UNIDAD III.

DEFICIENCIAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS

Excesivos costo de ventas.

 Es el conjunto de esfuerzos y recursos, invertidos hasta tener un bien para venderlo
 Las ventas son la esencia de todo negocio y la determinante de costos.
 La utilidad bruta está en función de los cambios esperados en las ventas y los costos de ventas.
 Los cambios en costos de ventas están en función de 2 variables; precios y unidades de mercancía, por
lo que al hacer el estudio analítico es necesario considerar que dichas variaciones se deben a:
a) Cambios en volumen de unidades vendidas
b) Cambio en costo de ventas
c) Una combinación de ambas
Causas
* Deficiente política de compras
* Inadecuado manejo y almacenaje de mercancías
* Incremento continuo de los costos fijos
* Ventas insuficiente
Inadecuada distribución de utilidades

Se dice que al terminar el ejercicio contable de una empresa al repartir:

 PTU
 ISR
Se debería usar la siguiente política de distribución:

1. Declara dividendo, por toda la utilidad de distribución.

2. Dejando a dicha utilidad formar parte de la utilidad
3. Aplicándola parcialmente.
A) Al reparto de dividendo
B) Formar parte del capital.

Una mala decisión puede causar la deficiencia inadecuada de distribución de utilidades.

Lo indicado a repartir la ganancia entre los propietarios.

Determinar con precisión matemática la utilidad, es imposible, ya que son estímulos los valores de activos,
pasivos, por otra parte está la desvalorizaciones constantes de la moneda, sin poder distinguir las utilidades
reales de las utilidades nominales obtenido.

Ventas insuficientes

Generalidades

Las ventas determinan si el importe y el volumen de éstas están comprendidos dentro de los respectivos
límites. Si no estás en proporción adecuada, existe un desequilibrio; es decir, ventas insuficientes.

Cualquier variación en las ventas debe ser investigada hasta encontrar los motivos que la originaron.

Efectos de la insuficiencia
El objeto de la investigación es auxiliar con datos que le sirvan para corregir las medidas equivocadas que
influyeron en el descenso de las ventas.
Procedimiento de análisis

Se hace un estudio analítico de las ventas y está compuesto de dos variables, precios y unidades. Pueden
cambiar independientemente una de otra y por lo tanto influyen de diferente manera en el volumen de las
operaciones.

El método de análisis apropiado para hacer el estudio de la suficiencia o insuficiencia de las ventas de una
empresa, es el método de las tendencias a base de números relativos.

Exceso de inversión en inventario

Causas de exceso

 Desequilibrio financiero.
 Deseo de no perder la reputación mercantil a falta de existencias.
 Reducción en las ventas, mismo que provocara disminución de la utilidad.
 Falta de coordinación en la aplicación de esfuerzo y recurso.
 Inclinación a la especulación.
 Aprovechamiento excesivo de ventajas por los proveedores.
 Falta de entrenamiento de saber gastar bien el dinero.
Efectos del exceso.

 Principalmente repercute en la disminución de las utilidades, originada por diversos conceptos del mal
manejo y toma de decisiones.
 Gastos que implica el tener exceso de mercancía en almacén.
 Intereses si se adquirió un crédito para la compra innecesaria.
 Ganancias a largo plazo.
 Mercancía anticuada o fuera de uso.
 Baja de precios en mercancía.
Excesivo Costo De Distribución.
Los costos de distribución son todos los desembolsos en que incurre un productor para hacer llegar sus
productos, desde su planta de fabricación hasta el lugar en que son adquiridos constituyéndose así en un
componente fundamental del costo total para el productor y del precio que pagan los consumidores, por ello
su análisis reviste gran importancia en términos de eficiencia empresarial.
Todas las erogaciones que se hacen para poner el producto en el mercado y obtener la recuperación por medio
de la venta.

Causas

1.Desconocimiento del mercado

2.Mala política administrativa
3.Mala política de ventas
4.Mala política financiera, que puede ser por:
 Negligencia
 Incapacidad
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS

Análisis preliminar.

Puede hacerse por medio de la comparación de las tendencias, calculadas por bases de números relativos, del
costo total de distribución o de cada uno de los conceptos genéricos que integran dicho total.

 Gastos de administración de ventas

 Gastos propios relacionados con la función de ventas
 Tendencias de las ventas de monedas y en especie

Análisis formal
Puede hacerse de varias formas:

 Por gastos
 Departamentos
 Productos
 Áreas geográficas
 Pedidos
 Clientes
 Ventas
Exceso de inversión en clientes.

Etapa necesaria del ciclo anual de las empresas, es la conversión de las mercancías en clientes, cuyo importe:
a) Debe ser proporcional a los demás elementos financieros que concurran en la empresa.
b) Recuperarse el plazo normal de crédito que concede la empresa, plazo que debe estar acorde con el que
ordinariamente acostumbre conceder la mayoría de los negocios que se dediquen a la misma actividad.

Si el importe de la inversión en clientes no guarda la debida proporción con los otros elementos financieros de
la empresa, sino que es superior a las posibilidades de ésta, existe un desequilibrio financiero que significa una
deficiencia, y toda deficiencia produce un desperdicio, y todo desperdicio produce una reducción en las
utilidades.
La influencia perjudicial de esta deficiencia se acentúa cuando, además del exceso de la inversión, esta no se
recupera dentro de los plazos normales de crédito, puesto que esto significa que los clientes no están
cumpliendo oportunamente con sus obligaciones. La falta oportuna de cobro de un saldo aumenta el riesgo
inherente a la concesión de un crédito, llegando a causar la pérdida parcial y hasta la total de los importes de
los créditos, lo cual reduce las utilidades. Mientras más corto es el plazo de crédito, menor es el riesgo de
perderlo.

Para acelerarla cobranza de saldos a cargo de clientes, con objeto de reducir las pérdidas y demás gastos se
acostumbra a ofrecer descuentos por pronto pago, pero antes de seguir esta política es conveniente comparar
el monto del descuento con el costo de administración de la inversión en clientes, para saber cuál de las dos
opciones es conveniente.

Procedimiento de análisis

El estudio analítico de los saldos de clientes se hace partiendo de la relación existente entre el importe total de
los saldos no vendidos y el importe total de los saldos insolutos, vencidos y no vencidos. “Calificación media de
la cartera” se llama el valor numérico de esta relación; si indica que el importe de lo vencido es superior al
riesgo normal inherente a la concesión de los créditos, hipotéticamente se infiere que existe un desequilibrio
de inversión en clientes.

Para el cálculo de la calificación media de la cartera, se clasifican los saldos a cargo de clientes, con base en la
antigüedad de su vencimiento, por ejemplo:

No vencidas.
§ 30 días de vencidas.
§ 60 días de vencidas.
§ 90 días de vencidas.
§ Más de 90 días de vencidas.

Esta clasificación se puede ampliar o restringir en vista de las necesidades de cada empresa; pero, de cualquier
manera, permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes.

Si el estudio de los saldos vencidos muestra que algunos saldos injustificadamente se vencieron, sin que haga
nada el cliente por reducirlos, hay oportunidad:
1. Para iniciar una campaña especial de cobranzas.
2. Para restringir las ventas a crédito al cliente moroso.
3. Ambas cosas a la vez.
4. De cambiar las bases de operaciones a crédito, con el cliente moroso.

Causas del exceso.

a) Mala situación económica en general.

b) Mala situación económica del mercado especial en el cual opera la empresa.
c) Generosidad en la concesión de los créditos.
d) Política equivocada de ventas, basada sobre la idea de que el propósito de los negocios es vender en
abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades, el fin de los negocios.
e) Aguda competencia.
f) Deficiente político de cobros.

Efectos del exceso.

La presencia de esta deficiencia, no motiva solamente la reducción de las utilidades por los importes de los
créditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar; sino además por los gastos en que se incurre debido a su
presencia tales como:

1. Gastos de cobranza en general.

2. Intereses del capital tomado en préstamo, para suplir los medios de acción invertidos en dicho exceso.
3. La pérdida de los clientes morosos.

Si el desequilibrio es causado por el exceso de inversión en clientes, merece más atención:

a. Cuando su presencia es crónica.

b. En épocas de depresión económica.
c. En los negocios que hacen ventas de menudeo.

Cuando la presencia de esta deficiencia se conoce con oportunidad y se precisan las causas, fácilmente puede
reducirse a su mínimo.

Capital Insuficiente.

Generalidades
La situación financiera de una empresa con respecto de su capital contable y pasivo, se considera satisfactoria,
cuando es mayor el capital contable que el pasivo; pero cuando el importe del pasivo es superior al capital
contable, se considera que no existe el equilibrio necesario que debe existir entre las dos fuentes de sus
recursos: capital contable y pasivo; esto refleja que su situación financiera no es satisfactoria. Cuando se
presenta tal fenómeno en una empresa, con excepción de las empresas de servicios públicos, las instituciones
de seguros, de crédito, de fianzas y las sociedades de inversión, para las cuales sus legislaciones específicas
fijan las proporciones respectivas, se sufre de la deficiencia: capital insuficiente.

Este desequilibrio financiero de las empresas es en esencia:

Un problema relativo a las fuentes de financiamiento del capital total empleado en una empresa y a la debida
proporción de cada una de ellas; y
La intensidad de su influencia desfavorable está en función de la magnitud del exceso del pasivo sobre el
capital contable, principalmente cuando el pasivo es circulante y el costo del pasivo es superior a su
rendimiento.

Causas de la deficiencia

Las empresas pueden llegar a tener capital insuficiente por:

(1) la presencia de una o de varias de las deficiencias financieras antes comentadas, lo cual significa una
distribución inadecuada de los recursos;

(2) la presencia de una depresión económica general o, en particular, en la actividad mercantil a la que
pertenezca la empresa;

(3) por la presencia inusitada de una prosperidad general o sólo en la actividad mercantil a la que se dedique la
empresa, prosperidad que puede ser relativamente momentánea o que puede subsistir durante un tiempo de
consideración, apareada a la imposibilidad de los propietarios o a la falta del deseo de los mismos por
incrementar su inversión en tal empresa, ya sea en la forma de capital legal, de reinversión de utilidades o de la
capitalización de un pasivo a cargo de la empresa, teniendo en consecuencia los administradores la necesidad
de recurrir al pasivo a favor de terceros en forma relativamente momentánea o de manera continua, según
que la prosperidad se refiera a un lapso corto o a un tiempo de consideración;

(4) un aumento de las operaciones de la empresa, motivado por la eficiencia de la administración,

acompañando dicho incremento a las mismas circunstancias mencionadas en el punto anterior;

(5) a la conveniencia de acudir al capital ajeno (mercado del dinero) en vez de acudir a un aumento del capital
propio (mercado de capitales), en virtud de que por el primer procedimiento los acreedores participan
temporalmente de los beneficios a base de un interés y, por el segundo procedimiento, los propietarios tienen
que compartir sus ganancias, por lo general en forma permanente con los nuevos socios, con lo cual la mayor
parte de las veces no están de acuerdo; y porque los cargos a la cuenta de intereses representan un gasto que
puede deducirse de los ingresos al calcular las utilidades sujetas a impuestos (impuesto sobre la renta) y de la
participación de las utilidades a los trabajadores, en tanto que las participaciones en las ganancias no lo son; y

(6) por deficiencia financiera, en virtud de que el administrador común, para reducir al mínimo los problemas
financieros, siempre tiende a operar con más recursos de los necesarios.

Efectos de la deficiencia

A las empresas, la presencia de la deficiencia capital insuficiente las afecta desfavorablemente en las utilidades
en tres formas fundamentales:
Por el aumento de atención en forma continua, que la administración debe poner para el cumplimiento
satisfactorio de las obligaciones y sostener el crédito de la empresa, con la consiguiente reducción de la
atención en los otros aspectos de ésta;
Por las restricciones que los acreedores impongan a la empresa en su libre administración, lo cual puede
implicar que no aproveche en toda su amplitud y oportunidad las coyunturas favorables; y
Por el costo del capital tomado en préstamo, costo que se incrementa a medida que los acreedores se
percatan de la necesidad que tiene la empresa de un financiamiento de esta naturaleza, o a medida que la
insuficiencia del capital propio se vuelva crónica.

Procedimiento de análisis

Desde el punto de vista externo, el estudio analítico de esta deficiencia puede hacerse:

1. por medio de la razón simple de: capital contable a pasivo;

2. mediante la reducción a por cientos del pasivo, clasificado debidamente conforme a su exigibilidad, y del
capital contable, tomando como base el 100% para la suma de ambos conceptos;
3. por el estudio de las tendencias durante cierto tiempo de consideración, de tres a cinco ejercicios, del
capital contable y del pasivo; y
4. por el costo del pasivo. Desde el punto de vista interno, la mejor prueba de la insuficiencia del capital la
constituye la necesidad que tenga la administración de recurrir al pasivo para satisfacer las necesidades de la
empresa. Por tanto, la administración de una empresa no necesita de ningún método de análisis para
percatarse de lo insuficiente del capital, puesto que tal insuficiencia la palpa directa y continuamente por la
necesidad de recurrir a los acreedores. En este caso, los métodos de análisis sólo tienen como función
cuantificar la magnitud de la desproporción del capital con relación al pasivo.

Exceso de inversión en activos fijos

Hay desequilibrio por exceso de inversión en activo fijo cuando el importe de dicha inversión no guarda la
debida proporción con los elementos del balance (activo, pasivo y capital), o cuando financieramente el
importe neto del activo fijo guarda la citada proporción, pero la capacidad práctica de producción es
considerablemente superior a la capacidad de producción utilizada.

Causas del exceso

Las causas que pueden originar el exceso de inversión en activos fijos son las siguientes:

1. deficiente administración financiera en la adquisición e instalación de dicho activo.

2. Optimismo injustificado a hacer la adquisición e instalación sin suficientes o adecuadas bases de juicio
3. Falta de conocimiento para su debida operación.
4. Deseo de eliminar el factor humano, sin conocimiento de causa, con objeto de reducir los costos y
evitarse dificultades con él.
5. reducción permanente en el volumen de sus operaciones, que puede deberse a la falta de capacidad o
negligencia de la administración para aprovechar las coyunturas favorables o para sortear la
adversidad, a la depresión económica o al aumento de la competencia que opere en igualdad de
circunstancias, pero ofrece más ventajas a los consumidores.
Efectos del exceso
Su venta como activo a un precio razonable es difícil, cuanto más especializados son los bienes, mayor puede
ser la dificultad para su venta a un precio de recuperación de la inversión, y su venta a precio de remate
produce una pérdida.
Su retención significa incurrir en un desperdicio permanente: costo de financiamiento, depreciación, renta del
local en que se encuentra instalada, aseo, conservación, reparaciones, cuyo importe puede ser mayor a las
utilidades.

Procedimiento de análisis
Método de las razones simples: capital contable a activo fijo, Ventas a activo fij
Método de tendencias
Método de aumentos y disminuciones

INADECUADA DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES GENERALIDADES.

Las utilidades que obtienen los negocios desempeñan una función importante en la economía y organización
de las sociedades humanas, en virtud de que son el estímulo para diversificar la producción, y de este modo
poder proveer a los consumidores del máximo de satisfactorios; los negocios al tratar de elevar al máximo sus
ganancias pueden prestar un mejor servicio a la comunidad. Al terminar un ejercicio contable, el estado de
resultados presenta la utilidad o pérdida de las operaciones hechas por la empresa. Para llegar a determinar la
utilidad sujeta a distribución, a la utilidad que muestre el estado de resultados, debe deducírsele el impuesto
sobre la renta y la participación que corresponde, por ley, a los trabajadores.

POLÍTICA DE DISTRIBUCIÓN.

Precisada la utilidad disponible surge el problema de determinar el destino que se le va a dar. Dicho problema
puede solucionarse:
Declarando dividendos, en su acepción de entrega de ganancias a los propietarios de un negocio, por toda la
utilidad;
Dejando a dicha utilidad formando parte del capital contable; y
Aplicándola parcialmente: (a) al reparto de dividendos y (b) a formar parte del capital. Este problema en
algunos casos es difícil de solucionarse, y una mala decisión puede causar la deficiencia conocida con el nombre
de: inadecuada distribución de utilidades.

Al elaborar el proyecto de distribución de utilidades, se debe tener en consideración:

La estabilidad de la empresa, ya que dicha estabilidad puede justificar el reparto de atractivos dividendos en
algunos casos, y en otros evitar tal distribución;
La desvalorización de la moneda, en virtud de que al no tomarse en cuenta la baja en el poder adquisitivo de
aquélla, deja de conservarse intacto el valor real del capital invertido; y
La situación con respecto al capital de trabajo.

Los dividendos se pueden declarar y pagar siempre que haya el suficiente efectivo en caja disponible para el
objeto, sin menoscabo de la solvencia de la empresa; y que su distribución no motive la entrega como
utilidades, lo que de otro modo resulta ser parte del capital, reduciendo en consecuencia la protección de los
acreedores y los medios de acción del negocio

UNIDAD IV. ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL DE TRABAJO.

4 Aspectos generales del capital de trabajo

El capital ha existido en las sociedades civilizadas desde la antigüedad. En los antiguos imperios del lejano
Oriente y del Oriente próximo y en el mundo grecorromano se utilizaba el capital en forma de herramientas y
equipos sencillos para producir tejidos, cerámicas, cristalería, objetos metálicos y muchos otros productos que
se vendían en los mercados internacionales.

En el mundo moderno el capital de trabajo se ha convertido en una partida de gran significación en el accionar
de toda la actividad empresarial; al constituir un fondo que disponen las empresas para cubrir sus obligaciones
a corto plazo, sin embargo, su administración puede presentar limitantes al no mantener plena
correspondencia con los aspectos que pueden considerarse para un completo análisis que permita aplicar el
horizonte de posibilidades en la toma de decisiones.

4.1 Concepto e importancia del capital de trabajo

El capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. (Efectivo, inversiones a corto plazo,
cartera e inventarios). La empresa para poder operar, requiere de recursos para cubrir necesidades de
insumos, materia prima, mano de obra, reposición de activos fijos, etc.
En la actualidad existen importantes transformaciones en el funcionamiento de la economía mundial,
caracterizada por una recesión global, en la que Cuba no está totalmente exenta de sus efectos, ni es ajena a
los males que afectan a la humanidad en particular a los países del tercer mundo, lo que ha conllevado a
cambios sustanciales en la actividad empresarial y a la necesidad de cierta estabilidad financiera en las
empresas, viéndose obligada en estas circunstancias a hacer un mejor uso de los recursos, elevar la
productividad del trabajo, alcanzar mejores resultados con menos costos; que podrán ser logrados con una
administración eficaz del capital de trabajo de que dispone la empresa por estar relacionado constantemente
con las operaciones internas diarias que se realizan y dentro de los activos circulantes por servir de fuentes
precisas en la toma de decisiones financieras a corto plazo.

4.2 Capital de trabajo permanente y su conformación

4.3 Efectivo y su control.

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten
consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en
Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar, en su
complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado por orden
de la empresa. El propósito u objetivo fundamental del Control Interno es:

§ La reducción de errores.
§ La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.
§ Exactitud y veracidad de resultados.
§ Exactitud de los registros.
§ Exactitud en la información financiera.
§ Exactitud en los pronósticos financieros.
§ Evitar fraudes.
§ Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

4.4 Principios básicos para la administración del efectivo.

PRIMER PRINCIPIO: ”Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo”
Ejemplo:
-Incrementar el volumen de ventas nos lleva a obtener finanzas positivas.
-Incrementar el precio de ventas.

SEGUNDO PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo”
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes

TERCER PRINCIPIO :”Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero”
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

CUATRO PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero”
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar

4.5 Aspectos generales del estado de flujo d efectivo (NI F B-2)

El flujo de efectivo “es un estado financiero que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de
operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del
balance general que inciden en el efectivo”.

El objetivo del flujo de efectivo es determinar la capacidad de la empresa, entidad o persona para generar el
efectivo que le permita cumplir con sus obligaciones inmediatas y directas, para sus proyectos de inversión y
expansión. Además, este flujo de efectivo permite hacer un análisis de cada una de las partidas que inciden en
la generación de efectivo, el cual puede ser de gran utilidad para elaborar políticas y estrategias que permitan a
la empresa utilizar óptimamente sus recursos.

Es importante señalar que, como estado financiero básico, el estado de flujo de efectivo entró en vigor en
2008, según lo establecido en la Norma de Información Financiera NIF B-2, y su objetivo es presentar a los
usuarios interesados las entradas y salidas de efectivo originadas por las actividades de operación, inversión y
financiamiento.
Las actividades que conforman la estructura de dicho estado financiero son:

Actividades de operación: Son aquellas actividades de la operación relacionadas con el desarrollo del objeto
social de la empresa o entidad, es decir, con la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de
sus servicios.
Actividades de inversión: Son las que hacen referencia a las inversiones de la empresa en activos fijos, en
compra de inversiones en otras empresas, títulos, valores, etc.
Actividades de financiación: Son aquellas que hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa,
que van desde las fuentes externas de financiamiento hasta los propios socios de la empresa o entidad.

Tal como se observa, la estructura de este estado financiero pretende detectar a la brevedad posible el origen
de todo el dinero que ingresa a la empresa o entidad, así como programar todo lo que se debe pagar; no le
corresponde juzgar las compras, sino determinar la jerarquía de los pagos pendientes.
La importancia del flujo de efectivo reside en que permite a la entidad económica y al responsable de la
información financiera conocer cómo se genera y utiliza el dinero y sus equivalentes en la administración del
negocio. Todas las empresas necesitan efectivo para realizar sus operaciones, pagar sus obligaciones y
determinar si su operación les genera los recursos suficientes o requerirán financiamiento, por lo que se
convierte en un insumo importante para el análisis y la planeación financiera.