PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN

El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que

componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una
función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de
las metas del grupo.

PLANEACIÓN

La planeación se puede describir como:

1) elegir un destino
2) evaluar rutas alternativas
3) decidir el camino específico.

La planeación como tal es una disciplina que puede ayudar a los ejecutivos a profundizar en los
asuntos y problemas y diseñar alternativas para considerar las situaciones y superar los problemas.
La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o
directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

" La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación
de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce.

ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar es esencial para todos los tipos de empresas. Una vez formulados los
objetivos y planes, la administración debe crear una manera ordenada de reunir recursos físicos y
humanos esenciales para cumplir las metas de la empresa. A esta tarea se le conoce como función
de organización de la administración.

Al estudiar la estructura de la empresa, también es importante tener presente la definición de

organización: la entidad que hace posible que un grupo o equipo trabajen juntos con más eficiencia
de la que lograrían solos para alcanzar las metas.

Ninguna persona puede ser experta en cada especialidad de la organización o hacerlo todo. Por
tanto, un ejecutivo debe analizar las fortalezas y debilidades del equipo, equilibrar sus talentos y
añadir capacidades donde sea necesario. También es importante que las personas conozcan sus
responsabilidades, la autoridad que tienen y lo que está procurando lograr. En nuestro esfuerzo total
debemos tener presentes las relaciones entre las funciones de la administración: planeación,
organización, integración, liderazgo y control.
DIRECCIÓN

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una
función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección
son una misma cosa.

Elemento del Concepto.

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

• Motivación.

• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

• Comunicación.

• Supervisión.

• Alcanzar las metas de la organización.

La dirección es trascendental porque:

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización.

• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.

• La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente,

en la productividad.

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de

organización, y en laeficacia de los sistemas de control.

• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione

CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y unadirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de laorganiza ción y no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Elconcepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para
evaluar eldesempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia delconcepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con

el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con losprincipios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación

con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las

medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con
lo planeado.

Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y para la planificación.

El proceso administrativo.

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que

se recluten empleados competentes

Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel,
superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL

 Henri Fayol: (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís,
hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el
padre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad
de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el
primero en sistematizar el comportamiento gerencial.

LOS 14 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL

1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia
desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad
formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que
tengan también autoridad personal (Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que
gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos
equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las
infracciones, aplicadas con justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un
solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular
solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los

empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.

7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como
para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero
también necesitan dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que puedan realizar
adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en
cada caso.
9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros
y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles
más bajos de la empresa.

10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento
adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.

12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el
eficiente funcionamiento de una organización.

13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun
cuando a veces se cometan errores.

14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad.
Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal
por escrito, siempre que fuera posible
 INGENIERIA EN SISTEMAS

METODOS Y PROCESOS FINANCIEROS

LUIS QUINGA

SEPTIEMBRE 2010 -