Front office departement merupakan suatu bagian paling depan

dari suatu hotel yang berfungsi sebagai penjual kamar dan sering disebut
selling room. Dalam tugas penjualan, front office harus dibantu oleh
bagian tata graha. Dalam hubungan kerja bagian tata graha bertindak
sebagai pengemasan kamar (Balai Pendidikan dan Latihan Pariwisata
Bandung. 1982 : 5) Front office adalah cermin dari kualitas hotel yang
akan pertama kali dinilai tamu saat memasuki suatu hotel, untuk itu
kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di front
office department dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya
sangatlah menentukan dalam memberikan kesan baik maupun kurang baik
atau buruk pada para tamu hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan
pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk
menginap maupun sekedar berkunjung di suatu hotel. Dorongan motivasi
berupa slogan bagi karyawan kantor depan yang sangat dikenal adalah
sebagai berikut:

“ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD

IMPRESSION TO OUR GUESTS ” (Kita tidak pernah mendapatkan
kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu
kita). Kantor depan hotel(front office) secara operasional berhubungan
dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling
ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan
bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari
hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai
oleh hotel. Menurut Richard Sihite (2000) tujuan dari front office hotel
adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun

ke tahun

2. Meningkatkan jumlah tamu langganan

3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat
kepada tamu
 4. Membentuk citra hotel yang positif front office memiliki fungsi dalam
mewujudkan

tujuan dari hotel

5. Fungsi tersebut dilakukan oleh petugas front office sehari-hari, adapun

fungsi-fungsi

tersebut adalah:

a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima

pemesanan kamar,

melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar

b. Memberikan informasi tentang hotel

c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain untuk memenuhi

keinginan tamu

d. Melaporkan status kamar yang terkini

e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani

rekening tamu

f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel

g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu

h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu

i. Menyelesaikan keluhan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam
hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel, yakni memberikan pelayanan yang
diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal.
a. Reservation form

Formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar

Format Room reservation form

b. Reservation slip

Formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan
disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang
berbeda untuk menunjukan jenis tamu seperti:

 Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa

 Warna merah untuk kategori tamu VIP
 Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent
 Warna biru untuk kategori tamu rombongan

Format Reservation slip

c. Group Reservation Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu
rombongan.

Format Group reservation form

d. Group Cancelaltion Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar

untuk tamu rombongan.
 Format Group cancellation form

e. Room reservation cancellation/change form

Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.

Format Room reservation cancellation/change form