ACTIVIDAD SEMANA 1

ENSAYO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Y LA

IMPORTANCIA DE LOS PYMES EN COLOMBIA.

INSTRUCTOR: ÉDGAR ADOLFO BRAVO MARTINEZ

APRENDIZ

LEONARDO IVAN ADARME RIVERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

COMPLEMENTARIA VIRTUAL EN AUDITORIA DE CALIDAD

SENA

AÑO: 2018
En Colombia está en crecimiento las PYMES que están interesadas en
implementar un sistema de calidad, esto es muy beneficioso para la economía
y crecimiento de las empresas por que con el sistema de calidad se refleja la
verdadera capacidad que tiene la empresa para el desarrollo de nuevos
proyectos. “Las PYMES son responsables del 96% de la producción del país,
en el 2015 se arrojó un estudio donde el 66 % de esas empresas hicieron
alguna mejora en la calidad de sus empresas en capacitación de personal,
pero en contraste las empresas tuvieron poco interés de introducir un sistema
de calidad tan solo el 23%” (Anif, 2015) de las empresas obtuvieron alguna
certificación de calidad según la revista Dinero, esto es un porcentaje muy bajo
teniendo en cuenta q las empresas están innovando en diferentes puntos para
así tener un mayor desempeño.

Con esta panorámica del sistema productivo del país, es de gran

importancia incentivar a las PYMES para que introduzcan un sistema de
calidad en sus compañías ya que con tanta innovación en tecnología es de
gran importancia tener bien organizados y formalizados sus procesos para así
tener mayor producción con los mismos recursos.

Se pretende concientizar a los gerentes de las empresas para que generen

un sistema de calidad, las PYMES no están conscientes de la importancia que
es tener en desarrollo un sistema de calidad, y eso se da debido a que los
dueños o gerentes siempre han manejado la empresa como mas cómodo les
parece y no ven la necesidad y la gran importancia con que se requiere
implementar un sistema, las PYMES deben tomar conciencia de la
fundamental que es tener un sistema de calidad.

Se habla mucho acerca de la importancia de “agregar valor” durante las

auditorías de sistemas de gestión de la calidad (SGC), pero ¿qué significa esto
realmente? ¿Es posible agregar valor sin comprometer la esencia de una
auditoría ni caer en una consultoría?

Existen varias definiciones de “valor”, pero todas se centran en el concepto

de algo que es útil. Por lo tanto, agregar valor significa hacer que algo sea más
útil.

Algunas organizaciones han usado la serie de normas ISO 9000 para

desarrollar sistemas de gestión de la calidad que se integran en sus formas de
hacer negocios, y son útiles facilitándoles alcanzar sus objetivos estratégicos
de negocios – en otras palabras, ellos agregan valor a la organización.

¿Cómo podemos garantizar que una auditoria es útil para que una
organización mantenga y mejore su SGC?
Para “agregar valor”, una auditoria interna debería ser útil:

• Para la organización certificada:

a) Suministrando información a la alta dirección con relación a la capacidad

de la organización para cumplir los objetivos estratégicos,

b) Identificando problemas que, si se resuelven, mejorarán el desempeño de

la organización,

c) Identificando las oportunidades de mejora y las posibles áreas de riesgo;

• Para los clientes de la organización: aumentando la capacidad de la

organización para suministrar productos conformes;

• Para el organismo de certificación mejorando la credibilidad del proceso de

certificación.
El enfoque para “agregar valor” debiera estar en función del nivel de
madurez de la cultura de calidad de la organización y de la madurez de SGC
con respecto a los requisitos de ISO 9001:2008.

AGREGACIÓN DE VALOR EN DISTINTOS CONTEXTOS

“Cultura de calidad” se refiere al grado de conciencia, compromiso, actitud
colectiva y comportamiento de la organización con respecto a la calidad.
“Conformidad con ISO 9001:2008” se relaciona con la madurez del SGC de
la organización y la medida en que cumple los requisitos de ISO 9001:2008.

La agregación de valor se relaciona con la manera en que se desarrollan

los conceptos anteriores y por esto existen varias situaciones:
Empresas con Madurez baja de la “cultura de calidad”; SGC inmaduro,
no conforme con ISO 9001:2008

En el caso de una organización que tiene poca o ninguna “cultura de

calidad” y un SGC no conforme con ISO 9001:2008, la expectativa de cómo
puede una auditoria agregar valor podría implicar que a la organización le
gustaría recibir consejo sobre “cómo” implementar el sistema de gestión de la
calidad y/o resolver cualquier no conformidad detectada. Lo que el auditor
puede hacer es asegurarse de que dondequiera que se hallen no
conformidades, el auditado entienda claramente lo que exige la norma, y por
qué se presenta la no conformidad.

Empresas con Madurez baja de la “cultura de calidad”; SGC maduro,

conforme con ISO 9001:2008

En estos casos, por lo común, es posible que el SGC se haya implementado

bajo presión de los clientes y se haya construido alrededor de los requisitos de
la norma en lugar de las necesidades y expectativas de la organización. Como
resultado de ello, el SGC puede estar operando en paralelo con la forma en
que la organización efectúa sus operaciones de rutina, generando redundancia
e ineficiencia.

Para agregar valor en estas circunstancias, el objetivo primario del auditor

debería ser actuar como un catalizador para que la organización construya
sobre su sistema de gestión de la calidad basado en ISO 9000 e integre el
sistema en sus operaciones del día a día. Aunque un auditor de certificación
no puede dar recomendaciones sobre cómo cumplir los requisitos de ISO
9001:2008, se acepta y en efecto es una buena práctica motivar y estimular
(¡pero no exigir!) que la organización vaya más allá de los requisitos de la
norma. Los interrogantes que formula el auditor (y la forma en que interroga)
pueden proporcionar comprensión de gran valor para la organización sobre la
manera en que el SGC podría ser más eficiente y útil.

En el caso de organizaciones que tienen una “cultura de calidad” madura y

han sido certificadas frente a una de las normas de la serie ISO 9000 para un
periodo de tiempo significativo, la expectativa de cómo una auditoría podría
agregar valor podría ser la más retadora para el auditor. Un reclamo común
entre este tipo de organizaciones es que las “visitas de seguimiento rutinarias”
por parte del auditor pueden ser superfluas y hacer poco para agregar valor
según el punto de vista de la organización.

En estos casos, la alta dirección se convierte en un cliente importante del

proceso de certificación. Por lo tanto, es importante que el auditor entienda
claramente los objetivos estratégicos de la organización y pueda ubicar la
auditoría del SGC dentro de ese contexto. Es necesario que el auditor dedique
tiempo a las discusiones detalladas con la alta dirección, con el objeto de
definir sus expectativas para el SGC e incorporarlas en los criterios de
auditoría.

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CÓMO AGREGAR VALOR

Planificación de la auditoría:

 Entender las expectativas/cultura corporativa del auditado.

 ¿Se han de tratar todos los asuntos específicos (resultados de
auditorías previas?
 Análisis de riesgos del sector industrial/específicos para la
organización.
 Pre-evaluación de requisitos legales / reglamentarios.
 Selección adecuada del equipo auditor para lograr los objetivos de la
auditoría.
 Asignación adecuada de tiempo.
 Técnicas de auditoría:

Enfocarse más en el proceso y menos en los procedimientos. Algunos

procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificación,
etc. pueden ser necesarios para que la organización planifique y controle sus
procesos, pero la fuerza impulsora debería ser el desempeño del proceso.

Enfocarse más en los resultados y menos en los registros. De manera

similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organización
suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando
los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debería estar
consciente y dar crédito a otras formas de evidencia.

Tener siempre presente los 8 Principios de la gestión de la calidad.

Usar el enfoque “Planificar – Hacer – Verificar – Actuar” para evaluar la
eficacia de los procesos de la organización.

 ¿Se ha planificado el proceso?

 ¿Se está llevando a cabo de acuerdo con el plan?
 ¿Se están logrando los resultados planificados?
 ¿Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?
 Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de
los problemas e implementando la acción correctiva, Identificando las
tendencias y la necesidad de acción preventiva, por medio de la innovación.
Adoptar un enfoque “holístico” en la recolección de evidencia durante toda
la auditoria, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la norma
ISO 9001:2008.

Análisis y decisión
Poner los hallazgos en perspectiva (evaluación de riesgos/”sentido
común”).
Relacionar los hallazgos con el efecto en la capacidad de la organización
para suministrar un producto conforme.

Informe y seguimiento
Reporte sensible de los hallazgos de auditoría:
– Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la madurez de la
organización, el nivel de confianza en el SGC de la organización, los riesgos
involucrados, la actitud y el compromiso del auditado con el proceso de
auditoria, (Proactivos o Reactivos),
– Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en cuenta.,
enfatizar los hallazgos positivos, según el caso y finalmente,
– ¿Será útil la solución propuesta por la organización en respuesta a los
hallazgos negativos?
Los informes deberían sean objetivos y centrarse en la “audiencia” correcta.
(La alta dirección probablemente tenga expectativas que son diferentes de las
del representante de la dirección).