Manajemen Kantor Notaris

Dosen Pengampu : Triniken Tiyas Tirlin, SH.

I. Minggu 1

PENDAHULUAN

Jabatan Notaris lahir karena masyarakat membutuhkannya, bukan

jabatan yang sengaja diciptakan kemudian baru disosialisasikan
kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam bukunya
yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa
lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul
dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia, yang menghendaki
adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum keperdataan
yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu lembaga dengan
para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar
gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan
sedemikian atau dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti
tertulis yang mempunyai kekuatan otentik.

Sehingga secara singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris

bukanlah untuk dirinya sendiri melainkan untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi dasar mengapa
seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya
dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.

Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan

berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat
pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan
sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan
menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan
masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke
tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta
pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian
dari aktivitas yang disebut pelayanan.

Hal tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris

di Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri
menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi
persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya,
melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk
meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam
dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada
1
dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap
mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan
disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang
Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga
seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak
boleh mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat
umum.

Sistem Administrasi Dan Tata Kelola Kantor Notaris

Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya

akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur
administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai
administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan
kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon
Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan
administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai
seorang Notaris.

Definisi/ pengertian Administrasi dan Manajemen

Asal kata Administrasi

Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti

membantu atau melayani.

Adapun pengertian Administrasi menurut para ahli yaitu :

1. Leonald D. White, bahwa administrasi adalah suatu proses yang
biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha
pemerintah ataupun swasta,sipil atau militer baik dalam skala
besar ataupun kecil.
2. Herbert A. Simon, Administrasi adalah kegiatan dari kelompok
orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
3. Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar
Studi IlmuAdministrasi dan Manajemen” , administrasi adalah
suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik mengetik,agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan
4. The Liang Gie (1965:P.5) Administrasi adalah segenap proses
penyelenggaraan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Dr. S.P Siagiaan MPA.Phd (1985:P.3) Administrasi adalah
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau
lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2
6. Parajudi Atmosudirjo (1975 : P) Administrasi adalah
pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian
rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju
ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh
administrator yakni kepala organisasi.

Pengertian Administrasi
1. Sempit
kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan , memudahkan
memperolehnya kembali secara utuh dan dalam hubungan satu
dengan yang lain, contohnya kegiatan-kegiatan yang meliputi :
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-
mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan keseluruhan pencatatan secara tertulis dan
penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada
agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan.

2. Luas
kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang
berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam
struktur dengan mendayagunakan sumber daya (sarana
prasarana) untuk mencapai tujuan secara berdaya guna dan
berhasil guna (efektif dan efisien)

Unsur-unsur / Ciri-ciri administrasi

1. Sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Pembagian tugas secara terstruktur
4. Kegiatan/usaha yang runtut dalam proses
5. Pemanfaatan berbagai sumber
6. Tujuan

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari asal kata

“manus”yang berarti tangan dan “agere” yang berarti melakukan;
kata-kata itu digabung menjadi kata kerja “managere” yang berarti
menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dalam
bentuk kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan
manajemen akhirnya management diterjemahkan kedalam bahasa
Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan. Jadi Manajemen adalah

3
ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber
daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Adapun pengertian Manajemen menurut para ahli yaitu :

1. Stoner, Manajemen adalah proses, perencanaan,
pengorganisasian,memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari
suatu organisasi dan dari sumber-sumber organisasi dan dari
sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
2. S.P. Hasibuan, Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Harold Koontz and Cyrill O’Donnel (1972), Management is
getting thing done through the efforts of other people.
(manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang
lain ).
4. G.R. Terry, Manajemen adalah suatu proses yang khas yang
terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengendalian yang dilaksanakan untuk
menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dansumber-sumber
lainnya.
5. Prof. Oei Liang Lee, Manajemen adalah suatu ilmu dan seni
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan
bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Persamaan dan Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Persamaan Administrasi dan Manajemen

1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan

manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB
bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana
administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara,
sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang
administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga.
2. Dalam penerapan administrasi dan manajemen tidak dapat
dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan.
3. Administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan
kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen
sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan
untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu
pada tingkat administrasi.

4
 Perbedaan Administrasi dan Manajemen

1. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi

Pemerintahan yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri
sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan
negara. Sedangkan yang wajib melaksanakan kebijaksanaan
tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk
melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.
2. Perbedaan yang jelas BPA (Balai Pembinaan Administrasi)
menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas,
dan manajemen merupakan bagian dari administrasi. Menurut
BPA, administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan
atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama
sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan
membatasi manajemen sebagai salah satu usaha yang hanya
membatasi pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-
orang yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya
sehingga semua dapat berjalan dengan baik.
3. Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen
sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi
sebagai pelaksana yang bersifat operasional melainkan mengatur
tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang
disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan
mencapai tujuannya. Dan dapat disimpulkan pula bahwa kegiatan
manajemen juga merupakan unsur dari administrasi, bukan
merupakan faktor terjadinya administrasi.

II. Minggu 2

Kesimpulan

Administrasi :
merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau
lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien;

sedangkan

Manajemen :
proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas untuk melakukan
tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.

Jadi :
Manajemen merupakan inti administrasi.

5
Fungsi Administrasi

Quible (2001) ada 5 fungsi pendukung administrasi dalam

perkantoran :
1. Fungsi Rutin
membutuhkan pemikiran yang minimal mencakup pengarsipan
dan penggandaan
2. Fungsi Teknis
membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan
perkantoran penggunaan program aplikasi komputer
(departemen teknologi informasi)

3. Fungsi Analisis
membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, kemampuan
mengambil keputusan, mensupport keputusan yang akan
dibuat oleh atasan membuat dan menganalisa laporan dan
keputusan pembelian
4. Fungsi Interpersonal
membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
pengambilan keputusan, serta ketrampilan yg berhubungan
dengan orang lain mengkoordiansikan team proyek
5. Fungsi Manajerial
membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran,
pemotivasian pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi

Fungsi dan Peran Manajer Administrasi

Berdasarkan fungsi-fungsi tersebut dapat disimpulkan bahwa tugas

dan peranan Manajer Administrasi adalah :
3. Perencanaan
- Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing
fungsi
serta layanan kantor, termasuk layout, telekomunikasi,
arsip dan
lain-lain
- merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor
- menjelaskan kebutuhan akan personil yang tepat
- menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang
diperlukan
- mendesain sistem dan prosedur administrasi yang baru
4. Pengorganisasian
- Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam
6
 menjalankan tugasnya
- mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
- menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang
dimiliki
oleh perusahaan.
- meningkatkan produktivitas organisasi dan perusahaan
5. Pengalokasian Staf
- menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru
melalui penempatan pegawai yang tepat
- Menyediakan training yang tepat
- Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif
- mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai
secara
realistis
6. Pengarahan
- mendesain sistem komunikasi yang efektif antar unit
- menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi
pegawai
- mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang
berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan
- menggunakan sistem reward yang fair dan obyektif dalam
menentukan gaji pegawai
7. Pengawasan
- mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol
kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh
pegawai
- menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi
pegawai
- mengelola unit anggaran
- mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan
tindakan
koreksi yang diperlukan dan menangani pekerjaan yang
tidak
terselesaikan

III. Minggu 3

Pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan

fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung,
rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan.
Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana
terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari
setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
7
Dengan demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan
sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas
manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam
rangka untuk mencapai suatu tujuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat

melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :

1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.

1. Kantor

Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris
itu sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan
kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik
bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah melainkan
kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-
ruangan di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga
kebersihannya, sehingga dapat memberikan kesan nyaman dan dapat
dipercaya.

Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat

menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi klien yang datang,
maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut.

Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja

Notaris, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan
protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai
contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan
sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang
sedang mencetak akta.
2. Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik.
Dengan penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil
pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta
dapat meningkatkan prestise kantor.
3. Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula
mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi
setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut.

8
4. Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu
juga dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat
meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi,
kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan
yang menyenangkan bagi para tamu.
5. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.

2. Inventaris (Peralatan) kantor

Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal

dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai
berikut :

a. Komputer dan printer ;

b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.

Penggunaan inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting

bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap
perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor.

Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris

kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.

b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
c. Fleksibilitas penggunaan.
d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan purna jual.
f. Nilai keindahan.

3. Karyawan

Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan

karyawan-karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan
dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian
akta/surat/dokumen.

Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah
dokumen (arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya,
serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang
Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor
Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang

9
 harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus
dihindari.

Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi

kriteria sebagai berikut :

a. Teliti ;
b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan
memahami peraturan perundang-undangan di bidang
kenotariatan.

Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung

jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.

4. Pendokumentasian/tata kearsipan

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan

penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat
diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber

informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari
Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas.
Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting
dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris
harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-
akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan
Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris
dengan penuh tanggung jawab.

IV. Minggu 4

Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan

jabatan profesi, antara lain :

1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris;
2. Berita Acara Sumpah Notaris ;
3. Sertipikat Cuti Notaris ;
4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang
Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan
dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel
10
 dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman
pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas
Daerah.

Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan

Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip
negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan
dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung
walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan
sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada
Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.

Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang

mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya
Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris
dilakukan dalam hal Notaris:

a. meninggal dunia ;
b. telah berakhir masa jabatannya ;
c. minta sendiri ;
d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan
tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3
(tiga) tahun ;
e. diangkat menjadi pejabat negara ;
f. pindah wilayah jabatan ;
g. diberhentikan sementara ; atau
h. diberhentikan dengan tidak hormat.

Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa

Protokol Notaris terdiri atas:

a. Minuta Akta;
Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta
akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap
dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta
tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi
satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul
setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun
pembuatannya.

b. Buku daftar akta atau Repertorium;

Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta
yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta
akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut,
nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.

11
c. Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya
dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang
didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah tangan,
baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan
mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat surat dan nama semua
pihak.
d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper;
Notaris wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut
abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana dicantumkan nama
semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.

e. Buku daftar protes;

Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan
apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan
“NIHIL”.

f. Buku daftar wasiat; dan

Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam
Buku Daftar Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5
setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar
wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat pada bulan sebelumnya.
Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat
tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.

g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah
Buku Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan
Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal berapa,
Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan susunan anggota
Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya.

Di samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang

telah disebutkan di atas, seorang Notaris yang baik seyogyanya
mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal
sebagai berikut:

1. Buku Daftar Akta Harian ;

2. Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid
menjadi Buku setiap bulannya ;
3. File Arsip Warkah Akta ;
4. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang
Disahkan;
12
5. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang
Dibukukan ;
6. File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;
7. File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah
tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis
dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan);
8. File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas
Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;
9. File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur
Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10. File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;
11. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;
12. File Arsip Surat Masuk Notaris ;
13. File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;
14. Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha
yang bukan badan hukum yang dibuat di kantornya.

Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib

menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari
daftar Akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya
kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan).

Dalam menjalankan jabatannya, Notaris harus memiliki integritas

dan bertindak profesional. Pada saat mengucapkan sumpah
jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan jabatannya
dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta
menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai
dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab.

Walaupun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak

Notaris, baik disengaja maupun tidak, dalam melaksanakan
jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar
peraturan perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut
antara lain :

1. Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda

;
2. Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya
sudah pensiun atau sudah meninggal dunia ;
3. Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;
4. Notaris sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan
oleh ahli waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah
ditunjuk sebagai Pemegang Protokol;
5. Notaris tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan
Protokol Notaris, seperti Buku Daftar Akta atau Repertorium dan

13
 Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper. Sedangkan di dalam
minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak perlu
dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta.

V. Minggu 5

Sistem Informasi Notaris

Berkaitan dengan masalah Sistem Informasi Notaris, ada baiknya

diuraikan beberapa hal sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen berupaya melakukan pengolahan

data/transaksi untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan
untuk mendukung kelancaran operasional, manajemen dan
pengambilan keputusan.

Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen mencakup kegiatan

pengumpulan data, penyimpanan data, pengolahan data dan
mendistribusikan informasi.

Gagasan tentang Sistem Informasi Manajemen sebenarnya telah ada

sebelum munculnya komputer, namun dengan adanya system
komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan.

Sebuah Sistem Informasi Manajemen yang berdasarkan komputer

betul-betul akan berbeda dengan sistem yang diolah secara manual.

Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sebuah

sistem manusia dan mesin yang bekerja secara terintegrasi untuk
menyajikan informasi guna mendukung kegiatan operasional, fungsi
manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Konsep manusia dan mesin yang bekerja secara terintegrasi

menyiratkan bahwa sebahagiaan tugas dikerjakan oleh manusia dan
sebahagiaan lain dikerjakan oleh mesin (komputer), sehingga
membentuk sistem gabungan yang ideal dengan kondisi organisasi
tersebut.

Idealnya sebuah sistem pada suatu organisasi dapat diuji berdasarkan

tiga jenis studi kelayakan, yaitu :

a. Kelayakan Teknis.
Apakah Sistem bisa dibangun dengan teknologi yang ada.

14
b. Kelayakan Ekonomis.
Apakah Sistem memberi manfaat lebih besar dari jumlah biaya
yang dikeluarkan.

c. Kelayakan Operasional.
Apakah Sistem akan bisa dioperasionalkan jika dipasang atau
diinstall.

Komponen dari Sistem Informasi Manajemen meliputi : hardware

(Komputer), software, prosedur, personal pengoperasian dan Data
Base.

Sistem Informasi Notaris sendiri dibagi menjadi beberapa bagian :

a. Umum
b. Prosedur
c. Keuntungan
d. Konfigurasi Sistem
e. Pengembangan

Keterangan :

Umum

Sistem Informasi Notaris ditujukan untuk mengontrol dan

mengendalikan pembuatanakta, jasa pengurusan lain, keuangan
(pembayaran akta dan piutang akta, kas masuk, kas keluar), dan
sekaligus menyajikan berbagai informasi yang dapat digunakan
untuk :

o Meningkatkan pelayanan kepada klien.

o Sebagai bahan untuk pengambilan kebijaksanaan dalam
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja kantor

Ruang lingkup dari Sistem Informasi Notaris ini adalah mencakup

semua kegiatan proses yang ada pada kantor Notaris.

Adapun proses tersebut dimulai dari order masuk dari klien/customer

sampai dengan order tersebut selesai dan terjadi serah terima dengan
customer/klien tersebut serta yang berhubungan dengan keuangan.

15
Prosedur

Supaya kegiatan pembuatan akta dapat dimonitor, maka pembuatan

akta dibagi atas beberapa tahap, yaitu :

a. Penelitian data
b. Konsep Minuta
c. Pemeriksaan Konsep Minuta
d. Perbaikan (jika terdapat revisi)
e. Tanda Tangan Minuta
f. Penomoran Akta
g. Penomoran/Masuk Repertorium
h. Renvoi
i. Editing
j. Pencetakan
k. Koreksi
l. Perbaikan Koreksi
m. Penjilidan
n. Tanda Tangan Notaris
o. Penyerahan Akta
p. Minuta ke Bendel

Untuk setiap akta yang akan dibuat/diproses, disediakan sebuah Map

yang terlebih dahulu telah diberi nomor. Pemantauan akta tersebut
dilakukan berdasarkan Map tersebut. Pertama sekali yang harus
direkam adalah nomor Map, judul Akta, jumlah akta, nama
perusahaan pembuat akta, tanggal minuta, tanggal tanda tangan,
jumlah salinan akta dan status pembayaran.

Jika sebuah akta telah selesai melewati satu tahap, maka tanggal dan
jam selesai tahap tersebut berikut initial petugas yang bertanggung
jawab atas tahap tersebutdisimpan ke komputer

Selain itu biaya pembuatan akta dan penerimaan pembayaran dari

klien juga disimpan ke komputer.

Untuk melengkapi dalam monitoring proses pekerjaan pada kantor

Notaris, dapat ditambahkan tahap-tahap yang lain, misalnya dimulai
dari tahap :

1. Order Baru
2. Analiasa Pekerjaan
3. Pembuatan Akta

16
Tugas :

Sekolompok Mahasiswa berdiskusi dan membuat

tulisan tentang Persiapan Pengangkatan Jabatan
Notaris dan “Kantor Notaris yang Ideal” menurut
pendapat kelompoknya masing-masing. Masing-
masing kelompok terdiri dari 5 orang yang urut
berdasarkan daftar presensi, minggu depan
dikumpulkan dan di presentasikan bersama-sama.

17
I. Tentang Perkantoran Dan Persiapan Pembukaan Kantor

A. Dokumen-dokumen persyaratan pengangkatan Notaris

Sebagai seorang Calon Notaris, hal-hal yang harus diperhatikan
dalam pengajuan persyaratan untuk pengangkatan sebagai
Notaris antara lain:
1. Notaris diangkat dan diberhentikan oleh Menteri (Pasal 2 UU
Nomor 2 Tahun 2014)
2. Syarat untuk dapat diangkat menjadi Notaris sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 UUJN adalah:
a. warga negara Indonesia;
b. bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa;
c. berumur paling sedikit 27 (dua puluh tujuh) tahun;
d. sehat jasmani dan rohani;
e. berijazah sarjana hukum dan lulusan jenjang strata dua
kenotariatan
f. telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja
sebagai karyawan Notaris dalam waktu paling singkat 24
(dua puluh empat) bulan berturut-turut pada kantor
Notaris atas prakarsa sendiri atau atas rekomendasi
Organisasi Notaris setelah lulus strata dua kenotariatan;
(Pasal 3 UU Nomor 2 Tahun 2014)
g. tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara,
advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang
oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan
jabatan Notaris.

B. Sumpah atau janji sesuai Pasal 4 UUJN

Dalam Hal pengankatan Sumpah, seorang calon Notaris perlu
memperhatikan hal- hal yang tertuang dalam Pasal 4 UUJN
sebagai berikut:
1) Sebelum menjalankan jabatannya, Notaris wajib
mengucapkan sumpah/janji menurut agamanya di hadapan
Menteri atau pejabat yang ditunjuk.
2) Sumpah/janji sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berbunyi sebagai berikut: “Saya bersumpah/berjanji:
bahwa saya akan patuh dan setia kepada Negara Republik
Indonesia, Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, Undang-Undang tentang
Jabatan Notaris seria peraturan perundang- undangan
lainnya.
bahwa saya akan menjalankan jabatan saya dengan
amanah, jujur, saksama, mandiri, dan tidak berpihak.
bahwasaya akan menjaga sikap, tingkah laku saya, dan
akan menjalankan kewajiban saya sesuai dengan kode etik
18
 profesi, kehormatan, martabat, dan tanggungjawab saya
sebagai Notaris.
bahwa saya akan merahasiakan isi akta dan keterangan
yang diperoleh dalam pelaksanaan jabatan saya.
bahwa saya untuk dapat diangkat dalam jabatan ini, baik
secara langsung maupun tidak langsung, dengan nama
atau dalih apa pun, tidak pernah dan tidak akan
memberikan atau menjanjikan sesuatu kepada siapa pun.”
Sebagai tindak lanjut dari Pengucapan sumpah/janji
jabatan Notaris sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
dilakukan dalam waktu paling lambat 2 (dua) bulan terhitung
sejak tanggal keputusan pengangkatan sebagai Notaris. (PasaI
SUUJN). Pasal 6 UUJN :Dalam hal pengucapan sumpah/janji
tidak dilakukan dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 5, keputusan pengangkatan Notaris dapat
dibatalkan oleh Menteri.

C. Tempat kedudukan dan kantor serta papan nama dan

Plang Penunjuk
Dalam Pasal 18 UUJN diatur mengenai tempat kedudukan
notaris, hal ini harus diperhatikan oleh Notaris yaitu:
1) Notaris mempunyai tempat kedudukan di daerah
Kabupaten atau Kota
2) Notaris mempunyai wilayah jabatan meliputi seluruh
wilayah provinsi dari tempat kedudukannya.
Pasal 19 UUJN :
1) Notaris wajib mempunyai hanya satu kantor, yaitu di
tempat kedudukannya.
2) Notaris tidak berwenang secara teratur menjalankan
jabatan di luar tempat kedudukannya.
Pasal 20 UUJN :
1) Notaris dapat menjalankan jabatannya dalam bentuk
perserikatan perdata dengan tetap memperhatikan
kemandirian dan ketidakberpihakan dalam menjalankan
jabatannya.
2) Bentuk perserikatan perdata sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) diatur oleh para Notaris berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
3) Ketentuan Iebih lanjut mengenai persyaratan dalam
menjalankan jabatan Notaris sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) diatur dalam Peraturan Menteri.

Aturan Papan Nama Notaris :

Memasang 1 (satu) buah papan nama di depan / di lingkungan
kantornya dengan pilihan ukuran
19
yaitu 100 cm x 40 cm, 150 cm x 60 cm atau 200 cm x 80 cm,
yang memuat :
a. Nama lengkap dan gelar yang sah;
b. Tanggal dan nomor Surat Keputusan pengangkatan yang
terakhir sebagai Notaris.
c. Tempat kedudukan;
d. Alamat kantor dan nomor telepon/fax. Dasar papan nama
berwarna putih dengan huruf berwarna hitam dan tulisan di
papan nama harus ielas dan mudah dibaca. Kecuali
dilingkungan kantor tersebut tidak dimungkinkan untuk
pemasangan papan nama dimaksud.
Contoh :

20
 D. Dokumentasi surat-surat yang harus dikirim sebelum
menjalani jabatan Notaris.
Pasal 7 UU Nomor 2 Tahun 2014 : Dalam jangka waktu 60
(enam puluh) hari terhitung sejak tanggal pcngambilan
sumpah/janji jabatan Notaris, yang bersangkutan wajib:
1. menjalankanjabatannya dengan nyata;
2. menyampaikan berita acara sumpah/janji jabatan Notaris
kepada Menteri, Organisasi Notaris, dan Majelis Pengawas
Daerah; dan
3. menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan, dan
paraf, serta teraan cap/stempel jabatan Notaris berwama
merah kepada Menteri dan pejabat lain yang bertanggung
jawab dibidang agraria pertanahan, Organisasi Notaris,
ketua pengadilan negeri, Majelis Pengawas Daerah, serta
bupati atau walikota di tempat Notaris diangkat.

II. Inventaris Kantor Notaris dan Administrasinya

A. Cap jabatan dan stempel yang harus ada di kantor Notaris
1. Dalam Pasal 16 ayat (1) huruf l UU Nomor 2 Tahun 2014
tentang Jabatan Notaris, menetapkan bahwa “dalam
menjalankan jabatannya, Notaris berkewajiban mempunyai
cap/stempel yang memuat lambang negara Republik
Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan
nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan”.
Selanjutnya pada ayat (6) disebut “Bentuk dan ukuran
cap/stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf l
ditetapkan dengan Peraturan Menteri.
2. Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia NOMOR : M.02.HT.03.10 TAHUN
2007 tentang bentuk dan ukuran cap/stempel notaris :
a. Cap/stempel Notaris berbentuk lingkaran dengan ukuran
lingkaran luar berdiameter 3.5 (tiga koma lima)
sentimeter dan lingkaran dalam 2.5 (dua koma lima)
sentimeter.
b. Jarak antara lingkaran luar dan lingkaran dalam
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) 0.5 (nol koma
lima) sentimeter.
c. Ruang pada lingkaran dalam memuat lambang Negara
Republik Indonesia.
d. Ruang di antara lingkaran luar dan lingkaran dalam
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dituliskan nama

21
 alamat lengkap atau nama lengkap dan gelar, jabatan
dan tempat kedudukan Notaris yang bersangkutan.

Contoh :

B. Invetaris Alat Tulis Kantor:

Invetaris: Mesin Ketik/Komputer, Printer, lemari penyimpanan
Minuta Akta, Lambang Negara Republik Indonesia beserta
Foto presiden dan wapres, Mesin Foto Copy, dll
Alat Tulis Kantor: Buku, Penggaris, Pena, Pensil dll

III. Protokol Notaris

A. Bundel Minuta, Daftar Akta dan Register surat-surat
dibawah tangan.
Berkaitan dengan hal diatas, dalam Pasal 58 UUJN, dijelaskan
yaitu:
1) Notaris membuat daftiar akta, daftar surat di bawah tangan
yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang
dibukukan, dan daftar surat lain yang diwajibkan oleh
Undang-Undang ini,
2) Dalam daftar akta sebagaimana dimaksud pada ayat (I),
Notaris setiap hari mencatat semua akta yang dibuat oleh
atau di hadapainya, baik dalam bentuk Minuta Akta
maupun originali, tanpa sela-sela kosong, masing-masing
dalam ruang yang drtutup dengan garis-garis tinta, dengan
mencantumkan nomor unit, nomor bulanan, tanggal, sifat
akta, dan nama semua orang yang bertindak baik untuk
dirinya sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.
3) Akta yang dikeluarkan dalam bentuk originali yang dibuat
dalam rangkap 2 (dua) atau lebih pada saat yang sama,
dicatat dalam dafar dengan satu nomor.
4) Setiap halaman dalam daftar diberi nomor unit dan diparaf
oleh Majelis Pengawas Daetah, kecuali pada halaman
22
 pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis
Pengawas Oaerah.
5) Pada halaman sebelum halaman pertama dicantumkan
keterangan tentang jumlah halaman daftar akta yang
ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.
6) Dalam daftar surat di bawah tangan yang disahkan dan
daftar surat di bawah tangan yang dibukukan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), Notaris setiap hari mencatat surat
di bawah tangan yang disahkan atau dibukukan, tanpa sela-
seia kosong, masing-masing dalam ruang yang ditutup
dengan garis-garis tinta, dengan mencantumkan nomor
unit, tanggal, sifat surat, dan nama semua orang yang
bertindak baik untuk dirinya sendiri maupun sebagai kuasa
orang lain.

B. Klapper, Buku Daftar Akta Protes, Baku Daftar Wasiat,

Buka Daftar Badan Hukum dan Badan Usaha
Pasal 59 UUJN:
1. Notaris membuat daftar Klapper untuk daftar akta dan
daftar surat di bawan tangan yang disahkan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 58 ayat (i), disusun menurut abjad
dan dikerjakati setiap bulan.
2. Daftar klapper sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
memuat nama semua orang yang menghadap dengan
menyebutkan di belakang tiap-tiap nama, sifat, dan nomor
akta, atau surat yang dicatat dalam daftar akta dan daftar
surat di bawah tangan.
Pasal 16 ayat 1 Huruf h, i, j.
 Buku daftar akta protes mencatatkan tentang tidak dibayar
atau ditenmanya surat berharga.
 Buku daftar wasial menestatkan berkenaan dengan surat
wasiat menurut urutan waktu pembutan akta setiap bulan
dan mengirimkan daftar akta atau daftar nihil ke Daftar
Pusat Wasiat, 5 hari pada minggu pertama bulan
berikutnya dan mencatat dalam repertorium tangal
pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan.
3. Dan juga membuat Buku daftar Badan Hukum dan Badan
Usaha mencatatkan yang berkaitan dengan pendirian badan
hukum atau badan usaha, perubahan, penyesuaian, RUPS.

IV. Bentuk-bentuk Akta Notaris

a. Ambtelijk Akta/ Relas Akta adalah:
Dibuat oleh atau dihadapan pejabat umum, artinya bahwa akta
itu dapat dibuat “oleh” pejabat umum atau “dihadapan”

23
 pejabat umum, Akta yang dibuat oleh pejabat umum atau
notaris disebut akta pejabat atau ambtelijk acte.
Atau akta yang dibuat pejabat digunakan untuk membuktikan
perbuatan-perbuatan dan kenyataan yang terjadi dihadapan
notaris pada saat akta itu dibuat.

b. Partij Acte adalah

Akta yang dibuat dihadapan pejabat umum disebut dengan
akta para pihak atau partij acte.
Atau dengan kata lain, para pihak datang menghadap di depan
pejabat umum (notaris), kemudian menerangkan
kemauan/kehendak mereka untuk melakukan perjanjian

V. Prosedur Pembuatan Akta Notaris dan Praktek

Pembuatannya.
a. Interaksi dengan klien dan mengkonstatir hubungan hukumnya
Pada tahap ini, sebagai seorang Notaris interaksi dengan klien
sangat penting, hal ini bertujuan agar klien atau masyarakat
merasa nyaman.
b. Konsultasi hukum
Pada tahap ini, secara umum yang terjadi didalam praktek,
biasanya Klien atau masyarakat yang ingin melakukan
perbutaan hukum yang berkaitan dengan kenotariatan datang
kehadapan Notaris untuk mendiskusikan problem atau masalah
yang dialaminya. Kemudian Notaris menjelaskan dan
memberikan solusi dengan mcmbuatkan akta-akta yang
berhubungan dengan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.
c. Membuat Draf Akta
Dalam hal pembuatan Akta dalam UUJN Pembaharuan (UU
Nomor 2 Tahun 2014) sudah diatur sebagai berikut:
Pasal 38:
(1) Setiap akta Notaris terdiri atas:
a. awal akta atau kepala akta;
b. badan akta; dan
c. akhir atau penutup akta.
(2) Awal akta atau kepala akta memuat:
a. judul akta;
b. nomor akta;
c. jam, hari, tanggal bulan, dan tahun; dan
d. nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris.
(3) Badan akta memuat:
nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan,
pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal para
penghadap dan/atau orang yang mereka wakili; keterangan
mengenai kedudukan bertindak penghadap; isi akta yang
24
 merupakan kehendak dan keinginan dari pihak yang
berkepentingan; dan nama lengkap, tempat dan tanggal
lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat
tinggal dari tiap-tiap saksi pengenal.
(4) Akhir atau penutup akta memuat:
a. uraian tentang pembaeaan akta sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 16 ayat (l) huruf I atau Pasal 16 ayat (7).
b. uraian tentang penandatanganan dan tempat
penandatanganan atau penerjemahan akta apabila ada.
c. nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekajaann,
jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap
saksi akta; dan
d. uraian tentang tidak adanya perubahan yang terjadi
dalam pembuatan akta atau usaian tentang adanya
perubahan yang dapat berupa penambahan, pencoretan,
atau penggantian.
(5) Akta Notaris Pengganti, Notaris Pengganti Ktmsus, dan
Pejabat Sementara Notaris, selain memuat ketentuan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ayat (3), dan ayat
(4), juga memuat nomor dan tanggal penetapan
pengangkatan, serta pejabat yang mengangkatnya.

Pasal 39 :
(1) Penghadap harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. paling sedikit berumur 18 (delapan belas) tahun atau
telah menikah; dan
b. cakap melakukan perbuatan hukum.
(2) Penghadap harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan
kepadanya oleh 2 (dua) orang saksi pengenal yang
beramur paling sedikit 18 (delapan belas) tahun atau telah
menikah dan cakap melakukan perbuatan hukum atau
diperkenalkan oleh 2 (dua) penghadap lainnya.
(3) Pengenalan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dinyatakan secara tegas dalam akta.

Pasal 40 :
(1) Setiap akta yang dibacakaa oleh Notaris dihadiri paling
sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali peiaturan perunuang-
uridanga n menentukan lain.
(2) Saksi sebagaimana dimaksud pada ayat (I) harus
memenuhi syarat sebagai berikut:
a. paling sedikit beramur 18 (delapan belas) tahun atau
telah menikah
b. cakap melakukan perbuatan hukum;
c. mengerti bahasa yang digunakan dalam akta;
25
 d. dapat memhubuhkan tanda tangan dan paraf; dan
e. tidak mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan
darah dalam garis lurus ke atas atau ke bawah tanpa
pembatasan derajat dan garis ke samping sampai dengan
derajat ketiga dengan Notaris atau para pihak.
(3) Saksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dikenal
oleh Notaris atau diperkenalkan kepada Notaris atau
diterangkan tentang identitas dan kewenangannya kepada
Notaris oleh penghadap.
(4) Pengenalan atau pernyataan tentang identitas dan
kewenangan saksi dinyatakan seeara tegas dalam akta.

V. Cuti Notaris dan Notaris Pengganti.

Menurut Undang-Undang tentang Jabatan Notaris, bahwa

Notaris mempunyai hak cuti. Cuti Notaris ini dapat diambil
setelah Notaris menjalankan jabatan selama 2 (dua) tahun.
Selama menjalankan cuti, Notaris wajib menunjuk seorang
Notaris Pengganti.
Hak cuti Notaris dapat diambil setiap tahun atau sekaligus
untuk beberapa tahun. Setiap pengambilan cuti paling lama 5
(lima) tahun sudah termasuk perpanjangannya. Selama masa
jabatan Notaris jumlah waktu cuti keseluruhan paling lama 12
(dua belas) tahun (Pasal 26 ayat (3) UUJN).
Menurut Surat Edaran Wakil Ketua Majelis Pengawas Pusat
Notaris Nomor : C.MPPN.03.10-44 tanggal 19 April 2007
tentang Penunjukkan Notaris Pengganti, ditentukan hal-hal
sebagai berikut :
1. Notaris mengajukan permohonan cuti secara tertulis disertai
usulan penunjukkan Notaris Pengganti.
2. Notaris Pengganti yang ditunjuk wajib memenuhi syarat,
yaitu :
a. Warga Negara Indonesia.
b. Berpendidikan serendah-rendahnya sarjana hukum.
c. Sehat jasmani dan rohani.
d. Tidak ada catatan kriminal dari Kepolisian.
e. Telah bekerja di kantor Notaris yang bersangkutan paling
sedikit 2 (dua) tahun.
f. Berumur paling rendah 27 (dua puluh tujuh) tahun.
3. Dalam permohonan cuti Notaris agar melampirkan dokumen
sebagai berikut :
a. Fotocopy ijazah hokum calon Notaris Pengganti yang telah
disahkan oleh perguruan tinggi yang mengeluarkan.
b. Fotocopy kartu tanda penduduk calon Notaris Pengganti
yang disahkan oleh Notaris.
26
 c. Fotocopy akta kelahiran/surat kenal lahr calon Notaris
Pengganti yang disahkan oleh Notaris.
d. Fotocopy akta perkawinan/akta nikah calon Notaris
Pengganti yang disahkan oleh instansi yang mengeluarkan
atau oleh Notaris, bagi calon Notaris Pengganti yang sudah
menikah.
e. Asli surat keterangan catatan kepolisian setempat.
f. Asli keterangan sehat jasmani calon Notaris Pengganti dari
dokter rumah sakit pemerintah atau rumah sakit swasta.
g. Asli keterangan sehat rohani/jiwa calon Notaris Pengganti
dari psikaiter rumah sakit pemerintah atau rumah sakit
swasta.
h. Pasfoto berwarna calon Notaris Pengganti ukuran 3 x 4 cm
sebanyak 4 (empat) lembar.
i. Daftar riwayat hidup.
j. Surat keterangan Notaris yang menerangkan calon Notaris
Pengganti telah bekerja di kantor Notaris yang
bersangkutan.
k. Membayar biaya penyumpahan Notaris Pengganti sebesar
Rp. 1.000.000, (satu juta rupiah) sesuai ketentuan
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2009 tentang Jenis
dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang
berlaku pada Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Permohonan cuti Notaris diajukan kepada pejabat yang
berwenang, yaitu :
1. Permohonan cuti notaris dalam hal jangka waktu tidak lebih
dari 6 (enam) bulan diajukan kepada Majelis Pengawas
Daerah. Tembusan permohonan disampaikan
2. Permohonan cuti Notaris dalam hal jangka waktu lebih dari 6
(enam) bulan sampai dengan 1 (satu) tahun diajukan kepada
Majelis Pengawas Wilayah.
3. Permohonan cuti Notaris dalam hal jangka waktu lebih dari 1
(satu) tahun diajukan kepada Majelis Pengawas Pusat.
Permohonan cuti dapat diterima atau ditolak oleh pejabat
yang berwenang memberikan izin cuti. Menurut UUJN dalam
keadaan mendesak, suami/isteri atau keluarga sedarah dalam
garis lurus dari Notaris dapat mengajukan permohonan cuti
kepada Majelis Pengawas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27
ayat (2) UUJN. Yang dimaksud dalam keadaan mendesak adalah
apabila seorang Notaris tidak mempunyai kesempatan
mengajukan permohonan cuti karena berhalangan sementara.

27
 Manajemen Kantor PPAT

Definisi PPAT

pasal 1 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

1. Pejabat Pembuat Akta Tanah, selanjutnya disebut PPAT,
adalah pejabat umum yang diberi kewenangan untuk membuat
akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu
mengenai hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah
Susun.
2. PPAT Sementara adalah Pejabat Pemerintah yang ditunjuk
karena jabatannya untuk melaksanakan tugas PPAT dengan
membuat akta PPAT di daerah yang belum cukup terdapat
PPAT.
3. PPAT Khusus adalah pejabat Badan Pertanahan. Nasional
yang ditunjuk karena jabatannya untuk melaksanakan tugas
PPAT dengan membuat akta PPAT tertentu khusus dalam
rangka pelaksanaan program atau tugas Pemerintah tertentu.

SYARAT UNTUK DAPAT DIANGKAT MENJADI PPAT

pasal 6 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) Syarat untuk dapat diangkat menjadi PPAT adalah:
a. Warga Negara Indonesia;
b. berusia paling rendah 22 (dua puluh dua) tahun;
c. berkelakuan baik yang dinyatakan dengan surat keterangan
yang dibuat oleh Instansi Kepolisian setempat;
d. tidak pernah dijatuhi pidana penjara berdasarkan putusan
pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap
karena melakukan tindak pidana yang diancam dengan
pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih;
e. sehat jasmani dan rohani;
f. berijazah sarjana hukum dan lulusan jenjang strata dua
kenotariatan atau lulusan program pendidikan khusus PPAT
yang diselenggarakan oleh kementerian yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
agraria/pertanahan;
g. Lulus ujian yang diselenggarakan oleh kementerian yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
agraria/pertanahan; dan
h. telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja
sebagai karyawan pada kantor PPAT paling sedikit 1 (satu)
tahun, setelah lulus pendidikan kenotariatan.
(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara ujian, magang, dan
pengangkatan PPAT diatur dengan Peraturan Menteri.”
28
TUGAS POKOK DAN KEWENANGAN PPAT

Pasal 2 PP Nomor 37 tahun 1998 :

(1) PPAT bertugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan
pendaftaran tanah dengan membuat akta sebagai bukti telah
dilakukannya perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas
tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, yang akan
dijadikan dasar bagi pendaftaran perubahan data pendaftaran
tanah yang diakibatkan oleh perbuatan hukum itu.
(2) Perbuatan hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah
sebagai berikut :
a. jual beli;
b. tukar menukar;
c. hibah;
d. pemasukan ke dalam perusahaan (inbreng);
e. pembagian hak bersama;
f. pemberian Hak Guna Bangunan/Hak Pakai atas Tanah Hak
Milik;
g. pemberian Hak Tanggungan;
h. pemberian Kuasa membebankan Hak Tanggungan.

LARANGAN PPAT :

Larangan PPAT diatur dalam Pasal 7 PP Nomor 24 Tahun 2016

dan Pasal 23 PP Nomor 37 tahun 1998, yaitu :
Pasal 7 PP Nomor 24 Tahun 2016:
(1) PPAT dapat merangkap jabatan sebagai Notaris di tempat
kedudukan Notaris.
(2) PPAT dilarang merangkap jabatan atau profesi:
a. advokat, konsultan atau penasehat hukum;
b. pegawai negeri, pegawai badan usaha milik negara, pegawai
badan usaha milik daerah, pegawai swasta;
c. pejabat negara atau Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja (PPPK);
d. pimpinan pada sekolah, perguruan tinggi negeri, atau
perguruan tinggi swasta;
e. surveyor berlisensi;
f. penilai tanah;
g. mediator; dan/atau
h. jabatan lainnya yang dilarang oleh peraturan perundang-
undangan.”

29
 Pasal 23 PP Nomor 37 tahun 1998 :
(1) PPAT dilarang membuat akta, apabila PPAT sendiri, suami
atau istrinya, keluarganya sedarah atau semenda, dalam garis
lurus tanpa pembatasan derajat dan dalam garis ke samping
sampai derajat kedua, menjadi pihak dalam perbuatan hukum
yang bersangkutan, baik dengan cara bertindak sendiri maupun
melalui kuasa, atau menjadi kuasa dari pihak lain.

HAK-HAK PPAT

Hak yang dimiliki oleh PPAT meliputi :

1. Mendapatkan honor setinggi-tingginya 1% dari Harga
Transaksi yang tercantum dalam Akta. Tetapi wajib pula untuk
memberikan jasanya secara Cuma-Cuma kepada anggota
masyarakat yang tidak mampu. Pasal 32 ayat [1] dan ayat [2]
PP. No. 37 tahun 1998;
2. PPAT berhak mendapatkan cuti Pasal 30 ayat [1] PP. No. 37
tahun 1998;
3. PPAT yang mengajukan usulan cuti berhak untuk mengajukan
atau mengusulkan PPAT pengganti sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Pasal 31 ayat [1] dan [2] PP. No. 37 tahun 1998;
4. PPAT berhak memperoleh informasi serta perkembangan
peraturan pertanahan; Pasal 36 huruf [c] Pasal 1 ayat [5]
Peraturan Ka BPN No. 1 tahun 2006
5. PPAT berhak memperoleh kesempatan untuk mengajukan
pembelaan diri sebelum ditetapkan pemberhentian sebagai
PPAT; Pasal 10 ayat [3] PP. No. 37 tahun 1998
6. PPAT berhak untuk menolak membuat akta bila tanahnya
sudah bersertipikat tetapi pemilik sertipikat tidak bersedia
untuk menunjukan dan menyerahkan kepada PPAT, dan
apabila oleh Pemilik diserahkan sertipikatnya tetapi ternyata
sertipikat tersebut tidak sesuai dengan daftar-daftar yang ada
di Kantor Pertanahan Pasal 54 ayat [3] Pasal 1 ayat [5]
Peraturan Ka BPN No. 1 tahun 2006

KEWAJIBAN PPAT

1. Kewajiban Administrasi untuk menyimpan dan memelihara

PROTOKOL PPAT yang terdiri dari : Pasal 26 ayat [1] dan [2]
PP. No. 37 tahun 1998 dan Pasal 1 ayat [5] Peraturan Ka BPN
No. 1 tahun 2006 :
- Daftar Akta
- Akta Asli
- Warkah Pendukung Akta
- Arsip Laporan
30
 - Agenda dan surat-surat lainnya
2. Menyampaikan setiap Akta yang dibuatnya kecuali SKMHT =
Surat Keterangan Memasang Hak Tanggungan;
3. Menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada para pihak
mengenai telah disampaikannya Akta ke Kantor Pertanahan;
4. Menyampaikan Laporan Bulanan; Pasal 26 ayat [3] PP. No. 37
tahun 1998
5. Wajib menerima Protokol dari PPAT yang berhenti apabila
ditunjuk oleh Kepala Kantor Pertanahan; Pasal 27 ayat [8] Pasal
1 ayat [5] Peraturan Ka BPN No. 1 tahun 2006
6. Memasang Papan Nama Pasal 20 ayat [2] PP. No. 37 tahun
1998 dan
7. Menurunkan Papan Nama apabila telah berhenti sebagai PPAT

WILAYAH KERJA PPAT

Pasal 12 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

1. Daerah kerja PPAT adalah satu wilayah provinsi.
2. Daerah kerja PPAT Sementara dan PPAT Khusus meliputi
wilayah kerjanya sebagai Pejabat Pemerintah yang menjadi
dasar penunjukannya.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai daerah kerja PPAT diatur
dengan Peraturan Menteri.”

KANTOR PPAT

Pasal 20 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) PPAT wajib mempunyai hanya satu kantor, yaitu di tempat
kedudukannya.
(1a) PPAT yang merangkap jabatan sebagai Notaris, harus berkantor
yang sama dengan tempat kedudukan Notaris.
(2) PPAT wajib memasang papan nama dan menggunakan stempel
yang bentuk dan ukurannya ditetapkan oleh Menteri.

HONORARIUM PPAT

Pasal 32 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) Uang jasa (honorarium) PPAT dan PPAT Sementara, termasuk
uang jasa (honorarium) saksi tidak boleh melebihi (satu persen)
dan harga transaksi yang tercantum di dalam akta.
(2) PPAT dan PPAT Sementara wajib memberikan jasa tanpa
memungut biaya kepada seseorang yang tidak mampu.
(3) Di dalam melaksanakan tugasnya, PPAT dan PPAT Sementara
dilarang melakukan pungutan di luar ketentuan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1).
31
(4) PPAT Khusus melaksanakan tugasnya tanpa memungut biaya.
(5) Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) sampai dengan ayat (4) dikenakan sanksi administrasi.
(6) Ketentuan lebih lanjut mengenai sanksi administrasi diatur
dengan Peraturan Menteri.”

CUTI PPAT

Pasal 30 PP Nomor 37 tahun 1998 :

(1) PPAT dilarang meninggalkan kantornya lebih dari 6 (enam) hari
kerja berturut-turut kecuali dalam rangka menjalankan cuti.
(2) Permohonan cuti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan
secara tertulis kepada pejabat yang berwenang yaitu :
a. Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten/Kotamadya setempat
untuk permohonan cuti kurang dari 3 (tiga) bulan;
b. Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Propinsi
untuk permohonan cuti lebih dari 3 (tiga) bulan tetapi kurang
dari 6 (enam) bulan;
c. Menteri untuk permohonan cuti lebih dari 6 (enam) bulan.
Wilayah Badan Pertanahan Nasional Propinsi.
(3) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tidak
berlaku bagi PPAT Sementara dan PPAT Khusus.

PPAT PENGGANTI

Pasal 31 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) Selama PPAT diberhentikan untuk sementara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) huruf c atau menjalani cuti
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30, tugas dan kewenangan
PPAT dapat dilaksanakan oleh PPAT pengganti atas permohonan
PPAT yang bersangkutan.
(2) PPAT pengganti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diusulkan
oleh PPAT yang bersangkutan dan diangkat oleh pejabat yang
berwenang menetapkan pemberhentian sementara atau
persetujuan cuti di dalam keputusan mengenai pemberhentian
sementara atau keputusan persetujuan cuti yang bersangkutan
serta diambil sumpahnya oleh Kepala Kantor Pertanahan
bsetempat.
(3) Persyaratan untuk menjadi PPAT pengganti terdiri atas:
a. telah lulus program pendidikan kenotariatan dan telah menjadi
pegawai kantor PPAT paling sedikit selama 1 (satu) tahun;
atau
b. telah lulus program pendidikan khusus PPAT yang
diselenggarakan oleh kementerian yang menyelenggarakan
urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan.
32
BERHENTINYA JABATAN PPAT

Pasal 8 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) PPAT berhenti menjabat sebagai PPAT karena:
a. meninggal dunia;
b. telah mencapai usia 65 (enam puluh lima) tahun; atau
c. diberhentikan oleh Menteri sesuai ketentuan dalam Peraturan
Pemerintah ini.
(2) Ketentuan usia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
dapat diperpanjang paling lama 2 (dua) tahun sampai dengan usia
67 (enam puluh tujuh) tahun dengan mempertimbangkan
kesehatan yang bersangkutan.
(3) PPAT Sementara dan PPAT Khusus berhenti melaksanakan tugas
PPAT apabila tidak lagi memegang jabatan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) huruf a dan b, atau
diberhentikan oleh Menteri.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai perpanjangan masa jabatan dan
pengangkatan kembali PPAT sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) diatur dengan Peraturan Menteri.”

Pasal 10 PP Nomor 24 Tahun 2016 :

(1) PPAT yang diberhentikan oleh Menteri sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 8 ayat (1) huruf c, terdiri atas:
a. diberhentikan dengan hormat;
b. diberhentikan dengan tidak hormat; dan
c. diberhentikan sementara.
(2) PPAT diberhentikan dengan hormat sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf a, karena:
a. permintaan sendiri;
b. tidak lagi mampu menjalankan tugasnya karena keadaan
kesehatan badan atau kesehatan jiwanya, setelah dinyatakan
oleh tim pemeriksa kesehatan yang berwenang atas permintaan
Menteri/Kepala atau pejabat yang ditunjuk;
c. merangkap jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat
(2);
d. dinyatakan pailit berdasarkan putusan pengadilan yang telah
memperoleh kekuatan hukum tetap; dan/atau
e. berada di bawah pengampuan secara terus menerus lebih dan 3
(tiga) tahun.
(3) PPAT diberhentikan dengan tidak hormat sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf b, karena:
a. melakukan pelanggaran berat terhadap larangan atau
kewajiban sebagai PPAT; dan/atau

33
 b. dijatuhi pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang
telah memperoleh kekuatan hukum tetap karena melakukan
tindak pidana yang diancam dengan pidana penjara 5 (lima)
tahun atau lebih.
(4) PPAT diberhentikan sementara sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf c, karena:
a. sedang dalam pemeriksaan pengadilan sebagai terdakwa suatu
perbuatan pidana yang diancam dengan hukuman kurungan
atau penjara selama-lamanya 5 (lima) tahun atau lebih berat;
b. tidak melaksanakan jabatan PPAT secara nyata untuk jangka
waktu 60 (enam puluh) hari terhitung sejak tanggal
pengambilan sumpah;
c. melakukan pelanggaran ringan terhadap larangan atau
kewajiban sebagai PPAT;
d. diangkat dan mengangkat sumpah jabatan atau melaksanakan
tugas sebagai Notaris dengan tempat kedudukan di
kabupaten/kota yang lain daripada tempat kedudukan sebagai
PPAT;
e. dalam proses pailit atau penundaan kewajiban pembayaran
utang;
f. berada di bawah pengampuan; dan/atau
g. melakukan perbuatan tercela.
(5) PPAT yang diberhentikan sementara sebagaimana dimaksud pada
ayat (4) huruf a, berlaku sampai ada putusan pengadilan yang
telah memperoleh kekuatan hukum tetap.
(6) Pemberhentian PPAT karena alasan sebagaimana dimaksud pada
ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) dilakukan setelah PPAT yang
bersangkutan diberi kesempatan untuk mengajukan pembelaan
diri kepada Menteri.
(7) PPAT yang berhenti atas permintaan sendiri dapat diangkat
kembali menjadi PPAT.
(8) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberhentian PPAT
diatur dengan Peraturan Menteri.

Kewajiban PPAT Dalam Pembuatan Akta

1. Sebelum Pembuatan Akta

Meneliti kelengkapan dan kebenaran data fisik dan data yuridis

tanahnya, dan jika tanahnya telah bersertipikat maka PPAT wajib
mencocokan data fisik dan data yuridis yang tercantum dalam
sertipikat tersebut dengan data yang disimpan di Kantor
Pertanahan (PENGECEKAN SERTIPIKAT).

2. Pada Saat Pembuatan Akta

34
 a. Membuat akta di Kantomya dengan dihadiri oleh para pihak
(kuasanya).
b. Meneliti kelengkapan dokumen yang diperlukan khususnya
rnenyangkut sahnya perbuatan hukum ybs.
c. Mencocokan semua dokumen dengan aslinya.(Jika yang
diterima PPAT berupa fotocopi)
d. Meneliti telah dipenuhi kewajiban Penjual membayat PPH dan
Pembeli membayar BPHTB (UNTUK AKTA-AKTA
PEMINDAHAN HAK).
e. Membacakan dan menerangkan isi akta kepada para pihak
dengan dihadiri sekurang-kurangnya 2 orang saksi yang
memenuhi syarat.
f. Menanyakan kepada para pihak apakah telah mengerti dan
menyetujui isi
g. akta.
h. Meminta para pihak dan saksi-saksi unmk menanuatangani
akta ybs, serta memeriksa kelengkapan tandatangan tersebut
dan sesudahnya turut menandatangani akta ybs.

3. Setelah Pembuatan Akta

a. Mencantumkan akta yang dibuat dalam Buku Daftar Akta.

b. Mengirim akta ybs beserta semua dokumen yang diperlukan
guna keperluan pendaftarannya, selanjutnya memberitabukan
kepada para pihak inengenai telah dikiriminya dokumen
tersebut serta memberikan tanda terimanya kepada ybs, jika
pendaftarannya diurus sendiri oleh para pihak.

Kewajiban PPAT Untuk Membacakan / Menjelaskan Isi Akta

- Akta PPAT harus dibacakan/dijelaskan isinya kepada para pihak

dengan dihadiri oleh sekurang-kurangnya 2 orang saksi sebelum
ditandatangani seketika itu juga oleh para pihak, saksi-saksi dan
PPAT.

- PPAT dilarang membuat akta apabila PPAT sendiri,

suami/isterinya, keluarganya sedarah/semenda, dalam garis lurus
tanpa pembatasan derajat dan dalam garis ke samping sampai
derajat kedua, menjadi pihak dalam perbuatan hukum ybs, baik
dengan cara bertindak sendiri maupun melalui kuasa, atau menjadi
kuasa dari pihak lain.

- Minuta akta PPAT dijilid sebulan sekali per 50 akta.

35
- Akta PPAT dibuat dalam bentuk asli dalam 2 lembar, yaitu :
a. lembar pertama sebanyak 1 rangkap disimpan oleh PPAT
sebagai minuta, dan
b. lembar kedua sebanyak 1 rangkap atau lebih menurut
banyaknya hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah
Susun yang menjadi obyek perbuatan hukum dalam akta, yang
disampaikan kepada Kantor Pertanahan untuk keperluan
pendaftaran, atau dalam hal akta tersebut mengenai pemberian
kuasa membebankan HT, disampaikan kepada pemegang
kuasa untuk dasar pembuatan APHT, dan kepada pihak-pihak
yang berkepentingan dapat diberikan salinannya.

Penolakan Pembuatan Akta

PPAT menolak pembuatan akta, jika :

1. Jika tanahnya sudah bersertipikat : Kepadanya tidak disampaikan

sertipikat asli atau sertipikat yang diserahkan tidak sesuai dengan
daftar-daftar yang ada di Kantor Pertanahan atau jika tanahnya
belum bersertipikat : kepadanya tidak disampaikan surat bukti
yang dimaksud dal am pasal 24 ayat 1 PP 24/1997 (Petuk pajak
dll) atau surat keterangan Kepala Desa/kelurahan yang
menyatakan bahwa yang bersangkutan menguasai bidang tanah
tersebut sebagaimana dimaksud daiam pasal 24 ayat 2 PP
24/1997 dan surat keterangan bahwa bidang tanah ybs belum
bersertipikat.
2. Salah satu pihak atau saksi tidak berhak atau tidak memenuhi
syarat.
3. Salah satu pihak/para pihak bertindak atas dasar suatu surat kuasa
mutlak yang pada hakekatnya berisikan perbuatan hukum
pemindahan hak.
4. Belum ada izin dari pihak yang berwenanag (jika diperlukan);
5. Obyek perbuatan hukum ybs sedang dalam sengketa;
6. Tidak dipenuhinya syarat lain atau dilanggamya larangabn yang
ditentukan dalam peraturan perundang-undangan ybs.
(pasal 39 ayat 1 PP 24/1997 jo pasal 100 Permen 3/1997)

Buku Daftar Akta PPAT

- PPAT wajib membuat daftar akta dengan menggunakan 1 buku

daftar akta untuk semua jenis akta yang dibuatnya. Buku daftar
PPAT diisi setiap hari kerja PPAT dan ditutup setiap akhir hari
kerja yang sama dengan garis tinta hitam dan diparaf oleh PPAT
pada kolom terakhir dibawah garis penutup.

36
- Apabila pada hari kerja yang bersangkutan tidak terdapat akta
yang dibuat, maka dicantumkan kata “Nihil”.
- Pada akhir kerja terakhir setiap bulan, daftar akta PPAT ditutup
dengan garis merah dan tanda tangan serta nama jelas PPAT,
dengan catatan di atas tanda tangan tersebut yang berbunyi:
“Pada hari ini …. tanggal …. daftar akta ini ditutup oleh saya,
dengan catatan dalam bulan ini telah dibuat …. (….) buah
akta”
- Dalam hal PPAT cuti, diberhentikan untuk sementara atau
berhenti dari jabatannya, maka pada hari terakhir jabatannya itu
PPAT wajib menutup daftar akta dengan garis merah dan tanda
tangan serta nama jelas dengan catatan di atas tanda tangan
tersebut yang berbunyi:
“Pada hari ini …. tanggal …. Daftar akta ini ditutup oleh saya,
karena menjalankan cuti/berhenti untuk sementara/berhenti.”

PENJILIDAN AKTA DAN WARKAH PENDUKUNG AKTA

- Akta otentik, surat dibawah tangan, atau dokumen lainnya yang

dipakai sebagai dasar bagi penghadap sebagai pihak dalam
perbuatan hukum yang dibuatkan aktanya dinyatakan dalam akta
yang bersangkutan dan dilekatkan atau dijahitkan pada akta yang
disimpan oleh PPAT.
- Akta PPAT berikut akta otentik, surat dibawah tangan, atau
dokumen lainnya dijilid setiap bulan dalam 1 sampul yang berisi
50 akta.
- Warkah yang merupakan dokuman yang dijadikan dasar
pembuatan akta, selain akta otentik, surat dibawah tangan, atau
dokumen lainnya dijilid setiap bulan dalam bundel warkah
pendukung yang masing-masing berisi warkah pendukung untuk
25 akta.

LAPORAN BULANAN PPAT

- PPAT wajib menyampaikan laporan bulanan mengenai SEMUA

akta yang dibuatnya kepada Kepala Kantor Pertanahan dan Kepala
Kantor Wilayah BPN Propinsi.
- PPAT wajib menyampaikan laporan bulanan mengenai AJB, Akta
Tukar Menukar, Akta Hibah, APDP, APHB, APHGB/HP kepada
Kepala Kantor DPKKD dan Kepala KPP Pratama.
- laporan bulanan PPAT disampaikan paling lambat tanggal 10
bulan berikut dari bulan laporan.

37
Contoh Laporan Bulanan PPAT :

38
39
40
41
42
43
KODE ETIK PPAT

Kewajiban PPAT
Baik dalam rangka melaksanakan tugas jabatan (bagi para PPAT
serta PPAT Pengganti) ataupun dalam kehldupan sehari-hari, setlap
PPAT diwajibkan untuk :

a. berkepribadian baik dan menjunjung tinggi martabat dan

kehormatan PPAT;
b. senantiasa menjunjung tinggi dasar negara dan hukum yang
berlaku serta bertindak sesuai dengan makna sumpah jabatan,
kode etik dan berbahasa Indonesia secara baik dan benar;
c. mengutamakan pengabdian kepada kepentingan masyarakat dan
negara;
d. memiliki perilaku profesional dan ikut berpartisipasi dalam
pembangunan nasional, khususnya di bidang hukum;
e. bekerja dengan penuh rasa tanggungjawab, mandiri, jujur, dan
tidak berpihak;
f. memberi pelayanan dengan sebaik-baiknya kepada masyarakat
yang memerlukan jasanya;
g. memberikan penyuluhan hukum kepada masyarakat yang
memerlukan jasanya dengan maksud agar masyarakat menyadari
dan menghayati hak dan kewajibannya sebagai warga negara dan
anggota masyarakat;
h. memberikan jasanya kepada anggota masyarakat yang tidak atau
kurang mampu secara cuma-cuma;
i. bersikap saling menghormati, menghargai serta mempercayai
dalam suasana kekeluargaan dengan sesama rekan sejawat;
j. menjaga dan membela kehormatan serta nama baik korp PPAT
atas dasar rasa solidaritas dan sikap tolong menolong secara
konstruktif;
k. bersikap ramah terhadap setiap pejabat dan mereka yang ada
hubungannya dengan pelaksanaan tugas jabatannya;
l. menetapkan suatu kantor, dan kantor tersebut merupakan satu-
satunya kantor bagi PPAT yang bersangkutan dalam
melaksanakan tugas jabatan sehari-hari;
m. melakukan perbuatan-perbuatan lain yang secara umum disebut
sebagai kewajiban untuk ditaati dan dilaksanakan antara lain
namun tidak terbatas pada ketentuan-ketentuan yang tercantum
dalam :
1) Peraturan Perundangan yang mengatur Jabatan PPAT;
2) isi Sumpah Jabatan;
3) Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga ataupun
keputusan - keputusan lain yang telah ditetapkan oleh
Perkumpulan IPPAT, misalnya :
44
 - membayar iuran, membayar uang duka manakala ada
seorang PPAT atau mantan PPAT meninggal dunia,
- mentaati ketentuan tentang tarif serta kesepakatan yang
dibuat oleh dan mengikat setiap anggota perkumpulan.

Larangan PPAT
Setiap PPAT, baik dalam rangka melaksanakan tugas jabatan
maupun dalam kehidupan sehari-hari, dilarang :
a. membuka/mempunyai kantor cabang atau kantor perwakilan;
b. secara langsung mengikut-sertakan atau menggunakan perantara-
perantara dengan mendasarkan pada kondisi-kondisi tertentu;
c. mempergunakan mass media yang bersifat promosi;
d. melakukan tindakan-tindakan yang pada hakekatnya
mengiklankan diri antara lain tetapi tidak terbatas pada tindakan
berupa pemasangan iklan untuk keperluan pemasaran atau
propaganda, yaitu :
1) memasang iklan dalam surat kabar, majalah berkala atau
terbitan perdana suatu kantor, perusahaan, biro jasa, biro
iklan, baik berupa pemuatan nama, alamat, nomor telepon,
maupun berupa ucapan-ucapan selamat, dukungan,
sumbangan;
2) uang atau apapun, pensponsoran kegiatan apapun, baik sosial,
kemanusiaan, olah raga dan dalam bentuk apapun, pemuatan
dalam buku-buku yang disediakan untuk pemasangan iklan
dan/atau promosi pemasaran;
3) mengirim karangan bunga atas kejadian apapun dan kepada
siapapun yang dengan itu nama anggota terpampang kepada
umum, baik umum terbatas maupun umum tak terbatas;
4) mengirim orang-orang selaku "salesman" ke berbagai
tempat/lokasi untuk mengumpulkan klien dalam rangka
pembuatan akta;
e. memasang papan nama dengan cara dan/atau bentuk di luar
batas- batas kewajaran dan/atau memasang papan nama di
beberapa tempat di luar lingkungan kantor PPAT yang
bersangkutan;
f. baik langsung maupun tidak langsung, mengadakan usaha-usaha
yang menjurus ke arah timbulnya persaingan yang tidak sehat
dengan sesama rekan PPAT, termasuk namun tidak terbatas pada
penetapan jumlah biaya pembuatan akta;
g. melakukan perbuatan ataupun persaingan yang merugikan
sesama rekan PPAT, baik moral maupun material ataupun
melakukan usaha- usaha untuk mencari keuntungan bagi dirinya
semata-mata;

45
h. mengajukan permohonan, baik lisan maupun tertulis kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, lembaga-lembaga
ataupun perseorangan untuk ditetapkan sebagai PPAT dari
instansi, perusahaan atau lembaga tersebut, baik tanpa apalagi
disertai pemberian insentif tertentu, termasuk namun tidak
terbatas pada penurunan tarif yang jumlahnya/besarnya lebih
rendah dari tarif yang dibayar oleh instansi, perusahaan, lembaga
ataupun perseorangan tersebut kepada PPAT tersebut;
i. menerima/memenuhi permintaan dari seseorang untuk membuat
akta yang rancangannya telah disiapkan oleh PPAT lain; dalam
hal demikian, anggota yang bersangkutan wajib menolak
permintaan itu, kecuali untuk keperluan tersebut telah mendapat
izin dari PPAT pembuat rancangan;
j. dengan jalan apapun berusaha atau berupaya agar seseorang
berpindah dari PPAT lain kepadanya, baik upaya itu ditujukan
langsung kepada klien yang bersangkutan maupun melalui
perantaraan orang lain;
k. menempatkan pegawai atau pegawai-pegawai/asisten PPAT di
satu atau beberapa tempat di luar kantor PPAT yang
bersangkutan, baik di kantor cabang yang sengaja dan khusus
dibuka untuk keperluan itu maupun di dalam kantor instansi atau
lembaga/klien PPAT yang bersangkutan, dimana pegawai/asisten
tersebut bertugas untuk menerima klien-klien yang akan
membuat akta, baik klien itu dari dalam dan/atau dari luar
instansi/lembaga itu, kemudian pegawai/asisten tersebut
membuat akta-akta itu, membacakannya atau tidak
membacakannya kepada klien dan menyuruh klien yang
bersangkutan menandatanganinya di tempat pegawai/asisten itu
berkantor di instansi atau lembaga tersebut. Selanjutnya, akta-
akta tersebut dikumpulkan untuk ditandatangani PPAT yang
bersangkutan di kantor atau di rumahnya;
l. mengirim minuta kepada klien atau klien-klien untuk
ditandatangani oleh klien atau klien-klien tersebut;
m. menjelek-jelekkan dan/atau mempersalahkan rekan PPAT atau
akta yang dibuat olehnya;
n. dalam hal seorang PPAT menghadapi dan/atau menemukan suatu
akta yang dibuat oleh rekan sejawat yang ternyata di dalamnya
terdapat kesalahan-kesalahan yang serius dan/atau
membahayakan klien, maka PPAT tersebut wajib :
1) memberitahukan kepada rekan sejawat yang bersangkutan
atas kesalahan yang dibuatnya dengan cara yang tidak
bersifat menggurui, melainkan untuk mencegah timbulnya
hal-hal yang tidak diinginkan terhadap klien yang
bersangkutan ataupun rekan sejawat tersebut;

46
 2) segera setelah berhubungan dengan rekan sejawat yang
membuat akta tersebut, maka kepada klien yang
bersangkutan sedapat mungkin dijelaskan mengenai hal-hal
yang salah dan cara memperbaikinya;
o. menahan berkas seseorang dengan maksud untuk "memaksa"
orang itu agar membuat akta pada PPAT yang menahan berkas
tersebut;
p. menjadi alat orang atau pihak lain untuk semata-mata
menandatangani akta buatan orang lain sebagai akta yang dibuat
oleh/di hadapan PPAT yang bersangkutan;
q. membujuk dan/atau memaksa klien dengan cara atau dalam
bentuk apapun untuk membuat akta padanya ataupun untuk
pindah dari PPAT lain;
r. membentuk kelompok di dalam tubuh IPPAT (jadi tidak
merupakan salah satu seksi dari Perkumpulan IPPAT) dengan
tujuan untuk melayani kepentingan suatu instansi atau lembaga
secara khusus/eksklusif, apalagi menutup kemungkinan bagi
PPAT lain untuk berpartisipasi;
s. melakukan perbuatan-perbuatan lain yang secara umum disebut
sebagai pelanggaran terhadap Kode Etik PPAT, antara lain
namun tidak terbatas pada pelanggaran-pelanggaran terhadap :
1) ketentuan-ketentuan dalam Peraturan Jabatan PPAT;
2) isi Sumpah Jabatan;
3) hal-hal yang menurut ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran
Rumah Tangga dan/atau Keputusan-keputusan lain yang
telah ditetapkan oleh organisasi IPPAT tidak boleh dilakukan
oleh anggota.

Hal-hal yang Dikecualikan

Selain kewajiban dan larangan, maka hal-hal tersebut di bawah ini

merupakan pengecualian yang tidak termasuk pelanggaran :
a. pengiriman kartu pribadi dari anggota yang berisi ucapan
selamat pada kesempatan-kesempatan ulang tahun, kelahiran
anak, keagamaan, adat atau ucapan ikut berduka cita dan lain
sebagainya yang bersifat pribadi;
b. pemuatan nama anggota oleh Perum Telkom atau Badan
yang ditugasinya dalam lembaran kuning dari buku telepon yang
disusun menurut kelompok-kelompok jenis usaha, tanpa
pemuatan nama anggota dalam box-box iklan lembaran kuning
buku telepon itu;
c. pemuatan nama anggota dalam buku petunjuk fax dan/atau telex;
d. menggunakan kalimat, pasal, rumusan-rumusan yang terdapat
dalam akta yang dibuat oleh atau di hadapan anggota lain, asal

47
 saja (turunan dari) akta tersebut sudah selesai dibuat dan telah
menjadi milik klien;
e. bilamana dianggap perlu memperbincangkan pelaksanaan
tugasnya dengan rekan sejawat.

48
49
50
51
52