Uso contable
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Definición
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Tip Hay una gran variedad de soportes o comprobantes que sirven para
Los asientos contables, probar la existencia o la realización de la operación por parte de la
deben tener su empresa (pueden ser de tipo interno o externo), en el cual se deben
correspondiente cumplir con unas normas mínimas o requisitos legales como la fecha y
soporte, detallando el las respectivas autorizaciones por parte de quienes los elaboraron o
nombre de la empresa intervinieron en ellos. Los comprobantes de contabilidad deben llevar
y Nit de quien lo emite,
adjuntos sus respectivos soportes y deben ser archivados en forma
Nombre, número y
cronológica de manera que puedan servir como documentos
fecha del comprobante,
probatorios del hecho.
descripción y firmas de
quien lo elabora,
Los soportes internos:
revisa, aprueba y
contabiliza. Son los documentos que realiza la empresa para registrar, controlar,
comprobar y registrar las transacciones provenientes de la acción
diaria de la empresa. Deben cumplir con los requisitos legales en su
diseño, de acuerdo con las necesidades de recolección de la
información. Los más usuales son los recibos de caja, recibos de caja
menor, comprobantes de egreso, facturas de venta, notas crédito y
débito, resumen del pago de nómina, notas de contabilidad, órdenes
de compra, control de inventario entre otros.
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Ejemplo:
La empresa Drogas Ya Ltda. recibe la suma de $800.000 el 1 de Marzo del 2013 por concepto
de pago de la factura de venta No. 003 realizada a la farmacia El Tesoro de la Salud Ltda. con
Nit 99.999.999 en efectivo por valor $300.000 y un cheque del Banco del Centro No. 12345.
Su contabilización quedaría:
• Recibo de caja menor: la empresa, con ocasión del desarrollo de su actividad, genera gastos
por concepto de transporte, mensajería, llamadas a celular, fotocopias, entre otros, que no
justificaría elaborar un cheque para su pago. Por esta razón, a la persona encargada de la caja
(tesorero o custodio), se le entrega una suma determinada de dinero, con la cual debe cumplir
con reglamentos de manejo, cuantía, reembolso y conceptos por pagar, y de los cuales en el
momento de reembolso se anexan como soportes en original.
Ejemplo:
4
• Comprobante de egreso: la empresa al realizar el pago de obligaciones con terceros lo hace
mediante cheques, que para efectos de control minimiza el uso de efectivo.
A estos comprobantes se
les deben adjuntar los
soportes que justifiquen
ese pago, como lo son
facturas, cuentas de cobro,
copias de contrato, pagarés,
con la respectiva impresión
de un sello de cancelado.
El comprobante usualmente
se usa en original que irá
como soporte a la
contabilidad, una copia para los consecutivos, y la otra copia para el beneficiario del pago,
deben ir con la correspondiente aceptación de recibido por parte del beneficiario.
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Ejemplo:
Su contabilización sería:
• Factura de venta: este documento se utiliza para legalizar la venta de bienes o prestación de
servicios. Debe ser expedida por los comerciantes y para los que estén obligados. Se expiden
original y dos copias, original para el cliente, copia para el consecutivo y para el registro en
contabilidad.
El Código de comercio colombiano, en el artículo 772, define la factura como “un título valor que
el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario
del servicio”. Este, al ser un documento público y un título valor, debe cumplir con unos
requisitos mínimos de ley.
Requisitos de la factura. Señalados en los requisitos de los artículos 621 del código del
comercio, y el Artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen,
adicionen o sustituyan, los siguientes:
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• La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien
sea el encargado de recibirla, según lo establecido en la presente ley.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos
legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos
requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.
Para efectos tributarios, la factura debe contener los requisitos mínimos contemplados en el
artículo 617 del estatuto tributario:
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con
la discriminación del IVA pagado.
e. Fecha de su expedición.
j. Numeración autorizada.
http://www.dian.gov.co/descargas/plegables/factura2.pdf
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Ejemplo:
La empresa Drogas Ya Ltda. le vende mercancías el 22 de abril del 2013 a La farmacia el Tesoro
de la Salud Ltda. con Nit No. 99. 999.999, al contado por valor de $5.200.000, hay que reportar
el IVA por 16%.
Su contabilización quedaría:
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• Notas crédito: se elabora como soporte en el sistema de información contable. Se utiliza para
realizar abonos a las cuentas de los clientes, por omisión o errores, por devolución de
mercancías. Se elabora en original para el cliente y copia para el consecutivo.
• Notas débito: funciona igual que el anterior, y se origina para debitar un mayor valor por error o
equivocación en la liquidación de facturas de venta, incluidos intereses de mora.
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• Notas de contabilidad: este tipo de documento se hace solo en original, se elabora para
realizar registros de operaciones que no tiene soportes externos, pero cuya contabilización es
necesaria porque afecta la utilidad del ejercicio. Por ejemplo, el registro de la depreciación de
los activos.
• Nómina: este documento es una planilla en donde se relacionan los empleados y se registra la
correspondiente liquidación de sueldos y salarios, y deducciones, se elabora cada periodo de
pago, usualmente mensual o quincenal. Más adelante se detalla su elaboración y liquidación.
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• Comprobante de diario: este registro resume en un solo comprobante las transacciones
realizadas en un período determinado, puede ser semanal, quincenal o mensual. Este registro
se facilita cuando se hace a través de la sistematización de la contabilidad, de lo contrario se
debe hacer en forma manual, igualmente en los libros auxiliares oficiales. Más adelante se
amplía la información.
Son los documentos que utiliza la empresa como soporte a las transacciones y son elaborados por
terceros como producto de su relación comercial con la empresa. Pueden ser consignaciones
bancarias, pagarés, letras de cambio, facturas de compras, extractos bancarios, notas débito y
créditos emitidas por los bancos, entre otros.
Consignaciones bancarias: este documento es suministrado por las entidades financieras, hay
varios formatos, pero en general, reporta la información general del beneficiario de la consignación
en cuenta de ahorros o cuenta corriente y quién efectúa la transacción.
Ejemplo:
Se recibe el 5 de mayo una consignación efectuada por la farmacia el Tesoro de la Salud Ltda., por
concepto de una venta de mercancía, a favor de la empresa Drogas Ya Ltda.
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• Pagarés: es un título valor. Este documento se elabora con ocasión de una deuda, debe cumplir
con los requisitos de ley según el código del comercio en sus Artículos 621 y 709. “Los títulos
valores deberán llenar los requisitos siguientes:
• La forma de vencimiento”.
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• Letras de cambio: es un título valor. Se origina con ocasión de una deuda con un tercero,
igualmente debe cumplir con los requisitos de ley, estipulados en el Artículo 621 y 671. Deberá
contener:
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• Extractos bancarios: cuando se dispone de una cuenta de ahorros o cuenta corriente en una
entidad financiera, al final del mes podemos disponer de un resumen o extracto en donde se
reúnen las consignaciones, retiros, abonos de interés, deducciones por concepto de
gravámenes a movimientos financieros y cobro de comisión por uso cajeros y manejo de tarjeta
débito y crédito. Este documento será el soporte para realizar la conciliación de las cuentas
bancarias de la empresa.
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• Notas débito y crédito emitidas por los bancos: estos son elaborados por las instituciones
financieras para soportar y registrar todas las transacciones que afecten las cuentas de ahorros
y corriente, diferente a las consignaciones y retiros, como el cobro de talonario o chequera,
comisión por remesas, correcciones por omisiones.
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Comentario del tutor • Cheque: es un título valor, que también lo contempla el código del
Un título valor comercio en el Artículo 621, 712 y 713, y define que, “sólo puede
nominativo y a la orden ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y
se le puede realizar a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida
transferencia de en contravención a éste artículo no producirá efectos de título
propiedad, a través del valor. Y deberá contener:
endoso, que consiste en
firmar en el reverso del • La mención del derecho que en el título se incorpora, y
título valor por parte
del endosante • La firma de quién lo crea
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determine la ley como obligatorios y los
Libros contables
auxiliares necesarios para el completo
Definición entendimiento de aquéllos”.
Para las empresas es muy importante llevar los También establece las prohibiciones sobre los
libros de contabilidad, ya que le permiten libros de comercio. En el artículo 57;
cumplir con la normatividad establecida por el
11.Alterar en los asientos el orden o la fecha
Estado, y también les ofrece la oportunidad de
de las operaciones a que éstos se refieren;
disponer de una información confiable,
ordenada, precisa del ente económico, que 12.D e j a r e s p a c i o s q u e f a c i l i t e n
muestra la realidad de los hechos económicos intercalaciones o adiciones en el texto de
producto de su actividad comercial y así los asientos o a continuación de los
conocer la situación financiera real y poder mismos;
tomar las decisiones de los administradores,
dueños, inversionistas y posibles financiadores 13.Hacer interlineaciones, raspaduras o
de la empresa. correcciones en los asientos. Cualquier
error u omisión se salvará con un nuevo
En Colombia, el código del comercio asiento en la fecha en que se advirtiere;
reglamenta lo concerniente a las condiciones
legales para su registro, consecución y 14.Borrar o tachar en todo o en parte los
utilización como soporte, por ello en el artículo asientos, y
4 8 “ To d o c o m e rc i a n t e c o n f o r m a r á s u 15.Arrancar hojas, alterar el orden de las
contabilidad, libros, registros contables, mismas o mutilar los libros.
inventarios y estados financieros en general, a
las disposiciones de este Código y demás El decreto 2649 de 1993, reglamenta al
normas sobre la materia. Dichas normas respecto:
podrán autorizar el uso de sistemas que, como
En el Artículo 125. Los estados financieros
la microfilmación, faciliten la conservación de
deben ser elaborados con fundamento en los
su archivo y correspondencia. Asimismo, será
libros en los cuales se hubieren asentado los
permitida la utilización de otros procedimientos
comprobantes. Los libros deben conformarse y
de reconocido valor técnico contable, con el fin
diligenciarse en forma tal que se garantice su
de asentar sus operaciones, siempre que
autenticidad e integridad. Cada libro, de
facilite el conocimiento y prueba de la historia
acuerdo con el uso a que se destina, debe
clara, completa y fidedigna de los asientos
llevar una numeración sucesiva y continua. Las
individuales y el estado general de los
hojas y tarjetas deben ser codificadas por
negocios.
clase de libros.
En el artículo. 49, presenta el concepto “de
Atendiendo las normas legales, la naturaleza
libros comerciales: Para los efectos legales,
del ente económico y a la de sus operaciones,
cuando se haga referencia a los libros de
se deben llevar los libros necesarios para:
comercio, se entenderán por tales los que
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1. Asentar en orden cronológico todas las e) Conciliar los estados financieros básicos
operaciones, bien en forma individual o con aquellos preparados sobre otras
por resúmenes globales no superiores a bases comprensivas de contabilidad.
un mes.
5. Dejar constancia de las decisiones
2. Establecer mensualmente el resumen de adoptadas por los órganos colegiados de
todas las operaciones por cada cuenta, dirección, administración y control del ente
sus movimientos débito y crédito, económico.
combinando el movimiento de los diferentes
6. Cumplir las exigencias de otras normas
establecimientos.
legales.
3. Determinar la propiedad del ente, el
Los libros deben ser registrados en la cámara
movimiento de los aportes de capital y las
de comercio del domicilio de la empresa, se
restricciones que pesen sobre ellos.
deben llevar en idioma español y por el
4. Permitir el completo entendimiento de los sistema de partida doble, se deben llevar el
anteriores. Para tal fin se deben llevar, registro de los principales libros, como el Libro
entre otros, los auxiliares necesarios para: mayor, Libro mayor y balances, Libro de
inventario, y balances, libro de actas de
a) Conocer las transacciones individuales,
asamblea eneral o de Junta de socios y de
cuando estas se registren en los libros
junta directiva y en general se deben llevar los
de resumen en forma global;
libros auxiliares necesarios para soportar los
b)Establecer los activos y las obligaciones libros principales.
derivadas de las actividades propias de
La correspondencia relacionada con las
cada establecimiento, cuando se
operaciones del negocio, los comprobantes de
hubiere decidido llevar por separado la
soporte tanto interno como externos hacen
contabilidad de sus operaciones;
parte de la contabilidad y se deben conservar
c) Conocer los códigos o series cifradas en forma consecutiva. El art. 134 reglamenta:
que identifiquen las cuentas, así como los documentos que deben conservarse
los códigos o símbolos utilizados pueden destruirse después de veinte (20) años
para describir las transacciones, contados desde el cierre de aquellos o la fecha
con indicación de las adiciones, del último asiento, documento o comprobante.
m o d i fi c a c i o n e s , s u s t i t u c i o n e s o No obstante, cuando se garantice su
cancelaciones que se hagan de unas y reproducción por cualquier medio técnico,
otras; pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
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Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se presente un balance
general que refleje la situación económica de la empresa.
Dentro de los libros auxiliares también pueden estar: inversiones, anticipos y contribuciones, IVA, IVA
retenido, retención en la fuente, propiedades, planta y equipo, aportes sociales, y los siguientes:
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Libros principales y total. Cuando la cantidad y diversidad de
artículos dificulte su registro detallado, este
Libro de inventarios y balances
puede efectuarse por resúmenes o grupos de
El decreto 2649/93 establece que se debe artículos, siempre y cuando aparezcan
llevar un control de los inventarios en el discriminados en registros auxiliares.
Artículo 129. “El control de las mercancías para
Dicho inventario debe ser certificado por
la venta se debe llevar en registros auxiliares,
contador público para que preste mérito
que deben contener, por unidades o grupos
probatorio, a menos que se lleve un libro
homogéneos, por lo menos los siguientes
registrado para tal efecto.”
datos:
Al comienzo de operaciones de la empresa, y
1. Clase y denominación de los artículos.
una vez se tenga el dato final de inventario de
2. Fecha de la operación que se registre. cada periodo contable se registra la
información en libro de Inventarios y Balances.
3. Número del comprobante que respalda la Desde entonces su manejo será de una vez al
operación asentada. año, y se debe resumir al final del ejercicio a
31 de diciembre y presenta los saldos del
4. Número de unidades en existencia,
activo, el pasivo y el patrimonio en forma
compradas, vendidas, consumidas, retiradas
global, es necesario que cada una de las
o trasladadas.
cuentas estar soportadas en libros auxiliares.
5. Existencia en valores y unidad de medida. Este libro debe contener las siguientes
columnas:
6. Costo unitario y total de lo comprado,
vendido, consumido, retirado o trasladado. • Cantidad: se registra la cantidad de
artículos inventariados (mercancías,
7. Registro de unidades y valores por propiedad, planta y equipo).
faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación del inventario físico con las • Cuentas y detalles: se registra el nombre
unidades registradas en las tarjetas de de las cuentas y subcuentas que
control. conforma el inventario, si hay necesidad
de ampliar la información se anota junto a
En todos los casos cuando en los procesos de la cuenta el número del anexo que amplía
producción o transformación se dificulta el la información.
registro por unidades, se hará por grupos
homogéneos. • Valor unitario: aquí se registra el precio
de cada artículo.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el
inventario de mercancías para la venta, que • Valor parcial: se registra el valor de las
contendrá una relación detallada de las subcuentas, o sea multiplicar las
existencias con indicación de su costo unitario cantidades por el valor unitario
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• Valor total: es el total de cada cuenta, y se suma el grupo de cada cuenta del activo, el pasivo,
el patrimonio, en su orden y cumpliendo la norma de la ecuación patrimonial en donde,
Libro diario
Es uno de los libros principales. Allí se registra en forma cronológica cada comprobante de
contabilidad elaborada por la empresa en un periodo determinado, puede contener doce o más
columnas, dependiendo del número de cuentas que maneje la empresa. Se registran los asientos
desde la conformación de la empresa y mes a mes se deben totalizar los registros débitos y
créditos, con dicha información se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual.
• Una serie de columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al nombre de
una cuenta.
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Libro mayor y balances
En este libro se registra el movimiento mensual en forma resumida, tomando como base la
información reportada en el libro diario, pero en los totales, e igualmente se totalizan mes a mes.
Debe incluir las siguientes columnas:
• Nombre de la cuenta: se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.
• Saldo anterior: se reporta el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al período
anterior.
• Movimiento del mes: se registra el movimiento débito o crédito mensual de cada cuenta, la
información se toma de los totales del libro diario.
• Saldos: se obtienen los saldos de cada cuenta, movimientos iguales se suman, movimientos
contrarios se restan.
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Nota de interés Libros de Actas y acciones
Los comerciantes
obligados a llevar El código del comercio establece en el Art. 195 que “la sociedad
libros de contabilidad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por
deben registrar los orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la
libros principales en la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga
cámara de comercio. sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente
Comentario del Tutor registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos
Se consideran libros expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la
principales, el libro de
enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales
inventario y balances,
que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o
libro diario y libro
limitaciones de dominio, si fueren nominativas”.
mayor. Los
comerciantes inscritos Libro de Actas de Asamblea General y Junta Directiva
en el régimen
simplificado deben La reglamentación establece que toda sociedad debe reunirse por lo
llevar el libro fiscal de menos una vez al año antes de 31 de marzo para aprobar los estados
registro de operaciones financieros presentados por el administrador del ente económico.
diarias. Además, debe nombrar la junta directiva y nombrar el revisor fiscal.
Dicha reunión obliga a que se levante un acta, con la firma del
presidente designado y del secretario.
Libros Auxiliares
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Tercera columna: número del comprobante.
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Referencias bibliográficas
Ley 788 del 2002
Estatuto Tributario
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