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Código: PG-01

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Revisión: 7
Fecha: Octubre 2017

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Elaboró Revisó Aprobó


Jose Luis Navarro
Nombre / Cristopher Arce M
Gerente de Robert Sommerhoff Hyde
Supervisor de Encargados
cargo Adquisiciones, Calidad y Gerente General
de Calidad de Obra
Seguridad

Firma

Fecha
Octubre 2017 Octubre 2017 Octubre 2017

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Revisión: 7
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ÍNDICE

1 OBJETIVO..................................................................................................................................... 3

2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 3

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 3

4 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3

5 DESARROLLO .............................................................................................................................. 3

5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS .............................................................. 3


5.2 DOCUMENTOS DEL SGC.................................................................................................. 3
5.3 DOCUMENTOS EXTERNOS.............................................................................................. 5
5.4 ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................ 5
5.5 ARCHIVO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 5
5.6 REGISTROS ....................................................................................................................... 5
5.7 PLANOS .............................................................................................................................. 6
5.8 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ................................................................ 6
5.9 CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES .............................................................. 6
5.10 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ....................................................... 6

6 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 7

7 REGISTROS.................................................................................................................................. 7

8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 7

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1 OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los
documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sean adecuadamente identificados,
emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones
controladas, previniendo el uso de documentación que no esté debidamente autorizada y formalizada, u
obsoleta.
Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el SGC sean
adecuadamente mantenidos para demostrar la conformidad de los trabajos con los requisitos, así como la
operación eficaz del SGC, que sean identificables y fácilmente recuperables.

2 ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del SGC:
• Manual del Sistema de Gestión de Calidad,
• Procedimientos Generales.
• Planes de calidad.
• Procedimientos específicos.
• Documentos externos.

También aplica a los registros que forman parte del SGC y que se encuentran establecidos en los distintos
documentos del mismo.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• ISO 9001: 2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”, se entienden incorporadas todas las
modificaciones posteriores a esta versión.
• Manual de Calidad de Maestra.
• PE-08 Control de Documentos y Registros en obra

4 DEFINICIONES

Documento: Información (entendida como datos que poseen significado) y su medio de soporte
(puede ser papel, medios magnéticos, ópticos o electrónicos)
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de actividades
desempeñadas

5 DESARROLLO
5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Se distinguen dos tipos de documentos en el SGC de Maestra:
a) Documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales,
Procedimientos específicos, Planes de Calidad de Obra.
b) Documentos externos: Normas aplicables, Plan regulador, Ordenanza, Leyes, Dictámenes
específicos, Decreto con fuerza de Ley.
5.2 DOCUMENTOS DEL SGC
5.2.1 Identificación
Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de:
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5.2.2 Elaboración y aprobación


DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Documentos Mandatorios: Manual del Calidad, Visión,


Misión, Política de Calidad, Valores Corporativos, Gerente de Calidad Gerente General
Objetivos de Calidad, Planificación Estratégica

Procedimientos Generales Jefatura de Unidad Gerente del área Gerente General

Gerencia de
Planes de Calidad de Obras Encargado Calidad Obra Administrador Obra
Construcción

Procedimientos de Trabajo, Instructivos Jefatura de Unidad Gerente de Calidad Gerencia del Área

En la portada de cada documento se registra el nombre y cargo, fecha y firma de las personas que
elaboraron, revisaron y aprobaron el documento.
Los procedimientos generales y específicos se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:
• Objetivo, Alcance. Documentos de referencia. Definiciones, Diagrama del proceso (sólo si aplica),
Desarrollo, Responsabilidades, Registros, Anexos, Control de Cambios

5.2.3 Conservación de los documentos


Los documentos internos del SGC en papel se guardan en archivadores adecuadamente identificados con
objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden tener acceso a ellos las personas
autorizadas para tal fin y están al resguardo de la Gerencia de Calidad.
Los documentos internos en formato digital a nivel organizacional se respaldan de acuerdo a las
disposiciones establecidas en el procedimiento el PG-15 “Soporte Tecnológico y Comunicacional”
Los lugares o locales destinados a la conservación de los documentos, deben reunir las condiciones
ambientales adecuadas con el objeto de que estos no se deterioren durante su período de vigencia.
El resguardo o mantención temporal es responsabilidad de cada Jefatura, en el lugar de trabajo, tanto
en las Oficinas de cada unidad, como de sus representantes en obra. En el caso de los documentos
físicos de mantención definitiva, es responsabilidad de cada Gerente de Área definir la forma, lugar y
el tiempo, de acuerdo a las Normativas, Garantías y políticas de la empresa, que garantice la trazabilidad
del producto y los servicios entregados por cada área.

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5.3 DOCUMENTOS EXTERNOS


La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales. Es responsabilidad del área de
Arquitectura e Ingeniería y de la Unidad de Fiscalía mantenerla actualizada, comunicar las modificaciones
y enviar los documentos que la respalden a la Gerencia de Calidad, para que actualice la normativa. El
control y actualización se realiza mediante el PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente,
quien tiene la responsabilidad de actualizar, subir a intranet e informar y distribuir vía mail a los que
requieran la información actualizada.
Los medios para mantener actualizada la Normativa y Legislación serán los que determinen el área de
Arquitectura e Ingeniería y la Unidad de Fiscalía, buscando asegurar la oportuna notificación de nuevas
versiones o documentos.
5.4 ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en la intranet y es tarea de cada
responsable de proceso solicitar nuevas versiones actualizadas a la Gerencia de Calidad, quien gestiona
la actualización de dichos documentos en la intranet.
5.5 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
La Gerencia de Calidad, mantiene un respaldo físico de todos los documentos internos que se
encuentran disponibles en la intranet. Asimismo mantiene archivada una edición de las versiones
“Anulado” de cada documento interno, contando de esta forma con la evidencia histórica del documento,
la cual debe evidenciar su estado de “documentos anulado”, de acuerdo a las disposiciones del capítulo
5.8 del presente procedimiento.

5.6 REGISTROS
5.6.1 Identificación de los Registros
Los registros se identifican con lo siguiente:
• En el encabezado de página a través de:
 Logo de la empresa
 Nombre del registro.
En el pie de página a través de la siguiente estructura “AA-BB-Rxxx”, donde “AA-BB” corresponde al
código del documento del que emana el registro en cuestión y “xxx” corresponde al correlativo, el cual
comienza a partir de uno (1) y se reinicia con cada cambio de documento, todo según el siguiente
ejemplo: PE-03 R002 / r02 / Diciembre 2010
El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: “{código} {nombre del registro} r {número de
revisión} {fecha}”, por ejemplo: PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento r02 20101207

5.6.2 Elaboración de los Registros


Cada registro es elaborado en formato físico y/o digital, asociado al documento que lo rige, cuando exista.
Los registros son claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren,
además de identificar la revisión y la fecha de emisión.

5.6.3 Conservación de los Registros


Los lugares o locales destinados a la conservación deben reunir las condiciones ambientales adecuadas
con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia, el resguardo de la documentación en
forma definitiva es responsabilidad del área de Gerencia de adquisiciones, Calidad y Seguridad, por el
periodo indicado en el registro PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC columna
“Disposición Final”,

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5.7 PLANOS
5.7.1 Identificación de Planos
Los planos generados por la Unidad de Arquitectura y de especialidades, se identifican por la información de
la viñeta:
• La revisión y aprobación es realizada por el Jefe de Arquitectura, o por el Jefe de Estudios y
Proyectos en el caso de los planos de especialidades.
• En el caso que algún plano presente en la obra no cuente con el timbre “Apto para construir”, se
considerará como “Versión Preliminar” y sólo tendrá fines informativos.

5.7.2 Identificación de Especificaciones Técnicas


La identificación de las especificaciones se hace con:
• Nombre de proyecto
• Revisión por números partiendo desde el cero (0).

5.8 Control de documentos y registros


La Gerencia de Adquisiciones, Seguridad y Calidad mantiene actualizado los archivos PG-01 R001
Listado de documentos vigentes del SGC y PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente
que indican las revisiones actuales de los documentos internos y externos aplicables para las diversas
áreas del grupo Maestra.
Además mantiene actualizado un PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC.
Los documentos vigentes del SGC y los formatos de los registros están disponibles en la Intranet. Para
todos los usuarios estará establecido permiso de lectura, y sólo el Jefe de la Gerencia de Adquisiciones,
Seguridad y Calidad podrá subir nuevos documentos, modificar versiones existentes o eliminar
documentos.

5.9 CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES


5.9.1 Planos
Cuando un plano es modificado después de ser entregado en obra, se deberá identificar esto con una nube.
Además, se debe incorporar en la viñeta del plano, una descripción de la modificación. Por último se
colocará una nota explicativa numerada del cambio. Es responsabilidad del Jefe de Arquitectura o el Jefe de
Estudios y Proyectos, según corresponda, transmitir estas disposiciones para los casos de los proyectos
externos.
5.10 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el estado de revisión del
documento siendo cero (0) la primera revisión.
Los cambios se señalan al final del documento en la tabla “Control de Cambios”.
Las modificaciones a los documentos y formatos para registros deben ser efectuadas por las personas
que los elaboran o, en su defecto, por quienes estén autorizados para cumplir esta función. Una vez
modificados son aprobados por quienes corresponda de acuerdo a lo señalado en el capítulo 5.2.2 del
presente procedimiento y la comunicación del cambio es efectuada de acuerdo a lo señalado en el
capítulo 5.4.

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6 RESPONSABILIDADES
Gerencia de Calidad:
 Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad.
 Actualizar Listados de documentos vigentes del SGC.
 Mantener actualizado listado de legislación y normativa vigente y registros del SGC en intranet.
 Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la intranet cuando se aprueba
documento con una nueva versión.
 Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad.
 Velar por la aplicación del presente procedimiento al interior de las organizaciones Maestra.

Fiscalía – Gerencia de Arquitectura e Ingeniería:


 Identificar e informar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las actividades
de Maestra.
Jefaturas de Unidades:
 Elaborar, revisar, modificar y distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad.
 Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente relativas a los proceso bajo
su responsabilidad y en sus actividades, y comunicarlas a la Unidad de Mejora Continua.
Gerencias:
 Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su responsabilidad y competencia.
7 REGISTROS
 PG-01 R001 Listados de documentos vigentes del SGC.
 PG-01 R002 Listados de registros vigentes del SGC
 PG-01 R003 Listados de legislación y normativa vigente.
8 ANEXOS
No Aplica

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