Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de San Marcos

ORGANIZACIÓN EDUCATIVA II

Documentos administrativos
Índice:
1. Presentación
2. Introducción
3. Redacción de textos
4. Redacción administrativa
5. El Oficio
6. La Solicitud
7. Conclusiones
8. Bibliografía

Presentación
La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en
el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del
esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos más usados, de los cuales desarrollaremos:
su utilidad, en que situaciones se emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo sabrá
como redactar estos documentos administrativos sino también sabrá cuando emplearlos y qué se necesita para su
entrega.
Julio Barrios.

Introducción
En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redacción, empezando por su concepto, tipos y los
documentos administrativos más usados hoy en día, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el
informe, el informe técnico, el contrato y el currículo vitae. Abarcaremos también los conceptos, partes, clases y
áreas de difusión de los documentos administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema.

CAPITULO I

Redacción de textos
ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO:

La palabra redactar proviene del latín ¨redactum¨, que significa copilar o poner en orden, es decir, consiste en
expresar por escrito los conocimientos ordenados con anterioridad.
Por redacción se entiende todo escrito que haya sido realizado por una persona sobre un determinado tema
Redactar es un proceso de composición para elaborar escritos de diferentes contextos, pueden ser: personales,
sociales, culturales, profesionales, etc. Esta redacción requiere, luego de seleccionar el tema, adecuación,
coherencia, cohesión, y corrección gramatical.

Adecuación: es la propiedad del texto que tiene que ver con la ocasión y a las personas a la que va dirigido, como
su nombre lo dice es adecuar la redacción variando la dialéctica.

Coherencia: se relaciona con la información relevante e irrelevante del tema, la cual debe estar organizada y
estructurada de una manera determinada.

Cohesión: es la conexión de las diferentes frases entre sí, cuya función asegura la interpretación de cada frase con
relación a las demás y el significado global del texto. Algunas palabras de cohesión son: así pues, vale la pena decir,
en otras palabras, etc.

Corrección gramatical: para desarrollar esta acción se hace uso de los conocimientos gramaticales de fonética y
ortografía, morfosintaxis y léxico entre otras. La fonética tiene que ver con la pronunciación, la ortografía con la
escritura. La morfosintaxis con la combinación adecuada de palabras y el léxico con el vocabulario.

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CLASIFICACIÓN:
La clasificación se da por el grado de formalidad.

INFORMAL: usa lenguaje llano, popular y coloquial. En ellas se encuentran la redacción personal y la redacción
familiar.

FORMAL: sigue procedimientos y normas establecidas. En ella se encuentran:

LA REDACCIÓN CIENTÍFICA:
Tipo de redacción que debe reunir las siguientes características: precisión, brevedad y claridad.

LA REDACCIÓN PERIODÌSTICA:
Es la escritura correcta de textos a través del estudio de unos determinados signos ordenados en una unidad de
pensamiento con el fin de transmitir información de interés general. Es una materia esencial para el comunicador
social-periodista. El profesional de la comunicación social debe poseer los elementos fundamentales de redacción
periodística para poder elaborar textos sencillos y complejos. La asignatura se aborda desde la gramática, la teoría
lingüística, el concepto de las tipologías textuales y el periodismo.

LA REDACCIÓN JURÍDICA:
Es expresar por escrito un suceso o un pensamiento cualquiera, respecto de conductas relacionadas con las normas
obligatorias que regulan la vida del hombre en sociedad, establecidas o admitidas por la autoridad competente. Se
emplea en la redacción de leyes, derechos, y reglamentos. Usado por autoridades gubernamentales.

LA REDACCIÓN ADMINISTRATIVA:
Consiste en la elaboración de documentos de carácter oficial, empleados comúnmente por las empresas o entidades
en su afán de comunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores u otras entidades.

CAPÍTULO II

Redacción administrativa
EL OFICIO:

CONCEPTO:

Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas
instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento
protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado
a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa,
por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de
las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los
profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan
cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o
institución.

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PARTES:

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio)

2. Lugar y fecha
3. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)
4. Destinatario
5. Asunto (tema a tratar)
6. Texto (desarrollo del asunto)
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. “con copia” (c.c.)
10. Pie de página

Y las siguientes complementarias:

1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

2. Anexo (opcional, en caso de enviar algún documento adjunto).

CLASES:

Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de “oficio”, se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas,
participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar
cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que
se nomina en la parte llamada “destinatario”

2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información
simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, además
dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el código la denominación de “oficio
múltiple”; mantener la misma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio
correspondiente al destinatario, con la única mención del tratamiento “señor” o “al”; usa “distribución” en
lugar de “con copia”; el texto del oficio múltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar
de Uds.)

FACULTAD PARA FIRMAR LOS OFICIOS:

Los oficios de circulación externa solo los puede firmar la máxima autoridad de la institución. En caso de enviar un
oficio fuera de la institución los que dirigen órganos internos pueden redactarlos en nombre suyo y firmarlos.

Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos de la institución.

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MODELO:

“AÑO DE LA REFORESTACIÓN:
CIEN MILLONES DE ÁRBOLES”
1) UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTOBAL DE GUATEMAMA
2) Guatemala, mayo 15 de 1997

3) OFICIO Nº 054-97-UNSCH-FCA

4) Señor: Ing. Julio Mendoza Sotomayor.

Decano de la Facultad
de Agronomía de la Universidad
Nacional Agraria de la Molina
LIMA

5) Asunto: Invitación Ponente “I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la Papa”

6) Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir ha organizado el “I
Seminario Nacional sobre el Cultivo de la papa” que se realizará en esta localidad, entre el 27 y 30 de
junio del presente año.

Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos de investigación sobre el cultivo del
tubérculo en referencia, me permito invitarlo a participar en dicha actividad como ponente con el tema:
“Mejoramiento de Papas en el Perú”, el día 28 de junio, a las 18 horas, en el paraninfo de esta casa
superior de estudios. Sus pasajes y sus gastos de estadía en esta ciudad, serán sufragados por nosotros.

En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participación, aprovecho la
oportunidad para hacerle llegar el saludo de los miembros de la Facultad a mi cargo y del mío propio.

7) Atentamente.

8) Ing. CÉSAR MONTOYA CANALES

Decano de la Facultad de
Ciencias Agrarias

9) c.c.:
Centro Proy. Social
Archivo
10) CMC/jhg.

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La Solicitud
CONCEPTO:

También llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una
autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los
que se basan.

La solicitud se redacta en una hoja A4. A veces las solicitudes van acompañadas de requisitos que exigen las
instituciones. Dichos requisitos pueden ser: certificados, constancias, recibos, declaración jurada, fotografía,
¨currículo vitae¨, etc. Por ejemplo, cuando se solicita el certificado de estudio se adjunta el recibo de pagos.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En ambos casos el que
presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y responsabilidades individuales, al margen del
cargo que podría desempeñar en una institución o fuera de ella.

PARTES:
1. Sumilla: asunto.
2. Destinatario:
- Nombre y Apellidos
- Cargo
- Lugar donde ejerce su cargo.
3. Presentación:
- Datos personales incluido el DNI
4. Texto: fundamentación y pedido:
5. Lugar y fecha:
6. Firma y posfirma.
Y de los siguientes complementarios:
- Anexo.
- Con copia.
CLASES:
1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Si una medida
administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado.
2. Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo.
Recibe el nombre de ¨memorial¨.

FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES:

Esta facultad la poseen todas las personas mayores de 18 años y los representantes legales a nombre de sus
representados.

Aquellas personas que son menores de 18 años ejercen su derecho de petición por el intermedio de sus padres o
apoderados.

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MODELO:

1) “SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO”

2) SEÑOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERÍA

3) Miguel Ángel Grados Pando, con el LE Nª 24098798 y domicilio en el Jr. Chota 237 de esta
ciudad, ante Ud. con el debido respeto me presento y expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicito a Ud. se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un
certificado de los servicios que presté en esa Dirección Regional como Jefe de la Unidad de Plantillas,
Grado IV., Subgrado 1, durante dos años : del 02 de enero de 2000 al 31 de diciembre de 2009.

POR LO EXPUESTO:

Es justicia que espero alcanzar

4) Cerro de Pasco, 11 de enero de 2010
5) Miguel Ángel Grados Pando

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