Código: PS-01

Project Software Versión 01

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

(PROJECT CHARTER)

Presentado por:

Leidy Carolina Vargas Lopez

Lady Marguet Muñoz Márquez
Angelica Julieth Gomez
Javier Arturo Florián Franco

Materia
Gestión y Evaluación de Proyectos de TI

Profesor:
Diana …

Universidad Escuela Colombiana de Carreras Industriales

Facultad de Ingeniería

Programa Ingeniería de Sistemas

Año
2018
 Código: PS-01
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Título del Proyecto:

Implementación de PMO para la empresa

Siglas del Proyecto:

PS

Descripción del Proyecto

Se planea implementar el Project Management Office (PMO) bajo la guía de Project

Management Body of Knowledge (PMBOK) para estandarizar los procesos de gestión
de la compañía, para identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y
estándares para la dirección de proyectos.

El desarrollo de esta implementación estará a cargo de los siguientes:

● Ing Javier A. Florián F. → Gerente de PMO
● Ing Carolina Vargas → Director de Proyectos (PM)
● Ing Angelica Julieth Gómez → Director de TI
● ing Lady M. Muñoz M. → Director de Calidad

Definición del Producto

El proyecto debe ofrecer como resultado final una serie de documentos detallados,
donde se evidenciará los entregables, de la implementación del PMO en la
organización.

Entregables:

En la fase inicial: se contempla el establecimiento del proyecto, los nombramientos

del encargado, la definición del Project Charter y la selección preliminar del equipo del
proyecto.
En la fase de Estrategia: se contempla la definición de la estrategia para la PMO,
(Misión, Visión, Core Business).
En la fase de Diagnóstico: se contempla desde el diseño del cuestionario, hasta el
procesamiento de la información y la entrega de resultados del mismo a la alta
dirección.
En la fase de Metodología: se contempla la revisión bibliográfica, la revisión de casos
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de éxito, la definición del modelo de madurez del proyecto, el desarrollo de estándares

para la gestión y la estandarización de los reportes, la recopilación y definición de
metodología para el manejo de las lecciones aprendidas.
En la fase de Infraestructura: se contempla la definición del hardware y software
necesario para el funcionamiento de la PMO, además se incluye la cotización con los
proveedores, la evaluación de propuestas.
En la fase de Recurso Humano: se contempla la definición final del equipo, la
definición de los perfiles y la reasignación de funciones para los empleados que harán
parte de la misma.
En la fase de Plan de Capacitación: se contempla la definición de capacitaciones
que se van a realizar de acuerdo al diagnóstico y a la estrategia trazada para la PMO,
además allí se define el programa de mentoría para iniciar su implementación en la
organización.
En la fase de Definición de Riesgos: se contempla la definición de riesgos inherente
que se deben tener en cuenta para construir y definir metodología para la gestión del
riesgo que se tendrá en cuenta en el desarrollo de nuevos proyectos.
En la fase de Definición de Métricas: se contempla la revisión bibliográfica, el
establecimiento de los indicadores a medir de acuerdo a la evolución de la PMO y la
disponibilidad de los datos recogidos.
En la fase de Auditorías: se contempla la programación de las auditorías a los
proyectos, la definición de procedimientos especiales para realizarla, con la
implementación de esta fase se busca establecer el cumplimiento de la
implementación de los lineamientos de la PMO.

Definición de Requerimientos del proyecto

Requerimientos Funcionales:
1. La implementación del proyecto debe seguir a cabalidad con la guía del PMBOK.
2. La organización debe contar con un Project Manager
Requerimientos No Funcionales:
1. Toda la información/documentación que maneja el Project Manager debe quedar
dentro de la organización.
2. La información que se maneje dentro de la compañía no será divulgada fuera de
las instalaciones de la misma.

Objetivos de proyecto:
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Alcance:
● Objetivo
Se pretende dar las pautas generales para la implementación de una PMO
usando la guía del PMBOK, no se incluye la implementación. Se darán a
conocer procesos y procedimientos los cuales podrán ser utilizados por la
organización como parte de su estrategia de mejora continua.
● Criterio de Éxito
Aprobación de todos los entregables por parte del Gerente de PMO
Tiempo:
● Objetivo
Implementar la PMO en la organización en un plazo establecido por la empresa
● Criterio de Éxito
Implementar la PMO en la empresa en un máximo de 5 meses, del 1 de Agosto
hasta el 30 de Noviembre.

Costos:
● Objetivo
Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto.
● Criterio de Éxito
No exceder el presupuesto del proyecto.

Finalidad del Proyecto

Estandarizar, ejecutar y completar correctamente los procesos de gestión relacionados

con los proyectos dentro de los presupuestos y hacer más fácil el entendimiento de los
procesos de la empresa para así llevar a cabo una excelente gestión para los
próximos proyectos.

Justificación del Proyecto

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● La multiplicación del número de proyectos.

● La creciente complejidad de los mismos.
● La demanda por una gestión eficaz.
● La demanda significativa por un método sistemático de implantación de las
metodologías, técnicas y herramientas de Project Management en las
organizaciones.
● El crecimiento de la práctica de la dirección y gestión de proyectos.

Designación del Project Manager del Proyecto

Nombre: Leidy Carolina vargas Lopez

Reporta A: Gerente de PMO
Supervisa A : Director TI, Director Calidad
Nivel de autoridad: Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto.

Cronograma de hitos del Proyecto

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Organizaciones o Grupos organizacionales que intervienen en el Proyecto

● Gerente de PMO → Centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los

proyectos.
● Director de Proyectos (PM) → Garantizar que el proyecto se esté ejecutando
como debe ejecutarse, hacer una buena planificación con los diferentes equipos
de trabajo, y garantizar los recursos necesarios.
● Director de TI → Suministrar las herramientas necesarias para la ejecución del
proyecto
● Director de Calidad → Coordinar y dirigir las actividades del proyecto para
garantizar un gestión de la calidad correcta en cada uno de los procesos del
proyecto
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Principales amenazas del Proyecto

Técnicos:
● Poca Capacitación del tema
● Falta de experiencia
● Falta de participación de los niveles operativos en el diseño del proyecto
● Aseguramiento y control de calidad insuficiente
● Pérdida de información por falta de respaldos (backups).

Externos:
● Resistencia a nuevas responsabilidades del equipo de trabajo
● Falta de participación de los interesados
● Cambios de de alcance y requerimientos
● Deserción del personal por mejores ofertas laborales.

Organizacional:
● Recursos humanos escasos
● Falta de definición de roles y responsabilidades
● Recursos económicos insuficientes
● Desmotivación del personal por los salarios
● Enfermedades laborales (incapacidades)

Gerencial:
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● Expectativas pocas realistas

● Objetivos no claros
● Falta de comunicación
● Falta de compromiso de la gerencia
● Requerimientos incompletos

Principales oportunidades del Proyecto

La implementación de una PMO en una empresa es una oportunidad de crecimiento

profesional bastante grande, ya que, exige conocimientos sólidos no solo de
concepto de PMO sino también conocimiento del core del negocio de la empresa,
para así llevar a cabo una exitosa PMO

Presupuesto Preliminar del Proyecto

● Personal

Rol Sueldo básico Participación en Duración del

el Proyecto proyecto 5 meses

Gerente de PMO $12’000.000 100% $48´000.000

Director de Proyecto $10’000.000 80% $40´000.000

Director de TI $6’000.000 30% $24´000.000

Director de Calidad $6’000.000 50% $24´000.000

Total $140´000.000

● Materiales

Material Cantidad Valor Unitario Valor Total

Computadores 4 $2´000.000 $8´000.000

Mesas de Escritorio 4 $500.000 $2´000.000

Impresoras 2 $800.000 $1´600.000

Licencia Project 2013 2 $2´000.000 $4´000.000

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Licencia Office 2016 4 $360.000 $1´440.000

Total $18´000.000

Total Presupuesto $160´000.000

Sponsor que autoriza el Proyecto

Nombre: Javier Arturo Florián Franco

Cargo: Gerente de PMO
Fecha: 21/08/2018
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