PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

RECEBIMENTO DE MATERIAL

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 02 PAGINA – 1/2

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Estabelecer procedimento para conferência de material entregue no almoxarifado, evitar recebimento de materiais
indevidos, não-conformes e fora da especificação.

EXECUTANTE

Assistente administrativo (para conferência) e almoxarife (para acondicionar o material no devido local do estoque).

RECURSOS NECESSÁRIOS

 Cópia do empenho pertinente ao fornecedor e material.

 Estilete.
 Caneta e carimbo.
 Carrinho de transporte se necessário.

RECEBIMENTO

Etapa 1

 Receber o fornecedor observando as condições do veículo de entrega.

 Conferir se existe algum volume violado ou amassado ao ponto de comprometer o material.
Obs:
Caso não haja nenhuma das situações citadas acima, proceder com o recebimento. Caso exista, separar o volume e contatar fornecedor para
troca. Na indisponibilidade do mesmo em trocar o produto, negar automaticamente o recebimento e devolver a transportadora.

Etapa 2

 Conferir se os dados da NF (CNPJ, valor total, descritivo do material no empenho, marca descrita no
empenho, dados da instituição) estão todos compatíveis com o empenho.
Obs:
Caso não haja nenhuma das situações citadas acima, proceder com o recebimento. Caso exista, avaliar qual o tipo de informação não procede
com o empenho e contatar fornecedor para os devidos ajustes.

Etapa 3

 Conferir fisicamente o material a depender do volume, retirar “amostra” para conferência.

 Observar se a marca é padronizada no consumo da instituição.
 Se o produto interno está violado ou danificado.
 Observar se o está compatível com o nosso pedido e atende a necessidade da instituição.
 Observar a data de validade (mínimo de 1 ano a partir da data de entrega).
Obs:
Na existência de qualquer não conformidade citada acima, avaliar qual o tipo e contatar fornecedor para os devidos ajustes.

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RECEBIMENTO DE MATERIAL
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO:
+55 71 3283-9210/9211 FaxPROCEDIMENTO
+55 71 3283-9299 - 02 PAGINA – 2/2
00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
Se for detectada não conformidade em algumas das etapas, aguardar formalização via e-mail pelo fornecedor
garantindo o ajuste das pendências dentro do prazo acordado, na seqüência alocar o material na área denominada
quarentena.

Após todas essas etapas, seguir com entrada da NF no “SIMCO”, na seqüência alocar o material em seu devido
espaço e informar a unidade de consumo da disponibilidade do item no estoque.

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SOLICITAÇAÕ DE COMPRA

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 01 PAGINA – 1/1

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150

www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
Estabelecer procedimento para solicitação de compra, evitar solicitações desnecessárias, evitar duplicações de
pedidos.

EXECUTANTE

Assistente administrativo do setor.

RECURSOS NECESSÁRIOS

 Estação de trabalho, computador e acesso a software SIMCO.

SOLICITAÇÃO

Etapa 1

Acessar a tela de estoque mínimo no SIMCO, observar quais materiais atingiu os níveis de ponto de ressuprimento. O
colaborador deve confirmar sempre se a informação procede contando fisicamente o produto no estoque, constatado
que sim observar se existe empenho na pasta de “empenhos não enviados”, se houver enviar para o fornecedor, caso
não exista seguir com as instruções abaixo para solicitação de compra.

 Verificar se tem ATA nossa vigente para este material;

 Se sim, realizar a solicitação indicando o pregão, o n° do item, o valor unitário, e a quantidade desejada.
 Se não, realizar a solicitação informando somente a quantidade.
Obs: Solicitar sempre o quantitativo para seis meses de consumo, por questão de espaço e de uso equilibrado do orçamento. Caso o produto
seja de baixo custo, até sete mil reais e não seja volumoso (ocupando grande espaço), solicitar o quantitativo de consumo anual.

Constatado que não*, verificar/rastrear onde houve a falha que originou essa falta de estoque no sistema e fazer os
devidos ajustes.

Etapa 2

 Para tanto cobrar via e-mail o andamento do pedido a cada 10 dias, após a solicitação do mesmo.

Obs: O ponto de ressuprimento estipulado na nossa gestão, nos garante um estoque de 90 dias, ou seja, o setor de compras tem até 60 dias
para entregar este empenho ao setor de almoxarifado para que possamos enviar para o fornecedor e receber este material sem que haja
ruptura do estoque ou desabastecimento.

* Por questões de fluxo da rotina interna: movimentação de baixa equivocada, perda por validade que não foi dada à baixa no sistema, entrega
do quantitativo errado etc, pode haver divergência entre o saldo do físico e o do sistema. Por esta razão só a informação do sistema não é
confiável.

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ENVIO DE EMPENHO

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 03 PAGINA – 1/1

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Estabelecer procedimento para envio de empenho, facilitar o entendimento do fornecedor para conosco, programar a
entrega.

EXECUTANTE
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
Assistente administrativo do setor.

RECURSOS NECESSÁRIOS

 Estação de trabalho, computador com acesso a internet.

ENVIO

Enviar empenhos constando no corpo do e-mail:

 O objeto do empenho
 A programação de entrega se for o caso
 Como deve ser emitido a NF
 Local de entrega
 Informações quanto ao prazo legal de entrega conforme edital

Conforme modelo abaixo.

Segue em anexo o empenho nº xxxxxxxxx referente aos produtos xxxxxxxxxxxx. Marca conforme empenho e
entrega de acordo com o prazo legal descrito em edital.

Realizar a entregar na Maternidade Climério de Oliveira, Setor de Almoxarifado (endereço no corpo

do empenho).

A Nota Fiscal deve ser emitida conforme dados do empenho e com dados bancários para pagamento.

Qualquer dúvida, entrar em contato no 3283-9299 (Almoxarifado).

Favor acusar o recebimento deste e-mail.

Atenciosamente,
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Obs: Faz-se necessário um procedimento para envio de empenho uma vez que boa parte dos fornecedores sempre causa problemas com
divergências em Nf’s, impactando o fluxo do almoxarifado, contabilidade e financeiro.

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CADASTRO DE MATERIAL

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 04 PAGINA – 1/1

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Estabelecer procedimento para cadastro de novos materiais.

EXECUTANTE

Assistente administrativo do setor.

Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
RECURSOS NECESSÁRIOS

 Estação de trabalho, computador e acesso a software SIMCO.

CADASTRO

Etapa 1

Para MATMED, receber relatório de inclusão de material da CQMMH com estimativa de consumo e descritivo do item.
Para outros materiais aguardar autorização da gerência bem como descritivo da área técnica e estimativa de consumo
para cadastro do material.

Etapa 2

Incluir o item cadastro em lista de IRP pertinente a sua classificação, se for caso de emergência do material solicitar
compra para consumo de 6 meses.

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SAÍDA DE MATERIAL

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 05 PAGINA – 1/2

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Estabelecer procedimento para saída de materiais via SIMCO, seja material de reposição semanal, permanente ou de
necessidade aleatória da instituição.

EXECUTANTE

Assistente administrativo do setor.

RECURSOS NECESSÁRIOS
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
  Estação de trabalho, computador e acesso a software SIMCO.

SAÍDAS

Sempre registrar qualquer tipo de saída via SIMCO. Nunca, em nenhuma das hipóteses deverá liberar materiais sem
que esteja solicitado via SIMCO, salvo quando se tratar de um matmed e em caso de urgência, contudo deverá cobrar
do solicitante que formalize o pedido via SIMCO . A distribuição de materiais de reposição mensal ou semanal,
conforme tabela abaixo, tem seu dia específico, tem sua cota de consumo habitual e é liberado sempre via SIMCO.

Etapa 1

Acessar SIMCO, módulo “Estoque e almoxarifado” → “movimento” → requisição pendente”, ao chegar a esta tela
escolher o estoque almoxarifado e visualizar e atender as requisições pendentes.

Etapa 2

MATERIAL DE CONSUMO OU INSUMO

Ao Atender as solicitações é necessário sempre avaliar o quantitativo e materiais que estão sendo solicitados. Faz
parte da rotina do controle de estoque não permiti que nenhuma solicitação com material em grande quantidade*,
gerando sub-estoque nos setores. Após atender a solicitação o assistente administrativo deve imprimir, assinar e
coletar a assinatura do solicitante, nos casos em que depende de entrega nossa, imprimir duas vias, entregar ao
almoxarife que no ato da entrega deverá cobrar a assinatura do solicitante e entregar a cópia do mesmo assinada
também.
MATERIAL PERMANENTE

Para material permanente antes de atender a solicitação confirmar com o setor de patrimônio se existe autorização
para a saída do material solicitado e/ou houve avaliação da área técnica confirmando a necessidade deste permanente
naquele setor. Para equipamento médico a engenharia clínica, para equipamento de informática NTI e ara mobiliário e
outros a gerência administrativa. Após confirmar se há autorização, proceder com o atendimento da solicitação via
SIMCO, imprimir duas cópias e relatar no próprio impresso onde será alocado o material e número do tombo. Por fim
enviar

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

SAÍDA DE MATERIAL

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 05 PAGINA – 2/2

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
Etapa 3

Os impressos de atendimento das solicitações são bastante importantes para nosso serviço, por esta razão o mesmo
deve ser arquivado, pois nele mostra quem, quando, quantos e o que foi solicitado bem como a assinatura do
solicitante / consumidor. Portanto, sempre ter atenção para não rasurar-los ou perde-los e ao final de cada mês
qualquer um dos administrativos ou almoxarife pode ordenar os pedido por data e acondiciona-los na caixa arquivo de
forma organizada sinalizando o período do mês em questão.

*Obs: Existe uma cota de consumo semanal elaborada pela área de consumido e o gestor do estoque para os setores que recebem materiais
para bem de “produção”. Diante disso faz-se necessária atenção, pois quando houver pedidos com quantitativos acima da do quantitativo
estipulado em cota, o assistente administrativo deverá entrar em contato com o gestor do setor solicitante e procurar informações que justifique
este quantitativo a mais, caso não tenha retorno e/ou justificativa evidente, atender somente o quantitativo da cota e relatar a situação a o
gestor de estoque.
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
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DISTRIBUIÇÃO DOS MATERIAIS

REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO: PROCEDIMENTO - 06 PAGINA – 1/1

00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
OBJETIVO

Estabelecer procedimento para distribuição e entrega dos materiais de grande volume que são solicitados pelos
setores. Evitar perdas ou danos durante o transporte de materiais, gerar segurança para os colaboradores que
executam essas atividades e atender corretamente aos clientes internos.

EXECUTANTE

Almoxarife

RECURSOS NECESSÁRIOS

 Carrinho para transporte

 O impresso do pedido
 Canetas, estilete, saco plástico de transporte e fita lacre
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
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+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
  EPI adequado

DISTRIBUÍÇÃO

Atividade de suma importância deve ser executada com atenção. Pois consiste em entregar o item correto na hora
programada, suprindo as necessidades de materiais e insumos para os setores e garantindo que não falte os mesmo
para atividades internas de cada setor.

Etapa 1

Pegar na bandeja de pendência os pedidos dos setores seu respectivo dia (conforme tabela abaixo) e que já está
baixado no sistema, separar cada item na especificação e quantidade conforme o impresso.

Etapa 2

Realizar a entrega no setor destino, realizar a conferência junto ao solicitante e coletar a assinatura do mesmo.
Obs: Atuar sempre com senso crítico quanto aos materiais que por ventura estejam liberados acima da cota habitual de cada setor,
questionando e/ou consultando o assistente administrativo em caso de dúvidas. Por se tratar de unidade hospitalar, bom senso é indispensável
em caso de urgência em algum setor.

QUADRO DE ENTREGA DOS SETORES

SEG TER QUAR QUIN SEX
Manhã
HIGIENIZAÇÃO C.M.E ADMISSÃO
LABORATÓRIO FAR. 1° ANDAR ARRUMAR ESTOQUE ALOJAMENTO FAR. SAT. C.O
Tarde
AMBULATÓRIO LAVANDERIA ARRUMAR ESTOQUE UTIN
B. DE LEITE FAR. SAT. C.O C.OBSTÉTRICO CONTAGEM DO ESTOQUE

Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150

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+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299