Anda di halaman 1dari 10

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Nama Sekolah : SMK NEGERI 2 KEDIRI


Mata Pelajaran : Kearsipan
Komp. Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Kelas/Semester : X/ 2
Tahun Pelajaran : 2017/2018
Alokasi Waktu : 2×40 Menit

A. Kompetensi Inti
1. Memahami dan menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual,
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,
dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
2. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
B. Kompetensi Dasar
1. Menerapkan pengelolaan arsip elektronik
2. Melakukan pengelolaan arsip elektronik
C. Indikator Pembelajaran
1. Menjelaskan pengertian arsip elektronik
2. Menjelaskan manfaat pengelolaan arsip elektronik
3. Mengidentifikasi karakteristik arsip elektronik
4. Menjelaskan jenis umum arsip elektronik
5. Mengidentifikasi daur hidup arsip elektronik
6. Mengemukkan proses pengelolaan arsip elektronik
7. Menjelaskan pemeliharaan arsip elektronik
8. Mengidentifikasi permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik
9. Mengelompokkan arsip-arsip berdasarkan jenis/klasifikasi/bentuk arsip
10. Melakukan alih media arsip (digitalisasi) dari arsip fisik ke dalam format elektronik
yang ditetapkan.
D. Tujuan Pembelajaran
1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian arsip elektronik
2. Peserta didik mampu menjelaskan manfaat pengelolaan arsip elektronik
3. Peserta didik mampu mengidentifikasi karakteristik arsip elektronik
4. Peserta didik mampu menjelaskan jenis umum arsip elektronik
5. Peserta didik mampu mengidentifikasi daur hidup arsip elektronik
6. Peserta didik mampu mengemukkan proses pengelolaan arsip elektronik
7. Peserta didik mampu menjelaskan pemeliharaan arsip elektronik
8. Peserta didik mampu mengidentifikasi permasalahan dalam pengelolaan arsip
elektronik
9. Peserta didik mampu mengelompokkan arsip-arsip berdasarkan
jenis/klasifikasi/bentuk arsip
10. Peserta didik mampu melakukan alih media arsip (digitalisasi) dari arsip fisik ke
dalam format elektronik yang ditetapkan.
E. Materi Pembelajaran
1. Pengertian Arsip Elektronik
2. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik
3. Jenis Umum Arsip Elektronik
4. Daur Hidup Arsip Elektronik
5. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik
6. Pemeliharaan Arsip Elektronik
7. Penyusutan Arsip Elektronik
F. Uraian Materi
1. Pengertian Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik
disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang
dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam
dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-
file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip
elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file
hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip
manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual,
dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip
manual.

2. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik


o Cepat ditemukan
o Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram
karena usia dapat diminimalisir
o Berbagi arsip secara mudah
o Meningkatkan keamanan,
 Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke
dalammedia penyimapanan yang compatible.

3. Jenis Umum Arsip Elektronik


Menurut Irwanto Eko Saputra (Winata dan Wuhidin, 2016: 429), arsip elektronik
dapat ditemukan dalam beberapa bentuk berikut:
o Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran. Misalya,
word-processed documents,spreadsheet, dan presentasi.
o Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya, intranet, website
public, dan arsip transaksi online.
o arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis:basisdata, sistem informasi
data geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan,
sistem informasi alur kerja, sistem informasi pengelolaan klien, sistem informasi
pengelolaan hubungan klien, dan sistem informasi yang dbuat sendiri.
o Pesan elektronik dari sistem informasi: e-mail, short messanging service (SMS),
multimedia messanging services (MMS), electronic data interchange (EDI),
pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voice mail, pesan instan (instant
messanging), komunikasi multimedia (misalnya, video conferencing dan
teleconferencing).

4. Daur Hidup Arsip Elektronik


Read dan Ginn (Winata dan Muhidin, 2016: 430-431), menyebutkan empat fase
perjalanan arsip elektronik (electronic record life cycle), yaitu sebagai berikut:
o Penciptaan dan penyimpanan (creation dan stroge). Penciptaan arsip elektronik pada
umumnya dibuat dan penyimpanannya dalam aplikasi perangkat lunak tertentu,
seperti Word, Excel, Access, dan sebagainya. Di beberapa organisasi, file elektronik
disimpan pada hard drive computer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama
pada jaringan area local (LAN). Beberapa orang mungkin menggunakan perangkat
penyimpanan eksternal seperti CD, tape drive, hard drive magnetic, dan USB flash
drive.
o Penggunaan dan distribusi (distribution and use). Tahap berikutnya dari siklus arsip
adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam folder
dan file elektronik. Distibusi dapat melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak
dan dikirim melalui pos biasa, dengan faksimili, atau dengan kurir.
o Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umumnya berkaitan
dengan jadwal retensi. Pemeliharaan file elektronik dapat dijadwalkan secara rutin
dengan menyimpan atau membuang file.
o Disposisi (disposition). disposition). Tahap ini berkaitan dengan penentuan
keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip tersebut disimpan atau
dimusnahkan.

5. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik


Pada era sekarang ini telah banyak dikembangkan sistem pengelolaan arsip secara
elektronik. Berbagai sistem pengelolaan arsip elektronik yang berkembang sekarang
ini dapat dikelompokkan menjadi tiga sistem (Sukoco, 2007:116) yaitu: 1) Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik; 2) Sistem Pemindaian Elektronik; 3) Software
Manajemen Dokumen.
a. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (electronic document management
system – EDMS) merupakan sistem pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap
pegawai kantor dalam bentuk penciptaan arsip dan penyimpanan berbasis
komputer. Sistem ini dilakukan menggunakan program aplikasi komputer yang
biasa digunakan dalam pekerjaan kantor, seperti word processing, spread sheet,
publisher, dan program aplikasi perkantoran yang lain.
b. Sistem Pemindaian Elektronik (electronic imaging system – EIS) merupakan
sistem pengelolaan arsip yang dimulai dengan proses alih media arsip kertas
menjadi arsip elektronik. Setelah arsip dialihmediakan menjadi file elektronik,
selanjutnya dilakukan pengelolaan secara elektronik
c. Software Manajemen Dokumen (records management software – RMS
merupakan sistem pengelolaan arsip menggunakan program aplikasi (software)
khusus. Program aplikasi sistem manajemen arsip memiliki kelebihan dalam hal
pengendalian keamanan dengan adanya kontrol akses, interaktivitas program, dan
navigasi. Program aplikasi sistem manajemen arsip mulai banyak dikembangkan
baik untuk arsip dinamis maupun statis.

6. Pemeliharaan dalam Arsip Elektronik


Menurut Irwanto Eko Saputra (Winata dan Muhidin, 2016: 432) menyebutkan bahwa
pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan sebagai berikut:
o Pemeliharaan arsip elekronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya, tetapi juga
pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem computer yang digunakan untuk
membuat arsip.
o Arsip elektronik lebih “rapuh” daripada arsip kertas sehingga lembaga harus
mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya.
o Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat arsip
lebih mudah diakses, dan hemar biaya.
o Perlu dilakukan pengecekan secara periodik untuk mengetahui apakah kondisi
penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan elektronik. Selain itu, harus
dilakukan juga pengecekan integritas seluruh perangkat penyimpanan elektronik
untuk menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehiangan data
o Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru menggantikan
teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu mencermati perkembangan yang ada
untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi
teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan
Pengamanan Informasi
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab,
perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan
informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan
terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang
tidak berhak.
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian
teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian
secara berkala.

Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik


Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika
fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.
Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
1. Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai
prosedur.
2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
3. Mem back up data secara berkala
4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu,
panas yang berlebihan, dan air.
5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan
kelembapan antara 45-65% RH.

7. Penyusutan Arsip Softcopy


Penyusutan Arsip Softcopy
Seperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer atau non komputer,
perlu dilakukan penyusutan. Untuk menghindari tidak tersedianya lagi space/ruang
yang diperlukan dalam hardisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi
berupa file yang disimpan padahal beberapa di antaranya sudah tidak diperlukan
lagi. Hal ini disebabkan karena:
a.tujuan telah tercapai
b. masalah telah terpecahkan
c. tidak ada kaitan dengan file lain
d. bukan data/informasi yang termasuk kategori arsip permanen
Penyusutan dapat dilakukan dengan cara:
a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebut dari direktori penyimpanannya pada
harddisk
b. menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file

G. Model dan Metode Pembelajaran


1. Discovery Learning
2. Ceramah
3. Tanya Jawab
4. Penugasan / Praktek

H. Media, Alat dan Sumber Belajar


a. Alat dan Media
Komputer
LCD/Proyektor
Alat Tulis
b. Sumber Belajar
Modul Kearsipan dari Kemendikbud
Sutirman. 2015. e-Journal Manajemen Arsip Elektronik ( di sampaikan pada
kegiatan PPM Manajemen Arsip Elektronik di Laboratorium Administrasi
Perkantoran FE UNY)
Bahan atau sumber lainya dari internet

B. Kegiatan Pembelajaran
1. Pendahuluan
Mengucapkan salam dan berdoa
Memberikan apersepsi tujuan pembelajaran
Memberikan pertanyaan umum dalam lingkup materi kepada peserta didik untuk
mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik tentang arsip elektronik
2. Kegiatan Inti
Guru menjelaskan pengertian arsip elektronik dan lingkup materi yang akan
dipelajari
Guru meminta pendapat dari peserta didik terkait dengan konsep yang
disampaikan
Guru menayangkan video tentang tata cara mengarsipkan elektronik
Guru meminta siswa untuk membentuk kelompok dengan anggota 3 orang untuk
mendiskusikan video menyimpan arsip secara elektronik dengan mengaitkan teori
yang sudah disampaikan.
Guru memberikan tugas siswa untuk mengarsipkan surat elektronik melalui Ms.
Access
Guru memberikan soal tentang lingkup materi yang dipelajari dengan
menggunakan Ms. Power Point yang sudah di setting dapat menampilkan skor
secara otomatis
Guru mencatat perolehan skor masing – masing siswa dari soal yang sudah
diberikan beserta nilai praktek kearsipan elektronik.
Guru memberikan tugas latihan rumah mengarsipkan surat secara elektronik
dengan menggunakan sistem wilayah.
3. Penutup
Guru membimbing siswa untuk bersama-sama menyimpulkan intisari pelajaran
yang dibahas
C. Penilaian
1. Teknik Penilaian
a. Penilaian proses dari hasil perkembangan pemahaman dan pekerjaan siswa
b. Penilaian afektif/sikap/non-instruksional
c. Tes pilihan ganda
d. Penugasan
2. Instrumen Penilaian
a. Bentuk Soal
o Pilihan ganda ( Soal Terlampir )
o Praktik
Soal Praktik
Anda adalah sekretaris pimpinan di sebuah perusahaan. Anda diminta untuk
mengarsipkan surat secara elektronik dengan menggunakan Ms. Access. di
dalam folder terdapat 5 surat masuk dan 5 surat keluar, lalukan pengentrian ke
data dalam aplikasi e-Arsip. waktu pengerjaan 20 menit.
Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
b. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat.
c. Catatlah surat-surat tersebbut dengan melakukan input data ke dalam
software e- arsip.
d. Indeks-lah surat masuk dan surat keluar pada format yang disediakan untuk
kepentingan, dengan teknik menindek Indexing Order.
e. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan Sistem Abjad
b. Aspek Penilaian
o Tes pilihan ganda
soal terdiri dari 25 soal. masing- masing soal memiliki bobot yang sama
yaitu 4, dan jawaban salah 0. apabila siswa dalam mengerjakan melanggar
katentuan yang telah disampikan oleh guru , maka skor perolehan tes akan
dikurangi sebanyak 5 poin.

o Praktik Kearsipan

No. Aspek Penilaian Skor Catatan


Pencatatan surat dalam software e-arsip

Hasil pencatatan surat dalam buku agenda


Ketepatan penulisan indeks surat
Ketepatan penyimpanan arsip dalam folder
Keterangan:
4 : sangat baik
3 : baik
2 : cukup

1 : Kurang

o Penilaian Sikap
No. Aspek Pengamatan Skor
1 Masuk kelas tepat waktu 1 2 3 4
2 Mengumpulkan tugas tepat waktu
3 Memakai seragam sesuai tata tertib
4 Mengerjakan tugas yang diberikan
5 Tertib dalam mengikuti pembelajaran

Kediri , 17 Juli 2017


Disahkan
Waka Kurikulum, Guru Pengajar1
Paija Siswa P, S.Pd Chifni Darun Naja, S. Pd
NIP. 19620418 198903 1 015 NIP. 19980114201703201

Guru Pengajar 2
Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 2 Kediri Aida Nur Cholida
NIP. 19981142017003201

Drs. Mashari Krina Edy


NIP. 19610101 198303 1 065