Anda di halaman 1dari 10

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 JENIS-JENIS PEMBELIAN DAIRY PRODUCT PADA HOTEL


A. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain. Dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan
sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanannya.
Penyimpanan barang persediaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketahanan dan
keawetan barang, sehingga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyimpanan antara lain temperatur ruangan, kebersihan dan kerapihan penyusunan barang,
metode penyimpanan barang, dan sistem ventilasi. Pembelian atas persediaan yang dimana barang
tersebut bersifat tahan lama, akan disimpan di general store, sedangkan barang yang bersifat
mudah rusak, akan disimpan di daily store. Tujuan adanya pembelian persediaan adalah untuk
menjaga kontinuitas usaha, mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk, menghindari
kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan, membuat perencanaan
pembelian yang optimal, menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan
gudang, serta mencegah slow moving item.
B. Cara pembelian persediaan (bahan makanan)
1. Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
i. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam
jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari
suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak.
Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di
dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah
dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila

1
diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode
tertentu.
ii. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Dalam kontrak ini, dilakukan secara tertulis dan jika perlu dilakukan dihadapan notaris
untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak dibagi menjadi dua bagian, yaitu
bagian pertama dan bagian kedua. Bagian pertama berisi mengenai kondisi umum seperti
jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli, kepada siapa
invoice harus dikirimkan, bagaimana sistem pembayarannya, dan lain sebagainya. Bagian
kedua berisi mengenai kondisi khusus dan spesisik, seperti standar spesifikasi untuk setiap
jenis bahan yang dibeli (standard purchased spesification). Tujuan dari kontrak ini adalah
untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan serta mempunyai kesiapan persediaan
khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh, terutama jenis bahan-
bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
2. Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak
tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur
harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk
menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali,
maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
3. Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan
untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam
seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah
sangat sesuai.
Standar spesifikasi yang digunakan sulit untuk dirinci secara detail, sehingga yang
digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah. Mekanisme pembelian secara kuota
mingguan ini, yaitu setelah bagian pembelian menerima daftar barang dan bahan yang harus
dibeli dari bagian yang bersangkutan, kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan-
barang kepada pemasok untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima
daftar kuota harga dari masing-masing pemasok, kemudian bagian pembelian akan
menentukan pemasoknya.

2
4. Pembelian bahan makanan secara “Cash and Carry”
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya
bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang
mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau
toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih
murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
i. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
ii. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
iii. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
catalog
iv. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
i. Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
ii. Hotel/restoran harus membayar tunai.
5. Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel/restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan
selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan
keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

2.2 JENIS-JENIS PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOODS DAN


BEVERAGE PADA HOTEL
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah
ini;
a) Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

3
Bahan makanan yang termasuk cepat rusak (perishable) adalah: sayur-sayuran, buah-
buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green
pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis
sayuran lainnya yang mudah rusak. Pembelian bahan makanan ini dilakukan setiap hari dan hanya
bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan
khusus.
b) Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (Dairy Product)
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai
dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan
makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari
jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada
suhu 130C sampai dengan 160C. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini
disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang
benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:
i. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara
bebas masuk.
ii. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
iii. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.
iv. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum
dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran
tersebut. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat
menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

4
c) Bahan Makanan Jenis Daging, Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut harus dalam keadaan segar dan disimpan
menggunakan peralatan yang bersih serta disimpan pada temperatur khusus. Penyimpanan daging
ataupun unggas antara lain i) Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan
menggunakan peralatan yang bersih; ii) Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari
temperatur kamar pendingin, semakin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan; dan
iii) Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak.
Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan
sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan
merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.
Sedangkan penyimpanan ikan antara lain: i) Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan
segar; ii) Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat
penyimpanan; iii) Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan
pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya; Temperatur diatur hingga sedikit di atas
titik beku; iv) Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer; dan v) Ikan asap
seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.
d) Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung
terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng,
bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries
tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan
pada temperatur yang normal atau sejuk antara 250C – 350C.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket
dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan
pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan
kerapian barang-barang ini.
Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima
barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari
masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis
groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat
jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati

5
tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang
segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut
agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu
di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan
bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini
dipakai juga metode FIFO (first in first out).
e) Berbagai Jenis Minuman (Beverage)
i. Soft drink
Soft drink seperti Coca-cola, Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan
pada ruangan normal dengan suhu udara antara 250C – 350C.
ii. Hard liquor
Hard liquor merupakan jenis minuman keras seperti Johny Walker, Grand Marnier,
Bwenedectine, Civas Regal , dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur
130C – 250C. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar
minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
iii. Wine atau champagne
Wine atau champagne merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur,
contohnya seperti Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain
sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur 100C – 160C, untuk menjaga agar
minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam
keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka
cara menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal
atau logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan
disimpan dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah
sehingga minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya
terbuat dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena
tutup model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.

2.3 MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PEMBELIAN DAIRY


PRODUCT KHUSUSNYA FOODS DAN BEVERAGE PADA HOTEL

6
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian
posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun
buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki
frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi
yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak,
cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang
praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai
berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran
kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
a. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
b. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
d. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.
e. Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa
dilakukan dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual, sebagian besar menggunakan
metode perpetual dengan pencatatan persediaan sebagai berikut:
Inventory Food xxx
Trade creditor xxx

7
2.4 MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENGGUNAAN DAIRY
PRODUCT KHUSUSNYA FOODS AND BEVERAGE PADA HOTEL
PENGGUNAAN PERSEDIAAN
Pengguaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik,
karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang
meminta. Pada akhir setiap periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas
persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya
dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily
store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang digudang dihentikan
untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi
departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

Potensial Kos
Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi
penjualan makan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur
pengendalian makan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara
penjualan dan kos yang dikelurakan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu:
1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos minuman
sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan
2. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari belum bisa
diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makan baru bisa dihitung setelah
terjadi penjualan atas menu makan yang disediakan
Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos persatuan, diperoleh total
kos
2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual persatuan,
diperoleh penjualan potensial (potential sales)

8
3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, dikalikan 100%, maka akan
diperoleh persentase potensial kos minuman per item.
Perhitungan potensial kos makan lebih kompleks dari pada penghitungan kos minuman,
dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu dan harus disesuaikan
dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial,
seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet, dan penyesuaian lainnya. Menu yang
dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar. Sebagai contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing 10 dan 20
gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per
gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing minuman pada
tanggal tersebut.
• Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
• Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%

9
DAFTAR PUSTAKA

Widanapoutra, suprasto, aryanto dan sari. Akuntansi Perhotelan. 2009. Graha ilmu, Yogyakarta

10