UPLA-GUI-02
A LA EJECUCIÓN DEL POA
Versión: v.0
2015
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UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
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Versión – v.0
2015
Contenido
1. Objeto...................................................................................................................................... 3
2. Marco Legal ............................................................................................................................. 3
3. Alcance .................................................................................................................................... 3
4. Programa Operativo Anual...................................................................................................... 3
5. Marco Conceptual ................................................................................................................... 4
6. Descripción del procedimiento ............................................................................................... 5
7. Periodos de Seguimiento y Evaluación ................................................................................... 6
8. Seguimiento y evaluación por parte de las áreas y unidades organizacionales ..................... 6
9. Determinación de Resultados ............................................................................................... 11
10. Revisión de fuentes de verificación................................................................................... 12
11. Matriz de Cumplimiento al POA – Contraloría General del Estado .................................. 13
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1. Objeto
Establecer el marco procedimental y metodológico para el seguimiento y la evaluación del
Programa de Operaciones Anual (POA) por parte de las áreas y unidades organizacionales del
Servicio Estatal de Autonomías SEA.
2. Marco Legal
La presente Guía está elaborada en base al siguiente marco normativo:
Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales, del 20 de julio de 1990.
Resolución Suprema No. 225557, que aprueba la Normas Básicas del Sistema de
Programación de Operaciones, de 1° de diciembre de 2005.
Resolución Administrativa Nro. 007/2013, Reglamento Específico del Sistema de
Programación de Operaciones del SEA de 31 de enero de 2013.
3. Alcance
La Guía para el seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual es de utilización
obligatoria para todas las Áreas y unidades organizacionales del SEA y está dirigida a los Directores
y Jefes de Unidad.
El POA contribuye a la ejecución del Plan Estratégico Institucional (P.E.I.) de cinco años, por esta
razón, los objetivos, proyectos y actividades del POA deben tener correspondencia directa con las
perspectivas, objetivos estratégicos y estrategias del PEI.
El POA ordena los proyectos y actividades que serán ejecutados por las diferentes áreas y
unidades organizacionales del SEA, por lo que su seguimiento y control asegura una ejecución
efectiva.
5. Marco Conceptual
Para la utilización de la presente Guía se utilizarán los siguientes conceptos y definiciones:
a. Planificación: Es el proceso metódico diseñado para obtener uno o varios objetivos determinados a
realizar junto con las acciones requeridas, para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
b. Plan: Es un instrumento de gestión en el cual se indican las decisiones que se toman hoy para
obtener resultados en el futuro. Todo plan debe contener como mínimo: objetivos, estrategias-
actividades, indicadores con metas, responsables, recursos necesarios y plazos de ejecución.
c. Planificación Estratégica: Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes y
proyectos, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas (reflexión ordenada sobre un
futuro deseado). Estos planes pueden ser a mediano o largo plazo.
d. Plan Estratégico Institucional (P.E.I.): Es un instrumento de planificación de mediano y largo plazo
que debe ser elaborado en cada entidad y órgano público definiendo los objetivos estratégicos y los
programas a realizar para su logro, sujetos a la disponibilidad de recursos, a las competencias
institucionales asignadas en su norma de creación y a los objetivos, políticas, programas y
proyectos establecidos en los Planes Nacionales de Desarrollo, en sus distintos niveles.
e. Objetivo Estratégico: Son los objetivos más importantes dentro de una planificación, que pueden
ser de largo y mediano plazo, que describen y pretenden alcanzar la imagen del futuro éxito o un
destino específico.
f. Programa de Operaciones Anual: Es el instrumento de planificación operativo a corto plazo,
orientado a la gestión de las Instituciones públicas durante un año calendario, el cual está
articulado al Presupuesto. Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos (alineados al
PEI), operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a ejecutar durante el año.
g. Presupuesto: Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos (alineados al PEI),
operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a ejecutar durante el año.
h. Objetivo de Gestión: Son los logros o resultados esperados que persigue la gestión institucional en
un periodo determinado. Los Objetivos de Gestión corresponden a los grandes lineamientos que
orientarán la gestión en el año de ejecución del POA, que actúan como “paraguas” de la gestión.
i. Objetivo Específico: Representan las aspiraciones concretas dentro de cada Objetivos de Gestión y
de ellos se derivarán los proyectos y actividades, es decir, las acciones que permitirán aterrizar toda
la cadena de objetivos. Estos deben permitir alcanzar los Objetivos de Gestión.
j. Operación: Son las Actividades o Proyectos que contribuyen a alcanzar un Objetivo Específico,
mismas que deben estar dimensionadas en tiempo y recursos.
k. Actividad: Acciones que se realiza de manera permanente y su objetivo es mantener u operar un
servicio.
l. Proyecto: Es un conjunto de acciones concretas que se realiza en un período limitado de tiempo y
tiene el objetivo de ampliar o mejorar la gestión institucional.
m. Indicador: Es una relación entre dos o más datos significativos que tienen un nexo lógico entre ellos
y que proporcionan información sobre el logro y el cumplimiento de objetivos, metas o programas.
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n. Metas: Son el avance (en porcentajes) programado de la ejecución de cada operación que son
acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en relación a la fecha de inicio y fin
de la operación.
o. Resultados Esperados: Son los productos resultantes de las operaciones mismos, que deben ser
cuantificables y medibles.
p. Fuentes de verificación: Son los respaldos físicos, que comprueban y da fe del grado de avance en
cuanto a las actividades y proyectos programas en el POA
q. Eficacia: es la capacidad de lograr los objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado,
independientemente de los costos invertidos. En términos generales, el índice de eficacia es la
relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto.
r. Eficiencia: debe ser entendida como la relación entre los recursos invertidos y los resultados
obtenidos, cuyo resultado debe aproximarse a un índice de eficiencia establecido por la entidad o a
un indicador externo aplicable.
s. Economía: es la habilidad de minimizar, dentro de lo razonable, el costo unitario de los recursos
empleados para la consecución de objetivos, sin comprometer la calidad de estos últimos. En este
sentido, un índice de economía generalmente empleado es la relación entre los resultados
obtenidos y el costo de los mismos.
t. Efectividad: es la evaluación del impacto que tienen las acciones de las entidades públicas en
beneficio de la sociedad. El índice aplicable es la relación de impacto logrado sobre impacto
requerido.
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El periodo de realización de la Evaluación del POA se realizará en los siguientes semestres y cortes:
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FTS - 001
GESTIÓN:
UNIDAD ORGANIZACIONAL (1): TRIMESTRE (2):
(indique la OPERACIONES
CUMPLIDAS
PRODUCTO / SERVICIO DE GESTIÓN
RESPONSABLE DE LA OPERACIÓN
cantidad de CUMPLIDAS
(12)
productos (11)
OPERACIÓN CONTRIBUYE
MEDIO DE VERIFICACIÓN
logrados)
Observaciones (15)
EN PROCESO DE EJECUCION (10B)
OPERACIÓN
CUMPLIDAS
COD. OP.
IDENTIFICACIÓN ACCIONES
Indicar la DE PROBLEMAS TOMADAS
(13)
(14)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
NO CUMPLIDAS (10C)
EN PROCESO
referencia al Señale las Señale las
CUMPLIDA (10A)
Determ inar el
docum ento causas que acciones que
avance o grado
adjunto que im pidieron el se realizaron
de avance de la
respalda cada cum plim iento para dar
operación
una de ellas, de las solución a los
respecto a la
respecto a la operaciones problem as
colum na
colum na respecto a la respecto a la
(10 B)
(10 A) colum na colum na
(10 C) (10 C)
7 2 2
5 3 3
Totales 12 5 5 - -
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La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.
La documentación de respaldo debe estar debidamente referenciada a la operación que respalda. Los
respaldos serán remitidos i) en medio magnético (CD) debidamente escaneados y ordenados en la misma
estructura de las operaciones reportadas identificando los archivos con el número de referenciación de la
operación indicado en el formulario presentado y ii) en medio físico se remitirá únicamente la fotocopia
simple de la primera hoja del documento, acta o informe que respalda la información de cumplimento de la
operación.
Para el seguimiento del POA se utilizará el “Formulario de Evaluación Semestral al POA” – FES-001,
como se muestra a continuación:
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La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.
La Evaluación del POA incluirá el seguimiento a los Indicadores de Eficacia, Eficiencia y Economía
(cuando corresponda) de los Objetivos de Gestión Institucional y Objetivos de Gestión Específicos,
acuerdo a los Formularios de Indicadores del POA (Formularios 4A y 4B).
Se debe documentar en la evaluación de los indicadores los cálculos de las formulas como la
interpretación de los resultados obtenidos semestralmente. El último semestre incluirá la
evaluación, calificación y registro de los Indicadores de la gestión que ayudará a justificar la
ejecución presupuestaria por cada área organizacional de SEA.
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NOTA: Todos estos documentos deben registrar la firma del Encargado Operativo y del Director o
Jefe de Unidad del Área Organizacional.
9. Determinación de Resultados
A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el Seguimiento o la Evaluación del POA, se considerará de manera interna los siguientes
parámetros:
Para la evaluación de los resultados del Seguimiento del POA, se tomaran en cuenta los siguientes
aspectos para la cuantificación del cumplimiento de las operaciones:
Cantidad de productos/servicios
Resumen En proceso de No
Programado Ejecutado Total
seguimiento ejecución cumplido
Porcentaje de cumplimiento:
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A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el seguimiento y evaluación del POA, se considerará de manera interna la siguiente Tabla de
Calificación:
Tabla 5: Ponderación de la calificación en el Seguimiento al POA
RESULTADOS CALIFICACIÓN
(Ponderando con las metas)
90% al 100% Óptimo
80% al 89% Satisfactorio
60% al 79% Regular
0% al 59% Deficiente
Para la evaluación de los resultados de la Evaluación Semestral del POA, se tomaran en cuenta los
indicadores de eficacia, eficiencia, economía (según corresponda) en el cumplimiento de los OGI y
OGE incluyendo los Resultados esperados y los Logros alcanzados en el semestre.
A fin de contar con criterios uniformes sobre la interpretación de los resultados que se obtengan
en el seguimiento y evaluación del POA, se considerarán los Indicadores de los OGI y OGE, además
de una evaluación cualitativa de la comparación de los resultados alcanzados y los logros de la
gestión.
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(# Herramientas y metodologías en el
2. Desarrollar herramientas y ámbito competencial y económico
5 Herramientas y metodologías
metodologías que promuevan y financiero Desarrolladas/# Herramientas
2 100% 6 50% en el ámbito competencial 83% 41,7%
faciliten la coordinación entre el y metodologías en el ámbito
desarrolladas
nivel central del Estado y las ETA competencial y económico financiero
programadas)*100
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La diferencia entre medidas correctivas y ajustes radica cuando las primeras implican tomar
acciones tendientes a superar los desvíos detectados, en tanto que la segunda (ajustes), implica un
replanteo de objetivos, metas o reasignaciones de recursos. Esto último es formalizado con
informes justificadores ante Dirección Ejecutiva, quien, si corresponde, aprueba los ajustes
mediante Resolución Administrativa.
La evaluación al cumplimiento del POA se define a partir de los indicadores de los Objetivos de
Gestión Institucionales y Específicos, las metas y su ponderación de lo programado y los resultados
y la ponderación de lo ejecutado.
A este efecto se consolidan los indicadores de eficacia de la Gestión en dos matrices consolidadas:
i) Objetivos de Gestión Institucional (Anexo 1) y ii) Objetivos de Gestión Específicos (Anexo 2),
asignado el valor en términos porcentuales del valor del objetivo de gestión respecto al 100%
asignado por la entidad, dando un peso del 75% a los objetivos de directamente relacionados con
las atribuciones y a las áreas sustantivas del SEA y el 25% al área de apoyo administrativa. Por
ejemplo:
De igual forma con los mismos porcentajes asignados a los objetivos de gestión institucional se
ponderan los objetivos de gestión específicos.
Se debe medir la tasa de eficacia ponderada por los Objetivos de Gestión Institucional y los
Objetivos de Gestión Específicos.
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