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GUÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Código:

UPLA-GUI-02
A LA EJECUCIÓN DEL POA
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GUÍA PARA EL SEGUIMIENTO


Y EVALUACIÓN A LA
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
OPERATIVO ANUAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

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Gestión 2013 – v.4


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Contenido

1. Objeto...................................................................................................................................... 3
2. Marco Legal ............................................................................................................................. 3
3. Alcance .................................................................................................................................... 3
4. Programa Operativo Anual...................................................................................................... 3
5. Marco Conceptual ................................................................................................................... 4
6. Descripción del procedimiento ............................................................................................... 5
7. Periodos de Seguimiento y Evaluación ................................................................................... 6
8. Seguimiento y evaluación por parte de las áreas y unidades organizacionales ..................... 6
9. Determinación de Resultados ............................................................................................... 11
10. Revisión de fuentes de verificación................................................................................... 12
11. Matriz de Cumplimiento al POA – Contraloría General del Estado .................................. 13

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1. Objeto
Establecer el marco procedimental y metodológico para el seguimiento y la evaluación del
Programa de Operaciones Anual (POA) por parte de las áreas y unidades organizacionales del
Servicio Estatal de Autonomías SEA.

2. Marco Legal
La presente Guía está elaborada en base al siguiente marco normativo:
 Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales, del 20 de julio de 1990.
 Resolución Suprema No. 225557, que aprueba la Normas Básicas del Sistema de
Programación de Operaciones, de 1° de diciembre de 2005.
 Resolución Administrativa Nro. 007/2013, Reglamento Específico del Sistema de
Programación de Operaciones del SEA de 31 de enero de 2013.

3. Alcance
La Guía para el seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual es de utilización
obligatoria para todas las Áreas y unidades organizacionales del SEA y está dirigida a los Directores
y Jefes de Unidad.

4. Programa Operativo Anual


El Plan de Operaciones Anual (POA), es el instrumento orientador de la gestión institucional
durante un año calendario, el cual está articulado con el Presupuesto, de acuerdo a lo establecido
en la normativa vigente. Contiene los objetivos de Gestión, Objetivos Específicos, Operaciones
(proyectos y actividades) y Recursos, que se van a ejecutar durante el año que se está
programando.

El POA contribuye a la ejecución del Plan Estratégico Institucional (P.E.I.) de cinco años, por esta
razón, los objetivos, proyectos y actividades del POA deben tener correspondencia directa con las
perspectivas, objetivos estratégicos y estrategias del PEI.

El POA ordena los proyectos y actividades que serán ejecutados por las diferentes áreas y
unidades organizacionales del SEA, por lo que su seguimiento y control asegura una ejecución
efectiva.

La importancia de la Formulación del POA es:


• Contribuye a lograr la visión de desarrollo institucional, concretizar los objetivos
estratégicos y cumplir con la Misión Institucional del SEA.
• Permite ordenar y dar coherencia a los proyectos y actividades previstos para la obtención
de los Objetivos de Gestión.
• Ayuda a la preparación y organización evitando la improvisación en la ejecución de los
Proyectos y actividades.
• Permite prever la necesidad de recursos para el cumplimiento de lo programado,
permitiendo la optimización de su uso.
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• Permite el monitoreo, seguimiento y evaluación de los proyectos y actividades, por lo que


se constituye en un elemento clave para el control de la gestión.
• Mejora la transparencia en la gestión Institucional, en tanto permite un mejor seguimiento
de la ejecución presupuestaria.

5. Marco Conceptual
Para la utilización de la presente Guía se utilizarán los siguientes conceptos y definiciones:

a. Planificación: Es el proceso metódico diseñado para obtener uno o varios objetivos determinados a
realizar junto con las acciones requeridas, para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
b. Plan: Es un instrumento de gestión en el cual se indican las decisiones que se toman hoy para
obtener resultados en el futuro. Todo plan debe contener como mínimo: objetivos, estrategias-
actividades, indicadores con metas, responsables, recursos necesarios y plazos de ejecución.
c. Planificación Estratégica: Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes y
proyectos, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas (reflexión ordenada sobre un
futuro deseado). Estos planes pueden ser a mediano o largo plazo.
d. Plan Estratégico Institucional (P.E.I.): Es un instrumento de planificación de mediano y largo plazo
que debe ser elaborado en cada entidad y órgano público definiendo los objetivos estratégicos y los
programas a realizar para su logro, sujetos a la disponibilidad de recursos, a las competencias
institucionales asignadas en su norma de creación y a los objetivos, políticas, programas y
proyectos establecidos en los Planes Nacionales de Desarrollo, en sus distintos niveles.
e. Objetivo Estratégico: Son los objetivos más importantes dentro de una planificación, que pueden
ser de largo y mediano plazo, que describen y pretenden alcanzar la imagen del futuro éxito o un
destino específico.
f. Programa de Operaciones Anual: Es el instrumento de planificación operativo a corto plazo,
orientado a la gestión de las Instituciones públicas durante un año calendario, el cual está
articulado al Presupuesto. Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos (alineados al
PEI), operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a ejecutar durante el año.
g. Presupuesto: Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos (alineados al PEI),
operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a ejecutar durante el año.
h. Objetivo de Gestión: Son los logros o resultados esperados que persigue la gestión institucional en
un periodo determinado. Los Objetivos de Gestión corresponden a los grandes lineamientos que
orientarán la gestión en el año de ejecución del POA, que actúan como “paraguas” de la gestión.
i. Objetivo Específico: Representan las aspiraciones concretas dentro de cada Objetivos de Gestión y
de ellos se derivarán los proyectos y actividades, es decir, las acciones que permitirán aterrizar toda
la cadena de objetivos. Estos deben permitir alcanzar los Objetivos de Gestión.
j. Operación: Son las Actividades o Proyectos que contribuyen a alcanzar un Objetivo Específico,
mismas que deben estar dimensionadas en tiempo y recursos.
k. Actividad: Acciones que se realiza de manera permanente y su objetivo es mantener u operar un
servicio.
l. Proyecto: Es un conjunto de acciones concretas que se realiza en un período limitado de tiempo y
tiene el objetivo de ampliar o mejorar la gestión institucional.
m. Indicador: Es una relación entre dos o más datos significativos que tienen un nexo lógico entre ellos
y que proporcionan información sobre el logro y el cumplimiento de objetivos, metas o programas.

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n. Metas: Son el avance (en porcentajes) programado de la ejecución de cada operación que son
acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en relación a la fecha de inicio y fin
de la operación.
o. Resultados Esperados: Son los productos resultantes de las operaciones mismos, que deben ser
cuantificables y medibles.
p. Fuentes de verificación: Son los respaldos físicos, que comprueban y da fe del grado de avance en
cuanto a las actividades y proyectos programas en el POA
q. Eficacia: es la capacidad de lograr los objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado,
independientemente de los costos invertidos. En términos generales, el índice de eficacia es la
relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto.
r. Eficiencia: debe ser entendida como la relación entre los recursos invertidos y los resultados
obtenidos, cuyo resultado debe aproximarse a un índice de eficiencia establecido por la entidad o a
un indicador externo aplicable.
s. Economía: es la habilidad de minimizar, dentro de lo razonable, el costo unitario de los recursos
empleados para la consecución de objetivos, sin comprometer la calidad de estos últimos. En este
sentido, un índice de economía generalmente empleado es la relación entre los resultados
obtenidos y el costo de los mismos.
t. Efectividad: es la evaluación del impacto que tienen las acciones de las entidades públicas en
beneficio de la sociedad. El índice aplicable es la relación de impacto logrado sobre impacto
requerido.

6. Descripción del procedimiento


Para realizar el seguimiento y evaluación del POA en las áreas y unidades organizacionales se
seguirá el siguiente procedimiento:

Tabla 1: Procedimiento de Seguimiento y Evaluación del POA

N° Nombre Descripción de las Actividades Input Output Responsable


Actividad
1 Generación  Generar la información para el • Nota Interna  Información • Responsable de
de la Seguimiento y la Evaluación del POA generada Planificación
información en cada Unidad Organizacional (UO). • Profesional del
área UO.
2 Elaboración  Generar el Formulario de • Información • Formulario de • Profesional del
del Seguimiento o Evaluación del POA. generada Seguimiento o área UO.
Formulario  Preparar la información de respaldo Evaluación
de al Formulario de Seguimiento o  Documentos,
Seguimiento Evaluación. informes, actas,
o Evaluación  Firmar el Formulario de Seguimiento cuadros de respaldo.
o Evaluación.
3 Revisión y  Revisar y firmar el Formulario de • Formulario  Formulario de • Directores
aprobación Seguimiento o Evaluación. de Seguimiento o • Jefes de Unidad
 Remitir el Formulario de Seguimiento Evaluación aprobado.
Seguimiento o Evaluación y la o Evaluación  Documentos,
información de respaldo mediante informes, actas,

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N° Nombre Descripción de las Actividades Input Output Responsable


Actividad
CD ordenado y estructurada de cuadros de respaldo.
acuerdo al Formulario respectivo.  Comunicación de
 Comunicación a la Dirección Directores/Jefes
Ejecutiva en los plazos establecidos Áreas
en la Comunicación Interna. Organizacionales.
4 Informe de  Sistematización y consolidación de la • Formularios  Informe de • Unidad de
Seguimiento información de los Formularios de de Seguimiento o Planificación
o evaluación Seguimiento o Evaluación. Seguimiento Evaluación
del POA  Elaboración del Informe de o Evaluación  Presentación de
Seguimiento o Evaluación aprobado. resultados a la
 Presentación de resultados a la Dirección Ejecutiva
Dirección Ejecutiva.

7. Periodos de Seguimiento y Evaluación


El periodo de realización del Seguimiento del POA se realizará en los siguientes trimestres y cortes:

Tabla 2: Periodos para la ejecución del Seguimiento al POA

Periodo Periodo de Corte


Inicio Fin
1° Trimestre 1ro. Enero 31 de Marzo
2° Trimestre 1ro. Abril 30 de Junio
3° Trimestre 1ro. Julio 30 de Septiembre
4° Trimestre 1ro. Octubre 31 de Diciembre

El periodo de realización de la Evaluación del POA se realizará en los siguientes semestres y cortes:

Tabla 3: Periodos para la ejecución de la Evaluación al POA

Periodo Periodo de Corte


Inicio Fin
1° Semestre 1ro. Enero 30 de Junio
2° Semestre 1ro. Julio 31 de Diciembre

8. Seguimiento y evaluación por parte de las áreas y unidades


organizacionales
La elaboración y aprobación del Formulario de Seguimiento o Evaluación como su información de
respaldo es responsabilidad de las áreas y unidades organizacionales y deberán ser remitidas a la
Unidad de Planificación dentro de los plazos establecidos en la Nota interna remitida para su
sistematización y validación.

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8.1 Formulario de Seguimiento Trimestral al POA


Para el seguimiento del POA se utilizará el “Formulario de Seguimiento Trimestral al POA” FST-001,
como se muestra a continuación:

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO TRIMESTRAL AL POA

FTS - 001
GESTIÓN:
UNIDAD ORGANIZACIONAL (1): TRIMESTRE (2):

OPERACIONES EN PROCESO DE EJECUCIÓN Y NO


INDICAR EL TRIMESTRE DE CUMPLIMIENTO DE LAS

INDIQUE EL "RESULTADO ESPERADO" AL QUE LA


ESTADO DE LA
OPERACIÓN (10) PARA LAS
CANTIDAD PROGRAMADA EN EL TRIMESTRE

PARA LAS OPERACIONES EN PROCESO Y NO


CANTIDAD PROGRAMADA EN LA GESTIÓN

(indique la OPERACIONES
CUMPLIDAS
PRODUCTO / SERVICIO DE GESTIÓN

RESPONSABLE DE LA OPERACIÓN

cantidad de CUMPLIDAS
(12)
productos (11)

OPERACIÓN CONTRIBUYE
MEDIO DE VERIFICACIÓN

logrados)

Ver Formulario 3 POA

Observaciones (15)
EN PROCESO DE EJECUCION (10B)
OPERACIÓN

CUMPLIDAS
COD. OP.

IDENTIFICACIÓN ACCIONES
Indicar la DE PROBLEMAS TOMADAS

(13)

(14)
(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

NO CUMPLIDAS (10C)

EN PROCESO
referencia al Señale las Señale las
CUMPLIDA (10A)

Determ inar el
docum ento causas que acciones que
avance o grado
adjunto que im pidieron el se realizaron
de avance de la
respalda cada cum plim iento para dar
operación
una de ellas, de las solución a los
respecto a la
respecto a la operaciones problem as
colum na
colum na respecto a la respecto a la
(10 B)
(10 A) colum na colum na
(10 C) (10 C)

7 2 2
5 3 3
Totales 12 5 5 - -

Descripción de los campos:


1. Indicar la Unidad Organizacional del Servicio Estatal de Autonomías
2. Indicar el Trimestre del Seguimiento
3. Identificar el código de la operación de acuerdo al POA
4. Indicar la operación de acuerdo al último POA
5. Indicar la cantidad programada de los productos para toda la gestión
6. Indicar el medio de verificación
7. Indicar los productos o servicios a ser producidos en el trimestre
8. Identificar al responsable de la operación
9. Indicar la cantidad programada en el trimestre de los productos esperados
10. Indicar el estado de la operación y la cantidad de productos logrados, en relación a
la cantidad programada en cada producto establecido en la operación
11. Indicar la referencia al documento adjunto de respaldo de las operaciones
cumplidas.
12. Explicar la situación de las operaciones en proceso y no cumplidas.

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13. Indicar el trimestre de cumplimiento de las operaciones en proceso de ejecución y


no cumplidas.
14. Resultado Esperado, al que la operación contribuye en referencia al Formulario 3
del POA.
15. Observaciones o aclaraciones sobre la operación y productos obtenidos.

Los Profesionales designados en las áreas organizacionales encargados del seguimiento o


evaluación del POA, deben observar y verificar el cumplimiento de los resultados esperados con
los obtenidos y las metas programadas. Cuando el avance sea inferior a la meta programada
deberán necesariamente explicar las razones del incumplimiento “Para la operaciones en proceso
o no cumplidas” para cada operación. Asimismo, se registrará las “Acciones tomadas” a ser
aplicados.

La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.

8.1.1 Documentos de respaldo a ser presentados en el Seguimiento al POA.

Para este seguimiento trimestral al POA se presentarán los siguientes documentos:

a) Formulario de Seguimiento Trimestral al POA debidamente firmado en su elaboración y


aprobación.
b) Documentación de respaldo de las actividades cumplidas como documentos, actas, informes, etc.

La documentación de respaldo debe estar debidamente referenciada a la operación que respalda. Los
respaldos serán remitidos i) en medio magnético (CD) debidamente escaneados y ordenados en la misma
estructura de las operaciones reportadas identificando los archivos con el número de referenciación de la
operación indicado en el formulario presentado y ii) en medio físico se remitirá únicamente la fotocopia
simple de la primera hoja del documento, acta o informe que respalda la información de cumplimento de la
operación.

La Unidad de Planificación podrá solicitar cuadros adicionales mediante Comunicación Interna.

8.2 Formulario de Evaluación Semestral al POA

Para el seguimiento del POA se utilizará el “Formulario de Evaluación Semestral al POA” – FES-001,
como se muestra a continuación:

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FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES


OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Semestre: 1er semestre 2015
UNIDAD ORGANIZACIONAL: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
INDICADORES DEL OBJETIVO
Eficacia (4) Eficiencia (5) Economía (6)
Objetivo de Gestión Resultado
Nro Medio de Medio de Fórmula Medio de
Institucional Programado Esperado del Fórmula Indicador Meta Indicador Verificación
Fórmula Indicador Meta Indicador Verificación
Meta Indicador Verificación
(1) Indicador
(2) Objetivo (3)

1. Administrar los recursos Cantidad de auditorias


Opracionalizar el
institucionales del SEA en el realizadas entre (Prespuesto
Control Posterior (Nro. de auditorias
% de programadas y no Nro. auditorias ejecutado de la
marco de sus atribuciones y realizadas/ Total de % de presupuesto
1 100% auditorias programadas/ N° de >1 adicionales UAI/Presupuesto <100%
normativa vigente y desarrollar Control Interno auditorias ejecutado
realizadas auditorias efectuadas programado de la
las capacidades institucionales Posterior programadas)*100
programadas al inicio UAI)*100
realizado
del SEA de gestión

EVALUACIÓN DE INDICADORES (7)


Referenciación Referenciación Referenciación
Indicador Indicador Indicador
Fórmula Resultado Medio de Fórmula Resultado Medio de Fórmula Resultado Medio de
Alcanzado Verificación Alcanzado Verificación Alcanzado Verificación

100% de 1 auditoria 100% de


(100 / 100)*100 100% auditorias (11 / 10) 1,1 adicionales (7000 / 7000)*100 100% presupuesto
realizadas efectuadas ejecutado

RESULTADOS Y LOGROS (8)


Resultados esperados (9) Logros alcanzados (10)
(Formulario 3 del POA)

1 6

2 7

3 8

4 9

5 10

Evaluación al Programa de Operaciones Anual


Gestión 2014
Resumen por Objetivo de Gestión Específico

Objetivo de Eficacia Eficiencia Economía


Evaluacion Anual
Gestión Meta Indicador Resultado Meta Indicador Resultado Meta Indicador Resultado
Resultados esperados
Objetivo(s) Específicos de Gestión - DDLC Logros alcanzados
(Formulario 3 del POA)
Se ha capacitado una Se ha realizado una
Indice de persona del equipo técnico explicación del curso y
2.1 Fortalecer las capacitacione de la DDLC una retroalimentación
% de
capacidades s adicionales % de interna en la Dirección
personal
técnicas del 10% >1 ejecutadas <100% presupuesto
técnico
personal del por el ejecutado
capacitado
SEA. personal
técnico
Se ha asistido Se asitió técnicamente
técnicamente a los al Nivel central del
Gobiernos Autónomos y al Estado y los Gobiernos
2.3 Apoyar a las Nivel central del Estado en Autónomos en un total
ETA y al nivel los ámbitos competencial de 166 ocasiones, de
% de ETA y normativo las cuales 72 se
central del % de
% de ETA atendidas realizaron mediante
Estado en el 100% >100% > 100% presupuesto
atendidas adicionalment Informes Técnicos, 37
ámbito ejecutado fueron visitas al
e
competencial y interior del país y 57
normativo. fueron reuniones en
instalaciones del SEA o
dentro de la ciudad de
La Paz

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Evaluación al Programa de Operaciones Anual


Gestión 2014
Resumen por Objetivo de Gestión Institucional

UNIDAD ORGANIZACIONAL: DIRECCION DE DESARROLLO LEGISLATIVO Y COMPETENCIAL

Objetivo de RESUMEN INDICADORES DEL OBJETIVO Y SUS RESULTADOS


Nro Gestión Eficacia Eficiencia Economía Evaluación Anual
Institucional Meta Indicador Resultado Meta Indicador Resultado Meta Indicador Resultado Logros alcanzados

Desarrollo de 2 (dos) Documento de análisis o


2. Desarrollar
Herramientas investigación socializados con el personal
herramientas y técnico
y
metodologías 100%
# Herramientas y metodologías 2 (dos) Documentos de alcances
que promuevan y Herramientas y
2 Herramientas metodologías en en el ámbito competenciales actualizados, impresos y
metodologías
2 faciliten la 100% 100% y metodologías el ámbito 3 <100% competencial 88% socializados
en el ámbito
coordinación difundidas competencial con 1 (un) Documento de Integración de Género
competencial
difundidas presupuesto en el ejercicio competencial elaborado que
entre el nivel desarrolladas
ejecutado contiene la caracterización de las brechas
central del Estado de género por sectores y la identificación
menor al
y las ETA 100% de mecanismos o instrumentos de
reducción de brechas.

Los Profesionales designados en las áreas organizacionales encargados del seguimiento o


evaluación del POA, deben observar y verificar el cumplimiento de los resultados esperados con
los obtenidos y las metas programadas. Cuando el avance sea inferior a la meta programada
deberán necesariamente explicar las razones de las desviaciones “Para la operaciones en proceso
o no cumplidas” para cada operación. Asimismo, se registrará las “Acciones tomadas” a ser
aplicados.

La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.

La Evaluación del POA incluirá el seguimiento a los Indicadores de Eficacia, Eficiencia y Economía
(cuando corresponda) de los Objetivos de Gestión Institucional y Objetivos de Gestión Específicos,
acuerdo a los Formularios de Indicadores del POA (Formularios 4A y 4B).

Se debe documentar en la evaluación de los indicadores los cálculos de las formulas como la
interpretación de los resultados obtenidos semestralmente. El último semestre incluirá la
evaluación, calificación y registro de los Indicadores de la gestión que ayudará a justificar la
ejecución presupuestaria por cada área organizacional de SEA.

8.2.1 Documentos a ser presentados en la Evaluación del POA

Para la evaluación semestral del POA se presentarán los siguientes documentos:

a) Formulario de Evaluación de Indicadores de eficacia, eficiencia y economía (según


corresponda) de OGI y OGE, de acuerdo a Formularios 4A Y 4B del POA, que incluya los

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“Resultados alcanzados” (de acuerdo al Formulario 3 POA) y “Logros Obtenidos”


corresponde al semestre que se está evaluando.
b) Otros cuadros adicionales solicitados mediante Nota interna.
c) Documentación de respaldo de las actividades cumplidas como ser documentos, actas,
informes, etc.

NOTA: Todos estos documentos deben registrar la firma del Encargado Operativo y del Director o
Jefe de Unidad del Área Organizacional.

9. Determinación de Resultados
A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el Seguimiento o la Evaluación del POA, se considerará de manera interna los siguientes
parámetros:

9.1 Parámetros de calificación de resultados para el Seguimiento Trimestral al POA

Para la evaluación de los resultados del Seguimiento del POA, se tomaran en cuenta los siguientes
aspectos para la cuantificación del cumplimiento de las operaciones:

 El número de productos/ Servicios programados en el trimestre corresponden al cien por


ciento de la evaluación posible.
 Se cuantifican los productos/servicios cumplidos los las Unidades Organizacionales
 Se verifica que la realización de la actividad/operación este programada en el trimestre y
que su cumplimiento haya sido efectuado en el trimestre.
 Se compara el número de productos/servicios programados con el número de productos o
servicios cumplidos y se multiplica por cien. El resultado es el porcentaje de cumplimento
alcanzado por la Unidad Organizacional en el trimestre
 Se identifican las actividades en proceso y las no cumplidas.

La tabla utilizada para la cuantificación del porcentaje de cumplimiento de las operaciones en el


Seguimiento del trimestre del POA es la siguiente:

Tabla 4: Cuantificación del porcentaje de cumplimento de las operaciones

Cantidad de productos/servicios
Resumen En proceso de No
Programado Ejecutado Total
seguimiento ejecución cumplido

Porcentaje de cumplimiento:

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A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el seguimiento y evaluación del POA, se considerará de manera interna la siguiente Tabla de
Calificación:
Tabla 5: Ponderación de la calificación en el Seguimiento al POA

RESULTADOS CALIFICACIÓN
(Ponderando con las metas)
90% al 100% Óptimo
80% al 89% Satisfactorio
60% al 79% Regular
0% al 59% Deficiente

9.2 Parámetros de calificación de resultados en la Evaluación Semestral de POA

Para la evaluación de los resultados de la Evaluación Semestral del POA, se tomaran en cuenta los
indicadores de eficacia, eficiencia, economía (según corresponda) en el cumplimiento de los OGI y
OGE incluyendo los Resultados esperados y los Logros alcanzados en el semestre.

A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el seguimiento y evaluación del POA, se considerarán los Indicadores de los OGI y OGE, además
de una evaluación cualitativa de la comparación de los resultados alcanzados y los logros de la
gestión.

Los resultados se mostraran en un informe semestral de evaluación que expondrá de manera


concreta la información sobre los hechos relacionados con la ejecución del POA de sus respectivas
áreas, es decir, se deberá informar a la fecha de corte (semestral) el grado de cumplimiento de los
objetivos propuestos.

Asimismo, deberá registrarse las causas de los principales incumplimientos si corresponden, a la


vez que se destaquen los logros obtenidos, ello no impide que se adjunten los documentos
adicionales que consideren necesarios exponerse con detalle.

10. Revisión de fuentes de verificación


La Unidad de Planificación efectuará la revisión de las fuentes de verificación informadas en base a
los formularios de Seguimiento o Evaluación de acuerdo al siguiente procedimiento.

Tabla 6: Procedimiento Revisión de Fuentes de Verificación

N° Nombre Descripción de las Actividades Input Output Responsable


Actividad
1 Recopilación Realizar la recopilación de •Formulario de •Formulario de  Responsable de
de fuentes de documentos físicos, que se Seguimiento o verificación de Planificación.
verificación constituyen en fuentes de Evaluación fuentes de
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N° Nombre Descripción de las Actividades Input Output Responsable


Actividad
verificación y armar carpetas con verificación
la documentación recopilada,
para revisar el grado de avance
de cada operaciones programada
en el trimestre.
(Las fuentes de verificación
deberán corresponder al
producto de la operación.)
2 Revisión de Realizar la revisión conjunta de • Formulario •Formulario de  Responsable de
Fuentes de las fuentes de verificación, de Revisión de Planificación.
Verificación identificando que los datos Seguimiento o Fuentes de  Profesional
reportados en el Formulario de Evaluación Verificación designado
Seguimiento o evaluación, estén completado y Unidad
de acuerdo con los respaldos firmado. Organizacional
físicos existentes.
4 Elaboración Elaborar y firmar el informe • Formulario •Informe  Responsable de
del Informe técnico referente al seguimiento de Revisión de Técnico Planificación.
de o evaluación del POA que incluye Fuentes de  Jefe de la
seguimiento o la revisión de las fuentes de Verificación Unidad de
evaluación verificación y lo remite a la completado y •Informe Planificación
Jefatura de Planificación para su firmado. Técnico
consideración. •Informe aprobado.
Revisar y aprobar el Informe Técnico
remite ambos documentos a la
Dirección Ejecutiva para su
consideración.

11. Matriz de Cumplimiento al POA – Contraloría General del Estado


En cumplimiento a la nota CGE/SCCI-041-79/2014 remitida por la Contraloría General del Estado
se debe elaborar la “Matriz de Cumplimiento del Programa Operativo Anual Institucional” de cada
Gestión de los Objetivos de gestión Institucional.
La elaboración y aprobación de la “Matriz de Cumplimiento del Programa Operativo Anual
Institucional” como su información de respaldo es responsabilidad de las áreas y unidades
organizacionales y deberán ser remitidas a la Unidad de Planificación dentro de los plazos
establecidos en la Nota Interna remitida para su sistematización y validación.

11.1 Matriz de Cumplimiento del Programa Operativo Anual Institucional


Para la evaluación del cumplimiento del Programa Operativo Anual Institucional requerido por la
Contraloría General del Estado, se utilizará la “Matriz de Cumplimiento de Seguimiento Trimestral
al POA” – MCPOA-CGE-001, tanto para los objetivos de Gestión Institucional y los Objetivos de
Gestión Específicos, cuyo diseño se muestra a continuación:

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SERVICIO ESTATAL DE AUTONOMÍAS ANEXO 1


"CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL"
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL


PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN

Objetivo de Gestión Institucional Meta


Nro (1) INDICADOR DEL OBJETIVO (3) Meta (4) Ponderación (5) Resultados fìsicos Resultados (7) Ponderación (8)
Programado (2) Fisica

(Nro. de seguimientos realizados/ Total


100% 3 5% 3 seguimientos realizados 100% 5,0%
de seguimentos programadas)*100
(N° de materiales de comunicación e
información institucional 5 materiales institucionales
100% 6 5% 83% 4,2%
elaborados/total de materiales elaborados
institucionales programados)*100
1. Administrar los recursos (Nº Procesos administrativos realizados/
institucionales del SEA en el marco de Nº de procesos administrativos 100% de las operaciones
100% 100% 10% 100% 10,0%
1 sus atribuciones y normativa vigente programados)*100 administrativas realizadas
y desarrollar las capacidades
(Presupuesto ejecutado/Presupuesto 98,68% de presupuesto
institucionales del SEA 99% 99% 15% 98,68% 15,0%
programado)*100 ejecutado
(Nro. de auditorias realizadas/ Total de
100% 9 5% 9 auditorias realizadas 100% 5,0%
auditorias programadas)*100
N° de procesos administrativos legales
112 de procesos legales
diligenciados/ total de procesos 100% 112 10% 100% 10,0%
diligenciados
administrativos legales vigentes

(# Herramientas y metodologías en el
2. Desarrollar herramientas y ámbito competencial y económico
5 Herramientas y metodologías
metodologías que promuevan y financiero Desarrolladas/# Herramientas
2 100% 6 50% en el ámbito competencial 83% 41,7%
faciliten la coordinación entre el y metodologías en el ámbito
desarrolladas
nivel central del Estado y las ETA competencial y económico financiero
programadas)*100

TOTALES 100% 90,8%

Descripción de los campos:


1. Número de Objetivo de Gestión Institucional
2. Indicar el semestre de seguimiento
3. Indicar la operación de acuerdo al último POA
4. Indicar la cantidad programada para toda la gestión
5. Indicar el medio de verificación
6. Indicar los productos o servicios a ser producidos en el trimestre
7. Identificar al responsable de la operación
8. Seleccionar y marcar el trimestre correspondiente
9. Indicar el estado de la operación y la cantidad de productos logrados, en relación a
la cantidad programada en cada operación.
10. Indicar la referencia al documento adjunto de respaldo de las operaciones
cumplidas.
11. Explicar la situación de las operaciones en proceso y no cumplidas.
12. Indicar el trimestre de cumplimiento de las operaciones en proceso de ejecución y
no cumplidas.
13. Resultado Esperado, al que la operación contribuye en referencia al Formulario 3
del POA.
14. Observaciones o aclaraciones sobre la operación y resultados obtenidos.

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Los Profesionales designados en las áreas organizacionales encargados del seguimiento o


evaluación del POA, deben observar y verificar el cumplimiento de los resultados esperados con
los obtenidos y las metas programadas. Cuando el avance sea inferior a la meta programada
deberán necesariamente explicar las razones del incumplimiento “Para la operaciones en proceso
o no cumplidas” para cada operación. Asimismo, se registrará las “Acciones tomadas” a ser
aplicados.

La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.

11.2 Documentos de respaldo a ser presentados.

Para este seguimiento trimestral al POA se presentarán los siguientes documentos:

 Matriz de Cumplimiento de Seguimiento Trimestral al POA firmado en su elaboración y


aprobación.
 Documentación de respaldo de las actividades cumplidas como documentos, actas,
informes, etc.

La documentación de respaldo debe estar debidamente referenciada a la operación que respalda.


Los respaldos serán remitidos i) en medio magnético (CD) debidamente escaneados y ordenados
en la misma estructura de las operaciones reportadas identificando los archivos con el número de
referenciación de la operación indicado en el formulario presentado y ii) en medio físico se
remitirá únicamente la fotocopia simple de la primera hoja del documento, acta o informe que
respalda la información de cumplimento de la operación.

La Unidad de Planificación podrá solicitar cuadros adicionales mediante Comunicación Interna.

11.3 Proceso de análisis y evaluación


La evaluación se la realiza tomado en cuenta los parámetros de medición de los indicadores de la
Gestión y del Sistema de Programación de Operaciones.

La evaluación al cumplimiento del POA se define a partir de los indicadores de los Objetivos de
Gestión Institucionales y Específicos, las metas y su ponderación de lo programado y los resultados
y la ponderación de lo ejecutado.

Con la información remitida por las Unidades Organizacionales, la Unidad de Planificación


sistematiza los resultados de los indicadores contenidos en cada una de las matrices de
cumplimiento en el formato requerido por la Contraloría General del Estado (ver matriz
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consolidada de Objetivos de Gestión Institucional y Objetivos de Gestión Específicos),


considerándose los indicadores de eficacia a fin de determinar la tasa de eficacia alcanzada por la
entidad en la gestión.

A este efecto se consolidan los indicadores de eficacia de la Gestión en dos matrices consolidadas:
i) Objetivos de Gestión Institucional (Anexo 1) y ii) Objetivos de Gestión Específicos (Anexo 2),
asignado el valor en términos porcentuales del valor del objetivo de gestión respecto al 100%
asignado por la entidad, dando un peso del 75% a los objetivos de directamente relacionados con
las atribuciones y a las áreas sustantivas del SEA y el 25% al área de apoyo administrativa. Por
ejemplo:

Nro. Objetivo de Gestión INDICADOR DEL PONDERACIÓN PONDERACIÓN


Institucional OBJETIVO EFICACIA POR INDICADOR GENERAL
Programado Fórmula Indicador
1 ÁREA DE APOYO Indicador 1 5% 25%
ADMNISTRATIVO Indicador 2 5%
Indicador 3 5%
Indicador 4 5%
Indicador 5 5%
2 ÁREA SUSTANTIVA Indicador 1 15% 25%
DDLC Indicador 2 10%
3 ÁREA SUSTANTIVA Indicador 1 15% 25%
DAAEF Indicador 2 10%
4 ÁREA SUSTANTIVA UIA Indicador 1 15% 25%
Indicador 2 10%
TOTALES 100% 100%

De igual forma con los mismos porcentajes asignados a los objetivos de gestión institucional se
ponderan los objetivos de gestión específicos.

Se debe medir la tasa de eficacia ponderada por los Objetivos de Gestión Institucional y los
Objetivos de Gestión Específicos.

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