Anda di halaman 1dari 3

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

I. PENDAHULUAN

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan program dan pelayanan di Puskesmas


perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen di Puskesmas Buntu Batu agar
memudahkan di dalam pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian untuk diberlakukan
pelaksanaannya.

Prosedur pengendalian dokumen di Peskesmas harus ditetapkan oleh Kepala Puskesmas


yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas.

II. DEFINISI

Pengendalian dokumen adalah sitem pengelolaan dokuman /surat menyurat, yang


meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen puskesmas, baik dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi puskesmas.

Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti objektif dari kegiatan yang
dilakukan atau hasil yang di capai di dalam kegiatan puskesmas/FKTP dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang di rencanakan.

III. TUJUAN

Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen,


proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

IV. RUANG LINGKUP

Pengelolaan dokumen meliputi penyimpanan dokumen perkantoran, dokumen


akreditasi puskesmas, dokumen eksternal, dokumen internal , arsip aktif, arsip inaktif,
master dokumen, kelompok dokumen, dokumen dikendalikan, dokumen tidak
dikendalikan dan dokumen kadaluwarsa.

1. Dokumen eksternal

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (diluar puskesmas):


seperti buku, peraturan standar,surat keputusan/kebijakan yang merupakan
acuan/referensi.

2. Dokumen internal

Adalah dokumen yang diterbitkan secara internal puskesmas antara lain :


pedoman dan prosedur kerja, instruksi kerja, formulir, dan lain-lain.

3. Arsip aktif

Adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi /masih di


pakai di dalam kegiatan dan masih di simpan di unit-unit pelayanan.

4. Arsip inaktif

Adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai


, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen

Adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap , telah dinomori, disahkan dan di
tanda tangani namun belum dibubuhi cap puskesmas.

6. Kelompok dokumen

Adalah kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman (contoh kelompok SOP dan SK).

7. Dokumen dikendalikan

Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan(revisi), maka penanggung


jawab Mutu bertanggung jawab menarik seluruh dokumen mutu yang telah
beredar( revisi lama)dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru.

8. Dokumen tidak dikendalikan

Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan maka penanggung


jawab mutu tidak bertanggung jawab untuk menarik semua dokumen yang telah
beredar dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru.

9. Dokumen kadaluwarsa

Adalah dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi
karena telah diperbarui dengan dokumen mutu revisi baru.

Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja , Kebijakan


dan dokumen eksternal tertentu yang di butuhkan Puskesmas Buntu Batu, harus
dikendalikan dengan menggunakan :

1. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” untuk dokumen mutu copy/salinan resmi yang
di kendalikan lalu di beri “NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan
daftar distribusi.
2. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” untuk dokumen mutu yang tidak
dikendalikan.
3. Cap dengan tulisan “KADALUWARSA” dengan tulisan untuk dokumen mutu asli
yang kadaluarsa .
V. PROSEDUR PELAKSANAAN

Prosedur pelaksanaan dokumen dilakukan dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut :

A. Pengkodeaan dokumen kelompok pelayanan :


1. Administrasi dan manajemen mutu puskesmas dengan kode : A
2. Pelayanan upaya kesehatan masyarakat dengan kode : B
3. Pelayanan upaya kesehatan perseorangan dengan kode : C
4. Surat keputusan disingkat SK
5. Standar Operasional Prosedur disingkat SOP
6. Kerangka Acuan disingkat KA
7. Pedoman manual Mutu disingkat PMM
8. Pedoman kerja disingkat PK
9. Dokumen Eksternal disingkat DEK
10. Mutu dan keselamatan pasien disingkat MKP
11. Perencanaan tingkat puskesmas disingkat PTP
12. Penilaian kinerja puskesmas disingkat PKP
13. Rekam medik disingkta RM
14. Daftar tilik disingkat DT

Anda mungkin juga menyukai