Anda di halaman 1dari 93

87

BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Islam Faisal Makassar

Penelitian ini dilaksanakan di instalasi farmasi Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar pada bulan Juni-Julii 2018. Rumah Sakit Islam Faisal

berlokasi di Jl. AP Pettarani Makassar dan diresmikan pada tanggal.

24 September 1980. Visi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar yaitu

“Menjadi Rumah Sakit terkemuka dengan memberikan pelayan yang

berkualitas”.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar dipimpin oleh

kepala instalasi farmasi yang bertanggung jawab langsung kepada direktur

pelayanan medik dan penunjang. Kepala instalasi farmasi adalah seorang

apoteker. Kepala ruang instalasi farmasi membawahi penanggung jawab

gudang farmasi, penanggung Jawab rawat jalan, dan penanggung

jawab depo rawat inap dan IGD farmasi, penanggung jawab depo rawat

jalan BPJS, Penanggung jawab depo umum (rawat jalan dan rawat inap),

dan penanggunggung jawab depo Instalasi Bedah Sentral BPJS. Para

penanggung jawab kemudian membawahi Pelaksana.

Berikut dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari tiap posisi dalam

struktur organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar.

1. Kepala Instalasi Farmasi


Tugas
 Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan
mengawasi kegiatan dalam lingkungan Apotek/Depo Farmasi.
88

 Membuat laporan setiap bulan dan dilaporkan ke Direktur.


 Mengatur, mengecek, dan mengawasi keuangan hasil penjualan
perbekalan farmasi setiap hari.
 Melaporkan hasil pemantauan dan evaluasi kepada Direktur Rumah
Sakit.
 Membuat Rencana Anggaran di Instalasi Farmasi.
 Membuat Rencana Kebutuhan Obat Di Instalasi Farmasi.
 Membuat pedoman panduan SPO terkait pelaksanaan kegiatan di
Instalasi Farmasi.
 Meningkatkan kemampuan SDM di lingkungan Farmasi.
 Menyusun dan mengawasi urian jabatan staf.
 Melaksanakan perintah atasan.

Tanggung Jawab
 Bertanggung Jawab terhadap seluruh kelancaran kegiatan di
Instalasi Farmasi yang menyangkut penerimaan, penyimpanan,
pelayanan dan informasi obat kepada pasien.
 Bertanggung Jawab terhadap tata tertib. Disiplin, kebersihan,
keamanan dan kelancaran tugas di lingkungan Instalasi Farmasi.
 Bertanggung Jawab terhadap semua laporan kegiatan Instalasi
Farmasi.
 Bertanggung Jawab Terhadap Keuangan Instalasi Farmasi.

2. Kepala Gudang Farmasi


Tugas
 Menyusun rencana kebijaksanaan di bidang perbekalan farmasi. Commented [L1]: JANGAN HANYA INDEKS TAPI
BERI INITIAL ANGKA ATAU ALPHABETIK
 Melakukan pembinaan pemeliharaan mutu.
 Melakukan penyusunan rencana kebutuhan, pengadaan,
pencatatan, dan pelaporan mengenai persediaan dan
penggunaan obat yaitu perbekalan farmasi.
89

 Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang cukup jelas dan


mudah di control, serta membukukan setiap mutasi barang.
 Mengevaluasi hasil kegiatan Gudang Farmasi secara Commented [L2]: JANGAN HANYA INDEKS TAPI
BERI INITIAL ANGKA ATAU ALPHABETIK
keseluruhan.
 Membuat laporan stok obat dan distribusi obat dan alat pakai habis
Apotek / Depo Farmasi setiap bulan kepada kepala Instalasi
Farmasi.
 Membuat laporan pembelian Obat, BHP, HD, Laboratorium, dan
Radiologi setiap bulan. Dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi
Farmasi.
 Membuat laporan Obat Expired Date
 dan obat macet (slow moving) dan dilaporkan ke Kepala Instalasi
Farmasi.
 Melaksanakan tugas dari pimpinan.
Tanggung Jawab
 Bertanggung Jawab terhadap seluruh kelancaran kegiatan di
Gudang Farmasi yang menyangkut penerimaan, penyimpanan,
dan distribusi perbekalan farmasi.
 Bertanggung Jawab Terhadap Stok Perbekalan Farmasi Di
Gudang Farmasi Di Bawah Arahan Kepala Instalasi Farmasi.
 Bertanggung Jawab Terhadap Semua Laporan Kegiatan Gudang
Farmasi.

3. Penanggung Jawab Depo Rawat Inap, IGD, IBS, Rawat Jalan dan
Umum
Tugas
 Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan
dan mengawasi kegiatan dalam lingkungan Apotek/Depo Farmasi.
 Membuat laporan kegiatan di Apotek/Depo Farmasi setiap bulan.
90

 Mengatur, mengecek dan mengawasi keuangan hasil penjualan


perbekalan Farmasi setiap hari. Khusus Apotek/Depo Umum.
 Menyusun pembagian tugas dan tanggung jawab petugas Apotek /
Depo Farmasi.
 Melaporkan jumlah pemasukan Apotek dan Depo Farmasi setiap
bulan kepada kepala Instalasi Farmasi. Khusus untuk Apotek/Depo
Umum, kepada kepala Instalasi Farmasi.
 Melaporkan penggunaan obat dan alat pakai habis Apotek / Depo
Farmasi setiap bulan kepada kepala Instalasi Farmasi.
 Melaporkan kejadian atau hal-hal yang menghambat pelaksanaan
tugas baik secara lisan maupun tertulis kepada kepala Instalasi
Farmasi.
Tanggung Jawab
 Bertanggung Jawab terhadap seluruh kelancaran kegiatan di
Apotek/Depo Farmasi yang menyangkut penerimaan, penyimpanan,
pelayanan dan informasi obat kepada pasien.
 Bertanggung Jawab terhadap tata tertib. Disiplin, kebersihan,
keamanan dan kelancaran tugas di lingkungan Apotek/Depo
Farmasi.
 Bertanggung Jawab terhadap semua laporan kegiatan Apotek/Depo
Farmasi.

4. Petugas Apotek/Depo Farmasi


 Melakukan pelayanan resep dokter.
 Melakukan penjualan obat yang di beli tanpa resep dokter.
 Melakukan dispensing pelayanan resep.
 Memberikan informasi terkait penggunaan obat maupun alat
kesehatan kepada perawat, keluarga pasien, dan pasien.
 Membuat laporan permintaan perbekalan farmasi ke gudang
farmasi.\
91

 Melakukan droping obat dan BHP di kartu stok.


 Melakukan pemotongan di kartu stok setiap melakukan pelayanan
kefarmasian.
 Melakukan penginputan stok harian setiap pelayanan.

5. Petugas Gudang Farmasi


 Menyediakan permintaan perbekalan farmasi dari depo farmasi.
 Membuat laporan stok opname gudang farmasi.
 Melakukan distribusi perbekalan farmasi di depo farmasi.
 Menata dan menyimpan perbekalan farmasi yang sesuai.
 Melakukan penginputan faktur di SIM RS.

B. Hasil Penelitian

Hasil penelitian ini merupakan pengkajian atas jawaban hasil

wawancara, telaah dokumen dan observasi yang berpengaruh pada

manajemen obat terhadap sisa stok persediaan di Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar, yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan

retrospektif yaitu melihat ke belakang proses manajemen obat yang telah

dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar dan

prospektif yaitu data yang diambil pada saat penelitian dilakukan.

1. Karakteristik Informan

Dalam penelitian ini dipilih 8 informan yang dianggap lebih

mengetahui dan menguasai pengelolaan perbekalan farmasi dan

pelayanan pengobatan pasien serta yang terkait dengan pengelolaan obat

di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar yaitu


92

Tabel 4.1 Karakteristik Informan Penelitian Di Rumah Sakit


Islam Faisal Makassar
tahun 2018

No Umur
Informan Pendidikan Jabatan
(Tahun)
1 TN 33 S1 Kabag keuangan RS
2 M 54 S1 Bendahara RS
3 L
IS 28 S1 Profesi Ka.IFRS Farmasi
4 LD 35 S1 Profesi Ka Gudang
5 WI 33 S1 Profesi PJ DEPO/Staf IFRS
6 RI 30 S1 Tim formularium
7 SA 56 Dokter Dokter Spesialis
8 IJ 40 S1 Profesi Perawat
Sumber: Data primer

Hasil pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara

(Indepth interview), telaah dokumen dan observasi yang diperoleh dari

informan dapat diuraikan sebagai berikut:

2. Proses Perencanaan Commented [L3]: 1.SIAPA SAJA YANG


DILIBATKAN DALAM PERENCANAAN
2.ITEM YANG DIBICARAKAN
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, 3.FREKUENSI
4.MONITORING DAN
jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan 5.EVALUASI PERENCANAAN

anggaran,untuk menghindari kekosongan obat. Untuk mengukur

pencapaian standar yang telah ditetapkan pada proses perencanaan

diperlukan indikator, suatu alat/tolak ukur yang hasilnya menunjukkan

ukuran kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Indikator

yang digunakan dalam perencanaan antara lain adalah indikator

persentase dana, penyimpangan perencanaan dan kesesuaian item obat

yang tersedia dengan DOEN.

a. Indikator persentase dana


93

Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan terkait

persentase dana yang disediakan RS untuk pengadaan obat disebabkan

karena perencanaan anggaran yang dibuat setiap tahun oleh bagian

keuangan berdasarkan prediksi dari hasil analisis data periode

sebelumnya dengan berbagai pertimbangan dan koreksi untuk

alokasi dana kebutuhan obat IFRS pada periode selanjutnya. Sedangkan

bagian IFRS bersama bidang perencanaan tidak membuat secara

khusus dan mengajukan perencanaan kebutuhan obat baik itu

perencanaan perbulan, pertriwulan, persemester melainkan di akhir tahun

saja ke bagian keuangan, sehingga bagian keuangan tidak memperoleh

informasi yang akurat tentang kebutuhan obat di IFRS. Perencanaan

kebutuhan obat di IFRS menggunakan metode konsumsi, artinya sesuai

kebutuhan saja, tidak mempertimbangkan jumlah kunjungan pasien dan

pola penyakit yang ada di RS. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan

informan sebagai berikut:

“.... Perencanaan dibuat pertahun dimana anggaran berdasarkan


permintaan dari instalasi farmasi dan persetujuan dari direktorat
umum bidang perencanaan dan direktur utama. Bisanya diambil dari
data- data biaya realisasi sebelumnya lalu dianalisis oleh pihak terkait
dalam hal ini instalasi farmasi dan bagian perencanaan, sehingga
kami tidak tahu persis berapa dana yang dibutuhkan tiap bulannya
secara detail”
(Kabag.Keuangan TN
,28 Th)

“... Perencanaan dibuat tiap akhir tahun oleh tim perencanaan dan
instalasi farmasi, dimana didasarkan oleh metode konsusmsi. Artinya
kami melihat berapa kebutuhan periode sebelumnya. Adapun yang
kami lakukan yaitu: menghitung kebutuhan ta’, trus bagaimana
94

metode pengadaannya nanti, bagaimana kami nanti melakukan


pengadaan,dan kami juga memastikan barang-barang apa saja yang
bermutu”
(Ka.IFRS IS,42 Th)
b. Indikator Penyimpangan Perencanaan

Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan terkait

penyimpangan perencanaan antara jumlah item obat yang direncanakan

dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai disebabkan karena berbagai

faktor antara lain item obat yang sudah direncanakan dan dipesan ke

PBF ternyata PBF tersebut terkunci sehingga tidak bisa dilakukan

pemesanan, atau item obat

tersebut mengalami kekosongan atau kekurangan stok di PBF sehingga

pesanan apotik tidak dapat dilayani atau tidak sesuai dengan perencanaan

Penyebab lainnya lagi yaitu orderan apotik yang sudah dipesan

ditunda karena pihak RS belum melakukan pembayaran tagihan faktur

yang sudah jatuh tempo sehingga orderan apotik tidak dapat dilayani

akibatnya ketersediaan obat tidak mencukupi. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan sebagai berikut:

“...Terkadang juga ada beberapa PBF tidak bisa ki dulu beli obatnya
karena terlock, karena pihak RS belum membayar sebelumnya.”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

“...Ada juga saya pesan jumlah tertentu, tapi yang datang kurang,
katanya memang stocknya lagi kurang.”
(Kepala Gudang
LD,33 Th)

c. Indikator Kesesuaian Obat generik dengan DOEN

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

kesesuaian item obat generik yang tersedia di IFRS dengan item obat
95

generik yang ada dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) tahun 2017

menunjukkan bahwa daftar obat generik yang ada di IFRS sebagian besar

sudah termasuk dalam DOEN 2017, walaupun ada perbedaan antara

jumlah dan jenis item obat (tidak sama persis) dengan jumlah dan item

obat yang tercantum dalam DOEN 2017, hal ini disebabkan karena

kebutuhan jenis obat generik di RS disesuaikan dengan penulisan

resep dokter mengenai jenis obat generik yang ingin mereka gunakan

sesuai dengan indikasi pengobatan pasien. Walaupun begitu, dokter tetap

harus mengacu kepada DOEN, Formularium Nasional (FORNAS) juga

berdasarkan Formularium RS. Hal ini juga didukung oleh pernyataan dari

informan sebagai berikut:

“...Perencanaan pengadaan obat di IFRS mengacu pada DOEN,


FORNAS dan Formularium RS sebelumnya, apalagi saat ini sebagian
besar pasien yang kami layani adalah pasien BPJS.
(Tim formularium RI,30 Th)

Berdasarkan hasil telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti

mengenai proses perencanaan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai

berikut :

Tabel 4.2 Proses Perencanaan Dalam


Manajemen Obat di IFRS Islam Faisal
Makassar Tahun 2015-2017

Indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan


2015 83,61 %
Persentase 100% Belum sesuai
2016 82,76 % (Pudjaningsih,
Dana 1996) standar
2017 84,83 %
Penyimpangan 2015 12,94 % 20 – 30 %
(Pudjaningsih,
Perencanaan 2016 49,13 % 1996)
96

Indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan


Lebih dari batas
2017 31,89 % yang
diperbolehkan

Kesesuaian
Item obat 76% (Depkes Sesuai
2017 85,95 %
tersedia RI, 2008) Standar
dengan DOEN

Sumber: Data Sekunder IFRS Faisal Makassar

Berdasarkan tabel 4.2, persentase dana yang disediakan pihak RS

untuk kebutuhan riil obat di IFRS pada tahun 2015, 2016 dan 2017

secara berturut-turut mengalami fluktuatif dan menunjukkan bahwa

perencanaan anggaran untuk pembelian perbekalan farmasi rumah sakit

belum sesuai standar yaitu 100% (Pudjaningsih, 1996).

Berdasarkan data pada tabel 4.2, selisih jumlah item obat yang

direncanakan terhadap jumlah item obat dalam kenyataan pada tahun

2015, 2016 dan 2017 juga mengalami fluktuatif dan diikuti pula dengan

fluktuatifnya dan nilai persentase penyimpangannya berada di atas nilai

persentase nilai standar yang diperbolehkan yaitu 20-30%

(Pudjaningsih, 1996).

Berdasarkan data pada tabel 4.2, indikator kesesuaian item obat

generik yang tersedia dengan DOEN 2017 pada tahun 2018 bahwa jumlah

total item obat generik di IFRS Islam Faisal Makassar tahun 2017

sebanyak 363 item, sedangkan jumlah item obat generik di IFRS yang

masuk dalam DOEN 2017 sebanyak 312 item dengan persentase

kesesuaian 85.95%. Hal ini dapat disimpulkan bahwa pengadaan obat


97

generik di IFRS yang masuk dalam DOEN 2017 sudah optimal dan telah

melampaui standar Depkes RI (2008) yaitu 76% (Lihat lampiran 7).

3. Proses Penganggaran Commented [L4]: IDEM DG PERENCANAAN

a. Indikator Persentase Alokasi Dana Pengadaan Obat


Commented [L5R4]: SDM
AGENDA
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan terkait FREK
MONEV
persentase anggaran yang disediakan RS untuk pengadaan obat seperti DST

yang sudah dikemukakan di atas (pada indikator persentase dana di

variabel perencanaan) bahwa perencanaan anggaran dibuat setiap

tahunnya berdasarkan data-data periode sebelumnya dan digunakan

sebagai acuan dasar pengalokasian dana untuk IFRS periode

selanjutnya, tetapi bagian keuangan tidak membatasi pembelian obat IFRS

selama obat tersebut sangat dibutuhkan ketersediaannya di IFRS baik

itu pembelian kredit maupun pembelian tunai (pembelian di apotik luar RS).

Hal ini didukung dengan pernyataan informan sebagai berikut:

“...Kalau habiski obat di apotik RS, baru itu obat harus segera diadakan
atau cito, maka kami memberikan kasbon kebijaksanaan bagi IFRS dengan
memberikan dana tunai untuk pembelian obat tersebut di apotik luar RS
demi terpenuhinya kebutuhan obat pasien”
(Bendahara ML ,54
Th)

“...Pada saat pelayanan resep ada item obatnya tidak tersedia di apotik
dan obat tersebut sangat dibutuhkan oleh pasien secepatnya/ tidak
dapat ditunda sampai besok, maka kami dapat meminta uang tunai di
kantor/kasir untuk pembelian obat tersebut”
(Ka Gudang LD,35 Th)

Tabel 4.3 Proses Penganggaran Dalam Manajemen Obat di IFRS


Islam Faisal Makassar Tahun 2015-2017

Indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan


98

1. Persentase 2015 28,4 % 30 – 40 % Belum sesuai


Alokasi Dana 2016 25,8 % (Depkes RI, 2008) standar
Pengadaan 2017 23,4 %
Obat
Sumber: Data Sekunder IFRS Faisal Makassar

Berdasarkan data pada tabel 4.3, persentase pembelian pada tahun

2015, 2016 dan 2017 berturut-turut mengalami fluktuatif . Hal ini

menunjukkan bahwa Jika dilihat dari besarnya persentase dana pembelian

yang disediakan terhadap total anggaran operasional rumah sakit,

belum sesuai standar Depkes RI (2008) yaitu 30-40%.

4. Proses Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi

sediaan farmasi dan sumbangan/hibah. Untuk mengukur pencapaian

standar yang telah ditetapkan pada proses pengadaan diperlukan

indikator, suatu alat/tolak ukur yang hasilnya menunjukkan ukuran

kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Indikator yang

digunakan dalam pengadaan antara lain adalah indikator frekuensi

pengadaan tiap item obat, persentase kesalahan faktur, frekuensi

tertundanya pembayaran oleh RS dan persentase jumlah item obat

yang direncanakan dengan yang diadakan.

a. Indikator Frekuensi Pengadaan Tiap Item Obat

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan bahwa

pengadaan tiap item obat di IFRS tidak hanya dilihat dari berapa kali obat

dipesan dalam setahun tetapi berapa volume masing-masing tiap item obat

tiap 1x pemesanan. Artinya jika dilihat dari frekuensi pemesanan saja,


99

pasti kelihatan banyak item obat yang sedikit frekuensinya (hanya 1-2x )

pesanannya dalam setahun tetapi jika dilihat dari volume tiap item obat

untuk 1x pemesanan adalah banyak, contohnya 1 item obat hanya

dipesan 2x dalam setahun tetapi volumenya 5000 biji berarti kalau isi

kemasan 50 biji per dos artinya dipesan sebanyak 100 dos. Mungkin di

apotik lain 100 dos itu untuk berapa kali pemesanan (bisa 10-14x) tentunya

tergantung tingkat perputaran item obat tersebut apakah tinggi atau

rendah juga tergantung pula pada tingkat ketersediaannya di PBF. Jadi

sebenarnya belum tentu item obat yang dipesan hanya 1-2x itu termasuk

kategori slow moving tetapi ada juga item obat lain yang dipesan 1-2x

memang tergolong slow moving. Hal ini didukung pernyataan informan

sebagai berikut:

“...Frekuensi pemesanan obat tergantung kebutuhan dan


ketersediaan dana. Apabila obat fast moving dan dana tersedia biasa
dipesan banyak sekali sebulan, apabila slow moving, frekuensinya
sesekali per tahun, disiapkan beberapa item saja”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

“...Untuk obat fast moving dan selalu dibutuhkan, kami pesan banyak,
frekuensi bisa sebulan sekali disesuaikan dengan anggaran yang
diberikan dan perjanjian dengan PBF”
(Ka. Gudang LD,35 Th)

b. Indikator Persentase Kesalahan Faktur

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

frekuensi terjadinya kesalahan faktur disebabkan antara lain faktur dari

PBF tidak sesuai dengan surat pesanan dari IFRS (kesalahan

penginputan item obat), obat tidak dipesan oleh IFRS tetapi datang di antar

oleh PBF, obat pesanan datang diantar 2x (double) padahal IFRS hanya
100

pesan 1x, nomor batch dari item obat tidak sesuai dengan obat yang

diantar, waktu kadaluarsa obat sangat dekat, obat yang dipesan item

obatnya/jumlahnya ada yang kurang sehingga karena kesalahan-

kesalahan di atas PBF harus merevisi fakturnya, membatalkan fakturnya,

menukar obat yang masa kadaluarsa dekat, menerbitkan faktur baru

untuk item obat kurang/tidak tercantum dalam faktur. Akan tetapi

kasalahan tersebut tidak dapat dihitung dikarenakan belum adanya

pendokumentasian apabila terjadi kesalahan faktur:

“...Pada proses pengadaan obat, kadang tong salah antar ki PBF nya,
mungin salah input atau bagaimana, biasa juga, sudahmi dia antar, tapi
datang lagi barangnya, jadi dobel. Kalua bisa di kembalikan, kami
kembalikan, tapi kalua obatnya dibutuhkan sekali, diambil saja”
(Staf IFRS WI ,33 Th)

“...Kalau stoknya memang kurang, lalu ada kesalahan difaktur, obatnya


diterima, dan dicatat sbagai stok masuk ”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

c. Indikator Frekuensi Tertundanya Pembayaran Oleh RS

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

frekuensi tertundanya pembayaran tagihan faktur (yang sudah jatuh

tempo) oleh rumah sakit disebabkan oleh ketidakseimbangan antara dana

pemasukan dengan dana pengeluaran rumah sakit, proses

pembangunan RS juga membutuhkan dana yang tidak sedikit. Selain itu

juga sebelum masuknya pasien BPJS, RS hanya melayani pasien

umum/tunai dan kemitraan RS dimana semua biaya perawatan dan

pengobatan dibayar oleh pasien dan asuransi/ kemitraan dan jika ada

selisih, pasien yang akan menanggungnya sehingga pembayaran tagihan


101

ke PBF berjalan lancar.

Setelah RS mulai melayani pasien BPJS dimana klaim yang diterima

RS tidak sesuai dengan yang diajukan sementara obatnya sudah terpakai,

maka hal ini menyebabkan pihak manajemen memilih yang lebih prioritas

dianggarkan:

“...RS melakukan sedang melakukan pembangunan gedung baru,


ditambah adanya penambahan SDM baru, hal ini menyerap
anggaran yang tidak sedikit, maka dari itu kami memilah yang mana
lebih prioritas untuk diselesaikan saat dana dari BPJS cair.”
(Kabag.Keuangan
TN,33 Th)

“...Pasien kami 90 % merupakan pasien BPJS, sementara klaim BPJS


yang diterima tidak sesuai dengan yang kami ajukan, maka dari itu
tidak semua permintaan IFRS dipenuhi saat itu juga”
(Bendahara RS
ML,54 Th)

“...Kami dari pihak IFRS mengajukan pembayaran ke bendahara,


nanti bendahara mi yang bayarkan, tapi kadang memang ada
beberapa PBF yang terlock karena belumpi dibayarkan”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

d. Indikator Persentase Jumlah Item Obat Yang Direncanakan


dengan Yang Diadakan

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

perbandingan persentase jumlah item obat yang direncanakan dengan

yang diadakan penyebabnya seperti sudah dijelaskan pada indikator

penyimpangan perencanaan yaitu antara lain kekosongan stok di PBF,

tidak terlayani oleh PBF karena terkendala tagihan yang belum dilunasi,

keterbatasan stok di PBF sehingga pesanan tidak dapat dipenuhi 100%.

Berdasarkan hasil telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti

mengenai proses pengadaan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai


102

berikut :

Tabel 4.4 Proses Pengadaan Dalam Manajemen Obat di IFRS


Islam Faisal Makassar Tahun 2015-2018

Indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan


Frekuensi 2017 Rendah (<12x/thn) rendah
Pengadaan Tiap Item Sedang (12-24x/thn)
Obat 7,2 kali Tinggi (>24x/thn)
(Pudjaningsih,1996)

Persentase 2017 1-9 kali tidak ada


Kesalahan Faktur - (Pudjaningsih,1996) pedokumentasian
Frekuensi 2017 22 hari 0-25 hari
Tertundanya (Pudjaningsih,1996)
Pembayaran Oleh efisien
Rumah Sakit
Persentase jumlah 2015 115 100 % -
obat yang 120%(Pudjaningsih,1996)
direncanakan dengan 2016 197 Belum efisien
yang diadakan
2017 122
Sumber: Data Primer

Berdasarkan data pada tabel 4.4, rata-rata frekuensi pengadaan obat

sebesar 7,2 kali pertahun berarti berada pada kategori rendah, tetapi jika

dilihat frekuensi pengadaan tiap item obat maka persentase paling tinggi

yaitu 423 item obat berada pada frekuensi rendah (slow moving), 101 item

obat berada pada frekuensi sedang dan 11 item obat berada pada

frekuensi tinggi (fast moving),. Hal ini terjadi karena dipengaruhi berbagai

factor seperti tingkat ketersediaan stok item obat tertentu di PBF,

jumlah/volume pemesanan untuk setiap item obat berbeda-beda

disesuaikan dengan tingkat perputaran obat itu sendiri dan lebih jauh lagi

kesediaan PBF untuk melayani atau tidak terkait pembayaran tagihan oleh

RS (Lihat Lampiran 7).


103

Berdasarkan data pada tabel 4.4, persentase rata-rata kesalahan

faktur/faktur yang bermasalah tidak dapat dinilai karena belum adanya

pendokumentasian faktur yang bermasalah.

Berdasarkan data pada tabel 4.4, dalam kurun waktu 6 bulan, RS

melakukan keterlambatan pembayaran ke PBF dengan rata-rata 22 hari,

dimana nilai standarnya 0-25 hari keterlambatan bayar Pudjaningsih

(1996). Hal ini menunjukkan, meskipun dari ada keterlambatan akibat

kurangnya klaim BPJS namun RS masih dapat memenuhi pembayaran

tersebut dalam rentan waktu yang sesuai.

Berdasarkan data pada tabel 4.4, persentase jumlah item obat

yang direncanakan dengan yang diadakan pada tahun 2015, 2016 dan

2017 berturut-turut mengalami penurunan. Hasil yang diperoleh belum

sesuai standar yaitu 100%-120% (Pudjaningsih, 1996). Hal ini berarti

perencanaan dan pengadaan obat yang dilakukan oleh IFRS untuk

mengakomodir kebutuhan obat belum optimal.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti mengenai

proses pengadaan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai berikut :


104

Tabel 4.5
Observasi Proses Pengadaan
di IFRS Islam Faisal Makassar Tahun 2018

Hasil Observasi
NO Item Observasi
Ya Tidak Keterangan
1 Frekuensi pengadaan tiap  Jadwal pemesanan ke PBF
item obat (Pudjaningsih,1996) untuk obat 1x seminggu dan
untuk alkes dan bahan
berbahaya 1x seminggu kecuali
untuk obat yang dibutuhkan
saat itu juga/ cito, dapat
dipesan langsung hari itu juga.

2 Frekuensi kesalahan faktur  Pengecekan faktur dilakukan


dengan nilai standar 0% atau dengan mencocokkan: jenis
1-9x (Pudjaningsih,1996) barang,jumlahnya,tgl ex.date,no
batch dan apakah sudah sesuai
dengan surat pesanan atau
tidak.Jika sudah sesuai dicatat
di buku penerimaan barang dan
jika ada yang tidak sesuai maka
PBF diminta untuk merevisi
fakturnya namun tidak
didokumentasikan.

3 Frekuensi tertundanya  Bagian keuangan yang


pembayaran oleh rumah mengurus masalah
sakit terhadap waktu yang pembayaran tagihan faktur
disepakati dengan nilai PBF, IFRS hanya melakukan
standar 0% (Pudjaningsih,1996) pemesanan obat dan tidak
mengurusi pembayaran tagihan
faktur PBF.
4 Persentase jumlah item  Besar kecilnya persentase
obat yang direncanakan tergantung pada ketepatan
dengan yang diadakan, perkiraan jumlah kebutuhan
nilai standar 100%- obat untuk 1x siklus
120% (Pudjaningsih, 1996) pesan,tingkat ketersediaan stok
obat di PBF dan apakah
pesanan obat
terlayani/dipending oleh PBF
(terkait masalah pembayaran
faktur tagihan).
Data primer observasi peneliti

Berdasarkan hasil observasi proses pengadaan pada tabel 4.5

menunjukkan dari 4 item yang diobservasi, 2 item tidak dilakukan di

IFRS yaitu masalah pembayaran faktur (ditangani oleh bagian keuangan


105

RS tidak adanya pendokumentasian apabila terjadi kesalahan faktur.

5. Proses Penyimpanan

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti mengenai

proses penyimpanan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai berikut :

Tabel 4.6
Observasi Proses Penyimpanan
di IFRS Islam Faisal Makassar 2018

Hasil Observasi
NO Item Observasi
Ya Tidak Keterangan
Persyaratan gudang (Depkes,
2010):
Gudang l (Narkotika, reagen
a. luas minimal 3x4 m2 Laboratorium, High Alert,
sitostatika ) luas:4,8x5,4 m
 Gudang II(Obat) Luas:3m x 5,7
m
Gudang III(Alkes ) Luas:8,5 x
6,2 m
b. ruang kering tidak lembab  Ruangan menggunakan AC
c. ada ventilasi udara  ventilasi tidak ada
d. cahaya cukup  cahaya dari lampu neon
e. lantai dari tegel/semen  lantai dilapisi tegel
f. dinding dibuat licin  dinding dicat
g. pembuatan sudut lantai /
dinding yang tidak tajam  sudut siku
h. ada gudang penyimpanan tersedia gudang penyimpanan
obat  dan 3 depo obat
i. ada pintu yang dilengkapi
kunci ganda  lemari kayu
j. ada lemari khusus untuk
narkotika  lemari kayu dengan 2 pintu

Pengaturan penyimpanan
obat (Depkes, 2010):
a. menurut bentuk sediaan obat oral disusun berdasarkan
dan alfabetis  abjad dan sediaan
b. menerapkan sistem FIFO
& FEFO  lebih mengutamakan FEFO
106

Hasil Observasi
NO Item Observasi
Ya Tidak Keterangan
c. menggunakan lemari,rak
dan palet untuk menyimpan
obat  ada rak tiap merek obat
d. menggunakan lemari
khusus obat narkotika & ditempatkan dilemari kayu
psikotropika  berkunci ganda
e. menggunakan lemari
khusus untuk obat dengan
penyimpanan pada suhu menggunakan lemari pendingin
tertentu  dengan pengatur suhu
f. dilengkapi kartu stok obat  semua disertai kartu stok

Tata ruang (Kemenkes, 2010):

a. kemudahan bergerak mudah bergerak apabila


 hanyasatu orang
b. sirkulasi udara yang baik ventilasi kurang baik karena
 jendela tidak dibuka
c. rak dan palet  terdapat rak dan palet
Penyimpanan suhu
d. kondisi penyimpanan dingin,narkotika dan bahan
khusus berbahaya di lemari khusus dan
bahan mudah terbakar
 gudangnya terpisah
e.pencegahan kebakaran hanya terdapat APAR namun
 letaknya sulit dijangkau
Data primer observasi peneliti

Berdasarkan hasil observasi pada tabel 4.6 dari 21 item yang

diobservasi hanya 4 item yang tidak sesuai standar. Secara keseluruhan

sistim penyimpanannya sudah baik dan sesuai standar (Depkes RI, 2010).

6. Proses Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses penyampaian perbekalan

farmasi sesuai dengan permintaan dokter untuk pasien sampai

pasien menerima perbekalan farmasi tersebut. Untuk mengukur

pencapaian standar yang telah ditetapkan pada proses pengadaan


107

diperlukan indikator, suatu alat/tolak ukur yang hasilnya menunjukkan

ukuran kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Indikator yang

digunakan dalam pendistribusian antara lain indikator kecocokan obat

dengan kartu stok, nilai TOR, Tingkat ketersediaan obat, Persentase nilai

obat yang kadaluarsa dan persentase stok mati (obat stagnan).

a. Indikator Kecocokan Obat Dengan Kartu Stok

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan mengenai indikator

kecocokan obat dengan kartu stok bahwa penyebab ketidaksesuaian kartu

stok obat (fisik) dengan yang ada di sistem (komputer) karena SIM rumah

sakit hanya dapat menginput obat keluar, sementara pengadaan obat diluar

jam dinas gudang dicatat keesokan . Hal ini didukung pernyataan informan

sebagai berikut:

“...Ketidaksesuaian persediaan obat dengan data di komputer kadang


terjadi, hal ini disebabkan SIM RS hanya memproses barang yang
keluar, namun barang yang masuk masih manual dicatat”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

“...Ketidaksesuaian bisa terjadi karena adanya barang masuk yang


disiapkan di luar jam dinas gudang terutama obat yang segera
diperlukan, sementara laporan obat masuk belum terintegrasi dengan
SIM RS”
(Staf IFRS WS,33 Th)

b. Indikator Nilai Turn Over Ratio

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator nilai Turn Over Ratio (TOR) bahwa perputaran obat di

IFRS cukup tinggi dan berfluktuasi, hal ini dipengaruhi sebagian besar oleh

tingkat ketersediaan stok obat di IFRS (harus didukung oleh ketersediaan

dana dari RS),jumlah kunjungan pasien, kepatuhan dokter terhadap


108

penulisan resep sesuai formularium RS. Hal ini didukung pula oleh

pernyataan informan sebagai berikut:

“...Kami selalu mengusahakan pelayanan farmasi dapat memenuhi


kebutuhan pelayanan pasien dengan selalu mengontrol ketersediaan
obat di depo-depo. Sementara obat yang tidak tersedia namun segera
dibutuhkan, akan diusahakan bagaimanapun caranya.”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

“...Persediaan obat sangat dipengaruhi oleh jumlah pasien dan


kepatuhan DPJP dalam memberikan obat berdasarkan formularium
RS”
( Staf.IFRS WI, 31 Th)

c. Indikator Tingkat Ketersediaan Obat

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan bahwa

tingkat ketersediaan obat dipengaruhi banyak faktor (seperti yang sudah

dijelaskan di bagian depan) antara lain ketersediaan dana RS,

ketersediaan stok di PBF, kesediaan PBF untuk melayani pesanan

IFRS, kepatuhan dokter dalam penulisan resep sesuai formularium

RS. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut:

“...Rata-rata DPJP menuliskan resep berdasarkan formularium,


hanya rumah sakit kami kadang DPJP diwakili oleh residen yang tidak
menetap, residen itu yang kadang kala tidak mengetahui obat apa
saja yang masuk ke formularium RS”
(Staf IFRS WI,33 Th)

“...Apabila ada obat diluar formularium RS yang diresepkan residen,


kami minta dulu dokter penanggung jawab ruangan untuk
mengkorfirmasi apakah bisa diresepkan atau tidak, kalau dokter
penanggung jawab ruangan acc baru kami setor ke depoi”
(Perawat IJ,40 Th)

d. Indikator Persentase Nilai Obat yang Kadaluarsa

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator persentase nilai obat yang kadaluarsa, penyebab adanya obat-


109

obat yang kadaluarsa antara lain permintaan dari DPJP yang pernah

bertugas di Rumah Sakit namun karena mereka pindah ke rumah sakit lain

maka daftar obat yang dipesan DPJP tersebut tidak berkurang. Hal ini juga

terjadi apabila residen tidak sering bertukar, sementara mereka belum

terlalu menghapal semua nama obat dan berpengaruh di RS untuk

menyiapkan obat tertentu lalu berhenti memakai obat tersebut tanpa

pemberitahuan padahal stok obatnya belum habis, sehingga obat tersebut

tidak jalan..Selain itu obat kadaluarsa juga ada yang berasal dari unit-unit

perawatan hasil penarikan petugas IFRS. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan sebagai berikut:

“...Ada beberapa DPJP yang memiliki banyak pasien dan sering dia
resepkan jadi kami pesan banyak obatnya, tapi ternyata DPJP
tersebut keluar dari RS, sementara spesialis yang sama nda
meresepkan obat yang sama, hal itu yang membuat obat yang
stagnan sehingga hamper kadaluarsa”
(Ka.IFRS IS,28 Th)

“...Ada beberapa obat kadaluarsa yang berada di perawatan,


seharusnya perawat di perawatan mengembalikan setiap hari obat
yang tidak terpakai, tapi kenyataannya ada yang tidak
mengembalikan. Nanti setelah kami cek ternyata obat tidak terpakai,
dan sudah mendekati kadaluarsa”
(Staf IFRS WI,33 Th)

“...Petugas farmasi selalu memberikan daftar perubahan formularium


serta daftar obat yang mendekati kadaluarsa di tiap perawatan untuk
dilihat oleh DPJP, kadang juga dilaporkan secara real time obat di UGD
yang kosong di WA rumah sakit”
(Perawat IJ,40 Th)

e. Indikator Persentase Stok Mati (Obat Stagnan)

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan bahwa

penyebab adanya stok mati/stagnan dipengaruhi antara lain oleh metode


110

terapi setiap dokter berbeda-beda,kepatuhan dokter menulis resep sesuai

formularium RS , tim formularium merevisi formularium RS tidak melibatkan

dokter/dokter spesialis RS sehingga obat yang sudah disiapkan IFRS

sesuai formularium RS tidak digunakan oleh dokter. Hal ini didukung

oleh hasil wawancara peneliti dengan informan sebagai berikut:

“...Klo dokter umum kadang mirip-mirip diagnosanya, tapi dokter


spesialis kadang beda-beda pengobatannya padahal sama
diagnosanya. Maka dari itu kadang obatnya sudah disediakan tapi
tidak terpakai”
(Staf IFRS PS,40 Th)

“...Dalam menyusun formularium, kami melihat tren pemakaian


formularium sebelumnya, kami memimilah maksimal 3 merk obat
yang sama jenisnya, lalu memilah obat-obat apa saja yang sering
digunakan oleh dokter, obat-obat apa saja yang fast moving”
(Tim Formularium AB,39 Th)

“...Setahu saya tidak ada dokter spesialis yang dilibatkan dalam


pembuatan formularium rumah sakit, tapi di poli atau di perawatan
sudah disediakan list obat yang tersedia”
(Dokter spesialis SA,56 Th)

Berdasarkan hasil telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti

mengenai proses pendistribusian dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai

berikut:

Tabel 4.7 Proses Pendistribusian Dalam Manajemen Obat di


IFRS Islam Faisal Tahun 2015-2017
No indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan

1 Kecocokan Juni 2018


Obat 100 % (Pudjaningsih, Belum sesuai
92,4
Dengan 1996) standar
Kartu Stok
2 2015
1,5
Nilai Turn 8-12x/tahun (WHO Sesuai standar
2016 1993), 10-23x/tahun
Over Ratio 8,09 WHO
(Pudjaningsih, 1996)
2017 9,52
111

No indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan

3 Tingkat 2017 46 Obat > 18 12-18 bulan (WHO, di bawah standar


Ketersediaan Bulan 1993)
obat
28 Obat 12-18
bulan

671 < 12 Bulan

rata-rata 4,6 bulan

4 Persentase
Nilai Obat
Yang
Kadaluarsa :
a.
Persentase 2015 3,90
Nilai Obat
0% (Pudjaningsih, Belum sesuai
Kadaluarsa
2016 1,43 % 1996) standar
Terhadap
Nilai Stok
Opname 2017 0,39 %

b. 2015 2,56 %
Persentase
Obat
0% (Pudjaningsih, Belum sesuai
Kadaluarsa 2016 3,56 % 1996) standar
Terhadap
Total Item
Obat 2017 1,61 %

5 Persentase
Stok Mati
(Obat
Stagnan) :

a. 2015 4,35%
Persentase
Nilai Obat
0% (Pudjaningsih, Belum sesuai
Stagnan 2016 2,56%
1996) standar
Terhadap
Nilai Stok
Opname 2017 0,85 %

b. 2015 6,36%
Persentase
Obat 2016 2,59% 0% (Pudjaningsih, Belum sesuai
Stagnan 1996) standar
Terhadap
Total Item 2017 2,15%
Obat
Sumber: Data Primer peneliti berdasarkan obsevasi
112

Berdasarkan data pada tabel 4.7, jumlah kartu stok obat yang diambil

secara acak sebanyak 300 ditemukan sebanyak 277 item obat yang

sesuai dengan sistem (komputer) dengan nilai persentase sebesar 92,4

%. Hal ini menunjukkan bahwa penginputan obat di sistem (komputer)

belum dilakukan secara optimal dan jika terjadi transaksi, sistem tidak

menyesuaikan/ter up date sehingga terjadi ketidaksesuaian stok dan

belum sesuai standar yaitu 100% (Pudjaningsih, 1996) (Lihat Lampiran 7).

Berdasarkan data pada tabel 4.7, nilai TOR (Turn Over Ratio) pada

tahun 2015, 2016 dan 2017 secara berturut-turut terjadi fluktuatif. Hal ini

menunjukkan perputaran persediaan obat sudah berjalan dengan baik,

sedangkan ratio nilai stok persediaan terhadap persediaan terpakai

mengalami fluktuatif dimana ratio ideal adalah lebih kecil dari 1:6 akan

tetapi pada tahun 2016 dan 2017 berada diatas 1 :6 (Lihat Lampiran 7).

Secara keseluruhan nilai TOR tinggi dan sesuai standar yaitu minimal

8-12 kali pertahun menurut WHO (1993) dan maksimal 10-23 kali pertahun

menurut Pudjaningsih (1996) dan ratio nilai stok persediaan menunjukkan

nilai lebih besar dari 1:6 artinya modal RS yang tertanam dalam

persediaan lama terpendam karena perputaran obat lambat (Lihat

Lampiran 7).

Berdasarkan data pada tabel 4.7, menunjukkan dari total item obat

sebanyak 671 item obat termasuk kategori kurang, 28 item obat kategori

aman dan 46 item obat termasuk kategori berlebih yang jika dirata-ratakan

didapatkan nilai 4,6 bulan. Hal ini berarti tingkat ketersediaan obat secara
113

keseluruhan belum sesuai standar yaitu 12-18 bulan (WHO,1993) (Lihat

Lampiran 7).

Berdasarkan data pada tabel 4.7, persentase nilai obat kadaluarsa

terhadap nilai stok opname pada tahun 2015, 2016 dan 2017 mengalami

fluktuatif dan masih berada diatas nilai standar. Hal ini berarti pengontrolan

terhadap obat yang mendekati masa kadaluarsa dan kurang aktifnya

petugas IFRS untuk mensosialisasikan ke dokter RS untuk meresepkan

obat-obat tersebut belum optimal dilakukan karena masih ada obat yang

tidak digunakan sampai jatuh tempo pemakaiannya akibatnya tetap

menjadi kerugian bagi RS. Dimana idealnya sesuai standar persentase

adalah 0% atau ≤ 0,2% (Pudjaningsih, 1996) (Lihat Lampiran 7)

Berdasarkan data pada tabel 4.7, persentase nilai obat stagnan

terhadap nilai stok opname pada tahun 2015, 2016 dan 2017 secara

berturut-turut terjadi penurunan. Hal ini menunjukkan bahwa modal RS

yang lama mengendap dan menyebabkan kerugian bagi RS berkurang dari

tahun ke tahun. Akan tetapi masih kurang dari standar yang seharusnya

standar persentase nilai obat stagnan adalah 0% (Depkes RI,2002)

(Lihat Lampiran 7).

Berdasarkan data pada tabel 4.7, persentase obat stagnan

terhadap nilai total item obat pada tahun 2015, 2016 dan 2017 secara

berturut-turut mengalami penurunan, meskipun begitu masih

menyebabkan kerugian bagi RS. Dimana seharusnya sesuai standar

persentase jumlah obat stagnan adalah 0% (Depkes RI, 2002) (Lihat


114

Lampiran 7).

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti mengenai

proses pendistribusian dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai

berikut :

Tabel 4.8
Observasi Proses Pendistribusian
di IFRS Islam Faisal Makassar Tahun 2018

Hasil
NO Item Observasi Observasi Keterangan
Ya Tidak
Sistem distribusi
untuk pasien rawat
1 inap/tinggal
(Siregar,2004) :

a.Sistem distribusi  Resep ditulis oleh dokter


obat resep individu sebelum pukul 9 pagi dan
sentralisasi dibawa oleh perawat ke
Depo rawat inap, kemudian
petugas depo memberikan
obat kepada perawat
masing-masing untuk
disiapkan obatnya
kemudian perawat
mendistribusikannya ke
pasien
b. Sistem distribusi  hanya obat tertentu yang
obat persediaan dipasok floor stock seperti
lengkap di ruang obat emergency unuk
(floor stock) disimpan di trolly
(Siregar,2003)
emergency
c. Sistem distribusi 
obat kombinasi resep
individu dan
persediaan di ruang
(Siregar dan Amalia,2004)

d.Sistem distribusi  yang dijalankan adalah one


obat dosis unit daily dose, artinya
(UDDS) (Siregar dan pemberian obat individual
Amalia,2004 dan
dalam 1 hari
Anonim,1991)
115

Hasil
NO Item Observasi Observasi Keterangan
Ya Tidak
e. Sistem distribusi  terdiri atas depo rawat
obat desentralisasi inap, sementara icu
(Siregar dan Amalia,2004) mengambil di depo Bedah

Sistem distribusi
2 untuk penderita
rawat jalan :
a. Lokasi farmasi  Berada di poliklinik
untuk pasien rawat
jalan (Anonim, 1991)

b. Prosedur
pelayanan :
1. Prosedur ban  petugas menerima resep,
berjalan (assembly kemudian diserahkan
line). kepada yang bertugas
mencari obat kemudian
memberikan kembali
kepada petugas yang
menerima resep

2. Sistem mengikuti  formularium disimpan di


formularium RS poliklinik-poliklinik

3. Sistem program  Belum ada paketan seperti


pengemasan awal itu karena masing-masing
(daftar obat/paket dokter memiliki peresepan
yang ditentukan PFT masing-masing
dan sudah dikemas di
IFRS untuk 1 masa
pengobatan dan
dokter wajib menulis
sesuai daftar.

c. Pelayanan farmasi
yang diperlukan:
1. Penyuluhan pasien  belum tersedia
(counselling)
2. Pendidikan pasien  Belum tersedia
(education)
3. Membuat lembaran  yang membuat adalah
riwayat pengobatan perawat di berkas rekam
pasien/catatan medis
farmasi
4. Menyediakan  belum tersedia
informasi obat-obatan
116

Hasil
NO Item Observasi Observasi Keterangan
Ya Tidak
5.Peduli, merujuk /  merekomendasikan kepada
merekomendasikan dokter apabila ada obat
yang kosong dapat diganti
dengan yang lain

Sumber: Data Primer obsevasi peneliti

Berdasarkan hasil observasi pada tabel 4.8 dari 14 item yang

diobservasi hanya 6 item yang dilakukan, hal ini disesuaikan

dengan kondisi dan aturan/kebijakan yang berlaku di RS.

7. Proses Penggunaan

Penggunaan obat adalah pasien menerima obat sesuai dengan

kebutuhan kliniknya, pada dosis yang tepat, waktu pemakaian yang terukur

dan harganya terjangkau oleh pasien. Untuk mengukur pencapaian

standar yang telah ditetapkan pada proses pengadaan diperlukan

indikator, suatu alat/tolak ukur yang hasilnya menunjukkan ukuran

kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Indikator yang

digunakan dalam pendistribusian antara lain indikator jumlah item obat per

lembar resep, rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep,

persentase resep dengan obat generik, persentase resep dengan obat

antibiotik dan persentase peresepan dengan obat injeksi.

a. Indikator Jumlah Item Obat Tiap Lembar Resep

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator jumlah item obat tiap lembar resep mengatakan bahwa saat ini

kunjungan pasien BPJS semakin meningkat, sehingga berpengaruh pula

pada pola penulisan resep dokter dimana dokter tidak boleh lagi
117

seenaknya/boros menulis banyak item obat atau mengusulkan

pemeriksaan laboratorium/Rontgen/lainnya yang tidak diperlukan karena

harus melewati verifikasi dari pihak manajemen terlebih dahulu.

Hal ini berbeda dengan pasien umum/asuransi swasta/kemitraan

tidak terlalu dibatasi pemakaian obatnya ataupun untuk pemeriksaan

penunjang selama sesuai dengan diagnosa penyakit pasien. Hal ini

didukung pernyataan informan sebagai berikut:

“...Saya sudah mengetahui apa saja formularioum, karena perawat


memberitahu tiap akan meresepkan, ada juga dokter penanggung
jawab ruangan yang memberitahukan, tapi ada beberapa obat yang
saya butuhkan tapi katanya tidak ada. Tapi mau bagaimana lagi,
pasien saya membutuhkan.”
(Dokter Spesialis
SA,36 Th)

“...Kadangkala obat yang tidak ada di formularium, kami verifikasi


terlebih dahulu kepada dokter penanggung jawab ruangan, dan
kepala bidang yanmed, kemudian apabila bisa ditanggung rumah
sakit, kami ajukan ke IFRS, tapi bila tidak bisa, kami tanyakan ke
keluarga pasien apakah mau beli di luar atau tidak”
(Perawat IJ, 40 Th)

b. Indikator Rata-Rata Waktu yang Digunakan Untuk Melayani

Resep

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep

mengatakan bahwa, dalam melayani resep pasien selama obat tersedia

di IFRS, akan terlayani dengan cepat akan tetapi bila obat tidak tersedia,

maka ditanyakan ke keluarga pasien apakah bersedia beli di luar. Kecuali

obat-obat yang sifatnya urgent, jadi tergantung juga kesepakatan petugas

IFRS dengan pasien. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai
118

berikut:

“...Kalau ada semua obat yang diresepkan dokter di rumah sakit,


Insyaa Allah cepat terlayani, akan tetapi kalua obat nya tidak ada di
rumah sakit, stock nya kosong dan biasa kami laporkan ke case
manager untuk dibeli di luar”
(Staf IFRS WI, 33 Th)

“..Tiap hari jam 9 DPJP dan residen selesai visite, mereka sudah
tulis resep per pasie, kami setor ke depo rawat inap, jam 11 datang
mi biasanya obatnya”
(Perawat IJ,40 Th)

c. Indikator Persentase Resep dengan Obat Generik

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator persentase resep dengan obat generik mengatakan bahwa,

dalam melayani resep pasien khususnya pasien BPJS, sebagian besar

dokter menuliskan obat generik tetapi kadang-kadang stok obat generik

juga terbatas pasokannya dari PBF bahkan kadang kosong dan

waktunya lama sampai obat tersebut ada stoknya lagi. Sehingga IFRS

berinisiatif untuk mengadakan jenis obat paten yang isinya sama tetapi

harganya mendekati harga obat generik tersebut agar pasien dapat

terlayani. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

“...Tidak harus kok generic semua, bahkan beberapa ada obat paten,
padahal saya meresepkan generik. Setahu saya karena obat tersebut
lagi habis jadi digantikan yang paten. Yang penting fungsi dan
kandungannya sama”

(Dokter Spesialis SA,56 Th)

“...Kadang ada PBF penyedia obat generic namun karena terlock,


atau stoknya habis, tapi karena sangat dibutuhkan, mau tidak mau
kita harus mencari yang sejenis. Obat paten yang terjangkau pun
banyak”
(Ka.IFRS IS,28 Th)
119

d. Indikator Persentase Peresepan Obat Antibiotik

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan mengenai

indikator peresepan obat antibiotik mengatakan bahwa dalam peresepan

obat untuk pasien, tidak semua harus diberikan antibiotik untuk terapi

pengobatannya, tergantung kondisi pasiennya, apakah perlu diberikan

antibiotik atau tidak. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

“...Antibiotik tentunya diberikan apabila memeang penyebabnya


karena bakteri dan ada hasil penunjang yang membuktikan seperti
dari hasi laboratorium”
(Dokter Spesialis
SA,56 Th)

e. Indikator Persentase Peresepan Obat Injeksi

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan bahwa sebagian

besar resep injeksi hanya untuk pasien yang rawat inap yang

disesuaikan dengan kondisi fisik dan penyakitnya. Untuk pasien rawat

jalan/poliklinik tidak ada yang memakai obat injeksi (pengecualian untuk

imunisasi/vaksinasi). Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai

berikut”

“...Peresepan injeksi lebih banyak dari depo rawat inap, dan pasin-
pasien UGD yang diobservasi”
(Staf IFRS WI,435 Th)

f. Indikator Persentase Obat yang Diberi Label dengan Benar

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan informan bahwa

pemberian label/etiket dilakukan pada setiap item obat pasien (racikan

dianggap 1 item obat) yang berisi tanggal pemberian obati, nama


120

pasien, no rekam medis, usia, aturan pakai/dosis. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan sebagai berikut:

“...etiket diberikan per 1 masing-masing item obat”


(Staf IFRS WI,33 Th)

“...Hal yang paling utama yang harus tercantum dalam setiap etiket
obat adalah tanggal berobat, no RM, nama dan usia pasien,aturan
pakai”
(Wakil Ka.IFRS AB,39 Th)

Berdasarkan hasil telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti

mengenai proses penggunaan dapat dilihat pada table dibawah sebagai

berikut

Tabel 4.9 Proses Penggunaan Dalam Manajemen Obat di IFRS Islam


Faisal Makassar Tahun 2015-2018
No Indikator Tahun Hasil Standar Kesimpulan
1 Jumlah Item Obat 2015 2.09 1,3-2,2 di atas standar
Tiap Lembar Resep (WHO, 1993)
2016 2.59
2017 3.72
2 Rata-Rata Waktu Juni 2018 Shift I 11,5 < 30 menit Sesuai Standar
Yang Digunakan menit untuk obat
Untuk Melayani sediaan non racikan
Resep non racikan < 60 menit
35,28 menit untuk obat
sediaan racikan
racikan (Depkes RI,
2008)
Shift II
7,37menit
sediaan
non racikan
28,22 menit
sediaan
racikan
3 Persentase Resep April - Juni 82.69% 82 % - 94% Dibawah Standar
Dengan Obat 2018 (WHO, 1993)
79.47%
Generik
75.50%
4 Persentase April - Juni 9.76% 27 % - 63% Tidak berlebihan
Peresepan Obat 2018 (WHO, 1993)
11.74%
Antibiotik
10.04%
5 April - Juni 36.24% Sesuai Standar
2018 40.13%
121

Persentase 38.71% 0,2 % -


Peresepan Obat 48% (WHO,
Injeksi 1993)
6 Persentase Obat Juni 2018 100% 100 % Sesuai Standar
Yang Diberi Label (WHO, 1993)
Dengan Benar

Sumber: Data Primer

Berdasarkan data pada tabel 4.9, rata-rata jumlah item obat tiap

lembar resep pada tahun 2015, 2016 dan 2017 secara berturut-turut

mengalami peningkatan. Pada tahun 2015 nilainya sudah sesuai standar

yaitu 1,3-2,2 WHO (1993) yang artinya tidak terjadi pemborosan

pemakaian obat (yang tidak dibutuhkan pasien) oleh dokter dalam

menuliskan resep untuk pasien. Akan tetapi pada tahun 2016 dan 2017

mengalami peningkatan dan diatas standar penulisan item obat dalam satu

resep.

Berdasarkan data pada tabel 4.9, rata-rata waktu untuk melayani

resep pasien untuk sediaan non racikan dan racikan pada shift pagi selalu

lebih lama penyiapannya ketimbang shift sore. Hal ini terjadi karena

perbedaan jumlah petugas yang dinas dan jumlah resep yang dilayani.

Secara keseluruhan menunjukkan bahwa pelayanan resep pasien pada 2

waktu dinas untuk sediaan non racikan dan racikan lebih cepat jika

dibandingkan nilai standar yaitu non racikan 30 menit dan racikan 60 menit

(Depkes RI, 2008).

Berdasarkan data pada tabel 4.9, persentase resep untuk pemakaian

obat generik pada bulan April-Juni 2018 berturut-turut terjadi penurunan,

walaupun pada Bulan April nilainya sudah sesuai standar namun pada dua
36

bulan berikutnya, nilainya masih rendah jika dibandingkan dengan nilai

standar yaitu 82%-94% (WHO, 1993a) yang artinya masih banyak dokter

yang menuliskan resep obat non generik untuk pengobatan pasien.

Berdasarkan data pada tabel 4.9, persentase peresepan antibiotik

pada bulan April-Juni 2018 berturut-turut terjadi penurunan penggunaan

antibiotik yang secara keseluruhan sudah sesuai standar yaitu 27%-63%

(WHO, 1993a). Hasil yang diperoleh menunjukkan penggunaan antibiotik

masih rasional/tidak berlebihan yang peresepannya disesuaikan dengan

kondisi penyakit pasien.

Berdasarkan data pada tabel 4.9, persentase peresepan obat injeksi

pada bulan April-Juni 2018 berubah secara fluktuatif penggunaan injeksi

yang nilainya masih dalam batas normal dan sesuai standar yaitu 0,2%-

48% (WHO,1993a). Pemakaian obat injeksi sebagian besar digunakan

untuk pasien rawat inap yang disesuaikan dengan kondisi fisik dan

penyakit pasien tersebut. Untuk pasien rawat jalan tidak

menggunakan obat injeksi,kecuali IGD kadang digunakan untuk

pertolongan pertama dan pasien observasi.

Berdasarkan data pada tabel 4.9, menunjukkan bahwa persentase

obat yang diberi label dengan benar sebesar 100%. Berasal dari 1204

lembar resep yang diamati terdapat 2961 item obat yang diberi label dan

sebanyak 2961 pula yang diserahkan ke pasien (dengan melalui 3x

pengecekan oleh petugas yang berbeda). Hal ini sudah sesuai standar

yang seharusnya yaitu 100%. Setiap item obat (obat racikan dianggap
37

1 item obat) harus mempunyai 1 lembar label/etiket agar mencegah

kesalahan pemberian atau tertukarnya obat pasien (Lihat Lampiran 7).

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti mengenai

proses penggunaan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai berikut :

Tabel 4.10
Observasi Proses Penggunaan
Di IFRS Islam Faisal Makassar 2018
Hasil
NO Item Observasi Observasi
Ya Tidak Keterangan
1 Jumlah item obat tiap 
lembar resep dengan
nilai standar 1,8 – 2,2
item obat perlembar
resep (WHO,1993)
2 
Rata-rata waktu yang
digunakan untuk
melayani resep
sampai ke tangan
pasien dengan nilai
standar << 60 menit
(Depkes RI, 2008)

3 Persentase resep 
dengan obat generik
dengan nilai standar
82-94% (WHO, 1993)
4 Persentase antibiotik 
yang diresepkan
dengan nilai standar
27-63% (WHO, 1993)
5 Persentase obat 
injeksi yang
diresepkan dengan
nilai standar 0,2-48%
(WHO, 1993)
6 Persentase obat 
yang diberi label
dengan benar
dengan nilai standar
100 % (WHO, 1993)
Sumber: Data Primer peneliti berdasarkan obsevasi

Berdasarkan tabel 4.10 hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti,


38

dari 6 indikator pada proses penggunaan hanya 1 indikator yang belum

sesuai standar. Hal ini menunjukkan bahwa peresepan obat generik oleh

dokter belum optimal yang dapat disebabkan oleh berbagai faktor antara

lain jenis asuransi kesehatan yang dimiliki oleh pasien, tingkat

kepatuhan dokter dalam menulis obat sesuai formularium RS.

8. Proses Pencatatan/Pelaporan
Berdasarkan hasil observasi mengenai variabel

pencatatan/pelaporan dapat dilihat pada tabel dibawah sebagai berikut:

Tabel 4.11
Observasi Proses Pencatatan/Pelaporan
Di IFRS Islam Faisal Tahun 2018

Hasil
Item Uraian Observasi
No KETERANGAN
Observasi Kegiatan
Ya Tidak
1 Pencatatan a. Pencatatan  Barang yang masuk diperiksa
(Depkes 2010) penerimaan secara fisik: kemasan, jenis,
barang jumlah, tgl kadaluarsa, masuk, tgl
kadaluarsa, total stok (sisa stok +
barang masuk) no.batch, lalu
dicatat di buku penerimaan barang

b. Pencatatan  Kartu stok diisi data: asal PBF,


dengan kartu stok jumlah masuk, tgl kadaluarsa, total
induk stok (sisa stok + barang masuk)

2 Pelaporan a. Pelaporan  Keuangan yang membuat


(Depkes 2010) keuangan
b. Mutasi  Laporan rekap pengadaan obat,
perbekalan obat

c. Penulisan  laporan penulisan dan pelayanan


resep generik resep perbulan ke Rekam Medik
dan non generik

d. Pelaporan  Sistem online (Kemenkes)


narkotik dan tembusan BPOM,DINKES propinsi.
psikotropik Pelaporan narkotik setiap bulan
dan psikotropik tiap 6 bulan
39

e. Stok opname  Dilakukan setiap akhir bulan dan


akhir tahun
f. Pendistribusian,  SIM RS
berupa jumlah
dan rupiah
g. Penggunaan  langsung diminta oleh perawat poli
obat program yang bertanggung jawab ke dinkes,
namun untuk sementara stock
kosong
h. Pemakaian  tidak ada yang dikhususkan
perbekalan bagi
masyarakat
miskin
i. Jumlah resep  SIM RS
j. Kepatuhan  dibantu oleh dokter penanggung
terhadap jawab ruangan dan kepala ruangan
formularium tiap instalasi
k. Penggunaan  Tidak dilakukan
obat terbesar
l. Penggunaan  Tidak dialkukan
antibiotik
m. Kinerja  Dilaporkan ke bidang yanjanmed

Sumber: Data Primer peneliti berdasarkan obsevasi

a. Pencatatan
1. Pencatatan penerimaan barang dilakukan di gudang farmasi
meliputi pencatatan berupa fisik barang, jenis , jumlah, tanggal
penerimaan, total stock (jumlah sebelumnya dan jumlah stok baru)
yang dicatat di buku penerimaan barang
2. Pada kartu stock induk diisi asal PBF, jumlah masuk, tanggal
kadaluarsa dan total stok

b. Pelaporan

1. Laporan Penggunaan obat per bulan

2. Laporan sisa stok perbulan

3. Laporan kegiatan farmasi mengenai pengadaan obat dan


40

penulisan dan pelayanan resep.

4. Laporan obat kadaluarsa, distribusi obat ke tiap unit, narkotika

dan psikoterapi.

9. Proses Penilaian/Evaluasi

Berdasarkan hasil observasi mengenai penilaian/evaluasi dapat

dilihat pada tabel dibawah sebagai berikut :

Tabel 4.12
Observasi atau penilaian di IFRS Islam Faisal
tahun 2018

Hasil
NO Item Observasi Observasi
Ya Tidak Keterangan
1 Alokasi dana 
IFRS mengetahui bahwa
pengadaan obat
(Depkes 2010)
anggaran dana dari RS
700 juta per bulan
2 Biaya obat per 
tidak ada dibuat biaya
kunjungan kasus
yang dikhususkan untuk
penyakit (Depkes 2010)
obat kasus tertentu
3 Biaya obat per 
tidak ada dibuat biaya
kunjungan resep
(Depkes 2010)
dikhususkan kunjungan
tertentu
4 Ketepatan 
perencanaan (Depkes Perencanaan belum
2010) dibuat di IFRS, IFRS
hanya melaporkan obat
yang terpakai, dan daftar
e-katalog
5 Persentase dan nilai  IFRS melaporkan obat
obat rusak (Depkes yang rusak dan
2010) kadaluarsa kepada
Kepala Bidang
Pelayanan dan
Penunjang Medik
6 Persentase 
penggunaan antibiotik IFRS belum melakukan
pada ISPA (Depkes evaluasi terhadap
2010) penggunaan antibiotik
pada ISPA maupun
penyakit lain yang
menggunakan antibiotik
Sumber: Data Primer peneliti berdasarkan obsevasi
Berdasarkan tabel 4.12, hasil observasi pada proses
41

penilaian,evaluasi, dari 6 indikator yang diobservasi ada 4 indikator yang

kegiatannya tidak dilakukan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya tenaga

dan waktu untuk melakukan kegiatan tersebut sementara masih banyak

pekerjaan lain yang lebih urgent untuk dilakukan.

10. Obat Stagnan

a. Analisis ABC

Berdasarkan data kartu stock di instalasi farmasi tahun 2017 ada


276 item obat yang stagnan kemudian di analisis menggunakan metode
ABC, hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut:

Tabel 4.13
Analisis ABC Obat Stagnan
Di IFRS Islam Faisal Makassar Tahun 2017

Tahapan Jumlah
Metode Analisis Kategori Hasil
Item Obat
Obat Golongan A 44 15.94%
Stagnan Analisis ABC Berdasarkan
jumlah sisa persediaan Golongan B 53 19.20%
Golongan C 179 64.86%
Golongan A 26 9.42%
Analisis ABC Berdasarkan 56 20.29%
Golongan B
jumlah sisa persediaan
obat stagnan Golongan C 194 70.29%
Sumber: Data Primer Analisis ABC Obat Stagnan

Berdasarkan data pada tabel 4.13, jika dilihat dari besarnya jumlah

sisa persediaan (dengan jumlah total 276 item obat) setelah

menggunakan analisis ABC, golongan yang tertinggi adalah golongan

C, menyusul golongan B dan golongan A (Lihat lampiran 9).


42

Berdasarkan data pada tabel 4.13, jika dilihat dari besarnya nilai

sisa persediaan (dengan jumlah total 276 item obat) setelah

menggunakan analisis ABC, golongan yang tertinggi adalah golongan C,

menyusul golongan B dan golongan A (Lihat lampiran 10).

11. Obat Stockout

a. Analisis ABC

Berdasarkan data pembelian tunai di instalasi farmasi tahun 2017


ada 333 item obat yang stock out kemudian di analisis menggunakan
metode ABC. Hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabe
l
4.14
Analisis ABC Obat Stockout
Di IFRS Islam Faisal Makassar
Tahun 2017

Tahapan Jumlah
Metode Analisis Kategori Hasil
Item Obat
Obat Analisis ABC Berdasarkan Golongan A 34 10.21%
Stagnan jumlah pemakaian
Golongan B 40 12.01%
Golongan C 259 77.78%
Analisis ABC Berdasarkan Golongan A 38 11.41%
nilai pemakaian
Golongan B 52 15.62%

Golongan C 243 72.97%


Sumber: Data Primer Analisis ABC Obat Stockout

Berdasarkan data pada tabel 4.14, jika dilihat dari besarnya jumlah

stock out tiap item obat, Golongan yang tertinggi adalah golongan C,

menyusul golongan B dan golongan A (Lihat lampiran 11)

Berdasarkan data pada tabel 4.14, jika dilihat dari besarnya nilai

stock out Golongan yang tertinggi adalah golongan C, menyusul


43

golongan B dan golongan A (Lihat lampiran 12). Commented [L6]: SE3BELUM


PEMBAHASAN….BUAT MATRIX HASIL DARI
1.QUESTIONER
C. Pembahasan 2.INDEEPT
3.OBSERVASI
1. Proses Perencanaan 4.DOKUMEN

SETELAH ITU BUAT MATRIX PENGGABUNGAN


Perencanaan obat merupakan salah satu faktor yang dapat (QUEST-OBS-DOKUMEN)

menyebabkan stock out dan stagnan obat, sedangkan perencanaan yang

tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan pelayanan kesehatan

yang kurang efektif dan efisien, pemborosan biaya kesehatan, terjadinya

obat kadaluarsa dan dapat mengakibatkan penyimpangan penggunaan

obat. (Juningtyas and Purnomo, 2004).

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara mendalam dan

telaah dokumen pada proses perencanaan di RS Islam Faisal Makassar

terlihat belum efisien dari indikator persentase dana yang disediakan RS

Islam Faisal Makassar untuk pengadaan obat terlihat adanya indikator

penyimpangan perencanaan antara jumlah item obat yang direncanakan

dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai. Sedangkan untuk indikator

kesesuian item obat generik yang tersedia di IFRS dengan item obat

generik yang ada dalam DOEN sudah efisien.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase dana, disebabkan karena perencanaan anggaran yang dibuat

setiap tahun oleh bagian umum hanya berdasarkan prediksi dari hasil

analisis data periode sebelumnya dengan berbagai pertimbangan

dan koreksi untuk alokasi dana kebutuhan obat IFRS pada periode

selanjutnya. Sedangkan bagian IFRS tidak membuat secara khusus dan


44

mengajukan perencanaan kebutuhan obat baik itu perencanaan

perbulan, pertriwulan, persemester atau pertahun ke bagian keuangan,

sehingga bagian keuangan yang bertugas memanajemen keuangan tidak

memperoleh informasi yang akurat tentang kebutuhan obat di IFRS tiap

bulannya. Perencanaan kebutuhan obat di IFRS menggunakan metode

konsumsi, artinya sesuai kebutuhan saja, tidak mempertimbangkan jumlah

kunjungan pasien dan pola penyakit yang ada di RS.

Dari hasil telaah dokumen terkait belum efisiennya indikator

persentase dana dikarenakan belum memenuhi standar 100 %.

Hal ini sejalan dengan penelitian Riyasanti (2016), terkait

perencanaan obat di IFRS Stella Maris Makassar bahwa kepala IFRS

hanya menggunakan metode konsumsi yaitu dengan penambahan 10%

dari pemakaian sebelumnya. Dengan hanya menggunakan metode

konsumsi tidak dapat diketahui obat apa saja yang harus diprioritaskan

dalam perencanaan, juga tidak dapat diketahui kapan saatnya memesan

obat yang tepat. Sehingga dengan perencanaan obat seperti yang

berjalan selama ini di Stella Maris Makassar dimungkinkan terjadinya

kelebihan stok obat.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

penyimpangan perencanaan antara jumlah item obat yang direncanakan

dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai disebabkan karena berbagai

faktor antara lain item obat yang sudah direncanakan dan dipesan ke PBF

ternyata item obat tersebut mengalami kekosongan stok sehingga pesanan


45

apotik tidak dapat dilayani. Sering pula pesanan apotik terlayani tetapi

tidak sesuai dengan jumlah yang dipesan yaitu jumlahnya kurang dari yang

seharusnya karena PBF kehabisan stok. Penyebab lainnya lagi yaitu

orderan apotik yang sudah dipesan tidak dapat dipesan di PBF yang

menyediakan obatnya karena pihak RS belum melakukan pembayaran

tagihan faktur yang sudah jatuh tempo sehingga orderan apotik tidak dapat

dilayani akibatnya ketersediaan obat tidak mencukupi.

Dari hasil telaah dokumen terkait belum efisiennya indikator

penyimpangan perencanaan antara jumlah item obat yang direncanakan

dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai, dikarenakan

penyimpangan perencanaan obat di IFRS Islam Faisal mengalami

peningkatan 3 tahun terakhir. Hal ini berarti ketersediaan obat di IFRS

belum efisien. Hal ini berimbas pula ke peningktan nilai persentase

penyimpangan yang diperbolehkan yaitu 20-30%.

Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Tanto and Pudjirahardjo (2006)

yang menyatakan pengadaan yang kurang baik dapat menyebabkan stock

out obat sebanyak 7 kali dari 50 kali pemesanan di UGD RS Adi Husada

Undaan Wetan di tahun 1999.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator kesesuaian item

obat generik yang tersedia di IFRS dengan item obat generik yang

ada dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) tahun 2017 dikatakan

sudah efisien, karena menunjukkan bahwa daftar obat generik yang ada di

IFRS sebagian besar sudah termasuk dalam DOEN 2017, walaupun ada
46

perbedaan antara jumlah dan jenis item obat (tidak sama persis) dengan

jumlah dan item obat yang tercantum dalam DOEN 2017, hal ini

disebabkan karena kebutuhan jenis obat generik di RS disesuaikan

dengan penulisan resep dokter mengenai jenis obat generik yang ingin

mereka gunakan sesuai dengan indikasi pengobatan pasien. Walaupun

begitu, dokter tetap harus mengacu kepada DOEN, Formularium Nasional

(FORNAS) juga berdasarkan Formularium RS.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator kesesuaian item obat

generik yang tersedia di IFRS dengan item obat generik yang ada

dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) tahun 2017 dikatakan sudah

efisien, karena pengadaan obat generik di IFRS yang masuk dalam DOEN

2017 sudah optimal dan telah melampaui standar Depkes RI (2008) yaitu

76%.

Hal ini tidak menjadi kendala dalam ketersediaan obat generik di

IFRS apabila ada perbedaan dengan DOEN karena telah disesuaikan

dengan kondisi pengobatan pasien di RS. Penentuan kebutuhan

dapat dikatakan adalah merupakan perincian yang kongkrit dan detail dari

perencanaan logistik. Dalam penentuan kebutuhan obat di rumah sakit

harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit

yang bersangkutan, dengan mengutamakan obat-obat generik (berlogo)

(Soejono, 2001).

Menurut Satibi (2014) dalam Manajemen Obat di Rumah Sakit,

metode konsumsi ini mempersyaratkan bahwa penggunaan obat periode


47

sebelumnya harus dipastikan rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi

hanya berdasarkan pada data konsumsi sebelumnya yang tidak

mempertimbangkan epidemiologi penyakit. Kalau penggunaan obat periode

sebelumnya tidak rasional, disarankan untuk tidak menggunakan metode

ini, karena kalau tidak justru mendukung pengobatan yang tidak rasional di

rumah sakit.

Menurut Aditama (2003) dalam buku Manajemen Administrasi Rumah

Sakit yang dikutip oleh Nurillahidayati (2009) dikatakan perencanaan

pengadaan barang logistik harus sedemikian rupa sehingga akan siap

tersedia pada saat dibutuhkan, akan tetapi tidak tertumpuk terlalu

banyak. Ini berarti bahwa harus ada perencanaan yang baik dalam

menentukan kebutuhan, baik mengenai saatnya maupun jumlah sesuatu

barang atau bahan yang diperlukan harus tersedia (justin time inventory).

Barang yang sudah ada dalam persediaan harus pula dijaga agar tetap baik

mutunya maupun kecukupan jumlahnya, serta keamanan

penyimpanannya. Untuk itu juga diperlukan suatu perencanaan dan

pengaturan yang baik untuk memberikan tempat yang sesuai bagi setiap

barang atau bahan yang disimpan baik dari segi pengamanan

penyimpanan maupun segi pemeliharaannya. Tujuan perencanaan farmasi

adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai

dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

2. Proses Penganggaran

Menurut Subagya (1995) yang dikutip oleh Nurillahidayati (2009)


48

Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan

perincian penentuan kebutuhan dalam suatu standar tertentu, yaitu skala

mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan

pembatasan yang berlaku baginya.

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara mendalam dan

telaah dokumen pada proses penganggaran di RS Islam Faisal Makassar

terlihat belum efisien dari indikator persentase dana pengadaan obat.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase dana pengadaan obat, disebabkan karena perencanaan

anggaran dibuat setiap tahunnya berdasarkan data-data periode

sebelumnya dan digunakan sebagai acuan dasar pengalokasian dana

untuk IFRS periode selanjutnya, tetapi bagian keuangan tidak membatasi

pembelian obat IFRS selama obat tersebut sangat dibutuhkan

ketersediaannya di IFRS baik itu pembelian kredit maupun pembelian tunai

(pembelian di apotik luar RS).

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase dana

pengadaan obat dikatakan belum efisien karena, jika dilihat dari

besarnya persentase dana pembelian yang disediakan terhadap total

anggaran operasional rumah sakit, masih dibawah standar Depkes RI

(2008) yaitu 30-40%.

Hal ini sejalan dengan penelitian Riyasanti (2016) di RS Stella Maris

Makassar. Dimana upaya manajemen RS dalam memberikan pendanaan

terbatas menyebabkan kurang efisiennya pengadaan obat di RS Stella


49

Maris.

Hal ini akan menimbulkan permasalahan yaitu PBF tidak dapat

melayani pembelian RS selanjutnya akibat belum dibayarkannya obat

yang dibeli sebelumnya.

Menurut Henry L. Tosi dalam Sabardi (1992) ada empat reaksi

penting terhadap kekuatiran penyusunan anggaran, yaitu:

a. Perilaku politik. Aktivitas politik mungkin menaikkan secara tajam

perilaku para manajer untuk mempengaruhi alokasi sumber daya.

Para manajer mungkin menunggu informasi sampai detik terakhir

dalam rangka memperbesar kepentingan mengambil muka

atasannya atau mencoba memperoleh pengaruh dengan cara

lainnya.

b. Reaksi peran-peran terhadap satuan anggaran. Para atasan yang

tidak senang dengan alokasi-alokasi sumber daya tidak benar-

benar dalam posisi untuk melepaskan kemarahannya terhadap

para bawahannya. Malahan mereka biasanya akan memusuhi staf

personalia yang mengumpulkan data anggaran dan menyusun

anggaran akhir.

c. Perkiraan kebutuhan yang berlebihan. Untuk menanggulangi

keadaan yang tidak terduga dan inflasi, anggaran sering dibuat

lebih besar. Beberapa manajer, bagaimanapun juga menambah

estimasi anggaran mereka untuk melindungi diri dalam perjuangan

mendapat sumber daya-sumber daya dan adanya pengurangan


50

dari atasan pada saat anggaran tersebut dimintakan pengesahan.

d. Sistem informasi tersembunyi. Ketika anggaran-anggaran masih

dirahasiakan, para manajer akan selalu mencoba untuk

mengetahui alokasi mereka bila dibandingkan dengan alokasi yang

lain, dengan cara sembunyi-sembunyi atau melalui sumber yang

informal. Bahayanya apabila informasi yang tidak benar akan

beredar melalui komunikasi informal, sehingga terjadi ketegangan

yang tidak perlu diantara satuan organisasional.

3. Proses Pengadaan

Menurut Quick (1997), pengadaan obat merupakan suatu proses dari

penentuan item obat dan jumlah tiap item berdasarkan perencanaan yang

telah dibuat, pemilihan pemasok penulisan surat pesanan (SP) hingga SP

diterima pemasok. Tujuannya adalah memperoleh obat yang dibutuhkan

dengan harga yang layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu,

proses berjalan lancar, tidak memerlukan waktu dan tenaga yang

berlebihan.

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara mendalam,

telaah dokumen dan observasi pada proses pengadaan di RS Islam Faisal

Makassar terlihat belum efisien dari indikator frekuensi pengadaan tiap

item obat, persentase kesalahan faktur, frekuensi tertundanya

pembayaran oleh rumah sakit, dan persentase jumlah item obat yang

direncanakan dengan yang diadakan.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator


51

frekuensi pengadaan tiap item obat, dikarenakan jika hanya dilihat dari

frekuensi pemesanan, terlihat banyak item obat yang sedikit frekuensi

(hanya 1-2x ) pesanannya dalam setahun. Tetapi jika dilihat dari volume

tiap item obat untuk 1x pemesanan, jumlahnya banyak. Tentunya

tergantung tingkat perputaran item obat tersebut apakah tinggi atau rendah

juga tergantung pula pada tingkat ketersediaannya di PBF.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator frekuensi pengadaan tiap

item obat dikatakan belum efisien, dikarenakan frekuensi jumlah item obat

terbanyak yang dipesan berada pada kategori obat yang rendah

perputarannya (slow moving). Sedangkan pada kategori obat yang cepat

perputarannya (fast moving), frekuensi pemesanan obatnya rendah.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase kesalahan faktur, disebabkan antara lain karena faktur dari

PBF tidak sesuai dengan surat pesanan dari IFRS (kesalahan

penginputan item obat), obat tidak dipesan oleh IFRS tetapi datang di

antar oleh PBF, obat pesanan datang diantar 2x (double) padahal IFRS

hanya memesan 1x, nomor batch dari item obat tidak sesuai dengan obat

yang diantar, waktu kadaluarsa obat sangat dekat.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase kesalahan

faktur belum dapat dinilai karena tidak ada pencatatan.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit, disebabkan antara

lain karena ketidakseimbangan antara dana pemasukan dengan dana


52

pengeluaran rumah sakit, proses pembangunan RS juga membutuhkan

dana yang tidak sedikit. Selain itu juga karena keterlambatan pembayan

dari BPJS sehingga tagihan ke PBF juga tidak berjalan lancar.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator frekuensi tertundanya

pembayaran oleh rumah sakit dikatakan belum efisien, karena

menunjukkan bahwa nilai yang diperoleh 22 hari dari nilai standar yaitu 0-

25 hari yang artinya dapat dikatakan bahwa RS masih dapat

menyelesaikan pembayarannya tagihan tepat waktu.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase jumlah item obat yang direncanakan dengan yang diadakan,

yaitu antara lain karena kekosongan stok di PBF, pesanan tidak

terlayani oleh PBF karena terkendala tagihan yang belum dilunasi,

keterbatasan stok di PBF sehingga pesanan tidak dapat dipenuhi 100%.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase jumlah item

obat yang direncanakan dengan yang diadakan dikatakan melebihi

standar, karena hasil yang diperoleh menunjukkan selama 3 tahun

terakhir terjadi peningkatan dan belum efisien yang seharusnya yaitu

100% -120%. Hal ini berarti perencanaan dan pengadaan obat yang

dilakukan oleh IFRS untuk mengakomodir kebutuhan obat sangat berlebih.

Hal ini juga sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh

Fakhriadi et al. (2011) di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Temanggung. Hasil temuan mengenai indikator frekuensi pengadaan tiap

item obat RS PKU Muhammadiyah masih menunjukkan selisih yang


53

besar dari frekuensi pengadaan sesuai kenyataan dengan frekuensi

pengadaan sesuai EOQ, sehingga pengelolaan obat pada indikator

tersebut belum efisien dan tergolong ke dalam frekuensi tinggi.

Kemudian pada indikator frekuensi tertundanya pembayaran oleh

rumah sakit hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah menunjukkan rata-

rata tertundanya pembayaran terbesar terjadi pada tahun 2006, yaitu

selama 11, hari. Hal ini disebabkan oleh adanya kesepakatan tidak tertulis

dengan pihak PBF dimana untuk mengefisiensikan waktu pembayaran,

maka faktur-faktur yang telah masuk akan dibayar secara rangkap dengan

faktur lainnya yang menyusul dari PBF yang sama. Jika dibandingkan

dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang menunjukkan

frekuensi maksimal 25 hari, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut

sudah efisien.

Terkait indikator persentase jumlah item obat yang direncanakan

dengan yang diadakan hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah

menunjukkan jumlah item obat yang diadakan selalu melebihi dari yang

direncanakan. Jika dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih

(1996) yang menunjukkan persentase maksimal 120 %, maka pengelolaan

obat pada indikator tersebut belum efisien.

Proses pengadaan dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah direncanakan dan disetujui sebelumnya. Menurut Quick et al. (2012)

ada empat metode proses pengadaan :

a. Tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai
54

denga kriteria yang telah ditentukan. Pada penetuan harga lebih

menguntungkan.

b. Tender terbatas sering disebut dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan

pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan punya riwayat yang

baik. Harga masih bisa dikendalikan.

c. Pembelian dengan tawar menawar dilakukan bila jenis barang tidak

urgen dan tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatan langsung

untuk jenis tertentu.

d. Pengadaan langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia.

Harga tertentu relatif agak mahal.

Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan

pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya, memperoleh harga

yang murah, menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas,

dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan

atau kekurangan obat, memilih supplier yang handal dengan service

memuaskan, dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya

pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan.

Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan

kesehatan. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin

kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan

yang terjadi dengan pesanan mingguan dan seterusnya. Obat yang

mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan, untuk

obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau
55

setengah tahun.

Menurut WHO (1993a), ada empat strategi dalam pengadaan obat

yang baik

a. Pengadaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang

tepat

b. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan

produk yang berkualitas

c. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat

d. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total.

4. Proses Penyimpanan

Menurut Depkes RI (2004), penyimpanan adalah suatu kegiatan

pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan

disertai dengan system informasi yang selalu menjamin ketersediaan

perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil observasi pada proses

penyimpanan di RS Islam Faisal Makassar terlihat sudah efisien dari

indikator sistem penataan gudang. Karena dari total 21 item yang di

observasi, RS Islam Faisal Makassar telah menerapkan 17 item. 3 item

yang belum dilakukan RS Islam Faisal terkait system penataan gudang

yaitu belum adanya ventilasi udara yang menyebabkan sirkulasi

udara juga sangat minim, pertemuan sudut lantai dan dinding berbentuk

siku dan kurang leluasa nya pergerakan diakibatkan banyaknya obat


56

sementara jarak antara rak sempit. RS Islam Faisal juga telah menerapkan

sistem FIFO dan FEFO, dimana obat yang lebih dulu masuk atau

mendekati tanggal kadaluarsa ditaruh di depan. Akan tetapi dengan masih

adanya obat yang ditemuakan kadaluarsa dan tidak terdeteksi, hal ini

menjelaskan bahwa kegiatan tersebut belum berjalan secara optimal.

Hal ini sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Anna

(2014), dimana dari hasil penelitiannya di RS Unhas Makassar ditemukan

bahwa walaupun sistem penyimpanan obat di gudang instalasi farmasi

RS Unhas Makassar telah menggunakan metode FIFO dan FEFO,

kegiatan penyimpanannya belum berjalan secara optimal. Hal ini

disebabkan karena kurangnya perbaikan pada fasilitas penyimpanan untuk

mendukung kualitas obat yang akan digunakan untuk pelayanan dan

optimalisasi inventory sehingga mempengaruhi stagnan dan stock out obat

di gudang instalasi farmasi.

Menurut Soerjono (2001), faktor-faktor yang perlu diperhatikan di

dalam fungsi penyimpanan dan gudang adalah:

a. Masalah keamanan dan bahaya kebakaran merupakan resiko

terbesar dari penyimpanan. Apalagi barang-barang farmasi

sebagian adalah mudah terbakar.

b. Pergunakan tenaga manusia seefektif mungkin, jangan berlebih

jumlah karyawannya sehingga banyak waktu nganggur yang

merupakan biaya. Demikian juga sebaliknya, kekurangan tenaga

akan menimbulkan antrian di pusat pelayanan (apotek, PBF, dan


57

lain-lain) yang akan merugikan kedua belah pihak. Harus dijaga

komposisi, jumlah karyawan dan pembagian kerja yang pas.

c. Pergunakan ruangan tersedia seefisien mungkin. Baik dari segi

besarnya ruangan dan pembagian ruangan.

d. Memelihara gedung dan peralatannya dengan sebaik mungkin.

e. Menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih

memperlancar arus barang. Barang yang datang lebih dulu, harus

dikeluarkan lebih dulu (metode FIFO) dan obat dengan expired

date lebih dekat harus dikeluarkan lebih dulu walaupun obat

tersebut datangnya belakangan.

Menurut WHO (1993a), dalam pengaturan penyimpanan obat

persediaan adalah sebagai berikut

. Simpan obat-obatan yang mempunyai kesamaan secara

bersamaan di atas rak. ‘Kesamaan’ berarti dalam cara

pemberian obat (luar, oral, suntikan) dan bentuk ramuannya (obat

kering atau cair).

b. Simpan obat sesuai tanggal kadaluwarsa dengan

menggunakan prosedur FEFO (First Expiry First Out). Obat

dengan tanggal kadaluwarsa yang lebih pendek ditempatkan di

depan obat yang berkadaluwarsa lebih lama. Bila obat mempunyai

tanggal kadaluwarsa sama, tempatkan obat yang baru diterima

dibelakang obat yang sudah ada.

c. Simpan obat tanpa tanggal kadaluwarsa dengan menggunakan


58

prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima

ditempatkan dibelakang barang yang sudah ada.

d. Buang obat yang kadaluwarsa dan rusak dengan dibuatkan

catatan pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi dan cara

pemusnahan.

5. Proses Pendistribusian

Proses pendistribusian farmasi, Sesuai dengan pendapat yang

dikemukakan Siregar (2004) dalam buku Farmasi Rumah Sakit, yaitu

“Distribusi perbekalan kesehatan adalah pengantaran perbekalan

kesehatan yang dimulai dari penerimaan order dokter di IFRS sampai di

konsumsi oleh penderita”.

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara mendalam,

telaah dokumen dan observasi pada proses pendistribusian di RS Islam

Faisal Makassar terlihat belum ada yang efisien dari indikator kecocokan

obat dengan kartu stok, indikator tingkat ketersediaan obat, indikator

persentase nilai obat kadaluarsa, dan indikator persentase stok mati.

Sedangkan idikator turn over ratio mengalami peningkatan dari tahun ke

tahun hingga mencapai nilai indikator standar WHO.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

kecocokan obat dengan kartu stok dikarenakan seringkali dilakukan

penambahan atau pengurangan jumlah obat (disesuaikan dengan jumlah

fisik obat yang ada di gudang dengan di komputer) jika kebetulan ada

resep pasien yang membutuhkan obat tersebut serta data pengadaan


59

belum dimasukkan ke dalam SIM RS.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator kecocokan obat dengan

kartu stok dikatakan belum efisien, dikarenakan penginputan obat di sistem

(komputer) belum dilakukan secara optimal dan jika terjadi transaksi,

sistem tidak menyesuaikan diakibatkan pada SIM RS hanya memasukkan

data pengeluaran obat, namun untuk pemasukan obat dari luar RS masih

dilakukan secara manual sehingga terjadi ketidaksesuaian stok dan

belum memenuhi standar yaitu 100%.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator nilai turn over

ratio belum efisien, karena menunjukkan bahwa perputaran obat di IFRS

Islam Faisal Makassar masih rendah. Hal ini dipengaruhi oleh tingkat

ketersediaan stok obat di IFRS (harus didukung oleh ketersediaan dana

dari RS), jumlah kunjungan pasien (jumlah kunjungan resep ke apotik),

kepatuhan dokter terhadap penulisan resep sesuai formularium RS.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator nilai turn over ratio belum

efisien pada tahun 2015, akan tetapi karena setiap tahun mengalami

peningkatan, sehingga tahun 2016 dan 2017 telah mencapai indikator

standar WHO yaitu 8-12 kali pertahun. Begitu pula nilai stok persediaan

menunjukkan nilai lebih kecil dari 1:6. Artinya modal RS yang tertanam

dalam persediaan tidak lama terpendam karena perputaran obat cepat.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

tingkat ketersediaan obat, dikarenakan dipengaruhi oleh banyak faktor

antara lain ketersediaan dana RS, ketersediaan stok di PBF, kesediaan


60

PBF untuk melayani pesanan IFRS, dan kepatuhan dokter dalam

penulisan resep sesuai formularium RS.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator tingkat ketersediaan obat

dikatakan belum efisien, dikarenakan data menunjukkan jumlah item

obat yang termasuk kategori kurang, banyak. Sedangkan item obat yang

termasuk kategori aman dan item obat yang termasuk termasuk

kategori berlebih, sedikit. Hal ini diikuti dengan rata-rata tingkat

ketersediaan obat secara keseluruhan yang belum memenuhi standar yaitu

12-18 bulan.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase nilai obat kadaluarsa, dikarenakan dokter- dokter spesialis

menuliskan resep tertentu, sehingga obat tersebut tidak jalan. Saat petugas

IFRS mengkonfirmasi, beliau mengatakan sudah tidak kerjasama lagi.

Selain itu obat kadaluarsa juga ada yang berasal dari unit-unit perawatan

hasil penarikan petugas IFRS.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase nilai obat

kadaluarsa dikatakan belum efisien, dikarenakan pengontrolan terhadap

obat yang mendekati masa kadaluarsa belum optimal dilakukan sehingga

masih ada obat yang tidak digunakan sampai jatuh tempo pemakaiannnya

dimana idealnya sesuai standar persentase adalah 0%.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase stok mati, dikarenakan dipengaruhi antara lain oleh metode

terapi setiap dokter berbeda-beda, kepatuhan dokter menulis resep sesuai


61

formularium RS, perusahaan merevisi formularium RS tidak melibatkan

dokter/dokter spesialis RS sehingga obat yang sudah disiapkan IFRS

sesuai formularium RS tidak digunakan oleh dokter.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase nilai obat

kadaluarsa dikatakan belum efisien, dikarenakan data menunjukkan terjadi

penurunan jumlah obat stagnan tiap tahun meskipun belum mencapai

indikator standar yaitu 0%.

Dari hasil observasi didapatkan bahwa proses rawat inap

menggunakan proses distribusi one daily dose dimana perawat mengambil

obat di depo rawat inap untuk kebutuhan 1 harian yang kemudian disimpan

di parewatan masing-masing. Sementara itu, untuk sistem distribusi rawat

jalan dilaksanakan oleh depo rawat jalan yang berada di poliklinik namun

belum belum seutuhnya melakukan prosedur ban berjalan dikarenakan

kurangnya tenaga.

Hal ini juga sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh

Fakhriadi et al. (2011) di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Temanggung. Hasil temuan mengenai indikator tingkat kecocokan obat

dengan kartu stok, juga belum efisien. Disebabkan karena kurangnya

ketelitian dan kedisiplinan karyawan dalam mencatat jumlah sebenarnya

pada saat pengeluaran dan pemasukan obat.

Sedangkan mengenai indikator nilai TOR, hasil temuan juga

menunjukkan telah efisien. Hal ini disebabkan karena telah terjadi

peningkatan distribusi obat serta peningkatan efisiensi penjualan obat di


62

RS PKU Muhammadiyah Temanggung. Terkait indikator persentase nilai

obat kadaluarsa, hasil temuan juga menunjukkan belum efisien. Karena

adanya obat kadaluarsa dalam persediaan di RS PKU Muhammadiyah

Temanggung kemungkinan besar merupakan obat-obat yang sudah ada

sejak satu hingga tiga tahun yang lalu yang telah rusak atau pengembalian

dari pasien yang sudah dalam bentuk tidak utuh sehingga tidak dapat

diretur ke pihak distributor.

Desain sistem dan pengelolaan yang baik dapat menciptakan sistem

distribusi obat yang efektif dan efisien. Menurut Siregar (2004) ada

beberapa jenis sistem distribusi obat untuk penderita, yaitu:

a. Sistem distribusi resep obat individu dapat dilakukan secara

sentralisasi dan desentralisasi. Resep individual adalah resep

yang ditulis dokter untuk tiap penderita. Sentralisasi adalah semua

resep disiapkan dan didistribusikan oleh farmasi pusat.

Desentralisasi adalah IFRS memiliki cabang- cabang yang

berlokasi di daerah perawatan penderita.

b. Sistem distribusi obat persediaan obat lengkap di ruang. Dalam

sistem ini, semua obat yang dibutuhkan penderita tersedia

lengkap di ruang penyimpanan obat, kecuali obat yang jarang

digunakan dan atau sangat mahal. Di sini IFRS hanya memeriksa

dan memasok obat, tidak langsung memberi pelayanan, sehingga

tingkat kesalahan obat besar karena order obat tidak dikaji oleh

apoteker.
63

c. Sistem distribusi obat kombinasi resep individu dan persediaan di

ruang atau desentralisasi.

d. Sistem distribusi obat dosis unit sentralisasi atau desentralisasi

obat dosis unit adalah obat yang di order oleh dokter untuk

penderita, terdiri atas satu atau beberapa jenis obat yang masing-

masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah

persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.

6. Proses Penggunaan

Menurut WHO (1993a) penggunaan obat secara rasional berarti

pasien mendapatkan obat yang cocok dengan kebutuhan klinisnya, dalam

dosis yang tepat, untuk periode yang adekuat dan dengan tingkat biaya

terendah.

Tujuan manajemen obat adalah penggunaan obat yang tepat untuk

pasien yang memerlukan pengobatan. Tahap seleksi, pemesanan dan

distribusi merupakan bagian dari rangkaian kegiatan yang diperlukan untuk

menuju kepada penggunaan obat secara rasional di rumah sakit.

Penggunaan obat secara rasional ditentukan dengan formularium

dan pedoman terapi (treatment guidelines) yang merupakan alat kendali

yang ampuh dan diperlukan untuk mempromosikan penggunaan obat

secara rasional.

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara mendalam,

telaah dokumen dan observasi pada proses penggunaan di RS Islam

Faisal terlihat belum efisien dari indikator persentase resep dengan obat
64

generik, indikator persentase peresepan obat antibiotik. Sedangkan

untuk indikator jumlah item obat tiap lembar resep, indikator rata-rata

waktu untuk melayani resep, indikator persentase peresepan obat

injeksi, dan indikator persentase obat yang diberi label dengan benar

sudah efisien.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator jumlah item obat

tiap lembar resep dikatakan sudah efisien, karena saat ini kunjungan

pasien BPJS di RS Islam Faisal hamper 80 persen, sehingga

berpengaruh pula pada pola penulisan resep dokter dimana pihak

manajemen menugaskan dokter penanggung jawab ruangan yang

bertugas untuk mengefisiensikan pengeluaran termasuk diantaranya obat.

Dokter tidak boleh lagi seenaknya menulis obat yang tidak terlalu

dibutuhkan atau mengusulkan pemeriksaan penunjang yang tidak

diperlukan karena aturan yang ketat dan kendali mutu kendali biaya.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator jumlah item obat tiap

lembar resep dikatakan belum efisien, karena data menunjukkan pada

tahun 2015 sudah sesuai standar jumlah peresepan item obat dalam lembar

resep dimana nilai standar yaitu 1,8-2,2 item, akan tetapi tahun-tahun

selanjutnya, data yang diperoleh menunjukkan bahwa jumlah item obat

yang diresepkan pada tiap lembar resep melampaui nilai standar yang

artinya terjadi pemborosan pemakaian obat (yang tidak dibutuhkan pasien)

oleh dokter dalam menuliskan resep untuk pasien.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator rata- rata waktu


65

yang digunakan untuk melayani resep dikatakan sudah efisien, karena

dalam melayani resep pasien selama obat tersedia di IFRS Islam Faisal,

akan terlayani dengan cepat. Tetapi jika obat tidak tersedia, akan

diinformasikan ke pasien kesediaannya untuk membeli sendiri (akan

diberikan copy resep) atau dijanjikan obatnya (diminta nomor teleponnya)

dan akan dihubungi jika obatnya sudah ada, kecuali obat-obat yang

sifatnya segera atau darurat, petugas IFRS dengan pasien atau keluarga

pasien yang saling berkoordinasi untuk menyelesaikan hal tersebut.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator jumlah item obat tiap

lembar resep dikatakan sudah efisien, karena secaran keseluruhan

menunjukkan bahwa pelayanan resep pasien pada 2 waktu dinas sangat

baik dan cepat karena untuk sediaan non racikan dan racikan tidak

melampaui nilai standar yaitu non racikan 30 menit dan racikan 60 menit.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase resep dengan obat generik, dikarenakan di RS Islam Faisal

dalam melayani resep pasien khususnya pasien BPJS, sebagian besar

dokter menuliskan obat generik tetapi kadang-kadang stok obat generik

juga terbatas pasokannya dari PBF bahkan kadang kosong dan waktunya

lama sampai obat tersebut ada stoknya lagi.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase resep dengan

obat generik dikatakan belum efisien, pada tiga bulan tersebut terjadi

penurunan pemakaian obat generic sehingga hanya pada Bulan April saja

sesuai standar indikator, sementara Bulan Mei dan Juni nilainya masih
66

rendah jika dibandingkan dengan nilai standar yaitu 82%-94%. Artinya

masih ada dokter yang menuliskan resep obat non generik untuk

pengobatan pasien atau bisa saja obatnya memeang sedang kosong.

Dari hasil wawancara mendalam terkait belum efisiennya indikator

persentase peresepan obat antibiotik, dikarenakan dalam peresepan

obat untuk pasien, tidak semua harus diberikan antibiotik untuk terapi

pengobatannya. Tergantung kondisi pasiennya, apakah perlu diberikan

antibiotik atau tidak.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase peresepan

obat antibiotik sudah efisien, data menunjukkan selama 3 bulan berturut-

turut terjadi penurunan penggunaan antibiotik, nilainya dibawah standar

yaitu 27%-63%.Hal ini berarti bahwa di Rumah Sakit Islam Faisal tidak

terjadi kelebihan penggunaan antibiotik.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator persentase

peresepan obat injeksi dikatakan sudah efisien, karena sebagian besar

resep injeksi hanya untuk pasien yang rawat inap yang disesuaikan

dengan kondisi fisik dan penyakitnya. Untuk pasien poliklinik tidak ada

yang memakai obat injeksi (pengecualian untuk imunisasi/vaksinasi).

Sementara pasien rawat jalan di UGD menggunakan obat injeksi pada

pasien darurat dan pasien observasi.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase peresepan

obat injeksi dikatakan sudah efisien, karena selama 3 bulan meskipun

jumlah ya penggunaan obat injeksi fluktuatif akan tetapi nilainya masih


67

dalam batas normal dan tidak melampaui nilai standar yaitu 0,2%-48%.

Dari hasil wawancara mendalam terkait indikator persentase obat

yang diberi label dengan benar dikatakan sudah efisien, karena telah

dilakukan pemberian label/etiket pada setiap item obat pasien (racikan

dianggap 1 item obat) yang berisi tanggal dilayani, nomor resep nama

obat, nama pasien, aturan pakai/dosis.

Dari hasil telaah dokumen terkait indikator persentase obat yang

diberi label dengan benar dikatakan sudah efisien, karena sudah

memenuhi standar yang seharusnya yaitu 100%.

Hal ini juga sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh

Fakhriadi et al. (2011) di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Temanggung. Hasil temuan mengenai indikator jumlah item obat tiap

lembar resep di RS PKU Muhammadiyah Temanggung sudah efisien untuk

rawat inap tahun 2006 dan rawat jalan tahun 2006, 2007, dan 2008.

Namun, belum efisien untuk rawat inap tahun 2007 dan 2008.

Kemudian mengenai indikator rata-rata waktu yang digunakan untuk

melayani resep sampai ke tangan pasien, hasil temuan di RS PKU

Muhammadiyah Temanggung menunjukkan kecepatan pelayanan resep

pada shift I adalah 7 menit untuk sediaan jadi dan 15 menit untuk sediaan

racikan. Sedangkan pada shift II, 9 menit untuk sediaan jadi dan 17 menit

untuk sediaan racikan. Jika dibandingkan dengan nilai standar, yaitu untuk

sediaan racikan 60 menit dan sediaan jadi 30 menit, maka pengelolaan

obat di indikator tersebut sudah efisien.


68

Selanjutnya mengenai indikator persentase resep dengan obat

generik, hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah Temanggung

menunjukkan persentase peresepan obat generik untuk pasien rawat

inap adalah 32, 14 % dan untuk pasien rawat jalan adalah 32, 23 %.

Jika dibandingkan dengan nilai standar, pengelolaan obat pada indikator

tersebut juga belum efisien.

Kemudian mengenai indikator persentase peresepan obat

antibiotik, hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah Temanggung

menunjukkan persentase 32, 45 % untuk pasien rawat inap dan 43,38 %

untuk pasien rawat jalan. Jika dibandingkan dengan nilai standar, maka

pengelolaan obat pada indikator tersebut sudah efisien untuk rawat inap,

namun belum efisien untuk rawat jalan.

Selanjutnya mengenai indikator persentase peresepan obat injeksi,

hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah Temanggung menunjukkan

persentase 31,43 % untuk pasien rawat inap dan 29,86 % untuk pasien

rawat jalan. Jika dibandingkan dengan nilai standar, maka pengelolaan

obat pada indikator tersebut belum efisien baik untuk rawat inap maupun

rawat jalan.

Kemudian mengenai indikator persentase obat yang diberi label

dengan benar, hasil temuan di RS PKU Muhammadiyah Temanggung

menunjukkan persentase mencapai nilai 100 %. Besarnya nilai ini

mengindikasikan adanya upaya instalasi farmasi dalam mewujudkan cara

pengobatan yang baik dan benar sehingga dapat tercapai derajat


69

kesehatan yang optimal dalam diri pasien.

Menurut Tjiptoherijanto and Soesetyo (2008), dokter bertindak

sebagai agen bagi pasiennya yang kurang mempunyai informasi

tentang segala sesuatu yang menyangkut pelayanan kesehatan. Kejadian

ini tiada lain disebabkan oleh sifat komoditi pelayanan kesehatan yang

akhirnya mengacu kepada situasi dimana dokterlah yang secara efektif

sering bertindak untuk melakukan permintaan (demanding).

Dokter membutuhkan beberapa informasi agar penulisan resep

dapat dituliskan secara rasional Wiroatmojo (1990) dimana informasi

tersebut adalah sebagai berikut :

a. Informasi mengenai ketersediaan obat yang jenis, jumlah, mutu

dan harga yang sesuai dengan apa yang tercantum/isi formularium

rumah sakit.

b.. Informasi dari pedoman diagnosis dan terapi.

Setelah adanya informasi tersebut diatas, maka dokter dapat

menuliskan resep secara tepat, cepat daan dengan harga yang

terjangkau, proses penyerahan obat (dispensing process) dimulai dari

persiapan permintaan sampai dengan penyerahan obat kepada pasien

(Quick et al., 2012). Ada lima hal yang penting diperhatikan dalam proses

dispensing sebagai berikut : (1) mengetahui dengan jelas obat yang akan

dibutuhkan; (2) mengumpulkan data mengenai obat tersebut; (3)

membuat formulasi (mencampur, menghitung dan menuang); (4)

memberi label pada kemasan/obat; (5) menyalurkan (menyerahkan obat)


70

kepada pasien.

7. Proses Pencatatan / Pelaporan

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil observasi pada proses

pencatatan/pelaporan di RS Islam Faisal Makassar terlihat sudah efisien.

Karena dari 15 item yang diobservasi, 11 item telah dilakukan oleh

IFRS Islam Faisal. 4 item yang belum dilakukan oleh RS Islam Faisal yaitu

belum membuat laporan pemakaian obat paketan program,pemakaian

perbekalan bagi masyarakat miskin, laporan penggunaan obat terbesar,

dan laporan penggunaan antibiotik.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh Jeane (2014), dimana dalam

penelitiannya di RS Angkatan Darat Robert Wolter Monginsidi Manado

ditemukan bahwa pencatatan dan pelaporan kegiatan pelayanan

kefarmasian di IFRSAD R.W. Monginsidi Manado, belum berjalan secara

optimal. Hal ini disebabkan karena belum sesuai dengan standar

pelayanan kefarmasian, dan juga kurangnya pengawasan dan evaluasi

dari manajemen rumah sakit.

Menurut (Depkes RI, 2010), Pencatatan merupakan suatu kegiatan

yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar

dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan

petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang

sub standar dan harus ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan

dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum


71

digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu Stok

Induk.

Fungsi:

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi

(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data

mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1

(satu) sumber anggaran.

c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,

perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding

terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat

penyimpanan.

Hal-hal yang harus diperhatikan:

a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan

farmasi bersangkutan

b. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

c. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di

dalam kartu stok.

d. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir

bulan.

Informasi yang didapat:


72

a. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)

b. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima

c. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar

d.Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa

e. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

Manfaat informasi yang didapat:

a. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan

farmasi

b. Penyusunan laporan

c. Perencanaan pengadaan dan distribusi

d. Pengendalian persediaan

e. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan

pendistribusian

f. Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS

Petunjuk pengisian:

a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat semua

penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi di kartu stok

sesuai Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain

yang sejenis.

b. Perbekalan farmasi disusun menurut ketentuan-ketentuan

c. Perbekalan farmasi disimpan menurut sistem FEFO dan FIFO.

d. Kartu stok memuat nama perbekalan farmasi, satuan, asal

(sumber) dan diletakkan bersama perbekalan farmasi pada lokasi


73

penyimpanan.

e. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan:

1) Nama perbekalan farmasi

2) Kemasan

3) Isi kemasan

4) Nama sumber dana atau dari mana asalnya perbekalan farmasi

f. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:

1) Tanggal penerimaan atau pengeluaran

2) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran

3) Sumber asal perbekalan farmasi atau kepada siapa

perbekalan farmasi dikirim.

4) No. Batch/ No. Lot.

5) Tanggal kadaluwarsa

6) Jumlah penerimaan

7) Jumlah pengeluaran

8) Sisa stok

9) Paraf petugas yang mengerjakan

Pelaporan menurut Depkes RI (2010), adalah kumpulan catatan dan

pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan

perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang

berkepentingan.

Tujuan:
74

a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

b. Tersedianya informasi yang akurat

c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan

laporan

d. Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan

Jenis laporan yang sebaiknya dibuat oleh IFRS meliputi: pelaporan

keuangan, mutasi perbekalan obat, penulisan resep generik dan non

generik, pelaporan narkotik dan psikotropik, Stok opname, Pendistribusian

berupa jumlah dan rupiah, penggunaan obat program, pemakaian

perbekalan bagi masyarakat miskin, jumlah resep, kepatuhan terhadap

formularium, penggunaan obat terbesar, penggunaan antibiotik, dan

kinerja.

8. Proses Penilaian / Evaluasi

Secara keseluruhan, berdasarkan hasil observasi pada proses

penilaian/evaluasi di RS Islam Faisal Makassar belum efisien. Karena dari

6 item yang di observasi, 4 diantaranya belum dilakukan IFRS Islam Faisal.

3 item tersebut yaitu alokasi biaya obat per kunjungan kasus, biaya obat

per kunjungan resep, ketepatan perencanaan dan persentase

penggunaan antibiotik pada ISPA.

Hal ini didukung dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh

Riyasanti (2016), dimana dalam penelitiannya di RS Stella Maris

Makassar ditemukan belum adanya evaluasi dari ketepatan perencanaan


75

anggaran obat serta penggunaan antibiotik ISPA.

Dengan adanya beberapa tahapan pengelolaan obat yang belum

sesuai standar maka bisa disimpulkan bahwa proses pengelolaan obat

belum berjalan optimal.

Menurut Depkes RI (2010), salah satu upaya untuk terus

mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi di rumah

sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi

(monev).

Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan

perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monitoring dan

evaluasi dapat dilakukan secara periodik dan berjenjang. Keberhasilan

monitoring dan evaluasi ditentukan oleh supervisor maupun alat yang

digunakan dengan tujuan meningkatkan produktivitas para pengelola

perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara

optimum.

Indikator yang dapat digunakan dalam melakukan monitoring dan

evaluasi pengelolaan perbekalan farmasi antara lain:

a. Alokasi dana pengadaan obat

b. Biaya obat per kunjungan kasus penyakit

c. Biaya obat per kunjungan resep

d. Ketepatan perencanaan

e. Persentase dan nilai obat rusak

f. Persentase penggunaan antibiotik pada ISPA


76

9. Obat Stagnan

Stagnan adalah sisa obat akhir yang kurang dari jumlah pemakaian

rata-rata tiap bulan selama satu bulan (Waluyo,2006).

Secara keseluruhan hasil analisis obat stagnan dengan

menggunakan analisis ABC berdasarkan jumlah sisa persediaan

menunjukkan golongan obat tertinggi di RS Islam Faisal Makassar yang

mengalami stagnan yaitu obat golongan obat kategori C, menyusul

golongan B dan golongan A. Hasil yang sama juga diperoleh dari analisis

obat stagnan dengan menggunakan analisis ABC berdasarkan nilai sisa

persediaan obat stagnan yang menunjukkan golongan obat tertinggi di RS

Islam Faisal yang mengalami stagnan yaitu obat golongan obat kategori C,

menyusul golongan B dan golongan A.

Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya stagnan obat di RS

Islam Faisal Makassar yaitu dipengaruhi oleh manajemen obat, mulai

dari proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, pendistribusian,

penggunaan, dan penilaian/evaluasi obat. Dari proses perencanaan

misalnya, perencanaan kebutuhan obat di IFRS Islam Faisal hanya

menggunakan metode konsumsi, dengan melihat dari kebutuhan tahun

atau bulan sebelumnya tanpa mempertimbangkan jumlah kunjungan

pasien dan pola penyakit yang ada di RS serta dokter yang berpraktik.

Pesanan obat yang datang ke IFRS kadang kurang dari jumlah yang

dipesan, serta dari pihak RS kadang belum melakukan pembayaran

tagihan faktur obat yang sudah jatuh tempo.


77

Selanjutnya dari proses penganggaran, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain persentase dana untuk pembelian obat

yang disediakan terhadap total anggaran operasional RS Islam Faisal

masih kurang. Dari proses pengadaan faktor-faktor yang mempengaruhi

antara lain, pemesanan obat terbanyak masih berada pada kategori obat

yang tergolong slow moving, sedangkan pada kategori obat fast moving

frekuensi pemesanan obatnya rendah. Faktor lainnya yaitu

ketidakseimbangan antara dana pemasukan dengan dana pengeluaran

rumah sakit.

Kemudian dari proses pendistribusian, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain penginputan obat yang masuk masih

dilakukan dengan menginput di komputer secara manual, sementara

untuk pemakaian obat terintegrasi dengan SIM RS sehingga data obat

masuk dan obat keluar ditemukan yang tdak sinkron diakibatkan belum

dilakukan secara optimal, ketersediaan stok obat di PBF kadang kosong,

kurang patuhnya dokter dalam penulisan resep sesuai formularium RS,

belum habisnya stok obat pesanan obat dokter tertentu yang sudah tidak

bertugas lagi di RS Islam Faisal, dan metode terapi setiap dokter berbeda-

beda.

Selanjutnya dari proses penggunaan, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain terbatasnya pasokan stok obat generik dari

PBF, dan masih ada dokter yang menuliskan resep obat non generik untuk

pengobatan pasien. Dari proses penilaian/evaluasi, faktor-faktor yang


78

mempengaruhi antara lain belum adanya alokasi dana pengadaan obat,

ketepatan perencanaan obat belum berjalan dengan baik, dan tidak

adanya evaluasi penggunaan antibiotik pada ISPA.

Ada beberapa faktor yang kemungkinan dapat berpengaruh terhadap

terjadinya stagnasi obat yaitu perencanaan dan pengadaan, pengendalian

persediaan, distribusi obat, informasi yang dibutuhkan, fasilitas peralatan,

komitmen dari pelaku, komunikasi dari pelaku, dan formularium rumah

sakit (Quick, 1997).

Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Renie and

Widodo (2013) yang meneliti tentang faktor penyebab dan kerugian

akibat stockout dan stagnan di unit logistik RSU Haji Surabaya

menemukan bahwa terdapat 39 % obat yang termasuk dalam kategori obat

stagnan di unit logistik RSU Haji Surabaya. Dimana penyebab stagnant

obat tersebut karena adanya pengadaan obat yang berlebihan dan perilaku

user dalam penggunaan obat.

Menurut (Depkes RI, 2002), Analisis ABC merupakan petunjuk bagi

manajemen dalam memberikan prioritas pengawasan persediaan. Item

kelas A harus dilakukan pengawasan secara ketat, catatan persediaan

harus mendetail dan tepat. Item kelas B dilakukan pengawasan secara

normal, penyesuaian dapat dilakukan baik mengenai kuantitas pemesanan

maupun titik pemesanan kembali. Sedangkan item kelas C secara relatif

tingkat pengawasan cukup kecil, catatan persediaan dapat dilakukan

secara sederhana.
79

Analisis ABC dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu sebagai

berikut:

a. Analisis ABC Pemakaian

Langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1) Mengumpulkan daftar jenis obat dalam satu periode

2) Membuat daftar pemakaian dari masing-masing jenis obat

3) Jumlah pemakaian masing-masing jenis obat diurutkan

berdasarkan jumlah pemakaian terbanyak ke jumlah pemakaian

yang terkecil

4) Menghitung persentase untuk masing-masing dan persentase

kumulatifnya

5) Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok berdasarkan

persentase 70-20-10, yaitu:

(a) Sampai dengan 70% masuk kelompok A

(b) 71-90% masuk kelompok B

(c) Lebih dari 90% masuk kelompok C

b. Analisis ABC Investasi

Langkah-langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut:

1). Mengumpulkan seluruh daftar jenis obat selama satu periode

2). Mencatat harga pembelian masing-masing jenis untuk periode

tersebut

3). Menghitung biaya pemakaian setiap jenis dengan cara


80

mengkalikan antara jumlah pemakaian dengan harga satuan

4). Menyusun nilai investasi dari yang terbesar hingga yang terkecil

5). Menghitung persentase dan kumulatifnya

6). Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok dengan persentase

70-20-10.

10. Obat Stockout

Stockout adalah sisa stok obat dimana pada waktu melakukan

permintaan obat, stok kosong. (Juningtyas and Purnomo, 2004)

Secara keseluruhan hasil analisis obat stockout dengan

menggunakan analisis ABC berdasarkan jumlah pemakaian obat

stockout menunjukkan golongan obat tertinggi di RS Islam Faisal yang

mengalami stockout yaitu obat golongan obat kategori C, menyusul

golongan B dan golongan A. Begitu pula hasil analisis obat stockout

dengan menggunakan analisis ABC berdasarkan nilai obat stockout juga

menunjukkan golongan obat tertinggi di RS Islam Faisal yang mengalami

stockout yaitu obat golongan obat kategori C, menyusul golongan B

dan golongan A.

Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya stockout obat di RS

Islam Faisal yaitu dipengaruhi oleh manajemen obat, mulai dari proses

perencanaan, penganggaran, pengadaan, pendistribusian, penggunaan,

dan penilaian/evaluasi obat. Dari proses perencanaan misalnya,

perencanaan kebutuhan obat di IFRS Islam Faisal hanya menggunakan

metode konsumsi, tidak mempertimbangkan jumlah kunjungan pasien dan


81

pola penyakit yang ada di RS, pesanan obat yang datang ke IFRS kadang

kurang dari jumlah yang dipesan, serta dari pihak RS kadang belum

melakukan pembayaran tagihan faktur obat yang sudah jatuh tempo.

Selanjutnya dari proses penganggaran, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain persentase dana untuk pembelian obat yang

disediakan terhadap total anggaran operasional RS Islam Faisal masih

kurang. Dari proses pengadaan faktor-faktor yang mempengaruhi antara

lain, pemesanan obat kategori fast moving frekuensi pemesanan obatnya

rendah. Faktor lainnya yaitu ketidakseimbangan antara dana pemasukan

dengan dana pengeluaran rumah sakit.

Kemudian dari proses pendistribusian, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain penginputan obat masuk dan obat keluar

yang tidak sinkron diakibatkna pelaporan obat masuk belum terintegrasi

dengan SIM RS sehingga belum dilakukan secara optimal. Begitu pula

ketersediaan stok obat di PBF yang bekerja sama kadang kosong atau

tidak dapat dipesan diakibatkan RS belum melunasi pembelian sebelumnya,

dan adanya variasi pemberian obat dari dokter yang berbeda.

Selanjutnya dari proses penggunaan, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain terbatasnya pasokan stok obat generik dari

PBF, dan masih ada dokter yang menuliskan resep obat non generik untuk

pengobatan pasien. Dari proses penilaian/evaluasi, faktor-faktor yang

mempengaruhi antara lain belum adanya alokasi dana pengadaan obat,


82

ketepatan perencanaan obat belum berjalan dengan baik, dan tidak

adanya evaluasi penggunaan obat pada umumnya.

Faktor yang kemungkinan dapat berpengaruh terhadap terjadinya

stockout obat adalah perencanaan obat, pengadaan obat, penyimpanan

obat, pendistribusian obat, teknik peresepan obat, sistem informasi rumah

sakit tentang pengelolaan obat dan kebijakan rumah sakit tentang

pengelolaan obat. Ke tujuh faktor tersebut diatas sangat menentukan

keberhasilan sistem manajemen obat secara keseluruhan (Quick, 1997).

Hal ini juga sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Djemiy

(2015) di instalasi farmasi RSUD dr. Kanujoso Djatiwibowo Balikpapan

yang menemukan bahwa terjadi stockout obat di instalasi farmasi RSUD

dr. Kanujoso Djatiwibowo Balikpapan yang disebabkan perencanaan yang

tidak sesuai dengan prinsip dasar manajemen pengelolaan obat.

D. Keterbatasan Penelitian

Dasar perhitungan perencanaan dan penetapan anggaran untuk

alokasi dana pengadaan obat untuk IFRS, peneliti belum mendapat

gambaran yang jelas karena hanya berdasarkan hasil wawancara. Karena

bidang perencanaan pada RSIF tidak memiliki kinerja yang dapat

dilaporkan. Peneliti hanya mendapatkan data dari IFRS dan bidang

keuangan, sehingga dasar perhitungan alokasi dana pengadaan obat

hanya berdasarkan laporan pembelian obat di IFRS dan memadukannya

dengan hasil wawancara yang ditampilkan dalam bentuk nilai persentase.

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal dalam 3 tahun


83

dipipimpin oleh 3 orang yang berbeda, sedangkan setiap kepemimpinan

memiliki pelaporan data yang berbeda sehingga peneliti harus mencari

data dari Kepala IFRS sebelumnya.

Persentase kesalahan faktur juga tidak dapat dihitung diakibatkan

tidak adanya pendokumentasian atau pencatatan apabila ada obat yang

dipesan namun terjadi kesalahan faktur.

Persentase penggunaan obat hanya berdasarkan data 3 bulan saja

karena data resep yang tersedia sangat terbatas. Belum adanya

perhitungan jumlah resep yang tercatat sehingga peneliti meakukan

perhitungan secara manual. Untuk melihat besarnya persentase

penggunaan obat antibiotik dan obat injeksi sebaiknya data yang diambil

adalah data resep selama 1 tahun.

Penulisan resep sesuai formularium juga tidak dapat dilakukan

karena membutuhkan data resep pasien minimal 1 tahun, sedangkan data

resep yang disediakan terbatas.

Persentase resep yang tidak terlayani juga tidak dapat dilakukan

karena tidak ada pencatatan data resep yang dialihkan ke apotek luar RS.

Data yang dibutuhkan adalah data obat-obat yang tidak terlayani oleh

IFRS Islam Faisal Makassar baik obat yang tidak ada dalam formularium

(tidak tersedia) di IFRS Islam Faisal Makassar maupun obat yang masuk

dalam daftar formularium tetapi stoknya lagi kosong selama 1 tahun.


84

BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian mengenai analisis manajemen obat

terhadap sisa stok persediaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar, peneliti merumuskan kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses perencanaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal Commented [L7]: DIJELASKAN SESUAI HASIL
1.BELUM SESUAI…MAKSUDNYA JAUH DIBAWAH
STANDARD… ATAU…BAGAIMANA???
Makassar belum sesuai standar dari indikator persentase dana 2.KAITANNYA EDENGAN ANGGARAN ???
3.KESESUAIAN ????
yang disediakan RS Islam Faisal untuk pengadaan obat dan

indikator penyimpangan perencanaan antara jumlah item obat

yang direncanakan dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai.

Sedangkan untuk indikator kesesuian item obat generik yang

tersedia di IFRS dengan item obat generik yang ada dalam

DOEN sudah sesuai standar, akan tetapi dalam perumusan

formularium tidak melibatkan user dalam hal ini dokter yang akan

nantinya akan menuliskan resep. Commented [L8]: APAKAH ADA DALAM TEMUAN
???
2. Proses penganggaran di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal

Makassar belum sesuai standar dari indikator persentase

pengadaan obat. Commented [L9]: MAKSUDNYA…ANGGARAN


SANGAT KURANG DIBANDING KEBUTUHAN…///
ATAU ADA KETERANGAN YANG LEBIH KONKRIT
3. Proses pengadaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal

Makassar belum sesuai standar dari indikator frekuensi

pengadaan tiap item obat, dan persentase jumlah item obat

yang direncanakan dengan yang diadakan. Untuk frekuensi Commented [L10]: APA KESENJANGAN TERSEBUT
MENGGANGGU OPERASIONAL ATAU ADA
KAITANNYA G MUTU LAYANAN ???
tertundanya pembayaran oleh rumah sakit masih dalam batas
85

wajar, sedangkan persentase kesalahan faktur sulit dinilai

karena tidak adanya pendokumentasian.

4. Proses penyimpanan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar sudah sesuai standar dari indikator sistem

penataan gudang, kecuali untuk penyediaan ventilasi udara

sehingga sirkulasi udara kurang baik, serta penyusunan rak yang

masih sempit sehingga mengganggu keleluasaan untuk bergerak

5. Proses pendistribusian di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar mengacu pada sistem one daily dose unit

secara desentralisasi. Dari indikator belum sesuai standar dari

indikator kecocokan obat dengan kartu stok, indikator tingkat

ketersediaan obat, indikator persentase nilai obat kadaluarsa dan

indikator persentase stok mati (obat stagnan). Sedangkan untuk Commented [L11]: APA ADA TEMUAN DAN HASIL
WAWANCARA YANG MEMBAHAS TENTANG HAL
NINI
indikator nilai turn over ratio sudah sesuai standar.

6. Proses penggunaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Faisal

Makassar belum sesuai standar dari indikator jumlah item obat tiap

lembar resep, indikator persentase peresepan obat antibiotik. Commented [L12]: AAKAH ADA ANGKA
PRESENTASI YANG DIMAKSUD ??
Sedangkan untuk, indikator rata-rata waktu untuk melayani resep,

indikator persentase resep dengan obat generik, indikator

persentase peresepan obat injeksi, dan indikator persentase obat

yang diberi label dengan benar sudah sesuai standar.

7. Proses pencatatan/pelaporan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Islam Faisal Makassar sudah belum sesuai standar dari item yang Commented [L13]: APAKAH JAUH DARI STANDARD
ATAU BAGAIMANA???
86

seharusnya dicatat.

8. Proses penilaian/evaluasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam

Faisal Makassar belum sesuai standar berdasarkan hasil

observasi.

9. Sisa stok persediaan berupa obat stagnan dan stock out hasil

analisis ABC berdasarkan pemakaian dan analisis ABC

berdasarkan investasi yang tertinggi adalah golongan C, lalu

kemudian golongan B dan di lanjutkan golongan A.

B. SARAN Commented [L14]: SARAN S3SUAIKAN NDG HASIL


PENELITIAN
DAN….
Beberapa saran yang peneliti rekomendasikan dalam penelitian SARAN HARUS YANG OPERASIONAL

ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk Pihak Manajemen Rumah Sakit

a. Pada Bidang Perencanaan Rumah Sakit Islam Faisal untuk benar-

benar dapat mengoptimalkan kinerjanya sehingga dapat dijadikan

dasar dalam pembuatan kebijakan selanjutnya sehingga ada

perencanaan pengadaan khusus logistik perbekalan farmasi

yang bertugas menyusun prioritas pengadaan perbekalan farmasi

berdasarkan hasil evaluasi pemakaian terbanyak (menggunakan

metode analisis ABC- VEN/ABC Indeks Kritis) dan analisis biaya

berdasarkan kebutuhan pemakaian (menggunakan data periode

lalu) dengan melibatkan berbagai disiplin ilmu yang berkaitan

dengan logistik perbekalan farmasi.

b. Disarankan untuk mengevaluasi formularium RS setiap


87

tahun berdasarkan data riil monitoring peresepan oleh dokter di

RS dan merevisinya (menambah/mengurangi) dengan

melibatkan tim farmasi, dokter/dokter spesialis dan pihak terkait

yang berhubungan dengan penggunaan perbekalan farmasi serta

senantiasa secara kontinyu mensosialisasikannya ke setiap unit

yang ada di RS agar pemakaian/kebutuhan disesuaikan dengan

ketersediaan perbekalan famasi di IFRS sehingga pemanfaatan

dana pengadaan perbekalan farmasi akan lebih efektif dan efisien.

c. Disarankan untuk mensinkronkan stock obat dengan SIM Rumah

Sakit sehingga bisa didapatkan informasi terbaru sehingga dapat

segera mengambil keputusan apabila diperlukan dan mencegah

pasien untuk membeli obat diluar RS sehingga dapat menambah

revenue bagi RS yang lebih besar lagi.

2. Untuk pengembangan ilmu pengetahuan

Semoga hasil penelitian ini dapat menambah wawasan pengetahuan

tentang manajemen obat dan bermanfaat terutama bagi peneliti

sendiri agar dapat menerapkannya ditempat kerja nanti.

3. Untuk Penelitian Selanjutnya

a. Disarankan untuk melakukan analisis manajemen obat dengan

indikator pengukuran yang berbeda dari penelitian ini. Data hasil

penelitian ini dapat dijadikan perbandingan untuk penelitian

selanjutnya.

b. Disarankan untuk melakukan analisis perencanaan obat antibiotik


88

dengan menggunakan metode kombinasi komsumsi dan

morbiditas/epidemiologi untuk mengukur tingkat kerasionalan

penggunaannya di RS.
89
90
91
92
93