Anda di halaman 1dari 118

AUDIT INTERNAL

SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM


SNI ISO / IEC 17025 : 2008

Disa
Disamp
mpai
aika
kan
n ol
oleh
eh Ti
Titi
tin
n Ma
Maha
hard
rdin
inii
• Pengantar
Pengantar ISO/IEC 17025:2008
17025:2008
• Definisi
Definisi Audit
Audit
Tujuan
Tujuan Audit
Audit
I. Pendahuluan •

• Kegunaan
• Kebijakan
Kebijakan Audit
Audit
• Jenis-jeni
Jenis-jenis
s Audit
Audit

• Pengorganisasian
• Perencanaan
Checklist Audit
II. Audit Internal •

• Tehnik
Tehnik Audit
• Komunik
Komunikasi
asi dalam
dalam Audit
• Pelaksanaan/Implem
Pelaksanaan/Implementasi
entasi Audit
Audit

• Pelapo
Pelaporan
ran Hasil
Hasil Audit
Audit
III. Pel
Pelapor
aporan
an & • Tindak
Tindak Lanjut
Lanjut Tinda
Tindakan
kan Perbai
Perbaikan
kan
Verifikasi • Verifik
erifikasi
asi Hasil
Hasil Audit
Audit
• Pengantar
Pengantar ISO/IEC 17025:2008
17025:2008
• Definisi
Definisi Audit
Audit
Tujuan
Tujuan Audit
Audit
I. Pendahuluan •

• Kegunaan
• Kebijakan
Kebijakan Audit
Audit
• Jenis-jeni
Jenis-jenis
s Audit
Audit

• Pengorganisasian
• Perencanaan
Checklist Audit
II. Audit Internal •

• Tehnik
Tehnik Audit
• Komunik
Komunikasi
asi dalam
dalam Audit
• Pelaksanaan/Implem
Pelaksanaan/Implementasi
entasi Audit
Audit

• Pelapo
Pelaporan
ran Hasil
Hasil Audit
Audit
III. Pel
Pelapor
aporan
an & • Tindak
Tindak Lanjut
Lanjut Tinda
Tindakan
kan Perbai
Perbaikan
kan
Verifikasi • Verifik
erifikasi
asi Hasil
Hasil Audit
Audit
• Pengantar ISO/IEC 17025:2008
17025:2008
• Definisi
Definisi Audit
Audit
• Tujuan
ujuan Audit
Audit
Pendahuluan • Kegunaan
• Kebijaka
Kebijakan n Audit
Audit
• Jenis-je
Jenis-jenis
nis Audit
Audit
ISO/IEC 17025: 2005 butir
but ir 4.2.1 dinyatakan
dinyatakan bahwa
Laboratorium harus mengimplementasikan dan memelihara
sistem manajemen untuk laboratorium pengujian dan / atau
kalibrasi sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.

ISO/IEC 17025: 2005 butir 4.14 mensyaratkan


Laboratorium secara berkala dan sesuai program
program melakukan
melakukan
audit internal untuk memverifikasi
memverifikasi bahwa kegiatan
laboratorium tersebut telah sesuai dengan persyaratan sistem
manajemen.
1. Ruan
Ruang
g lingk
lingkup
up

2. Acua
Acuan
n Norma
Normatif 
tif 

3. Isti
Istila
lah
h dan
dan Defi
Defini
nisi
si

4. Per
Persy
syar
arat
atan
an Manaje
Manajeme
men
n (15
(15 buti
butir)
r)

5. Pers
ersyarat
aratan
an Tekni
ekniss (10
(10 but
butir
ir )
4. Persyaratan Manajemen

4.1 Organisasi
4.2 Sistem Manajemen
4.3 Pengendalian Dokumen
4.4 Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak
4.5 Subkontrak Pengujian
4.6 Pembelian Jasa dan Perbekalan
4.7 Pelayanan Kepada Pelanggan
4.8 Pengaduan
4.9 Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai
4.10 Peningkatan
4. Persyaratan Manajemen (... lanjutan)

4.11 Tindakan Perbaikan


4.12 Tindakan Pencegahan
4.13 Pengendalian Rekaman
4.14 Audit Internal
4.15 Kaji Ulang Manajemen
5. Persyaratan Teknis

5.1 Umum
5.2 Personel
5.3 Kondisi Akomodasi dan Kondisi Lingkungan
5.4 Metode Pengujian/Kalibrasi dan Validasi
Metode
5.5 Peralatan
5.6 Ketertelusuran Pengukuran
5.7 Pengambilan Contoh (Samp le) 
5.8 Penanganan Barang Yang Diuji/kalibrasi
5.9 Jaminan Mutu Hasil Pengujian/kalibrasi
5.10 Pelaporan Hasil
Definisi Audit

Sebuah proses yang sistematik, independen, dan didokumentasikan, untuk memperoleh


dan mengevaluasi fakta secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit
dapat dipenuhi
Pemeriksaan sistematik 
Pemeriksaan yang didokumentasikan
Pemeriksaan yang independen
Pengumpulan fakta
Evaluasi fakta (secara obyektif)
Penentuan sejauh mana prosedur yang telah didokumentasikan dan/atau
kriteria audit telah dipenuhi 

PEMERIKSAAN “KESEHATAN” DARI SEBUAH SISTEM 


DEFINISI

Sistem

Set unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi (ISO 9000).

Sistem Manajemen

Sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan untuk mencapai tujuan


itu (ISO 9000).

Manajemen Mutu

Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam


hal mutu (ISO 9000).

Pemastian Mutu

Bagian manajemen mutu yang memperhatikan pencapaian persyaratan mutu


DEFINISI

Audit Mutu

Proses yang sistimatik, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti


audit dan menilainya secara obyektif dan untuk menentukan sejauh mana kriteria
audit telah dipenuhi (ISO 9000).

Kriteria Audit

Set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan (ISO 9000).

Perbaikan & Tindakan Perbaikan

Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi lain yang tidak


dikehendaki
Tindakan Perbaikan : …………………..‘supaya tidak terulang kembali ’,   penyelesaian
akar masalah

Tindakan Pencegahan

Tindakan menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensi


TUJUAN AUDIT INTERNAL

•   Memverifikasi bahwa kegiatan laboratorium dilakukan


secara kontinu sesuai persyaratan sistem manajemen .
• Memeriksa pemenuhan sistem manajemen dengan
 persyaratan ISO/IEC 17025 : 2008 atau kesesuaiannya
dengan kriteria lain yang relevan.
• Memeriksa kesesuaian semua kebijakan dinyatakan dalam
Panduan Mutu dan dokumen-dokumen lain yang terkait 
terhadap implementasinya diseluruh tingkatan kerja.
•   Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit internal 
sebagai informasi yang berharga untuk meningkatkan sistem
manajemen laboratorium dan sebagai masukan pada kaji 
ulan jem
APA YANG DIAUDIT ?

Sistem manajemen
Lebih utama diarahkan kepada konsistensi penerapan prosedur berkaitan
dengan kegiatan manajemen dan administrasi yang dilakukan pada
pengoperasian laboratorium.

Aspek teknis
Audit internal untuk aspek ini lebih di arahkan pada kegiatan teknis yang
berkaitan dengan kinerja dalam pelaksanaan pengujian/kalibrasi.
Kegunaan

 Merumuskan bidang yang kuat dan lemah dari


laboratorium.

 Membantu memutuskan bentuk perbaikan yang


diperlukan laboratorium.

 Menjamin sistem mutu diterapkan secara konsisten


KEBIJAKAN AUDIT

• Pimpinan harus menjelaskan/memberi tahu


 – Mengapa audit diperlukan
 – Bagaimana kebijakannya akan diterapkan
 – Bagimana tindakan akan diambil terhadap temuan-temuan.

• Setiap orang yang terlibat harus diberitahu

• Setiap personel yang terlibat dalam pelaksanaan audit internal


memahami tentang filosofi audit.
Jenis Audit

Audit Pihak Pertama


Audit yang dilakukan oleh suatu organisasi terhadap dirinya sendiri
(AUDIT INTERNAL)

Audit Pihak Kedua


Audit yang dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang memiliki kepentingan terhadap
produk atau pelayanan dari suatu organisasi

Audit Pihak Ketiga


Audit yang dilakukan oleh pihak yang independen dari organisasi yang diaudit,
oleh pihak ketiga yang tidak memihak, yang biasanya digunakan untuk kepentingan
sertifikasi, registrasi atau kesesuaian terhadap regulasi tertentu
Mengapa Audit harus terprogram ?
Karena :
• Melibatkan dua pihak yang akan terlibat (auditor dan
auditee) sehingga waktu yang tepat & disepakati
dapat ditentukan.
• Semua aspek sistem manajemen & teknis harus
teraudit semuanya minimal 1 tahun sekali.
• Hasil audit harus dapat dijadikan masukan yang
berharga bagi peningkatan efektifitas sistem
manajemen.
• Audit harus direncanakan untuk memastikan bahwa :
 – Tujuan manajemen yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen
tercapai.
 – Seluruh personil, pada setiap tingkatan melaksanakan tugas dan
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya secara memadai.
 – Prosedur yang dirinci dalam sistem manajemen mutu diikuti.

• Audit harus dirancang untuk tujuan menilai pencapaian kesesuaian


terhadap persyaratan bagi seluruh unsur sistim manajemen, dan
harus disajikan untuk memeriksa kemampuan dan integritas
manajemen serta personil laboratorium pada setiap tingkatan.
• Pengorganisasian
• Perencanaan
• Checklist Audit
Audit Internal
• Tehnik Audit
• Komunikasi dalam Audit
• Pelaksanaan/Implementasi Audit
PENGORGANISASIAN

1. Pada umumnya Manajer Mutu sebagai manajer program


audit dan kadang-kadang sebagai “lead auditor” 
 – Manajer Mutu bertanggung jawab untuk menjamin
audit dilaksanakan sesuai rencana yang dibuat
 –   Dilaksanakan sesuai prosedur laboratorium yang
terdokumentasi

2. Diprogramkan sehingga untuk setiap elemen dari sistem


manajemen paling sedikit diperiksa satu kali pertahun.
Untuk laboratorium yang besar dapat diprogram untuk
setiap elemen sistem manajemen dari bidang-bidang
berbeda dapat diselesaikan dalam satu tahun.

3. Audit dilakukan oleh personel yang paham teknik audit dan


sebaiknya personel tersebut sudah mengikuti pelatihan
PENGORGANISASIAN

4. Manajer Mutu dapat mendelegasikan tugas pelaksanaan audit


kepada personil yang familier dengan sistem manajemen
laboratorium dan persyaratan akreditasi.

5. Pada laboratorium yang besar sebaiknya pelaksanaan audit


dilakukan oleh tim sesuai ruang lingkup laboratorium dengan
dikendalikan oleh manajer mutu.

6. Pada laboratorium yang kecil dapat dilakukan oleh manajer


mutu saja. meskipun demikian, manajemen harus menjamin
bahwa fungsi mutu dilakukan dengan memuaskan.

7. Auditor sebaiknya independen dari kegiatan yang diaudit.


Personel tidak boleh mengaudit kegiatannya sendiri.
PERENCANAAN

1. Manajer Mutu menyusun rencana audit harus mencakup :


 kriteria audit;
  jadwal audit;
 dokumen acuan (panduan mutu, prosedur, dll) dan;
 anggota tim audit.

2. Tiap auditor mempunyai tugas mengaudit elemen sistem


manajemen atau bagian organisasi yang mempunyai keahlian
teknis dari bagian yang diaudit.
PERENCANAAN

3. Dokumen yang dibutuhkan saat audit :


 SNI ISO/IEC 17025: 2008 sebagai acuan
 Panduan Mutu laboratorium dan dokumen-dokumen lain
 Checklist yang digunakan mengevaluasi elemen sistem
manajemen
  Form pelaporan observasi audit, misal : form ketidak sesuaian
atau form permintaan tindakan perbaikan   (CAR - Correcttion
action request).

4.   Jadwal waktu audit disusun oleh tiap auditor dan disepakati oleh
auditi untuk menjamin kelancaran dan progres sistematik dari
pelaksanaan audit.

5. Sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap kaji ulang


manajemen, metode, laporan audit terdahulu, untuk memeriksa
Checklist Audit

Merupakan
 – Refleksi tujuan audit

 – Mencakup semua aspek fungsi aktifitas yang akan diaudit.

 – Bisa berbentuk standar, atau spesifik

Maksud Penggunaan Checklist

 – Untuk mempersiapkan rancangan kerja audit


 – Mengenal dan menghubungkan lingkup audit
 – Untuk meyakinkan bahwa semua aspek teraudit

Persiapan Checklist
Temukan :
 – Keperluan standar internal
 – Unsur-unsur kunci dari kebijakan atau prosedur internal
 – Tindakan-tindakan kunci
 – Catatan-catatan mutu yang dipelihara
TEHNIK AUDIT

• Dalam melaksanakan tugasnya auditor harus mengumpulkan


informasi yang benar dan lengkap, oleh karena itu auditor harus
mampu mengembangkan tehnik audit yaitu menguasai komunikasi
yang efektif dengan auditi, auditor harus mampu mengembangkan
pertanyaan-pertanyaan dan menerapkan pendengaran aktif.

• Ada enam pertanyaan yang lazim dipakai untuk mengumpulkan


informasi yaitu :

 – Apa
 –   Dimana

 –   Kapan

 –   Mengapa

 –   Bagaimana

 –   Siapa
Tanya :

• Apa yang sedang anda kerjakan ?


• Mengapa hal itu dikerjakan ?
• Siapa yang bertanggung jawab mengerjakannya ?
• Bagaimana anda mengerjakannya ?
• Dimana anda melaksanakannya ?
• Kapan anda melakukannya ?
• Mana buktinya ?

Selanjutnya

• Minta prosedur yang menguraikan informasi tersebut


• Amati apakah prosedur tersebut diikuti
• Periksa catatan-catatan yang membuktikan bahwa prosedur
tersebut diikuti
Segitiga audit

Periksa Amati

Tanya
BENTUK PERTANYAAN

3 BENTUK PERTANYAAN YANG HARUS DIKEMBANGKAN

Pertanyaan Terbuka

Pertanyaan Menyelidik

Pertanyaan Tertutup
Pertanyaan Terbuka

• Mengajak audit berbicara bebas


Contoh :
Bisa anda ceritakan pada saya ….
Bagaimana ….

• Hati-hati untuk mencegah auditi terlalu banyak berbicara.


PERTANYAAN MENYELIDIK

• Ikuti jawaban auditi atau pusatkan pertanyaan pada hal yang


lebih khusus.

• Buat pertanyaan untuk menyelidiki informasi yang lebih


mendalam.

PERTANYAAN TERTUTUP

• Digunakan untuk menetapkan fakta khusus.

• Biasanya dijawab dengan jawaban Ya/tidak.

• Penggunaannya jarang/hanya kalau diperlukan untuk


meyakinkan kesimpulan.
PERTANYAAN YANG HARUS DIHINDARKAN

• Bentuk pertanyaan halus/tidak tegas

• Yang mengurangi tujuan audit

• Pertanyaan yang tidak jelas atau mengandung arti ganda.

• Pertanyaan yang sifatnya mengejek atau menghina

• Pertanyaan yang bersifat memimpin

• Pertanyaan yang bersifat menipu


CARA PENDENGARAN AKTIF

1. Jangan bercakap-cakap
2. Jangan takut karena diam
3. Hindarkan selingan-selingan
4. Mahir dalam mengembangkan pertanyaan-petanyaan
5. Berikan dukungan untuk perolehan informasi yang lebih
mendalam
6. Feedback, Uji Kembali pemahaman anda
7. Periksa
8. Rangkumkan untuk memeriksa saling pengertian
9. Rangkaian persetujuan
10. Amati dengan cermat
11. Capai target
12. Netralkan perasaan anda

Sekitar 70% waktu dipakai untuk mendengarkan dan


mengumpulkan informasi
SIAPAKAH AUDITOR ITU

Auditor harus terlatih, bebas dari bagian yang diauditnya,


dilengkapi dengan prosedur yang cukup, ditunjang dengan
kewenangan yang memadai untuk melakukan audit.

MUTU AUDITOR

Auditor harus :

 – Komunikator yang baik


 – Bijaksana dan diplomatis

Tetapi

 – Tegas dan ulet


 – Dapat menimbang penyimpangan temuan yang berarti.

Mampu memutuskan prioritas


AUDITOR HARUS

• Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai


tujuan audit.
• Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan
adil.
• Selalu berada dalam lingkup wewenang yang
ditentukan.
• Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti etika.
• Menggunakan protokol yang normal.
• Memperlihatkan sikap yang menimbulkan perasaan
pada auditi bahwa auditnya bermanfaat.
• Memberikan kritik membangun.
Tingkah Laku Auditor

PERSYARATAN DASAR UNTUK TIM

•   Cerdik
• Bijaksana dan diplomatis

TINGKAH LAKU PERORANGAN

• Tingkah laku Pasif 

• Tingkah laku Agressif 

• Tingkah laku Asertif 


TINGKAH LAKU PASIF

• Tidak dapat mempertahankan pendapat atau haknya.

• Sulit mengekspresikan keinginan, pandangan dan


perasaannya.

• Kurang jujur dan tidak percaya diri.

• Berusaha menghindari pertentangan, melainkan


berusaha menyenangkan dan menentramkan orang
lain.
TINGKAH LAKU AGRESIF

• Teguh dalam mempertahankan pendapat.

• Tidak/dapat melanggar hak orang lain.

• Mampu mengekspresikan kebutuhan, keinginan,


pandangan dan perasaannya dengan cara yang layak.

• Mengabaikan, tidak berkenan, atau melupakan kebutuhan


atau keinginan, pandangan, dan perasaan orang lain.

• Bertujuan untuk menang, bila perlu dengan biaya/resiko


orang lain.
TINGKAH LAKU ASERTIF

• Teguh dalam mempertahankan pendapat.

• Tidak melanggar hak orang lain.

• Mengekspresikan keinginan, kebutuhan, pandangan serta


perasaannya dengan baik.

• Langsung dan jujur.

• Berusaha menunjang kebutuhan, dan tujuan dan keinginan


kelompok.
Tingkah laku yang seharusnya dimiliki oleh seorang 
auditor 
RINTANGAN PSIKOLOGIS

 –  Keadaan konfrontasi

 –  Faktor-faktor pribadi

 – Faktor- faktor komunikasi

 – Auditor kebutuhan yang diaudit

 – Auditor nilai yang diaudit

 – Auditor perasaan yang diaudit


11. Komunikasi Audit

Faktor-faktor yang mempengaruhi hubungan auditor


dan auditi dapat dikelompokkan dalam :

 Peran.
Sesuai dengan fungsinya, auditor mempunyai
kewenangan untuk melakukan verifikasi terhadap
auditi.
Dan auditi mempunyai kewajiban
memberikan informasi dan melayani auditor
Situasi ini memberikan keuntungan bagi
auditor berupa “conformity pressure”
kepada auditi
lanjutan …

 Image.
Image positif adalah bahwa seorang auditor harus
 jujur, tegas dan menjunjung tinggi kebenaran. Namun
image ini akan buruk bila pihak auditi selama ini selalu
menjumpai auditor yang tidak jujur serta mentolerir
penyimpangan

 Atribut Pribadi.
Pangkat/Jabatan, pendidikan, usia, penampilan,
pengalaman dan prestasi merupakan atribut pribadi
yang dapat memberikan pengaruh positif ataupun
negatif dalam hubungan auditor dan auditi
lanjutan …

 Atribut Organisasi.
 Atribut 1. kedudukan hirarkis organisasi.
Semakin tinggi kedudukan organisasi pemeriksaan
(unit auditor), makin tinggi pula nilai yang diberikan
oleh auditi.
 Atribut 2. prestasi kerja organisasi yang terkait
dengan prestasi auditor (atribut pribadi).
Organisasi pemeriksa yang berprestasi tinggi,
akan memberikan keuntungan positif.
 Atribut 3. reputasi organisasi.
Auditi akan lebih hormat pada auditor yang datang
dari organisasi pemeriksa yang
reputasinya baik.
lanjutan …

 Perilaku.
Perilaku sopan, halus dalam tutur kata dan gerak-
gerik, hormat pada orang lain, sikap rukun, tahu diri,
simpatik dan mudah menolong akan memberikan
dampak positif bagi auditor.

 Jenis-jenis pemeriksaan.
General audit akan memberikan respon yang
sewajarnya dari auditi daripada audit khusus
yang diarahkan untuk menemukan
kecurangan.
lanjutan …

 Temuan pemeriksaan.
Apabila selama pemeriksaan auditor menemukan
sesuatu yang dapat mengancam kedudukan auditi maka
besar kemungkinan auditi akan bersikap bermusuhan.

 Kebijaksanaan pemerintah/pemegang saham.


Dalam hal ini kebijakan yang menekankan pentingnya
pengawasan melekat dan pengawasan fungsional
berdampak conformity pressure.
lanjutan …


 Suasana setempat.
Auditor yang menghadapi auditi di daerah (dimana
kepatuhan terhadap birokrasi masih sangat tinggi)
umumnya akan diterima dan dilayani dengan baik.

Penting untuk dicatat bahwa semua faktor-faktor ini tidak


terlepas dari pengaruh budaya nasional,
lokal dan budaya organisasi.
lanjutan …

Apa Yang Harus Dilakukan Auditor ?

Kadar pengaruh faktor-faktor diatas berbeda-beda


menurut situasi dan orang-orang yang terlibat.

Bagi auditor yang baru mengenal auditi, atribut


pribadi dan organisasi memegang pengaruh yang
sangat besar,

sebaliknya bila sudah saling kenal faktor


perilaku akan lebih dominan.
• Sikap Auditor 
•  Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai 

tujuan audit.
• Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan

adil.
• Selalu berada dalam lingkup wewenang yang

ditentukan.
• Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti 

etika.
• Menggunakan protokol yang normal.

•  Memperlihatkan sikap yang menimbulkan

 perasaan pada auditi bahwa audit bermanfaat.


Pelaksanaan / Implementasi
Langkah Pokok

 –   Perencanaan,
 –   Pertemuan Pembukaan

 – Investigasi : untuk mengumpulkan bukti obyektif dengan cara


bertanya, observasi kegiatan, pemeriksaan fasilitas, dan memeriksa
rekaman.
 – Analisis : setelah kegiatan audit dilakukan, tim audit mengkaji dan
melakukan analisis seluruh pengamatan yang dilakukan
 –  Pelaporan :

• harus jelas dan teliti didukung bukti yang objektif 

•   berbentuk ketidak sesuaian atau rekomendasi untuk perbaikan


dan perkembangan
 – Tindak lanjut tindakan perbaikan dan

 –   Semua rekaman (rekaman ketidak sesuaian, tindakan perbaikan,

daftar hadir, hasil pertemuan penutup, dll) harus disimpan


Pelaksanaan / Implementasi

Dalam Pertemuan Pembukaan, Lead auditor:


 – memperkenalkan tim audit,

 – konfirmasi kriteria audit, dan kajian ruang lingkup,

 – penjelasan prosedur audit,

 – klarifikasi rincian yang terkait,

 – konfirmasi jadwal, waktu, tanggal, dan peserta untuk pertemuan

penutup.

Selama audit :
 – auditor mencari bukti obyektif bahwa persyaratan sistem
manajemen dipenuhi,
 – dokumen sistem manajemen yang digunakan dibandingkan
dengan keadaan sebenarnya,
•  ketidak sesuaian diidentifikasi berdasarkan persyaratan yang

dinyatakan dalam Panduan Mutu dan dokumen terkait 


Pelaksanaan / Implementasi

Ketidaksesuaian dan observasi harus direkam dan harus diinvestigasi lebih lanjut
untuk mengidentifikasi masalah
Pertemuan Penutup
 –   diselenggarakan dengan manajemen senior laboratorium dan personel
yang bertanggung jawab terhadap fungsi yang diaudit
 – tujuan utama untuk menyampaikan fakta yang ditemukan untuk
dipahami oleh manajemen
 –   menyampaikan
• hasil pengamatan selama audit,
• pendapat tim audit,
• aspek positif dan negatifnya,
• kesimpulan sehubungan dengan kesesuaian terhadap penerapan
sistem manajemen dan dokumen sistem manajemen
 – Batas waktu untuk melakukan Tindakan perbaikan atas Ketidak sesuaian
• Pelaporan Hasil Audit
Pelaporan & • Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan
Verifikasi • Verifikasi Hasil Audit
PELAPORAN AUDIT INTERNAL

Laporan audit internal

• Format yang distandarkan


• Terpisah dari lembar pemeriksaan (Checksheet)
• Bersifat rahasia
• Ditandatangani pihak auditor dan yang diaudit
• Tunjuk silang sepenuhnya pada:
 – Lembar pemeriksaan dan butir-butir.
 –   Petunjuk audit.
• Dapat digunakan sebagai pedoman untuk audit berikutnya
• Sirkulasi terbatas.
• Format laporan dapat diperbaharui.
REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

Rekaman harus dipelihara


Rekaman yang disimpan berupa
 –  Setiap ketidak sesuaian yang ditemukan

 – temuan di lapangan secara rinci

 – kemungkinan penyebab ketidaksesuaian

 –  tindakan perbaikan yang diperlukan

 – jangka waktu penyelesaian

 – Hasil verifikasi tindakan perbaikan

Rekaman disimpan dalam jangka waktu yang ditentukan


Manajer Mutu bertanggung jawab bahwa akan hasil internal audit
dan tindakan perbaikannya sebagai bahan untuk kaji ulang
manajemen
Tujuan kaji ulang : untuk meyakinkan bahwa audit internal yang
dilakukan dan tindakan perbaikannya merupakan
REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

Laporan akhir berisi ringkasan hasil audit yang mencakup :


a) nama auditor dan auditee
b) tanggal audit
c) bidang yang diaudit
d) rincian bidang yang diaudit
e) aspek positif atau baik dari kegiatan yang
dilakukan
f) ketidak sesuaian yang diidentifikasi sesuai dengan
dokumen yang diacu
g) rekomendasi untuk peningkatan
h) tindakan perbaikan yang disepakati, batas waktu
penyelesaian tindakan perbaikan, personil yang
bertanggung jawab atas tindakan perbaikan
i) tindakan perbaikan yang dilakukan
 j) tanggal konfirmasi tindakan perbaikan
k) tanda tangan Manajer Mutu, Auditor dan Audit.
REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

LAPORAN AUDIT EKSEKUTIF

• Satu lembar ringkasan.

• Daftar dari ketidaksesuaian.

• Susunan prioritas.

• Beri tanda-tanda khusus pada butir-butir yang penting.

• Tentukan tipe tindakan yang diperlukan.

• Perlunya suatu unit “ task force” ( jika ya)

• Apabila diperlukan bantuan specialist (baik internal dan


eksternal)
REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

• Dugaan penghematan yang mungkin terjadi.

• Laporkan temuan-temuan secara formal kepada manajemen


dari departemen yang diaudit.

• Temuan-temuan disetujui sebagai suatu fakta (kenyataan).

• Apabila tidak ada kesepakatan


 –  Telusuri/periksa kembali

 – Penyelesaian masalah oleh pihak ketiga yang disetujui oleh

kedua belah pihak apabila diperlukan.


TINDAK LANJUT TINDAKAN PERBAIKAN

• Auditi bertanggung jawab atas tindakan perbaikan yang


akan dilakukan
• Kegiatan pengujian/kalibrasi harus dihentikan bila
ditemukan ketidak sesuaian yang merusak/meragukan
hasil pengujian/ kalibrasi
• Dilakukan penyelidikan dan dilakukan tindakan
perbaikan,
• Jika mempengaruhi hasil pengujian/kalibrasi pelanggan
sebelumnya sertifikat perlu ditarik dan diberitahu sampai
menunjukkan hasil yang memuaskan
• Penyebab ketidak sesuaian ini diidentifikasi dan dibuat
perbaikan serta tindakan perbaikan agar hal ini tidak
terulang.
• Sesuai dengan jadwal waktu yang disepakati, auditi
harus menyampaikan hasil tindakan perbaikan dan
pencegahan (jika diperlukan) yang telah dilaksanakan
VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN

• Semua temuan ketidaksesuaian yang telah diperbaiki oleh


auditi (sesuai dengan jadwal waktu yang sebelumnya telah
disepakati) diverifikasi oleh auditor. Jika hasilnya telah
memuaskan, auditor menutup temuan ketidaksesuian tsb,
namun jika belum memuaskan atau belum ditindaklanjuti maka
auditor melaporkan “belum memuaskan” dan membuat
kesepakatan ulang tanggal verifikasi berikutnya sampai
diperoleh hasil tindakan perbaikan yang memuaskan.

• Rekaman verfikasi tindakan perbaikan ini dapat dilaporkan


bersama dalam satu form dengan laporan audit internal atau
dibuat terpisah dalam form Verifikasi Tindakan Perbaikan.

• Semua perkembangan hasil audit internal ini secara ringkas