Proyecto Final
Tema:
Propuesta de mejora del sistema de gestión de mantenimiento de la infraestructura
tecnológica del departamento de cambios en la empresa BBVA CCR S.A. de C.V. para
disminuir el porcentaje de incidentes causantes de falla en los equipos que gestionan los
servicios electrónicos brindados a los clientes, principalmente los denominados Banca
Móvil, Banca por Internet y Netcash.
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Introducción:
Durante el primer trimestre del actual, la dirección de IT Operations de BBVA CCR ha
detectado un incremento de incidentes con impacto directo (total o parcial) sobre los
equipos y servicios que gestionan y controlan las operaciones bancarias en los servicios
proporcionados como cajeros, sucursales, Banca por Internet, Netcash, Banca Móvil,
Banca Telefónica, entre otros. Del total de dichos incidentes, aproximadamente el 35% es
debido a los cambios de infraestructura por mantenimiento o corrección de dichos equipos.
Al realizar el análisis de la información generada durante los años 2017 y 2018 se observa
que tal porcentaje de incidencias ha incrementado durante el transcurso del presente año
hasta en un 50% con respecto al anterior por lo que es factor preocupante ya que los
costos enfocados en la resolución de la problemática presentada provocan pérdidas de
calidad (económicas y/o de imagen) y de la disponibilidad del servicio.
De esta manera, se pretenden enfocar los esfuerzos al mantenimiento de los equipos, con
calidad y eficiencia, teniendo como base el fortalecimiento en los procesos internos y
operativos y buscando la consolidación de la compañía con el objetivo de ofrecer a
mediano plazo otros servicios con infraestructura estable y disponible.
Objetivos:
- Objetivo general:
o Realizar una propuesta de la gestión del mantenimiento a los equipos y
componentes de infraestructura que brindan los servicios electrónicos de operación
bancaria, principalmente los de Banca móvil, Banca por Internet y Netcash.
-Objetivos particulares:
o Analizar y clasificar las causas de la interrupción no planeada del servicio durante
la ejecución de un cambio.
o Identificar las áreas que presentan mayor número de incidentes.
o Identificar y proponer al menos 3 mejoras del proceso de cambios.
o Establecer métricas para la evaluación del desempeño de las áreas responsables
de la gestión de un cambio normal, emergente y urgente para el último trimestre
del actual.
o Reducir el porcentaje de incidentes hasta en un 30% respecto al primer trimestre
del actual.
o Establecer un plan de mantenimiento anual para los servicios.
Marco Teórico:
BBVA CCR es una empresa cuyo giro principal es la administración de infraestructura de
tecnología de información y de comunicaciones así como el procesamiento de datos y
almacenamiento de la información.
Las empresas con las que inicia CCR son BBVA Puerto Rico, BBVA Chile, BBVA Perú,
BBVA Colombia y BBVA Venezuela, así como sus Afores y posteriormente, en el año de
2010 se incorpora BBVA Compass.
En el año 2010 se inició la redefinición de los procesos de acuerdo a las mejores prácticas
que recomienda ITIL (Information Technology Infrastructure Library) con la consultoría de
una empresa externa dedicada a estos proyectos. Los procesos definidos son: Incidentes,
Problemas, Cambios, Configuraciones y Liberaciones.
Actualmente, se tiene el propósito de mejorar la calidad del servicio brindado a los clientes
end to end que involucra la recepción del producto por el cliente y la ejecución implícita de
dicha operación). Se ha tomado la decisión de implementar un plan de acción que
involucre los procesos de Incidentes y Cambios.
Con lo expuesto, se observa que se debe implementar una estrategia de estabilidad que,
de acuerdo con Robbins (2013) consiste en la ausencia de cambios trascendentales, por lo
que la planeación estratégica será de utilidad para lograr la maximización de los resultados
económicos así como la prestación de los servicios de calidad a menor costo y con mayor
eficiencia y eficacia logrando la satisfacción del cliente cuestionando el funcionamiento de
los procesos y la organización e implementando el control de calidad y evaluar con ello
que se cumplan los objetivos planteados.
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De acuerdo con Menéndez (2005) menciona que “la revolución tecnológica e informativa
es uno de los elementos que han dado forma a la nueva recomposición de las estructuras
productivas y administrativas de las organizaciones privadas, en tal dimensión, que ha
impuesto nuevos ritmos de producción, comercialización, distribución y consumo en el
mundo entero, además de insertar a la administración pública en un contexto de
competitividad, eficiencia y eficacia y la ha orillado a adoptar algunas de las técnicas
empleadas en el ámbito privado a fin de dar respuesta satisfactoria a las presiones del
mercado, de ahí que en este proyecto se aborde el fenómeno de adopción, adaptación y
aplicación de técnicas gerenciales en la administración pública, para ello, se toma a la
planeación estratégica como elemento ilustrativo.”
Por otra parte, Robbins (2013) menciona que La planeación estrategia contempla las
siguientes etapas:
1. Definir la misión de la organización
2. Establecer objetivos
3. Analizar los recursos de la organización
4. Examinar el ambiente
5. Hacer predicciones
6. Analizar oportunidades y riesgos
7. Identificar y evaluar estrategias alternativas
8. Seleccionar la estrategia
9. Instrumentar la estrategia
La empresa BBVA CCR, como se muestra en la figura 1, cuenta con una organización
jerárquica encabezada por el director regional quien tiene a su cargo 5 direcciones
técnicas, éstas cuentan con varias subdirecciones que tratan temas más específicos para
la atención de los recursos informáticos con los que cuenta BBVA en América.
Ambas direcciones interactúan entre sí, principalmente, cuando se ingresan cambios para
recuperar un incidente o cuando de manera independiente se presenta algún incidente.
En esta segunda parte es donde se ha decidido intervenir para identificar cuál es la causa
de estas desviaciones y buscar la forma de mitigarlas.
En la actualidad, la misión del área de administración de cambios BBVA CCR (2010) es:
“Asegurar que se utilizan los procedimientos y métodos estandarizados para que de
forma eficiente se realicen los cambios a la infraestructura de TI&C de los servicios
electrónicos que se proporcionan y mejorar la operación del día a día.”
Ambas áreas cuentan con sus líderes, aunque organizadas de diferente manera.
a) Planeación de cambios: cuenta con un subdirector y un gerente. Su departamento
está dividido en 2 secciones en cambios infraestructura y cambios aplicativos (para
efectos del proceso, el enfoque será en los cambios de infraestructura ya que el
tramo de control solo puede referirse a ellos).
b) Incident management: cuenta con un subdirector y 3 gerentes, cada uno en un
turno distinto (matutino, vespertino y nocturno), y gestionan cualquier tipo de
incidentes.
El personal que ejecuta el mantenimiento pertenece a diferentes áreas técnicas del CCR y
se identificó que varias de ellas cuentan con un plan de mantenimiento general al principio
del año, sin embargo, éste no se aplica ya que al pasar de las semanas hacen
reprogramaciones por diferentes causas (p. ej. Falta de personal capacitado, solicitudes
del negocio para otros proyectos, y que no respetan las ventanas de tiempo propuestas).
Al finalizar el año cumplen con un máximo del 57% del total de su plan, lo que hace difícil
tener los equipos en condiciones de funcionamiento adecuadas.
Esto ocasiona que los equipos fallen cuando se intervienen (se apagan y ya no vuelven a
encender), o que al aplicar un ajuste sea necesario ingresar las actualizaciones faltantes
para arreglar la falla con lo que incrementa el tiempo en la ventana de intervención. Sin
embargo, esto es ajeno al área de Cambios ya que no se enteran ni impulsan a que se
gestione de forma oportuna los equipos que requieren una expedita intervención.
Con lo anterior se puntualiza que son éstas las principales causas de los impactos no
programados.
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Otros puntos que contribuyen de forma indirecta en que los planes de mantenimiento no se
cumplan en su totalidad y que estos mismos provoquen impacto son:
Otro mecanismo de control con el que se cuenta en la actualidad son los indicadores de
desempeño (KPI’s) que norman la efectividad del proceso, sin embargo, en la práctica
únicamente se mide la cantidad de los cambios que instalan y se carece de un esquema
de medición de la efectividad por área técnica. Cabe señalar que el dictamen final
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(instalado o desviado) es obtenido de manera no contemporánea y por tanto su reporte es
inoportuno ante la dirección.
Fortalezas
- Cuenta con personal capacitado, aunque no son todos los colaboradores.
- Cuentan con una herramienta de gestión en donde se documentan todos los cambios.
- El proceso de documentación de cambios se encuentra estandarizado.
- La herramienta cuenta con mecanismos de análisis de riesgo potenciales.
- Cuentan con estadísticas de resultados mensuales.
- Cuentan con un comité para la presentación semanal de los planes relevantes.
Debilidades
- Falta de personal necesario para revisar la documentación de todos los planes de
mantenimiento que ingresan.
- Falta de seguimiento a los mantenimientos durante su instalación
- Falta de información de manera oportuna respecto a desviaciones.
- Falta de programa de mantenimiento para los equipos de infraestructura.
- Falta de análisis de riesgo para todos los servicios de mantenimiento realizados.
- Descontento en los colaboradores por falta de plan de crecimiento profesional.
- Falta de penalización al área que incurra en alguna falla o no cumpla el procedimiento.
- Falta de participación en los proyectos para integrar nuevos equipos.
- Falta de comunicación con las diferentes áreas técnicas.
Del análisis FODA realizado se puede notar que son varias las debilidades y amenazas
que se encuentran en el departamento de planeación de cambios por lo que se considera
que éstas deben ser atendidas en su mayoría para disminuir los impactos que derivan de
su proceso.
Es importante categorizar los equipos con base a su criticidad, es decir, su mayor o menor
impacto en el sistema productivo global y/o seguridad del sistema. El análisis de criticidad
debe definirse de acuerdo al “riesgo” involucrado, generando una matriz que facilita la
toma de decisiones acertadas y efectivas, de esta manera que se dirigirán los esfuerzos y
recursos necesarios en áreas y/o situaciones que tienen mayor impacto en la
organización. Existen numerosas que permiten evaluar el riesgo. Los equipos con mayor
riesgo serán los primeros en ser analizados. Asimismo, se debe considerar la frecuencia la
cual representa el número de fallas en un tiempo determinado. Para cuantificar la
consecuencia de la falla se utiliza la ponderación de varios factores o criterios de
importancia en función de las necesidades de la organización.
Respecto a este punto, es importante mencionar que la forma en como se controlarán los
cambios será mediante la utilización de formatos definidos en los procedimientos internos
para contar con la trazabilidad de la información y de esta manera darle seguimiento al
servicio de mantenimiento.
- Valorar la posibilidad por parte de RRHH para integrar como mínimo a una persona más
al área y cuya actividad, entre otras, sea de apoyo en la revisión mínima de los cambios
que ingresan, incluyendo los emergentes y urgentes, y en caso de no contar con la
documentación completa para realizar el cambio se debe rechazar e ingresar de nuevo al
área y su atención se dará de manera posterior a los que ya se encuentren correctamente
documentados. Cabe señalar que este último punto se encuentra en revisión.
-Convocar a reunión con las áreas técnicas involucradas de manera trimestral con el fin
de generar (en un periodo de tiempo no mayor a tres meses) un plan de mantenimiento
programado trimestralmente y definir prioridades en función de las siguientes categorías:
o Equipos con mayores riesgos por alerta
o Atención de peticiones de proyectos por el negocio
o Equipos con el mayor número de días sin intervenir pero sin alerta o falla
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o Equipos con necesidad de mantenimiento por actualización.
Al contar con un calendario trimestral se revisará la convivencia entre equipos y las fechas
propuestas para coordinar y planear al personal necesario para su intervención, además
de solicitar su aprobación y notificación al negocio para su ventana de instalación.
Como punto adicional se revisará con cada área técnica que se entregue un plan de
capacitación para su personal con la finalidad de ejecutar de manera óptima el
mantenimiento de los equipos y entregar como parte de la documentación el procedimiento
actualizado para la intervención del equipo. Por otra parte, se propone penalizar por parte
de la dirección al área que incumpla con este requisito.
- Emplear los recursos de la empresa tales como la herramienta de gestión para el análisis
de riesgo cuya ventaja es que al capturar la información de los servicios de mantenimiento
programados determina la existencia de eventos superpuestos disminuyendo el impacto
en la ventana de intervención.
- Establecer, por parte del gerente de área, un control de mando con indicadores definidos
para medir la efectividad del proceso de cambios y el desempeño de los gestores de
cambios.
Asimismo, solicitar un control de mando técnico para la evaluación de efectividad de las
áreas técnicas considerando:
f) Cumplimiento al plan de mantenimiento trimestral.
g) Servicios de mantenimiento realizados en función del número de incidentes
provocados.
h) Cumplimiento a los procedimientos entregados.
- Llevar a cabo, a nivel gerencial, reuniones de trabajo con los colaboradores, de manera
mensual o en un periodo menor a este tiempo, en caso requerido, con el objetivo de
revisar el desempeño del grupo y analizar las causas de las desviaciones e implementar
acciones correctivas, así como para conocer la percepción del grupo ante el avance del
proceso y recibir retroalimentación de forma oportuna.
Esto es con el fin de dar un enfoque objetivo en la gestión del sistema de mantenimiento a
los equipos de infraestructura.
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- Establecer un plan de estímulos para el personal de todas las áreas de CCR. La
propuesta es que una vez hecha la evaluación considerando los indicadores definidos por
la Dirección se otorgue un reconocimiento al colaborador con mejor desempeño.
Conclusiones:
Después de analizar las causas que provocan las causas de interrupción no planeada del
servicio durante la ejecución de un cambio, así como los incidentes derivados de los
cambios instalados, se observa que se pueden clasificar en las siguientes categorías:
a) Falta de procedimientos del equipo técnico para ejecutar los servicios de
mantenimiento.
b) Error en la intervención de los equipos por falta de mantenimiento.
c) Falta de capacitación del personal o falta de experiencia para ejecutar
mantenimiento.
d) Falta de planeación en el tiempo requerido para ejecutar el mantenimiento.
e) Falta de planeación para cubrir el alcance.
Las mejoras que se propusieron al proceso de cambios son llevar a cabo reuniones de
manera mensual para dar seguimiento al proceso, la creación de un nuevo departamento
“Normativa y Control" y la divulgación y promoción de la cultura organizacional y llevar a
cabo un plan de mantenimiento trimestral para tener un mejor control del proceso.
La planeación adecuada es clave para que todas las áreas conozcan la meta a alcanzar,
la organización del trabajo bien definido, la dirección y el control para la mejora continua y
tengan la convicción de que al tener una adecuada planeación administrativa la
organización se encuentra inmersa en un proceso de mejora continua.