PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Firma
Fecha
Octubre 2017 Octubre 2017 Octubre 2017
ÍNDICE
1 OBJETIVO..................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 3
4 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3
5 DESARROLLO .............................................................................................................................. 3
6 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 7
7 REGISTROS.................................................................................................................................. 7
8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 7
1 OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los
documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sean adecuadamente identificados,
emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones
controladas, previniendo el uso de documentación que no esté debidamente autorizada y formalizada, u
obsoleta.
Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el SGC sean
adecuadamente mantenidos para demostrar la conformidad de los trabajos con los requisitos, así como la
operación eficaz del SGC, que sean identificables y fácilmente recuperables.
2 ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del SGC:
• Manual del Sistema de Gestión de Calidad,
• Procedimientos Generales.
• Planes de calidad.
• Procedimientos específicos.
• Documentos externos.
También aplica a los registros que forman parte del SGC y que se encuentran establecidos en los distintos
documentos del mismo.
3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• ISO 9001: 2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”, se entienden incorporadas todas las
modificaciones posteriores a esta versión.
• Manual de Calidad de Maestra.
• PE-08 Control de Documentos y Registros en obra
4 DEFINICIONES
Documento: Información (entendida como datos que poseen significado) y su medio de soporte
(puede ser papel, medios magnéticos, ópticos o electrónicos)
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de actividades
desempeñadas
5 DESARROLLO
5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Se distinguen dos tipos de documentos en el SGC de Maestra:
a) Documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales,
Procedimientos específicos, Planes de Calidad de Obra.
b) Documentos externos: Normas aplicables, Plan regulador, Ordenanza, Leyes, Dictámenes
específicos, Decreto con fuerza de Ley.
5.2 DOCUMENTOS DEL SGC
5.2.1 Identificación
Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de:
Código:
Página: x de z
Logo Empresa NOMBRE DEL DOCUMENTO
Revisión:
Fecha:
Gerencia de
Planes de Calidad de Obras Encargado Calidad Obra Administrador Obra
Construcción
Procedimientos de Trabajo, Instructivos Jefatura de Unidad Gerente de Calidad Gerencia del Área
En la portada de cada documento se registra el nombre y cargo, fecha y firma de las personas que
elaboraron, revisaron y aprobaron el documento.
Los procedimientos generales y específicos se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:
• Objetivo, Alcance. Documentos de referencia. Definiciones, Diagrama del proceso (sólo si aplica),
Desarrollo, Responsabilidades, Registros, Anexos, Control de Cambios
5.6 REGISTROS
5.6.1 Identificación de los Registros
Los registros se identifican con lo siguiente:
• En el encabezado de página a través de:
Logo de la empresa
Nombre del registro.
En el pie de página a través de la siguiente estructura “AA-BB-Rxxx”, donde “AA-BB” corresponde al
código del documento del que emana el registro en cuestión y “xxx” corresponde al correlativo, el cual
comienza a partir de uno (1) y se reinicia con cada cambio de documento, todo según el siguiente
ejemplo: PE-03 R002 / r02 / Diciembre 2010
El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: “{código} {nombre del registro} r {número de
revisión} {fecha}”, por ejemplo: PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento r02 20101207
5.7 PLANOS
5.7.1 Identificación de Planos
Los planos generados por la Unidad de Arquitectura y de especialidades, se identifican por la información de
la viñeta:
• La revisión y aprobación es realizada por el Jefe de Arquitectura, o por el Jefe de Estudios y
Proyectos en el caso de los planos de especialidades.
• En el caso que algún plano presente en la obra no cuente con el timbre “Apto para construir”, se
considerará como “Versión Preliminar” y sólo tendrá fines informativos.
6 RESPONSABILIDADES
Gerencia de Calidad:
Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad.
Actualizar Listados de documentos vigentes del SGC.
Mantener actualizado listado de legislación y normativa vigente y registros del SGC en intranet.
Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la intranet cuando se aprueba
documento con una nueva versión.
Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad.
Velar por la aplicación del presente procedimiento al interior de las organizaciones Maestra.