Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan program dan pelayanan di Puskesmas
perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen di Puskesmas Buntu Batu agar memudahkan di dalam pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya.
Prosedur pengendalian dokumen di Peskesmas harus ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas.
II. DEFINISI
Pengendalian dokumen adalah sitem pengelolaan dokuman /surat menyurat, yang
meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi puskesmas.
Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti objektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang di capai di dalam kegiatan puskesmas/FKTP dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang di rencanakan.
III. TUJUAN
Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen,
proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
IV. RUANG LINGKUP
Pengelolaan dokumen meliputi penyimpanan dokumen perkantoran, dokumen
akreditasi puskesmas, dokumen eksternal, dokumen internal , arsip aktif, arsip inaktif, master dokumen, kelompok dokumen, dokumen dikendalikan, dokumen tidak dikendalikan dan dokumen kadaluwarsa.
1. Dokumen eksternal
Adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (diluar puskesmas):
seperti buku, peraturan standar,surat keputusan/kebijakan yang merupakan acuan/referensi.
2. Dokumen internal
Adalah dokumen yang diterbitkan secara internal puskesmas antara lain :
pedoman dan prosedur kerja, instruksi kerja, formulir, dan lain-lain.
3. Arsip aktif
Adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi /masih di
pakai di dalam kegiatan dan masih di simpan di unit-unit pelayanan.
4. Arsip inaktif
Adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai
, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 5. Master dokumen
Adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap , telah dinomori, disahkan dan di tanda tangani namun belum dibubuhi cap puskesmas.
6. Kelompok dokumen
Adalah kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman (contoh kelompok SOP dan SK).
7. Dokumen dikendalikan
Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan(revisi), maka penanggung
jawab Mutu bertanggung jawab menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar( revisi lama)dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru.
8. Dokumen tidak dikendalikan
Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan maka penanggung
jawab mutu tidak bertanggung jawab untuk menarik semua dokumen yang telah beredar dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru.
9. Dokumen kadaluwarsa
Adalah dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbarui dengan dokumen mutu revisi baru.
Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja , Kebijakan
dan dokumen eksternal tertentu yang di butuhkan Puskesmas Buntu Batu, harus dikendalikan dengan menggunakan :
1. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” untuk dokumen mutu copy/salinan resmi yang di kendalikan lalu di beri “NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi. 2. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan. 3. Cap dengan tulisan “KADALUWARSA” dengan tulisan untuk dokumen mutu asli yang kadaluarsa . V. PROSEDUR PELAKSANAAN
Prosedur pelaksanaan dokumen dilakukan dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut :
A. Pengkodeaan dokumen kelompok pelayanan :
1. Administrasi dan manajemen mutu puskesmas dengan kode : A 2. Pelayanan upaya kesehatan masyarakat dengan kode : B 3. Pelayanan upaya kesehatan perseorangan dengan kode : C 4. Surat keputusan disingkat SK 5. Standar Operasional Prosedur disingkat SOP 6. Kerangka Acuan disingkat KA 7. Pedoman manual Mutu disingkat PMM 8. Pedoman kerja disingkat PK 9. Dokumen Eksternal disingkat DEK 10. Mutu dan keselamatan pasien disingkat MKP 11. Perencanaan tingkat puskesmas disingkat PTP 12. Penilaian kinerja puskesmas disingkat PKP 13. Rekam medik disingkta RM 14. Daftar tilik disingkat DT
