Anda di halaman 1dari 11

KOMUNIKASI BISNIS

BERKOMUNIKASI MELALUI LAPORAN DAN PROPOSAL

KELOMPOK 10

NAMA : NIM :

Ni Kadek Puspita Yadnya Dewi 1607532014

Kadek Indri Pradnyavita 1607532020

Ni Ketut Rai Riskatari 16075320223

JURUSAN AKUNTANSI

PROGRAM NON REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

DENPASAR

2018
1. PENGERTIAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dn objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himsreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis
sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang dipegunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke
lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
(Himstrees dan Baty dalam Purwanto, 1997:88). Sementara itu , Herta . Murphy dan Herbert
W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa
laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi
rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu. Atas
dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai
karakteristik sebagai berikut :

- Netral
- Tidak memihak
- Objektif
- Menyajikan data
- Disusun secara sistematis
- Menyangkut informasi ekstenal maupun internal
- Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
- Memiliki tujun yang jelas

Semua organisasi bisnis baik bisnis pemerintah, jasa, dan sosial dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Semua
level organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memerlukan berbagai
macam informasi dalam proses pengambilan keputusan.

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu
kegiatan tertetu (Haryani, 2001:198). Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, dan
mendapatkan dana. Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal.
Solicited proposal adalah proposal yang ditunjukan kepada pihak luar perusahaan karena
pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau
rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak di
luar perusahaan atas inisiatif perussahaan atau tanpa adanya pengumuman atau
pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana
atau kesediaan untuk bekerja sama. Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam
bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk satu jenis
laporan anlitikal. Oleh karena itu, penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-
langkah yang relatif sama.

2. JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan
pertemuan.

a. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk Information report adalah laporan
perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim reports), dan
lporan triwulan (quarterly reports).
- Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsir kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analitycal Report disebut juga laporan
rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan
justifikasi (justification reports).
b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh, adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, laporan-
laporan teknik.
c. Berdasarkan Formalitas
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjag”
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Laporan formal
mencakup tiga bagian pentig, yaitu (1) Body teks: pendahuluan, isi, dan
penutup ; (2) Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman penghargaan, sinopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isim dan daftar tabel; (3) Supplement parts:
lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal mencakup juga judul halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.
d. Berdasarkan Keasliannya
- Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau
kuasa dari komite atau orang lain.
- Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
- Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta
- Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah,termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembga lain
yang dibiayai oleh negara.
e. Berdasarkan Frekuensinya
- Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteranm atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham
setiap jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan
produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal, dan laporan
anggaran tahunan.
- Laporan khusus (special reports)
Laporan khusu ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
f. Berdasarkan Penampilannya
- Laporan Memorandum (memorandum reports)
Laporan memorandum adalah laporan yang menggunakan format memo, yaitu
mencantumkan kepada, dari, subjekl, dan tanggal.
- Laporan surat (letter reports)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepaloa
surat yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan,
dan refrensi.
- Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, instruksi,
dan baris-baris kosong.
g. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
- Laporan pendahuluan (preliminary reports)
Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang
diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
- Laporan perkembangan (progress reports)
Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
- Laporan akhir (final reports)
Laporan mengenai akir pelaksanaan suatu proyek
h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
- Agenda (agenda)
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
- Resolusi (resulation)
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsesus suatu pertemuan.
- Notulen (minutes)
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
- Laporan pertemuan (proceedings)
Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasanya luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

3. PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL


Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk dalam
membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling
tidak mencakup enam tahapan, sebagai berikut :
1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup.
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup tujuan
penysunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang
dinnginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam menetapkan
masalah, tujuan, ruang lingkup keterbatasan ( dana dan waktu ) dan judul suatu
laporan.
2. Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis
perlu memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang disampaikan dapat mengenai sasaran.
3. Menentukan ide atau gagasan
Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan
dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan
hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang
diperlukan.
4. Mengumpulkan data
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa
diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder ( mencari data dari majalah, surat
kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia, ) dan penelitian primer ( mencari data
dari catatan organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan
daftar pertanyaan)
5. Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasari pada fakta yang
diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu lebih lama, analisis atau
penafsiran harus obyektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta
yang relevan
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan secara berhati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu
mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.
4. BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL
Setelah menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat
bagian pokok laporan atau proposal, yang mencangkup pendahuluan, teks (body), dan
penutup.

1. Bagian Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas
dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua
paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.

2. Tubuh dan Isi (Body and text) Laporan


Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini
dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis
yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal- hal
yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan tersebut.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk
laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada
Laporan Analisis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan
dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung
jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

5. PENGORGANISASIAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang
akan memengaruhi pembacanya. Oleh akrena itu, selain maksud dan subjek kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk
selutuh tubuh laporan dan proposal (body reports).

5.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Menyusun tubuh laporan dan proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif


(langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif
karena pembaca ingin tau lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.

a. Pendekatan Deduktif
Menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau
rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci. Pendekatan deduktif
bisa dipergunakan jiak pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut:

 Eksekutif yang sibuk


 Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
 Ingin mengetahui good news atau informasi netral
 Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menajdi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal laporan
 Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
 Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif

b. Pendekatan Induktif

Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara induktif


fakta-fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau rekomendasi
dikemukakan. Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:

 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
simpulan dan rekomendasi
 Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
 Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya
 Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja
 Lebih menyuukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif

5.2 Cara Menyusun Teks Laporan Proposal

Cara terbaik menyusun laporan adalah untk menyusun fakta-fakta yang tersedia
sehingga membentuk bagian teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut:

a. Membuat topik-topik atau kriteria

Judul utama mungkin menggunakan kriteria standar, factor-faktor, pemecahan


masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah
menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian

Dalam pembuatan agenda, program konveksi, atau laporan perkembangan, aturan


agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam,
atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.

c. Mendiskripsikan lokasi atau tempat

Teks bisa dikembangkan dengan mendiskripsikan lokasi atau tempat, apakah di


rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-
cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan,


operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun urutan tingkat kepentingan secra alfabet

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting
selanjutnya topik yang kurang penting atau tidak penting.

f. Menyusun urutan tingkat familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau kurang familiar.

g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu dilakukan
konfirmasi terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi laporan.

h. Pemecahan masalah

Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara
pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu
persentasi yang bersifat persuasi.

5.3 Metode Outline


Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk menghemat waktu dan memberi
tuntunan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline juga akan menjadi
daftar isi laporan. Sebelum menulis laporan dan proposal outline akan membantu melihat
hubungan antara topik, membandingkan proposal dan judul, mengecek keterkaitan seluruh
materi di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih. Outline
singkat atau pendek yang hanya terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul lebih baik
siatur dalam format yang sederhana. Sementara outline panjang dapat menggunakan
kombinasi angka huruf, sistem desimal, atau kombinasi huruf angka.

Dalam menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang


laporan, subjek, dan pembaca.
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik
Misalnya, judul di bagian 1A memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak memiliki
subjudul. Hal tersebut tentu tidak menunjukkan adanya keseimbangan. Oleh karena
itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat sedangkan 1B perlu dikembangkan lebih
lanjut.
3. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu
sedikit untuk subjudul.
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul).

Refrensi: Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi. 2007 (utama)