BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanan
pasien tersebut. UPT RSUD AL-MULK harus menyediakan skrining medis yang
sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan
atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau
tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup
berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan
kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius,
atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi
akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber
daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang
tersedia di UPT RSUD AL-MULK, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas
perawatan kesehatan yang sesuai. UPT RSUD AL-MULK mempunyai (MOU)
perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat memberikan
pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan
yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

A. Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staff petugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.
B. Tanggung Jawab

1. Direktur UPT RSUD AL-MULK bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.

Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

audit internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini
bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:

a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO
dan formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
- Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
- Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
- Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.
 BAB II

RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD)

dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan
dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi

b. One day care (ODC)
c. Instalasi Gawat Darurat
d. VK (Ponek)
e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di UPT RSUD AL-MULK jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak
ada, maka pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis
layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di UPT RSUD AL-
MULK atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi
atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien
dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, UPT
RSUD AL-MULK memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau

yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan
spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan
mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak
mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu
pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian.

2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien
baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah
lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat rujukan /
Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika
Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika
tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
- Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sebagai berikut :
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
 Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi
(BPJS, Inhealth dll) dengan sarat lengkap.
 . Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
 Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
  Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
 Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan
tersedia di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit
lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga.
Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi
dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus
melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD
akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang
diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

- Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD

- Pendaftaran pasien Rawat Inap
- Penerimaan pelayanan di IGD
- Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
- Observasi pasien di IGD
- Observasi pasien di VK

C. Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi

2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik,
UGD maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
 5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain
:
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien:
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan.
b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan
bagi pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.