PENCATATAN DAN PELAPORAN

PUSKESMAS
No. Kode :
18.12.11/870/A/SOP/XII/2017
SOP Terbitan :
No. Revisi : 0
Tgl. Mulai Berlaku :
Halaman : 1/5

UPT PUSKESMAS dr. Fitri Oktavia Pulungan

RAWAT INAP Nip.197410162010012001
SIPISPIS

1. Pengertian 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam
bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan lain-lain disertai tulisan, grafik,
gambar dan suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data
dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor utama dan tenaga pendukung
lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.
2. Tujuan Mendapatkan data dan informasisecaraakurat,tepat waktu dan mutakhir secara
periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas
di berbagai tingkat administrasi
3. Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas rawat inap sipispis No: 18.12.11/870/A/107/XII/2017
Tentang pencatatan dan pelaporan puskesmas
4. Referensi -
5. Prosedur -

6. Langkah- Langkah 1. PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan
dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis
formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan
kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang
menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK)
untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,
riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan
khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang
ada di Puskesmas.
1
 d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan kesehatan yang diterima ibu
hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan
didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan
catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas apabila
ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak
balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.
3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di
luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang
di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam
gedung Puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain.
Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks
penyakit, buku register dan sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang
dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung
Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-
lain.

2
 Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi
menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang disebut dengan system
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim
kedinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke
Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan
baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat.
Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas
untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam
4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas menggunakan tahun
kalender yaitu dar ibulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang
sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan/beban kerja di Puskesmas.
5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam
maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari Puskesmas
pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk
tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Banyuwangi menggunakan
perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan
Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk
direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkatkan kinerja program.

3
7. Diagram alir
Bidan desa

Pemegang program

SP2TP

TU

Kepala puskesmas

Dinas kesehatan

8. Hal-hal yang perlu Komunikasi dengan sasaran program perlu dilakukan sesuai dengan alur yang telah
diperhatikan di tetapkan

9. Unit terkait
Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan
10. dokumen terkait Buku – buku register masing-masing program

11. rekam history -

perubahan

4
2