm0.mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmm

Nama Jabatan

Nama Jelas

Tembusan :

1. Mmmmmmmmmmmmm
2. Mmmmmmmmmmmmm

Pedoman Penyusunan Regulasi 51


i. Pengumuman
Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas
b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan
huruf kapital.
c) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf
kapital.
d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di
bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat
a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak;
d) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target
pengumuman.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani;
e) stempel.

Pedoman Penyusunan Regulasi 52


Format Naskah Pengumuman

PENGUMUMAN

TENTANG

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Ditetapkan di …………………….
pada tanggal………………………
Nama Jabatan,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 53


j. Laporan
Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut.
1) Sampul
Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf
kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan,
dan jumlah halaman laporan.
2) Isi laporan
a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang
lingkup, dan dasar laporan.
b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu
dilaporkan.
c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan.
d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima
kasih.

Pedoman Penyusunan Regulasi 54


Format Sampul Laporan

JUDUL LAPORAN

Pedoman Penyusunan Regulasi 55


k. Surat Pengantar
Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop surat pengantar terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan.
c) Nomor surat ditulis di sebelah kiri sejajar dengan tempat dan tanggal
pembuatan surat.
d) Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surat.
e) Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan
ditengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat
a) nomor urut,
b) jenis naskah dinas yang dikirim,
c) banyaknya naskah/barang, dan
d) keterangan.
3) Kaki (di sebelah kanan pengirim)
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan pembuat pengantar,
b) tanda tangan,
c) nama dan
d) stempel jabatan/instansi.
4) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat dan tanggal penerimaan,
b) nama jabatan penerima,
c) tanda tangan,
d) nama dan
e) stempel jabatan atau instansi.
Bagian kaki kanan terdiri atas nama jabatan dan nama jelas pengirim.
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat pengantar dibuat rangkap dua,
lembar pertama untuk penerima, dan lembar kedua untuk
pengirim.

Pedoman Penyusunan Regulasi 56


Format Surat Pengantar

Kepada Yt. Mmmmmmm

SURAT PENGANTAR
NOMOR : ……………

No. Jenis yang Banyaknya Keterangan


dikirim

Diterima tanggal …………….

Yang Menerima
Jabatan Jabatan

NAMA JELAS NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 57


l. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi terdiri atas :
1) Tanggal diterimanya surat;
2) Diteruskan kepada;
3) Catatan.
4) Paraf atasan

Format Lembar Disposisi


Lembar Disposisi
Tgl Diteruskan Kepada Materi Paraf

Pedoman Penyusunan Regulasi 58


m. Berita Acara
Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Kop berita acara terdiri atas logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b) Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat hal-hal berikut.
a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan
tanggal, bulan, dan tahun;
b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan;
c) Kegiatan yang dilaksanakan;
d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat
Untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..
3) Kaki
Bagian kaki memuat hal-hal berikut
a) Nama tempat;
b) Tanggal, bulan, tahun;
c) Tanda tangan para pihak;
d) Nama jelas penanda tangan;
e) Stempel jabatan / instansi;
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah
bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.

Pedoman Penyusunan Regulasi 59


Format Berita Acara

BERITA ACARA

TENTANG

Pada hari ini tanggal mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mmmmmm, ………….

Pihak ke II Pihak ke I
NAMA JABATAN NAMA JABATAN

NAMA JELAS NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 60


n. Telaah Staf
Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut.
1) Direktur
Bagian Direktur memuat
a) judul telaahan dan judul itu diletakkan di tengah atas;
b) telaah ditujukan, tanggal, nomor, sifat, lampiran, perihal, dan uraian
singkat permasalahan.
2) Batang Tubuh
a) Permasalahan/persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
permasalahan/persoalan yangakan dipecahkan.
b) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang
ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang akan datang.
c) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan
analisis dan pemecahan permasalahan/persoalan.
d) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
permasalahan/persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat
dilakukan.
e) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara
bertindak atau jalan keluar.
f) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan yang disarankan untuk
mengatasi permasalahan/persoalan yang dihadapi.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) jabatan penelaah yang ditulis dengan huruf awal kapital;
b) tanda tangan;
c) nama lengkap
d) tembusan.

Pedoman Penyusunan Regulasi 61


Format Naskah Telaah Staf

TELAAHAN STAF

Kepada : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dari : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tanggal : MMMMMMMM
Nomor : MMMMMMMM
Sifat : mmmmmmmm
Lampiran : mmmmmmmm
Perihal :
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

I. Pokok Persoalan :

II. Pra Anggapan :

III. Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan :

IV. Pembahasan/Analisis :

V. Kesimpulan :

VI. Saran :

NAMA JABATAN

NAMA JELAS

Tembusan :
1. Mmmmmmmmmmmmmm

Pedoman Penyusunan Regulasi 62


o. Rekomendasi
Rekomendasi terdiri atas :
1) Direktur
a) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah;
b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “;
c) Tulisan “Tentang “;
d) Nama / Judul Rekomendasi.
2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian.
3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas :
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi;
c) Tanda tangan pejabat;
d) Nama Jelas;
e) Stempel jabatan/instansi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 63


Format Naskah Rekomendasi

REKOMENDASI

NOMOR ……………

TENTANG

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

a. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
b. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmm,……………….
NAMA JABATAN

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 64


p. Daftar Hadir
Daftar Hadir terdiri atas :
1) Direktur Daftar Hadir terdiri atas :
a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah;
b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar
Hadir sebelah kiri.
2) Isi Daftar Hadir terdiri atas :
a) Kolom nomor urut;
b) Kolom nama;
c) Kolom jabatan;
d) Kolom tanda tangan/paraf;

Pedoman Penyusunan Regulasi 65


Format Daftar Hadir

DAFTAR HADIR

Hari / Tanggal :
Waktu :
Acara :

No Nama Jabatan Tanda Tangan

Pedoman Penyusunan Regulasi 66


q. Sertifikat Pelatihan
Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas
1) Direktur yaitu tulisan “ Sertifikat Pelatihan”
2) Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama
peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat.
3) Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas :
a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama jabatan dan instansi;
c) Tanda tangan;
d) Nama jelas.

Pedoman Penyusunan Regulasi 67


Format Sertifikat Pelatihan

Sertifikat

DIBERIKAN KEPADA :
Mmmmmmm
ATAS PARTISIPASINYA SEBAGAI :
Mmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Nama jelas dan tanda tangan Nama jelas dan tanda tangan
Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas
Fasilitator

Pedoman Penyusunan Regulasi 1


r. Notulen
Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut.
1) Direktur
a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis
dengan huruf kapital;
b) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari /
tanggal, waktu, dan tempat;
2) Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan / keputusan
rapat, dan keterangan.
3) Kaki notulen memuat :
a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah,
b) nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.

Pedoman Penyusunan Regulasi 1


Format Notulen

NOTULEN

Rapat :
Hari / Tanggal :
Waktu :
Tempat :

No Pokok Bahasan Usulan / Keputusan Keterangan

Mengetahui,
Nama Jabatan Notulis,

Nama Jelas Nama Jelas

Pedoman Penyusunan Regulasi 1


s. Data Pribadi pada Surat Elektronik

Format Data Pribadi:

RB Hariprasetio

Marketing Manager

0816838099 / 0818838099

Rumah Sakit Nurani Ikhlas

Jl. Danau Sunter Utara, Level 8

Sunter Paradise 1

Jakarta-Utara 14350

Indonesia

Ambulance & Emergency: +6221 6511008

Main line: +6221 6400261 Ext. 1026

www.royalprogress.com

Mau ikut mailing list “Monthly Health Updates” dan mendapatkan informasi kesehatan terkini?

E-mail nama lengkap, #HP dan e-mail Anda ke customer service cs@royalprogress.com

Pedoman Penyusunan Regulasi 1


BAB III
PENYUSUNAN NASKAH
RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS

A. Penyusunan naskah regulasi di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas


harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Pedoman/Panduan
Pengetikan pedoman dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Pengesahan dokumen pedoman oleh Direktur Rumah sakit
Universitas Hasannudin dengan dibuat menggunakan kertas HVS
ukuran A4 – 70 gram berlogo Rumah Sakit Nurani Ikhlas .
b. Isi panduan menggunakan kertas HVS ukuran A4 – 70 gram.
c. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ;
2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi.
d. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 12 dan
lebar spasi sebesar 1 - 1,5 spasi.
e. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dan
penulisan judul dokumen maka yang digunakan adalah posisi
sejajar di tengah.
f. Penulisan nomor halaman di pojok kanan bawah.

2. Standar Prosedur Operasional


a. Menggunakan kertas HVS ukuran A4 - 70 gram
b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan
ukuran 12 dan lebar spasi sebesar 1 spasi dan untuk penulisan
judul SPO adalah menggunakan huruf kapital (Bold).
B. Penyusunan naskah dalam bentuk surat di lingkungan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut
:

Pedoman Penyusunan Regulasi 2


1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas
harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah
penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan
mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya
diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam
menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang
bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga
perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan
prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi
resmi.
4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang
bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat
diterima.
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal
pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Nurani Ikhlas dan
segera dikirim setelah ditandatangani.
6. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan
memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud
dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk
kebutuhan sebagai berikut :
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada
pejabat yang secara fungsional terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada
pejabat yang berwenang, dan.
c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk
kepentingan pengelolaan arsip.
7. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan
lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

Pedoman Penyusunan Regulasi 3


8. Tingkat Keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang
tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
keselamatan Rumah Sakit Nurani Ikhlas . Jika disiarkan secara
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Nurani
Ikhlas .
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah
Sakit Nurani Ikhlas . Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh
ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit
Nurani Ikhlas .
c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak
termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti
bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak mengetahuinya.
9. Kecepatan penyampaian.
a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim /
disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam
waktu 2 x 24 jam; dan
c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut
yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal
perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.
10.Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan
Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis
dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan
bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap
tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama
dengan warna cap pada surat asli.

Pedoman Penyusunan Regulasi 4


11.Penggunaan Kertas Surat.
Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 70 gram dan
berlogo Rumah Sakit Nurani Ikhlas atau disesuaikan dengan
kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan
dan dokumen pelaporan;
12.Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran
a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ;
2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi.
b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan
ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi.
c. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style)
dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk
penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan
dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang
digunakan adalah posisi sejajar di tengah.
d. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat.

C. Penulisan data pribadi pada surat elektronik


1. Jenis huruf yang dipakai : Calibri.
2. Nama lengkap dan gelar dituliskan dengan ukuran 11 dan
digelapkan (bold).
3. Jabatan dituliskan tepat dibawah nama lengkap menggunakan
ukuran 9.
4. Dibawah nama dapat diberikan no telephon genggam.
5. Diberi jarak 1 paragraf dibawahnya sebelum nama RS dengan font
9 dan digelapkan (bold).
6. Dibawah nama RS disusul dengan alamat lengkap & kode pos juga
menggunakan ukuran font 9.
7. Lalu kembali diberi jarak 1 paragraf untuk tulisan Ambulance &
Emergency dengan font 9 dan digelapkan (bold).
8. Dibawahnya disusul dengan telp utama RS & nomer ekstensi

Pedoman Penyusunan Regulasi 5


9. Jarak 1 paragraf lagi lalu dituliskan website : www...........com
10. Dan dilanjutkan dengan keterangan untuk mendapatkan “Info
bulanan”.
11. Instalasi terkait : Seluruh Departemen.

D. Bentuk Stempel Rumah Sakit Nurani Ikhlas


Stempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Nurani Ikhlas terdiri
dari 3 bentuk, yaitu :
1. Stempel Resmi Rumah Sakit
Bentuk : 1) Logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas yaitu
berbentuk lingkaran dengan ukuran
diameter 12 cm yang didalamnya terdapat
simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas yaitu “ .............................”.
2) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11
dan jenis huruf Arial; Santa Elisabeth
Medan ditulis dengan ukuran huruf 12 dan
jenis huruf Arial-Bold; Motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas ditulis dengan ukuran
huruf 10 dan jenis huruf Arial-Italic.
3) Rumah Sakit diposisikan di samping logo
dengan penulisan rumah sakit di baris
pertama dan Santa Elisabeth Medan di baris
ke dua.
Warna : Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian
stempel adalah warna biru
Penerbitan : Bagian Sekretariat.

Pedoman Penyusunan Regulasi 6


Gambar

12
mm

2. Stempel Jabatan
Bentuk :1) Logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas yaitu yaitu
berbentuk lingkaran dengan ukuran
diameter 12 cm yang didalamnya terdapat
simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas yaitu “ .........................”.
2) Nama Jabatan ditulis dengan ukuran huruf
10 dengan jenis huruf Arial.
3) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11
dan jenis huruf Arial; Santa Elisabeth
Medan ditulis dengan ukuran huruf 12 dan
jenis huruf Arial-Bold; Motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas ditulis dengan ukuran
huruf 10 dan jenis huruf Arial-Italic.
4) Nama Jabatan diposisikan di samping logo
dengan urutan nama jabatan di baris
pertama, rumah sakit di baris kedua, dan
Rumah Sakit Nurani Ikhlas di baris ke tiga.
Warna : Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian
stempel adalah warna biru
Penerbitan : Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Nurani
Ikhlas
Gambar

Pedoman Penyusunan Regulasi 7


Direksi

12
mm

3. Stempel Unit Kerja


Bentuk : 1) Logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas yaitu yaitu
berbentuk lingkaran dengan ukuran
diameter 12 cm yang didalamnya terdapat
simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas yaitu “ ...........................”.
2) Nama Unit Kerja ditulis dengan ukuran huruf
10 dengan jenis huruf Arial.
3) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11
dan jenis huruf Arial; Santa Elisabeth
Medan ditulis dengan ukuran huruf 12 dan
jenis huruf Arial-Bold; Motto Rumah Sakit
Nurani Ikhlas ditulis dengan ukuran
huruf 10 dan jenis huruf Arial-Italic.
4) Nama unit kerja diposisikan di samping logo
dengan urutan nama unit kerja di baris
pertama, rumah sakit di baris kedua, dan
Santa Elisabeth Medan di baris ke tiga.
Warna : Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian
stempel adalah warna biru
Penerbitan : Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Nurani
Ikhlas

Gambar

Pedoman Penyusunan Regulasi 8


Laboratorium

12
mm

E. Sampul Naskah Rumah Sakit Nurani Ikhlas


Sampul naskah Rumah Sakit Nurani Ikhlas bertuliskan logo Rumah
Sakit Nurani Ikhlas pada bagian kiri atas dan pada bagian bawah
sampul naskah bertuliskan alamat, nomor telepon, nomor faximile serta
situs Rumah Sakit Nurani Ikhlas .

ukuran 11x23 cm
dengan identitas
Rumah Sakit
Nurani Ikhlas
di pojok kiri atas.

Pedoman Penyusunan Regulasi 9


F. Bentuk dan ukuran kertas berlogo Rumah Sakit Nurani Ikhlas

Logo Rumah Sakit Nurani Ikhlas

Kertas A4 - 80 gr

Alamat, nomor telepon,


faksimili dan situs Rumah
Sakit Nurani Ikhlas

G. Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah


Sakit Nurani Ikhlas
a. Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas
menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk
dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya
memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan
perundang-undangan yang lebih tinggi;
b. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas sebagaimana
dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi
internal dan eksternal Rumah Sakit Nurani Ikhlas .

H. Pembubuhan paraf.
Naskah di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas sebelum
ditandatangani oleh Direktur Rumah sakit harus diparaf terlebih dahulu
oleh maksimal tiga orang untuk ikut bertanggung jawab karena tugas

Pedoman Penyusunan Regulasi 10


pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yakni disebelah
kanan nama yang berwenang menandatangani naskah.
I. Penggunaan a.n, dan Plh.
Dalam hal Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas
memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya,
maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut :
a. a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil )
dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat
setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat
atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap
berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang
menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi
surat dimaksud oleh yang memberi mandat;

b. Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi


wewenangnya.

CONTOH PENANDATANGANAN DAN PENGGUNAAN a.n. (atas


nama)
1. Penandatanganan Naskah di lingkungan Rumah Sakit Nurani Ikhlas

Oleh Direktur Rumah sakit Rumah Sakit Nurani Ikhlas :


DIREKTUR RUMAH SAKIT,

NAMA JELAS

2. Penggunaan “a.n.” :
a.n. DIREKTUR RUMAH SAKIT

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi 11


J. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat
1. Pengertian.
a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian
dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan
pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik.
b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan
tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat
ditentukan dalam pencabutan tersebut.
c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan
yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak
pernah dikeluarkan.
2. Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah.
a. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau
dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya. Misalnya
Peraturan harus dengan Peraturan.
b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan
pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah
dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi
kedudukannya.
c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik
dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

Pedoman Penyusunan Regulasi 12


BAB IV
PENGENDALIAN NASKAH RUMAH SAKIT NURANI IKHLAS

A. TANGGUNG JAWAB
1. Direktur Rumah Sakit Nurani Ikhlas bertanggung jawab atas
pengesahan dokumen internal,
2. Para Manajer bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi
dokumen dan/atau pengubahan dokumen,
3. Para Direktur Instalasi/Direktur Unit bertanggung jawab atas materi
usulan pembuatan/atau pengubahan dokumen,
4. Sekretariat bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen dan
pelaksanaan pemusnahan dokumen,
5. Ketua Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
Rumah Sakit Nurani Ikhlas bertanggung jawab atas pemeriksaan
dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dokumen.

B. PENGESAHAN DOKUMEN
1. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditinjau
dan dievaluasi jika telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan
tanggal efektifnya.
2. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen
sesuai tabel berikut:
Level Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Ditetapkan
Oleh Oleh
1 Keputusan Direktur Sekretariat Ketua Direktur
Rumah sakit, Peraturan Panitia Rumah
Direktur Rumah sakit, PMKP sakit RS
Instruksi Direktur Rumah

Pedoman Penyusunan Regulasi 13


sakit, Surat Edaran
Direktur Rumah sakit.
2 Panduan, Pedoman, SPO Manajer terkait Ketua Direktur
dan Formulir Panitia Rumah
PMKP sakit RS
3 Perjanjian/MOU Manajer/Panitia Direktur Direktur
AdHoc terkait Rumah Rumah
sakit / sakit/
Pemilik RS Pemilik RS

Khusus untuk dokumen Level 2 yang sudah berjalan, tidak perlu


diganti formatnya sementara yang baru harus mengikuti aturan.

C. IDENTIFIKASI DOKUMEN
1. Diberi nomor identifikasi yang unik pada setiap dokumen yang
diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiap-
tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut :
Penomoran : Kode
AAA/BBB/CCC/DDD/EE
AAA Nomor urut
dokumen
BBB Kode jenis
dokumen
Peraturan Direktur PER
Rumah sakit
Keputusan Direktur SK

Pedoman Penyusunan Regulasi 14


Rumah sakit
Instruksi Direktur I
Rumah sakit
Surat Edaran SE
Standar Prosedur SPO
Operasional
Formulir F
CCC Unit yang
bertanggung
jawab terhadap
dokumen
Direktur Rumah DIR
sakit
IGD IGD
Farmasi FARM
Rekam Medis RM
Radiologi RAD
Hemodialisa HD
MCU MCU
Gizi Gizi
Logistik Umum LU
Logistik Farmasi LF
IRNA IRNA
IRJ IRJ

Pedoman Penyusunan Regulasi 15


ICU ICU
Kamar Operasi KO
Keuangan KEU
Customer Service CS
Pembelian PEMB
SDM SDM
Sekretariat SEKRE
Marketing MRKT
Sales S
Umum UM
DDD Identitas RS :
RSRP
EE Bulan dikeluarkan
(angka)
FF Tahun
dikeluarkan
(angka)
Contoh Keputusan XX/SK/DIR/RSRP/I/2013
Direktur
Rumah
sakit
2. Khusus untuk Dokumen Perjanjian mengikuti penomoran dari
Pemilik Rumah Sakit.

Pedoman Penyusunan Regulasi 16


3. Dokumen awal yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00”. Bila
terjadi revisi / perubahan, nomor revisi / perubahannya naik satu
hitungan.
4. Dokumen yang berasal dari luar RSDH diidentifikasi dalam Daftar
Induk Dokumen Eksternal (F/PMKP/RSRP/01/05/2013) dan
diberikan status pengendalian dokumen (Dokumen Terkendali,
Dokumen Tidak Terkendali, dan Kadaluarsa)

D. PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN


1. Dokumen terdiri dari dokumen terkendali dan dokumen tidak
terkendali. Penggandaannya dilakukan dengan membubuhkan cap
Master pada Cover/ Halaman depan dokumen asli.
2. Dokumen final dalam bentuk dokumen komputer (soft copy)
disimpan tersendiri untuk dipergunakan apabila terjadi perubahan /
revisi atas dokumen yang sudah disahkan.
3. Penggandaan dokumen terkendali dilakukan sebanyak jumlah
penerimanya yang dituangkan pada Formulir Daftar Distribusi
Dokumen (F/PMKP/RS/03/05/2013).
4. Diberi cap / stempel berwarna Biru pada setiap halaman
depannya/cover dengan tulisan “DOKUMEN TERKENDALI”.
5. Untuk dokumen tidak terkendali, penggandaan dilakukan dengan
persetujuan resmi Direktur Rumah sakit. Pada halaman depan /
cover dokumen tidak terkendali diberi cap / stempel bertuliskan
“DOKUMEN TIDAK TERKENDALI” berwarna biru.
6. Dokumen hanya diberikan kepada kelompok kerja atau organisasi
lain yang berkepentingan dengan dokumen tersebut dengan
persetujuan Direktur Rumah sakit.
7. Ketua PMKP bertanggung jawab dalam penerbitan dokumen
internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah
halamannya.
8. Penyimpanan dan pengendalian dokumen asli / master dilakukan
oleh SEKRETARIAT.

Pedoman Penyusunan Regulasi 17


9. Semua dokumen asli dicatat di dalam dokumen Formulir Daftar
Induk Dokumen Internal (F/PMKP/RS/01/05/2013).

E. PEMELIHARAAN DOKUMEN
1. Ketua Panitia PMKP secara berkala, 1 tahun sekali,
mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan.
2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak
berlaku, maka Ketua Panitia PMKP menarik dokumen tersebut,
diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang
sesuai dan mutakhir.
3. Ketua Panitia PMKP menyerahkan dokumen yang sudah tidak
berlaku ke Sekretariat untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai
dengan kategorinya.

F. PERUBAHAN DOKUMEN
1. Unit yang terlibat pada suatu proses dapat mengajukan usulan
perubahan dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan
penyimpangan/masalah terhadap kinerja .
2. Usulan diajukan kepada Panitia PMKP, dengan menggunakan
Formulir Permintaan Perubahan Dokumen
(F/PMKP/RS/06/05/2013).
3. Semua usulan dievaluasi sesuai dengan jenis permintaannya dan
alasan perubahan yang disampaikan.
4. Untuk perubahan yang bersifat redaksional/ atau penambahan
keterangan tanpa mengubah substansi dan maksud daripada isi
materi tidak dilakukan perubahan nomor revisi, hanya di catat dalam
Catatan Perubahan Dokumen.
5. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke unit terkait dengan
menggunakan Formulir Pengiriman dan Pengambilan Dokumen
(F/PMKP/RS/04/05/2013) yang dilengkapi dengan Formulir Catatan
Perubahan Dokumen (F/PMKP/RS/07/05/2013).

Pedoman Penyusunan Regulasi 18


6. Revisi dapat dilakukan sampai revisi 100, setelah itu dokumen harus
diterbit ulang dan kembali ke revisi 00.
7. Penomoran formulir yang direvisi dilakukan dengan menambahkan
perubahan nomor revisi. Contoh Revisi F/SEKRE/RS/04/05/2013
(Rev.01).
8. Semua dokumen yang diganti dengan revisi terbaru dan dokumen
yang tidak berlaku dikembalikan pada SEKRETARIAT.
9. Dokumen kadaluarsa yang berasal dari master dokumen diberi cap /
stempel “KADALUARSA” berwarna biru dan tetap dipelihara
untuk satu atau dua kali periode (5 – 10 tahun) perubahan
sedangkan dokumen lama dokumen yang terkendali yang tersebar
ditarik / untuk dimusnahkan.
10. Khusus untuk dokumen eksternal yang dicap salinan terkendali,
apabila mengalami perubahan, Dokumen yang sudah mengalami
perubahan ditarik, dipisahkan dan dimusnahkan atau jika disimpan
diberi identifikasi kadaluarsa.

G. PEMUSNAHAN DOKUMEN
1. Ketua Panitia PMKP mengidentifikasi dan mengusukan
pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada
Direktur Unit masing-masing melalui memo.
2. Ketua Panitia PMKP menyampaikan usulan pemusnahan dokumen
yang telah disetujui oleh Direktur Unit masing-masing kepada
Direktur Rumah sakit.
3. Atas perintah Direktur Rumah sakit, staf sekretariat melaksanakan
pemusnahan dokumen dan membuat berita acara pemusnahan
dengan mengisi Formulir Berita Acara Pemusnahan
((F/PMKP/RS/09/05/2013) dengan melampirkan daftar dokumen
yang dimusnahkan.
4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah
atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi.

Pedoman Penyusunan Regulasi 19


5. Dokumen yang dimusnahkan direkam deengan menggunakan Daftar
dokumen yang Dimusnahkan (F/PMKP/RSRP/10/05/2013).

H. MONITORING DAN EVALUASI DOKUMEN PERJANJIAN


1. Dokumen Perjanjian di monitor masa berlakunya secara berkala
untuk menjamin kontinuitas pelayanan dengan menggunakan
Formulir Catatan Monitoring Dokumen Perjanjian
(F/PMKP/RS/08/05/2013).
2. Dokumen Perjanjian di evaluasi secara berkala (minimal 6 bulan 1
kali) oleh Manajer terkait dan melaporkan kepada Direktur Rumah
sakit RS. Hasil evaluasi di dokumentasikan oleh Sekretariat dengan
menggunakan Formulir Catatan Monitoring Dokumen
Perjanjian (F/PMKP/RS/03/05/2013).

I. FORM YANG DIGUNAKAN


1. Formulir Daftar Induk Dokumen Internal
(F/PMKP/RS/01/05/2013)
2. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal
(F/PMKP/RS/02/05/2013)
3. Formulir Daftar Distribusi Dokumen
(F/PMKP/RS/03/05/2013)
4. Formulir Pengiriman dan Pengembalian Dokumen
(F/PMKP/RS/04/05/2013)
5. Formulir Daftar Rekaman
(F/PMKP/RS/05/05/2013)
6. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen
(F/PMKP/RS/06/05/2013)
7. Formulir Catatan Perubahan Dokumen
(F/PMKP/RS/07/05/2013)
8. Formulir Catatan Monitoring Dokumen Perjanjian
(F/PMKP/RS/08/05/2013)

Pedoman Penyusunan Regulasi 20


9. Formulir Berita Acara Pemusnahan
(F/PMKP/RS/09/05/2013)
10. Formulir Daftar dokumen yang Dimusnahkan
(F/PMKP/RSP/10/05/2013)

Direktur Rumah sakit,

Pedoman Penyusunan Regulasi 21