Dalam fase perencanaan terdapat tiga tahapan yang perlu diperhatikan, yakni
mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran atau media
yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Kemudian
disusun dan diatur sebaik mungkin agar si penerima pesan mudah memahaminya.
3. Revisi
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Hal penting sebelum menyampaikan pesan-pesan,
diantaranya apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktu itu sudah tepat, apakah
tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama
Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan yang
dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi
akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Pesan-pesan harus dipikirkan terlebih dahulu. Jika pesan tersebut memiliki
pengaruh yang besar, pesan segera disampaikan ke pihak yang bersangkutan.
Sebaliknya jika pesan yang akan disampaikan diduga memiliki pengaruh yang
kecil kepada audiens sebaiknya penyampaian ditahan dulu.
Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi.
a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan bisnis
perusahan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang
digunakan pun ergantung pada kebijakan perusahaan.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini
sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja
sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis
suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan
domestik maupun perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan
dunia dewasa ini relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.
3. Cara Menguji Tujuan
Untuk menguji apakah tujuan telah ditetapkan dengan baik atau belum, perlu
dilakukan pengujian tujuan dengan empat pertanyaan berikut ini.
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang realistis berarti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak
disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti
kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.
b. Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya mempertimbangkan
masalah ketepatan waktu.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu
pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Penyampaian pesan-pesan bisnis hendaknya sesuai dengan kebijakan
organisasi.
C. Analisis Audiens
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan ide pokok.
Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang diinginkan
dengan menggabungkan tujuan pengiriman pesan dengan tujuan mereka.
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Storyteller’s Tour
Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan menelaah
pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide pokoknya.
Random List
Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian susun
menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang penting.
CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet
Journalistic Approach
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
KESIMPULAN
Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Proses perencanaan pesan-pesan bisnis diantaranya adalah
sebagai berikut: