RMK AKUNTANSI HOTEL

PENERIMAAN KAS

Oleh:
Kelompok 4
Ni Putu Eka Sarastini (1306305091)

Putu Maya Fransisca Rahayu (1306305136)

Kadek Kusuma Pardani (1306305181)

Ni Made Ari Prihastini (1306305213)

Luh Putri Swandewi (1306305221)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
REGULER
2016
1. PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa
ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran
aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat
menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam
operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, di mana dana tersebut akan
digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas
tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh
perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran.
Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda
pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu
yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka
(deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet,
hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil
pengumpulan piutang dari agen.
Contoh:
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini
menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000,- per malam. Setiap
tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000,-. Harga
tersebut belum termasuk government tax dan service charge sebesar 21%.
Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di
bab sebelumnya adalah:
Jurnal Penerimaan Kas
1. Hasil Penjualan Tunai Makanan dan Minuman
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
40101 Room revenue Rp 900.000,-
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000,-
20304 Service Charge Rp 100.000,-
20301 Government tax Rp 110.000,-
2. Hasil penjualan yang diterima Front Office saattamu check out
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000,-
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
 10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000,-
4. Penerimaan uang muka (advance deposit)
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000,-
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal
penyesuaian sebagai berikut:
20401 Defosit from Guest Rp 1.210.000,-
40101 Room revenue Rp 900.000,-
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000,-
20304 Service Charge Rp 100.000,-
20301 Government tax Rp 110.000,-

2. BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel
adalah sebagai berikut:
1) Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, di mana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front
office, yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
(outlet restaurant)
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
 d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan makanan dan minuman dalam satu hari.
3) Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan
kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
4) Penerimaan uang muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui
travel agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran
tamu.
c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
uang muka dalam satu hari.
d. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan
uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
uang muka dari tamu dalam satu hari.

3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke
formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat
suatu bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail)
dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai
berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Guest Bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restoran and Bar Bill
b. Restoran and Bar Summary of sales
c. Remittance of Fund
 3. Pengumpulan Piutang dari Agen
a. Guest Bill
b. Reservation form
c. Agent voucher
d. Invoice
e. Cash receipt
4. Penerimaan uang muka
a. Cash receipt
b. Reservation form

4. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENJUALAN KAMAR,

MAKANAN DAN MINUMAN, DAN OUTLET LAINNYA
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mempersiapkan laporan masing-
masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetorkan
uang ke bank

5. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENGUMPULAN PIUTANG DARI

AGEN
1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh
temponya, saat tiba waktunya akan melakukan penagihan, account receivable
akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice,
guest bill, agent voucher, dll) dan menyiapkan cash receipt
2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian
memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan pada agen
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier,
yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan
 menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang
agen.

6. PROSEDUR PENERIMAAN KAS – PENERIMAAN UANG MUKA

1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya
pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama
dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel
3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan
memcatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan
menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka
tersebut.

7. LAPORAN YANG DIHASILKAN

General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman

F&B Front Office Night Audit Income Audit General Cashier

RBB GB
G

+ +
Keterangan :
=+
SOS RSR
RBB = restaurant & bar bill

SOS = summary of sales

+ + GB = guest bill
Uang Uang RSR = room sales recapitulation

ROF = remittance of fund

ROF ROF

Cek Cek ulang & Catat pada general

catat pada cashier summary &
daily of sales simpan uang & arsip
bukti
 Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

Account Receivable Head Departement Collector Ganeral Cashier

VA

+
RF

+
GB Persetujuan Penagihan ke agen

Invoice Invoice Invoice Invoice Catat pada GCS

dan stempel
“paid”,
+ + +
DPP informasikan
DPP DPP DPP
pada account
+ + + + receivable lalu
arsip
CR CR CR CR

Keterangan :

VA = voucher agent
RF = regristation form
GB = guest bill
DPP = daftar penagihan piutang
CR = cash receipt
GCS = general cashier summary
 Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

Reservation Agen FO Cashier Night Audit Income Audit General Chasier

RF Reservasi

RF
RF RF

Uang
Uang cek
cek
ulang
CR

Catat pada
ROF general chasier
summary, dan
informasikan
account
receivable, lalu
arsip

Keterangan :

RF = reservation form

CR = cash receipt

ROF = remittance of fund

ROF = remittance of fund

 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang.,Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009.

Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.