RESUME ADMINISTRASI DAN SUPERVISI

PENDIDIKAN
Tentang
“Administrasi Ke-Tata Usahaan Sekolah”

Oleh:
Luthfia Sari (15052109)

JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2017
1. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Ditinjau dari asal katanya Tata Usaha terdiri dari kata Tata dan Usaha, Tata
adalah suatu peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha adalah energi atau tenaga
yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud atau tujuan.

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola

pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan
untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta
laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:

 Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap
dipergunakan bilamana diperlukan.
 Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah
tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
 Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas
untuk dipakai.
 Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
 Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak lain.
 Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Sebagai lembaga pendidikan, sekolah menyelenggarakan berbagai macam

kegiatan. Kegiatan ini memerlukan perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian,
pengontrolan, dan pengkomunikasian agar benar-benar berdaya guna untuk
mencapai tujuan kelembagaan. Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap
 rangkaian kegiatan meliputi, menghimpun data, mencatat data, mengolah data,
menyajikan data, melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan pembuatan
kebijakan internal maupun ekternal sekolah. Jadi pengertian ketatausahaan
sekolah adalah suatu rangkaian kegiatan pengelolaan organisasi kerja yang
dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur
untuk mencapai suatu tujuan.

2. Proses administrasi ketatausahaan

A.Persuratan

Dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen

dikbud)republic Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang
pedoan tata persuratan dan kearsipan dan kearsipan di lingkungan depertemen
pendidikan dan kebudayaan.

Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu
pihak kepada pihak lain.

B.Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.Saat dibutuhkan dapat dengan cepat
dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus
dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya
beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Kearsipan meliputi hal-hal sebagi berikut:

 Arsip merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam
pengambilan keputusan, maka arsip harus selalu tersedia ketika diperlukan,
kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan. Penemuan kembali akan
dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan penggunaan
informasi.

 Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip atau Filing System adalah kegiatan mengatur

dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmaryanti,
2003).

 Prosedur Filling

Filling yaitu langkah atau usaha mengolah kumpulan warkat atau naskah
yang mengandung informasi atau nilai sejarah berdasarkan suatu sistem tertentu.
Sedangkan warkat ialah setiap catatan tertulis, bergambar, dan terekam yang berisi
keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan
seseorang/ instansi/ lembaga.

 Peralatan Penyimpanan Arsip

Sekolah masih menggunakan peralatan penyimpanan arsip manual yaitu

dengan filling cabinet. Dengan menggunakan jenis penyimpanan filling cabinet
menurut sekolah kelebihannya adalah mudah dalam pencatatan dan mencari data,
namun kekurangannya yaitu ribet karena masih sistem manual.

 Personil Kearsipan

Personil kearsipan merupakan orang-orang yang bertanggung jawab untuk

mengelola bagian kearsipan disuatu lembaga/organisasi. Di SD Laboratorium UM
bagian kearsipan yang urgen ini masih belum ada. Pengelolaan arsip ditangani oleh
staff Administrasi Sekolah bagian tata persuratan.
3. Tata Ruang Kantor /Sekolah

a) Pedoman letak

Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha

didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor.
Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor,
maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses
aktifitas kantor yang dilakukan.

b) Asas Tata Ruang Kantor

 Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu

pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang
dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas
pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.

Pada SD LAB UM dapat disimpulkan, untuk letak masing-masing staf

sudah baik, yakni bagian depan ditempati oleh staf bendahara yang bertugas
mencatat, merekap keuangan siswa, membuat laporan keuangan siswa,
membuat daftar gaji guru beserta pegawai, mengerjakan tugas lain yang diberi
oleh atasan dan kepala sekolah.

Staf persuratan/arsip bertugas menerima surat masuk, mengagendakan

surat masuk dan keluar, mengarsipkan surat masuk dan keluar. Pada posisi
tengah ditempati oleh staf urusan kesiswaan dan perlengkapan yang
bertanggung jawab terhadap buku induk siswa, administrasi kesiswaan,
perlengkapan dan barang sekolah. Pada posisi belakang ditempati oleh kepala
tata usaha yang bertangggung jawab terhadap semua kegiatan keadministrasian
sekolah dan melaporkan kegiatan keadministrasian sekolah kepada kepala
sekolah.
 Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan alat-alat
kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus harus bergerak majudan
bukan bergerak mundur atau menyilang. Pada SD LAB UM, rangkaian kerja
yang diterapkan kurang baik, karena anatara ruang tata usaha dan ruang kepala
sekolah berjauhan, sehingga komunikasi antara para staf tata usaha dengan
kepala sekolah kurang efktif.

 Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin

ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai

 Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya

perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya,
waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor
bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen.

 Lingkungan Fisik

Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam

kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat
pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang
secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan
ide/gagasan inovasi baru untuk kemajuan lembaga.

4. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan

Telah disebutkan bahwa tugas utama gruru yaitu mengelola proses belajar
mengajar dalam suatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan
subsistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional
juga mempunyai komponen, kmponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang
terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata

usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang
jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan
sekolah peranan guru amat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan
melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan,
pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah,
personaalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus
memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran. Administrasi sekolah terutama
yang beraitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif,
artinya pkerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992, pasal 20 disebutkan

bahwa: ”Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola
satuan pendidikan dan pengawas pada jenjang penfifikan dasar dan menengah, dipilih
dari kalangan guru.”berarti, bahwa selain perananya untuk menyikseskan kegiatan
administrasi sekolah terutama dalam linglup tata usaha di sekolah, guru perlu secara
sunggug-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam
hal tata usaa sekolah, jika karier yang ditempuhnya nanti adalah pengawas, kepala
sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain.

Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama

berkaitan dengan tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:

 Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

 Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

 Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi

murid-murid

 Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

 Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata
arsip pada proses surat menyurat.