Anda di halaman 1dari 5

Creating a Safety Culture for Your Motor Carrier Operations 

Step 1: Develop/Redevelop Internal Definitions of Culture and Safety  

Create  a  baseline  of  your  company’s  current  safety  state  and/or  determine  where  you  would  like  to  be  regarding 
corporate safety and organizational culture.  

Define “safety”:  
 What does being safe mean to your company?  
 What are your current safety goals; what should they be?  
 What are your motivations/incentives for safe operations?  

When defining your company safety culture, first assess your overall operating culture, then include safety as 
well all other aspects to provide a complete picture of your operations:  

 What is your company striving to achieve; what does it value?  

 What is the current knowledge base of your company related to safety; what do your members believe 
about the role of safety in company operations?  

 What defines a typical day in the operation of your company; what normal activities take place?  

 What are the general attitudes and feelings of management and employees, and how do these feelings and 
attitudes relate to safety? 

 Are there any areas of operations that seem to be in direct conflict with your company’s definition of safety? 
If so, consider undertaking a reassessment to align these operations. 

Safety Culture Defined 
A  good  guide  to  defining  safety  is  found  in  Safety  Culture:  A  Model  for  Understanding  &  Quantifying  a  Difficult 
Concept.  Professional  Safety,  (Dominic  Cooper,  June  2002).  Cooper  identified  the  key  purposes  or  motivations 
organizations use to develop their safety culture as:  

1. Reducing crashes, close‐calls, injuries, and fatalities for employees, contracted drivers (i.e., owner‐operators), 
and actors in the external environment.  
2. Ensuring safety issues are recognized, formalized, and communicated throughout the organization.  
3. Ensuring that values, beliefs, attitudes, and norms regarding safety are standard at all levels of the organization.  
4. Increasing commitment to safety among all members of an organization.  
5. Defining their safety program(s) in terms of both design and overall performance.  
 
Step 2: Assess Your Safety Culture 

In order to develop company safety policies, or improve existing safety practices, your initial step should be to 
undertake an assessment of your company’s current safety culture. Answer the following questions to obtain an initial 
baseline of how your company will, or currently does, implement its safety practices. 

 What is your organization’s current operational culture?  

 How is safety addressed across your organization (current safety‐related attitudes, values, norms, beliefs)? 

 Is there an overall commitment to safety (both on and off the job)? 

 Do you have safety‐related training, orientation, and recognition/rewards programs? 

 Do you collect and monitor safety‐related data to conduct analysis toward potential improvements? 

 Do your drivers understand they have a central role in your organization’s safety culture? 

 What internal/external barriers potentially/currently exist that create resistance toward the 
implementation/maintenance of your safety program? 

 Does your organization maintain open/frequent communication on safety matters? 

Use the answers to the above questions as a starting point to identify areas for improvements. Use the following 
steps to target areas for improvement: 

 Create a list of areas/tasks that could/should be improved upon. 

 Identify your high‐level process breakdowns which, when improved, will provide the most benefit. 

 Create a list of safety‐related improvement areas/tasks for each group within your organization. 

 Identify safety‐related data collection and analysis requirements not currently addressed. 

 Create a list of ways to actively engage and improve “buy‐in” for safety improvements among your drivers. 

 Identify and list current barriers and process breakdowns which impact safety. Encourage employees to 
suggest solutions to address these areas. 

 Identify means/methods available to your organization that would improve safety communications. 

Conduct Swiss Cheese Analysis  
The Swiss cheese model (see Figure 1), has been proven to be an effective tool carriers can use to determine their 
current barriers (slices) to safety. By determining the size of the operational holes or vulnerabilities in each of these 
barriers,  and  identifying  methods  to  implement  which  might  decrease  vulnerabilities  within  each  barrier,  you  can 
improve your overall safety performance. You accomplish this through (1) analysis of each barrier and (2) analysis of 
how  the  process  breakdowns  that  creates  vulnerabilities  which  may  contribute  to  crashes.  [Achieving  a  Safety 
Culture: Theory and Practice. Work and Stress, Vol. 12, No. 3, James Reason 1998.] 
 

Figure 1. Example of Reason’s Swiss cheese model applied to CMV safety. 

Step 3: Identify and Dispel Myths  

Beliefs are tied to behaviors. What your drivers, safety managers, and top leadership believe about safety is tied to the 
behaviors they will exhibit toward safety. If something is not seen as a threat or risk, it will not be treated as one.  

Many drivers hold to the belief that wearing seat belts can cause them to be trapped in their vehicles following a crash 
and lead to their death. This belief therefore leads to the reduction of seat belt use. Providing drivers with actual 
research on seat belt use which dispels this myth will improve compliance with existing laws regarding seat belt use. 

Language and/or terminology used to describe events can also create safety issues when selected terms downplay the 
severity  or  accountability  for  events.  The  use  of  the  term  “accident”  for  example,  actually  promotes  a  cultural 
perception that accountability for crashes always lies outside of a driver’s control. Rather than permitting this dangerous 
trend to continue, encourage responsibility and accountability by selecting appropriate terms such as crash, wreck, or 
incident.  

Step 4: Development of Safety Knowledge 

Knowledge of safety is a critical part of your success in developing a safety culture. This knowledge should be embedded 
in your training practices and throughout the operations of your organization.  

 Training: Training programs should not only be used to establish the safety knowledge base of your drivers, but 
should provide ongoing opportunities for continued education and development. Monitor your safety 
environment and training programs and encourage employees to identify ways to enhance your program 
offerings.  
 
 Experience: Use your experienced drivers and take advantage of their expertise as you build your safety 
programs. Provide positive incentives for properly documenting safety incidents of all types. Positive programs 
for reporting driver error builds trust and is critical to development of a safety culture.  
 
 Mentoring: Give these experienced drivers opportunities to advance their careers by providing incentives for: 1) 
continued safe driving, and 2) mentoring new drivers to be safe drivers themselves. Mentoring has been shown 
to increase the retention rates of experienced drivers.  
 
Step 5: Define or Redefine Employee Safety Roles (Top to Bottom) 

As the definition suggests, this action involves assessment and possible change in the roles of all motor carrier 
employees regarding their safety role and its influence on the organization’s safety culture. This task should focus on the 
environment that is created by top leadership and management regarding driver safety and may benefit from driver 
involvement in the development of a company’s safety culture. 

Step 6: Assess Effectiveness and Approach to Safety Communications/Revise as Required  

The  flow  of  information  is  critical  to  communicating  your  safety  culture.  This  is  especially  important  with  remote 
operations  where  top  leadership  and  management  are  physically  removed  from  drivers.  Encourage  open  two‐way 
communication; solicit and encourage feedback from all employees on improvements to your safety program.  

Step 7: Create or Enhance Safety System Data Collection/Analysis  

As noted in Step 4, solicit and collect all types of safety data within your operations; even seemingly minor incidents can 
be  indicators  of  process  breakdowns  elsewhere  in  your  operations.  Determine  your  company’s:  1)  existing  data 
requirements  (compliance‐related),  2)  how  you  will  analyze  this  data,  and  3)  how  this  data  analysis  will  be  used  to 
identify process breakdowns and take corrective actions to improve safety performance. Look for additional operational 
data  (beyond  compliance  requirements)  that  could  be  used  to  improve  your  analysis  process  and  once  identified, 
incorporate these into your operational analysis. 

System of Penalty­Free Driver Reporting. 
It is important to learn from past crashes or near‐crashes. As shown in the medical literature, a system where 
mistakes are learned from by open and honest reporting that does not carry a penalty is one method to collect 
such data.  

Action 8: Develop/Redevelop Motivational Tools, Training, and Orientation Processes  

Even  though  all  drivers  are  expected  to  operate  safely,  research  has  demonstrated  that  motivational  tools  are  an 
effective means to improve safe behavior. Implement Safety Incentive Programs as means of rewarding your drivers for 
safe  behavior.  Design  and  implement  your  programs  so  that  they  are  simple  to  understand  and  fair  to  all  drivers.  All 
employees  contribute  to  your  safety  culture  so  be  sure  to  create  incentive  programs  for  your  operational  support 
employees as well.  

Driver programs that tie career advancement to safety 
Creating  different  Driver  Level  designations  or  bonus  programs  tied  to  completion  of  ongoing  safety  training, 
miles  traveled  without  incident,  number  of  passed  DOT  inspections,  or  some  combination  of  these  factors. 
Orientation  and  ongoing  training  opportunities  are  important  to  establishing  and  maintaining  your  safety 
culture. Safety departments play a key, if not central, role in training and orientation of new drivers Orientation 
safety  training  introduces  new  drivers  to  your  company’s  safety  systems  and  establishes  their  roles  and 
responsibilities in maintaining your company’s safety record. 

Action 9: Driver Retention  

Driver retention is a challenge for most motor carriers, especially in the current labor and economic environment. Driver 
retention  can  play  a  key  role  in  developing  your  safety  culture  since  research  demonstrates  that  drivers  who  support 
company  safety  cultures  are  retained  longer  than  those  who  are  not.  Case  studies  have  also  demonstrated  that 
companies with safety programs have better safety outcomes when training new drivers and introducing them to their 
safety culture. For the most part, from a cost‐benefits perspective, any drivers that do not embrace your company safety 
program increase your risk of reportable safety incidents therefore loss of these drivers should not be seen as a loss to 
the your company when that driver is not retained.  

Research 
 

ATAF (1999), through its publication SafeReturns: A Compendium of Injury Reduction and Safety Management Practices 
of Award Winning Carriers, defined a series of tools that carriers can utilize to implement successful safety programs to 
lower the number of crashes, overall cost of crashes, and overall risk. These include:  

• Integration of safety management departments into the motor carrier corporate structure  
• Hiring, training, and retention programs  
• Bonuses and awards  
• Continuing safety education, meetings, and communications  
• Crash data collection and analysis  
 
Several studies have defined best practices for creation and maintenance of company‐wide safety culture that present 
recommended hiring practices, safety risk assessments, driver characteristics, safety performance metrics for analyzing 
process  breakdowns,  employee‐driven  safety  performance  monitoring  and  vehicle  maintenance  management.  These 
studies  include,  the  publication  Truck  Driver  Risk  Assessment  Guide  and  Effective  Countermeasures:  Recommended 
Management Practices (ATAF 1999), Commercial Motor Vehicle Non‐Regulatory Safety Practices (FMCSA/MCSAC 2007), 
Best Highway Safety Practices: A Survey about Safety Management Practices among the Safest Motor Carriers (Corsi and 
Barnard 2003).  
 

Resources/Sources 
Transportation Research Board  

American Trucking Associations Foundation (ATAF). SafeReturns: A Compendium of Injury Reduction and Safety 
Management Practices of Award Winning Carriers. 1999.  

American Trucking Associations Foundation (ATAF). Truck Driver Risk Assessment Guide and Effective 
Countermeasures: Recommended Management Practices. 1999. 

Cooper, Dominic. Safety Culture: A Model for Understanding & Quantifying a Difficult Concept. Professional Safety, 
June 2002. 

Corsi, Thomas M. and Barnard, E. Best Highway Safety Practices: A Survey about Safety Management Practices among 
the Safest Motor Carriers. Prepared for the Data Analysis Division, FMCSA, U.S. DOT, Washington, D.C., March 2003. 

Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), Motor Carrier Safety Advisory Committee (MCSAC) Workgroup, 
Commercial Motor Vehicle Non‐Regulatory Safety Practices (Task 07‐02), December 2007. 

Knipling, R. R., Hickman, J. S., and Bergoffen, G. CTBSSP Synthesis of Safety Practice 1: Effective Commercial Truck and 
Bus Safety Management Techniques.TRB, The National Academies, Washington, D.C., 2003