El ciclo contable de una organización y el balance de prueba ajustado

Autor: Jorge Cortés

2017
Contenido

1. Descripción general del curso ....................................................................................................... 4

Antecedentes y propósito formativo ............................................................................................... 4
Flujograma del Inicio y Culminación de la Información financiera en una organización ....... 5
2. Normatividad y Regulación sobre Estados Financieros............................................................ 6
3. Proceso contable ............................................................................................................................. 7
Periodo contable ................................................................................................................................. 8
Pasos del ciclo contable ..................................................................................................................... 9
4. Terminación del periodo contable o cierre contable ............................................................... 12
5. Asientos de ajuste .......................................................................................................................... 13
Ajustes a la cuenta Caja ocasionados por arqueo ........................................................................ 15
Ajustes a la cuenta Bancos .............................................................................................................. 18
Ajuste por provisión de cartera o estimado para deudas de difícil cobro ................................ 20
Ajuste por inventario de mercancías en las empresas con sistema de inventario permanente
21
Ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo (Activos fijos) ................................ 24
Ajuste por amortización de gastos pagados por anticipado ....................................................... 26
Ajuste por amortización de pasivos diferidos .............................................................................. 27
Ajuste por ingresos por cobrar ....................................................................................................... 28
Ajuste por costos y gastos por pagar ............................................................................................. 29
Ajuste por obligaciones laborales ................................................................................................... 30
6. Balance de prueba ajustado.......................................................................................................... 32
7. Asientos de cierre .......................................................................................................................... 33

2
 Justificación de los asientos de cierre ............................................................................................ 35
8. Hoja de Trabajo............................................................................................................................. 36
Estructura de la hoja de trabajo...................................................................................................... 37
Formato de la hoja de trabajo ......................................................................................................... 41

3
 1. Descripción general del curso

Antecedentes y propósito formativo

En los dos cursos anteriores de contabilidad (Contabilización de Recursos I y II), el

estudioso desarrolló las competencias básicas para: entender, aprender, aplicar e interpretar los
conceptos fundamentales de la contabilidad general y de costos, además del abordaje de la
regulación en información financiera vigente en Colombia.

Por lo que en esta asignatura el estudioso podrá desarrollar las competencias necesarias
para preparar y presentar los estados financieros básicos a saber: Estado de Situación financiera
o Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de
Flujo de Efectivo. Para lograr este cometido, es importante recordar que la Contabilidad es un
sistema de información gerencial, requerida para la toma de decisiones financieras y gerenciales
confiables, en relación con el entorno económico y financiero de la empresa. Este sistema está
regulado por una normatividad tanto en Colombia como en el mundo, sobre la forma de
registrar la información, pero sobre todo, sobre la forma de presentarla para que sea accesible y
de fácil comprensión para toda persona interesada en ella.

Por lo anterior, el estudioso deberá estar en capacidad de preparar y presentar la

información financiera de una organización identificando en primera instancia el bosquejo o
esquema de operación del ciclo o periodo contable. En este último, deberá reconocer y
desarrollar los ajustes contables de aquellas partidas o eventos que requieran una valoración y
representación más fiable de la realidad del ente económico; luego, preparar y ejecutar el cierre
del período contable; y finalmente, podrá presentar los estados financieros básicos de una
empresa. Lo anterior, supeditado al cumplimiento de las normas contables y legales que rigen
tanto a las empresas, como al sistema de información financiera que se debe llevar en cualquier
organización en Colombia dentro de un contexto moderno y globalizado.

4
 Módulo 1

Flujograma del Inicio y Culminación de la Información financiera en una

organización

5
2. Normatividad y Regulación sobre Estados Financieros

En la mayoría de países que han adoptado los estándares internacionales de información

financiera emitidos por el International Accounting Standards Boards (IASB), la preparación y
presentación de información financiera correspondiente a los Estados financieros básicos está
contemplada en:

El Marco Conceptual de la Información Financiera de las NIC-NIIF.

Sección 3 presentación de estados financieros de las NIIF Pymes.

NIC 1 presentación de estados financieros (en las NIIF Plenas).

NIC 7. Estado de Flujos de Efectivo (en NIIF Plenas).

Además, en las siguientes se encuentra la regulación para estados financieros consolidados:

NIIF 10 Estados Financieros Consolidados.

NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados.

NIC 34 Información Financiera Intermedia.

Para Colombia, dicha regulación se encuentra en:

El Decreto Único Reglamentario (DUR) 2420 de 2015, en el anexo 1 y 2, que corresponde

a los Decretos 2615 de 2014 (normas para grupo 1) y 3022 de 2013 (normas para grupo 2 -
PYMES).

6
3. Proceso contable

Corresponde a todos los pasos o secuencias que deben generarse para que la contabilidad,
como un lenguaje de los negocios, capture las transacciones o eventos económicos en datos,
los procese o traduzca en un lenguaje comprensible, para que finalmente se presente los
estados financieros.

Figura 1: Proceso contable ampliado

Fuente: Sinisterra, Polanco & Henao (2005)

7
Periodo contable

Antes de trabajar con el cierre del periodo contable y la preparación y presentación de los
estados financieros, vamos a hacer un corto repaso de lo que es el periodo contable.

Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la

naturaleza del negocio, de las operaciones que realiza, del tamaño de la empresa, volumen de
operaciones que haya que manejar y las solicitudes de información que la administración y
otros interesados demanden al área de contabilidad.

Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase.

Ciclo: Consiste en una serie de hechos que se repiten o bien que pueden terminar y
presentarse de nuevo.

Contabilidad: Sistema adoptado para llevar el registro de los hechos económicos en

una empresa u organización.

El período ó ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a
la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a
conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.

El período contable es el lapso de tiempo en el cual una empresa u organización mide sus
resultados operacionales. Si existe un sistema de contabilidad eficiente, los administradores e
inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento
información como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc., de manera que
puedan realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten
en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, continúa con el traslado de las sumas registradas del libro de diario al libro mayor, la
elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la

8
 Módulo 1

contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro
mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde
el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. El pasar a un nuevo
período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento administrativo que
transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el
comienzo de un nuevo ciclo contable.

Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el
ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al
público. Una auditoría ó la Revisoría Fiscal, le agrega credibilidad a los estados financieros
(Ortiz Anaya, H. (2001)).

Pasos del ciclo contable

Como se explicó anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos

ó ciclos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro
de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al
cierre. Para comprender con más exactitud y a cabalidad todos los componentes del ciclo
contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

1. Balance General al principio del período reportado: Consiste en el inicio del ciclo
contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del
período anterior.

9
 Módulo 1

2. Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el

análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

3. Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los
cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

4. Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo

(opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la
exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de
registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de
resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

5. Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al

mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información
contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes
al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

6. Elaboración de un balance de prueba ajustado.

7. Elaboración de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la

información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado
de resultados.

8. Cierre de libros: Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las
cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor,
transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance
general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

10
 Módulo 1

Figura 2: Grafico del proceso contable

Fuente: Sinisterra, Polanco & Henao (2005)

Toda la información contable que proporciona la contabilidad varía en su forma de

presentación dependiendo del usuario de la información:

La información contable debe presentarse de manera confiable, equitativa, comprensible,

útil, íntegra, objetiva, lógica, oportuna, razonable y verificable.

11
 Módulo 1

Existen tres tipos de informes contables:

• Informes No Administrativos, se presentan a personas e instituciones externas a la

empresa y se preparan periódicamente, mensuales, trimestrales, ó semestrales y presentan la
información resumida de la empresa en un periodo.

• Informes Administrativos, información pormenorizada y dirigidos al personal que

trabaja en la empresa y requiere de esta información para su trabajo ó para tomar decisiones. El
grado de detalle de estos informes depende del nivel del funcionario a quien va dirigido.

• Informes Especiales, se utilizan en las empresas para realizar estudios económicos, o

para presentarlos a entidades gubernamentales ó agremiaciones.

4. Terminación del periodo contable o cierre contable

Luego de haber realizado el registro contable de los hechos económicos presentados en

forma cronológica durante un período en los libros; se inicia el proceso de ajuste en ciertas
cuentas, el cierre de las cuentas del Estado de Resultados y la preparación de los Estados
Financieros.

El período contable es el lapso de tiempo en el cual una empresa puede cuantificar los
resultados de su operación.

Para poder determinar razonablemente la utilidad o pérdida obtenida con la operación de

un negocio durante un período contable, el ente económico debe asociar a los ingresos
devengados en el período los costos y gastos incurridos para obtener dichos ingresos, mediante
el registro simultáneo de ambos en el Estado de Resultados.

12
5. Asientos de ajuste

Los hechos económicos ocurridos durante un período contable, deben estar soportados
con documentos de origen interno ó externo, debidamente fechados y autorizados por
funcionarios competentes de la empresa. Los soportes deben adjuntarse a los comprobantes de
contabilidad, conservarse y archivarse en forma cronológica para poderse verificar cada vez
que se requiera. El registro de estos hechos económicos en los libros de contabilidad, se
conocen como asientos ordinarios.

Existen algunas transacciones que afectan no solo al periodo en ejecución sino que además
se afectan períodos posteriores y que no existe comprobante ó soporte para estos efectos, más
que el que originó el hecho económico inicial, por lo cual se deben generar soportes en cada
período para poder reconocer su ocurrencia, bien sea un gasto, un costo ó un ingreso. Estos
asientos que se realizan cada mes al final del período contable, se conocen como asientos de
ajuste, y su objetivo es:

a. Cumplir la norma técnica de asignación.

b. Registrar los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido y corregir los
asientos incorrectos.

c. Reconocer e incorporar las omisiones que hayan tenido lugar.

Antes de realizar el cierre contable y para dar fin al periodo contable, es necesario realizar
los correspondientes ajustes y corrección de los errores contables pertinentes, ya que las
cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar
estados financieros.

Antes de que se emitan los estados financieros respectivos del periodo, se debe efectuar los
ajustes necesarios de aquellos hechos económicos que no hayan sido reconocidos y corregir los
asientos que fueron hechos incorrectamente. Con base en lo anterior, podemos decir que un ajuste
es el asiento o registro contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

13
 Entre los ajustes que se elaboran con mayor frecuencia en una empresa y que afectan entre
otras las siguientes cuentas se encuentran:

• Caja

• Bancos

• Provisiones y deudas de difícil cobro

• Inventario de mercancías

• Depreciación acumulada

• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

• Ingresos recibidos por anticipado

• Ingresos por cobrar

• Costos y gastos por pagar

• Provisiones para obligaciones laborales

Si una empresa no realiza los asientos de ajuste, la utilidad del período resultaría sobreestimada
y los saldos en la cuentas del balance y demás estados financieros, sobre ó subvalorados.

Para resumir, podríamos clasificar los asientos de ajuste en la siguiente forma:

• Ingresos y Gastos acumulados: causados no pagados

14
 • Ingresos y Gastos Diferidos: pagados por anticipado

• Depreciaciones y amortizaciones

• Corrección de errores y omisiones

Ajustes a la cuenta Caja ocasionados por arqueo

Con frecuencia se presenta que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
relación a la cuenta, estas se deben contabilizar generalmente en una cuenta denominada
“Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se corrigen estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de
Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Otra forma de realizar este procedimiento muy común en auditoria es verificar la existencia de
valores en caja, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación
se pueden presentar los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se
presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.

En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el
saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda,
según el concepto que ocasiono el faltante así:

• Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

- Ejemplo 1: El cajero pagó servicios de cafetería por $14.000 y no los registró, hay un
faltante por ese valor.
15
Asiento de ajuste:

CUENTAS DEBE HABER

GASTOS - GASTOS DIVERSOS

Elementos de Aseo y Cafetería 14.000

ACTIVO - EFECTIVO Y EQUIVALENTES

Caja General 14.000

Ejemplo 2: El cajero consignó $300.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTA DEBE HABER

BANCOS 300.000
CAJA 300.000

• Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más.

El funcionario responsable de custodiar y velar por el buen manejo del dinero del fondo de caja
deberá responder en el momento en que sin razón justificada, presente faltantes y este valor será
convertido en deuda para este por tal razón se debita la cuenta por cobrar a trabajadores.

Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $11.500.

16
Asiento de Ajuste:

CUENTA DEBE HABER

ACTIVO - CUENTAS POR
COBRAR A TRABAJADORES
Otros- Cajero 11.500
ACTIVO – EFECTIVO Y
EQUIVALENTES
Caja General 11.500

• Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la
diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar el saldo
de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la
cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ejemplo: El cliente JAIME RODRIGUEZ abona $250.000, valor no registrado por el cajero,
ocasionando un sobrante en Caja.

Asiento de Ajuste:

CUENTA DEBE HABER

ACTIVO - EFECTIVO Y
EQUIVALENTES
Caja General (Sobrante) 250.000

17
 ACTIVO - CUENTAS
POR COBRAR CLIENTES

Jaime Rodríguez 250.000

Ajustes a la cuenta Bancos

Para entender el proceso de ajuste a la cuenta bancos es fundamental conocer que primero se
realiza el procedimiento contable denominado conciliación bancaria que es el proceso mediante el
cual la empresa teniendo en cuenta los movimientos mensuales recibidos de la entidad financiera
(extracto bancario) los confronta con el libro auxiliar de bancos que registra los movimientos
realizados por la empresa, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas
crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. Este proceso de confrontación y verificación
es el que se conoce con el nombre de CONCILIACIÓN BANCARIA.

Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada
diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:

- Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad

bancaria.

- Por valores que aparecen en el extracto que aún no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:

• Por nota debito:

18
El banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de
remesas, intereses por sobregiros, intereses por préstamos y otros servicios bancarios. Estos
disminuyen el saldo de la cuenta de Bancos, por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta
que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por
cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Ejemplo: En el extracto de BANCOLOMBIA aparece nota debito por $42.500

correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

CUENTA DEBE HABER

GASTOS DIVERSOS
Útiles, papelería y
42.500
fotocopias
EFECTIVO Y
EQUIVALENTES
BANCOLOMBIA 42.500

• Por notas crédito:

El banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente,
consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de
ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que
aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda,
según el caso.

Ejemplo: En el extracto de BANCOLOMBIA aparece nota crédito por valor de $350.000,

correspondiente a la consignación del cliente CARLOS FUENTES, no contabilizada por la
empresa.

19
Asiento de ajuste:

CUENTA DEBE HABER

ACTIVO - EFECTIVO
Y EQUIVALENTES
BANCOLOMBIA 350.000

ACTIVO - CUENTAS
POR COBRAR CLIENTES

CARLOS FUENTES 350.000

Ajuste por provisión de cartera o estimado para deudas de difícil cobro

La cartera es el término utilizado a nivel contable para las cuentas por cobrar a los clientes por
la venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real,
para realizar este proceso debemos realizar el análisis a cada uno de los rubros que componen
estas para determinar cuáles deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes,
insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es
necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la
sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

Asiento de ajuste

CUENTA DEBE HABER

GASTOS -
20.000
PROVISIONES

20
 ACTIVO –
PROVISIONES CUENTAS 20.000
POR COBRAR

Ajuste

CUENTAS POR COBRAR

CLIENTES 500.000
PROVISIONES -20.000
Saldo Real de Clientes 480.000

Ajuste por inventario de mercancías en las empresas con sistema de

inventario permanente

Para realizar este proceso lo primero que se hace es realizar el conteo físico del inventario
luego de esto se debe comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en
libros, para verificar si se presentaron algunos de los siguientes casos:

• Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías:

Se evidencia un sobrante, entonces procedemos a realizar un ajuste por la diferencia, debitando

la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas, esto
ocurre generalmente por malos registros en los libros.

21
Ejemplo: al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se
presenta un sobrante de $280.000

Asiento de Ajuste:

DEB
CUENTA E HABER

ACTIVOS - INVENTARIOS:
MERCANCIAS NO
FABRICADAS POR LA
EMPRESA

(sobrante de mercancías en
280.000
inventario)
INGRESOS: DIVERSOS
(Aprovechamientos) 280.000

• Inventario Físico Menor que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías:

Se presenta un faltante por lo tanto procedemos a realizar el ajuste por la diferencia,

acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya
ocasionado el faltante, así:

Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $345.000

ocasionado por deshidratación de los artículos.

Asiento de Ajuste:

22
 CUENTA DEBE HABER
COSTOS: COMERCIO
AL POR MAYOR Y AL 345.000
POR MENOR
ACTIVO -
INVENTARIOS:
MERCANCIAS NO 345.000
FABRICADAS POR LA
EMPRESA

• Pérdida de Mercancías por Irresponsabilidad del Almacenista:

En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.

Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $560.000, ocasionado por descuido del
almacenista.

Asiento del Ajuste

CUENTA DEBE HABER

ACTIVO: CUENTAS POR COBRAR

A TRABAJADORES

560.
Otros (almacenista)
000

23
 ACTIVOS - INVENTARIOS:
MERCANCIAS NO FABRICADAS
POR LA EMPRESA

(faltante en inventario físico) 560.000

Ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo (Activos fijos)

La depreciación está definida como el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste

que sufren los activos fijos tangibles por el uso que se hace de estos. Entonces podemos decir
que cuando un activo se utiliza para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su
vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable.

A nivel contable se dice que la vida útil de un activo fijo tangible es el lapso durante el cual
se espera que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generación de ingresos. Para
determinar la vida útil se aplica diversas técnicas o métodos de reconocido valor o tablas
predefinidas con % o rangos de valor fijos de depreciación. Estas técnicas deben tener en
cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro
por el uso y el tiempo.

Uno de los métodos aceptados de valor técnico en Colombia es el método de línea recta,
en el cual el tiempo determinado para la vida útil y porcentaje de desgaste para efectos de la
depreciación anual, son los siguientes:

%
ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL DEPRECIACION
ANUAL
Construcciones y edificaciones 20 años 5%

24
 Maquinaria y equipo 10 años 10%
Equipo de oficina 10 años 10%
Equipo de computación 5 años 20%
Flota y equipo de transporte 5 años 20%

Sin embargo, con las NIIF se aplica aquel que mejor relacione la durabilidad del activo versus
su utilización a través del tiempo.

Ejemplo 1

El primero de marzo de 2016 se compra un edificio por 120.000.000 de los cuales 24.000.000
corresponden al valor del terreno. La depreciación acumulada el 31 de diciembre del mismo
año será:

Valor que se registra en Edificios

$120.000.000-24.000.000 = 96.000.000
96.000.000* 10 meses

Depreciación del edificio en 10 meses:

$96.000.000*10meses = 4.000.000
20 años *12 meses

25
Ejemplo 2:

El 16 de abril de 2016 se compra un vehículo por $60.000.000 se calcula la depreciación anual,

mensual y al 30 de abril del mismo año, así

Depreciación anual = $60.000.000 = $12.000.000

5 años

Depreciación mensual = $60.000.000 = 1.000.000

5 años * 12 meses

Depreciación al 30 de abril: $60.000.000*15días/5años*365días = 500.000

Ajuste por amortización de gastos pagados por anticipado

Remitirse a esta fuente para claridad conceptual en las NIIF sobre el tema:

Salazar Baquero, E. (2015). Gastos pagados por anticipado. Comunidadcontable.com. Recuperado desde
http://www.comunidadcontable.com/BancoConocimiento/Contrapartidas/gastos-pagados-
por-anticipado.asp

Además, acudir al material del curso, en la Presentación “Amortización de gastos pagados e

ingresos recibidos por anticipado”.

26
Ajuste por amortización de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una
empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente
por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.

Ejemplo:

El 1 de julio de 2016 se recibe $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de
julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2016.

Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento de una

oficina.

Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

Asiento de Ajuste

CUENTA DEBE HABER

PASIVO - INGRESOS
RECIBIDOS POR ANTICIPÁDO
Arrendamiento 500.000
INGRESOS -
ARRENDAMIENTOS
Construcciones y Edificios 500.000

27
Ajuste por ingresos por cobrar

Esta clase de ajuste corresponde cuando la empresa ha adquirido el derecho de cobrar

una renta y el pago no se ha realizado por parte del cliente, entonces procedemos a realizar un
ajuste por el valor correspondiente. Como el valor del ingreso ya se ha causado y como dijimos
anteriormente se convierte en un derecho para la empresa; por tal razón realizamos el débito a
una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de
ingresos.

Ejemplo:

Al finalizar el periodo contable, el señor Pablo Neira no ha cancelado a la empresa el

valor de un mes de arrendamiento por $9.000.000 de una bodega.

Asiento de Ajuste:

CUENTA DEBE HABER

ACTIVO - INGRESOS POR

COBRAR
Arrendamientos - Pablo Neira 9.000.000
INGRESOS NO
ORDINARIOS -
ARRENDAMIENTOS
Bodega 9.000.000

28
Ajuste por costos y gastos por pagar

Ahora bien al mismo tiempo cuando una empresa ha incurrido en un gasto y no se ha

contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya
causado en este caso se convierte en un pasivo para la empresa., por esta razón se procede a
realizar la contabilización al debita de la cuenta del gastos y acredita la cuenta de costos y
gastos por pagar.

Ejemplo:

Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a las Empresas de Servicios

Públicos los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por $125.000 y teléfono
por $489.300 por ende se realizan los siguientes registros:

Asiento de ajuste

CUENTA PARCIAL DEBE HABER

GASTOS - SERVICIOS 901.500
Acueducto y
125.000
alcantarillado
Energía eléctrica 287.200
Teléfono 489.300
PASIVO - COSTOS Y
901.500
GASTOS POR PAGAR
Servicios públicos 901.500

29
Ajuste por obligaciones laborales

En este aspecto con el propósito de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo
de la empresa, al finalizar el periodo contable deben realizarse los cálculos y asientos de ajustes
por este concepto.

En este caso se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se realiza la comparación
entre el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros

Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para

obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la
cuenta de gastos.

Ejemplo:

El 31 de diciembre se realizó la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa

y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes así:

Valor Valor Valor

Prestaciones Sociales
Ajust
Liquidación Libros e
a. Cesantías 1.384.720 1.118.470 266.250
b. Intereses Sobre
166.166 112.890 53.276
cesantías
c. Vacaciones 120.840 130.700 -9.860

Contabilizar ajustes

a)

30
 Módulo 1

CUENTA DEBE HABER

GASTOS - GASTOS DE
PERSONAL
Cesantías 266.250
PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
Cesantías 266.250
PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
Cesantías 1.384.720
PASIVOS - CESANTIAS
1.384.720
CONSOLIDADAS

b)

CUENTA DEBE HABER

GASTOS - GASTOS DE
PERSONAL
intereses sobre cesantías 53.276
PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
intereses sobre cesantías 53.726
PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
intereses sobre cesantías 166.166
PASIVOS - INTERESES
166.166
SOBRE LAS CESANTIAS

31
c)

CUENTA DEBE HABER

PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
Vacaciones 9.860
GASTOS - GASTOS DE
PERSONAL
Vacaciones 9.860
PASIVOS - PARA
OBLIGACIONES LABORALES
Vacaciones 120.840
PASIVOS - VACACIONES
120.840
CONSOLIDADAS

6. Balance de prueba ajustado

Al finalizar el período contable, luego de tener registrados todos los asientos de ajuste que
se han elaborado y antes de preparar los estados financieros, se realiza un procedimiento que
permite verificar que estos hayan quedado correctamente elaborados para esto se procede a
presentar un nuevo proceso conocido como Balance de Prueba Ajustado. El propósito
fundamental de este es comprobar la ecuación fundamental de la contabilidad en la cual
verificamos que la sumatoria total de los débitos sea igual al total de la sumatoria de los
créditos.

32
Este balance de prueba, permite mostrar los saldos de las cuentas tanto nominales como reales
para la elaboración del estado de resultados y del balance general respectivamente.

7. Asientos de cierre

El cierre contable precisamente como su nombre lo indica consiste en realizar el proceso

de cerrar o cancelar las cuentas nominales o del Estado de Resultados y llevar su resultado a la
cuenta de balance respectiva.

Cuando se da término a un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas

nominales o de resultado para determinar el efecto económico del ejercicio que bien puede ser
una pérdida o una utilidad.

Es muy importante tener presente que las cuentas de resultados son las cuentas de
ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción, y las de balance son el activo, pasivo
y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la

respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y
caso contrario si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y
la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los
ajustes y conciliaciones del caso.

33
 Además es importante tener presente que los asientos de cierre, lo mismo que cualquier
asiento ordinario ó de ajuste, primero se registran en el libro de diario mediante comprobantes
de cierre y luego se transfieren a la respectiva cuenta del libro mayor, ya que estos asientos de
cierre tienen como objetivo dejar las cuentas del Estado de Resultados en ceros. Estas cuentas,
llamadas también cuentas temporales, deben cerrarse al finalizar el período contable con el fin
de iniciar el nuevo período con saldo cero.

Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus saldos
constituyen el monto inicial del período siguiente.

El procedimiento de los asientos de cierre implica que las cuentas temporales con saldo
débito como los gastos, se deben acreditar por el mismo valor contra la cuenta de ganancias y
pérdidas, mientras que las cuentas temporales con saldo crédito, deberán debitarse por el
mismo valor contra la cuenta de ganancias y pérdidas. Esta también es una cuenta temporal
que deberá cerrarse al finalizar el período contable.

Ejemplo:

FECHA CUENTA DEBE HABER

GASTOS - Gastos de personal:
may-15 23.000.000
sueldos
EFECTIVO Y EQUIVALENTES
23.000.000
- Bancos

HABE
FECHA CUENTA DEBE R
EFECTIVO Y EQUIVALENTES
may-25 50.000.000
- Bancos
INGRESOS ORDINARIOS 50.000.000

34
 Los registros contables a elaborar para cerrar las cuentas nominales del Estado de
Resultados de Gastos de Personal e Ingresos Ordinarios, asumiendo que no se presentan más
movimientos en dichas cuentas es el siguiente:

FECHA CUENTA DEBE HABER

Ganancias y Pérdidas 23.000.000
Gastos de personal –sueldos 23.000.000
may-31
Ganancias y Pérdidas 50.000.000
Ingresos Ordinarios 50.000.000

Para más información, revisar el material de estudio, la Presentación: Ajustes y Cierre

contable.

Justificación de los asientos de cierre

Las cuentas nominales al final del periodo contable y mediante el proceso de cierre se cancelan,
transfiriendo sus saldos a una cuenta puente de resumen titulado "ganancias y pérdidas", en
donde se resumen los saldos.

Las cantidades de la cuenta de ganancias y pérdidas, que reflejan la utilidad o pérdida neta del
periodo, son transferidas a la cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son
necesarias porque:

- Los ingresos realmente aumentan el capital contable, en tanto los gastos lo disminuyen.

35
- A través del período contable estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas
de ingresos y gastos, no dentro de la cuenta de capital del propietario.

- Los asientos de cierre al final de cada período contable transfieren el efecto neto de
estos aumentos y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de capital del
propietario.

- Además, los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada
uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto también es necesario porque:

- El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurrió durante un
periodo contable y se elabora con base en la información registrada en las cuentas de ingresos y
gastos.

- Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero, si se
desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho
período.

8. Hoja de Trabajo

Para desarrollar adecuadamente y de forma práctica los procedimientos contables y realizar

el análisis a un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las
transacciones primero se procede a realizar la contabilización de los asientos de ajuste
diario, realizando el registro en el libro mayor, luego se procede con la elaboración de un
balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, será usado con el fin de formular el
estado de resultados y el estado de situación financiera.

36
 Podemos decir entonces que la hoja de trabajo es la herramienta utilizada para la
elaboración de la información contable de la empresa y le permite al responsable:

- Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.

- Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución
del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general.

- Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo y los asientos de ajuste

El hecho de que se registren los ajustes en las columnas respectivas de la hoja de trabajo no
implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que
se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste, deben
registrarse en el diario general, para luego pasarse al libro mayor. Lo anterior no significa que la
hoja de trabajo no simplifique esta labor ya que sus columnas de ajustes proporcionan la
información necesaria para correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los
libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.

La hoja de trabajo y los asientos de cierre

La hoja de trabajo, además de ser de gran utilidad para registrar los asientos de ajuste, es usada
también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales a su vez permiten
realizar la cancelación de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas,
37
sus saldos se transfieren a la cuenta ganancias y pérdidas y quedan saldadas (saldo de cero).
Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general a las cuentas respectivas
del libro mayor.

La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar. El número de columnas dependerá del
alcance del trabajo que deseamos, registrar y analizar:

El formato consta de las siguientes partes:

- Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del documento y la fecha

del periodo por el cual se elabora.

- Secciones:

- Número de orden de las cuentas

- Nombre de las cuentas con su código

- Balance de comprobación con débitos y créditos

- Ajustes con débitos y créditos

- Balance ajustado con débitos y créditos

- Ganancias y pérdidas con débitos y créditos

Balance general con débitos y créditos. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos
de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren
nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro

38
mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de
débitos y el de créditos.

Balance ajustado: para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna
saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

- Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o

en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su
respectiva columna según sea débito o crédito

- Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la

sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance
ajustado). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Situación Financiera ó Balance general: a esta sección se trasladan los valores de las
cuentas reales que aparecen en el balance ajustado, así en el debe se registran las cuentas de
activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario
inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los
saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y
provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección
ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.

Columna cuentas y codificación: se registra ordenadamente los nombres y el código de las

cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el plan de cuentas y con
los datos del libro mayor.

39
Resultados - Ganancias y pérdidas: a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los
valores de las cuentas nominales; al debe las cuentas con saldo débito, es decir las cuentas de
costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En
el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la
empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo
cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su
valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en
el caso del sistema de inventario periódico.

Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre
los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario
permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección
ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas,
por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber
(ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se
ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear
las columnas y presentar sumas iguales.

40
Formato de la hoja de trabajo

Nombre Situación
de Balance de Ajustes Balance de Resultados Financiera
la Cuenta prueba prueba ajustado

Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito

SUMAS
IGUALES

41