LAPORAN PENELITIAN

ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN

PEMAKAIAN BARANG PADA JOIN OPERATING BODY (JOB)
PERTAMINA – EMP GEBANG LTD MENGGUNAKAN UNIFIED
MODELING LANGUAGE

TIM PENELITI

Ketua : Hendri Irawan, S.Kom, M.T.I (030575)

Anggota : Safitri Juanita, S.Kom, M.T.I (040043)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS BUDI LUHUR

2016
 HALAMAN PENGESAHAN

1. Judul Penelitian : ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

PENGADAAN DAN PEMAKAIAN BARANG PADA
JOIN OPERATING BODY (JOB) PERTAMINA –
EMP GEBANG LTD MENGGUNAKAN UNIFIED
MODELING LANGUAGE

2. Bidang Penelitian : Information Communication Technologies (ICT)

3. Ketua Peneliti :
a. Nama Lengkap : Hendri Irawan, S.Kom, M.T.I
b. NIP/NIDN : 0325058101
c. Jabatan Fungsional : Lektor
d. Program Studi : Sistem Informasi
e. Nomor HP : 08561192021
4. Anggota Peneliti (1) :
a. Nama Lengkap : Safitri Juanita, S.Kom, M.T.I
b. NIP/NIDN : 0317098201
5. Asisten Peneliti :
a. Nama Lengkap : Budi Hartanto
b. NIM : 1112512239
6. Lama Penelitian : 5 Bulan
7. Biaya Penelitian :
a. Sumber Dana Universitas Bud Luhur : Rp. 8.900.000
b. Sumber Lain (Sebutkan) :
Jakarta, 4 Januari 2016
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Informasi Ketua Peneliti

(Goenawan Brotosaputro, S.Kom, M.Sc) (Hendri Irawan,S.Kom, M.T.I)

NIP. 930006 NIP. 030549
Menyetujui,
Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat

(Dr. Krisna Adiyarta M)

NIP. 890001

i
 RINGKASAN

ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PEMAKAIAN

BARANG PADA JOIN OPERATING BODY (JOB) PERTAMINA – EMP GEBANG
LTD MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE

Join Operating Body (JOB) PERTAMINA – EMP GEBANG Ltd adalah pelaksana
kontraktor Production Sharing bertindak sebagai operator atas nama Pertamina. Sistem yang ada
hanya berupa berkas. Kelemahan dari sistem yang ada yaitu sistem tersebut tidak efisien,
banyak memakan waktu dalam pencatatan dan mengolah proses Pengadaan dan Pemakaian
Barang. Salah satu cara perusahaan memperbaiki kinerjanya adalah dengan meningkatkan
penyajian dan penanganan terhadap kebutuhan suatu informasi. Dalam pengolahan Pengadaan
dan Pemakaian Barang diperlukan sebuah sistem beserta database sebagai peralatan atau sarana
tertentu yang memiliki kemampuan, kemudahan, kecepatan dan memiliki kapasitas yang
banyak dalam penyimpanan data. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang
Sistem Informasi Pengadaan dan Pemakaian Barang dan juga berperan untuk meningkatkan
kinerja JOB PERTAMINA – EMP GEBANG Ltd.

Pengolahan data Pengadaan dan Pemakaian Barang secara tepat merupakan hal yang
sangat dibutuhkan bagi perusaan yang meliputi penginputan data barang, penerimaan barang,
pemakaian barang dan pembuatan laporan. Selama ini proses Pengadaan dan Pemakaian pada
perusahaan tersebut masih dilakukan secara manual tanpa adanya bantuan sistem, sehingga
sering terjadi kesalahan perhitungan dan keterlambatan dalam pembuatan laporannya.

Untuk mengatasi kelemahan tersebut penulis memberikan saran berupa Analisa dan
Desain Sistem Informasi Pengadaan dan Pemakaian Barang yang sudah terkomputerisasi
sehingga dapat mempercepat dan mempermudah proses perhitungan stok barang yang akhirnya
dapat lebih membantu perusahaan dalam mengontrol data barangnya.

Kata Kunci : sistem informasi, pengadaan dan pemakaian, stok barang, unified modeling
language

ii
 PRAKATA

Puji syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan berkah dan
hidayah-Nya sehingga kami memiliki kesempatan untuk melakukan penelitian dengan judul
“ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PEMAKAIAN
BARANG PADA JOIN OPERATING BODY (JOB) PERTAMINA – EMP GEBANG
LTD MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE”

Pada kesempatan ini tim penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada
Universitas Budi Luhur terutama Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, pihak
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur yang telah mendanai penelitian ini.
Tanpa bantuan dan dukungan ini, sangat sulit bagi kami untuk dapat melakukan penelitian ini.

Tim penulis telah berusaha untuk menyempurnakan tulisan ini, namun sebagai manusia
kami pun menyadari akan keterbatasan maupun kekhilafan dan kesalahan yang tanpa kami
sadari. Oleh karena itu, saran dan kritik untuk perbaikan laporan akhir ini akan sangat
dinantikan.

Jakarta, Januari 2016

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................................... i

RINGKASAN ............................................................................................................................ii

PRAKATA............................................................................................................................... iii

DAFTAR ISI............................................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................... 4

BAB III METODE PENELITIAN .......................................................................................... 11

BAB IV HASIL DAN ANALISA ........................................................................................... 14

BAB V KESIMPULAN ........................................................................................................... 26

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 27

LAMPIRAN 1 : INSTUMEN PENELITIAN.......................................................................... 28

LAMPIRAN 2 : FORMAT BIODATA KETUA/ANGGOTA TIM PENELITI .................... 36

LAMPIRAN 3 : SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN PENELITIAN ...................... 39

LAMPIRAN 4 : CATATAN HARIAN (LOGBOOK) ............................................................ 40

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang

Joint Operating Body (JOB) Pertamina - EMP Gebang Ltd. adalah pelaksana kontraktor
Production Sharing bertindak sebagai operator atas nama Pertamina. Merupakan
Perusahaan yang bergerak dibidang Pengeboran Minyak dan Gas Bumi, lahannya
(sumur) berada di daerah Pangkalan Susu (Sumatra Utara) merupakan salah satu
perusahaan pemasok gas didaerah Sumatra Utara. Joint Operating Body (JOB)
Pertamina - EMP Gebang Ltd. juga membutuhkan barang yang digunakan untuk
memenuhi kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Dalam proses
inilah, dibutuhkan peran bagian formalities untuk dapat memenuhi kebutuhan akan
barang sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat.
Dalam mendapatkan barang, Joint Operating Body (JOB) Pertamina - EMP Gebang
Ltd. membutuhkan supplier atau vendor sebagai penyedia barang, yang tidak hanya
didatangkan dari dalam negeri melainkan juga dari luar negeri. Salah satu cara yang
dilakukan untuk dalam mendapatkan penyedia barang adalah dengan memasang
pengumuman melalui papan pengumuman, media massa, atau surat kabar lainnya,
maupun melalui internet.

Untuk mendapatkan vendor yang sesuai, maka dilakukan evaluasi terlebih dahulu
terhadap vendor. Evaluasi yang dilakukan meliputi prakualifikasi, evaluasi
administratif, evaluasi teknis, dan evaluasi penawaran. Evaluasi dapat dilakukan
apabila vendor telah melakukan pendaftaran sebagai calon penyedia barang. Semua
proses tersebut dilakukan secara manual termasuk dalam memasukkan data-data
vendor yang sifatnya rahasia, dan dokumen-dokumen lelang yang harus dipenuhi. Yang
menjadi kelemahan adalah perusahaan kesulitan dalam pembuatan laporan tentang
data-data pengadaan dan pemakaian barang tersebut. Selain itu transaksi yang
dilakukan di dalam perusahaan juga kurang optimal dikarenakan proses pengadaan dan
pemakaian barang masih dilakukan tanpa sistem yang terkomputerisasi. Sehingga
sering terjadi kesalahan pada penerimaan dan pemakaian barang.

Perkembangan teknologi informasi beberapa tahun belakangan ini, memungkinkan

pelaksanaan pengadaan dan pemakaian barang dilakukan secara terkomputerisasi.
Berdasarkan permasalahan maka penulis menyusun penelitian dengan mengambil judul

1
 “Analisa dan Desain Sistem Informasi Pengadaan dan Pemakaian Barang pada
Join Operating Body (JOB) PERTAMINA – EMP GEBANG Ltd Menggunakan
Unified Modeling Language”. Sistem informasi tersebut diharapkan dapat membantu
dan meningkatkan penyampaian informasi, serta memudahkan Formalities mengolah
data pengadaan dan pemakaian barang menjadi lebih cepat dan tepat.

2. Rumusan Masalah

1) Apakah dengan adanya sistem terkomputrisasi bisa memudahkan dalam

melakukan pemantauan pengadaan dan pemakaian barang?
2) Apakah dengan sistem komputerisasi pengadaan barang dapat memudahkan dalam
pencarian data?
3) Apakah dengan adanya sistem komputerisasi pengadaan barang dapat mengurangi
kesalahan dalam pencatatan data barang?

3. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1) Tujuan Penulisan
a. Merancang sistem informasi pengadaan dan pemakaian barang pada JOB
PERTAMINA – EMP GEBANG Ltd.
b. Membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada sistem berjalan, dan
dengan sistem yang telah terkomputerisasi, data yang dihasilkan menjadi lebih
sesuai sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan mempercepat proses
pembuatan laporan.
c. Untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan Formalities dalam menambah,
mengubah, mencari, menyimpan, dan melihat data-data stok barang, serta
membuat laporannya.
d. Kesalahan yang disebabkan oleh factor manusia (human error) dapat dikurangi
dengan dibangunnya sistem ini.
e. Memudahkan pimpinan dalam memantau stok barang yang ada di perusahaan.
2) Manfaat Penulisan
a. Manfaat bagi Formalities dan Material Superintendent :
- Dapat mempermudah dan mempercepat penghitungan stok barang.
- Laporan yang di sajikan dapat lebih rapi.
- Penghitungan stok barang menjadi lebih akurat.
b. Manfaat bagi perusahaan :

2
 - Mengurangi biaya lembur karyawan.
- Laporan yang di butuhkan lebih tepat waktu.
- Memudahkan pimpinan memantau pengadaan dan pemakaian barang.
c. Manfaat bagi karyawan yang menggunakan barang :
- Data stok barang sudah valid, sehingga tidak ada kesalahan dalam
penghitungan stok barang.
- Kebutuhan penggunaan barang dapat lebih cepat digunakan karyawan.

4. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penulisan penelitian ini meliputi proses yang menyangkut pada
:

Agar tidak menyimpang pada pokok permasalahan yang sebenarnya, ruang lingkup
dalam penulisan penelitian ini hanya hal-hal yang terkait dalam Sistem Informasi
Pengadaan dan Pemakaian Barang, seperti proses permintaan barang, permintaan
penawaran, pembuatan tunjuk langsung, pembuatan purchase order, penerimaan barang,
pemakaian barang dan proses pembuatan laporan. Tidak membahas pembayaran

5. Target Luaran

1) Penelitian ini hanya berupa analisa dan desain sistem informasi

2) Penelitian hanya berfokus pada pengadaan dan pemakaian barang
3) Membahas proses bisnis pada pengadaan dan pemakaian barang

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1. Teori Umum

1) Pengertian Sistem
Menurut Tata Subrata (Subrata, 2012) mendefiniskan “Terdapat dua kelompok
pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada
prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan
yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan
kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama unuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisir,
saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu”.
2) Pengertian Informasi
Menurut Tata Subrata (Subrata, 2012) informasi merupakan proses lebih lanjut dari
data yang sudah memiliki nilai tambah.
Istilah informasi sering kali tidak tepat pemakainya. Informasi dapat merujuk
kesuatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan lain
sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga peran dan kedudukan informasi ini sangat penting di dalam suatu
organisasi.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterprestasikan
untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan
informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk
tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan
dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak
diperlukan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suau kesatuan yang nyata dan

4
 merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui
suatu model untuk menghasilkan informasi.
3) Pengertian Sistem Informasi

Menurut Tata Subrata (Subrata, 2012) Sistem Informasi adalah Sistem Informasi
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat
manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (Ladjamudin, 2013)

mendeskripsikan Sistem Informasi sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang
pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan
atau untuk mengendalikan organisasi.

4) Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan menentukan kebutuhan
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Jadi secara garis besar analisis sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem
dengan melihat apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk dapat memenuhi
kebutuhan klien, bukanlah melihat bagaimana sistem tersebut di implementasikan.
Adapun langkah-langkah dalam analisa secara umum sebagai berikut :

a. Analisa pendahuluan

Dalam analisa pendahuluan dilakukan pengumpulan informasi untuk

memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai tempat yang akan kita
analisa. Untuk ini analis sistem mengambil lembar kerja untuk mengumpulkan
informasi yang dikumpulkan dalam analisa pendahuluan.

b. Studi kelayakan

Setelah studi pendahuluan dilakukan, langkah berikutnya adalah melakukan

studi kelayakan. Manfaat dari studi kelayakan adalah peningkatan pengambilan

5
 keputusan manajemen, manfaat peningkatan kepuasan pelanggan, manfaat dari
segi ekonomis dan manfaat-manfaat lain sebagainya.

c. Mengidentifikasi permasalahan dari kebutuhan pemakai

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan masalah di sistem lama agar

dapat diperbaiki di sistem yang baru. Mengidentifikasikan masalah dapat
dilakukan dengan mengidentifikasikan penyebab masalah yang merupakan
sumber dari permasalahan yang harus diperbaiki. Pelaksanaan analisa sistem
dirancang oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut usulan
pelaksanaan sistem. Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah
untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem
mengenai pekerjaan pengembangan sistem yang akan dilaksanakan oleh analis
sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

d. Memahami sistem yang ada

Setelah diketahui sumber dan tempat permasalahannya, langkah selanjutnya

adalah memahami sistem yang ada untuk mendapatkan data dan menganalisis
permasalahannya. Memahami sistem yang ada dapat dilakukan dengan
melakukan penelitian untuk mendapatkan data tentang sistem yang ada.

e. Menganalisis hasil penelitian

Setelah penelitian dilakukan dan hasil penelitian dikumpulkan langkah

selanjutnya adalah menganalisis hasil penelitian tersebut. Menganalisis
penelitian terdiri dari menganalisis kelemahan sistem yang lama dan
menganalisis kebutuhan informasi pemakai. Menganalisis kelemahan sistem
yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya
permasalahan-permasalahan yang terjadi yang menyebabkan sistem yang lama
tidak berfungsi dengan baik. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu
dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.

5) Perancangan Sistem

Dalam suatu perancangan sistem informasi terdiri dari rancangan komponen-

komponen. Komponen-komponen ini dirancang dengan tujuan untuk

6
dikomunikasikan kepada user atau pemakai. Komponen-komponen perancangan
secara umum sebagai berikut :

a. Perancangan Model

Rancangan model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk fisik dan
model logika Perancangan keluaran. Bagan alur sistem merupakan alat yang
tepat untuk menggambarkan sistem fisik. Model logika dari sistem informasi
lebih menjelaskan pada user, bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem
informasi secara logika akan bekerja. Model logika akan di gambarkan dengan
menggunakan sequence diagram.

b. Perancangan Keluaran

Keluaran merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah
keluaran dapat terdiri dari berbagai jenis. Yang dimaksud keluaran dari
rancangan sistem ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media kertas atau
layar komputer.

c. Perancangan Masukan

Alat masukan dapat dikategorikan ke dalam 2 (dua) golongan yaitu alat input
langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung berupa alat yang
langsung di hubungkan ke CPU (central processing unit). Sedangkan alat
masukan tidak langsung adalah alat yang tidak langsung dihubungkan ke CPU.

d. Perancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang
lainnya. Data tersebut tersimpan di simpanan luar komputer dan dipergunakan
perangkat lunak (software) untuk menampilkannya.

e. Perancangan Kontrol

Suatu sistem merupakan sasaran dari Miss Management. (kesalahan pada

pengolahan). Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat
berguna untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Dan dapat
juga digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga
dapat dikoreksi.

7
2. Teori Khusus

1) Pengadaaan Barang

Pengadaan barang adalah kegiatan yang dilaksanakan secara swakelola maupun

penyedia barang/manajemen. Dalam pandangan sempit dilukiskan sebagai proses
pengadaan dalam arti yang luas berfungsi untuk menentukan kualitas, harga serta
memperoleh barang yang memenuhi kriteria.

Adapun tujuan pelaksanaan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang

atau jasa yang dibutuhkan instansi dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas dan
harga yang dapat dipertanggung jawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai serta
pengadaan tepat waktu, efektif dan efisien.

Menurut ketentuan dan proses yang berlaku atau dengan kata lain memperoleh
barang dengan memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Memastikan bahwa pengadaan barang telah melalui perencanaan yang baik.

b. Tepat kualitas suatu barang juga tidak kalah pentingnya dalam membeli suatu
produk.
c. Tepat waktu berkaitan dengan kejelian dan ketepatan dalam menentukan
jangaka waktu pemesanan (lead time) agar pada waktu barang tersebut diperlukan
sudah tersedia.
d. Tepat jumlah dalam melakukan transaksi pengadaan ketepatan pada kualitas
barang harus benar-benar diperhatikan, karena apabila sampai terjadi
kekurangan dalam jumlah barang akan mengakibatkan kemacetan dalam
kegiatan operasi perusahaan.
e. Tepat jenis pengadaan menginginkan terpenuhi suatu barang dengan jenis yang
tepat. Biasanya barang yang dibutuhkan itu terdiri dari banyak sekali ragamnya,
masing-masing jenis memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda-beda
karena itu pemilihan jenis yang tepat sangat dibutuhkan.
f. Tepat harga menentukan harga yang tepat bukanlah pekerjaan yang mudah, hal
ini berkaitan dengan kemampuan pembeli dalam menegosiasikan rekanannya
melalui pemilihan. Namun perlu diingat bahwa harga yang murah belum tentu
menunjukan barang itu jelek, demikian pula harga yang mahal tidak menjamin
barang itu baik.

8
 g. Tepat prosedur maksudnya harus mengikuti peraturan-peraturan yang berlaku
untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan.

2) Dasar Hukum Pengadaan Barang Dan Jasa Pemerintah

Dasar hukum pelaksanaan pengadaan barang dan Jasa Pemerintah adalah sebagai
berikut :

a. Pepres No.54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

b. Pepres No.70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Pepres No.54 Tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
c. Pepres No.172 tahun 2014 tentang Perubahan Ketiga atas Pepres no.54 Tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
d. Pepres No.4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Pepres no.54 Tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
3) Para Pihak yang Terlibat dalam proses Pengadaan Barang/Jasa

Menurut pepres No.54 Tahun 2010 dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

pemerintah melalui metode pengadaan langsung, para pihak yang terlibat dalam
proses pengadaan barang/jasa sampai dengan proses pemilihan penyedia antara lain
sebagai berikut :

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PKK adalah pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksaan Pengadaan Barang/Jasa.

b. Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan

Pengadaan Langsung, dan Penunjukan Langsung.

c. Penyedia Barang/Jasa (Rekanan)

Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang

menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsulatas/Jasa Lainnya.

9
3. Penelitian Sebelumnya

Tabel 1. Penelitian Sebelumnya

Obyek
No Nama Peneliti Tahun Metode Hasil
Penelitian
1 Ni Ketut Dewi 2015 Perusahaan Reoder Point Model reorder point
Ari Jayanti dapat dijadikan
solusi dalam
penentuan
persediaan barang

2 Ermalita 2015 Minimarket FAST Sebagai Penunjang

Keputusan Pada
Stok Barang
3 Suprayitno, Uli 2012 Toko Sero Metode Untuk
Indah Wardati Elektronik Kualitatif mempermudah dan
mempercepat kineja
karyawan elektronik
4 Untuk Mencegah
Dewi Safitri 2010 Electrolux SDLC
Kekosongan Barang
5 Adyst Rahadi, 2014 Toko Arta Metode Untuk Memberikan
Mochamad Al Boga Deskriptif Informasi Barang
Musadieq, yang Akurat
Heru Susilo

10
 BAB III

METODE PENELITIAN

1. Langkah Penelitian

Gambar 1. Langkah Penelitian

2. Metode Pengumpulan Data

Untuk menyelesaikan masalah yang ditemukan di JOB Pertamina, maka dilakukan

metode pengumpulan data sebagai berikut:

1) Wawancara

Pada kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan dalam usaha untuk melengkapi data
yang akan diperoleh. Penulis mengajukan beberapa pertanyaan wawancara
langsung dengan pimpinan.

11
 2) Observasi

Penulis mengadakan pengamatan langsung, agar data diperoleh lebih lengkap.

3) Teknik Kuesioner

Pengumpulan Data dengan menggunakan kuisioner mempunyai keuntungan yaitu:

a. Hasilnya lebih objektif, karena kuisioner dapat dilakukan kepada banyak orang
sekaligus.
b. Waktunya lebih singkat
4) Studi Kepustakaan

Penelitian ini melakukan studi kepustakaan dari berbagai buku serta referensi lain
yang sesuai dengan permasalahan yang diamati. Studi ini dilakukan baik melalui
buku yang ada di perpustakaan Universitas Budi Luhur. Selain itu juga mencari
informasi tambahan melalui internet.

5) Analisa Dokumen

Mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan pembahasan kemudian

menganalisa dokumen tersebut untuk memperoleh informasi mengenai rancangan
sistem yang akan dibuat.

3. Identifikasi

Urutan selama melakukan identifikasi kebutuhan pada JOB Pertamina adalah sebagai
berikut:

1) Wawancara Dengan Stakeholder

Tahapan awal yang dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terdapat pada
JOB Pertamina khususnya pada bagian pengadaan adalah dengan mewawancarai
pihak-pihak terkait dengan proses bisnis bank. Pada tahap ini penulis mendapatkan
kesempatan untuk mewawancarai bagian pengadaan khususnya kepala seksi
bagian pengadaan dan staff bagian pengadaan,

2) Observasi Langsung

Setelah wawancara dengan stakeholders, pada tahapan berikutnya penulis diberi

kesempatan oleh baik kepala pengadaan maupun kepala seksi divisi pengadaan

12
 untuk melakukan observasi langsung terhadap beberapa tahapan proses operasional
yang terkait dengan pengadaan.

3) Analisa Proses Bisnis

Setelah melakukan observasi langsung, ditahap ini adalah tahap menganalisa proses
bisnis yang sedang berjalan saat ini..

4) Identifikasi Masalah

Tahapan selanjutnya adalah mengidentifikasi masalah, tahapan ini dilakukan untuk

mendapatkan informasi mengenai permasalahan yang terdapat di perusahaan
berdasarkan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.

5) Analisa Dokumen Berjalan

Setelah mengidentifikasi permasalahan, tahapan berikutnya adalah menganalisa

dokumen berjalan. Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui dokumen masukan dan
dokumen keluaran pada proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.

6) Identifikasi Kebutuhan / Analisa Kebutuhan

Tahapan berikutnya adalah mengidentifikasi kebutuhan atau menganalisa

kebutuhan untuk mengetahui fungsi-fungsi yang diperlukan oleh staff terkait yang
belum terdapat pada sistem berjalan saat ini di perusahaan.

7) Merancang sistem usulan

Setelah mengetahui kebutuhan yang diperlukan, tahapan berikutnya adalah

merancang sistem sistem informasi pengadaan dan pemakaian barang

13
 BAB IV

HASIL DAN ANALISA

1. Acitvity Diagram

1) Pengumpulan Berkas Permintaan Barang

Gambar 2. Pengumpulan Berkas Permintaan Barang

2) Permintaan Persetujuan

Gambar 3. Permintaan Persetujuan

14
3) Pemesanan

Gambar 4. Pemesanan

15
4) Penerimaan Barang

Gambar 5. Proses Penerimaan Barang

5) Permintaan Pemakaian Barang

Gambar 6. Permintaan Pemakaian Barang

16
2. Usecase Diagram

1) Usecase Diagram Master

Gambar 7. Usecase Diagram Master

2) Usecase Diagram Transaksi

Gambar 8. Usecase Diagram Transaksi

17
3) Usecase Diagram Laporan

Gambar 9. Usecase Diagram Laporan

18
3. Entity Relantionship Diagram

Gambar 10. Entity Relantionship Diagram

19
4. Rancangan Layar

1) Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 11. Rancangan Menu Utama

2) Rancangan layar Entry Data Barang

Gambar 12. Rancangan Layar Entry Data Barang

20
3) Rancangan Layar Entry Data Permintaan Barang

Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Permintaan Barang

4) Rancangan Layar Entry Data Penerimaan Barang

Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Penerimaan Barang

21
5) Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan Barang

Gambar 15. Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan Barang

22
5. Sequence Diagram

1) Sequence Diagram Entry Barang

Gambar 16. Sequence Diagram Entry Barang

2) Sequence Diagram Entry Permintaan Barang

Gambar 17. Sequence Diagram Entry Permintaan Barang

23
3) Sequence Diagram Entry Pemakaian Barang

Gambar 18. Sequence Diagram Cetak Surat Penolakan

4) Sequence Diagram Cetak Laporan Penerimaan Barang

Gambar 19. Sequence Diagram Cetak Laporan Penerimaan Barang

24
5) Sequence Diagram Cetak Laporan Penerimaan Barang

Gambar 20. Sequence Diagram Cetak Laporan Penerimaan Barang

25
 BAB V

KESIMPULAN

1. Kesimpulan

a. Dengan adanya sistem terkomputerisasi maka memudahkan untuk melakukan

pemantauan pengadaan dan pemakaian barang.
b. Memudahkan dalam pencarian data barang dan dapat memberikan efisiensi waktu
yang lebih baik.
c. Kurangnya kesalahan dalam pencatatan data barang pengadaan dan data barang
pemakaian.
d. Pengambilan data yang mudah dari satu transaksi ke transaksi lainnya memberikan
efisiensi waktu yang lebih baik.
e. Pencatatan dan perhitungan stok barang menjadi akuran dan terpercaya.
f. Dengan dirancangnya sistem usulan ini dapat dibuatkan laporan-laporan barang
secara cepat dan akurat.

26
 DAFTAR PUSTAKA

Chaffey, D., 2009. E-Business and E-Commerce Management. 4 penyunt. New Jersey:
Prentice Hall.

David, F. R., 2009. Manajemen Strategis Konsep. 12 penyunt. Jakarta: Salemba Empat.

Griffin, J., 2007. Customer Loyalty. Jakarta: Erlangga.

Hasibuan, A., 2012. Manajemen Perubahan. Jakarta: CV. Andi Offset.

Indivara, N., 2009. Untung Besar 80 Jt-an, Duduk Doang. Yogyakarta: Indonesia Cerdas.

Kotler, Philip & Keller, L., 2009. Manajemen Pemasaran. 13 penyunt. Jakarta: s.n.

Meyliana, 2008. Implementasi e-CRM pada Perusahaan Distributor dan Retailer Peralatan
Kebugaran, Kesehatan dan Olahraga : Studi Kasus pada PT.Kiss.. Volume 11, pp. 161-179.

O'brien, J. A., Marakas, M. & George, 2007. Management Information Systems. 10 penyunt.
United States of America: McGraw Hill.

Rangkuti, F., t.thn. Analisis SWOT : teknik membedah kasus bisnis-berorientasi konsep
perencanaan strategis untuk menghadapi abad 21. s.l.:s.n.

Subrata, T., 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Tjiptono, F., 2011. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Yogyakarta: Andi.

Turban, et al., 2008. Infromation Technology For Management. USA: John Wiley and Sons
Inc.

27
LAMPIRAN 1 : INSTUMEN PENELITIAN

Lampiran 1. Permintaan Penawaran

28
Lampiran 2. Dokumen Tunjuk Langsung

29
Lampiran 3. Purchase Order

30
Lampiran 4. Permintaan Barang

31
Lampiran 5. Penawaran Harga

32
Lampiran 6. Penurunan Harga

33
Lampiran 7. Inspection dan Receptions

34
Lampiran 8. Material Issue dan Return Voucher

35
 LAMPIRAN 2 :

FORMAT BIODATA KETUA/ANGGOTA TIM PENELITI

A. Identitas Diri
1 Nama Lengkap Hendri Irawan, S.Kom, M.T.I
2 Jenis Kelamin Laki-Laki
3 Jabatan Fungsional Lektor
4 NIP/NIK/Identitas Lainnya 030575
5 NIDN 0325058101
6 Tempat dan Tanggal Lahir Jakarta, 25 Mei 1981
7 E-mail
8 Nomor Telepon/HP 08561192021

Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara,

9 Alamat Kantor
Jakarta Selatan, 12260
10 Nomor Telepon/Faks Telp: 021-585 3753 Fax: 021-585 3752.

B. Riwayat Pendidikan
S-1 S-2 S-3
UNIVERITAS BUDI LUHUR UNIVERSITAS INDONESIA
Nama Perguruan Tinggi -

Bidang Ilmu -
Tahun Masuk - Lulus 2004 2008 -
Judul -
Skripsi/Tesis/Disertasi
Nama
Pembimbing/Promotor

36
 C. Pengalaman Penelitian selama 5 Tahun Terakhir
Pendanaan
No. Tahun Judul Penelitian
Sumber Jml(Juta Rp)
1 2014 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Administrasi Kepegawaian Direktorat Jenderal
Mandiri 12.000.000
Pengembangan Ekspor Nasional Kementrian
Perdagangan RI
2
3

D. Pengalaman Pengabdian Kepada Masyarakat selama 5 Tahun Terakhir

Pendanaan
No. Tahun Judul Pengabdian kepada Masyarakat
Sumber Jml(Juta Rp)

E. Pengalaman Artikel Ilmiah dalam Jurnal selama 5 Tahun Terakhir

No. Judul Artikel Ilmiah Nama Jurnal Volume/Nomor/Tahun
1
2

F. Pemakalah Seminar Ilmiah (oral presentation) dalam 5 Tahun Terakhir

No. Nama Temu Judul Artikel Ilmiah Waktu dan
Ilmiah/Seminar Tempat
1
2

G. Karya Buku dalam 5 Tahun Terakhir

No Judul Buku Tahun Jumlah Halaman Penerbit

H. Perolehan HKI dalam 10 Tahun Terakhir

No Judul/Tema HKI Tahun Jenis Nomor P/ID

I. Pengalaman Merumuskan Kebijakan Publik/Rekayasa Sosial Lainnya

dalam 10 Tahun Terakhir.
No. Judul/Tema/Jenis Rekayasa Tahun Tempat Respon
Sosial Lainnya yang telah Penerapan Masyarakat
diterapkan

37
J. Penghargaan dalam 10 tahun Terakhir (dari pemerintah, asosiasi atau
institusi lainnya)
No. Jenis Penghargaan Institusi pemberi penghargaan Tahun
1
2

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar
dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari
ternyata dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima
sanksi.

Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi salah
satu persyaratan dalam pengajuan dana internal perguruan tinggi Universitas Budi
Luhur dalam program Penelitian.

Jakarta, 4 Januari 2016

Ketua,

(Hendri Irawan, S.Kom, M.T.I)

38
LAMPIRAN 3 : SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN PENELITIAN

39
 LAMPIRAN 4 : CATATAN HARIAN (LOGBOOK)

No. Tanggal Kegiatan

1 1 – 10 September Pengumpulan data

2 11 – 21 September Analisis kebutuhan

3 22 – 28 Oktober Pembuatan proposal

4 1 November – 23 November Pembuatan coding

5 24 November – 23 Desember Pengujian

6 24 Desember – 2 Januari Pembuatan Laporan

40